文書檔案整理規(guī)范教材(共37張)課件

1、文書檔案整理規(guī)范類別設(shè)置welcome to use these PowerPoint templates, New Content design, 10 years experience工業(yè)企業(yè)檔案分類1、黨群工作類（代字：DQ）2、行政管理類（代字：XZ）3、經(jīng)營管理類（代字：JY）4、生產(chǎn)技術(shù)管理類（代字：SC）5、產(chǎn)品類（代字：CP）6、科學(xué)技術(shù)研究類（代字：KY）7、基本建設(shè)類（代字：JJ）8、設(shè)備儀器類（代字：SB）類別設(shè)置welcome to use these PowerPoint templates, New Content design, 10 years experien

2、ce工業(yè)企業(yè)檔案分類9、 會(huì)計(jì)檔案類（代字：KJ）10、干部職工檔案類（代字：GB）11、特殊載體檔案（聲像檔案）（代字：TS）12、實(shí)物檔案（代字：SW）文書檔案的概念 文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的。概括地講，文書檔案是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事物中形成的信息記錄集合體。是具有考查、保存價(jià)值的文件材料(包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等)。歸檔文件的整理 中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則 （DA/T22-2000），由國家檔案局于2000年12月6日發(fā)布，自2001年1月1日起實(shí)

3、施。河南省檔案局實(shí)施細(xì)則，于2001年制定，自2002年1月1日起施行。這標(biāo)志著文件整理辦法由傳統(tǒng)的文書立卷變?yōu)闅w檔文件整理,將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。歸檔文件定義 歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。第一，歸檔文件的形成者很廣泛。第二，必須是辦理完畢的。第三，歸檔文件特指作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 歸檔文件整理原則 歸檔文件整理原則就是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。這是貫穿歸檔文件整理工作全過程的準(zhǔn)則和要求，也是若干年來我國文件

4、管理、檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。 歸檔文件材料整理辦法 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（1）歸檔文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；（2）按照規(guī)則確定“件”，每份文件按要求裝訂；（3）按照規(guī)則的要求對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒；（4）已破損的文件應(yīng)予裱糊、修整，字跡模糊或易褪變的文件予復(fù)制，規(guī)格大于A4的紙張要進(jìn)行折疊，規(guī)格小于A4的要用A4紙托裱； 歸檔文件材料整理辦法 （5）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)技術(shù)要求；（6）應(yīng)編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)

5、并編制封面，項(xiàng)目填寫規(guī)范，一式兩份；（7）檔案盒應(yīng)采用無酸卷盒；（8）編制備考表，說明盒內(nèi)文件情況，標(biāo)明整理人、檢查人和日期；（9）依據(jù)實(shí)施細(xì)則，歸檔文件實(shí)行兩套制，一套按規(guī)則進(jìn)行文件級(jí)整理，一套按不同發(fā)文字號(hào)進(jìn)行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表，裝訂成發(fā)文匯集，不標(biāo)注保管期限；（10）歸檔手續(xù)齊全。 歸檔范圍和保管期限 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：（1）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（2）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；（3）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)

6、送的重要文件材料；（4）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。 歸檔范圍和保管期限 機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料， 歸檔范圍和保管期限本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（

7、4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。 歸檔范圍和保管期限 文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期分為30年、10年。（1）通過文件保管期限的合同劃分，為充分體現(xiàn)以本機(jī)關(guān)（單位）檔案為主體和重點(diǎn)的思想，提供了具體途徑和必要前提。（2）通過文件保管期限的合理劃分，為優(yōu)化各級(jí)綜合檔案館的館藏內(nèi)容打下基礎(chǔ)（3）區(qū)分文件的保管期限，方便對(duì)永久保存檔案的重點(diǎn)保管。（4）區(qū)分文件的保管期限，有利于對(duì)永久保存檔案的開發(fā)和利用。 歸檔文件的裝訂 文件的修整：為保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。文件修整一般包括：對(duì)

8、破損文件進(jìn)行修裱，對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制，除去文件上一銹蝕的金屬物，對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。 歸檔文件的裝訂 文件的裝訂：歸檔文件修整完畢，采用符合檔案保護(hù)技術(shù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)，固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用。a、正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；b、正件與附件為一件； 歸檔文件的裝訂 文件的裝訂：c、收文處理單應(yīng)與來文作為一件；d、原件與復(fù)印件或手抄件作為一件；e、轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件作為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應(yīng)分開保存）；f、報(bào)表、名冊(cè)、圖表類文件材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(cè)（本）作

