酒店管理系統(tǒng)崗位培訓(xùn)教程--庫存管理

1、好食好客2.1培訓(xùn)教程2011.5 山東長川你的微笑，我的驕傲酒店管理系統(tǒng)崗位培訓(xùn)教程系列庫存管理基本信息期初建賬入庫管理出庫管理調(diào)撥管理往來管理部門盤存系統(tǒng)管理報表中心 打開庫存管理模塊庫存管理進(jìn)入登陸窗口，填入自己的工號和密碼。點(diǎn)擊登陸進(jìn)入軟件。庫存管理基本信息1、 進(jìn)入庫存管理界面，第一次使用軟件首先要建立基本信息，在庫存管理界面的左上角基本信息中建立基本信息。2、倉庫：增加管理倉庫的名稱。（如：原料庫、物料庫等）。3、物品類別：倉庫所要管理物品的分類（如：物料類、原料類、海鮮類等。 ）注意：酒水類建議不在這里添加，酒水類前臺添加銷售的酒水名稱時點(diǎn)商品自動關(guān)聯(lián)到庫存基本信息4、物品明細(xì)：

2、倉庫里所管理物品的名稱、編碼、單位、計價方式。如下圖：5、供應(yīng)商：管理給酒店供貨單位的信息。1、編號:給軟件里管理物品一個編號，是編號和物品名稱是對應(yīng)的。2、類別：物品的大類。（如：商品、物料、原料等）3、名稱：物品的名字。4、拼音：輸入名稱后點(diǎn)回車拼音自動關(guān)聯(lián)。5、規(guī)格：計數(shù)單位，這個是和客房相關(guān)聯(lián)的。（有客房模塊的要輸入，否則在客房管理商品里面導(dǎo)入后沒有計數(shù)單位）6、主單位：計數(shù)單位，這個是倉庫使用的主單位，關(guān)聯(lián)到餐飲的商品銷售單位。7、庫存上限：倉庫存貨的最大數(shù)。8、庫存下限：倉庫最低存貨量。9、計價方式：移動平均（發(fā)生業(yè)務(wù)時，總的庫存金額/總的庫存數(shù)量；先進(jìn)先出（以入庫時該物品所屬批次

3、的單價為準(zhǔn)，先入庫的先出庫）10、輔助單位：物品計數(shù)的輔助單位。如：酒水按”瓶”計算，進(jìn)貨時按“箱”，這個“箱”就是輔助單位。11、計數(shù)單位：一般不使用，針對原料進(jìn)貨時按斤，使用時按條或個或只時才可用。庫存管理期初建賬其實(shí)建賬包括倉庫期初建賬、供應(yīng)商建賬、客戶期初建賬。期初建賬的目的是，系統(tǒng)啟用之前對倉庫的庫存、供應(yīng)商和客戶的賬務(wù)往來做一個記錄，作為整個系統(tǒng)的期初，同時也是第一期的期初。倉庫期初建賬：如下圖，選擇要建賬的倉庫，把需要建賬的物品信息錄入。部門期初建賬：操作我倉庫期初建賬一樣，只是在這里要選擇的是建賬的部門供應(yīng)商期初建賬：點(diǎn)供應(yīng)商期初建賬，直接在應(yīng)付款位置輸入金額。（注：倉庫正式啟

4、用后就不可以操作期初建賬） 庫存業(yè)務(wù)處理期初建賬完成后，要進(jìn)行庫存系統(tǒng)啟用。啟用時首先要選擇每月結(jié)轉(zhuǎn)日期。點(diǎn)擊倉庫啟用按鈕，啟用所有倉庫。啟用倉庫后，倉庫才可以錄入業(yè)務(wù)單據(jù)，期初建賬的內(nèi)容不能再修改，物品的計價方式不能修改。系統(tǒng)把所有倉庫的工作月記為當(dāng)前日期的工作月，系統(tǒng)把期初建賬數(shù)據(jù)作為當(dāng)前工作月的期初，系統(tǒng)把倉庫系統(tǒng)變?yōu)閱⒂脿顟B(tài)。庫存業(yè)務(wù)處理倉庫月結(jié)轉(zhuǎn)：把上個月的庫存數(shù)量結(jié)轉(zhuǎn)為當(dāng)月的期初，工作月變?yōu)楫?dāng)月。選擇一個倉庫點(diǎn)擊月結(jié)轉(zhuǎn)，如果該倉庫沒有做過月結(jié)轉(zhuǎn)，系統(tǒng)針對以前沒有做過結(jié)轉(zhuǎn)月，逐月進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)；系統(tǒng)計算本月期初：上月期初+上月入庫-上月出庫；系統(tǒng)把此倉庫的工作月記錄為當(dāng)前月份。如果該倉庫已

