無效會議及提高會議質量效率的方法（PPT39頁)

1、案例：開會達人9點，部門例會。31031110點，南京，客戶大會。看到這張下周日程安排表，我真是欲哭無淚。雨果說“我不是在喝咖啡，就是在去喝咖啡的路上?！贝笪暮肋@話充滿了瀟灑，而對于我來說，則是“我不是在開會中， 就是在去開會的路上?！?開會達人除了已經規(guī)劃好的會議，我還得隨時面對突如其來的會議，會議召集、會議準備都 讓我頭疼不已，現(xiàn)在我已經可以自詡為“開會達人”了。其實我想明白了，身在企業(yè)就免不了要開會。從講究例行性的周會、月會、例會、 年會，講究功能性的業(yè)務會議、營銷會議、提案會議、戰(zhàn)略會議、動腦會議、決策會議、檢討會議、部門會議或跨部會議，講究現(xiàn)場主義的站著開的朝會，到一邊吃一邊開會的早

2、餐會、便當會、茶會，我們不知不覺進入了無時不會、無地不會、無所不會、無人不會、無事不會的時代，想不成為“開會達人”估計也是件很難的事。2開會達人在使用WebEx后，我這個開會達人終于擺脫了會議的煩惱，只需要普通電腦、普通的瀏覽器，我就能上網參加會議。即使我身在外地，也不必回到會議室才能夠參加會議。不過，目前我的會議中使用WebEx的頻率還不多，但隨著公司逐步推廣WebEx， 我今后參加會議將不再這么疲于奔命了。3開會達人問題：1.你認為開會的目的是什么？2.會議開得成功的秘訣在哪里？ 4一、明確會議的目的召開會議可以有許多不同的原因，會議主辦者必須預先明確會議的目的，才能使會議取得成功。目的尚

3、未明確，就無法確定需要舉行哪種會議。因此，首先需要確定會議的目的及所需的時間，然后邀請與會者。從一開始就要明確會議目的。如果不開會也能解決問題，就取消會議。5二、考慮開會的細節(jié)如果已確定一個會議的目的和主題，就可以開始考慮其他細節(jié)。1.想一下這個會議要開多久，哪幾個問題需要討論以及必須分配給每個問題的時間是多少。注意留點時間用于分派任務，也留點時間給予會間休息及會議總結。2.一定要安排好會議，以確保恰當的、有必要的、權威性的與會者能夠出席。如果他們不能來，那就重新安排一個更合適的時間。3.對于例行會議，應每隔一段時間檢查一下這些會議是否仍符合一個實用目的而不是在浪費時間。6每個人都明確開會的目

4、的嗎？是否需要每個人都出席整個會議？是否有比開會更好的方法？是否有其他人，他通常不出席你的會議，但可能會在這一次會議上提出有益的意見？使用各種視覺輔助手段是否有利于會議？7案例：開個有效的會議藍天實業(yè)公司生產部經理經常通過召開會議來解決問題和處理工作，同時他自己又必須參加很多上司主持召開的會議。他感覺整天忙于各種會議，無暇處理業(yè)務，造成工作上的被動，為此下決心改進會議。過去，他每召集一次會議，不管會議內容是什么，總是要求下屬所有的負責人來開會。結果，會議規(guī)模很大。每位參加者為了表示對會議的重視，大都至少提出一個問題，而多數問題都與會議議題無關，這就難免使會議時間拖得很長。究竟怎樣確定與會人員的

5、范圍才合理呢？8案例：開個有效的會議經過認真分析研究，他找到了一個兩全其美的辦法。這就是：會前，先分發(fā)一份會議須知單，內容大都為#某月某日某點，在某會議室討論某問題，已邀請有關領導同志參加討論，如果你認為需要了解有關情況或愿意參加討論，屆時出席。未到會者，我們將于會后送上會議討論紀要，供你參考并提出意見。過去每次會議都要有十多人參加，并且時間很長。而現(xiàn)在只有少數幾個人參加，再加一個記錄的秘書，用一個小時左右就把會開完了，而且也沒有人敢怠慢。問題：1.開會時間越短越好嗎？2.你認為應該如何提高會議的效率？ 9一、有效會議的界定有效而成功的會議，一般來說需要具備以下三個條件。101.1 有效會議的

6、條件(一）會議目標能被實現(xiàn)會議是為達成特定目標所使用的一種工具、方法，一次成功的會議應是一個建設性的獲得預期成果的過程。因此，衡量會議效果的時候，最先評估的就是會議是否完成了預期目標。當然，預先存在的假設是這個目標有被努力達到的價值。 111.1 有效會議的條件(二）會議目標能在最短時間內被實現(xiàn)1.這里強調的是必須保證會議在溝通與信任的前提下，爭取在最短時間內取得成果、達到目標。2.這是根據效率原則而提出的要求，也是充滿挑戰(zhàn)性的要求。但在實際工作中 這一點卻很難達到，很多會議在溝通討論環(huán)節(jié)花費掉大量時間，也達不到組織者需要的目的，造成低效、拖沓的結果。從事咨詢和培訓工作的弗朗西斯米凱爾（Fra

