制造文件管理規(guī)范

1、文件管理規(guī)范1、目的：規(guī)范制造各級、各類文件形成過程中的編碼、批準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)化等全過程，統(tǒng)一制造文件管理流程及要求；指導(dǎo)文件編寫人、審批人、管理人、使用人行使各自的職責(zé)。2、范圍：2.1地域范圍：ERT工廠、UYT工廠、ABC工廠2.2產(chǎn)品范圍：臺式PC、筆記本PC、服務(wù)器、外設(shè)數(shù)碼類3、名詞解釋：無4、規(guī)范目錄4.1文件命名要求4.2文件編碼規(guī)則4.3文件用語及格式要求4.4文件分級、分類要求4.5文件全生命周期過程管理要求5、要求 此文件覆蓋范圍中的文件在過程中的各個階段應(yīng)遵循此規(guī)范中的各方面要求。5.1文件命名要求聯(lián)想制造文件命名遵循易判斷范圍、易識別業(yè)務(wù)、易判斷文件類別、易檢索、易理解、易

2、記憶的“六易原則”，各文件在命名時應(yīng)予以執(zhí)行。文件命名時首先應(yīng)強調(diào)使用的地域范圍.1制造+：表明三廠適用范圍文件，后面不在加“某工廠”。.2ABC工廠+、ERT工廠+、UYT工廠+：表明在各自廠適用范圍。地域范圍之后，應(yīng)表明文件適用的產(chǎn)品和業(yè)務(wù)范圍.1產(chǎn)品范圍包括臺式、筆記本、服務(wù)器、外設(shè)數(shù)碼類（可根據(jù)業(yè)務(wù)需要靈活命名）.2產(chǎn)品范圍之后應(yīng)能表明文件適用的業(yè)務(wù)范圍，文件業(yè)務(wù)范圍的劃分可劃分工序、整機及部件、機型類別、產(chǎn)品實現(xiàn)的某過程、管理的某個方面等類別，可以是其中的單個業(yè)務(wù)或多個業(yè)務(wù)的組合文件名稱的最后應(yīng)表明文件的類別，文件的類別劃分參照5.4的要求進(jìn)行。當(dāng)文件具備使用期限時，還應(yīng)表明文件的時

3、間適用性.1如果在3個月以內(nèi)，稱為臨時文件，在文件類別前增加“臨時”字樣；.2如果超過3個月為例行文件，文件類別前“例行”字樣省略文件的命名應(yīng)簡潔明了，使用習(xí)慣用語，不應(yīng)多余冗長，便于使用人方便快速檢索文件，清晰文件的適用范圍與業(yè)務(wù)，便于使用人記憶。文件命名示例制造不合格品控制一級流程ABC工廠IQC檢驗不合格品控制二級流程ABC工廠服務(wù)器IQC檢驗指導(dǎo)書ABC工廠服務(wù)器機箱檢驗指導(dǎo)書UYT工廠會議室使用管理規(guī)定ERT工廠家悅D增加高溫時間臨時作業(yè)指導(dǎo)書UYT工廠325型叉車操作規(guī)程5.2文件的編碼規(guī)則制造所有文件都實施編碼管理，編碼應(yīng)能體現(xiàn)文件的適用地域范圍文件所屬管理體系文件的層級文件的類

4、別范圍文件的版本相近文件的區(qū)分文件的具體編碼分配見制造文件編碼規(guī)范5.3文件的用語及格式要求文件在編制過程中在語言使用上應(yīng).1使用通俗易懂的語言和通用性語言，并盡量使用行業(yè)或組織推薦的語言.2考慮員工的地域習(xí)慣.3考慮員工的文化素質(zhì)和專業(yè)背景.4不得使用容易發(fā)生歧義的語言，如果必須使用，應(yīng)在用語后加明確的注釋.5考慮到制造的傳承，即多年積累的語言習(xí)慣制造文件各級各類使用統(tǒng)一的格式.1文件的格式由三廠體系管理人員與業(yè)務(wù)需求方共同制定，最后由體系管理組織確實實施.2具體使用哪種格式，在相應(yīng)的文件管理規(guī)范中體現(xiàn)5.4文件分級、分類要求制造文件統(tǒng)分為三級文件，外來文件和管理規(guī)定因其特殊性不賦予層級概念