5、經(jīng)做過月結(jié)轉(zhuǎn)，系統(tǒng)提示該倉庫已經(jīng)月結(jié)轉(zhuǎn)。注：數(shù)據(jù)說明1、對于倉庫：上月期初+采夠入庫+報溢+部門退倉庫+調(diào)入+精加工入庫-部門領(lǐng)用-倉庫退貨-調(diào)出-精加工出庫-報損。2、部門倉庫：上月期初+直撥-部門退倉庫+部門領(lǐng)用-部門退貨-盤存耗用-銷售耗用。3、移動平均法：每個物品，生成一條記錄，記錄其平均價。4、先進(jìn)先出：每個物品，把所有庫存的批次，都結(jié)轉(zhuǎn)到本月。庫存業(yè)務(wù)處理入庫管理點(diǎn)擊入庫新增：首先要選擇入庫倉庫點(diǎn)擊新增按鈕，系統(tǒng)彈出對話框，選擇所要入庫的倉庫后，頁面如上圖所示。1、入庫倉庫：在進(jìn)入界面時選擇倉庫，所能選擇的滿園是操作員所能操作的倉庫。選擇后不能修改倉庫。2、供應(yīng)商：在倉庫基本信息中

6、所添加的供應(yīng)商，通過編號、名稱、拼音檢索得到。3、經(jīng)手人：來自系統(tǒng)基本信息的人員管理，通過編號、名稱、拼音檢索得到。4、入庫時間：默認(rèn)當(dāng)前時間。入庫時間焦點(diǎn)時彈出選擇時間頁面，如下：輸入時間，可以直接輸入（輸入格式：2011-05-01 16：08：00 ），也可以通過，下面所示頁面進(jìn)行選擇。使用方法：點(diǎn)擊月份，彈出所有月份進(jìn)行選擇；點(diǎn)擊年份，彈出最近10年的列表進(jìn)行選擇；點(diǎn)擊鐘表圖標(biāo)可以進(jìn)行快速選擇。5、供貨商單據(jù)號：不是必須項。根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，進(jìn)行錄入。不能超過20個字符。6、單據(jù)編號：系統(tǒng)自動生成，生成規(guī)則：單據(jù)類型編號（JH）+4位年+2位月+5位本月此類型單據(jù)流水號。明細(xì)的錄入：1

7、）、物品：來自倉庫基本自信的物品明細(xì)，通過編號，名稱、拼音檢索得到。選擇完物品，系統(tǒng)把相應(yīng)“物品”的信息填入明細(xì)文本框，如果所選物品在該倉庫中有記錄，系統(tǒng)會根據(jù)最近的記錄給單位和單價賦默認(rèn)值。2)、數(shù)量、單價、金額：在輸入時，給出其中任意兩個，以數(shù)量為準(zhǔn)系統(tǒng)自動計算出第三個。數(shù)量和金額最多有2位小數(shù)，單價最多有4位小數(shù)，在本系統(tǒng)中，涉及到數(shù)量、單價、金額的地方也遵循這個規(guī)則。3）、批號、生產(chǎn)日期、體質(zhì)期、到期日期：只有在選擇物品記錄保質(zhì)期時，這四個才可以編輯。增加明細(xì)按鈕：物品依據(jù)計價方式可分為移動平均和先進(jìn)先出兩種。移動平均的物品只能添加一條，再次添加時，系統(tǒng)會給出提示，如下圖：當(dāng)選擇合并數(shù)

