《人事管理系統(tǒng)解決方案》

1、人事管理系統(tǒng)解決方案一、系統(tǒng)簡(jiǎn)介人事管理系統(tǒng)是針對(duì)高校人事工作而專門開(kāi)發(fā)的多功能集成應(yīng) 用，它能夠?qū)崿F(xiàn)高校教職工管理工作的信息化、統(tǒng)一化，為各種事務(wù) 性工作的辦理提供統(tǒng)一的流程。人事管理系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、分布 式信息處理技術(shù)構(gòu)建，依托校園網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校人事信息進(jìn)行 數(shù)據(jù)管理、維護(hù)、共享、交換，并以工作崗位為核心實(shí)現(xiàn)對(duì)教職工的 電子身份認(rèn)證和權(quán)限管理。人事管理系統(tǒng)能夠?qū)υ邢到y(tǒng)進(jìn)行有效整合，實(shí)現(xiàn)資源共享，簡(jiǎn) 化辦理流程，在提升工作效率的同時(shí)，確保各種數(shù)據(jù)的權(quán)威性和準(zhǔn)確 性。高校引入人事管理系統(tǒng)后，能夠大幅提升人事管理方面的整體水 平。人事管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)功能模塊的定制化，適用于各類大中專

2、院 校。系統(tǒng)具有極強(qiáng)的兼容性和可拓展性，功能模塊間能夠隨意組合， 以實(shí)際應(yīng)用為最終目的。二、系統(tǒng)功能人事管理系統(tǒng)是為解決大量復(fù)雜的教職工日常工作而設(shè)計(jì)，在功 能上涵蓋了所有環(huán)節(jié)，本著實(shí)用的設(shè)計(jì)思想，著眼與高校后勤的管理 特色和實(shí)際需要，幫助高校對(duì)人力資源管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面 的電子化管理，解決人力資源管理的實(shí)際問(wèn)題。1、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置:/xiexiebang/對(duì)后勤組織機(jī)構(gòu)的基本信息進(jìn)行設(shè)置和維護(hù)。可以增加、修改和 刪除組織機(jī)構(gòu)信息（在權(quán)限允許的情況下），也可以查看各部門下屬 的人員信息。2、崗位信息設(shè)置對(duì)后勤各部門下的崗位類別和信息進(jìn)行設(shè)置和維護(hù)。其中包含： 崗位類型、崗位位置、職責(zé)范圍

3、、崗位編制數(shù)、崗位職責(zé)、崗位職責(zé) 條件及服務(wù)細(xì)則考核標(biāo)準(zhǔn)、崗位系數(shù)、崗位津貼等。3、人事檔案管理:/xiexiebang/對(duì)人員的基本信息進(jìn)行管理和維護(hù)?？梢愿鶕?jù)人員的類別（在編、 非在編、自管、離職、退休）查詢?nèi)藛T的基本信息和部門的人數(shù)。也 可以添加、修改和刪除（有權(quán)限控制）人員的基本信息。在人員的基 本信息記錄中還可以添加人員的各種證件掃描件，并且可以查看這些 證件的圖片。系統(tǒng)可以用電子表格文件還具有批量導(dǎo)入人員基本信息 的功能。4、人員合同管理對(duì)人員的勞動(dòng)合同進(jìn)行管理和維護(hù)?？梢栽黾?、修改和刪除人員 的勞動(dòng)合同信息?？梢詫?duì)人員的合同進(jìn)行續(xù)簽、改簽和換簽操作，系 統(tǒng)還能夠?qū)θ藛T的轉(zhuǎn)正時(shí)間、

4、合同到期時(shí)間進(jìn)。/xiexiebang/行提醒。5、人員保險(xiǎn)管理對(duì)員工的社保信息進(jìn)行管理和維護(hù)?？梢蕴砑?、修改和刪除人員 的保險(xiǎn)信息。能夠在系統(tǒng)中設(shè)置保險(xiǎn)參數(shù)?？梢耘繉?dǎo)入員工的保險(xiǎn) 信息。系統(tǒng)能夠自動(dòng)統(tǒng)計(jì)員工的社保繳費(fèi)金額，并可以根據(jù)部門名稱、 保險(xiǎn)類型和保險(xiǎn)繳費(fèi)日期統(tǒng)計(jì)和打印員工的保險(xiǎn)信息記錄。6、績(jī)效考核管理對(duì)員工的績(jī)效考核信息進(jìn)行管理和維護(hù)。其中包含。績(jī)效系數(shù)設(shè) 置、績(jī)效考核分?jǐn)?shù)錄入等。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)每個(gè)員工的績(jī)效分?jǐn)?shù)及崗位和 考評(píng)系數(shù)，統(tǒng)計(jì)員工的績(jī)效工資。同時(shí)系統(tǒng)還具有添加員工獎(jiǎng)懲記錄 的功能。為了方便管理人員的操作，系統(tǒng)還增加了批量復(fù)制員工考核。/xiexiebang/分?jǐn)?shù)的功能。同時(shí)

5、，管理人員可以根據(jù)部門名稱、 崗位名稱、員工姓名和考核日期等條件查詢或?qū)С鰡T工的考核分?jǐn)?shù)和 績(jī)效工資。7、人員考勤管理對(duì)各部門員工的出勤情況進(jìn)行管理。部門管理人員只需輸入員工 的各類請(qǐng)假天數(shù)，系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)考勤參數(shù)的設(shè)置自動(dòng)統(tǒng)計(jì)員工的扣款 金額。其中包含：請(qǐng)假參數(shù)設(shè)置、加班參數(shù)設(shè)置、員工值班金額、員 工考勤管理。8、工資管理可以對(duì)員工每月的薪酬進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢?？梢栽O(shè)置學(xué)歷津貼、年 工津貼、職稱津貼等參。/xiexiebang/數(shù)。系統(tǒng)可以根據(jù)員工的基本工資、考勤、績(jī)效 考核、個(gè)人所得稅、加班和值班情況、各種津貼、各種獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用來(lái)自 動(dòng)統(tǒng)計(jì)員工每個(gè)月的工資?？梢源蛴」べY明細(xì)表。9、人員排班管理對(duì)各部

6、門員工的值班和加班進(jìn)行安排，可以在此界面為員工安排 具體的值班日期和值班的類型。系統(tǒng)可以打印出員工值班明細(xì)表。10、人員變動(dòng)審批當(dāng)員工的崗位或部門變動(dòng)時(shí)，該員工所在的部門領(lǐng)導(dǎo)需要向上一 級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)提交人員變動(dòng)申請(qǐng)。人事部門領(lǐng)導(dǎo)或后勤有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以在 此界面對(duì)人員變動(dòng)申請(qǐng)和人員招聘申請(qǐng)進(jìn)行審批。此系統(tǒng)可以設(shè)置多 級(jí)審批流程。11、人員培訓(xùn)管理可以對(duì)后勤員工的培訓(xùn)工作流程進(jìn)行管理。其中包含。培訓(xùn)計(jì)劃 制定、培訓(xùn)計(jì)劃審核、培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施、員工培訓(xùn)考核、員工培訓(xùn)記錄 和員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。:/xiexiebang/12、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)人員基本信息統(tǒng)計(jì)、人員來(lái)校年度統(tǒng)計(jì)、年度人數(shù) 統(tǒng)計(jì)等功能。三、系

7、統(tǒng)特點(diǎn)人事管理系統(tǒng)能夠有效提高人力資源管理工程效率，保障信息提 供的實(shí)效性和準(zhǔn)確性。該系統(tǒng)具備結(jié)構(gòu)靈活的特色，提供充分的用戶 定制功能，從而保證系統(tǒng)能夠適應(yīng)高校自身的特點(diǎn)。1、系統(tǒng)基于soa架構(gòu)，將所有功能模塊集成到一個(gè)服務(wù)架構(gòu)當(dāng) 中。2、人事管理系統(tǒng)提供完備的數(shù)據(jù)庫(kù)備份功能，支持?jǐn)?shù)據(jù)快照和多版本模式。3、系統(tǒng)具備靈活的配置業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)維護(hù)功能，能夠快速查詢所需 資料。4、系統(tǒng)具有強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析、打印功能以及權(quán)限控制功能。5、系統(tǒng)可提供詳細(xì)的日志記錄、靈活流程定義以及任意的表單 定制功能。6、支持多應(yīng)用服務(wù)器和多網(wǎng)絡(luò)出口的負(fù)載均衡。7、人事管理系統(tǒng)能夠與共享數(shù)據(jù)中心深度集成，提供統(tǒng)一身份 認(rèn)證功能

