OA系統(tǒng)項目計劃書 (正稿)

1、OA 系統(tǒng)項目計劃書目錄 HYPERLINK l _TOC_250013 引言3 HYPERLINK l _TOC_250012 背景3 HYPERLINK l _TOC_250011 背景說明3 HYPERLINK l _TOC_250010 系統(tǒng)名稱定義3 HYPERLINK l _TOC_250009 系統(tǒng)目標對象3 HYPERLINK l _TOC_250008 市場調(diào)研4 HYPERLINK l _TOC_250007 業(yè)務概述5 HYPERLINK l _TOC_250006 業(yè)務場景和約束5 HYPERLINK l _TOC_250005 概述5 HYPERLINK l _TOC

2、_250004 業(yè)務功能模塊圖6 HYPERLINK l _TOC_250003 需個性化定制內(nèi)容：7 HYPERLINK l _TOC_250002 產(chǎn)品使用約束7 HYPERLINK l _TOC_250001 開發(fā)成本8 HYPERLINK l _TOC_250000 工作計劃8引言背景背景說明辦公自動化簡稱 OA（Office Automation），主要是利用計算機，通信和自動控制等技術和設備，實現(xiàn)辦公業(yè)務的自動化。它是提高辦公效率，辦公質(zhì)量和實現(xiàn)科學管理與科學決策的一種輔助手段。目前，東莞市人民政府駐京聯(lián)絡處（以下簡稱聯(lián)絡處）和東莞市東盈投資有限公司（以 下簡稱東盈公司）采用Off

3、ice 等軟件，實現(xiàn)辦公文檔的輸入和打印功能，但整個辦公過程還 停留在手工操作的層次，辦公效率較低，許多事務不能夠得到及時、方便、規(guī)范化的管理， 沒有能夠很好的利用本單位的計算機設備和網(wǎng)絡環(huán)境，需要建立新的系統(tǒng)協(xié)助提高辦公效率。另外聯(lián)絡處的工作人員需經(jīng)常往返于北京和東莞進行工作的處理、交接，因此亟需實現(xiàn)移動辦公。無論何時何地，都可以借助移動設備如智能手機、平板電腦通過移動網(wǎng)絡，進行公文的審批、會議的確認、待辦提醒等功能，真正實現(xiàn)移動辦公。為了達到政府機構電子政務的要求，提高辦公效率，聯(lián)絡處擬開發(fā)OA 系統(tǒng)，以滿足日常工作需要。系統(tǒng)名稱定義擬開發(fā)的 OA 系統(tǒng)名稱為“東莞市人民政府駐北京聯(lián)絡處

4、OA 系統(tǒng)”，簡稱“東莞駐京辦OA 系統(tǒng)”，主要供聯(lián)絡處各個科室以及東盈公司各個部門使用。系統(tǒng)目標對象東莞市人民政府駐北京聯(lián)絡處東莞市人民政府駐北京聯(lián)絡處是東莞市設立的駐北京聯(lián)絡部門，貫徹執(zhí)行黨和政府的路 線、方針、政策，承辦我市在北京的各項工作任務；負責加強與中央各部門的聯(lián)系和協(xié)調(diào)， 收集、交流、提供有關信息，開展招商引資和經(jīng)濟協(xié)助活動；負責市領導和有關部門赴京出 差人員接待；協(xié)助有關部門對我市越級到京上訪群眾的協(xié)調(diào)處理工作；負責聯(lián)絡、團結、發(fā) 動莞籍旅京人士為家鄉(xiāng)建設服務，協(xié)助承辦“東莞建設研究會”事務；協(xié)助市有關部門在北京 辦理有關事項； 承辦市委、市政府交辦的其他事項等工作。東莞市東盈