7、nces Micale)說道：“我所聽到的最大的抱怨是會議沒成效，耗時過長，沒必要?！弊稍儙熍寮藙谒梗≒eggy Klaus)說：“經理人有時候感到自己必須聽取每個人的意見，才能做出決定。但這樣做太費時間，著實荒謬。”121.1 有效會議的條件會議成本=每小時平均工資的3倍2開會人數會議時間1.乘以3,是因為開會人員多是組織中的中、高層管理者，他們的收人高于平均工資。2.乘以2是因為參加會議要中斷經常性工作，損失以2倍計算。以人均5萬元年薪的企業(yè)為例，10個人參加3個小時的會議成本約為4100多元，這還不考慮租用會議設施的費用。因此，只有真正明白了會議首先是在消耗企業(yè)利潤時，我們才會認真地對

8、待每 一個會議，盡量減少不必要的會議。131.1 有效會議的條件(三）與會者對會議感到滿意讓與會者對會議感到滿意，是指與會者對會議本身進展及結果的感受，絕不是會議的最終成果或決議使每個與會者都從中受益。從實際存在的情況來看，讓與會者參與會議的情況一般都是與其直接相關或間接相關的事情，因此盡量讓與會者感到自己充分參與了決議的產生，自己的意見表達出來并得到了傾聽和理解，會議就能使他們感到滿意。讓與會者感到滿意的會議會使他們增加成功的感覺，并對會后決策的實施產生積極的推動作用，這也成為衡量有效會議非常重要的因素。14一、有效會議的界定有效而成功的會議，一般來說需要具備以下三個特征。151.2 有效會

9、議的基本特征(一）鮮明而清晰的目標鮮明的目標和會議主題能推動會議工作的有序和有效開展，會議組織者應當非常明白召開這次會議想要達到什么目標。一次會議的目標可能有多個，抓住最主要的目標才是最關鍵的問題。一般來說，要在會前充分準備，這一點很重要。會前準備不僅是一個物質準備，還是一個思緒整理的過程。在這個過程中還會有新的發(fā)現(xiàn)，甚至可以上升到理論的高度，有的還要寫成文稿。當然，這個鮮明、清晰的目標還必須是切合實際的。也就是說，目標要有被完成的可能性，不可能完成的目標是完全沒有意義的，實際上也說明這個會議是無效的。 161.2 有效會議的基本特征(二）不搞“一言堂”“一個人說、很多人聽”的會議是典型的一言

10、堂。領導在主席臺上夸夸其談，臺下坐著沉默的聽眾這樣的場景你一定不陌生。這樣的會議更像作報告，完全沒有團隊 成員之間的交流?！耙谎蕴谩笔降臅h讓組織內充滿了官僚氣息，無法充分發(fā)揮每一位團隊成員的智 慧，無法充分調動大家的積極性、主動性和創(chuàng)造性。因為一言堂意味著“一人指揮、眾人聽令”的組織行為方式，它封閉了員工與管理者的溝通渠道，這樣的機制更不可能孕育出自動自發(fā)的員工。有的會議是需要“一言堂”的，但更多的會議則需要更多的人從不同角度發(fā)言，這樣才能形成“頭腦風暴”，創(chuàng)造性的火花才會迸出。171.3 有效會議的基本特征(三）相應的“議事規(guī)則”議事規(guī)則包羅萬象，內容非常詳細。有的規(guī)則專門針對主持會議的主

11、席，有的規(guī)則針對會議秘書，還有大量有關普通與會者的規(guī)則，包括不同意見應該如何提出與表達、會議辯論應該如何進行、會議分歧時如何表決等。一個有效的會議應該具備這些相應的議事規(guī)則。18二、杜絕無效會議在任何管理中，會議是溝通、協(xié)調和決策的重要手段，它的靈活性與制度的強制性、約束性構成了組織正常運作的軌道。然而在現(xiàn)代企業(yè)中，越來越多的管理者共同抱怨“會議太多”，他們大部分的工作時間都花費在冗長的文山會海之中，時間的不受控 制令他們感到無比沮喪，可以說“無效會議”比比皆是。會議常常頻繁、冗長、空洞、 平淡，毫無效果。在絕大多數情況下，總結會議失敗的教訓要比了解成功的經驗更加重 要，因此我們來討論一下無效

12、會議產生的主要原因及危害性。 19會議缺乏意義會議組織混亂會議參會者選擇錯誤會議議而不決發(fā)言者滔滔不絕無效會議的特征 大家說說會議的不良現(xiàn)象有什么？20 2.1產生無效會議的主要原因(一） 主題不明確很多時候，會議的發(fā)起者并沒有想清楚“為什么要開會”，他只是模糊地認為，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而對于會議的主題、目的則缺少認真的思考。這是會議主題不明確的第一種表現(xiàn)。會議主題不明確的第二種表現(xiàn)是會議總是游離主題，無法緊密圍繞既定的主題展開。這種現(xiàn)象就是我們常說的“跑題”。 21 2.1產生無效會議的主要原因（二）.缺乏具體議程議程是會議進行的程序。議程在會議開始之前就規(guī)定了會議依照什么程