8、和登錄憑據(jù)傳遞功能。8、人事管理系統(tǒng)可兼容sqlsever、oracle、db2、sysbase等多種數(shù)據(jù)庫(kù)。第二篇：食堂管理系統(tǒng)解決方案：/xiexiebang/食堂管理系統(tǒng)解決方案一、系統(tǒng)簡(jiǎn)介食堂管理在后勤工作中占有很大比重，尤其是大型院校，擁有多 個(gè)校區(qū)，餐廳分布分散，在統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理上難度很大。傳統(tǒng)模式下， 食堂管理工作繁瑣，需要大量的人力作為支撐，且在處理各種訂單時(shí) 容易出現(xiàn)錯(cuò)誤與疏漏。食堂管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)以及云計(jì)算技術(shù)，能夠精細(xì)化管 控物流采供的全過(guò)程，幫助食堂實(shí)現(xiàn)信息化管理。網(wǎng)上協(xié)同辦理物料 的請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、收發(fā)存、財(cái)務(wù)收支等事務(wù)；在線聯(lián)網(wǎng)審批業(yè)務(wù)單據(jù)； 智能核算成本和效益；

9、向管理層動(dòng)態(tài)反饋營(yíng)業(yè)實(shí)況，用科學(xué)準(zhǔn)確完備 的數(shù)據(jù)支撐決策、指揮和調(diào)度工作；部門間高效協(xié)同提高管理效能； 用精細(xì)化管理提升食堂效益。二、系統(tǒng)功能高校食堂管理系統(tǒng)依靠自身強(qiáng)大的功能優(yōu)勢(shì)，能夠做到業(yè)務(wù)流程 規(guī)范化、資源損耗最小化、成本核算及時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，系統(tǒng)利用大 量數(shù)據(jù)，科學(xué)地加以分析同時(shí)生成圖表，如對(duì)食堂損耗率的分析、庫(kù) 存的分析、食材價(jià)格的分析比較等，較好的堵塞了管理漏洞。分析數(shù)。/xiexiebang/據(jù)對(duì)食堂管理工作具有重要的指導(dǎo)意義，能夠幫 助管理者制定更科學(xué)的規(guī)劃。1、食堂管理食堂管理員根據(jù)食堂所需物品下訂單給采購(gòu)部門和庫(kù)房，在物品 到貨后進(jìn)行驗(yàn)收和入庫(kù)。其應(yīng)用包括食堂訂貨、食堂驗(yàn)貨

10、、驗(yàn)收入、 班組日配出庫(kù)、班組庫(kù)配出庫(kù)等。2、庫(kù)房管理庫(kù)房管理員根據(jù)庫(kù)存情況給采購(gòu)部門下采購(gòu)單，貨到后驗(yàn)貨和入 庫(kù)，并對(duì)食堂調(diào)撥單中的物品進(jìn)行調(diào)撥出庫(kù)。具體功能應(yīng)用包括調(diào)撥 出庫(kù)、庫(kù)房采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、調(diào)撥入庫(kù)、庫(kù)房驗(yàn)貨、消耗出庫(kù)、庫(kù)存 查詢、申請(qǐng)退貨等。3、采購(gòu)管理對(duì)食堂和庫(kù)房的訂單進(jìn)行價(jià)格和數(shù)量的調(diào)整，生成送貨單。包括： 采購(gòu)配送、調(diào)撥配送、部門訂單、受理退貨、查看送貨單、采購(gòu)物品、 退貨更正等。4、菜譜管理食堂管理系統(tǒng)可以按日或月對(duì)食堂成本進(jìn)行核算，并可對(duì)單菜進(jìn) 行成本核算。應(yīng)用子模:/xiexiebang/塊包括：成本詞典、菜譜基礎(chǔ)維護(hù)、單菜成本、 菜譜計(jì)劃、單菜成本統(tǒng)計(jì)、菜譜維護(hù)、單菜

11、成品核算、菜譜執(zhí)行、菜 譜執(zhí)行查詢、食堂日核算查詢、食堂月核算查詢。5、單據(jù)跟蹤系統(tǒng)可以對(duì)各種單據(jù)進(jìn)行跟蹤和查詢。包含訂單跟蹤、采購(gòu)單跟 蹤、在途物品統(tǒng)計(jì)、送貨單跟蹤、調(diào)撥單跟蹤。6、采購(gòu)信息登記和查看物品價(jià)格，如物品單價(jià)對(duì)比、信息錄入、物品單價(jià)波 動(dòng)等。7、監(jiān)督功能包括日常管理等功能，如食品加工管理、食品衛(wèi)生檢查、餐具消 毒管理、菜譜留樣管理、餐廳衛(wèi)生檢查、餐廳管理等。8、查詢功能包括統(tǒng)計(jì)查詢、中心總帳、領(lǐng)導(dǎo)查詢等。查詢功能從多個(gè)角度和 維度對(duì)餐飲管理中的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)分析，為管理層、決策層提供 全面的數(shù)據(jù)，及時(shí)了解數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和決策。三、系統(tǒng)特點(diǎn)1、食堂管理系統(tǒng)針對(duì)食堂進(jìn)出貨物

12、流可快速制單。2、系統(tǒng)能夠滿足多食堂、多部門、多崗位業(yè)務(wù)快速協(xié)同，流程清晰，制單方便。3、業(yè)務(wù)單據(jù)在線審批，精細(xì)化管控確保管理的成本效益性最佳4、動(dòng)態(tài)反饋、主動(dòng)推送營(yíng)業(yè)統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)能夠生成科學(xué)、準(zhǔn)確的 分析報(bào)告，輔助決策指揮和日常調(diào)度工作5、食堂管理系統(tǒng)軟件支持多分校多食堂分布，協(xié)同營(yíng)業(yè)，更能 全面管控。6、系統(tǒng)能夠起到快速靈活配置崗位、權(quán)限、用戶和業(yè)務(wù)參數(shù)的 作用。:/xiexiebang/7、食堂管理系統(tǒng)采用b/s構(gòu)架，程序和數(shù)據(jù)都只部署在服務(wù)器 上，安全維護(hù)、自動(dòng)備份數(shù)據(jù)。8、功能強(qiáng)、操作簡(jiǎn)單，容易引入，部署見(jiàn)效快，對(duì)操作者計(jì)算 機(jī)能力要求低。第三篇：餐飲管理系統(tǒng)解決方案商業(yè)餐飲管理系統(tǒng)解

13、決方案一、軟件介紹本系統(tǒng)是專為餐飲業(yè)設(shè)計(jì)的，為餐飲企業(yè)提供從點(diǎn)單到收銀整個(gè) 前臺(tái)流程的全方位信息化支持。方便的點(diǎn)單操作、快速的廚部送單系統(tǒng)、精準(zhǔn)的收銀結(jié) 算，讓廳樓跳出手工運(yùn)作模式易出錯(cuò)、結(jié)算時(shí)間長(zhǎng)、收銀安全性低、 人手多、送單慢、人手送單使樓面服務(wù)時(shí)間變短等運(yùn)營(yíng)瓶頸，使廳樓 運(yùn)作變得更加順暢、人員更少、更易于管理及控制。系統(tǒng)提供對(duì)會(huì)員的折扣、掛帳、付帳、積分換獎(jiǎng)的管理。通過(guò)定 義會(huì)卡卡型的掛帳限額確定是否允許會(huì)員掛帳，通過(guò)定義積分 底限使會(huì)員積分達(dá)到底限時(shí)能自動(dòng)升級(jí)卡型，獲得更低折扣，定義 折扣額使在前臺(tái)出示會(huì)卡時(shí)就能得到會(huì)卡卡型所定義的折扣。二、操作界面二、模塊介紹前臺(tái)管理前臺(tái)系統(tǒng)是本軟件