5、投資有限公司東莞市東盈投資有限公司系廣東省東莞市市直屬國有全資企業(yè)，2010 年于北京市西城區(qū)設立分公司，東盈公司的主要職能為經(jīng)營管理一棟自有物業(yè)大樓、為有關政府單位招商引資提供后勤配套服務。市場調(diào)研綜合評估標準化的 OA 產(chǎn)品，其價格在數(shù)千元到數(shù)萬元之間，不同軟件服務公司的產(chǎn)品技術和定價差異比較大；如需在標準產(chǎn)品的基礎上針對自身的要求進行定制開發(fā)，一般是按標準產(chǎn)品+OA 定制開發(fā)進行收費，定制開發(fā)部分需求和復雜程度不同，價格區(qū)間從幾萬、幾十萬到幾百萬不等，實施周期從幾個月甚至歷時幾年。OA 需要經(jīng)過實施服務才能進入正式應用，后期也需要軟件服務公司的服務和支持，并不斷的深化應用才能取得良好的應

6、用效果。具體可以從以下幾個方面評估：1、OA 需求：用戶對 OA 功能的需求不同，是否需要定制開發(fā)，投入時間和成本不同2、實施要求：用戶對 OA 實施的要求不同，投入的時間和成本存在差異3、技術架構：不同軟件服務公司采用技術架構不同，OA 所需的系統(tǒng)軟件不同，費用組成不同。OA 軟件商分類一般軟件服務提供商。特點：主要銷售標準產(chǎn)品，業(yè)務理解較低，重視銷售市場和渠道，產(chǎn)品功能臃腫、性能較低、客戶體驗度差。行業(yè)解決方案專家。特點：不專精于 OA 系統(tǒng)，行業(yè)解決方案較多，對 OA 業(yè)務理解不夠，產(chǎn)品功能不具有針對性，性能、客戶體驗度一般。專業(yè) OA 軟件服務提供商。特點：可以為客戶提供量身定做解決方

7、案，業(yè)務理解較深，擁有豐富OA 研發(fā)經(jīng)驗。一般通用功能通過 OA 系統(tǒng)的信息采集和調(diào)研可知目前市場上的OA 系統(tǒng)已經(jīng)較為成熟，但是根據(jù)面向客戶群體的不同，功能需求、客戶體驗度以及價格方面會有比較明顯的差異，通常包含功能模塊如附錄：“OA 系統(tǒng)一般功能表”所示。OA 系統(tǒng)不同價格區(qū)間對比：價格區(qū)間產(chǎn)品功能優(yōu)點缺點1 萬10 萬見附錄價格低廉實施快速界面死板操作繁瑣功能臃腫10 萬20 萬見附錄1.界面和功能可按需進行部分自1.可自定義內(nèi)容有限定義設置2.實施較快2.部分功能仍需個性化定制20 萬以上見附錄1.功能、界面按需定制，系統(tǒng)不臃腫，性能高成本相對較高個性化定制需要一定研發(fā)周期2.根據(jù)用戶

8、業(yè)務需求預留擴展空間，集成能力強3.圖形化管理，操作簡單符合正常使用習慣（補充：產(chǎn)品功能見附錄“OA 系統(tǒng)一般功能表”）業(yè)務概述業(yè)務場景和約束概述聯(lián)絡處及東盈公司經(jīng)分析，根據(jù)各自的主要職能范圍和工作重點，整理出了將要實現(xiàn)的業(yè)務功能如下所示：聯(lián)絡處：公文管理：黨政機關和事業(yè)單位主要用到的公文有法定制作權限和特定的讀者，有特定 的行文格式并有行文規(guī)則和協(xié)力頒發(fā)。聯(lián)絡處在日常辦公活動中，各科室也用到了各種公文。 公文撰寫和發(fā)布由分管該事務的科室辦公人員起草，基本都需要通過“起草、審核、審批、分發(fā)、歸檔”這五個過程，保存的歸檔文件可根據(jù)權限進行查閱使用。該功能模塊在附錄：“OA 系統(tǒng)一般功能表”中包含