13、序進行，先討論什么，后討論什么。在議程的提示下，會議就可以按部就班、有條不紊地進行，不會出現(xiàn)順序顛倒、內容重復、隨意插接等不良現(xiàn)象。而缺乏具體的議程或者議程不合適，就有可能出現(xiàn)混亂的情況參會者覺得會開得沒頭沒腦，會議組織者也可能會遭 遇不知所措的尷尬，想不起下一步該做什么。22 2.1產生無效會議的主要原因（三）規(guī)則不清晰所謂會議規(guī)則，就是會議展開過程中遵循的約定或規(guī)定。例如，參會者發(fā)言的順序 是隨機的，還是按照座次輪流，或是遵循事先商定的順序？參會者需不需要分組？陳述意見的方式是口頭的還是書面的，是公開的還是匿名的？這些規(guī)則構成了團隊的交流機 制，如果它們不存在，那么會議將變得一團糟。就像不

14、存在足球規(guī)則就不可能踢好足球 比賽一樣。當會議主持人宣布“討論”的時候，大家面面相覷，誰也不愿意先說話，會 場一片沉默這就是缺乏會議規(guī)則的結果。23 2.1產生無效會議的主要原因（四）引導不得當抱怨、牢騷、爭吵、人身攻擊這些都是我們極不愿意在會議上發(fā)生的事情，可現(xiàn)實卻不盡如人意，總是有為數不少的會議變成了組織內部矛盾的源頭。導致這種情況的 重要原因是會議主持人缺乏正確的會議引導能力，更糟糕的是，他們普遍缺乏正確引導會議的意識。會議主持人必須設法帶領大家奔向最終的會議目的，而不是踟躕于半路（或者 在無關緊要的事情上耿耿于懷（或者在某一矛盾上過分計較，導致矛盾擴大化等。24 2.1產生無效會議的主

15、要原因（五）選擇錯誤的參會者正確而聰明地選擇參會者是高效率會議的必備因素之一。很多會議邀請了無關緊要的人，卻忽略了重要人物，尤其是決策者。如果決策者不在會議現(xiàn)場，會議就有必要取消，因為即使召開了，也無法取得成效。如果同時邀請兩個對立部門參加會議，很可能會激化兩者之間的矛盾。如果邀請兩個觀點迥異卻又不輕易妥協(xié)的人參加會議，就有可能令會議無果而終。另外，參會人數的多與少也直接影響著會議的成效。 25 2.1產生無效會議的主要原因（六）短話長說有些人在表述觀點時習慣性地做很長的鋪墊，說很多客套話（有些人并沒有自己的主張，只是換一種說法重復別人的觀點（有些人用很多的時間論述一個簡單的觀點，而這個觀點卻

16、毫無新意，甚至與會議主題并沒有十分緊密的關聯(lián)性（有些人夸夸其談卻不知所云（有些人拐彎抹角地表達自己的看法，含糊其辭、令人費解這些情況都大大 降低了會議的效率。26 2.1產生無效會議的主要原因（七）議而不決會議的成果是形成決定、決策。決策需要擁有決策權的人做出。如果一場會議的過程無懈可擊，也獲得了普遍認同的意見、做法和行為，卻因為決策者不在場而無法做出決策，這樣的會議結果很令人惋惜。27 2.1產生無效會議的主要原因（八）會后缺乏跟進會議形成的決策未有效落實，這恐怕是所有參會者最為失望的問題。事實上，會議成果能夠得到百分之十的貫徹執(zhí)行并且富有成效，就已經令人慶幸。從思想到行動的距離，總是那么漫

17、長。人們走出會議室，就已經將會議內容忘記了大半，執(zhí)行一小部分， 取得成果的又是一小部分，最后我們無奈地發(fā)現(xiàn)，召開會議對實際工作并沒有什么意義。這主要是會后缺乏跟進導致的。28會議的不良現(xiàn)象及解決對策29實訓 有一次，余世維先生主持公司的會議，他把鬧鐘帶到會場，對參會人員說：“各位，我?guī)Я唆[鐘來，11:30分散會?！贝蠹叶夹α?，誰都沒在意。到了11:30分，鬧鐘響了，會只開了一半。余先生說：“鬧鐘響了，我們散會?！边@時有人說：“還有一半沒開呢?！庇嘞壬鷪猿稚?，并說明天重開。 第二天他又把鬧鐘帶到會場，同樣說11:30分散會，這次每個人都盯著鬧鐘，結果會議11:28分就結束了。30實訓123提問如果會議延長時間，你心情如何？會議拖延主要原因有哪些？每組至少說出3個。每個小組拿出一個有效的控制會議時間的辦法。31提高會議質量的策略判斷會議的必要性選擇適當的開會場地確立會議目標計算開會成本選擇適當的開會時間會議前32會議的不良現(xiàn)象及解決對策提高會議質量的策略準時開始及結束控制時間不宜過于舒適按議程開會避免干擾會議中33會議的不良現(xiàn)象及解決對策提高會議質量的策略隨機考核完善會議記錄標明不守會議紀律者最終會議的決議與待辦事項解散臨時機構會議后34建議頻