14、的核心功能模塊，提供廳樓從點(diǎn)單 到送單收銀整個(gè)流程的全方位信息化支持。方便的點(diǎn)單操作、快 速的精準(zhǔn)的收銀結(jié)算，讓用戶跳出手工運(yùn)作模式易出錯(cuò)、結(jié)算時(shí) 間長(zhǎng)、收銀安全性低、人手多、送單慢、人手送單服務(wù)時(shí)間變短等運(yùn) 營(yíng)瓶頸，使運(yùn)作變得更加順暢、人員更少、更易于管理及控制。資料管理主要提供對(duì)出品的錄入及維護(hù)功能。通過(guò)提供出品分 類功能，使廳樓出品更加易于管理，更利于財(cái)務(wù)對(duì)營(yíng)業(yè)情況的 統(tǒng)計(jì).系統(tǒng)管理提供系統(tǒng)基礎(chǔ)資料的設(shè)置及定義功能，運(yùn)營(yíng)之前必須 定義。一般的定義順序是：廳樓-付款方式-收銀班次-pos設(shè)置-部 門員工可以不設(shè)。系統(tǒng)維護(hù)在使用系統(tǒng)之前，用戶應(yīng)使用數(shù)據(jù)清除功能進(jìn)行系 統(tǒng)初始，然后進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置

15、操作員設(shè)置權(quán)限管理三類資料的定義 工作。在系統(tǒng)管理中還提供系統(tǒng)安全性相關(guān)功能，如數(shù)據(jù)備份與恢 復(fù)、操作日志、密碼設(shè)置等，用戶在操作完畢后可使用退出功能 結(jié)束使用。會(huì)員管理系統(tǒng)提供對(duì)會(huì)員的折扣、掛帳、付帳、積分換獎(jiǎng)的管 理。通過(guò)定義會(huì)卡卡型的掛帳限額確定是否允許會(huì)員掛帳，通過(guò) 定義積分底限使會(huì)員積分達(dá)到底限時(shí)能自動(dòng)升級(jí)卡型，獲得更低 折扣，定義折扣額使在前臺(tái)出示會(huì)卡時(shí)就能得到會(huì)卡卡型所定義 的折扣。第四篇：檔案管理系統(tǒng)解決方案數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書目錄 TOC o 1-5 h z 方案背景3一設(shè)計(jì)目標(biāo)3二設(shè)計(jì)理念5三系統(tǒng)特點(diǎn) / 5四功能介紹71登陸界面72系 統(tǒng) 界

16、面 布局 TOC o 1-5 h z 83功能說(shuō)明8全宗管理83.2檔案錄入9立卷歸檔113.2.2以件歸檔173.3檔案整理.183.3.1檔案整理流程183.3.2 鑒定及回收站213.3.2.1檔 案 保 管 期 限 鑒定 213.3.2.2密級(jí)鑒定233.3.2.3檔案回收站234檔案檢索244.1直接檢索244.2組合檢索264.3定制檢索284.4系統(tǒng)條件294.5未歸檔檢索295檔案統(tǒng)計(jì)305.1檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)305.2目錄數(shù)量統(tǒng)計(jì)325.3檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：336檔案借閱336.1借閱審批346.2我的借閱357檔案保管357.1 庫(kù) 房 溫 濕 度 登記357.2八防管 TOC

17、 o 1-5 h z 理367.3存放位置索引368資料管理378.1資料管理378.1.1目錄管理378.1.2 資料錄入388.1.3 資料回收站398.2資料借閱審批398.3我 TOC o 1-5 h z 的借閱401pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書9數(shù)據(jù)處理40五系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)與平臺(tái)設(shè)計(jì)41六系 統(tǒng) 運(yùn) 行 環(huán) 境 推薦.42 七 技 術(shù) 服 務(wù) 與 支持432pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書方案背景隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的檔案管理單位通過(guò)采用先 進(jìn)的檔案保存及維護(hù)技術(shù)，從硬件條件提升了檔案的保存、維護(hù)能力， 但與此對(duì)應(yīng)的是，面對(duì)累積得越來(lái)越多的檔案資料，檔案

18、管理單位苦 于昂貴的檔案管理人力資源成本以及檔案存放空間場(chǎng)所的限制，使得 檔案管理工作舉步維艱。采用傳統(tǒng)檔案管理方式，更是出現(xiàn)了下列常見(jiàn)的“難題”：頻繁的檔案原件借閱調(diào)用，使得檔案原件面臨“消耗性”損毀 或破壞的問(wèn)題。傳統(tǒng)人工管理檔案的方式由于檔案資料的累積，尤其是在面臨 大容量檔案庫(kù)的情形下，更加凸顯工作效率較低的難題。對(duì)于多種類檔案的保管，存在檢索效率低下，準(zhǔn)確性較差的問(wèn) 題。涉及檔案資料安全部分，可能存在只想授權(quán)某個(gè)范圍內(nèi)人員許 可檢索、查閱、調(diào)用，而現(xiàn)實(shí)中無(wú)法嚴(yán)格區(qū)分界定上述權(quán)限設(shè)置。傳統(tǒng)檔案管理以及借閱受制于地域限制，無(wú)法滿足跨區(qū)域異地 檔案申請(qǐng)檢索、查閱、調(diào)用功能。檔案管理系統(tǒng)即是

19、在這一背景下而開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)采用java技術(shù)開(kāi) 發(fā)，基于成熟穩(wěn)定strutsmvc框架，采用spring為中間層，以ibatis 作為持久化層；設(shè)計(jì)和架構(gòu)具備良好的穩(wěn)定性、擴(kuò)展性、安全性、靈 活地需求變動(dòng)功能。本檔案管理系統(tǒng)可使檔案管理單位檔案管理的運(yùn)行體系更為系 統(tǒng)化，同時(shí)，以檔案的歸檔、保存、維護(hù)、借閱為主線來(lái)驅(qū)動(dòng)的檔案 管理流程將更為高效、便捷；由于系統(tǒng)采用了網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化辦公模式， 在節(jié)省了辦公成本的情況下，還減輕了檔案工作人員的工作負(fù)荷，提 升了檔案工作人員的工作積極性，另外，檔案管理系統(tǒng)也為檔案利用 對(duì)象提供了更為簡(jiǎn)潔的檔案借閱體驗(yàn)，提高了檔案利用的滿意度。一設(shè)計(jì)目標(biāo)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是為

20、了通過(guò)建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交流平臺(tái)， 在規(guī)范化檔案資料收集整理的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案及文檔信息最大化有 效利用，從而為各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確詳實(shí)的參考信息。本系統(tǒng)具體設(shè)計(jì)目標(biāo)包含以下幾個(gè)方面：3pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文檔入庫(kù)管理及維護(hù)管理檔案管理單位具有部分傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，在本系統(tǒng)設(shè)計(jì)之 初，即考慮到將上述紙質(zhì)檔案資料通過(guò)掃描儀進(jìn)行統(tǒng)一掃描，成為電 子檔案后對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的錄入操作，將其錄入到檔案管理系統(tǒng) 中，并對(duì)這些掃描后的電子檔案，賦予各自的檔案題名、檔號(hào)等相關(guān) 關(guān)鍵字，以供檔案利用者網(wǎng)絡(luò)查詢，這樣既實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電 子化標(biāo)準(zhǔn)入庫(kù)管理，又可以很好的保護(hù)極具價(jià)

21、值的檔案原件，一舉兩 得。除了將上述紙質(zhì)檔案電子化，實(shí)施具體的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)入庫(kù)之外，系 統(tǒng)還為用戶提供了包括影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫(kù)整理 操作；這些措施為標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)， 相對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)檔案入庫(kù)后的檔案維護(hù)管理部分，系統(tǒng)提供了諸如八防管 理、銷毀等功能管理模塊，規(guī)范化了檔案的維護(hù)管理。實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效利用檔案資料在已經(jīng)入庫(kù)的基礎(chǔ)上，如何提高有效利用率，一直是檔 案管理部門的重要需求，檔案管理系統(tǒng)采用b/s模式，在嚴(yán)格的權(quán)限 控制下，授予用戶訪問(wèn)查詢功能，由于采用b/s模式，所以，用戶可 以不受地域限制，在相應(yīng)權(quán)限下，可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)查詢借閱，檔案管 理系統(tǒng)提供了

