X公司會計檔案管理辦法(試行)

1、X公司會計檔案管理方法（試行）第一章總那么第一條為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔 案，根據(jù)中華人民共和國會計法中華人民共和國檔案法 等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本方法。第二條本方法所稱公司指省公司及下屬分、子公司。第三條本方法所稱會計檔案是指公司在進行會計核算 等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的， 具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通 過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。第四條 公司應(yīng)當(dāng)加強會計檔案管理工作，建立和完善會 計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度， 采取可靠的平安防護技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完 整、可用、平

2、安。第五條公司的財務(wù)部門負責(zé)管理本單位的會計檔案。第二章會計檔案歸檔第六條以下會計資料應(yīng)當(dāng)進行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資 產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度 財務(wù)會計報告及其他財務(wù)報告。（四）稅收資料，稅收減免批復(fù)及申報文件、所得稅匯 算納稅申報表、發(fā)票存根、抵扣依據(jù)、認證手續(xù)等。（五）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行 對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案 銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計 資料。第三章電子會計檔案第七條同時滿足以下條件的，公司

3、內(nèi)部形成的屬于歸檔 范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔 案：（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電 子設(shè)備形成和傳輸。（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和 讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計 憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、 審核、審批等必要的審簽程序。（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利 用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了 電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改。（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi) 害、意外事故

4、和人為破壞的影響。（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或 者其他重要保存價值的會計檔案。第八條滿足本方法第七條規(guī)定條件，公司從外部接收的 電子會計資料附有符合中華人民共和國電子簽名法規(guī)定 的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔 案。第四章會計檔案的整理和歸檔第九條公司每年形成的會計檔案，由公司財務(wù)部門按照 歸檔范圍和歸檔要求定期整理、裝訂、立卷成冊，編制會計 檔案保管清冊。第十條憑證類的會計檔案公司實行電算化，財務(wù)部門應(yīng)在會計月度結(jié)束后10個 工作日內(nèi)完成會計憑證的整理。（一）應(yīng)按序號完整打印該月記賬憑證、有序整理記賬 憑證、原始憑證后裝訂成冊。（二）定本成冊的會計憑證

5、造冊簽字或蓋章后作為檔案 資料管理。第十一條 賬本類的會計檔案財務(wù)部門應(yīng)在年度會計決算報表報出后30個工作日內(nèi) 完成會計賬簿整理。（一）完整打印各類賬頁、裝訂成紙質(zhì)賬本。（二）在首頁簽字蓋章后作為檔案資料管理。第十二條 財務(wù)報告類的會計檔案財務(wù)部門應(yīng)在年度會計決算報表報出后30個工作日內(nèi) 將該年度內(nèi)所有會計報表資料整理并作為檔案資料管理。第十三條其他會計檔案公司具體經(jīng)辦的財務(wù)人員應(yīng)在財務(wù)事項工作完結(jié)后15 個工作日內(nèi)將已操作完畢的其他財務(wù)資料整理、編號后作為 檔案資料管理。第十四條 紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。 電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并 移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)

6、符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊 格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。第十五條 財務(wù)部門的檔案管理人員在接收電子會計檔 案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安 全性進行檢測，符合要求的才能接收。第五章會計檔案的保管第十六條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限, 從會計年度終了后的第一天算起。第十七條各類會計檔案的保管期限原那么上應(yīng)當(dāng)按照本 方法附表執(zhí)行，本方法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管 期限。公司會計檔案的具體名稱如有同本方法附表所列檔案 名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。第十八條會計檔案資料應(yīng)

7、分類存放，會計檔案管理員 編制財務(wù)檔案存放索引表以便查找。第十九條會計檔案資料存放地必須保障其平安性，保 管人員交接時須移交所有相關(guān)鑰匙或必要時進行換鎖。第二十條 會計檔案應(yīng)妥善保管，存放有序，查找方便， 嚴(yán)格執(zhí)行平安和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失 和泄密。第二十一條對于電腦存儲的財務(wù)檔案資料，其重要程 度及管理責(zé)任等同于紙質(zhì)檔案資料。對于電腦中存儲的財務(wù) 檔案資料，必須設(shè)置由財務(wù)人員專管的查詢密碼或開機的口 令。第六章會計檔案的借閱第二十二條會計檔案的借閱使用1、財務(wù)部門應(yīng)建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。2、凡需借閱會計檔案的人員，須經(jīng)財務(wù)負責(zé)人或單位 負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手

8、續(xù)。3、借閱會計檔案的人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆 散原卷冊，更不得抽換，嚴(yán)禁篡改和損壞。4、借閱會計檔案的人員，不得將會計檔案攜帶出外， 特殊情況，須經(jīng)單位負責(zé)人批準(zhǔn)。第二十三條需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負責(zé)人或單位負責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)制。第六章會計檔案的銷毀和移交第二十四條 公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案 進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保 存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無 保存價值的會計檔案，可以銷毀。第二十五條 會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部門牽頭, 組織單位審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行。第二十六條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)編制

9、會 計檔案銷毀清冊，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。分、 子公司不得自行銷毀任何財務(wù)檔案資料，分、子公司會計檔 案銷毀須向省公司提出書面申請并得到批復(fù)后實施。第二十七條按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由財務(wù)部門、審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等機構(gòu)共同派人監(jiān)銷。第二十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以 下程序銷毀：（-）財務(wù)部門編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計 檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期 限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。（二）單位負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)部門經(jīng)辦人在 會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀 清冊所列內(nèi)容進行清點

10、核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會 計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的 規(guī)定，并由財務(wù)部門和信息系統(tǒng)管理部門共同派員監(jiān)銷。第二十九條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和 涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng) 單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完 結(jié)時為止。第三十條 單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會 計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊 中列明。第三十一條 分公司撤銷、解散或其他原因終止經(jīng)營的, 在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案移交給上 一級公司財務(wù)部門管理。子公司解散、破產(chǎn)或其他原因終止 經(jīng)營

11、的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案移 交給省公司財務(wù)部門管理。第三十二條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng) 辦理會計檔案交接手續(xù)。（一）移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清 冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、 檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。（二）交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移 交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負責(zé)人 負責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會 計檔案移交清冊上簽名或蓋章。（三）電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格 式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單 位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗， 確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和平安。第七章附那么第三十三條本方法未涉及的會計檔案管理情況按國家有 關(guān)規(guī)定處理。第三十四條本方法由省公司財務(wù)中心負責(zé)解釋。第三十五條本方法自發(fā)文之日起執(zhí)行。附表：企業(yè)會計檔案保管期限表企業(yè)會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注會計憑證1原始憑證30年2記賬憑證30年二會計