ZOHOCRM系統(tǒng)定制操作課件

1、ZOHOCRM系統(tǒng)定制操作目錄2用戶權(quán)限分配及管理系統(tǒng)定制 用戶權(quán)限分配及管理3角色職位用戶組創(chuàng)建角色4默認(rèn)，Zoho CRM提供管理員及標(biāo)準(zhǔn)兩種角色，新建角色時(shí)需要選擇復(fù)制已有的角色，根據(jù)訪問(wèn)權(quán)限控制，創(chuàng)建之后還可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)角色權(quán)限進(jìn)行更改。提示：點(diǎn)擊設(shè)置-用戶及權(quán)限-角色-新建角色-保存 只能選擇復(fù)制已有角色的方式創(chuàng)建角色，且只有擁有管理角色權(quán)限的用戶可以創(chuàng)建及 修改角色信息。模塊級(jí)權(quán)限5模塊級(jí)權(quán)限控制各角色的用戶對(duì)不同模塊的訪問(wèn)權(quán)限，包括模塊可見、創(chuàng)建、編輯、刪除及瀏覽記錄，例如，銷售代表?yè)碛性L問(wèn)線索及報(bào)價(jià)單模塊的權(quán)限但沒(méi)有訪問(wèn)發(fā)貨單模塊的權(quán)限。提示：點(diǎn)擊設(shè)置用戶及權(quán)限角色編輯指定

2、角色選擇對(duì)應(yīng)權(quán)限保存子模塊級(jí)權(quán)限6子模塊級(jí)權(quán)限用來(lái)控制模塊中各種操作，例如，某個(gè)角色擁有查看和創(chuàng)建線索的權(quán)限但是不能導(dǎo)出線索。文檔報(bào)表及統(tǒng)計(jì)圖表導(dǎo)入導(dǎo)出工具管理常規(guī)提示：點(diǎn)擊設(shè)置用戶及權(quán)限角色編輯指定角色選擇對(duì)應(yīng)權(quán)限保存字段級(jí)權(quán)限7字段級(jí)權(quán)限設(shè)置用于控制模塊中的字段可見及編輯權(quán)限，例如：某個(gè)角色只允許查看商機(jī)中的金額字段，其它角色可以查看并編輯金額字段，其它角色可能沒(méi)有查看金額字段的權(quán)限。提示：點(diǎn)擊設(shè)置用戶及權(quán)限字段及鏈接權(quán)限從下拉框中選擇角色及模塊編輯選擇對(duì)應(yīng)選項(xiàng)保存分配用戶角色8管理員在添加用戶時(shí)可以為用戶分配角色，用戶將擁有指定角色配置的模塊及字段權(quán)限。提示：點(diǎn)擊設(shè)置用戶及權(quán)限用戶編輯指

3、定用戶選擇角色(從下拉框中選擇)保存刪除角色9使用刪除角色功能可以刪除系統(tǒng)中不再需要的角色，刪除角色時(shí)需要將相關(guān)用戶轉(zhuǎn)換為其它系統(tǒng)中存在的角色。提示：點(diǎn)擊設(shè)置用戶及權(quán)限角色選擇角色刪除轉(zhuǎn)換并刪除 不能刪除默認(rèn)的管理員及標(biāo)準(zhǔn)角色 職位10概覽創(chuàng)建職位分配職位編輯職位刪除職位概覽11職位用來(lái)定義公司內(nèi)使用Zoho CRM系統(tǒng)的用戶之間的組織結(jié)構(gòu)，在Zoho CRM中高層職位的用戶擁有訪問(wèn)其直屬下屬及其下屬的數(shù)據(jù)，例如，銷售經(jīng)理可以訪問(wèn)銷售代表的數(shù)據(jù)，但是銷售代表不能訪問(wèn)銷售經(jīng)理的數(shù)據(jù)。創(chuàng)建職位12默認(rèn)，Zoho CRM中有CEO及經(jīng)理兩個(gè)職位，根據(jù)需求用戶可以自己設(shè)計(jì)并創(chuàng)建職位管理公司的組織結(jié)構(gòu)架