5、；所有文件實行分類管理，各文件在形成時應(yīng)根據(jù)其管理范疇判斷其文件類別，并在文件名稱上予以體現(xiàn)。三級文件一級文件二級文件 一級文件.1管理手冊：在某一領(lǐng)域整體描述其管理要求及業(yè)務(wù)過程的文件.1.1管理體系的范圍，從不同維度準(zhǔn)確表示所包括的范圍，如地域、產(chǎn)品、過程等。包括體系任何刪減的細(xì)節(jié)與合理性；.1.2為管理體系編制的形成文件的程序或流程，或?qū)ζ湟茫?1.3體系過程之間的相互作用的表述。.2目前制造廠具備的管理體系包括質(zhì)量管理體系（QMS）、環(huán)境管理體系（EMS）、職業(yè)健康與安全管理體系（OHS）、軍工質(zhì)量管理體系（GJB）。二級文件.1一級流程：表述為進(jìn)行某項活動或過程所規(guī)定的途徑的文件，

6、是過程與過程間關(guān)系的表述，描述業(yè)務(wù)過程及基本原則.1.1一級流程作為制造某一方面業(yè)務(wù)的規(guī)范性文件出現(xiàn)，其業(yè)務(wù)范疇內(nèi)的所有活動必須遵守。.1.2制造一級流程中QMS方面由標(biāo)準(zhǔn)要素結(jié)合工廠實際確定，新增文件經(jīng)QS確認(rèn)，經(jīng)過相應(yīng)評審后即可啟動.1.3除QMS一級流程文件外，其他體系的一級流程文件由所屬體系主管部門統(tǒng)一確定.2二級流程：業(yè)務(wù)過程的表述，是實際業(yè)務(wù)開展的具體體現(xiàn)，是過程基本要求與操作實現(xiàn)的連接體.3質(zhì)量計劃：針對特定的產(chǎn)品、項目或合同而進(jìn)行的質(zhì)量策劃，一般為短期.4標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：產(chǎn)品和過程接收準(zhǔn)則，用于判斷產(chǎn)品或過程是否符合策劃要求，文件可稱為某標(biāo)準(zhǔn)或某規(guī)范.4.1標(biāo)準(zhǔn)一般的主體是產(chǎn)品，判定

7、產(chǎn)品是否合格；規(guī)范一般的主體是過程，判斷過程是否符合要求。三級文件.1作業(yè)指導(dǎo)書：有關(guān)任務(wù)如何實施和記錄的詳細(xì)描述，對沒有作業(yè)指導(dǎo)書就會產(chǎn)生不利影響的所有活動，必要時作業(yè)指導(dǎo)書可包括接收準(zhǔn)則.2檢驗指導(dǎo)書：檢驗方面的作業(yè)指導(dǎo)書.3設(shè)備操作規(guī)程：描述設(shè)備使用方法、使用注意事項、日常維護(hù)保養(yǎng)要求等的文件.4工藝序列、工位圖：作業(yè)指導(dǎo)文件的一種，是從不同的維度表述的作業(yè)指導(dǎo)書外部文件制造廠外部文件分為兩個方面，第一個是制造管理范圍以外的聯(lián)想內(nèi)其他部門發(fā)布的文件；其次是政府或行業(yè)發(fā)布的法律法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)等。管理規(guī)定行政文件中從管理角度出發(fā)的一類文件，約束在人力（政策）、財務(wù)、資產(chǎn)、內(nèi)部管理等方面的政策性文

8、件，行政類文件與產(chǎn)品無關(guān)。5.5文件全生命周期過程管理要求 下圖為文件控制的總流程，需遵守。 外部文件的管理.1制造外部文件實行統(tǒng)一管理，各廠的文控中心統(tǒng)一進(jìn)行接收和管理，其他部門或人員接收到相關(guān)的外部文件應(yīng)轉(zhuǎn)交文控中心處理.2當(dāng)接收到外部文件后，文控中心須建立相關(guān)記錄，須記錄其來源、主要內(nèi)容、編號、版本等信息，并將其在指定地點予以保存；.3當(dāng)接收到原文件的升級文件后，應(yīng)及時維護(hù)其相關(guān)信息.4聯(lián)想內(nèi)部發(fā)布的如工程注意事項、檢驗注意事項、變更通知等外部文件是指導(dǎo)和規(guī)范產(chǎn)品生產(chǎn)操作的重要文件，應(yīng)在及時維護(hù)信息的同時啟動外部文件管理規(guī)范的相關(guān)要求，保證信息及時有效的傳遞。.5當(dāng)外部文件所觸發(fā)的文件變