8、量時，以剛輸入的單位和單價為標(biāo)準(zhǔn)，把已有的修改為剛錄的。取消修改，刪除剛輸入的數(shù)據(jù)。可以通過修改物品數(shù)量和計數(shù)數(shù)量來達(dá)到再次添加的目的。先進(jìn)先出的物品可以添加多條。刪除明細(xì)按鈕：選擇一條明細(xì)，點(diǎn)擊按鈕可以刪除該條記錄。修改明細(xì)按鈕：選擇一條明細(xì)，點(diǎn)擊按鈕，該條記錄的信息就會在上面的輸入框中顯示，同時按鈕變?yōu)樾薷摹⒋_認(rèn)、取消三個按鈕。除物品名稱和不可編輯的輸入框外，都可以修改。然后點(diǎn)擊確認(rèn)按鈕。上移、下移：改變明細(xì)條目在整個單據(jù)中的位置。保存并新增：保存成功后，可以繼續(xù)新增一個單據(jù)。保存：保存成功后，詢問是否打印，關(guān)閉窗口。設(shè)置輸入項：點(diǎn)擊設(shè)置輸入項按鈕，彈出如下圖窗口，窗口中顯示的項不是必填項

9、。根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，如果不需輸入就取消選中。修改：修改單據(jù)時，頁面多出兩按鈕審核和紅沖，打印按鈕也可用。操作和新增時基本相同?？梢詫螕?jù)審核，打印，審核后單據(jù)可以紅沖。刪除：審核后單據(jù)不能刪除。批量審核：對列表中顯示的所有單據(jù)進(jìn)行批量審核。打?。捍蛴螕?jù)列表。查詢：可根據(jù)倉庫、單據(jù)編號、業(yè)務(wù)發(fā)生時間、制單時間、錄單員進(jìn)行查詢。時間默認(rèn)值是該月的起止時間。可以點(diǎn)擊修改。 部門退倉庫：點(diǎn)退庫，新增選擇需要退庫的部門，選擇所要退的倉庫，經(jīng)手人。在物品明細(xì)處輸入所要退的物品，選擇后在物品名稱上面會有顯示領(lǐng)用數(shù)量。增加到明細(xì)，輸入所退物品后，保存。1、倉庫報溢單：倉庫盤點(diǎn)時實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量比軟件盤點(diǎn)數(shù)量多時

10、，確認(rèn)所有的入庫單、出庫沒有問題的情況下，使用倉庫報溢單。2、選擇倉庫報溢單，新增選擇需要報溢的倉庫名稱-確定-填寫需要報溢的物品名稱和數(shù)量，保存。倉庫所調(diào)整的物品數(shù)量就會增加。出庫管理出庫就是領(lǐng)料:點(diǎn)領(lǐng)料，新增首先選擇所領(lǐng)用物品在的倉庫。如下圖：1、選擇物品所在的倉庫后再選擇領(lǐng)用部門。2、物品：領(lǐng)用物品名稱。3、單位：入庫時的單位，這里不用填寫。4、數(shù)量：領(lǐng)用物品的數(shù)量。5、增加明細(xì)：填寫完一個領(lǐng)用物品的信息后，增加明細(xì)，可以繼續(xù)填寫下一個領(lǐng)用物品的信息。6、刪除明細(xì)：選擇一條明細(xì)記錄，可以刪除。7、修改明細(xì)：物品明細(xì)錄入有問題的，可以選擇一條明細(xì)點(diǎn)修改明細(xì)，進(jìn)行修改。8、保存并新增：保存成

11、功后，可以繼續(xù)新增一個單據(jù)。9、保存：保存成功后，詢問是否打印，關(guān)閉窗口。10、設(shè)置輸入項：點(diǎn)擊設(shè)置輸入項按鈕，彈出如下圖窗口，窗口中顯示的項不是必填項。根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，如果不需輸入就取消選中。11、上移、下移：改變明細(xì)條目在整個單據(jù)中的位置。直撥單：物品不經(jīng)過倉庫，從供應(yīng)商直接到部門。點(diǎn)直撥新增選擇直撥部門確定-填寫倉庫-供應(yīng)商經(jīng)手人。物品：填寫具體直撥的物品名稱-直撥數(shù)量-單價-增加到明細(xì)，把所有要直撥的物品都增加完后，點(diǎn)保存。倉庫退供應(yīng)商單：有問題的物品需要退供應(yīng)商時使用此單據(jù)。新增，選擇倉庫、供應(yīng)商、所退物品名稱、退的數(shù)量，增加明細(xì)，保存。部門退供應(yīng)商單：部門領(lǐng)用物品時用直撥單操作時