9、為一件；g、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、問函與復(fù)函等來往文書作為一件；h、歸檔文件的中文與外文為一件。 歸檔文件的裝訂 裝訂要求：a、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請(qǐng)性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。b、裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊。采用左 歸檔文件的裝訂 裝訂要求：上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。裝訂要牢固，達(dá)到文件不損頁、不倒頁、不壓字。c、裝訂材料

10、應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，裝訂用品必須對(duì)歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。d、選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌且簡便易行。 歸檔文件的裝訂 裝訂方法：a、線裝法。對(duì)文件頁數(shù)較少的，可采用“兩孔一線”（細(xì)線）左上角裝訂，背后打活結(jié)的方法或用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊的方法。文件頁數(shù)較多時(shí)，可采用傳統(tǒng)的“三孔一線”法左側(cè)裝訂。用縫紉機(jī)裝訂存在著針腳過密、易造成紙頁從裝訂處折斷的問題，設(shè)備成本也相對(duì)較高。“兩孔一線”或“三孔一線”每件裝訂操作比較繁瑣，歸檔文件整理的實(shí)踐也要求裝訂器材能盡快得到改進(jìn)。 歸檔文件的裝訂 裝訂方法：b、變形材料裝訂法?？墒褂娩搳A、燕尾夾等金屬

11、制品，但必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，而且必須同時(shí)考慮所在地區(qū)的氣候條件以及庫房保管條件。此方法簡便易行，但造價(jià)太高，而且檔案進(jìn)行微波消毒時(shí)，不能有金屬物，否則易引起燃燒。另外也可使用回形針等塑料制品，但必須有足夠的強(qiáng)度，以免年久斷裂。 歸檔文件的分類 歸檔文件整理規(guī)則中的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。一般情況下我們選擇的分類方法有三種：（一）年度分類法。（二）機(jī)構(gòu)（問題）分類法。（三）保管期限分類法。年度分類法：就是根據(jù)文件形成年度對(duì)歸檔文件

12、進(jìn)行分類。具體操作時(shí)，以下情況需要注意： 歸檔文件的分類文件有多個(gè)時(shí)間特征；跨年度形成的文件；幾份文件作為一件事“件”的日期；無落款日期的文件要標(biāo)注日期。（二）機(jī)構(gòu)（問題）分類法：機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。問題分類法，就是按照文件內(nèi)容對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。（三）保管期限分類法：按保管期限分類，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。 歸檔文件的排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。具體的排序方法有：1、同一事由的歸檔文件排列。即一個(gè)作者，一個(gè)問題（即同一事由）的文件，按時(shí)間先后順序排列。例如財(cái)務(wù)管理工作文件、工

13、會(huì)工作文件等。2、不同事由的歸檔文件排列。不同事由形成時(shí)間的先后順序排列；事由的重要程度排列；事由具有的共同屬性分別集中排序。 歸檔文件的編號(hào) 編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用實(shí)體提供了條件。一、歸檔章的項(xiàng)目全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問題保管期限館編件號(hào) 歸檔文件的編號(hào)1、全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位編制的代碼。2、年度：是指歸檔文件的形成年度，即形成和處理歸檔文件的年度。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1999年，不能簡化寫“99”。3、保管期限：是指機(jī)關(guān)文書、業(yè)務(wù)部門或檔案部門

14、在整理歸檔文件時(shí)，按照文書檔案保管期限表給歸檔文件劃定的保管期限。4、件號(hào)：即歸檔文件排列順序號(hào)。它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。件號(hào)分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。 歸檔文件的編號(hào)二、盒號(hào)盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。盒號(hào)包括室編盒號(hào)和館編盒號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編盒號(hào)應(yīng)由機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一負(fù)責(zé)編制。具體來說，就是按3種保管期限排列編號(hào)。即“永久”一個(gè)流水號(hào)、“長期”一個(gè)流水號(hào)，“短期”一個(gè)流水號(hào)。 歸檔文件的編號(hào)三、蓋歸檔章的具體要求（1）蓋歸檔章的位置。一律加蓋在歸檔文件首頁上端右上角的空白位置；如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可蓋

15、在上端空白位置。（2）填寫歸檔章項(xiàng)目應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水等。復(fù)查：第一，文件收集是否齊全完整（注意發(fā)現(xiàn)漏收、重份等問題）第二，年度是否分清（注意跨年度文件的補(bǔ)收）； 歸檔文件的編號(hào)第三，盒內(nèi)文件排列是否合理（注意密不可分的文件有無人為分開）；第四，歸檔文件保管期限劃分是否準(zhǔn)確（注意幾種保管期限保存的文件有無交叉現(xiàn)象）；第五，一個(gè)事由（或問題）的文件是否集中（注意有無夾雜其它內(nèi)容）。歸檔文件的編目件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題 名日期頁數(shù)備注 編目是指編制歸檔文件目錄，它是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，也是其他各種編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。編制歸檔文件目錄，實(shí)現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻(xiàn)向二次

