公共關(guān)系部的利與弊

1、三、公共關(guān)系組織機(jī)構(gòu)的綜合利用（公關(guān)部與公關(guān)公司比較）任何社會(huì)組織，都需要公共關(guān)系組織機(jī)構(gòu)來(lái)開展公共關(guān)系活動(dòng)。公共關(guān)系部與公共關(guān)系公司各有所長(zhǎng)，也 各有所短。為了有效地開展公共關(guān)系活動(dòng)，組織首先必須了解自身的實(shí)際情況，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)明確兩種機(jī) 構(gòu)的優(yōu)勢(shì)和不足之處，以便綜合利用這兩種公共關(guān)系組織機(jī)構(gòu)。（一）公共關(guān)系部的利與弊1公共關(guān)系部的優(yōu)勢(shì)在組織內(nèi)部建立公共關(guān)系部，對(duì)于開展公共關(guān)系有以下好處：第一，熟悉組織情況。公共關(guān)系部的工作人員都是組織成員，他們對(duì)組織內(nèi)的各種情況都比較熟悉，尤其 是對(duì)組織運(yùn)營(yíng)的特點(diǎn)和各種因素的相關(guān)程度了解得比較透徹，把握得比較準(zhǔn)確，如組織內(nèi)各個(gè)部門、各個(gè)成 員之間的關(guān)系及

2、其在組織中所起的作用、誰(shuí)是關(guān)鍵的人物、何處是關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)、什么是最主要的問題等。 同時(shí)，他們?cè)诮M織內(nèi)擁有良好的人際關(guān)系，能及時(shí)獲取比較可靠的、新的信息。因此，在開展工作時(shí)，他們 容易抓住組織存在問題的癥結(jié)，可以對(duì)癥下藥，提高公共關(guān)系工作的有效性。第二，能提供及時(shí)的公共關(guān)系服務(wù)。組織內(nèi)的公共關(guān)系部對(duì)本單位情況比較了解，可以隨時(shí)為組織的領(lǐng)導(dǎo) 層提供業(yè)務(wù)咨詢和建議。特別是在突發(fā)性的事件出現(xiàn)時(shí)，如發(fā)生失火、爆炸等緊急情況時(shí)，公共關(guān)系部就可 以做出快速?zèng)Q定，及時(shí)提出對(duì)策，發(fā)布新聞，協(xié)調(diào)關(guān)系。不失時(shí)機(jī)是公共關(guān)系工作成功的關(guān)鍵之一，而公共 關(guān)系公司往往來(lái)不及趕赴現(xiàn)場(chǎng)，容易貽誤時(shí)機(jī)。第三，有利于保持公共關(guān)系工

3、作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。公共關(guān)系工作是組織的一項(xiàng)長(zhǎng)期而持久的工作，這是 因?yàn)榻M織與社會(huì)環(huán)境之間的矛盾發(fā)展是一個(gè)無(wú)限的過程，舊的矛盾解決了，新的矛盾又會(huì)產(chǎn)生。另外，使組 織與公眾之間的關(guān)系保持平衡與穩(wěn)定狀態(tài)，不斷完善組織自身在公眾心目中的良好形象，創(chuàng)造有利于組織進(jìn) 一步發(fā)展的社會(huì)環(huán)境，是組織的根本目標(biāo)。很明顯，僅開展一兩項(xiàng)公共關(guān)系活動(dòng)是難以實(shí)現(xiàn)這個(gè)根本目標(biāo)的。 而外請(qǐng)的或臨時(shí)的公共關(guān)系人員，由于對(duì)組織或工作情況不熟悉，也很難保證工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。這樣， 公共關(guān)系部作為組織內(nèi)的一個(gè)常設(shè)機(jī)構(gòu)，在時(shí)間、人力、物力上能保持公共關(guān)系工作的經(jīng)?；吐毮芑?，有 利于保持公共關(guān)系工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。第四，有利