12、，有問題需要退供應(yīng)商時使用部門退供應(yīng)商。新增：選擇退物品的部門、直撥時的倉庫名稱、供應(yīng)商、物品名稱、所退數(shù)量，增加明細(xì)，保存。倉庫報損單：盤點(diǎn)時發(fā)現(xiàn)實(shí)際庫存數(shù)量比軟件里庫存數(shù)量少時，在所有出庫單據(jù)都正常的情況下，使用倉庫報損單。使用方法：新增，選擇報損的倉庫，所報損的物品名稱，報損數(shù)量，增加明細(xì)，保存。調(diào)撥管理入庫時物品入錯倉庫時，使用倉庫調(diào)撥單。新增，選擇調(diào)出倉庫，再選擇調(diào)入倉庫，輸入需要調(diào)出的物品名稱、數(shù)量，保存。部門調(diào)撥部門領(lǐng)用物品或直撥物品時，出現(xiàn)領(lǐng)錯物品或直撥錯誤時，可以使用部門調(diào)撥（或使用部門退倉庫或部門退供應(yīng)商，進(jìn)行調(diào)整）。新增，選擇調(diào)出的部門，調(diào)入的部門，需要調(diào)撥的物品名稱和數(shù)

13、量，保存。給供應(yīng)商付款。管理界面如下：該單據(jù)不能修改只能查看，點(diǎn)擊新增按鈕彈出選擇供應(yīng)商界面，選擇完供應(yīng)商彈出如下界面：如果該供應(yīng)商沒有對應(yīng)業(yè)務(wù)單據(jù)（審核過的）則付款明細(xì)沒有內(nèi)容。付款明細(xì)沒有內(nèi)容也可進(jìn)行付款。1、當(dāng)前應(yīng)付款：對于該供應(yīng)商，供應(yīng)商期初應(yīng)付款+入庫金額+直撥金額-倉庫退供應(yīng) 商-部門退供應(yīng)商-過往付款單付款額（包括優(yōu)惠額）。2、如果付款單當(dāng)前應(yīng)付大于等于0：付款單本次付+折扣金額=付款單本次付款總額。 如果付款單當(dāng)前應(yīng)付小于0：付款單本次付+折扣金額-當(dāng)前應(yīng)付款=付款單本次付款總額。3、按單據(jù)分?jǐn)偘粹o：把付款單本次付款總額按單據(jù)分?jǐn)傁氯?。如果支付完所有單?jù)還 有剩余則剩余部分本次

14、不處理，下次付款再處理。（相當(dāng)于多給供應(yīng)商錢）4、按單據(jù)合計按鈕：把手工填寫的本次支付的總和賦給本次付款總額。5、根據(jù)業(yè)務(wù)往來關(guān)系，入庫的業(yè)務(wù)，付款明細(xì)的總金額、剩余支付往往是正值，這時 本次支付就必須為正值。退供應(yīng)商的業(yè)務(wù)，付款明細(xì)的總金額、剩余支付往往是負(fù)值， 這時本次支付就必須為負(fù)值。在這里正負(fù)表示一種業(yè)務(wù)往來關(guān)系。6、本次支付的絕對值不應(yīng)大于剩余支付的絕對值。部門盤存單 統(tǒng)計部門當(dāng)前剩余的原料（注：物料不做盤存）。點(diǎn)擊管理界面的新增按鈕，系統(tǒng)彈出選擇部門的窗口。選擇部門點(diǎn)確定，如果所選擇的部門沒有可盤存的物品，系統(tǒng)給出提示。如果所選擇的部門在該月內(nèi)已經(jīng)做過盤存，詢問是否修改，選擇確定彈

