內(nèi)部控制手冊-148應(yīng)付款管理

1、應(yīng)付款管理概述規(guī)定了XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)涉及集團(tuán)采購款項的申請、審批、付款、賬務(wù)記錄、對賬、賬齡分析的工作流程，旨在確保集團(tuán)按時支付供應(yīng)商款項，確保應(yīng)付賬款財務(wù)信息真實性以及確保集團(tuán)資金安全等。適用范圍適用于XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。相關(guān)制度應(yīng)付賬款管理制度。職責(zé)分工 商務(wù)管理部（或各公司履行此職責(zé)的部門）：負(fù)責(zé)與供應(yīng)商對賬，接收和審核采購發(fā)票，管理和回簽采購訂單，編制付款計劃，提交付款申請。財務(wù)部：負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款核算，發(fā)票匹配與管理，并根據(jù)商務(wù)管理部付款申請和銀行結(jié)算制度辦理應(yīng)

2、付賬款的結(jié)算，確保應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款的準(zhǔn)確性。流程圖 控制目標(biāo)序號內(nèi)控手冊唯一具體控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別114.8-CT1確保應(yīng)付款管理權(quán)限明確經(jīng)營效率目標(biāo)214.8-CT2確保應(yīng)付款流程中不相容職務(wù)分離資產(chǎn)保全目標(biāo)314.8-CT3確保集團(tuán)應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)真實準(zhǔn)確財務(wù)信息真實性目標(biāo)414.8-CT4確?？铐椫Ц督?jīng)過適當(dāng)授權(quán)審批資產(chǎn)保全目標(biāo)514.8-CT5確保按時支付應(yīng)付賬款經(jīng)營效率目標(biāo)614.8-CT6確保退款得到適當(dāng)審批經(jīng)營效率目標(biāo)714.8-CT7確保集團(tuán)預(yù)付賬款經(jīng)過適當(dāng)審批經(jīng)營效率目標(biāo)控制矩陣風(fēng)險編號風(fēng)險描述對應(yīng)控制目標(biāo)編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施不相容職務(wù)控制活動類型對應(yīng)制度

3、控制痕跡會計報表認(rèn)定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價或分?jǐn)偅?表達(dá)和披露1234514.8-R1應(yīng)付賬款管理權(quán)責(zé)不清，導(dǎo)致應(yīng)付賬款支付管理混亂，影響集團(tuán)資金支付安全14.8-CT114.8-CA1物流部負(fù)責(zé)收料及入庫事宜預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度 應(yīng)付賬款管理制度14.8-CT114.8-CA2商務(wù)管理部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商對賬，接收和審核采購發(fā)票，管理和回簽采購訂單，編制付款計劃，提交付款申請預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度應(yīng)付賬款管理制度、部門職責(zé)14.8-CT114.8-CA3財務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款核算，發(fā)票匹配與管理，并根據(jù)商務(wù)管理部付賬款的結(jié)算，確保應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款的準(zhǔn)確性預(yù)

4、防型應(yīng)付賬款管理制度應(yīng)付賬款管理制度、部門職責(zé)14.8-R2貨款支付業(yè)務(wù)全程由一人負(fù)責(zé)辦理，無他人監(jiān)督檢查，導(dǎo)致資金截留風(fēng)險14.8-CT214.8-CA4所有材料付款必須按權(quán)限審批：每月15號前，由商務(wù)管理部根據(jù)供應(yīng)商的付款條件按付款方式、付款幣別、付款類型擬制當(dāng)月度付款計劃。急單付款由商務(wù)管理部根據(jù)采購需求或供應(yīng)商請款在符合要求下提出支付申請申請/審核/錄入/付款預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度 付款計劃、付款申請單、付款記賬憑證14.8-R3各職能部門之間無法定期有效地進(jìn)行應(yīng)付賬款核對，造成應(yīng)付款管理混亂14.8-CT314.8-CA5應(yīng)付賬款對賬由商務(wù)管理部發(fā)起，定期反饋對賬信息給財務(wù)部，并分析

5、對賬差異原因、提出解決方案和跟進(jìn)差異處理情況預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度應(yīng)付賬款對賬單14.8-R4款項支付未經(jīng)過審批，導(dǎo)致集團(tuán)資金流失，影響資產(chǎn)保全目標(biāo)14.8-CT414.8-CA4所有材料付款必須按權(quán)限審批：每月15號前，由由商務(wù)管理部根據(jù)供應(yīng)商的付款條件按付款方式、付款幣別、付款類型擬制當(dāng)下月度付款計劃。急單付款由商務(wù)管理部根據(jù)采購需求或供應(yīng)商請款在符合要求下提出支付申請申請/審核/錄入/付款預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度 付款計劃、付款申請單、付款記賬憑證14.8-R5款項支付前未核對相關(guān)表單票據(jù)，導(dǎo)致支付的金額與相關(guān)單據(jù)不匹配，影響集團(tuán)資產(chǎn)保全目標(biāo)14.8-CT414.8-CA6財務(wù)部對批準(zhǔn)后的