22、，直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢 索等多種檢索方式，用戶可自定義選擇檢索方式，以便檢索出最直接 的需求檔案資料，最大限度的提高了檔案資料的有效利用率。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享本檔案系統(tǒng)采用java技術(shù)開(kāi)發(fā)，具有跨平臺(tái)的先天性優(yōu)勢(shì)，可以 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對(duì)信息進(jìn)行充分的發(fā)掘利用，最終為各項(xiàng)工作的決策 提供充分詳實(shí)的數(shù)據(jù)參考信息。4pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書二設(shè)計(jì)理念規(guī)范檔案資料錄入及整理的工作流程，提高檔案利用效率，賦予 用戶簡(jiǎn)潔直觀的系統(tǒng)操作功能。檔案管理部門對(duì)檔案資料首先存在兩個(gè)基本需求，一方面，用 戶需要將需求錄入的檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的錄入，另一方面，面對(duì)整 理完

23、畢的檔案，如何進(jìn)行流程化維護(hù)操作，如何最大化發(fā)掘檔案的利 用率，提升檔案資料的使用價(jià)值，也是系統(tǒng)用戶面對(duì)的迫切需求，因 此，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)以上述用戶基本需求為導(dǎo)向，以滿足用戶實(shí)際功能需求 為理念而設(shè)計(jì)了開(kāi)發(fā)了檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之初即是希望減少傳統(tǒng)檔案管理工作量，有 效提高檔案管理人員的工作效率，在更少的時(shí)間利用的情況下，為更 多的檔案資料利用者提供資料需求利用，同時(shí)本系統(tǒng)在檔案資料的日 常管理以及維護(hù)中，以人為本，實(shí)現(xiàn)了操作功能最大的簡(jiǎn)潔化，以便 于管理人員的操作，從而對(duì)本部門、本檔案管理單位形成的電子文件 實(shí)行自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式； 并相應(yīng)的成立部門

24、性電子檔案中心或電子文件檔案館，發(fā)揮檔案部門 的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為本單位提供 真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。三系統(tǒng)特點(diǎn)檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)大的檢索功能5pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)強(qiáng)大的檔案檢索功能模塊，下設(shè)直接檢索，組 合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索多種檢索方式，通過(guò)建立索 引，對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)及其全文實(shí)現(xiàn)多關(guān)鍵字、多條件的檢索，本系統(tǒng) 可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案附件檢索、跨庫(kù)檢索、多用戶并發(fā)檢索，同時(shí)，檔案管 理系統(tǒng)從用戶自身應(yīng)用出發(fā)，提供了定制檢索功能，該功能可根據(jù)用 戶常用檢索習(xí)慣進(jìn)行自定義定制，優(yōu)化了檢索流程，提高了工作效率。檔案管理系統(tǒng)安

25、全性檔案管理系統(tǒng)在用戶權(quán)限設(shè)置方面，采用了將用戶操作權(quán)限與用 戶主題權(quán)限雙頁(yè)面單獨(dú)設(shè)置的模式，其優(yōu)勢(shì)是避免了系統(tǒng)超級(jí)管理員 對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行無(wú)限制的增、刪、改、查的操作，從而對(duì)整個(gè)檔案管 理系統(tǒng)的安全性造成巨大威脅。在檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)角色區(qū)分， 可定義檔案系統(tǒng)操作人員以及檔案功能操作人員，這樣就有效的解決 了信息化檔案工作中存在多年的角色定義不清，權(quán)限定義不清的痼 疾，完善了信息化檔案管理的安全理念和模式。與此同時(shí)，檔案管理 系統(tǒng)還可通過(guò)利用系統(tǒng)用戶身份認(rèn)證、檔案信息的認(rèn)證。來(lái)規(guī)范用戶 訪問(wèn)系統(tǒng)流程，通過(guò)系統(tǒng)的授權(quán)，可控制用戶訪問(wèn)檔案資源的范圍， 防止非授權(quán)訪問(wèn)，保證系統(tǒng)的安全。任意報(bào)表設(shè)計(jì)

26、，使用簡(jiǎn)單檔案管理系統(tǒng)自身集成了報(bào)表插件，可以有效利用既有系統(tǒng)中的 相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶實(shí)際需求，進(jìn)行自定義報(bào)表設(shè)置，并形成有效打 印。系統(tǒng)模塊獨(dú)立性與協(xié)同性的統(tǒng)一系統(tǒng)內(nèi)涉及全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案借 閱，資料管理等模塊都可實(shí)現(xiàn)獨(dú)立管理運(yùn)行，與此同時(shí)，系統(tǒng)也強(qiáng)調(diào) 了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同化辦公理念，用戶可根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限設(shè)置，對(duì)上述功 能模塊進(jìn)行協(xié)同管理操作。先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)平臺(tái)檔案管理系統(tǒng)采用java技術(shù)開(kāi)發(fā)，基于成熟穩(wěn)定strutsmvc框架， 采用spring為中間層，以ibatis作為持久化層；具備良好的穩(wěn)定性、 擴(kuò)展性、安全性、靈活地需求變動(dòng)功能。該平臺(tái)同比.平臺(tái)能更好的 實(shí)現(xiàn)跨

27、平臺(tái)運(yùn)行操作，同比c平臺(tái)具備強(qiáng)大的技術(shù)先進(jìn)性，并且開(kāi)發(fā) 周期更短，實(shí)現(xiàn)功能更為強(qiáng)大，維護(hù)成本更低；擴(kuò)展空間更為廣闊。 同比asp及php開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，在功能的擴(kuò)展方面更是asp及 php開(kāi)發(fā)平臺(tái)所不能比擬的。系統(tǒng)操作簡(jiǎn)易便捷檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初即是考慮到通過(guò)利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)辦公平 臺(tái)，降低檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案工作者的工作效率，因此 本系統(tǒng)為用戶提供了更為直接、簡(jiǎn)潔的操作流程以符合用戶在檔案的 收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作需求。界面美觀，簡(jiǎn)潔統(tǒng)一系統(tǒng)采用統(tǒng)一的界面，色調(diào)淡雅，美觀大方，簡(jiǎn)潔明了，能有效 緩解長(zhǎng)時(shí)間使用系統(tǒng)產(chǎn)生的用眼疲勞。6pageof44數(shù)字化

28、檔案管理系統(tǒng)方案書四功能介紹檔案管理系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖檔案管理系統(tǒng)功能模塊分為兩類?；A(chǔ)模塊、后臺(tái)模塊?；A(chǔ)模塊內(nèi)容包含全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、 檔案統(tǒng)計(jì)、檔案借閱、檔案保管、資料保管等，該模塊主要面對(duì)使用 對(duì)象為日常檔案（文檔）操作人員以及檔案（文檔）利用者。對(duì)于后臺(tái)模塊部分，主要是針對(duì)檔案系統(tǒng)管理者的操作，如檔案 數(shù)據(jù)的備份恢復(fù)、用戶及用戶組的管理、角色管理、模版管理、系統(tǒng) 管理、歸檔類目管理等檔案（文檔）管理核心操作。1登陸界面如下圖所示，在下面的窗口內(nèi)填寫正確的用戶名和密碼，點(diǎn)擊登 錄按鈕即可登錄本系統(tǒng)，如果發(fā)生登錄異?；蛘哌z失密碼請(qǐng)及時(shí)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。7pageof44

29、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書2系統(tǒng)界面布局如圖所示，可以看到系統(tǒng)的主界面基本上由三部分組成，即：導(dǎo) 航欄、左側(cè)樹狀菜單區(qū)、以及系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)。導(dǎo)航欄分布著系統(tǒng)的 一級(jí)菜單，點(diǎn)擊一級(jí)菜單，窗口左側(cè)樹狀結(jié)構(gòu)菜單對(duì)應(yīng)顯示。點(diǎn)擊樹 狀菜單的各個(gè)模塊。系統(tǒng)內(nèi)容區(qū)顯示該模塊的詳細(xì)內(nèi)容。本系統(tǒng)的界 面風(fēng)格均采用這種窗口布局方式。如上圖所示，系統(tǒng)為用戶提供了 “用戶注銷” “個(gè)人設(shè)置”操作 于系統(tǒng)頁(yè)面右上角，用戶可通過(guò)點(diǎn)擊上述兩個(gè)圖示進(jìn)入其相應(yīng)功能操 作。3功能說(shuō)明3.1全宗管理全宗管理功能模塊是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的主干功能模塊，所有入 庫(kù)檔案文件追根溯源最終都需要分類歸總到各類別對(duì)應(yīng)的所屬全宗 下，方便檔案管理部

