高效的會議（PPT77頁)

1、高效的會議2012.71 開會不是很簡單的嗎？會議還需要管理還需要技巧嗎？2通常會議中你的困惑？3整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！4課程目標了解會議的目的、種類和體系了解會議效率不高的原因及對策掌握有效為會議做準備的要領(lǐng)掌握會議主持人的會議管理技巧學(xué)會提高會議效率和質(zhì)量的技巧5第一講 當(dāng)今會議面面觀會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率6集思廣益圖會議想法想法想法好創(chuàng)意好點子甲乙丙7會議的意義會議是一個集思廣益的渠道會議顯示一個組織或一個部門的存在會議是一種群體溝通的方式8會議的目的開展

2、有效的溝通傳達資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣鞏固主管地位9達成協(xié)議與解決問題點明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領(lǐng)10會議的種類 按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類1.團隊會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.宣布人事安排、講解政策的會議2.當(dāng)眾表揚或批評別人的會議3.臨時處理突發(fā)事件的會議4.固定的團隊會議5.集思廣益的會議11會議的頻率固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。

3、12建議頻率：至少每兩月一次注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負擔(dān)。全體會議：會議的頻率13建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。處理突發(fā)事件的會議：會議的頻率14建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。一對一會議：會議的頻率15第二講 會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范16會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)？17 小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。公司的

4、主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。 時下有一句很流行的話“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不

5、高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。18項 次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致

6、使會議毫無意義、宣告失敗。會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)：19會議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。20高效會議的八大特征只有必要時才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)

7、了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負責(zé)人21會議規(guī)范種類時間安排方面的規(guī)范固定的會議流程規(guī)范會議本身要遵守的規(guī)則22時間安排方面的規(guī)范23固定的會議流程規(guī)范開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度議程分享話題和目標交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認行動總結(jié)結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃24會議本身要遵守的規(guī)則（一）1、所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。2、超過1小時的會議要有書面的通知3、所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài)4、會議要能準時開始、準時結(jié)束5、各業(yè)務(wù)單位負責(zé)人對決議能否達成

8、負主要責(zé)任25會議本身要遵守的規(guī)則（二）6、所有與會者應(yīng)知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。7、要有人提出不同的意見8、會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄9、所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進行反饋的職責(zé)10、必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量26第三講 開會前的準備工作是否要開會準備工作的作用5W1H法準備工作核對單主持人的準備工作27如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會的五個如果28如果必須把信息同時傳達給很多人有些事情需要當(dāng)眾表揚或批評要讓

9、別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)必須開會的五個如果29 一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：A.一對一批評B.開會當(dāng)眾批評C.寫檢查處罰(2)你為什么這么做？。30通常會議前需要準備哪些事項？會議準備：31會議準備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數(shù)11.是否準備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會4.安排會

10、議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準備資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知3233會議準備的5W1H法34第四講 成功會議的五種策略如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度如何達成決議決策方式如何圓滿結(jié)束會議35如何做開場白3637如何分配發(fā)言時間38如何掌握議事進度語言方式非語言方式39如何達成決議決策方式彼德德魯克決議法：用足夠多的時間檢視困難所在，并是參會者達成共識列舉或圖示各提案并開始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計各提案之獲益律估計有無采集更多參

11、考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各題案之認同對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)確認議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。世界著名的管理大師，被稱為“現(xiàn)代管理學(xué)之父”，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協(xié)議。彼德德魯克美國籍19092005404種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策41 (1)無異議決策 (2)權(quán)威決策 (3)少數(shù)服從多數(shù)決策(4)共識決策【自檢】請你完成以下連線題：A、確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。D、決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界

12、限明顯的地方最有效。C、允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員均有機會發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。424種團隊決策法頭腦風(fēng)暴法德爾菲法思路轉(zhuǎn)換法易地思考法4344德爾菲這一名稱起源于古希臘有關(guān)太陽神阿波羅的神話。傳說中阿波羅具有預(yù)見未來的能力。因此，這種預(yù)測方法被命名為德爾菲法，也稱專家調(diào)查法。454647如何圓滿結(jié)束會議預(yù)留5-10分鐘做總結(jié)確定工作分配妥當(dāng)準時結(jié)束會議48第五講 主持人的會議管理技巧傾聽的技巧實際的說話技巧49某公司員工甲因為個人的住房問題主動與其經(jīng)

13、理乙進行溝通。談話內(nèi)容如下：員工甲說：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。經(jīng)理乙說：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？員工甲說：不好意思，我還差很多錢。經(jīng)理乙說：沒關(guān)系的，你說吧。員工甲說：差12000元。經(jīng)理乙說：啊.員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊.”之后，就此閉嘴不語。這次溝通以失敗告終。請你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯誤？在傾聽中經(jīng)理乙以后應(yīng)該注意什么問題？50傾聽 是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。51傾聽的禮節(jié)52傾聽的技巧？53傾聽的技巧點頭且微笑眼神的接觸發(fā)出

14、傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時做記錄54傾聽的誤區(qū)別人說話時你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾55表達感受的兩句話我也有過相同的經(jīng)歷如果我是你，我跟你感覺一樣56第六講 如何對待會議中的意外情況與“cicada蟬”相遇與“shark鯊魚”相遇與“donkey驢”相遇遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”與“crab螃蟹（跑題者）”相遇57與“cicada蟬”相遇講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長才進入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點58對于“cic

15、ada蟬”的解決可用話語或非語言的暗示探詢，總結(jié)，測試其理解程度善意提醒關(guān)于程序及時間限制帶入別人發(fā)言59與“shark鯊魚”相遇有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見60對付“shark鯊魚”型發(fā)言者的辦法理解對方的想法或情緒重申會議中無論什么意見都可以提，但正面的意見更受歡迎非語言性打斷61與“donkey驢”相遇過于敏感防衛(wèi)性很強，心中有面墻不能站在別人的立場看問題62對付“donkey驢”型發(fā)言者的辦法突出他的貢獻重復(fù)問題短暫沉默63遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議，挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序解決的方法：肯定他的貢獻重申可以試用現(xiàn)在的程序

16、，如果不奏效，則馬上按他的方法實施64與“crab螃蟹（跑題者）”相遇開會的同時一并做別的工作私自進入小團體討論時常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等65對“crab螃蟹”型發(fā)言者的辦法對開小會者：主持人停止講話或示意發(fā)言者暫停，使會議突然安靜下來，私下談話的人就會警覺主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家，或問他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論，然后集中討論對瞌睡者休息五分鐘把會議議程加快短暫沉默66(1)“兔子般追蹤” 的發(fā)言者往往喜歡挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。 ( )(2)具有“螃蟹”性格的發(fā)言者，具有很強的防備心理。 ()(3)“鯊魚”性格的發(fā)言者習(xí)慣于給予消極的、否定的意見。 (

17、)(4)保持短暫的沉默可以對付在會議中打瞌睡的人。 ()【自檢】請做以下判斷題：案例67第七講 會議記錄會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議68會議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納69會議記錄者的才能反應(yīng)快寫字快知識面廣記憶力特別強組織能力強傾聽能力強總結(jié)能力強70會議記錄的10大建議重要的會議應(yīng)該進行錄音定期召開的會議不用錄音多數(shù)會議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責(zé)任更全面會議記錄內(nèi)容全面而準確會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容會議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯誤部分將會議記錄發(fā)送給與會者71第八講 會后跟進作為參為者的會后跟進作為主持人的會后跟進怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣72參會者會后跟進的內(nèi)容拿到會議記錄以后要細讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成