4、于節(jié)約經(jīng)費(fèi)。在組織自身發(fā)展過程中，公共關(guān)系問題隨處可見。對(duì)那些重大的公共關(guān)系專項(xiàng)活 動(dòng)，組織可以委托公共關(guān)系公司或聘請(qǐng)公共關(guān)系專家來(lái)處理，但大量的、例行的事務(wù)性工作，都委托公司或 專家解決，對(duì)組織來(lái)說(shuō)將是一筆龐大的開支。而公共關(guān)系部由于與所屬組織在利益上的一致性，使其在開展 各項(xiàng)活動(dòng)與實(shí)施公共關(guān)系計(jì)劃時(shí)，不僅要考慮公共關(guān)系工作的效果，同時(shí)還要注意盡量節(jié)約經(jīng)費(fèi)，減少開支。2 公共關(guān)系部的不足之處公共關(guān)系部具有自己的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也有自己的弱點(diǎn)。其表現(xiàn)主要有：第一，職責(zé)不明，負(fù)擔(dān)過重。這是公共關(guān)系部最常見的不足之處。由于公共關(guān)系工作涉及面廣，組織的領(lǐng) 導(dǎo)很容易把許多 三不管”的問題交給公共關(guān)系部去辦。

5、有時(shí)還很容易把許多雖然屬于公共關(guān)系范疇，但應(yīng)由 其他部門辦的事情也交給公共關(guān)系部去辦，影響公共關(guān)系部正常工作的進(jìn)行。這樣，就會(huì)造成公共關(guān)系部的 任務(wù)過重，無(wú)法集中力量丟完成自己應(yīng)該完成的專項(xiàng)任務(wù)。第二，看問題有時(shí)不夠客觀，即所謂 當(dāng)局者迷”。公共關(guān)系部的人員在處理問題時(shí)。有時(shí)不夠客觀，容易 受組織內(nèi)的人際關(guān)系等因素的影響。例如，因人事、工資等方面受制于本單位，擔(dān)心得罪領(lǐng)導(dǎo)，公共關(guān)系部 可能違心地去迎合領(lǐng)導(dǎo)的意圖，不如實(shí)報(bào)道情況；或出于對(duì)自己前途的考慮，可能掩蓋問題的真相，不能客 觀地、實(shí)事求是地看待問題或處理問題。第三，總費(fèi)用可能比聘請(qǐng)公共關(guān)系公司多。這是因?yàn)楣碴P(guān)系部的工作人員都要占有一定的

6、編制，組織除 了需要長(zhǎng)期支付工作人員的工資外，還需要購(gòu)置大量的相關(guān)辦公設(shè)備，如長(zhǎng)期租用辦公地點(diǎn)，購(gòu)買影視、照 相、錄音器材等。第四有可能成為組織的一種負(fù)擔(dān)。如果組織內(nèi)公共關(guān)系部的建立不具備條件，而是為了趕時(shí)髦東拼西湊 而成，或其工作人員缺少專業(yè)訓(xùn)練，難以勝任工作，或由于公共關(guān)系經(jīng)理不具備領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)，得不到領(lǐng)導(dǎo)部門 的重視，難以開展工作，這樣，公共關(guān)系部既占編制又浪費(fèi)了人力，就可能成為組織的一種負(fù)擔(dān)。（二）公共關(guān)系公司的利與弊1公共關(guān)系公司的優(yōu)勢(shì)與公共關(guān)系部比較，公共關(guān)系公司有以下的長(zhǎng)處：第一，職業(yè)水準(zhǔn)比較高。公共關(guān)系公司不僅向一般客戶包括已成立公共關(guān)系部的組織 提供服務(wù)，還承擔(dān)培訓(xùn)公共關(guān)系人員的

