時間管理-Mail版ppt課件

1、時間管理 *掌握時間是邁向勝利的秘訣時間管理不是什麼?時間本身不是問題. 因?yàn)槊總€人每天所擁有的時間都是普通地多所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於本人如何善用及分配他本人的時間時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣, 以令本人更富績效, 更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對地做完, 叫做效能時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩請排出正確的行事優(yōu)先順序?ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩正確的行事優(yōu)先順序正確的行事優(yōu)先順序緊迫

2、的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救重要客戶緊急訂單顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷處理優(yōu)先處理的事，需擬定計(jì)劃：一、每天不要超過10件二、每次少量三、學(xué)會正確估算每個任務(wù)所需時間四、要有抱負(fù)五、只把他60%的時間拿來作計(jì)劃六、客觀的修正他的計(jì)劃七、在進(jìn)行下個任務(wù)前，先把現(xiàn)在的任務(wù)完成圈套一:時間的配置不對Reaction消極回應(yīng) vs Proaction 積極掌握危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重於做事最好的控制是預(yù)防預(yù)防勝於處

3、理不合理的時間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能圈套二: 拖延除了第四項(xiàng)以外, 其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 th圈套三: 事必親躬韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬?因?yàn)榕虏繉偃〈环判牟繉? 不信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過高圈套四: 有

4、求必應(yīng)會花太多時間, 時間不夠會犧第二項(xiàng)受人尊崇重要, 還是受人歡迎重要不好意思拒絕請託的緣由接納請託比拒絕請託容易擔(dān)心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請託每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠, 可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.如何利用時間的秘訣一、決定哪些是最需求馬上去做二、暫時把其他的是拋開三、把他的全部精神投入這項(xiàng)活動他會覺得時間不夠用而帶給他煩惱或壓力嗎？勝利的幹部要點(diǎn)一、學(xué)會應(yīng)用技巧，以最少的時間獲得更大的收穫二、學(xué)會集中全力處理重要事情，並擱置不重要的瑣事三、學(xué)會委派任務(wù)他知道這一星期要做些什麼是嗎？思索的方針一、他這一週的目標(biāo)是什麼？二、如何幫助本人達(dá)成年目標(biāo)？月目標(biāo) ？三、他的

5、首要目標(biāo)又是什麼？如何提高任務(wù)效率如何提高任務(wù)效率1.了解本人每天任務(wù)時段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分佈週一到週五的任務(wù)性質(zhì).3.堅(jiān)持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動的習(xí)慣4.身心平衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下良好的時間管理來自於計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時間花時間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時間的作法耗用時間8.80/20法則1/2柏拉圖法則花最少的力氣, 獲得最多的效益他所完成的任務(wù)裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的

6、80/20原理意示圖80% 時間20%時間80% 效果20%效果重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物目標(biāo)金字塔長程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo)如何列管重要計(jì)劃將本人短中長期的計(jì)劃依任務(wù),個人及生活這三個主軸一一列舉出來, 並算出每個計(jì)劃的效益. (如下一頁所示)在同一個時間點(diǎn)進(jìn)行這三個主軸的前3個專案(專案件數(shù)依本人才干而定,紅線的右手邊)有專案結(jié)束之後下一個專案就可以往左遞補(bǔ)每個計(jì)劃如何給予評分先將一切計(jì)劃列出來, 分成短中長期 (自行定義)分成三個項(xiàng)目(也可依本人的價值觀調(diào)整), 按照: 重要性, 急迫性及勝利機(jī)會來給分?jǐn)?shù). 最好給 5 分, 最不好給 1 分將三個分?jǐn)?shù)相乘, 分?jǐn)?shù)最高者為最

7、優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃備忘錄時間管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.任務(wù)計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,安康,財(cái)富Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日Routine Work1.日常任務(wù)2.定期約會備忘錄的範(fàn)例範(fàn)例: 備忘錄的範(fàn)例節(jié)省時間的主要決定要素改變壞習(xí)慣的方法為：一、將他要改變的習(xí)慣紀(jì)錄下來二、寫下他要改變這習(xí)慣的目的三、列出他的壞習(xí)慣可帶來的壞處四、列出改變壞習(xí)慣可帶來的好處五、不要忽略任何一項(xiàng)剛出現(xiàn)的壞慣六、在開始時，不用害怕矯枉過正七、把其他人牽連進(jìn)來良好任務(wù)習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速決養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完

8、的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情, 特別是在任務(wù)情緒低潮時“執(zhí)行的寫照J(rèn)ust Do It奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨行動才是企劃的開始把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20%執(zhí)行才干鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷執(zhí)行的速度: 兵貴速戰(zhàn)速決養(yǎng)兵千日, 用在一時 (資源珍貴)時機(jī)稍縱即逝將變數(shù)降至最低生米已煮成熟飯型 (老公,來不及了)自廢武功型 (成績已經(jīng)貼出去了)客戶的感受加速度, 勢如破竹. 兵貴速戰(zhàn)速決的時機(jī)並不是每一件事情都需求兵貴速戰(zhàn)速決#1 是專案的要徑任務(wù)或是一群人要等他的決策之後方能動作 (丟球)#2 重要事件的關(guān)鍵任務(wù). 通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只佔(zhàn)全部專案時間的 20%.#3 時機(jī)稍縱即逝的機(jī)會. 有時候機(jī)會的有效性僅限於某段時間, 甚至短到幾分鐘而