4、構(gòu)。提示：點(diǎn)擊設(shè)置用戶及權(quán)限職位新建職位輸入職位名稱選擇“報(bào)告給” 和同事共享數(shù) 據(jù)(可選)保存 不能編輯或刪除默認(rèn)CEO職位，只能對(duì)其做重命名操作為用戶分配職位13 職位創(chuàng)建之后，管理員用戶需要根據(jù)公司的組織結(jié)構(gòu)為用戶分配相應(yīng)的職位，例如用戶小李是公司的銷售代表，因此可以為其分配銷售代表職位。提示：點(diǎn)擊設(shè)置用戶及權(quán)限用戶用戶名(點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)鏈接)在用戶明細(xì)頁(yè)點(diǎn)擊編輯 從職位列表中選擇職位)保存 編輯職位14 管理員用戶可以根據(jù)組織結(jié)構(gòu)變動(dòng)隨時(shí)修改用戶職位，也可以重命名職位、更改上級(jí)職位或者修改職位共享設(shè)置。提示：點(diǎn)擊設(shè)置用戶及權(quán)限職位職位超鏈接編輯保存 修改職位時(shí)，相關(guān)的數(shù)據(jù)共享及用戶也將自動(dòng)修

5、改刪除職位15 根據(jù)組織結(jié)構(gòu)變更可以隨時(shí)刪除不需要的職位，刪除職位時(shí)需要將關(guān)聯(lián)的用戶轉(zhuǎn)換為其它職位。提示：點(diǎn)擊設(shè)置用戶及權(quán)限職位職位超鏈接刪除在刪除職位頁(yè)將職位轉(zhuǎn)換為職位圖中的其它職位 轉(zhuǎn)換并刪除 刪除職位時(shí)，職位相關(guān)的用戶將轉(zhuǎn)化為其它選定的職位。所有下屬職位也將轉(zhuǎn)換為指定職位管理用戶16訪問(wèn)Zoho CRM系統(tǒng)的人員成為Zoho CRM用戶，用戶可以管理及共享Zoho CRM中的記錄，例如，小李和小王都是某公司的員工，但是只有小李有Zoho CRM帳號(hào)，因此只有小李是Zoho CRM用戶，如果以后小王也被邀請(qǐng)加入系統(tǒng)，那么小王也將成為Zoho CRM用戶。用戶類型添加用戶激活/休眠用戶刪除組

6、 用戶類型17普通用戶 擁有CRM系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限及一些基本功能權(quán)限的用戶(銷售代表、客服代表等)。特權(quán)用戶 擁有普通用戶的權(quán)限及一些管理員權(quán)限如界面定制、添加用戶、管理工作流等(如銷售總監(jiān)、客服總監(jiān)等)管理員用戶 可以訪問(wèn)整個(gè)CRM系統(tǒng)，Zoho CRM系統(tǒng)最少需要配置一個(gè)管理員用 戶用來(lái)根據(jù)公司需求定制CRM系統(tǒng)，通常管理員用戶由公司里管理層的某些員工或者專門分配定制系統(tǒng)工作的員工擔(dān)任。默認(rèn)，管理員用戶擁有系統(tǒng)的所有權(quán)限，特權(quán)用戶擁有部分管理員權(quán)限，例如，可以將部門主管設(shè)置為特權(quán)用戶滿足部分特權(quán)功能。 添加用戶18第一個(gè)注冊(cè)Zoho CRM的用戶將被作為管理員用戶，帳號(hào)升級(jí)之后該用戶需要將其

7、他公司同事邀請(qǐng)到CRM系統(tǒng)中以開放其對(duì)CRM系統(tǒng)的訪問(wèn)。 提示: 點(diǎn)擊設(shè)置 用戶及權(quán)限 用戶 添加新用戶 在添加用戶頁(yè)中填寫所有必填信息 保存?zhèn)渥? 用戶添加之后不能刪除，但是可以休眠，休眠之后可以添加其他新用戶。 激活/休眠用戶19根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可以隨時(shí)激活或休眠用戶，比如，當(dāng)有員工離職的時(shí)候，就可以將其帳號(hào)休眠并可以將休眠用戶帳號(hào)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換給其他用戶。 提示: 點(diǎn)擊設(shè)置 用戶及權(quán)限 用戶 激活/休眠的用戶 選中需要修改的用戶 激活/休眠用戶備注: 只有激活狀態(tài)的用戶計(jì)算在您購(gòu)買的用戶數(shù)中，休眠的用戶不能訪問(wèn)您的CRM系統(tǒng)。管理組20創(chuàng)建組關(guān)聯(lián)用戶編輯組使用組共享數(shù)據(jù)刪除組 創(chuàng)建組21Zo