7、任務(wù)因而其工作人雖必須具有較高的職業(yè)水準(zhǔn)。另外，公共關(guān)系公司面向社會(huì)廣泛搜 羅人才，因此，公司選擇人員面比較廣，通常都能選聘相當(dāng)數(shù)量的各種專業(yè)的公共關(guān)系專家和人才。此外， 公共關(guān)系公司承辦的業(yè)務(wù)大多是各社會(huì)組織難以解決的，這類業(yè)務(wù)往往既復(fù)雜又有難度。在長(zhǎng)期的與各種復(fù) 雜難題打交道的工作實(shí)踐中，公司的工作人員積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，練就了較高的技術(shù)水平。形成了具備 各方面知識(shí)一一教育、政府關(guān)系、新聞、財(cái)務(wù)、美工、廣告、法律、聲像等的專家隊(duì)伍。因此，公共關(guān)系公 司以其人力和經(jīng)驗(yàn)方面的優(yōu)勢(shì)，在應(yīng)付復(fù)雜局面、解決難題方面，要比組織內(nèi)部的公共關(guān)系部更為理想。第二，看問題比較客觀。公共關(guān)系公司的專家和工作人

8、員不是組織內(nèi)部成員，不受組織內(nèi)部各種人事關(guān)系 的影響，也不必聽命于客戶的某位領(lǐng)導(dǎo)，與組織和個(gè)人無(wú)任何瓜葛。俗話說(shuō)：旁觀者清”，因此他們看問題不帶主觀想像或感情色彩，能以客觀、公正的態(tài)度，實(shí)事求是地分析問題和解決問題。第三，社會(huì)關(guān)系廣泛。公共關(guān)系公司活躍于整個(gè)社會(huì)在長(zhǎng)期的工作過程中，同社會(huì)各類組織及各類公眾 建立了密切而廣泛的聯(lián)系，如與政府部門、財(cái)政部門、社會(huì)團(tuán)體及社會(huì)各界知名人士都有良好的關(guān)系，特別 是公共關(guān)系公司比組織的公共關(guān)系部更為熟悉大眾傳播媒介。因此，它們能廣泛地反映公眾的意見，聯(lián)系工 作也方便，有利于擴(kuò)大和提高組織的知名度與美譽(yù)度。第四，信息比較靈通。公共關(guān)系公司的第一項(xiàng)任務(wù)就是收集

9、和提供信息，其所有的咨詢工作都是在信息分 析的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。因此，信息是公司的最大優(yōu)勢(shì)之一。人們?cè)u(píng)價(jià)公共關(guān)系公司質(zhì)量的一個(gè)方法，就是看它 掌握信息的多少?，F(xiàn)代化的公共關(guān)系公司大多采用電腦儲(chǔ)存和處理信息，能以最快的速度、最好的質(zhì)量滿足 客戶的需要。第五，機(jī)動(dòng)性強(qiáng)。由于公共關(guān)系公司，尤其是大型公司擁有雄厚的人力、物力和財(cái)力，可以針對(duì)不同的公 共關(guān)系任務(wù)和不同的客戶，組織相對(duì)集中的人、財(cái)、物，打殲滅戰(zhàn)”。在接受緊急任務(wù)或遇到緊急情況時(shí)，它們可以臨時(shí)抽調(diào)有關(guān)專業(yè)人員，組織專門的工作班子，集中力量解決問題。在沒有任務(wù)時(shí)，相關(guān)人員又可 以回到專業(yè)部門去做業(yè)務(wù)準(zhǔn)備，具有很強(qiáng)的機(jī)動(dòng)性。第六建議容易為人們所重視

10、。俗話說(shuō)：遠(yuǎn)來(lái)的和尚會(huì)念經(jīng)?！迸c公共關(guān)系部相比，公共關(guān)系公司提出的建議更容易為組織的領(lǐng)導(dǎo)所接受。其原因是：一方面公司派出的專家，經(jīng)驗(yàn)比較豐富，技術(shù)水平比較高，能 提出有價(jià)值的建議和方案；另一方面，由于他們是組織專門聘請(qǐng)的，深受組織領(lǐng)導(dǎo)的信賴，在組織領(lǐng)導(dǎo)的心 目中有良好的形象和較高的威望，因而他們提出的建議和方案，更具有說(shuō)服力和影響力，更容易引起重視， 更易為組織采納和實(shí)行。第七，節(jié)約經(jīng)費(fèi)。這主要是針對(duì)中、小企事業(yè)單位而言的。這些組織要設(shè)置公共關(guān)系部，就必須增加人事 編制和行政經(jīng)費(fèi)，如果組織內(nèi)公共關(guān)系活動(dòng)比較少，這顯然是不太合算的。另外，即使設(shè)置有公共關(guān)系部的 企事業(yè)單位，由于公共關(guān)系工作千頭萬(wàn)