30、門對(duì)檔案資料的管理操作的同時(shí)，也可有效的為 檔案查詢者提供更準(zhǔn)確詳實(shí)的檔案文件。在檔案管理系統(tǒng)的全宗管理模塊中，系統(tǒng)主要提供了兩個(gè)可操作 選項(xiàng)，其一，全宗“檢索”，即有權(quán)限的用戶可根據(jù)系統(tǒng)提供的檢索 功能，對(duì)系統(tǒng)中的全宗進(jìn)行檢索操作，具體如圖：8pageof44其二，全宗“應(yīng)用”操作，在系統(tǒng)存在多全宗的情況下，根據(jù)用 戶實(shí)際使用情況，系統(tǒng)為避免用戶在進(jìn)行多全宗選擇操作時(shí)出現(xiàn)的誤 操作，提供了根據(jù)應(yīng)用狀態(tài)而區(qū)分的方法，如圖：系統(tǒng)可提供用戶在被“應(yīng)用”全宗上選擇“應(yīng)用”操作打“J” 的方式，幫助用戶查看全宗的應(yīng)用狀態(tài)為“應(yīng)用中”，或“未應(yīng)用”， 從而清晰的了解正在進(jìn)行操作的全宗，避免出現(xiàn)誤操作，簡(jiǎn)

31、潔明了， 同時(shí)，用戶也可對(duì)應(yīng)用中全宗選擇”查看”操作，如圖：3.2檔案錄入一則檔案信息資料在授權(quán)需求用戶查詢使用之前，必須首先經(jīng)檔 案管理部門檔案錄入人員的錄入操作，進(jìn)入檔案庫(kù)之后，才能被查詢， 因此，檔案錄入工作是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)功能操作的前提，要賦予一 則檔案信息被查詢利用，那么必須在檔案錄入時(shí)，為檔案信息添加相 關(guān)的可供查詢的“關(guān)鍵字”，這些關(guān)鍵字包括：檔案提名，檔號(hào)、文 件字號(hào)，密級(jí)、保管期限、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、文種，實(shí)物存放位置、責(zé)任 人、主辦部門、會(huì)辦部門、所屬部門、簽收人、主題詞、檔案類別、 歸檔年度、歸檔日期等等。如圖：9pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書檔案管理系統(tǒng)為本系統(tǒng)用

32、戶提供了文檔插件可選功能應(yīng)用，系統(tǒng) 用戶在完成檔案錄入表單填寫后，系統(tǒng)頁(yè)面如下：如圖所示，本插件為高級(jí)選項(xiàng)，用戶可根據(jù)本機(jī)或本檔案管理單 位所應(yīng)用文檔處理軟件（微軟office，金山wps，永中office等）來(lái) 創(chuàng)建檔案錄入正文本，該插件可為用戶提供模版類創(chuàng)建正文，可極大 便捷系統(tǒng)操作用戶使用，減輕工作量。用戶選擇點(diǎn)擊“新建word文檔”按鈕后，系統(tǒng)顯示以下界面：10pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書如圖所示，系統(tǒng)提供了多達(dá)20余種檔案錄入正文本操作，可實(shí) 現(xiàn)痕跡顯示、文檔保護(hù)、簽名印章等高級(jí)功能，使系統(tǒng)具備任意用戶 操作的完整記錄，通過(guò)嚴(yán)格的安全認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)操作的不可推諉性。用戶在填寫

33、完畢上述圖示正文本文件后，需點(diǎn)擊系統(tǒng)頁(yè)面中“保 存”按鈕來(lái)進(jìn)行對(duì)該文檔的保存，保存完畢后，系統(tǒng)彈出提示窗口， 如圖：對(duì)于添加保存操作后的文檔，系統(tǒng)顯示以下界面：如圖所示，系統(tǒng)根據(jù)權(quán)限劃分，對(duì)該保存文檔提供了修改（無(wú)痕 跡），修改（有痕跡），刪除操作，可供有權(quán)限的系統(tǒng)用戶對(duì)該保存的 文檔進(jìn)行上述具體操作。同時(shí)，系統(tǒng)也提供了對(duì)保存后的正文檔的“刪除”操作功能，用 戶只需通過(guò)點(diǎn)擊鼠標(biāo)，選擇相應(yīng)文檔后，點(diǎn)擊“刪除”按鈕即可實(shí)現(xiàn) 相應(yīng)操作。本系統(tǒng)提供了兩種檔案錄入方式：一種為傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模 式；另一種為以件歸檔模式。如圖所示：3.2.1立卷歸檔首先進(jìn)入系統(tǒng)檔案錄入的標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式，標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模

34、式 與以件歸檔模式在本系統(tǒng)中同樣根據(jù)文件的來(lái)源方向分別提供了“收 文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”共三種檔案分類錄入方式， 檔案錄入工作人員可根據(jù)錄入文件的來(lái)源方式對(duì)應(yīng)正確分類錄入檔 案資料。11pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書系統(tǒng)賦予檔案錄入工作者“操作”，“工具”，“打印” “檢索”四 個(gè)按鈕選項(xiàng)，用戶將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)出現(xiàn)下拉菜單， 具體如圖：用戶可選擇“添加”功能，將需要被錄入的文件檔案信息錄入， 點(diǎn)擊“添加”功能選項(xiàng)后，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)將為用戶直接顯示下列圖 示：用戶可在此頁(yè)面內(nèi)填寫被錄入檔案信息的詳細(xì)細(xì)則，同時(shí)，針對(duì) 部分掃描后文檔信息，系統(tǒng)還提供了附件

35、上傳功能，用戶可將掃描文 檔壓縮后統(tǒng)一上傳，通過(guò)上述操作，最終形成檔案錄入（著錄）卡片 信息，該卡片信息可進(jìn)行備份打印，統(tǒng)一管理。另。用戶在完成檔案錄入卡片填寫登記后，應(yīng)選擇上述圖示中左 上角的保存按鈕，對(duì)所填寫的錄入信息進(jìn)行確認(rèn)保存，如用戶對(duì)所填 寫的信息存在疑義，可點(diǎn)擊“重置”按鈕，對(duì)上述所填寫的信息進(jìn)行 重置操作，重新填寫著錄內(nèi)容并保存。在進(jìn)行檔案錄入或重置操作時(shí)，系統(tǒng)用戶都可以通過(guò)點(diǎn)擊“返回” 按鈕，返回上級(jí)操作菜單。對(duì)已保存的檔案錄入信息，系統(tǒng)的操作按鈕提供了 “修改”與“刪 除”操作，用戶可對(duì)該檔案信息進(jìn)行修改以及刪除的操作。在完成檔案錄入的創(chuàng)建流程后，用戶需在收文登記列表中選擇該

36、 條檔案信息，如圖將鼠標(biāo)移至工具按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：12pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書選擇立卷歸檔按鈕，對(duì)已選擇的檔案錄入信息進(jìn)行立卷歸檔操 作，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)出現(xiàn)提示框，提示是否對(duì)已選擇的檔案信息進(jìn)行 歸檔操作，選擇“確定”選項(xiàng)，如圖：系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)彈出對(duì)話框：提示“檔案歸檔成功”窗口，選擇 點(diǎn)擊“確定”按鈕，如圖：通過(guò)上述操作，用戶已經(jīng)成功的將一個(gè)檔案文件由其初始未歸檔 狀態(tài)，改變?yōu)橐蚜⒕須w檔至文件目錄的狀態(tài)，即實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)的檔案立 卷歸檔流程。對(duì)于通過(guò)上述操作后立卷歸檔的檔案信息，有權(quán)限的用戶可在 “檔案錄入”的左側(cè)樹狀欄下“立卷歸檔”的子樹“文件目錄”中查 詢到該檔案信息

