高效工作方法.課件

1、高 效 工 作 方 法第1頁，共34頁。內容介紹分享目的讓工作變得簡單而高效主要內容正確的做事，更要做正確的事快速學習、快速提高高效工作能力訓練高效管理時間幾點建議第2頁，共34頁。高效工作法則之 正確的做事，更要做正確的事故事一： 一個人想吃蘋果，所以他搬來了梯子并靠在樹上準備爬上樹摘蘋果，但當他爬上樹時他才發(fā)現(xiàn)他的梯子靠錯了地方，他爬上的是一棵梨樹。啟示：做正確的事，比什么都重要第3頁，共34頁。德魯克在有效的主管一書中的論述：效率是以正確的方式做事；效能（有效性）是做正確的事。效率和有效性不應偏廢。當兩者不能兼得時，我們首先應著眼于有效性，然后再設法提高效率高效工作法則之 正確的做事，更

2、要做正確的事第4頁，共34頁?！罢_的做事”強調的是最佳工作方法，其結果是更快的朝目標靠近。“做正確的事”強調的是工作的準確定位和最終效果，其結果是更加確保自己堅實的朝目標邁進。在企業(yè)里員工嚴格按照標準和規(guī)范操作，他是在正確的做事；如果他的產品沒有買主，沒有市場，那么他是在做不正確的事。高效工作法則之 正確的做事，更要做正確的事第5頁，共34頁。做正確的事是解決做什么和不做什么的問題。是一個戰(zhàn)略問題。同時也是一個方向問題。正確的做事是解決工作方法（如何做的問題）。是一個執(zhí)行問題。正確的做事，更要做正確的事，不僅僅是一個重要的工作方法，更是一種重要的管理思想，同時也是做事的文化。高效工作法則之

3、正確的做事，更要做正確的事第6頁，共34頁。故事二： 一個車間主管在車間檢修設備，這時他需要一個扳手，他就對小王說，“請你到倉庫幫我拿一個扳手”，小王馬上說，“好的”。這位主管心想到倉庫來回也就是10分鐘時間，就趁這個時間抽支煙，誰知抽了一支又一支的煙，仍未見到小王的蹤影。終于，在30分鐘后，小王出現(xiàn)了。主管見到小王后，馬上暈倒！!原來,小王和倉管員費了九牛二虎之力抬來了一個碩大的扳手。主管苦笑，“是我錯了，小王，你到倉庫去拿一個12的板手”，小王馬上轉身去倉庫，8分鐘后取回扳手。高效工作法則之 做正確的事第7頁，共34頁。傳達和接受正確的任務很多時候我們做了不正確的事是因為未能準確理解或全面

4、掌握上級的任務要求。在下達和接受任務時，上級和下級應進行有效的溝通，上級的安排應詳盡，下級應澄清自己所有的疑惑，并向上級重復任務的內容和要求，同時做好記錄。高效工作法則之 做正確的事第8頁，共34頁。故事三： 有一天，幾只袋鼠從圍欄中跑了出來。管理員見狀大驚，忙把圍欄加高了一尺。結果，第二天袋鼠仍然從圍欄中跑了出來，管理員便將圍欄加高了一米。他們以為從此袋鼠再也不會逃逸，但事實卻是，第三天，袋鼠們又出現(xiàn)在圍欄外。管理員接著將圍欄加高了兩米。旁邊的河馬問袋鼠們：“你們覺得他們把圍欄加高到什么地步才算完？”袋鼠們說：“不知道，只要他們繼續(xù)忘了鎖門的話，加高到多少米也沒有用。” 高效工作法則之 做正

5、確的事第9頁，共34頁。解決正確的問題一個好的醫(yī)生不會完全根據一個病人對自己病癥的描述而作出醫(yī)療方案，他還要做一些深入檢查和研究。一個優(yōu)秀員工也不會馬上對交給自己的問題制定解決方案，最好的工作方法應首先確保自己在解決的是正確的問題，以確保自己不會走錯方向。高效工作法則之 做正確的事第10頁，共34頁。有效的工作方法：1、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度 對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。在決定你該不該答應對方的要求時，你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且會因為你的拖延而影響到其他人？而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標？高