8、ho CRM允許創(chuàng)建不同類型的用戶組并在組之間共享數(shù)據(jù)，但是記錄不能直接將所有者分配給組。提示: 點(diǎn)擊設(shè)置 用戶及權(quán)限 組 創(chuàng)建新組 保存 關(guān)聯(lián)用戶22組成員可以使用戶、職位、職位及其下屬或其它組。提示: 點(diǎn)擊設(shè)置 用戶及權(quán)限 組 在組成員中選擇用戶/職位/職位及其下屬/組 保存 使用組共享數(shù)據(jù)23創(chuàng)建數(shù)據(jù)共享規(guī)則時(shí)可以選擇在組之間共享數(shù)據(jù)。提示: 點(diǎn)擊設(shè)置 用戶及權(quán)限 數(shù)據(jù)共享設(shè)置 新建共享規(guī)則 保存 二、系統(tǒng)定制24系統(tǒng)預(yù)定義頁(yè)簽定制頁(yè)面定制字段定制公司級(jí)定制高級(jí)定制系統(tǒng)預(yù)定義25系統(tǒng)預(yù)定義是系統(tǒng)定制準(zhǔn)備階段，需要弄清楚為什么要做系統(tǒng)定制以及如何定制。1審視業(yè)務(wù)流程2審查行業(yè)專用術(shù)語(yǔ)3查看

9、系統(tǒng)字段4查看頁(yè)面布局系統(tǒng)預(yù)定義步驟26審視業(yè)務(wù)流程討論業(yè)務(wù)需求，包括深刻理解業(yè)務(wù)流程、未來(lái)可能的需求擴(kuò)展等。審查行業(yè)專用術(shù)語(yǔ)每個(gè)行業(yè)對(duì)CRM系統(tǒng)都有其獨(dú)特的需要，定制Zoho CRM時(shí)需要確定是否會(huì)用到某些行業(yè)術(shù)語(yǔ)。查看系統(tǒng)字段Zoho CRM提供的字段及模塊可能并不適用于所有行業(yè)，因此您需要根據(jù)需求查看并選擇符合您的需求的字段及模塊。查看頁(yè)面布局該步驟幫助您定義頁(yè)面布局中必要的信息并為全方位定義頁(yè)面布局做準(zhǔn)備。系統(tǒng)定制級(jí)別27頁(yè)簽定制28產(chǎn)品定制準(zhǔn)備工作完成之后，就可以開始根據(jù)您的業(yè)務(wù)邏輯來(lái)定制CRM系統(tǒng)了，以下是完整定制Zoho CRM的各步流程。顯示/隱藏頁(yè)簽重命名頁(yè)簽頁(yè)簽組Web頁(yè)簽

10、定制應(yīng)用隱藏/顯示頁(yè)簽29默認(rèn)，Zoho CRM顯示18個(gè)頁(yè)簽，通過(guò)該選項(xiàng)您可以選擇只顯示需要的頁(yè)簽。提示：點(diǎn)擊設(shè)置-定制-頁(yè)簽-頁(yè)簽布局-顯示/隱藏頁(yè)簽-保存 主頁(yè)不能隱藏，默認(rèn)顯示的頁(yè)簽根據(jù)版本不同顯示的有所不同， 不管用戶為什么角色，隱 藏的頁(yè)簽將對(duì)所有用戶隱藏。重命名頁(yè)簽30根據(jù)不同的行業(yè)及業(yè)務(wù)需要可以重命名模塊(頁(yè)簽)： 提示： 點(diǎn)擊設(shè)置-定制-頁(yè)簽-重命名頁(yè)簽-編輯(需要重命名的頁(yè)簽)- 新頁(yè)簽名稱-保存 新的頁(yè)簽名稱將顯示在除報(bào)表及統(tǒng)計(jì)圖表以外的所有地方。頁(yè)簽組31 頁(yè)簽組可以幫助您組織不同的頁(yè)簽分類，比如銷售、市場(chǎng)、服務(wù)支持等，您還可以根據(jù)角色分配對(duì)頁(yè)簽組的訪問(wèn)權(quán)限。 提示：點(diǎn)

11、擊設(shè)置-定制-頁(yè)簽-頁(yè)簽組-創(chuàng)建頁(yè)簽組-根據(jù)步驟提示操作-保存 Web頁(yè)簽32 Web頁(yè)簽可以幫助您在Zoho CRM內(nèi)訪問(wèn)經(jīng)常使用Web頁(yè)面 ，比如公司內(nèi)部論壇、人力資源管理平臺(tái)及第三方應(yīng)用門戶等，同時(shí)，可以基于角色設(shè)置用戶對(duì)Web頁(yè)簽的訪問(wèn)權(quán)限。 提示：點(diǎn)擊設(shè)置-定制-頁(yè)簽-頁(yè)簽組-創(chuàng)建頁(yè)簽組-根據(jù)步驟提示操作-保存 字段定制33默認(rèn)，Zoho CRM每個(gè)模塊都有默認(rèn)的字段，同時(shí)，允許用戶根據(jù)需求添加自定義字段。標(biāo)準(zhǔn)字段: Zoho CRM每個(gè)模塊都包含系統(tǒng)默認(rèn)的字段， 所有者名稱、公司名、姓、名、線索來(lái)源等。 自定義字段: Zoho CRM每個(gè)模塊最多可以添加130個(gè)自定義 字段包括文本

