民國檔案數(shù)字化研究與思考

1、民國檔案數(shù)字化研究與考慮隨著信息技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫等技術的迅速開展及其在各領域的廣泛應用,社會信息流通的根底構造發(fā)生了根本性的變化,檔案數(shù)字化的建立勢在必行。民國檔案年代長遠,記載著民國社會歷史的原貌,反映著民國社會開展的軌跡。將館藏民國檔案數(shù)字化,對于繼承和保護人類珍貴的文化財富,無疑是最有意義的。為此,筆者就檔案數(shù)字化建立作粗淺的討論,與檔案界同行交流,以推進檔案數(shù)字化的安康開展。一、檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化就是將存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進展數(shù)字化。它利用掃描、照相及其他數(shù)字轉換技術、將紙質及其他載體中記錄的傳統(tǒng)檔案信息(模擬形式)轉換成可以被計算機識別和處理的數(shù)字形式的過程。數(shù)字化檔案

2、的最大特點是可以通過網(wǎng)絡迅速流動,徹底改變檔案的利用方式,促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、信息管理和信息效勞職能轉變。二、檔案數(shù)字化面臨的問題近些年來,為充分利用現(xiàn)代信息技術為檔案的管理與利用效勞,檔案界對檔案數(shù)字化進展了理論研究,同時全國各地的一些檔案館也開展了積極的嘗試,但是在檔案數(shù)字化過程中也面臨著一些問題。1.標準問題數(shù)字化標準是數(shù)字化建立標準和高效的保障,是穩(wěn)步推進檔案數(shù)字化建立的基矗但目前檔案數(shù)字化標準化建立還處在簡單、孤立、單個的狀態(tài),還沒有形成完好的體系。全國檔案數(shù)字化無相關數(shù)據(jù)標準,不同檔案部門數(shù)據(jù)構造格式不統(tǒng)一,盡管可以通過大量的元數(shù)據(jù)來克制這樣不一致的問題,

3、但不利于網(wǎng)絡條件下檔案信息的高效率共享。檔案數(shù)字化標準的缺位與滯后,已成為制約檔案數(shù)字化建立的瓶頸;檔案管理軟件低程度與數(shù)據(jù)壁壘現(xiàn)象,已成為阻礙檔案數(shù)字化開展的阻力。2.優(yōu)選問題長期以來,受歷史檔案“片紙只字不得銷毀思想影響,在民國檔案接收進館過程中,采勸有文必收,有檔定管的態(tài)度,永久保管。這樣,不免將內容極具一般的事務性文件、零散性文件、重復性文件與表達民國時期機關主要職能的業(yè)務性文件交織在一起,這種“魚龍混雜,玉石不分的館藏現(xiàn)象,造成了“館藏的虛腫,內容的龐雜,影響著館藏檔案的優(yōu)化管理。在當前檔案數(shù)字化工作中哪些內容優(yōu)先數(shù)字化,哪些全宗優(yōu)先數(shù)字化,哪些全宗暫緩數(shù)字化等,這些問題都很難明確。

4、極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設備等將其內容全部數(shù)字化。目前,二史館共收藏有940多個全宗,計180多萬卷檔案,排架長度達5萬余米,繞南京城墻1.5周,假如將這些檔案全部數(shù)字化,需耗時20年。3.檢索問題檔案信息檢索是館藏檔案數(shù)字化根底工作的重中之重。數(shù)字化的館藏檔案,不僅應該是經(jīng)過系統(tǒng)化整理的,而且是建立了能與全文數(shù)字化信息鉤鏈檢索的案卷級或文件級機讀目錄。因此,必須處理好館藏檔案實體整理中的遺留問題,完善案卷級目錄的主題提醒和加強文件級目錄的編制以及目錄數(shù)據(jù)庫的建立。三、檔案數(shù)字化對象的界定民國檔案數(shù)量浩繁,而資金和人力資源相對有限,檔案數(shù)字化不可能一步到位。因此,我們應該從實

5、際出發(fā),采取優(yōu)先原那么進展檔案數(shù)字化。一是館藏珍貴檔案應優(yōu)先數(shù)字化。各檔案館都有其最為珍貴的“鎮(zhèn)館之寶,從保護人類歷史遺產(chǎn)和搶救的角度出發(fā),這些特藏應該成為數(shù)字化的首選對象。二是瀕危、經(jīng)過鑒定確認具有重要保存和使用價值的檔案應優(yōu)先數(shù)字化。此舉有利于加快搶救與妥善保存這些反映民國時期歷史進程、社會變遷等重大歷史事件的瀕危檔案信息。三是具有館藏特色的檔案應優(yōu)先數(shù)字化。選擇本館獨有、特有的資源進展檔案數(shù)字化,可以突出自己的特色,實現(xiàn)優(yōu)勢互補和共享。四是利用率高、需求大、開放的檔案應優(yōu)先數(shù)字化。這樣不僅可以發(fā)揮館藏檔案的社會效益和經(jīng)濟效益,而且有利于對檔案原件的保護。二史館在長期的館藏建立中形成了自己