37、。針對(duì)本系統(tǒng)中所有的檔案信息錄入，即“收文登記”建發(fā)文登記”， “內(nèi)部文件登記”，任意一類形式檔案信息，在經(jīng)過(guò)初始的信息錄入 填寫保存，并進(jìn)行“立卷歸檔”操作后，都會(huì)統(tǒng)一流轉(zhuǎn)至“立卷歸檔” 下的“文件目錄”中，如圖：13pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書如上圖所示，對(duì)于已歸檔的所有檔案信息，系統(tǒng)在內(nèi)容顯示區(qū)的 左上角均提供了 “操作”，“工具”，“檢索”的操作按鈕。將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，顯示“修改”，“刪除” 兩個(gè)功能選項(xiàng)，用戶可通過(guò)上述兩個(gè)功能選項(xiàng)，對(duì)已經(jīng)歸檔的文件進(jìn) 行二次“修改”，“刪除”的操作。將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單（如圖）：如用戶在“立卷歸檔”的“

38、文件目錄”菜單中已選擇一條或多條 檔案記錄的前提下，進(jìn)行“歸檔”操作，系統(tǒng)彈出提示框，如圖：點(diǎn)擊確定，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)彈出以下窗口：選擇目錄名稱“new”的目錄，點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，則上述所被 選擇的檔案信息，將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至“案卷目錄”下的” new”目錄中。在上述歸檔操作中，如“new”為最底層目錄但該目錄存在于多 個(gè)同級(jí)目錄之中，或者“new”目錄為非最底層目錄，同時(shí)用戶選擇 歸檔的目標(biāo)目錄又在“new”目錄下，不便于查找來(lái)實(shí)現(xiàn)最終的歸檔， 則用戶可通過(guò)點(diǎn)擊彈出窗口左上角的“檢索”按鈕，來(lái)進(jìn)行目標(biāo)目錄 的檢索，點(diǎn)擊檢索按鈕后，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：14pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書系

39、統(tǒng)在這里提供了 “普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種檢索方式， 便于用戶將上述文件目錄通過(guò)檢索后歸檔至“案卷目錄”下的各級(jí)子 目錄中?！捌胀z索”主要是指系統(tǒng)對(duì)“案卷目錄”下的只存在一級(jí) 子目錄的情況進(jìn)行檢索查詢，而“跨目錄檢索”可對(duì)案卷目錄下多級(jí) 別子目錄進(jìn)行檢索操作，這主要是由于系統(tǒng)默認(rèn)提供的檔案文件歸檔 至“案卷目錄”下，必須是最后一級(jí)的子目錄，即檔案文件必須依存 于最底層的案卷目錄；因此，如選擇上級(jí)父目錄便進(jìn)行歸檔操作，則 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示用戶“該目錄為非最底層目錄，無(wú)法進(jìn)行操作”，如 圖：系統(tǒng)用戶可根據(jù)普通檢索舉例來(lái)進(jìn)行“跨目錄檢索”歸檔的操作， 兩者操作流程相似，唯一有所不同的只是“跨目

40、錄檢索”需要用戶通 過(guò)多次點(diǎn)擊查詢到最底層目錄，再進(jìn)行操作。首先點(diǎn)擊“普通檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示窗口（如圖）：系統(tǒng)提供了“目錄編號(hào)”，“目錄名稱”等多個(gè)關(guān)鍵字做為的用戶 提供檢索條件，用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇填寫，在這里選擇在“目 錄名稱”中填寫之前通過(guò)“系統(tǒng)管理”模塊中已設(shè)置完畢的目錄名稱“new”，點(diǎn)擊“檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示框（如圖）：15pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書窗口詳細(xì)顯示了檢索的“new”目錄的細(xì)則情況，選擇點(diǎn)擊該目 錄，最后點(diǎn)擊上述圖示中的“歸檔”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)彈出窗口：點(diǎn)擊確定按鈕，系統(tǒng)提示，“系統(tǒng)歸檔成功”，對(duì)于通過(guò)上述一系 列操作而最終歸檔到“案卷目錄”

41、的子目錄“new”下的文件，可以 直接在“案卷目錄”的子目錄ew”下，對(duì)其進(jìn)行“內(nèi)部文件查看”操作，即可發(fā)現(xiàn)該文件正依存于“new”目錄下。如圖所示：現(xiàn)在在“案卷目錄”下的“文件目錄”中選擇另一條已歸檔完畢 的檔案記錄，再次將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：選擇點(diǎn)擊“檔案返回至文件管理”，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)彈出提示框“是 否確定返回至文件管理”，如用戶點(diǎn)擊確定，則將使這條已歸檔的檔 案重新返回至文件管理的初始“未歸檔”狀態(tài)中，該功能在“以件歸 檔”中同樣存在，方便用戶對(duì)已歸檔的檔案信息進(jìn)行二次操作。由于實(shí)際用戶在進(jìn)行檔案錄入信息的同時(shí)，不可避免的會(huì)出現(xiàn)多 種檔案類別的區(qū)分，因此在本系統(tǒng)中，除

42、提供了標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息錄入 外，還為用戶提供了多種檔案類別的整理操作，可以幫助用戶根據(jù)檔 案信息不同類別進(jìn)行自定義整理，從而使系統(tǒng)內(nèi)的檔案文件更為清晰 明了，便于檔案信息的二次利用及整理。用戶通過(guò)檔案整理功能，極大的幫助了檔案工作者減輕了工作負(fù) 荷，提高了檔案錄入整理效率，同時(shí)又便于普通檔案利用者對(duì)檔案的 查詢操作。16pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書3.2.2以件歸檔類似于本系統(tǒng)中的立卷歸檔操作流程，以件歸檔也是按照文件的 來(lái)源方向分為“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”共三類的 檔案錄入方式。相同于“立卷歸檔”操作，首先在“文件管理”的“收 文登記”中選擇要錄入（著錄）的檔案

43、文件，如圖所示：選擇完畢要著錄的檔案文件后，有別于立卷歸檔操作，請(qǐng)將鼠標(biāo) 移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：此時(shí)，注意請(qǐng)選擇“以件歸檔”選項(xiàng)，系統(tǒng)彈出提示框，如圖：點(diǎn)擊確定按鈕，系統(tǒng)彈出提示框，提示“檔案歸檔成功”，該檔 案文件，將自動(dòng)流入“以件歸檔”的“歸檔文件目錄”中，進(jìn)行完上 述操作步驟后，該檔案實(shí)際上已經(jīng)完成了以件歸檔的操作流程，如圖 所示目錄：17pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書用戶可在該目錄下直接查詢到所有以件歸檔文件，并進(jìn)行等同于 立卷歸檔的案卷歸檔、檔案整理、查詢，檢索等所有操作，用戶可參 考立卷歸檔流程對(duì)以件歸檔進(jìn)行相同操作。3.3檔案整理檔案整理操作是整個(gè)檔案管

44、理系統(tǒng)中的重要組成部分，針對(duì)用戶 通過(guò)“檔案錄入”功能錄入的多種類檔案，檔案管理部門必須要在本 系統(tǒng)中創(chuàng)建各自對(duì)應(yīng)的檔案種類類別，從而使檔案整理人員將錄入的 檔案信息整理至上述各類對(duì)應(yīng)的檔案種類內(nèi)，最終達(dá)到規(guī)范化檔案管 理的目標(biāo)。對(duì)應(yīng)檔案整理功能，隨之產(chǎn)生的需求首先就是創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的檔案種 類，本系統(tǒng)根據(jù)用戶的實(shí)際需求提供了兩種檔案種類創(chuàng)建方式，一種 為通過(guò)“系統(tǒng)管理”模塊中“歸檔類目管理”操作添加新建全宗，系 統(tǒng)會(huì)默認(rèn)自動(dòng)添加標(biāo)準(zhǔn)常用的10大類檔案種類，這部分種類包含： 立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡(jiǎn)化整理、照片、錄像帶、錄音帶、 電影帶、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案。另一種可根據(jù)用戶自身需求，進(jìn)行自

45、定義創(chuàng)建，該功能同樣通過(guò)“系統(tǒng)管理”中的“歸檔類目管理”操作 添加實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類將同樣顯示于“檔案整理”的左側(cè) 樹狀欄中，方便用戶進(jìn)行操作。3.3.1檔案整理流程了解到如何將一則檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的立卷歸檔以及以件歸檔 后，下面以“照片”類的檔案整理為例，了解如何對(duì)其進(jìn)行檔案整理 流程。首先，用戶點(diǎn)擊“檔案錄入”一級(jí)菜單，在“立卷歸檔”中的“文 件目錄”下選擇一條已歸檔的檔案文件，然后將鼠標(biāo)移至內(nèi)容顯示區(qū) 的“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，請(qǐng)點(diǎn)擊“檔案整理”選項(xiàng)，系統(tǒng)彈 出對(duì)話框“您確定要整理嗎”，如圖所示：18pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書點(diǎn)擊“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框，如圖：