9、，但是由于工作流程的差異，存在需要個性化定制的內(nèi)容。信息平臺：通過該信息平臺，可發(fā)布單位活動、會議紀要、接待事宜、工作報告、東莞新聞、駐京信息等內(nèi)容。可實時、快速的獲取單位部門動態(tài)，會議內(nèi)容、要領，接待工作的準備部署，各部門近期工作總結，以及東莞近期新聞要點，在京部委政策方向等信息，用以 指導日常工作的重心。該功能模塊在附錄“：OA 系統(tǒng)一般功能表”中包含，由于我方要求相關信息整合在一起，在同一個界面根據(jù)不同欄目進行展示，對界面和欄目有我們的布局和設置要求，因而存在需要定制的內(nèi)容。個人管理：日常工作中重要文檔的收藏，個人近期工作日志記錄，待辦事項的提醒以及 已辦事項的匯總，用以將個人工作條理化

10、、有序化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，進而提高日常工作效率。該功能模塊在附錄：“OA 系統(tǒng)一般功能表”中包含，由于匯總了一些其他模塊的功能，可能需要進行定制。東盈公司：考勤管理：與現(xiàn)有考勤設備進行對接，可實時獲取考勤信息，規(guī)范公司員工上下班、進 出、請假等考勤工作，嚴肅勞動紀律，提高工作效率及質(zhì)量，確保工作有序順暢進行，與工作績效掛鉤。物資管理：在日常工作生活中，對所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制。通過對物資的有效管理，以降低不必要的工作成本，增加周轉(zhuǎn)資金。人事管理：規(guī)范化工作人員的選拔、錄用、培訓、工資、福利、監(jiān)督、退休和撫恤等各項具體制度，對于各項工作開展起著至關重要的作用?？记诠?/p>

11、理、物資管理、人事管理功能模塊在附錄：“OA 系統(tǒng)一般功能表”中包含。業(yè)務功能模塊圖需個性化定制內(nèi)容：定制端PC 端定制內(nèi)容1 界面設計優(yōu)化（圖形化操作）2.功能業(yè)務流程細化界面設計優(yōu)化詳細功能定制使用習慣操作優(yōu)化涉及模塊系統(tǒng)各個功能界面公文管理、信息平臺移動端系統(tǒng)各個功能界面政務辦公、個人管理產(chǎn)品使用約束共同約束：OA 系統(tǒng)的使用需要部署在服務器上，PC 端和移動端的使用均需要接入網(wǎng)絡方可使用。服務器：可選擇采購服務器部署在本地或服務供應商兩種方式，采購服務器可考慮部署在駐京辦， 方便系統(tǒng)的維護和數(shù)據(jù)的備份，但沒有專業(yè)的服務器安全防范機制，存在一定的安全風險。另可將服務器部署在供應商數(shù)據(jù)中心

12、，有專業(yè)的人員進行服務器維護和數(shù)據(jù)的備份以及安全 機制防范黑客攻擊、安全漏洞檢測。客戶端：PC 端：該 OA 系統(tǒng)開發(fā)模式為 B/S 模式（瀏覽器/服務器），對 PC 機配置無特別要求， 有網(wǎng)絡的情況下，通過瀏覽器網(wǎng)頁的方式即可登入OA 系統(tǒng)進行辦公操作。移動端：該 OA 系統(tǒng)需要可以運行在主流移動設備如：智能手機（iOS 和安卓平臺）、平板電腦上，有設備配備要求，需要根據(jù)使用移動端的人員數(shù)量進行采購，主要為iPad，需 要使用移動網(wǎng)絡，因此需采購可以使用移動網(wǎng)絡供應商服務的iPad 型號。開發(fā)成本1、基礎軟件費用采用的國外 OA 開發(fā)平臺如：Lotus 平臺、Exchange 平臺，價位比較