11、緒，花了很多錢也很難做得面面俱到，所以在開展某種專業(yè)性強(qiáng)、難 度大、花費(fèi)多的公共關(guān)系工作或舉辦臨時(shí)性的重大公共關(guān)系活動(dòng)時(shí)，利用公共關(guān)系公司就顯得更經(jīng)濟(jì)、更有 效。2公共關(guān)系公司的不足之處公共關(guān)系公司和公共關(guān)系部一樣，有自己的優(yōu)勢(shì)，也有自己的弱點(diǎn)不足之處主 要有：第一，不太熟悉客戶情況。由于公共關(guān)系公司是組織外的機(jī)構(gòu)，因而對(duì)客戶的情況了解不深，而客戶有時(shí) 也不便或不愿意把一些內(nèi)部的有關(guān)情報(bào)透露給公司，這就增加了公司人員了解情況的難度，特別在最初階段， 因公司人員無(wú)法介入或參與最高決策，難免要影響工作進(jìn)度和工作質(zhì)量。第二，工作缺乏連續(xù)性，持久性差。對(duì)于組織來(lái)說(shuō)，只聘用公共關(guān)系公司的專家，難以使組織

12、內(nèi)部的公共 關(guān)系工作持續(xù)化、穩(wěn)定化。因?yàn)榻M織往往只是遇到公共關(guān)系問題時(shí)，才臨時(shí)求助于公共關(guān)系公司，公司為某 一組織提供服務(wù)的時(shí)間一般不會(huì)太長(zhǎng)，這樣，公關(guān)公司就難以為客戶制定和執(zhí)行長(zhǎng)期的公共關(guān)系計(jì)劃。另外， 由于收費(fèi)的限制，公共關(guān)系公司也不可能為組織提供長(zhǎng)期的服務(wù)和大量的調(diào)查研究，往往只注重短期目標(biāo)， 這也是不可避免的。即使有些大的咨詢公司為某一客戶服務(wù)時(shí)間很長(zhǎng)，如10年、20年，甚至30年，但此時(shí)的公司就很難再堅(jiān)持客觀性了，因?yàn)楣镜膶＜矣锌赡芤殉蔀榭蛻魡挝坏膬?nèi)部”成員了。第三，遠(yuǎn)離客戶。由于大多數(shù)公共關(guān)系公司設(shè)在大城市，因而對(duì)于地處中小城市的客戶來(lái)說(shuō)，聘請(qǐng)公共關(guān) 系公司的專家很不方便，不僅路

13、遙費(fèi)時(shí)，而且要增加往返旅途的開支，使人感到得不償失。特別是遇到緊急 情況時(shí)，由于公司與客戶距離較遠(yuǎn)，不利于馬上開展公共關(guān)系工作。揚(yáng)長(zhǎng)避短，趨利避害，綜合利用前面我們列舉了兩種公共關(guān)系組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)與不足之處。稍加分析，我們不難看出，公共關(guān)系部的優(yōu)勢(shì) 往往就是公共關(guān)系公司的不足之處，反之亦然。當(dāng)然，這兩種機(jī)構(gòu)的利與弊不能一概而論。由于公共關(guān)系顧 問的職業(yè)素質(zhì)不同，具體情況不同，所以聘請(qǐng)公共關(guān)系顧問容易存在的弊病也不是絕對(duì)的。例如，一位水平 高、能力強(qiáng)的公共關(guān)系顧問在制定公共關(guān)系計(jì)劃時(shí)，也可能會(huì)千方百計(jì)地為委托人精打細(xì)算，力求為委托人 節(jié)約經(jīng)費(fèi)，取得良好的工作效果；或委托人提供充分的合作，該顧問又