46、選擇將該檔案信息要整理至的目錄，在這里，選擇首先將該檔案 整理至”照片”類的文件目錄下，所以需要在“文件目錄”下選擇“照 片”，點(diǎn)擊“整理”按鈕，出現(xiàn)提示框：選擇“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框：通過(guò)上述一系列的操作，已將該檔案文件歸檔至“照片”檔案的 “文件目錄”下，用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊“檔案整理”一級(jí)菜單，在系統(tǒng) 左側(cè)樹狀欄“照片”下的子樹“文件目錄”下19pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書查詢到上述被整理的文件，如圖：如上圖所示，對(duì)于已經(jīng)被整理至“照片”子樹“文件目錄”下的 檔案文件，系統(tǒng)顯示區(qū)同樣提供了 “操作”，“工具”，“打印”“檢索” 四個(gè)功能操作按鈕。用戶可將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系

47、統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，里面包含 “修改”，“刪除”選項(xiàng)，用戶可在已選擇該檔案信息下，對(duì)該檔案文 件行修改和刪除的操作。用戶同樣也可以在已選擇檔案信息的前提下，將鼠標(biāo)移至“工具” 按鈕，系統(tǒng)同樣出現(xiàn)下拉菜單，主要顯示內(nèi)容為：“檔案返回至文件 管理”與“檔案整理”，針對(duì)“檔案返回至文件管理”功能，主要是 指用戶可將已整理完畢的檔案文件逆向流轉(zhuǎn)，重新使其返回到初始未 歸檔文件狀態(tài)，至于“檔案整理”功能，主要是指針對(duì)上述整理完畢 后的檔案文件將其重新整理歸檔至本類“照片”類檔案的“案卷目錄” 中，或?qū)⑵湔碇帘鞠到y(tǒng)內(nèi)的其他類別檔案的案卷目錄或子目錄中的 操作。在進(jìn)行“檔案整理”操作的過(guò)程中，系統(tǒng)彈出窗口為雙

48、頁(yè)面，上 述操作是選擇將該檔案直接整理至“照片”類的“文件目錄”下，與 此同時(shí)，系統(tǒng)同樣提供了 “案卷目錄”頁(yè)面，其操作原理與上述選擇 “文件目錄”相同，用戶可進(jìn)行參考操作將檔案整理至“案卷目錄”下，如圖:對(duì)比整理檔案至“文件目錄”下操作，用戶在選擇整理檔案至“案 卷目錄”時(shí)，存在部分檔案種類的案卷目錄下包含子目錄或多級(jí)子目 錄的情況，這樣，就給用戶帶來(lái)了無(wú)法直接便捷選擇整理該檔案的問(wèn) 題，因此，系統(tǒng)針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，提供了目錄“檢索”操作，該檢索又 分為“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種方式，“普通檢索”面對(duì)對(duì) 象主要是針對(duì)檔案目錄只存在一級(jí)目錄的情況，而“跨目錄檢索”主 要面對(duì)對(duì)象為檔案目錄下包

49、含多級(jí)子目錄的情況，如圖：20pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書系統(tǒng)操作人員通過(guò)系統(tǒng)提供的上述檢索方式可以更加迅捷的查 詢目標(biāo)整理檔案目錄，提高了工作效率，減少了工作負(fù)荷，另一方面 也使不同類別的檔案整理工作變的更加合理清晰。3.3.2鑒定及回收站該功能模塊下含三個(gè)子功能模塊，分別為“檔案保管期限鑒定”、 “密級(jí)鑒定”以及“檔案回收站”。3.3.2.1檔案保管期限鑒定檔案保管期限鑒定主要是針對(duì)“檔案整理”完畢后檔案文件的保 管期限的鑒定設(shè)置，用戶可通過(guò)點(diǎn)擊系統(tǒng)左側(cè)樹狀欄“保管期限鑒定” 子樹，進(jìn)入“保管期間鑒定”內(nèi)容顯示區(qū)對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置，如圖：系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)為系統(tǒng)用戶展示了 “操作”，

50、“檢索”按鈕，可將 鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：首先點(diǎn)擊“添加”操作，系統(tǒng)彈出提示框：如圖：21pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書用戶可通過(guò)系統(tǒng)提示窗口內(nèi)文件目錄與案卷目錄進(jìn)行查詢，對(duì)所 查詢到的某個(gè)或多個(gè)檔案文件進(jìn)行鑒定操作，選擇單獨(dú)一例檔案文 件，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示以下信息，如圖：用戶可在內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)對(duì)該檔案文件進(jìn)行保管期限的鑒定操作， 系統(tǒng)提供了 “原保管期限”，“變更保管期限”“鑒定原因”“備注”等 詳細(xì)細(xì)分選項(xiàng)，方便用戶對(duì)檔案文件進(jìn)行保管期限鑒定的多種操作。 對(duì)于已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)會(huì)自動(dòng)顯示其記錄， 如圖：用戶可憑借相應(yīng)查詢權(quán)限的賦予，對(duì)已

51、經(jīng)鑒定完畢的檔案進(jìn)行 “檢索”查詢，同時(shí)，也可以對(duì)已經(jīng)鑒定完畢的檔案，通過(guò)“操作” 按鈕下賦予的“修改”“刪除”操作功能，對(duì)其進(jìn)行二次操作。在檔案“保管期限鑒定”的操作中，系統(tǒng)對(duì)已經(jīng)鑒定完畢的檔案 文件，同樣根據(jù)權(quán)限分配原則，賦予了部分檔案管理者對(duì)該檔案保管 期限鑒定的“審批”功能，這部分的審批用戶可將鼠標(biāo)移至每條鑒定 完畢后的檔案條目“操作”上，如圖，選擇點(diǎn)擊審核操作，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)出現(xiàn)該檔案的保管期限鑒定 資料，如圖：22pageof44有所不同的是，由于本次操作是針對(duì)檔案保管期限鑒定的審核， 因此，內(nèi)容顯示區(qū)部分多出了“審核意見(jiàn)”欄，審核人員可將具體審 核信息填寫于此，并進(jìn)行保存或重置。

52、至此完成了將一則檔案信息進(jìn)行保管期限鑒定并審核的全部操 作。3.3.2.2密級(jí)鑒定密級(jí)鑒定操作原理檔案“保管期限鑒定”相同，有所不同的是密 級(jí)鑒定是賦予系統(tǒng)檔案操作者對(duì)整理完畢的檔案信息進(jìn)行密級(jí)鑒定 分配的過(guò)程，包括檔案密級(jí)鑒定的審核等部分操作。3.3.2.3檔案回收站系統(tǒng)“檔案回收站”功能類似于微軟視窗系統(tǒng)中的“回收站”功 能，為用戶提供了一個(gè)避免由于誤操作或其他原因刪除檔案文件后而 造成損失的解決方法，對(duì)于本系統(tǒng)所有已歸檔的檔案資料，如果通過(guò)刪除操作后，都將直接流轉(zhuǎn)到“檔案回收站”中，如圖所示：“檔案回收站”功能在系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)提供了 “工具”與“檢索” 兩個(gè)操作按鈕，用戶在選擇一條已經(jīng)刪

53、除的檔案資料后，將鼠標(biāo)移至 “工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：用戶可對(duì)被選擇的檔案資料進(jìn)行“徹底刪除”與“檔案還原”的 操作，同時(shí)，針對(duì)已經(jīng)刪除的全部檔案資料，用戶也可將鼠標(biāo)移至“檢 索”按鈕，對(duì)“檔案回收站”中的已刪除檔案資料進(jìn)行檢索查詢，并 對(duì)檢索后的結(jié)果進(jìn)行二次操作。這里需要重點(diǎn)說(shuō)明的是，檔案管理系統(tǒng)在上述的檔案“徹底刪除” 操作中，系統(tǒng)默認(rèn)是對(duì)檔案資料的邏輯刪除，而非物理刪除，被“徹 底刪除”后的檔案信息于系統(tǒng)中是無(wú)法查詢的，但系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中保留 對(duì)其備份，采用這種方式來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行保管或銷毀的操作，主23pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書要是考慮到最大限度保證用戶檔案信息資源安