13、高。而 asp 和 php 開發(fā)的 OA 一般對技術人員的要求比較低，價格也比較低，但系統(tǒng)的安全性、性能、穩(wěn)定性、擴展性和可維護性方面比較差。因此，不同的軟件服務公司采用的技術不同，軟件的價格差異比較大。2、許可用戶數(shù)費用有的 OA 軟件商會按最終用戶不同的用戶數(shù)進行許可收費，如，30 用戶、50 用戶、100用戶等，這種收費模式所需的用戶數(shù)越多，費用也會越高。3、按功能模塊的數(shù)量計算費用有的OA 軟件商采取按功能模塊的數(shù)量多少進行收費的方式，其OA 中包含了很多模塊， 用戶可以選擇所需要的模塊，一般來說所選擇的模塊越多，費用也就越高。4、OA 定制開發(fā)（二次開發(fā)）費用雖然產(chǎn)品化的 OA 有價

14、格和實施周期的優(yōu)勢，但 OA 定制開發(fā)更注重用戶需求的滿足和應用效果。在OA 標準產(chǎn)品不能滿足用戶的需求，需要進行個性化需求定制的時候，軟件服務公司需要額外投入人力進行定制開發(fā)，根據(jù)定制開發(fā)的復雜程度和工作量進行收費。一般 來說包含定制開發(fā)的 OA 項目，收費會比較高，當然這類用戶對 OA 應用的效果也要求比較高，成功的定制開發(fā)帶來的是用戶需求的深入滿足。5、OA 實施和服務的費用OA 現(xiàn)場實施的費用，一些 OA 軟件商會在項目實施成本上加上差旅費、現(xiàn)場服務費以及后期升級維護等其他一些額外項目費用。6、服務器設備及移動設備成本并發(fā)數(shù) 100 人的服務器采購費用約為 1 萬元。采購 iPad 設

15、備，需可通過無線網(wǎng)絡和移動數(shù)據(jù)網(wǎng)絡 32GB 硬盤空間，單臺價格為 5188元，擬采購數(shù)量約為 10 臺，總價 51880 元。iPad 設備上網(wǎng)卡收費方式為按流量計費，因移動服務供應商不同，價格略有區(qū)別，一般為 50-80 元/GB，以每月 1GB 流量計算，10 臺設備每年流量費用為 6000-9600 元。工作計劃我方和軟件服務公司共同根據(jù)駐京辦和東盈公司的工作性質(zhì)和業(yè)務流程，就功能模塊再次進行討論、分析、研究得出詳細的功能需求及業(yè)務流程圖。分別試用三家已調(diào)研的公司的 PC 端和移動端產(chǎn)品，根據(jù)我方主要的工作業(yè)務流程， 進行產(chǎn)品測試以確定在試用產(chǎn)品的基礎上是否需要個性定制以及需要個性定制

16、的內(nèi)容。軟件服務公司根據(jù)雙方確定后的詳細功能需求進行成本預估，包括基礎功能、個性定制功能報價，實施、升級維護服務費用和服務器、移動設備采購具體費用。附錄：OA 系統(tǒng)一般功能表OA 系統(tǒng)一般功能表模塊名稱流程審批行政綜合電子郵件文檔中心部門計劃任務安排工作報告手機短信個人辦公知識管理會議管理車輛管理用品管理資產(chǎn)管理圖書管理合同管理報表中心企業(yè)文化考勤管理常用工具移動辦公模塊詳情表單制作、流程設定、審批處理包含“公告管理”、“新聞管理”、“調(diào)查投票”、“員工評選”、“外出登記”、“重要提醒”等 模塊內(nèi)部郵件、POP3 郵件收發(fā)郵件管理公共文件夾的簡歷與權限分配文件上傳與管理部門周計劃、月計劃的起草、審核、發(fā)布、匯總等工作任務下達、執(zhí)行、轉(zhuǎn)發(fā)任務執(zhí)行進度監(jiān)控撰寫工作總結、匯報可提交上級審閱