6、效工作法則之 正確的做事第11頁，共34頁。有效的工作方法：2、主動提醒上司排定優(yōu)先順序，可大幅度減輕工作負擔“手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆工作，實在是沒道理?！钡怯袥]有可能問題是出在你自己身上？你有沒有適當?shù)胤从痴鎸嵡闆r？如果你不說出來，上司就會以為你有時間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經交待給你太多的工作。你當然不可能同時完成這么多的工作，為什么不主動地幫助上司排定工作的優(yōu)先順序？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當然，更不應該自己承受問題。高效工作

7、法則之 正確的做事第12頁，共34頁。有效的工作方法：3、有效地過濾郵件。讓自己的注意力集中在最重要的信息上4、郵件內容盡量精簡。節(jié)省寫信的時間并增加對方響應的機會5、當沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變 不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃閉門羹。如果真的遇到這樣的上司，完全沒有溝通的可能時，你就不必再浪費時間或精力做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須作出選擇：要么接受這樣的主管，要么離開。高效工作法則之 正確的做事第13頁，共34頁。有效的工作方法：6、養(yǎng)成良好的行為模式和工作習慣確保采用最佳的工作方法弗蘭西斯培根在論習慣中寫到：“人的思考取決于動機、語言與學問和知識，而他們的行

8、動，則多半取決于習慣?！遍L期按某種習慣行事，久而久之就形成一種固有的行為模式。行為模式一旦形成，具有非常強的頑固性。江山易改，本性難移。培養(yǎng)一種好的行為模式是每個人工作高效的根本。行為模式包括思考問題的思維模式、合理安排時間的方法、安排生活的方式等下面的內容均涉及到行為模式和工作習慣。高效工作法則之 正確的做事第14頁，共34頁。如果停止學習，任何一個人的知識都不會確保他永遠適應社會的發(fā)展。知識更新周期人類壽命周期時代發(fā)展知識更新速度的加快與人類壽命的延長的矛盾，導致不會再有“一技在身，走遍天下”的現(xiàn)象發(fā)生，唯有不斷的學習和提高才是永不變的真理。高效工作法則之 快速學習、快速提高第15頁，共3

9、4頁。提高很重要，快速提高更重要。時代發(fā)展知識和能力水平社會平均水平甲企業(yè)或人員乙企業(yè)或人員高效工作法則之 快速學習、快速提高第16頁，共34頁?？偨Y過去并形成文件，是學習的基礎眼睫毛型學習曲線高效能學習曲線能力水平能力水平學習周期高效工作法則之 快速學習、快速提高第17頁，共34頁。最佳的學習方式是從實踐和工作中總結學習(PDCA循環(huán)工作法)監(jiān)視和測量評估實踐水平Check分析和總結工作方法的不足Action嚴格執(zhí)行文件的規(guī)定Do根據對實踐情況的總結和理論研究制定工作方法Plan嚴格執(zhí)行文件的規(guī)定Do理論層面實踐層面高效工作法則之 快速學習、快速提高第18頁，共34頁。工作秩序條理化（辦公現(xiàn)

10、場5S）整理辦公桌、文件柜，使不必要的東西為零整頓你的工作文件、工具、辦衫等，使尋找東西的時間為零電腦的文件、郵件要及時清理，歸類存放，使查找的時間為零收藏常用的公共鏈接或設快捷方式到桌面（建議）電腦任務欄規(guī)范化確保辦公現(xiàn)場整潔， 令人賞心悅目，確保總有好心情培養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)高效工作法則之 高效工作能力訓練第19頁，共34頁。工作內容簡明化 最容易不過的是忙碌，最難的是有成效的工作。而將繁雜的工作間明化是防止忙亂，事半功倍的法寶。 三思而后行 為了是工作內容簡明化，在開始每項工作之前應針對工作提出以下六方面的問題對工作進行分析和檢查，以尋找簡明化的工作方法。為什么做這項工作？能否省去或替代？這件工