9、更完成后，應(yīng)反饋信息至文控中心，關(guān)閉當(dāng)案。文件形成過程要求此文所述各級各類文件在形成過程中必須有判斷是否啟動、擬制、審核或會簽、批準(zhǔn)、發(fā)布五個過程.1判斷是否啟動過程是任何一文件在生成中必須進(jìn)行的一個過程，a）一級流程須由三廠業(yè)務(wù)主管部門與體系管理人員共同參與，并保存評審記錄；b）二級流成須由各工廠業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)主管部門與體系管理人員及相關(guān)部門人員參加，并保存評審記錄，若為三廠統(tǒng)一文件，則參照a）進(jìn)行；c）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范在設(shè)立時須經(jīng)評審，參照b）進(jìn)行d）質(zhì)量計劃及三級文件、管理規(guī)定根據(jù)業(yè)務(wù)需要，由主管部門經(jīng)理同意即可啟動文件流程.2文件的擬制要求.2.1文件的擬制必須由具備文件編寫資格的人員進(jìn)行，資格要求

10、見5.6.2.2編寫人在文件擬制過程中必須按照本文的要求及相應(yīng)分類文件管理規(guī)范的要求進(jìn)行.3文件的審核或會簽.3.1文件的審核一般由文件的編寫人直接上級進(jìn)行，當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，可考慮變更審核人a）文件承載業(yè)務(wù)主管部門為其他部門或?qū)ζ渌块T業(yè)務(wù)影響較大b）既定審核人在工作試用期內(nèi)或轉(zhuǎn)此崗位未滿一個月c）文件承載業(yè)務(wù)專業(yè)性較強，既定審核人不具備相應(yīng)技術(shù)水平.3.2當(dāng)文件所述內(nèi)容為跨部門協(xié)作內(nèi)容，并需兩人以上共同審核時，即為會簽a）文件是否會簽判斷的基本原則是同行政級別共同協(xié)作，并一方不具備職責(zé)賦予的強制執(zhí)行權(quán)力b）三廠統(tǒng)一的各級各類文件需會簽c）會簽同時參照.1內(nèi)容進(jìn)行.3.3文件審核人的變更和文

11、件是否會簽必要時由體系管理主管確認(rèn).3.4文件的會簽在文件中的體現(xiàn)為會簽或一同審核.4文件的批準(zhǔn).4.1文件的批準(zhǔn)由一定權(quán)限的人員進(jìn)行a）管理手冊的批準(zhǔn)由廠長及以上人員進(jìn)行，并不能授權(quán)b）三廠統(tǒng)一的一級流程和二級流程由相應(yīng)JXT負(fù)責(zé)人進(jìn)行c）三級文件的批準(zhǔn)由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)部門經(jīng)理及以上人員進(jìn)行d）三級文件中統(tǒng)一文件三廠會簽后由其中一廠的經(jīng)理及以上人員進(jìn)行e）行政類文件的批準(zhǔn)由職責(zé)所賦予的管理權(quán)力決定.5文件的發(fā)布文件在批準(zhǔn)完成后即可進(jìn)行發(fā)布，在正式發(fā)布前，由文控中心或文件發(fā)布人進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，必要時可要求文件編寫人按照要求完成標(biāo)準(zhǔn)化。制造文件的發(fā)布時全部以電子形式發(fā)布，即一級發(fā)放文件的理解使用管理.1文