16、文獻(xiàn)的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研工作的開展提供基本條件。 歸檔文件目錄項(xiàng)目件號(hào)：填寫室編件號(hào)責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者只填寫標(biāo)注發(fā)文號(hào)的機(jī)關(guān)。文號(hào)：即文件的發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文交 歸檔文件的編目編目的幾點(diǎn)要求：（1）歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長寬為297MM210MM）。 （2）永久、長期和短期保存的文件，歸檔文件目錄要打印三套，一套隨文件人盒，兩套作為檢索工具。（3）歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目，其中全宗名稱填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范的簡稱；機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)可以不填。 歸檔文件的編目

17、歸檔文件目錄全宗名稱_ 年 度_ 保管期限_ 機(jī) 構(gòu)_ （問 題）為了便于查找，可在歸檔文件目錄右上角填上“機(jī)構(gòu)（問題）”，如“人事處”或“人事類”。 歸檔文件的裝盒 裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容。作為基本編目的一部分，裝盒這一環(huán)節(jié)除其中一些技術(shù)操作外，同樣應(yīng)該體現(xiàn)出歸文件系統(tǒng)化的結(jié)果。 一、裝盒的具體要求有三條：一是不用形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。二是不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。三是不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。即使某些機(jī)構(gòu)（問題）形成的文件數(shù)量少，裝不滿一盒時(shí)，也不宜將其裝入其他檔案盒，而

18、應(yīng)通過使用不同厚度的檔案盒來解決。 歸檔文件的裝盒二、檔案盒格式與填寫。（1）檔案盒的規(guī)格檔案盒外形尺寸為長310mm,220mm的長方體，厚度一般為20mm、30mm、40mm。（2）檔案盒封面檔案盒的封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱）。一般全宗名稱要求使用橡皮條章蓋印。檔案盒盒脊的項(xiàng)目根據(jù)擺放方式的不同（即豎放與橫放），在盒脊或底邊設(shè)置檢索項(xiàng)， 歸檔文件的裝盒包括以下六項(xiàng)：全宗號(hào)；年度；保管期限；機(jī)構(gòu)（問題）；起止件號(hào)；盒號(hào)。三、備考表。備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。它是機(jī)關(guān)檔案部門對(duì)歸檔文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的有效措施。備考表上設(shè)置

19、的項(xiàng)目包括以下幾個(gè)方面：盒內(nèi)文件情況說明；整理人；檢查人；日期。謝 謝!挫折的名言1、 我覺得坦途在前，人又何必因?yàn)橐稽c(diǎn)小障礙而不走路呢？魯迅2、 “不恥最后”。即使慢，弛而不息，縱會(huì)落后，縱會(huì)失敗，但一定可以達(dá)到他所向的目標(biāo)。魯迅3、 故天將降大任于是人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，所以動(dòng)心忍性，曾益其所不能。戰(zhàn)勝挫折的名言1、卓越的人一大優(yōu)點(diǎn)是：在不利與艱難的遭遇里百折不饒。貝多芬2、每一種挫折或不利的突變，是帶著同樣或較大的有利的種子。愛默生3、我以為挫折、磨難是鍛煉意志、增強(qiáng)能力的好機(jī)會(huì)。鄒韜奮4、斗爭是掌握本領(lǐng)的學(xué)校，挫折是通向真理的橋梁。歌德激勵(lì)自己

20、的座右銘1、 請(qǐng)記得，好朋友的定義是：你混的好，她打心眼里為你開心；你混的不好，她由衷的為你著急。2、 要有夢(mèng)想，即使遙遠(yuǎn)。3、 努力愛一個(gè)人。付出，不一定會(huì)有收獲；不付出，卻一定不會(huì)有收獲，不要奢望出現(xiàn)奇跡。4、 承諾是一件美好的事情，但美好的東西往往不會(huì)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。工作座右銘1、 不積跬步，無以至千里；不積小流，無以成江海。荀子勸學(xué)2、 反省不是去后悔，是為前進(jìn)鋪路。3、 哭著流淚是怯懦的宣泄，笑著流淚是勇敢的宣言。4、 路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索。屈原離騷5、 每一個(gè)成功者都有一個(gè)開始。勇于開始，才能找到成功的路。國學(xué)經(jīng)典名句1、知我者，謂我心憂，不知我者，謂我何求。（詩經(jīng)王風(fēng)黍離）2、人而無儀，不死何為。 （詩經(jīng)風(fēng)相鼠）3、言者無罪，聞?wù)咦憬洹?（詩經(jīng)大