11、作的關鍵是什么？完成后會有什么效果？在哪里完成較好？辦公室或是家？什么時候做這件事情？白天/晚上或是高效時間來做？誰來做這件事情好？自己還是安排別人？最好的解決辦法是什么？高效工作法則之 高效工作能力訓練第20頁，共34頁。通過以上問題對工作進行分析和檢查后，再采取如下措施：刪減：省去不必要的工作優(yōu)化工作順序：理順關系和次序，使工作更加得心應手合并：兩件或兩件以上的事情能夠合起來做的時候就合起來做標準化：預定工作程序，增強工作預見性。高效工作法則之 高效工作能力訓練第21頁，共34頁。高效工作法則之 高效管理時間我們工作的一天早晨8:30點，你以高速的頭腦風暴開始了一天的工作然后是無休止的電話

12、然后是無數(shù)的單等著去開然后此伏彼起的問題的要去處理還有會要去開 當你終于忙完了一天的工作時，你是否會猛然發(fā)現(xiàn)，還有幾件重要的事沒有去做，時間過得真快。第22頁，共34頁。高效工作法則之 高效管理時間重要緊急M2M1M4M3原則一：分清工作的輕重緩急時間四象限法不重要不緊急設備故障即將到期的任務 制定計劃建立人際關系技能提高問題的發(fā)掘與預防某些電話某些信件某些會議打麻將三缺一某些信件某些電話逛街 請記?。壕o迫優(yōu)先第23頁，共34頁。高效工作法則之 高效管理時間重要緊急M2M1M4M3不重要不緊急20% 25%60% 80%15%Less than 1%25% 30%15%50% 60%2% 3%

13、時間管理專家推薦的指數(shù)現(xiàn)有社會的指數(shù)第24頁，共34頁。高效工作法則之 高效管理時間原則二：合理地安排時間每日、每周、每月、每年規(guī)劃時間的使用*計劃要切合實際，結合客人/SALES的T&A最優(yōu)化使用個人的精力高峰期留出意外事件的處理時間（機動性）第25頁，共34頁。高效工作法則之 高效管理時間最優(yōu)化使用個人的精力高峰期狀態(tài)時間9:0011:0013:0015:0017:00上午高峰期：處理A類事務的最佳時間下午高峰期：處理B類事務的最佳時間午飯前后的低谷：處理C類事務的恰當時間將工作任務分為三類（ABC法則）A. 今天“必須”做的事；B. 今天“應該”做的事；C. 今天“可以”做的事。第26頁

14、，共34頁。高效工作法則之 高效管理時間原則三：與別人的時間取得協(xié)作 毫無疑問，我們要與其他部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。 大家想想，我們是不是也在經常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）！既然如此，我們是不是也應該站在對方的角度考慮問題，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 請記?。盒枰獎e人查復的事情盡早通知第27頁，共34頁。典型的浪費時間案例打電話就可解決的事情，卻以冗長的信代之，或非要親自跑一趟講話/打電話沒有重點會議開的沒完沒了事情一拖再拖決策優(yōu)柔寡斷總是在尋找東西高效工作法則之 高效管理時間第28頁，共34頁。高效工作法則 之建議建議一：甭想把整個海洋煮沸請記?。耗銢]有能力把整個海洋煮沸！個人的知識、能力、精力是有限的，依靠和利用團隊成員的知識、經驗和能力共同完成項目是明智的選擇，不要擔心功勞被別人搶走。合作、合作、再合作，永遠都是合作！保持對工作的熱情，并將這種熱情注入別人體內，就必然出現(xiàn)合作的結果。第29頁，共34頁。建議二：路要一步一步地走成功不是一夜之功你不可能把