14、勤于調(diào)查研究，也可能會(huì)克服由于對(duì) 本單位情況不熟悉出現(xiàn)的種種弊病，及時(shí)提供咨詢和建議。因此，有的組織除了自己設(shè)置公共關(guān)系部外，同 時(shí)還聘請(qǐng)公共關(guān)系顧問，使二者密切配合，揚(yáng)長(zhǎng)避短，趨利避害，以達(dá)到最佳效果。例如，設(shè)有公共關(guān)系部 的組織，遇到專業(yè)性強(qiáng)、難度大、層次高的公共關(guān)系工作，或者要舉辦重大公共關(guān)系活動(dòng)時(shí)，就聘請(qǐng)公共關(guān) 系顧問，以利用他們的優(yōu)勢(shì)。再例如，組織內(nèi)部的公共關(guān)系部，由于地域或業(yè)務(wù)范圍的限制，無(wú)法開展在某 一地區(qū)或某一國(guó)家的公共關(guān)系業(yè)務(wù)時(shí)，就得借助全省、全國(guó)、甚至國(guó)際性公共關(guān)系公司的力量。中國(guó)環(huán)球公 共關(guān)系公司曾經(jīng)接受聯(lián)合利華公司的公共關(guān)系業(yè)務(wù)，幫助該公司提高在中國(guó)的知名度，了解中國(guó)傳

15、播界的工 作情況，為該公司總裁訪華制定公共關(guān)系計(jì)劃。中國(guó)環(huán)球公共關(guān)系公司的計(jì)劃包括：為該公司編寫新聞稿， 發(fā)往中國(guó)各主要報(bào)社；向新聞界介紹該公司的情況，安排專訪；在各報(bào)刊刊登代表團(tuán)訪華的新聞等。這些活 動(dòng)大大提高了該公司在中國(guó)的知名度。目前，國(guó)內(nèi)外的許多組織都設(shè)立了公共關(guān)系部。特別是在國(guó)外，利用 公共關(guān)系公司開展公共關(guān)系活動(dòng)更是十分普遍。美國(guó)的企業(yè)不論內(nèi)部的公共關(guān)系部規(guī)模有多大，通常也與公 共關(guān)系公司簽定合同，與它保持密切合作關(guān)系。因此，有意識(shí)地?fù)P長(zhǎng)避短、趨利避害，在必要時(shí)，雙手?jǐn)y手 合作，就有可能使這兩種公共關(guān)系機(jī)構(gòu)都能最大限度地發(fā)揮它們的作用，使公共關(guān)系工作做得有聲有色。1、資料存儲(chǔ)中心

16、它要收集多種多樣的信息，大到政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化、社會(huì)意識(shí)形態(tài)、社會(huì)環(huán)境等 信息，小到組織內(nèi)部員工的意見、建議以及組織內(nèi)部存在的各種意見以及外部公眾的輿論等。2、信息發(fā)布中心 不斷的向公眾發(fā)布信息，增加組織的透明度。如宣傳、解釋組織的政策和行動(dòng)、使公 眾明白組織的意圖。3、趨勢(shì)預(yù)報(bào)中心 對(duì)收集的信息加以整理分析后，總結(jié)出某種規(guī)律性、趨勢(shì)性的東西，并根據(jù)這些趨勢(shì) 預(yù)測(cè)今后可能的發(fā)展前景，提醒組織的領(lǐng)導(dǎo)層注意。4、 決策參謀中心 獲取信息進(jìn)行分析 t制定可供選擇的方案 t幫助決策者分析各方案的利弊 t預(yù)測(cè)某項(xiàng) 決策與行動(dòng)可能帶來(lái)的影響 t提醒決策者對(duì)不良后果采取行動(dòng)。5、 公眾接待中心。接待公眾各種來(lái)訪、來(lái)信、投訴等，組織各種展覽、參觀、訪問、交流會(huì)及各種專 題活動(dòng)；組織各種談判、洽談。因此，綜合地來(lái)說(shuō)，我們認(rèn)為公共關(guān)系部是社會(huì)組織的智囊機(jī)構(gòu)，起著為組織出謀劃策的作用，它是社 會(huì)組織的公共關(guān)系管理中樞，是重要的中堅(jiān)力量，它對(duì)整體及各部門事務(wù)進(jìn)行全面干預(yù)，是連