6、付款申請進(jìn)行核對，核對付款申請的批準(zhǔn)程序是否合規(guī)、手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備、金額計算是否準(zhǔn)確、支付方式是否妥當(dāng)、是否填寫約定的結(jié)算方式、發(fā)票是否已立賬，對于信用證付款，審核發(fā)票與貨物收據(jù)是否一致申請/審批預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度 付款申請單、原始單據(jù)應(yīng)付賬款14.8-R6款項緊急支付無領(lǐng)導(dǎo)書面審批單據(jù)且事后未補(bǔ)辦審批程序，導(dǎo)致財務(wù)人員重復(fù)支付款項，造成集團(tuán)資金損失14.8-CT414.8-CA7未獲得授權(quán)審批人員的審批不支付賬款預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度 應(yīng)付賬款14.8-R7貨款支付不及時，導(dǎo)致供貨方扣押貨物，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營以及供應(yīng)商合作關(guān)系14.8-CT514.8-CA8商務(wù)管理部根據(jù)供應(yīng)商

7、的付款條件按付款方式、付款幣別、付款類型擬制當(dāng)月度付款計劃及時付款。發(fā)現(xiàn)型應(yīng)付賬款管理制度 第九條付款計劃14.8-R8發(fā)生采購?fù)素洉r，采購部門未及時與財務(wù)部溝通，導(dǎo)致財務(wù)部多支付款項，造成集團(tuán)資金損失14.8-CT614.8-CA9因所購物資產(chǎn)生質(zhì)量問題等原因發(fā)生退貨時，由使用部門通知SQE進(jìn)行復(fù)判，確定是有質(zhì)量問題的直接退回倉庫的不良品倉，然后倉庫通知采購人員辦理退貨申請/審批預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度檢驗單、不良品出入庫記錄14.8-CT614.8-CA10采購部應(yīng)當(dāng)及時在信息系統(tǒng)上更新退貨信息預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度 信息系統(tǒng)退貨記錄14.8-CT614.8-CA11財務(wù)部應(yīng)當(dāng)及時根據(jù)信息系

8、統(tǒng)中的退貨信息進(jìn)行相應(yīng)退貨處理預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度 退貨記賬憑證應(yīng)付賬款14.8-R9應(yīng)付賬款核算不準(zhǔn)確、不及時，導(dǎo)致集團(tuán)財務(wù)信息不真實、不完整14.8-CT314.8-CA12采購部在收到供應(yīng)商發(fā)票后應(yīng)當(dāng)及時提交給財務(wù)部并申請付款預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度采購發(fā)票應(yīng)付賬款14.8-CT314.8-CA13財務(wù)部須保證訂單、收貨單據(jù)、發(fā)票等匹配，系統(tǒng)中的采購訂單號、采購單價、數(shù)量必須與供應(yīng)商回簽的對賬單及供應(yīng)商開出的增值稅發(fā)票中單價、數(shù)量、總金額保持一致經(jīng)辦/審核預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度 訂單、收貨單據(jù)、發(fā)票應(yīng)付賬款14.8-CT314.8-CA14匹配相符的發(fā)票經(jīng)過審核，形成供應(yīng)商的應(yīng)付賬款，同

9、時沖銷暫估應(yīng)付款預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度 相應(yīng)會計憑證應(yīng)付賬款14.8-R10會計人員未定期與采購人員核對應(yīng)付款發(fā)生額及余額，導(dǎo)致應(yīng)付賬款賬賬不符，應(yīng)付款管理混亂14.8-CT314.8-CA5應(yīng)付賬款對賬由商務(wù)管理部發(fā)起，定期反饋對賬信息給財務(wù)部，并分析對賬差異原因、提出解決方案和跟進(jìn)差異處理情況預(yù)防型應(yīng)付賬款管理制度 應(yīng)付賬款對賬單應(yīng)付賬款14.8-R11財務(wù)部未定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付款余額，導(dǎo)致應(yīng)付賬款賬實不符，應(yīng)付款管理混亂14.8-CT314.8-CA15關(guān)聯(lián)方對賬：財務(wù)部每月6日前向關(guān)聯(lián)方發(fā)出對賬單核對數(shù)據(jù)，要求關(guān)聯(lián)方于3個工作日內(nèi)反饋。經(jīng)確認(rèn)的對賬單由對方財務(wù)經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋財務(wù)章。發(fā)現(xiàn)型應(yīng)付賬款管理制度 應(yīng)付賬款對賬單應(yīng)付賬款14.8-CT314.8-CA16與供應(yīng)商對賬：由商務(wù)管理部發(fā)起，定期反饋對賬信息給財務(wù)部，并分析對賬差異原因、提出解決方案和跟進(jìn)差異處理情況發(fā)現(xiàn)型應(yīng)付賬款管理制度 應(yīng)付賬款對賬單應(yīng)付賬款14.8-R12預(yù)付賬款沒有經(jīng)過審批，導(dǎo)致集團(tuán)資金流失，影響資產(chǎn)保全目標(biāo)14.8-CT714.8-CA17集團(tuán)一般應(yīng)當(dāng)采用貨到后付款方式進(jìn)行支付結(jié)算，對于合同和招標(biāo)文件有預(yù)付款條款規(guī)定的除外。授權(quán)人員根據(jù)審批通過的采購訂單審批銀行付款通知單，確保預(yù)付賬款支付的合理性，降低資金風(fēng)險。經(jīng)辦/審批預(yù)防型應(yīng)付賬款管理預(yù)付賬款申請單預(yù)