檔案全宗卷整理ppt課件

1、 .DA/T 122021替代DA/T 121994，2021-11-15發(fā)布 2021-01-01實施本規(guī)范由國家檔案局提出；本規(guī)范由國家檔案局歸口；起草單位：湖北省檔案局館。 2021年前的檔案接納進館時，全宗卷可按照1994年的老規(guī)范進館。 2021年及以后構成的檔案進館時，全宗卷就必需按新規(guī)范進館。. 新規(guī)范與老規(guī)范的不同 : 1、對“全宗卷主要內容進展了較大的修正； 2、對“全宗卷的整理進展了較大的修正； 3、新增了“術語和定義和“卷盒及目錄格式兩章內容； 4、新增了“綜合全宗卷的內容規(guī)定。.學習的主要內容：一、的范圍二、術語和定義三、全宗卷的編制原那么四、全宗卷的內容構成五、全宗卷

2、的整理六、全宗卷的管理七、卷盒及目錄格式.一、的范圍 本規(guī)范規(guī)定了全宗卷的編制原那么、內容構成、整理方法和根本格式。 本規(guī)范適用于各級各類檔案館和檔案室。.二、術語和定義一全宗卷： 由記錄和闡明全宗立檔單位及檔案 歷史和現(xiàn)狀的有關文件資料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。二綜合全宗卷： 由記錄和闡明多個全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的綜合性文件資料組成的專門案卷，是管理館室藏檔案的重要工具。(三全宗屬類： 館藏量較大的檔案館，根據(jù)館藏全宗的歷史時期、機構性質、機構級別等特征，對全宗進展的屬性分類。檔案館通常對全宗屬類賦予特定的標識，作為全宗編號的屬性代碼。 .三、全宗卷的編制原那么 一檔

3、案館室應以全宗為單位編制全宗卷，搜集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象構成的相關文件資料。 二全宗卷中搜集的文件資料應做到齊全、完好、真實，力求全面反映全宗及其管理的歷史容顏。 三全宗卷的整理應做到分類合理、方法科學、格式規(guī)范。 四綜合全宗卷可以按館室藏、全宗屬類、全宗群或結合全宗進展編制，搜集、保管在檔案管理過程中以館室藏、全宗屬類、全宗群或結合全宗等多個全宗為對象構成的相關文件資料。 .的內容構成包括8大類：一全宗館藏引見類 二檔案搜集類三檔案整理類 四檔案鑒定類五檔案保管類 六檔案統(tǒng)計類七檔案利用類 八新技術運用類 四、全宗卷的內容構成.一全宗館藏引見類 全宗指南全宗引見、大事記等闡

4、明全宗背景和檔案情況的文件資料。 .1、如何編制？ (DA/T14-2021替代DA/T 14-1994,2021-11-15發(fā)布2021-01-01實施 全宗指南的構造為段落式條目信息，由全宗指南稱號、全宗來源簡況、檔案內容與成份引見、檢索查閱本卷須知四部分組成。.1全宗指南全宗指南稱號 1、全宗指南稱號：全宗指南稱號由全宗號、全宗構成者的稱號(全稱或通用簡稱)、“全宗指南、起止時間構成，并列成分之間用空格位分開。 例： 001 成都市*局全宗指南 19491999年 002 成都市*局全宗指南 19992000年.2全宗指南全宗來源簡況 全宗來源簡況：依時間變化，記錄和反映全宗來源背景的內

5、容。其順序為：A、全宗構成者構成和職能；B、全宗構成者一切曾用稱號；C、全宗管理機構和全宗檔案數(shù)量； D、全宗檔案搜集、征集、接納、移交、存放數(shù)量。 假設是個人全宗來源簡況，登記其個人姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務、職稱和個人主要閱歷、業(yè)績、榮譽稱號、家族簡況以及全宗檔案搜集、征集、接納、移交、存放數(shù)量。.3全宗指南檔案內容與成份引見 檔案內容與成份引見普通應運用綜合概括的方法引見。引見內容包括： A、反映全宗構成者根本職能和主要活動方面的檔案；B、反映全宗構成者每個階段中心任務或特殊任務所構成的檔案；C、具有重要歷史價值和地方特征的檔案；D、涉及具有全國和國際意義知名人物的檔案；E、館藏

6、年代長遠和特殊載體的檔案； .4全宗指南檢索查閱本卷須知 檢索本卷須知，包括以下內容： A、可運用的檢索工具和已編制的參考資料的稱號； B、機讀目錄、手工檢索工具條目的數(shù)量； C、紙質檔案數(shù)字化副本的畫幅數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況； D、紙質檔案縮微副本的數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況； E、非紙質檔案副本的方式、數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況。 查閱本卷須知，包括以下內容： A、檔案的完好和完好程度以及遺失、銷毀的情況； B、檔案的分類與整理方法以及不同載體組卷、裝訂和保管的情況。 C、檔案的利用價值以及鑒定的情況； D、劃分的保管期限種類以及各類保管期限檔案的數(shù)量； E、檔案內容