54、全，避免誤操作或 其他非主觀性錯(cuò)失操作造成的嚴(yán)重后果。4檔案檢索檔案資料最初的兩個(gè)基本需求應(yīng)用，在解決檔案保存后，就要面 對(duì)檔案資料的利用，在一則檔案信息被利用前，首先應(yīng)該被檢索出來(lái)， 本系統(tǒng)采用采用ajax概念技術(shù)，提供與服務(wù)器異步通信的能力，同時(shí) 采用優(yōu)化了的系統(tǒng)搜索引擎，因此用戶在檢索檔案資料時(shí)將體驗(yàn)到更 為快捷、準(zhǔn)確的檢索效果。本系統(tǒng)對(duì)檔案資料的檢索提供了。直接檢索、組合檢索、定制檢 索、系統(tǒng)條件、歸檔檢索共五種檢索方式以供系統(tǒng)用戶進(jìn)行檔案資料 檢索操作。4.1直接檢索在本系統(tǒng)中，“直接檢索”可廣泛應(yīng)用于對(duì)部分檔案利用者對(duì)其 所要檢索的檔案信息了解不全的情況下的檢索，這部分需求用戶，他

55、 們很可能只知道檔案信息的一個(gè)或幾個(gè)有限字段，如檔案的提名、編 號(hào)、成文日期，檔案類型等僅僅幾個(gè)條件，想藉此為查詢條件對(duì)所需 求檔案進(jìn)行檢索查詢。本系統(tǒng)提供模糊查詢功能，可對(duì)相似字段進(jìn)行全部檢索并顯示， 舉例說(shuō)明，如用戶查詢的檔案題名為“test”，而實(shí)際檔案資料庫(kù)中也 存在著檔案題名為“testl”的檔案文件，那么系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將所有字段 類似“test”的檔案文件全部顯示于系統(tǒng)的內(nèi)容顯示區(qū)，供查詢用戶 進(jìn)行篩選，并最終確定正確檢索需求檔案文件。本系統(tǒng)提供了多達(dá) 60多種關(guān)鍵字條件查詢，這就極大豐富了檔案利用者的檔案查詢條 件，從而為檔案檢索后的申請(qǐng)借閱利用創(chuàng)造了良好的條件，同時(shí)，另 一方面，對(duì)

56、于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，也可以通過(guò)本系統(tǒng)的檔案檢索平臺(tái)， 開(kāi)放簡(jiǎn)潔的檔案檢索操作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案檢索借閱管理， 加強(qiáng)有檔案利用需求的員工與檔案管理部門之間的在線互動(dòng)，減少繁 瑣的中間環(huán)節(jié)，使信息可以迅速、準(zhǔn)確地互達(dá)，從而極大地降低檔案 管理成本。以下圖示為本系統(tǒng)提供的直接檢索功能中涉及的部分關(guān)鍵字查 詢，用戶可根據(jù)自身所了解的字段進(jìn)行填寫，檢索，24pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書本系統(tǒng)在部分關(guān)鍵字條件中提供了多項(xiàng)選擇條件，方便用戶縮小 檢索范圍，提高檢索的精確度，如圖：用戶可根據(jù)實(shí)際檔案條件，選擇上述圖示中任意條件，而取得更 好的檢索效果。對(duì)于通過(guò)上述檢索條件設(shè)置，而最終檢索出

57、的檔案文 件，如果該檢索用戶具備系統(tǒng)賦予的相關(guān)權(quán)限，這部分權(quán)限包含：原 文訪問(wèn)、附件訪問(wèn)等。那么該用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的上述權(quán)限，對(duì) 該檢索后的檔案文件進(jìn)行對(duì)應(yīng)權(quán)限操作。如該用戶不具備上述任意權(quán) 限，那么系統(tǒng)還在檢索后的檔案列表上提供了兩個(gè)操作按鈕“工具”，“返回”，如圖：用戶可將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：用戶可在選擇一條檔案信息后點(diǎn)擊“借閱創(chuàng)建”按鈕，則該條被 申請(qǐng)的檔案信息將自動(dòng)25pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書流轉(zhuǎn)至“檔案借閱”模塊中的“借閱審批”子模塊。這里需要注 意的是，在用戶點(diǎn)擊借閱申請(qǐng)按鈕后，系統(tǒng)將默認(rèn)申請(qǐng)用戶創(chuàng)建了一 個(gè)檔案借閱申請(qǐng)請(qǐng)求，而非最終將

58、該申請(qǐng)直接提交到檔案借閱審批員 處，申請(qǐng)用戶可在本系統(tǒng)“借閱申請(qǐng)”模塊中，通過(guò)點(diǎn)擊“我的申請(qǐng)” 中的“未提交”功能樹，查閱之前用戶提交的借閱申請(qǐng)檔案信息并點(diǎn) 擊“提交申請(qǐng)”操作，完成檔案檢索后的申請(qǐng)借閱全部流程。用戶在“我的借閱”功能樹的未提交列表中可對(duì)申請(qǐng)借閱信息進(jìn) 行刪除和修改操作，即停止檔案借閱申請(qǐng)流程或?qū)σ褎?chuàng)建的檔案借閱 申請(qǐng)進(jìn)行細(xì)則修改操作后再提交。對(duì)于提交申請(qǐng)的借閱信息，將自動(dòng) 流轉(zhuǎn)至“借閱審批”功能中“未處理”模塊，由檔案管理部門的檔案 借閱審批人員根據(jù)用戶提交的檔案申請(qǐng)借閱信息細(xì)則，確定是否通過(guò) 審核，予以借用。4.2組合檢索如果說(shuō)簡(jiǎn)單檢索是只通過(guò)對(duì)單一條件的選擇進(jìn)行檢索操作，

59、那么 組合檢索就意味著可以為系統(tǒng)用戶提供多條件的、復(fù)合式的、可多項(xiàng) 選擇的檢索操作，該功能相對(duì)比于簡(jiǎn)單檢索，在設(shè)置檢索條件時(shí)可供 選擇的范圍更為廣闊，精確度更高，但同時(shí)也帶來(lái)了操作流程相對(duì)比 簡(jiǎn)單檢索更為系統(tǒng)化、復(fù)雜化的問(wèn)題。用戶鼠標(biāo)點(diǎn)擊“組合檢索”菜 單，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)如下：在內(nèi)容顯示區(qū)的首行，系統(tǒng)除了提供組合條件選項(xiàng)外，還增加了 內(nèi)容添加區(qū)，用戶首先點(diǎn)擊“全宗號(hào)”后的下拉箭頭菜單，出現(xiàn)以下 圖示：26pageof44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書系統(tǒng)下拉菜單顯示諸如“父目錄號(hào)”“檔案編號(hào)”“檔案題名”等 眾多的組合條件選項(xiàng)，用戶可自定義選擇其中任意一項(xiàng)后，選擇內(nèi)容 區(qū)首行后的關(guān)系條件“包含” “

60、不包含”等，在前兩項(xiàng)條件組合選擇 完畢后，繼續(xù)點(diǎn)擊系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)首行第三組條件，系統(tǒng)會(huì)彈出提示 框，或?yàn)槟夸?，或?yàn)闀r(shí)間，或?yàn)槿藛T，其彈出的窗口情況是根據(jù)用戶 選擇的前兩組組合條件而定，在用戶選擇自定義條件組合后，系統(tǒng)會(huì) 自動(dòng)根據(jù)前列組合條件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的匹配，便捷用戶的操作檢索。由于是組合檢索，因此，用戶可在完成一個(gè)或多個(gè)條件設(shè)定后， 繼續(xù)選擇多項(xiàng)條件進(jìn)行填寫，在選擇填寫完畢后，用戶應(yīng)通過(guò)點(diǎn)擊“添 加條件”按鈕，將該條件寫入組合檢索范圍內(nèi)，如圖：同時(shí)，對(duì)于以選擇的組合檢索條件，用戶也可對(duì)其進(jìn)行“刪除選 中項(xiàng)”，“刪除所有”的操作。在組合檢索中，系統(tǒng)還提供了“并二“或”，以及附件檢索功能， 如用