公司外來文處理管理辦法

1、Xxx （單位）公司XXGS-JJFA01文檔序號(hào)：版本編號(hào)：JJFA -20XX301XXX （單位）公司外來文處理管理辦法編制部門：知丁日期:外來文處理管理辦法目的為加強(qiáng)公司對(duì)外來文處理工作的管理，規(guī)范收文處理流 程，及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、有效地處理外來函件，保證重要文 件的及時(shí)傳遞，特制定本辦法。范圍本辦法中所稱外來文，是指收件人為公司或公司領(lǐng)導(dǎo)（公司領(lǐng)導(dǎo)私人信件除外）的傳真件和郵件，以及總裁辦辦 公室通過各種渠道收到的公司以外單位發(fā)往我公司的各類 文件、資料。收件人為公司部門或部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)工作人 員的外來文不在此制度規(guī)定范圍內(nèi)，但可以參照此制度辦理。管理外來文由總裁辦辦公室負(fù)責(zé)管理。程

2、序（見附件1）1簽收和傳遞辦公室收文人員收到外來函件時(shí)，應(yīng) 加以核查簽收，并應(yīng)隨時(shí)或當(dāng)天交辦公室相應(yīng)人員啟圭寸。4. 2啟封簽收后的外來函件應(yīng)立即啟封。公司名義接 收的由辦公室秘書主管啟封，公司總裁或副總裁等領(lǐng)導(dǎo)接收 的啟封人為領(lǐng)導(dǎo)的秘書。如果是機(jī)密函件，應(yīng)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親 自收拆；“限時(shí)”函件（包括特快專遞）啟封后應(yīng)立即處理。 拆封時(shí)，拆前先將函件在桌子上輕敲，使信內(nèi)物件落在底部，以免拆時(shí)受損，拆封后應(yīng)注意保留信封， 內(nèi)有附件的要注明， 如果附件是重要的或有價(jià)物品，應(yīng)在函件上注明后簽名確認(rèn)。4.3登記 辦公室啟圭寸人員對(duì)外來文的內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別，建立收文登記簿，對(duì)每日重要函件都須登記在收文登記簿內(nèi)。

3、 登記內(nèi)容應(yīng)包括收文日期、來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、內(nèi)容摘 要、附件、分辦去向等（表單 1 ）。4. 4分辦收文人員收件并經(jīng)拆驗(yàn)登記后，應(yīng)根據(jù)來文 的內(nèi)容及時(shí)間性、重要性，依照組織系統(tǒng)與業(yè)務(wù)職責(zé)進(jìn)行分 辦。分辦意見由辦公室提出并報(bào)相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)相關(guān)部門 處理。4. 5擬辦凡上級(jí)政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織正式下發(fā)，并要 求公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或單位傳達(dá)、落實(shí)的文件，辦公室應(yīng)填寫“收 文處理單”（表單2 ） “擬辦”欄內(nèi)提出擬辦意見。對(duì)來文內(nèi) 容確系急要的，應(yīng)一并注明，提請(qǐng)承辦部門或公司領(lǐng)導(dǎo)的注丿意、。4.6批辦公司領(lǐng)導(dǎo)收閱辦公室轉(zhuǎn)交的文件后，需轉(zhuǎn)相 關(guān)部門或人員承辦的，將處理意見寫到“收文處理單”的“批 辦”欄內(nèi)，并通知辦公室轉(zhuǎn)承辦單位或人員。4. 7承辦或協(xié)辦承辦單位或人員收到經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示 的文件后，須認(rèn)真執(zhí)行，并將執(zhí)行情況及時(shí)反饋給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)； 協(xié)辦單位應(yīng)積極配合承辦單位作好文件處理工作。4. 8存檔或銷毀凡外來正式文件須及時(shí)存檔。承辦單位或人員在承辦事項(xiàng)完畢后，必須將外來文原件交還給辦公 室，因特殊情況需由承辦單位保留原件的，必須作出書面說 明，并將其復(fù)印件送交辦公室備案。辦公室于每年上半年將 上年度的外來文立卷歸檔。對(duì)無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨 時(shí)性文件，經(jīng)清理后可予銷毀。傳閱 經(jīng)批辦后需要傳閱的文件，由承辦單位承辦人 員負(fù)責(zé)送相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱并簽名確認(rèn)。 外來文件的編號(hào)，外來文件按深x