6、的核心館藏,它們形成時間早、影響范圍廣、使用價值大、利用頻率高。早在上世紀六十年代,老一代檔案工作者為適應當時形勢的需要,從實體館藏150萬卷,700多個全宗的根底上,精心選出74000多卷重要檔案。雖然這些檔案不能代表館藏中極具重要價值檔案的全部,卻是二史館館藏最為核心檔案的一局部,成為館藏檔案中利用最頻繁和最有亮點的檔案。我們應該在尊重前人勞動成果根底上,將這些檔案優(yōu)先進展數(shù)字化運作。四、檔案數(shù)字化建立1.檔案目錄數(shù)據(jù)庫由于館藏檔案歷史跨度大,數(shù)量多,早期檔案整理編目工作較粗,目錄數(shù)據(jù)庫質量不高。例如案卷過大過厚,目錄籠統(tǒng)不準確,不能反映卷內內容或只反映局部內容等,造成大量有價值的信息沒有

7、被提醒出來,降低了檔案利用的效益。2022年4月我館正式啟動館藏檔案數(shù)字化掃描工作,先期將教育部全宗和內政部全宗進展整理編目,共計36931條目錄,比原來增加了6000多條,解決了局部案卷過厚、標題不準確、檔案著錄項缺失(如形成時間、責任者不詳、事由不清)等問題,使整理后案卷標題標準,主題明晰,可以全面反映卷內文件內容。然后將這些優(yōu)質目錄和標準數(shù)據(jù)輸入計算機檔案管理系統(tǒng),形成的新案卷目錄數(shù)據(jù)庫質量大為進步。同時,也為今后數(shù)字化全文掃描準確掛接,為檔案利用者快速和準確查詢提供了重要保證。2.紙質檔案全文數(shù)字化通過掃描儀、數(shù)碼相機對檔案原文進展光學掃描,以圖片格式或光學字符進入計算機,形成圖像文件

8、。之后可用r識別軟件,將掃描后的圖像文件轉換成文本文件。掃描系統(tǒng)參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質量有著較大影響,其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的明晰度和復原效果。我們在選擇分辨率時應根據(jù)實際需要綜合考慮,包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。根據(jù)檔案紙質的不同,采用不同的分辨率。否那么,有的幅面明晰度好;有的幅面那么明晰度差。對大幅面的表冊和地圖等檔案資料進展分塊掃描,形成的多幅圖像,要即時合并為一個完好的圖像,防止遺忘,以保證檔案資料數(shù)字化圖像的整體性。3.多媒體檔案數(shù)字化(1)照片檔案數(shù)字化?？刹捎靡韵聝煞N方法進展輸入,一種是利用光電掃描儀將照片存貯到計算機中的磁盤上,然后將

9、照片采用壓縮文件格式進展縮小,解決因掃描圖象占用磁盤空間較大的問題。另一種方法是采用數(shù)碼相機對照片進展拍攝,圖像存貯在相機的磁盤上,再將圖像下載到計算機的硬盤或光盤上。對照片檔案進展掃描轉換,照片檔案掃描采用圖形格式,一般格式為jpg、tiff,并且采用較高的分辨率,便于日后沖洗和印刷利用。(2)聲像檔案數(shù)字化。主要是對錄音帶、錄像帶進展數(shù)字化處理。聲像檔案采用視頻采集卡和軟件進展模數(shù)轉換,音頻數(shù)據(jù)采用p3、av等格式存儲,視頻數(shù)據(jù)采用peg、v等格式存儲。(3)對數(shù)碼照相機和攝像機產(chǎn)生的已經(jīng)是數(shù)字化格式的多媒體檔案,那么可直接進入對應的多媒體檔案管理系統(tǒng)。(4)檔案縮微品的數(shù)字轉換。使用縮微

10、膠片掃描儀進展掃描,直接將縮微膠片轉換成數(shù)字信號,防止再對紙質原件進展重復掃描。4.實現(xiàn)掃描文件和已有目錄數(shù)據(jù)庫的掛接通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫和掃描文件的快速掛接,系統(tǒng)就可初步實現(xiàn)對目的檔案的全文檢索。然而,真正意義上的全文檢索,不僅應該構建功能完備的檔案全文數(shù)據(jù)庫,而且可以集成數(shù)據(jù)庫檢索技術、全文檢索技術、圖像內容檢索技術以及數(shù)字化音頻和視頻信息的檢索技術等。由于數(shù)字化檔案要求必須與檔案原件完全一致,然而目前的數(shù)字轉換、識別技術又不能完全滿足這一要求,因此,要實現(xiàn)數(shù)字檔案全文檢索,還有待技術的進一步開展。5.開展網(wǎng)上利用效勞檔案數(shù)字化的目的就是要組織數(shù)字信息上網(wǎng),面向應用,建立“活性,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用,為用戶提供更好的效勞。五、完畢語檔案數(shù)字化是對檔案部門的挑戰(zhàn),也給檔案工作帶來了新的契機。面對新的挑戰(zhàn)和機遇,我們要勇于擔負起社會使命,以優(yōu)化理論為指導,以用戶需求為導向,以檔案利用為目的,加快檔案數(shù)字化建立的進程,實現(xiàn)“資源共享、保護檔案、傳承歷史的愿景目的。注釋:熊飛,熊艷.城建檔案數(shù)字化建立j.城建檔案,2022(2):12-13.趙寧燕等.檔案數(shù)字化建立危機j.蘭臺世界,2022(10):6-7.王素