15、出如下窗體。如果所選擇的部門在該月內(nèi)沒有做過盤存，也彈出如下窗體。1、物品輸入框和搜索按鈕配合使用，來搜索要盤存的物品。在輸入框中輸入物品的編號、拼音、名稱進(jìn)行模糊搜索。如果搜索到物品，則該物品記錄高亮。2、盤存數(shù)量和盤存計數(shù)（即計數(shù)數(shù)量）必須同時為零，并且不能小于零。當(dāng)盤存數(shù)量大于庫存數(shù)量時就是倉庫報溢。庫存報表查詢查詢數(shù)據(jù)時，點(diǎn)報表中心，打開倉庫報表。查看倉庫的存貨情況。打開倉庫報表中心后，在對話框的最右側(cè)有個“”，點(diǎn)開后可以輸入查詢條件（注：所有的報表查詢都是一樣的方式）：1、工作月：年月，默認(rèn)當(dāng)前時間對應(yīng)的工作月。2、倉庫：全部+所有倉庫。3、物品類別：全部+所有物品類別。4、物品編號

16、/物品拼音/物品名稱：手工輸入，進(jìn)行模糊查詢。內(nèi)容：1、類別小計：每個所選倉庫該類別物品的數(shù)量和金額的統(tǒng)計。2、紅色總計：每個所選倉庫中，所選類別包含的物品的總數(shù)量和總金額的統(tǒng)計。3、總計：每個所選物品在所選倉庫中的總數(shù)量和總金額的統(tǒng)計。查詢每種物品，一段時間內(nèi)入庫和出庫匯總。查詢條件：1、查詢時間：默認(rèn)當(dāng)前日期對應(yīng)的工作月的開始時間和結(jié)束時間。2、倉庫：全部+所有倉庫。3、物品類別：全部+所有物品類別。內(nèi)容：1、庫存：期初+入庫-出庫。2、期初：倉庫在開始時間（查詢時 間的開始時間）的庫存。3、點(diǎn)擊物品名稱可導(dǎo)航到物品進(jìn)出明細(xì)。物品進(jìn)出匯總物品進(jìn)出明細(xì)查詢每種物品一段時間內(nèi)，物品進(jìn)出庫的明細(xì)

17、，如進(jìn)出庫時間。查詢條件：1、查詢時間：默認(rèn)當(dāng)前日期對應(yīng)的工作月的開始時間和結(jié)束時間。2、倉庫：全部+所有倉庫。3、物品編碼/物品拼音/物品名稱：手工輸入，進(jìn)行模糊查詢。內(nèi)容：1、庫存：期初+入庫-出庫。2、時間：業(yè)務(wù)發(fā)生的時間。3、期初：倉庫在業(yè)務(wù)發(fā)生時間的庫存。合計：在查詢時間段內(nèi)，該物品的入庫的總數(shù)量和總金額、出庫的總數(shù)量和總金額、庫存的總數(shù)量和總金額。庫存積壓報告在倉庫基本信息中的物品明細(xì)中，每個物品可以設(shè)置庫存上限，如果某個物品設(shè)置了物品上限在這個物品入庫后，數(shù)量超過上限，可以在此報表中體現(xiàn)。查詢條件：1、倉庫：全部+所有倉庫。2、物品類別：全部+所有物品類別。內(nèi)容：積壓數(shù)量=庫存-

18、庫存上限。庫存缺貨報告在倉庫基本信息中的物品明細(xì)中，每個物品可以設(shè)置庫存下限，如果某個物品設(shè)置了物品下限在這個物品出庫后，數(shù)量低于設(shè)置的下限數(shù)量，可以在此報表中體現(xiàn)。查詢條件：1、倉庫：全部+所有倉庫。2、物品類別：全部+所有物品類別。內(nèi)容：缺貨數(shù)量=庫存下限-庫存數(shù)量物品有效期查詢物品入庫時計價方式用先進(jìn)先出，在入庫時記錄生產(chǎn)日期和保質(zhì)時間，系統(tǒng)自動計算到期時間，根據(jù)電腦當(dāng)前日期來查詢物品有效期。查詢條件：1、倉庫：全部+所有倉庫。2、物品類別：全部+所有物品類別。3、到期日期：默認(rèn)當(dāng)前時間。內(nèi)容：超期天數(shù)=當(dāng)前時間-到期日期。超期天數(shù)為負(fù)值說明沒到期。點(diǎn)擊排序標(biāo)志可以按超期天數(shù)順序或倒序排

