產(chǎn)權交易檔案管理辦法制度法規(guī)

1、第 PAGE7 頁 共 NUMPAGES7 頁產(chǎn)權交易檔案管理辦法 - 制度法規(guī) - 第一條 為了進一步加強本市產(chǎn)權交易檔案管理，維護產(chǎn)權交易檔案的完整、真實和安全，發(fā)揮產(chǎn)權交易檔案在優(yōu)化資配置、規(guī)范產(chǎn)權交易行為和加強市場監(jiān)管中的作用，更好地為本市國際金融中心建設和經(jīng)濟社會發(fā)展服務，根據(jù)中華人民共和國檔案法、上海市檔案條例和上海市產(chǎn)權交易市場管理辦法，結合本市產(chǎn)權交易工作實際，制定本辦法。第二條 本辦法適用于本市產(chǎn)權交易機構以及從事產(chǎn)權交易中介活動的經(jīng)紀機構。涉及產(chǎn)權交易活動的轉讓方、受讓方和標的企業(yè)等產(chǎn)權交易相關主體，可根據(jù)國家有關企業(yè)檔案管理的規(guī)定參照執(zhí)行。第三條 本辦法所稱產(chǎn)權交易檔案是

2、指各類產(chǎn)權轉讓主體在履行相關決策和批準程序后，將合法擁有的物權、債權、股權、知識產(chǎn)權等各類財產(chǎn)權利，通過產(chǎn)權交易機構公開轉讓或協(xié)議轉讓的活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表等各種形式與載體的歷史記錄。第四條 產(chǎn)權交易檔案工作由市產(chǎn)權交易監(jiān)管部門統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調,檔案業(yè)務工作接受檔案行政管理部門的統(tǒng)一管理和監(jiān)督指導。第五條 本市產(chǎn)權交易檔案工作遵循統(tǒng)一領導、分級管理、維護檔案完整、準確與安全，便于社會利用和保守國家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密的原則。本市產(chǎn)權交易機構、產(chǎn)權經(jīng)紀機構、產(chǎn)權交易轉讓方、受讓方和標的企業(yè)等各機構（以下簡稱各機構）的檔案機構，應當依法履行單位檔案管理職能，并對下屬單位的產(chǎn)權交

3、易檔案工作實行監(jiān)督指導。第六條 產(chǎn)權交易文件材料管理工作應納入各機構產(chǎn)權交易業(yè)務流程，納入產(chǎn)權交易機構信息化管理系統(tǒng)，納入有關人員崗位責任制，使產(chǎn)權交易文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作與業(yè)務流程進度相一致。第七條 產(chǎn)權交易文件材料的管理工作應當與產(chǎn)權交易業(yè)務管理工作同步。在實施產(chǎn)權交易各項操作流程時，應同步規(guī)范相應文件材料的形成和積累要求；在辦理產(chǎn)權交易各項審查業(yè)務時，應同步對相應文件材料的完整性、準確性和有效性進行審核；在完成一宗產(chǎn)權交易各項業(yè)務流程時，應同步規(guī)范相應文件材料的整理和歸檔要求；在發(fā)生產(chǎn)權交易權證變更、爭議處理或中止（終結）交易等動態(tài)情況時，應同步做好相應工作有關文件材料的

4、補充收集、整理和歸檔工作。第八條 產(chǎn)權交易文件材料立卷應分別由各機構相關業(yè)務部門的有關人員，根據(jù)國家有關規(guī)定，按照誰辦理、誰形成的要求，分別進行收集和整理。產(chǎn)權交易文件材料實行集中歸檔制度。與一宗產(chǎn)權交易有關的文件材料，應經(jīng)產(chǎn)權交易機構有關部門匯總審核后，向本單位的檔案機構集中歸檔，以確保一宗產(chǎn)權交易檔案的成套性。第九條 產(chǎn)權交易文件材料應當按自然形成的次序進行整理，保持每宗產(chǎn)權交易文件材料之間的有機聯(lián)系及其成套性，區(qū)分保存價值，便于產(chǎn)權交易檔案的科學管理、安全保管和有效利用。第十條 產(chǎn)權交易文件材料按照一宗交易組成一套檔案。一套檔案根據(jù)產(chǎn)權交易文件材料性質和保管期限，結合2CM左右的組卷厚度