12、件的培訓(xùn)作為保證及提高文件使用效果的重要手段應(yīng)提倡使用.1.1文件擬制過程中，編寫人應(yīng)判斷此文件是否需要進(jìn)行培訓(xùn)，考慮以下因素但不限于以下因素：a）新產(chǎn)品、新部件的引入b）新工藝、新設(shè)備工裝的使用c）流程發(fā)生變更d）工藝發(fā)生變更e）文件中是否出現(xiàn)專業(yè)術(shù)語f）文件使用人的文化層次和經(jīng)驗g）文件中是否存在可產(chǎn)生歧義的表述h）以往類似文件是否出現(xiàn)過理解難度i）文件執(zhí)行人的反饋意見.2如果文件需要進(jìn)行培訓(xùn)，應(yīng)在文件初次使用前進(jìn)行，必要時可在文件發(fā)布前進(jìn)行，文件編寫人為培訓(xùn)的第一負(fù)責(zé)人.3文件的執(zhí)行人在接收到文件后，應(yīng)對文件進(jìn)行仔細(xì)的閱讀和理解，如果存在異議或難于理解、模糊的地方，應(yīng)立即向編寫人或相關(guān)負(fù)

13、責(zé)人進(jìn)行反饋，編寫人或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)在第一時間給予解釋，并判斷其他執(zhí)行人是否存在類似情況，以采取解釋或培訓(xùn)的方式達(dá)成共識。.4文件在發(fā)布后即進(jìn)入使用階段，各使用人應(yīng)嚴(yán)格按照文件的要求進(jìn)行，當(dāng)在使用過程中發(fā)現(xiàn)存在執(zhí)行困難等問題，應(yīng)在繼續(xù)執(zhí)行的前提下，向文件編寫人或相應(yīng)負(fù)責(zé)人反饋.5文件編寫人及相應(yīng)負(fù)責(zé)人有義務(wù)解答并幫助使用人解決理解和使用過程中的各種困難，必要時需到現(xiàn)場確認(rèn).6當(dāng)文件編寫人及相應(yīng)負(fù)責(zé)人不能有效履行其義務(wù)時，執(zhí)行人應(yīng)向主管體系管理人員反饋，由體系管理人員給予解決，或向上反饋。文件使用管理.1文件發(fā)布之后，如果需要打印紙面文件繼續(xù)發(fā)放，即構(gòu)成二級發(fā)放，制造文件最多只做二級發(fā)放，且二級發(fā)

14、放應(yīng)由各廠文控中心進(jìn)行.1.1考慮到二級發(fā)放的及時性，業(yè)務(wù)部門（處級及以上）提出申請，經(jīng)體系管理人員評估風(fēng)險后可授權(quán)業(yè)務(wù)部門自己進(jìn)行二級發(fā)放.1.2二級發(fā)放的文件應(yīng)建立專門的檔案，記錄其文件編號、名稱、發(fā)放組別及人、存放地點、發(fā)放數(shù)量、版本號及其他必要信息.1.3當(dāng)文件升級版本發(fā)布后，應(yīng)立即對原版本進(jìn)行更換，并回收舊版本文件.1.4二級發(fā)放的文件必須在文件首頁顯著位置加蓋“受控文件”紅色印章，未印有印章的文件不得使用，發(fā)現(xiàn)后應(yīng)交由文件管理人員處理.1.5二級發(fā)放的文件應(yīng)在文件上增加分發(fā)號，分發(fā)號應(yīng)從數(shù)字1開始，并于檔案中分發(fā)組別建立對應(yīng)關(guān)系。.2當(dāng)需要進(jìn)行培訓(xùn)或組及個人學(xué)習(xí)時，需要使用紙面文件的情況下，應(yīng)優(yōu)先借用已二級發(fā)放的文件，使用完后應(yīng)立即歸還；必要時才可從系統(tǒng)中打印適用版本，并在使用完后交由文件管理人運。.3紙面文件的存放應(yīng)有單獨的專用位置，一般情況下一個組或一條線應(yīng)有唯一的一個存放地點，非生產(chǎn)處別則以處為單位有一個唯一的文件存放地。.4當(dāng)使用過程中造成文件缺失頁、損壞、贓物等影響文件使用的情況時，應(yīng)及時向文件管理人員申請補發(fā)。.5文件的補發(fā)、舊版本回收應(yīng)在二級發(fā)放檔案中予以記錄.6回收的舊版文件應(yīng)定期進(jìn)行銷毀處理，相關(guān)部門最長一