19、序。紅沖查詢紅沖：在操作入庫單或直撥單時，單據(jù)審核后，沒有辦法進(jìn)行修改，只能通過紅沖把有問題的單據(jù)沖了，再重新輸入正確的單據(jù)。紅沖后的記錄，在報表中心紅沖查詢，進(jìn)行查找。查詢條件：1、紅沖時間/制單時間：默認(rèn)當(dāng)前日期對應(yīng)的工作月的開始時間和結(jié)束時間。2、倉庫：全部+所有倉庫。3、業(yè)務(wù)類型：全部+所有業(yè)務(wù)類型。4、紅沖人：全部+所有操作員。內(nèi)容：1、單據(jù)編號：點(diǎn)擊可以導(dǎo)航到紅沖的單據(jù)。2、紅沖原因：顯示紅沖的原因。 部門報表部門庫存報告查詢條件：1、物品類別：全部+所有物品類別。2、查詢時間：按天選擇。3、部門：全部+所有部門。4、商品：全部+所有物品明細(xì)。內(nèi)容：部門庫存：領(lǐng)用+直撥-退庫-退供

20、應(yīng)商。類別領(lǐng)用匯總查詢條件：領(lǐng)用時間：默認(rèn)當(dāng)前日期對應(yīng)的工作月的開始時間和結(jié)束時間。倉庫：全部+所有倉庫。物品類別：全部+所有物品類別。內(nèi)容：金額：當(dāng)金額為正值時，該類別物品的流向是倉庫到部門；當(dāng)金額為負(fù)值時，該類別物品的流向是部門到倉庫。類別名稱：點(diǎn)擊類別名稱可導(dǎo)航到物品領(lǐng)用匯總。物品領(lǐng)用匯總查詢條件：領(lǐng)用時間：默認(rèn)當(dāng)前日期對應(yīng)的工作月的開始時間和結(jié)束時間。倉庫：全部+所有倉庫。部門：全部+所有部門。物品類別：全部+所有物品類別。內(nèi)容：類別小計：如“從 硬件倉庫 領(lǐng)用至 熊貓賓館 易損雜貨類 小計“，為易損雜貨類小計。部門小計：如“從 硬件倉庫 領(lǐng)用至 熊貓賓館 小計“，為熊貓賓館小計。合計

21、：多個部門的領(lǐng)用合計。編號：為物品編號，點(diǎn)擊編號可導(dǎo)航到物品領(lǐng)用明細(xì)。物品領(lǐng)用明細(xì)查詢條件：領(lǐng)用時間：默認(rèn)當(dāng)前日期對應(yīng)的工作月的開始時間和結(jié)束時間。倉庫：全部+所有倉庫。部門：全部+所有部門。物品編碼/物品拼音/物品名稱：手工輸入，進(jìn)行模糊查詢。內(nèi)容：數(shù)量/金額：正值是指該物品流向?yàn)閭}庫到部門，負(fù)值是指物品流向?yàn)椴块T到倉庫。合計：該物品的領(lǐng)用合計。部門成本核算查詢條件：工作月：年月，默認(rèn)當(dāng)前時間對應(yīng)的工作月。部門：全部+所有部門。物品類別：全部+所有物品類別。內(nèi)容：期初：部門該工作月的期初。消耗=期初+領(lǐng)用-盤存。商品毛利報表查詢條件：查詢時間，默認(rèn)當(dāng)前日期對應(yīng)的工作月的開始時間和結(jié)束時間。內(nèi)容：成本平均單價 = 部門物品領(lǐng)用總金額 / 部門物品領(lǐng)用總數(shù)量成本金額 = 成本平均單價 * 銷售數(shù)量毛利 = 銷售金額 - 成本金額毛利率（%）=毛利 / 成本金額 部