12、框、選擇列表、數(shù)字等類型。特殊字段: 某些特殊需求的字段如：稅率、條款及條件等。提示: 點(diǎn)擊設(shè)置 定制 字段 選擇模塊 新建自定義字段 選擇并填寫必要的內(nèi)容 保存自定義字段34字段定制35* 線索模塊的字段可以在線索轉(zhuǎn)換時(shí)映射到其它模塊。字段類型36* 下表是對(duì)自定義字段類型的簡(jiǎn)單說(shuō)明類型使用目的輸入文本添加文本類型自定義字段長(zhǎng)度： 指定字段大?。ㄗ址麛?shù)）最多允許255個(gè)字符。 也創(chuàng)建于：將對(duì)選定模塊創(chuàng)建具有相同名稱的字段。整數(shù)添加整數(shù)類型字段長(zhǎng)度： 指定字段大?。ㄎ粩?shù)）的最大允許9位數(shù)小數(shù)添加小數(shù)類型字段長(zhǎng)度： 指定字段大小（包括小數(shù)位）。允許最多16位。 小數(shù)位數(shù)：指定小數(shù)位數(shù)百分?jǐn)?shù)添加百

13、分?jǐn)?shù)標(biāo)簽: 指定字段名稱除預(yù)測(cè)模塊以外的所有模塊均可添加自定義字段，還可以重命名默認(rèn)字段，但是不能隱藏必填字段字段類型37類型使用目的輸入貨幣添加貨幣類型自定義字段長(zhǎng)度： 指定字段 大?。ㄕ麛?shù)）。允許最多16位。 舍入選項(xiàng)：指定舍入選項(xiàng)。小數(shù)位數(shù)：指定小數(shù)位數(shù)。精度：指定舍入精度日期添加日期類型字段格式： YYYY/MM/DD 注：日期格式將根據(jù)用戶的時(shí)區(qū)設(shè)置而更改。日期時(shí)間添加日期時(shí)間類型字段格式： YYYY/MM/DD 注：日期格式將根據(jù)用戶的時(shí)區(qū)設(shè)置而更改。郵箱添加郵箱類型字段長(zhǎng)度： 指定字段 大小（位數(shù)）電話添加電話類型字段長(zhǎng)度： 指定字段 大小（位數(shù)）選擇列表添加選擇列表字段選擇列表

14、值：指定選擇列表值多選列表添加多選列表字段選擇列表值：指定選擇列表值URLURL指定字段名稱文本區(qū)域最多允許3000個(gè)字符。指定字段名稱字段類型38類型使用目的輸入復(fù)選框選擇真或者假標(biāo)簽：指定字段名啟用:指定默認(rèn)啟用自動(dòng)編號(hào)添加自動(dòng)計(jì)數(shù)字段前綴：指定自動(dòng)編號(hào)序列的前綴。 開始數(shù)字：指定序列的起始編號(hào)。后綴：指定自動(dòng)編號(hào)序列的后綴?，F(xiàn)有的記錄：選擇復(fù)選框以將自動(dòng)編號(hào)應(yīng)用到現(xiàn)有的記錄。查找指定模塊依賴關(guān)系查找字段類型：選擇想建立關(guān)聯(lián)的模塊。相關(guān)列表標(biāo)簽：創(chuàng)建在記錄詳細(xì)信息中的實(shí)體的名稱。例如，附件，聯(lián)系人角色等。長(zhǎng)整型長(zhǎng)整型字段長(zhǎng)度： 指定字段 大?。ㄎ粩?shù)）最多允許18個(gè)字符公式設(shè)定通過(guò)公式計(jì)算定

