信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法(1)

1、信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行方法第一章總則第一條 為了進(jìn)一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，切實(shí)做好信貸風(fēng)險(xiǎn)限制基礎(chǔ)工作，依據(jù)信貸管理基本方法、貸后管理基本方法等規(guī)定，制定本方法。其次條 本方法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指本公司在辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過(guò)程的真實(shí)記錄資料，包括借款人和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運(yùn)作資料等重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像。第三條 信貸業(yè)務(wù)檔案管理要遵循以下原則：（一）剛好完整、真實(shí)有效原則。信貸部門負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對(duì)移交前檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)；綜合檔案部門負(fù)責(zé)客戶信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、歸檔、

2、保管和日常維護(hù)工作，并對(duì)移交后的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的平安管理、供應(yīng)利用、銷毀整理、保密等負(fù)責(zé)。（二）保密性原則。信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國(guó)家、本公司和企業(yè)的隱私，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。（三）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務(wù)檔案管理是本公司綜合檔案管理體系的一部分，信貸部門應(yīng)協(xié)作綜合檔案部門，依據(jù)法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案由縣級(jí)聯(lián)社集中統(tǒng)一管理和其它信貸業(yè)務(wù)檔案屬地管理的原則進(jìn)行規(guī)范化管理。做到原始資料賬冊(cè)化，資料內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。其次章信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)第四條 本公司以客戶為單位建立信貸業(yè)務(wù)檔案，落實(shí)特地部門和人員統(tǒng)一管理。第五條 客戶經(jīng)理職責(zé)?？蛻艚?jīng)理負(fù)

3、責(zé)收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后10個(gè)工作日內(nèi)交管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長(zhǎng)期留存信貸資料原件。抵押物他項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書(shū)、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證等重要物品原件應(yīng)于收件當(dāng)日移交會(huì)計(jì)部門現(xiàn)金庫(kù)管理，納入表外科目核算。第六條 信貸部門職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案形成后、移交檔案庫(kù)前，信貸部門負(fù)責(zé)收集管理信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸部門要依據(jù)誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)的要求，仔細(xì)履行信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)，對(duì)所管理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負(fù)責(zé)。信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫(kù)，信貸部門要嚴(yán)格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息剛好、精確、真實(shí)

4、和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時(shí)間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。第七條 不良貸款按規(guī)定移交給綜合部后，由該部門履行客戶檔案管理職責(zé)。第八條 信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)負(fù)責(zé)審核、接收相關(guān)部門移交管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對(duì)入庫(kù)檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；依據(jù)信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求規(guī)范管理入庫(kù)檔案；嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作。信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員有權(quán)對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。第三章信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容第九條 信貸業(yè)務(wù)檔案資料分為五類：（一）權(quán)證類：采納抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對(duì)抵押物、質(zhì)押物享有全部權(quán)和處置權(quán)的要

5、件；（二）要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；（三）管理類：法人客戶的基本資料；（四）保全類：貸后管理及資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)資料；（五）綜合類：本公司內(nèi)部管理資料。第十條 信貸業(yè)務(wù)檔案依據(jù)客戶建立，一戶一檔，一筆（項(xiàng)）一卷，即一個(gè)客戶除權(quán)證類原件（只保存復(fù)印件）以外的全部檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個(gè)項(xiàng)目）的檔案設(shè)為一卷（一個(gè)借款合同項(xiàng)下分次發(fā)放的視同一筆），每個(gè)客戶檔案內(nèi)再分權(quán)證區(qū)、要件區(qū)、管理區(qū)、保全區(qū)和綜合區(qū)，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料。第十一條 權(quán)證類檔案包括：抵押物他項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書(shū)、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證的復(fù)印件（原件入會(huì)計(jì)部門金庫(kù)保管

6、），抵押物（質(zhì)物）評(píng)估報(bào)告或作價(jià)依據(jù)，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押（質(zhì)押）公證書(shū)，有權(quán)機(jī)關(guān)辦理的抵(質(zhì))押登記表。第十二條 要件類檔案包括：（一）企業(yè)授信狀況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級(jí)評(píng)定報(bào)告和審定看法、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)申請(qǐng)報(bào)告和申請(qǐng)書(shū)、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報(bào)告、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表、審貸會(huì)會(huì)議紀(jì)要；（二）貸款意向書(shū)、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書(shū)）、借據(jù)、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函、核保書(shū)、抵（質(zhì)）押核實(shí)書(shū)、以保證保險(xiǎn)為擔(dān)保的保證保險(xiǎn)合同、貸款法律審查看法、保證金進(jìn)賬證明資料、外匯貸款（轉(zhuǎn)貸款）和對(duì)外擔(dān)保在外匯管理局登記的證明文件或上級(jí)聯(lián)社下發(fā)的生效通

7、知，以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。（三）非融資類擔(dān)保業(yè)務(wù)還應(yīng)包括擔(dān)保涉及的有關(guān)合同、協(xié)議、標(biāo)書(shū)及其他能夠證明真實(shí)、合法交易背景的資料。融資類擔(dān)保業(yè)務(wù)應(yīng)包括政府有關(guān)部門批準(zhǔn)的年度融資安排，擔(dān)保項(xiàng)目可行性探討及批復(fù)，擔(dān)保涉及事項(xiàng)依據(jù)規(guī)定需事先獲得有關(guān)部門批準(zhǔn)或核準(zhǔn)的，應(yīng)有有關(guān)部門批準(zhǔn)或核準(zhǔn)的文件。第十三條 管理類檔案包括：（一）借款人和擔(dān)保人的相關(guān)資料：企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本或復(fù)印件、事業(yè)單位登記表副本或復(fù)印件、企業(yè)資質(zhì)登記證復(fù)印件、特種經(jīng)營(yíng)許可證復(fù)印件、稅務(wù)登記證（國(guó)稅、地稅）復(fù)印件、外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書(shū)復(fù)印件、外商投資企業(yè)外匯登記證復(fù)印件、中華人民共和國(guó)組織機(jī)構(gòu)代碼證書(shū)復(fù)印件、事業(yè)