7、向社會開放的情況； F、本全宗指南完成時間和編制者的情況； G、其它有關問題的闡明。.2、大事記 什么叫大事記？ 大事記，是檔案館室以館室藏檔案為根據(jù)，按一定的歷史時間順序，簡要地記載某一時期內的艱苦事件與重要活動的書面資料。 大事記的搜集： 大事記普通主要搜集本機關的組織變動情況、重要會議、本機關組織的主要活動、主要指點的任免情況等,要求真實準確。. 大事記的內容：1大事時間。即根據(jù)有關艱苦事件或活動發(fā)生的歷史時間順序，將各條大事編排起來。在編寫時，應寫明每一大事的發(fā)生或出現(xiàn)的準確時間年、月、日，必要時也可指明確切的時、分、秒。 2大事記述。即用簡明扼要的文字，將發(fā)生在一定歷史時期范圍內的艱

8、苦事件或活動，記述下來。 .二檔案搜集類 檔案接納和征集任務的方法、規(guī)范，檔案資料交接文據(jù)及相關目錄，檔案來源和檔案歷史轉移過程闡明資料等。.檔案交接文據(jù)移出單位名稱： 接收單位名稱： 交接性質檔案所屬年度： 檔案類別 數(shù)量（卷、件） 檔案檢索工具種類 數(shù)量 永久 長期 短期 30年 10年合計移出說明接收意見移出單位（印章）領導人：經辦人：移出日期：接收單位（印章）領導人：經辦人：接收日期：.三檔案整理類 文件資料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理任務方案、整理任務闡明和小結等。.四檔案鑒定類 檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定任務的制度

9、、組織、方案和規(guī)范，鑒定任務構成的報告、請示及批復，鑒定及銷毀處置檔案的目錄清冊等。.五檔案保管類 檔案保管任務制度，檔案平安檢查、檔案破損情況調查與修復搶救、重點檔案維護、珍貴檔案仿真復制件制造等任務的記錄和闡明資料，檔案保管情況分析和任務總結、報告等。.檔案平安檢查記錄檢查人：檢查時間：檢查內容：檢查結果：采取的措施及處理結果：.六檔案統(tǒng)計類 檔案根底統(tǒng)計臺賬，檔案任務根本情況統(tǒng)計報表，檔案任務統(tǒng)計分析資料等。.檔案任務統(tǒng)計臺帳單位名稱：年度檔案 收集檔案總量檔案門類、數(shù)量搶救檔案利用 工作檢索 工具編研 資料備注收進移出文書檔案會計檔案科技檔案設備 檔案聲像 檔案電子檔案其它檔案人次卷次

10、種類數(shù)量種類數(shù)量卷、件永久長期（30年）短期（10年）報表帳簿憑證永久長期短期定 期永久定期永久長期短期永久長期短期卷、件卷本冊.七檔案利用類 檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案引見，檔案利用效果典型事例等.*檔案館開放檔案、控制開放檔案全宗名冊 年 月 日全宗號全宗名稱目錄號目錄名稱起止時間檔案門類鑒定開放檔案情況備注應開放至哪一年已開放至哪一年應開放檔案（卷）已開放檔案（卷）控制開放檔案（卷）.八新技術運用類 運用現(xiàn)代技術管理檔案的情況記錄、任務報告及闡明資料，檔案信息化和數(shù)字化任務情況，電子檔案文件創(chuàng)建和運用環(huán)境硬件和軟件

11、及數(shù)據(jù)格式闡明等。.五、全宗卷的整理1、文件資料裝訂。文件資料以件為單位進展裝訂。2、文件資料分類。屬于同一全宗卷的文件資料，按規(guī)范第5章“全宗卷構成中5.1至5.8條進展分類。3、文件資料排序。文件資料分入不同類目后，按構成時間順序陳列。新增文件資料插入相關類目，向后接續(xù)陳列。. 4、文件資料編號。在文件資料首頁上方的空白處進展編號。文件資料的編號由全宗號類號件號三部分組成。 全宗號：是檔案館給定每個全宗的代碼。 類號：就是檔案館給立類號填寫規(guī)范中5.15.8條的序號。 件號：填寫文件資料在相關類目中的流水陳列序號。舉例： 001-1-2001全宗，全宗引見類，第2件 002-2-4002全

12、宗，檔案搜集類，第4件. 001-1-2 001 成都市*局全宗指南 19491999年一、全宗來源簡況 二、檔案內容與成份引見 三、檢索查閱本卷須知.5、文件資料裝盒。全宗卷文件資料按照分類編號順序裝盒。文件資料較多，一盒裝不下時，可按分類編號順序裝入數(shù)盒。裝有文件資料的全宗卷應填寫卷盒封面和脊背。6、編制全宗卷盒號。全宗卷卷盒區(qū)分全宗，按卷盒陳列順序編制流水號。綜合全宗卷單獨編制盒號。.六、全宗卷的管理 檔案館應將全部館藏檔案的全宗卷集中保管，按照全宗編號順序組織陳列。 檔案室建立全宗卷，宜采用雙套制。檔案室向檔案館移交檔案時，應同時移交與該批移交檔案相關的全宗卷文件資料。 全宗卷應與檢索工具放在一同管理。.七、卷盒及目錄格式 1、卷盒。 全宗卷裝具采用無酸紙制造的翻蓋式卷盒。封面