公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定要點(diǎn)

1、公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定一、目的為規(guī)范公司文件編制、確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公文的管理。三、職責(zé)1、公司行政人力資源部負(fù)責(zé)公司公文歸口的管理部門，為內(nèi)部行業(yè)的統(tǒng)一編號(hào)及內(nèi)外公文的統(tǒng)一歸檔；2、各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門的公文擬稿；3、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)本部門對(duì)內(nèi)、對(duì)外行文的審核；4、總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外行文的簽批。四、發(fā)文分類公司內(nèi)部發(fā)文為各項(xiàng)規(guī)章制度、公務(wù)文書、事務(wù)性文件。各項(xiàng)規(guī)章制度：公司在管理中依照?qǐng)?zhí)行的各項(xiàng)制度（規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施）等；公務(wù)文書：請(qǐng)示（申請(qǐng)）、報(bào)告、通知、通報(bào)、通告、決議、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等；事務(wù)性文件：說(shuō)明、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)

2、表等。公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。1、規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施：對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度；2、請(qǐng)示（申請(qǐng)）：用于下級(jí)向上級(jí)或政府部門請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)、批的事項(xiàng)；3、報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)；4、通知：傳達(dá)公司指示、要求，告知各部門辦理中需要的事情；5、通報(bào)：公司認(rèn)定的，表彰先進(jìn)、好人好事、或批評(píng)錯(cuò)誤、或傳達(dá)情況；6、通告：公開(kāi)發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)；7、決議：經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)；8、決定：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，對(duì)有關(guān)部門及人員的獎(jiǎng)懲，組織變更或人事任免等；9、函：于對(duì)外溝

3、通，用于對(duì)外溝通、和外部業(yè)務(wù)單位相互商洽，聯(lián)系工作的，或稱公函（可不受行文規(guī)定擬定）；10、會(huì)議紀(jì)要：用于各類會(huì)議的記錄、整理與總結(jié)；11、說(shuō)明、表格：用于日常事務(wù)工作，由撰寫部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否受行文進(jìn)行制心五、發(fā)文格式1、公司統(tǒng)一文字排版上下邊距為2.2cm,左右邊距為2.0cm,表格排版上下左右邊距為2cm；2、文字版頭標(biāo)題為二號(hào)、宋體加黑、居中，正文為小四、宋體；格版標(biāo)題為二號(hào)、宋體加黑，表內(nèi)文字為五號(hào)、宋體；3、文字行距1.5倍行距；段落設(shè)置一般為首行縮進(jìn)2個(gè)字符；4、文本中所有的符號(hào)、數(shù)字、英文均選用TimesNewRomani;5、頁(yè)眉頁(yè)腳：對(duì)內(nèi)行文頁(yè)眉靠左“云南超彥汽車貿(mào)易有限公司

4、”靠右“XXX管理文件CY-XX-001（編號(hào)格式見(jiàn)本規(guī)定附錄）”；頁(yè)腳格式均為“第X頁(yè)，共X頁(yè)，頁(yè)眉、頁(yè)腳均使用宋體小五號(hào)字，不加粗、帶格式線；對(duì)外行文頁(yè)眉靠右“云南超彥汽車貿(mào)易有限公司”；頁(yè)腳同對(duì)內(nèi)行文；6、落款為4號(hào)、宋體、加黑，發(fā)文單位寫在公文下面偏右，寫全稱；發(fā)文日期在發(fā)文單位下面向右錯(cuò)開(kāi)，寫全年月日，日期為發(fā)文公布日為準(zhǔn)；7、發(fā)文中有附件，應(yīng)在正文后、落款前，注明附件數(shù)及附件名稱；六、行文要素要求1、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文即為紅頭文件的形式，除第五條的各項(xiàng)外，包括發(fā)文部門、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中：文件按密級(jí)分為一般文件、密件、機(jī)密文件、極機(jī)密文件與

5、絕對(duì)文件共五級(jí)，具體劃分（詳見(jiàn)附件3）;涉及公司保密的文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)，其中密件、機(jī)密文件、極機(jī)密文件與絕對(duì)文件還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。對(duì)于公司保密文件的執(zhí)行屬于保密協(xié)議中的一項(xiàng)要求，公司人員嚴(yán)格遵守保密協(xié)議中提及的各項(xiàng)；文件按緊急程度分為：“急件”、“一般”；急件需立即辦理；一般文件可根據(jù)崗位工作進(jìn)展調(diào)整辦理時(shí)間；發(fā)文字號(hào)以公司關(guān)鍵字縮寫、年份、發(fā)文序號(hào)組合在一起：超彥20XXXX號(hào)（字體：宋體；字號(hào)：5號(hào)，其他符號(hào)用TimesNewRoman體5號(hào)）各部門發(fā)布公文時(shí)，應(yīng)向行政人力資源部申請(qǐng)文件編號(hào)；2、主送、抄送部門，屬上級(jí)的列入主送，平級(jí)或下級(jí)列入抄送；3、所有發(fā)布文件，除封皮隱藏頁(yè)碼外，

6、其他頁(yè)數(shù)一律設(shè)置頁(yè)碼，頁(yè)碼設(shè)置在每頁(yè)的右側(cè)。七、發(fā)文管理1、發(fā)文按照編制一審核-批準(zhǔn)-發(fā)放一學(xué)習(xí)與執(zhí)行一作廢的程序進(jìn)行管理。；保管2、文件編制、審核、批準(zhǔn)流程：制度-所屬部門領(lǐng)導(dǎo)編寫一主管領(lǐng)導(dǎo)審核一總經(jīng)理批準(zhǔn)-行政人事部發(fā)布；通知、通報(bào)、通告、決議、決定一行政人力資源部編制一主管領(lǐng)導(dǎo)審批一行政人事部發(fā)放；會(huì)議紀(jì)要一會(huì)議紀(jì)要員編制一會(huì)議主持人批準(zhǔn)-行政人事部留存。3、公司內(nèi)部行文，各項(xiàng)規(guī)章制度歸屬于領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)分別屬密件、機(jī)密文件、極機(jī)密文件與絕對(duì)文件范圍；相對(duì)于通知、通報(bào)、通告、決議、決定等無(wú)須全員查閱但當(dāng)下一段時(shí)間內(nèi)比較重要的，應(yīng)以紅頭文件的形式；4、對(duì)于公司出臺(tái)的各項(xiàng)制度、通知、決定等，公司行