8、法人證書(shū)復(fù)印件、民辦非企業(yè)法人登記證書(shū)復(fù)印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復(fù)印件、前置許可證明復(fù)印件；貸款卡證明材料復(fù)印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊(cè)資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊(cè)資原來(lái)源的證明材料；法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書(shū)，企業(yè)章程、聯(lián)營(yíng)協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項(xiàng)目責(zé)任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件；企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，須要政府管理部門批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。（二）自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證

9、明、保證人及配偶同意供應(yīng)擔(dān)保的書(shū)面文件。第四章信貸業(yè)務(wù)檔案管理第十七條 信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、移交和歸檔。（一）信貸業(yè)務(wù)檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求對(duì)檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔書(shū)目，剛好移交。信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員要?jiǎng)偤脤?duì)相關(guān)部門移交的檔案資料進(jìn)行收集整理，歸檔入庫(kù)；建立書(shū)目索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，審核確認(rèn)移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案書(shū)目(一式兩份，各留存一份)上簽字。（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。1立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號(hào)建檔，專盒(或夾)保管，標(biāo)明客戶全稱和立

10、檔時(shí)間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)審批時(shí)間排列卷號(hào)。卷內(nèi)資料依據(jù)信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求進(jìn)行排序?？蛻艋举Y料可以歸集后獨(dú)立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔(dān)保作為單筆業(yè)務(wù)立卷。2書(shū)目、標(biāo)注要求：以便利檢索為目的，分層次建立三級(jí)書(shū)目。一是建立檔案庫(kù)客戶書(shū)目，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個(gè)人客戶分開(kāi)編目。二是以客戶為單位建立檔案書(shū)目,檢索定位到單筆業(yè)務(wù)，檔案書(shū)目應(yīng)包括客戶名稱、卷號(hào)、卷名(包括審批時(shí)間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)書(shū)目，檢索定位到詳細(xì)業(yè)務(wù)資料。3裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)要按卷裝訂成冊(cè)，以運(yùn)作程序及資料形成時(shí)間編制頁(yè)碼。4貸款

11、臺(tái)賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務(wù)檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔。貸款審查審批表、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄本等貸審會(huì)檔案，以會(huì)次裝訂成冊(cè)，逐年建檔。第十八條貸后檢查記錄、貸款五級(jí)分類資料、企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表、各種證書(shū)的年檢證明復(fù)印件等業(yè)務(wù)后續(xù)資料，應(yīng)剛好移交。即主管信貸員（客戶經(jīng)理）取得資料后，實(shí)時(shí)或批量移交給原信貸檔案接收部門的貸后監(jiān)督檢查部門指定人員，雙方簽字確認(rèn)。貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給綜合部。第十九條 信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員負(fù)責(zé)登記借閱人員名單、時(shí)間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱

12、人簽字確認(rèn)。因工作須要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，應(yīng)由借閱人出具借條，并由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊(cè)，用后必需剛好歸還。（二）外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸業(yè)務(wù)檔案要嚴(yán)格保密，原則上不對(duì)外借閱。當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛、案件等狀況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機(jī)關(guān)依法需查閱、影印時(shí)，必需持有幫助查詢通知書(shū)或其他有效法律文書(shū)，以及查閱人工作證明。查閱時(shí)，本公司應(yīng)有專人在場(chǎng)陪伴，不得將原件借出。如遇特別狀況，確需外借的，需經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人和主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可外借。外借檔案必需填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內(nèi)容、外借緣由及歸還日期

13、等。存放在金庫(kù)的權(quán)證類檔案，一律不得外借其次十條。要建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度。其次十一條 檔案庫(kù)房建設(shè)及檔案存放。檔案庫(kù)房要依據(jù)當(dāng)?shù)卣畽n案行政管理部門的相關(guān)要求設(shè)置。檔案庫(kù)應(yīng)配置相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強(qiáng)光、防潮濕、防蟲(chóng)蛀等方面的設(shè)施。其次十二條 檔案保管。檔案管理人員要對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案妥當(dāng)保管，嚴(yán)格遵守保密制度，不得違規(guī)借出或透露檔案內(nèi)容。主管部門要定期檢查信貸業(yè)務(wù)檔案的保管狀況，檢查間隔期為每半年一次，并書(shū)面記錄檢查結(jié)果。檔案保管期限：短期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少5年；中長(zhǎng)期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年；信貸業(yè)務(wù)到期時(shí)未結(jié)清，其后以

14、現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年，中長(zhǎng)期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少15年；信貸業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的(包括已核銷的信貸業(yè)務(wù))信貸業(yè)務(wù)檔案、各種報(bào)表的年度匯總表、檔案保管及銷毀清冊(cè)要永久保管。其次十三條 信貸業(yè)務(wù)檔案的銷毀。保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案要依據(jù)以下程序銷毀：（一）檔案管理部門提出銷毀看法，編制法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）經(jīng)檔案保管部門的負(fù)責(zé)人同意，并在法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)上簽署看法。（三）檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)依據(jù)銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷狀況報(bào)告主管信貸管理部門的負(fù)責(zé)人。其次十四條 對(duì)于未按本規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對(duì)