5、，可分別組成若干案卷。產(chǎn)權交易檔案應按照國家有關規(guī)定，編制案卷和卷內目錄，便于準確檢索利用。卷內目錄條款填寫，應與卷內文件有關信息相對應。第十一條 產(chǎn)權交易文件材料按照文件特性、結合形成主體進行排列。產(chǎn)權交易過程和決策批準文件材料，按照產(chǎn)權交易操作流程進行排列；產(chǎn)權交易主體資格文件材料按照產(chǎn)權交易標的方、轉讓方和受讓方分別排列。同時，亦可根據(jù)產(chǎn)權交易文件材料的內容和重要程度等因素進行排列。第十二條 根據(jù)本市產(chǎn)權交易實際情況，結合產(chǎn)權交易文件的利用價值，制定上海市產(chǎn)權交易文件材料歸檔范圍和保管期限表（見附件）。對于本市產(chǎn)權交易機構衍生而形成的知識、文化等其他類型的產(chǎn)權交易機構，可根據(jù)附件，結合不

6、同類型特定的產(chǎn)權交易流程和文本，另行制訂。產(chǎn)權交易相關主體可參照執(zhí)行。第十三條 產(chǎn)權交易文件材料歸檔時間，以完成一宗產(chǎn)權交易后3個月為限。對于一宗產(chǎn)權交易后因故形成的有關后續(xù)文件材料，各有關部門也應按照歸檔要求，及時做好相應文件材料的收集和整理工作，并及時歸檔。第十四條 產(chǎn)權交易檔案作為一種專門檔案，應單獨設類。屬類劃分原則上按交易類型，結合交易項目進行分類。第十五條 產(chǎn)權交易檔案保管期限分為永久和定期。定期期限分為20年和10年。其中反映產(chǎn)權交易市場歷史演變、具有較大社會影響的資本流動與企業(yè)資產(chǎn)重組典型案例、列為首次創(chuàng)新交易模式或突破產(chǎn)權交易品種的產(chǎn)權交易檔案是本市重要產(chǎn)權交易檔案，保管期限

7、定為永久；屬于普通案例和一般產(chǎn)權交易活動形成的檔案，保管期限定為20年；反映產(chǎn)權交易相關主體資質的檔案，保管期限定為10年；標的企業(yè)提供紙質的資產(chǎn)評估報告(除總結報告外)可由產(chǎn)權交易機構作為資料保存，保管期限定為5年。為便于利用，與紙質資產(chǎn)評估報告相應的電子文件版本保管期限不低于5年。第十六條 各機構應根據(jù)國家有關規(guī)定組建檔案鑒定工作小組，對已超過保管期限的產(chǎn)權交易檔案，及時開展鑒定工作。經(jīng)鑒定須銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，并經(jīng)單位主管領導審查批準，由檔案工作人員和指定的監(jiān)銷人共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。第十七條 各機構應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的接收、移交、保管、利用等情況進行統(tǒng)計和分

8、析p p p ，并根據(jù)單位利用需求，編制產(chǎn)權交易檔案基本情況和專題統(tǒng)計報表。第十八條 各機構應設置符合檔案保管要求的檔案庫房，配備必要的設施設備，使檔案保管達到防盜、防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防污染、防有害生物的 “八防”要求。檔案庫房應與辦公室、閱覽室分開。庫房面積應滿足單位產(chǎn)權交易檔案的存放需求。第十九條 產(chǎn)權交易機構應當將列為永久保管的產(chǎn)權交易檔案，在單位保管滿20年，按照進館要求，向市檔案館移交。第二十條 各機構應充分利用產(chǎn)權交易信息系統(tǒng)，同步建立產(chǎn)權交易檔案管理系統(tǒng)，加快實現(xiàn)產(chǎn)權交易紙質和電子檔案“雙套制”管理，確保產(chǎn)權交易紙質與電子文件的一致性，逐步達到產(chǎn)權交易電子文件材料收集、整理、編目和歸檔操作的自動化，管理現(xiàn)代化，信息數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化。上海市產(chǎn)權交易電子文件歸檔與管理辦法另行制定。第二十一條 各機構應根據(jù)產(chǎn)權交易工作利用需求，編制適用的產(chǎn)權交易檔案檢索工具，主動開展產(chǎn)權交易檔案提供利用工作。同時，圍繞產(chǎn)權交易工作重點，積極開展產(chǎn)權交易檔案信息編研工作，主動為產(chǎn)權交易管理和領導決策提供有效服務。第二十二條 產(chǎn)權交易檔案的提供利用應遵守中華人民共和國保守國家秘密法和中華人民共和國反不正當競爭法等相關法律法規(guī)，結合單位有關保密規(guī)定，設置檔案利用權限，嚴格履行產(chǎn)權交易檔案查閱和借閱手續(xù)，切實做好利用產(chǎn)權交易檔案的保