7、政人事部對(duì)生效公文（加蓋公章）進(jìn)行簽字留存；5、公文作廢時(shí)，需向總經(jīng)理進(jìn)行申報(bào)請(qǐng)示，獲批后，進(jìn)行統(tǒng)一整理銷毀。八、其他注意事項(xiàng)1、所擬稿件的密級(jí)等級(jí)，應(yīng)先通報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行初步定級(jí)；2、公文在討論期間需要打印時(shí)，均應(yīng)先使用單面使用過(guò)的廢棄紙張，包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。附1部門文件格式：1、行政管理文件：CY-XZ-0012、人事管理文件：CY-RS-0013、售后管理文件：CY-SH-0014、銷售世博管理文件：CY-XS-0015、銷售九龍管理文件：CY-XJ-0016、財(cái)務(wù)管理文件：CY-CW-001附2行文流轉(zhuǎn)表格：1、發(fā)文登記表2、收文登記表3、文件簽閱表4、文件銷毀審批表5、文件

8、格式發(fā)文登記表序號(hào)發(fā)文日期文件名稱文件編份數(shù)簽收部門簽收人簽收日期備注收文登記表序號(hào)收文日期發(fā)文部門/號(hào)文件名稱份數(shù)接收人備注文件簽閱表文件名稱文件類型文件份數(shù)來(lái)文部門來(lái)文時(shí)間收文時(shí)間傳閱簽名時(shí)間意見(jiàn)傳閱簽名時(shí)間意見(jiàn)傳閱簽名時(shí)間意見(jiàn)文件銷毀審批表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱銷毀時(shí)間銷毀原因/份數(shù)批準(zhǔn)人銷毀人備注文件格式:關(guān)于XXXX的請(qǐng)示/報(bào)告正文妥否，請(qǐng)批示。年月日主送:抄送:云南超彥汽車貿(mào)易有限公司文件*字 20*】*號(hào)密級(jí):簽發(fā):正文關(guān)于*的通知/決定公司年月日主題詞：抄送：會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：年月日會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議主持：會(huì)議記錄：與會(huì)人員：會(huì)議主題：內(nèi)容簡(jiǎn)要：會(huì)議主持人簽字:云南超彥汽車貿(mào)易有限公

9、司*2 0*1 *號(hào)密級(jí):簽發(fā):正文制度標(biāo)題公司年月日主題詞：主送部門：抄送部門：發(fā)文部門：校對(duì)：印發(fā)份數(shù)：公司文件機(jī)密等級(jí)的說(shuō)明為了加強(qiáng)公司內(nèi)部的案宗管理，避免公司或客戶商業(yè)機(jī)密落入競(jìng)爭(zhēng)者手中，公司將對(duì)各類文件進(jìn)行機(jī)密等級(jí)設(shè)置，具體說(shuō)明如下：依其屬性分級(jí)區(qū)分為：一般文件、密件、機(jī)密文件、極機(jī)密文件與絕對(duì)文件共五級(jí)；除一般文件外，均屬公司重要文件與具有商業(yè)價(jià)值文件，也都列入受保護(hù)范圍；文件等級(jí)分類保存期限舉例說(shuō)明管控要求1： 一般文件3年或文件有效期公司內(nèi)部人員均有瀏覽權(quán)限2:密件 5年或文件有效期相關(guān)部門負(fù)責(zé)人有瀏覽權(quán)限3.機(jī)密文件10年或文件有效期相關(guān)部門經(jīng)理級(jí)以上以及相關(guān)授權(quán)人瀏覽權(quán)限4

10、.極機(jī)密文件20年或文件有效期相關(guān)部門經(jīng)理級(jí)以上有瀏覽權(quán)限5:絕對(duì)機(jī)密文件50年或文件有效期公司總經(jīng)理敏而好學(xué)，不恥下問(wèn)一一孔子業(yè)精于勤，荒于嬉；行成于思，毀于隨一一韓愈興于詩(shī)，立于禮，成于樂(lè)一一孔子己所不欲，勿施于人一一孔子讀書破萬(wàn)卷，下筆如有神一一杜甫讀書有三到，謂心到，眼到，口到一一朱熹立身以立學(xué)為先，立學(xué)以讀書為本一一歐陽(yáng)修讀萬(wàn)卷書，行萬(wàn)里路一一劉彝黑發(fā)不知勤學(xué)早，白首方悔讀書遲一一顏真卿書卷多情似故人，晨昏憂樂(lè)每相親一一于謙書猶藥也，善讀之可以醫(yī)愚一一劉向莫等閑，白了少年頭，空悲切一一岳飛發(fā)奮識(shí)遍天下字，立志讀盡人間書一一蘇軾鳥(niǎo)欲高飛先振翅，人求上進(jìn)先讀書一一李苦禪立志宜思真品格，讀書須盡苦功夫一一阮元非淡泊無(wú)以明志，非寧?kù)o無(wú)以致遠(yuǎn)一一諸葛亮熟讀唐詩(shī)三百首，不會(huì)作詩(shī)也會(huì)吟一一孫洙唐詩(shī)三百首序書到用時(shí)