15、義的字段標(biāo)簽：指定字段名公式編輯器：編輯計(jì)算公式頁(yè)面定制39產(chǎn)品定制準(zhǔn)備工作完成之后，就可以開始根據(jù)您的業(yè)務(wù)邏輯來(lái)定制CRM系統(tǒng)了，以下是完整定制Zoho CRM的各步流程。頁(yè)面布局自定義鏈接相關(guān)列表搜索布局自定義視圖頁(yè)面布局40 頁(yè)面布局可以幫助您排列、顯示/隱藏字段，根據(jù)需求通過(guò)拖放選項(xiàng)排列字段。 提示：點(diǎn)擊設(shè)置-定制-布局-選擇模塊-編輯頁(yè)面布局-新建分欄-命名-布局選項(xiàng)-保存 頁(yè)面布局組件4142模塊布局可以重新排列，字段也可重新排列或者刪除創(chuàng)建記錄頁(yè)面43設(shè)置完成后，銷售人員就可以錄入線索或聯(lián)系人等信息了。自定義鏈接44自定義鏈接可以幫助您定義并訪問(wèn)第三方應(yīng)用，只需要通過(guò)點(diǎn)擊即可輕松

16、實(shí)現(xiàn)CRM與其它應(yīng)用的集成。提示：點(diǎn)擊設(shè)置-定制-鏈接-選擇模塊-創(chuàng)建鏈接-添加鏈接-保存相關(guān)列表視圖45自定義相關(guān)列表視圖可以重新排列相關(guān)列表的顯示內(nèi)容。不能刪除系統(tǒng)定制的必填字段相關(guān)列表視圖46每個(gè)模塊顯示的相關(guān)列表均可自定義。搜索布局47Zoho CRM每個(gè)模塊均支持搜索設(shè)置。提示：點(diǎn)擊設(shè)置-定制-搜索設(shè)置-選擇模塊并選擇字段-保存全局搜索最多只支持選定6個(gè)字段公司級(jí)定制48產(chǎn)品定制式，有些公司級(jí)的設(shè)置只有管理員用戶可以訪問(wèn)，管理員級(jí)的定制包括：公司Logo自定義鏈接相關(guān)列表搜索布局自定義視圖公司Logo49為了實(shí)現(xiàn)CRM的個(gè)性化設(shè)置，Zoho CRM允許用戶自定義企業(yè)Logo。提示：點(diǎn)

17、擊設(shè)置-機(jī)構(gòu)設(shè)置-公司明細(xì)-編輯-公司Logo-保存添加公司Logo需要對(duì)應(yīng)的付費(fèi)版本。貨幣50默認(rèn)，系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的貨幣是美元$,您可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求更改貨幣信息。提示：點(diǎn)擊設(shè)置-機(jī)構(gòu)設(shè)置-貨幣-管理貨幣-保存專業(yè)版只支持一種貨幣，企業(yè)版中可以配置多幣種(最多可以配置10種貨幣)財(cái)年51根據(jù)公司的實(shí)際情況設(shè)置財(cái)年，財(cái)年設(shè)定之后，將自動(dòng)在銷售預(yù)測(cè)及銷售報(bào)表中顯示對(duì)應(yīng)的財(cái)季。提示：點(diǎn)擊設(shè)置-機(jī)構(gòu)設(shè)置-財(cái)年-選擇財(cái)年開始月-保存更改財(cái)年開始月會(huì)影響到已經(jīng)創(chuàng)建或者以后新建的銷售預(yù)測(cè)。高級(jí)定制52線索轉(zhuǎn)換映射映射字段依賴性階段-可能性映射聯(lián)系人職位公式字段自定義相關(guān)列表線索轉(zhuǎn)換映射53當(dāng)線索有購(gòu)買您的產(chǎn)品或服務(wù)的意向時(shí)，可以將線索轉(zhuǎn)換為客戶、聯(lián)系人及商機(jī)(可選)，線索中的字段可以通過(guò)線索轉(zhuǎn)化工具設(shè)置對(duì)應(yīng)到其它模塊對(duì)應(yīng)的字段中。線索轉(zhuǎn)換字段映射54提示：點(diǎn)擊設(shè)置-定制-字段-線索-映射字段-更新字段-保存映射字段依賴性55提示：字段依賴性可以通過(guò)一個(gè)選擇列表字段的值來(lái)決定另外一個(gè)選擇列表的數(shù)據(jù)選項(xiàng)有些字段值需要依賴于其它字段的值，比如分行業(yè)字段會(huì)依賴于您選擇行業(yè)字段，Zoho CRM中支持設(shè)置選擇列表字段間的依賴關(guān)系：階段-可能性映射56提示：點(diǎn)擊設(shè)置-字段-商機(jī)-階段-可能性映射-更新字段-保存定義銷售階段對(duì)于銷售預(yù)測(cè)的分析非常重要：使用階段-