三峽工程監(jiān)理信息管理淺談

1、三峽工程監(jiān)理信息管理淺談1三峽監(jiān)理信息管理工作的主要內(nèi)容、特點(diǎn)和解決方法11三峽監(jiān)理信息管理工作的主要內(nèi)容 三峽監(jiān)理信息管理工作的主要內(nèi)容包括：1信息的采集、歸類整理、加工存儲和信息發(fā)布共享。2重要信息及時發(fā)布和傳送給有關(guān)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)主。3定期編制監(jiān)理日報、周報、月報、年報呈報業(yè)主單位和有關(guān)單位。4按需要匯編各種報告，其中包括：向?qū)＜医M匯報材料、稽查報告、自查報告、工程安鑒自檢報 告、工程驗收報告及各種專題報告等。不僅數(shù)量多、內(nèi)容廣范，而且時間要求緊。5監(jiān)理工程工程竣工后，按照業(yè)主要求和檔案管理的有關(guān)規(guī)定，應(yīng)及時整理和移交監(jiān)理工作檔案資料。12三峽監(jiān)理信息管理工作的一些特點(diǎn)1監(jiān)理信息的介

2、質(zhì)和形式呈現(xiàn)多樣性。監(jiān)理信息包括有監(jiān)理工作日志、各種會議記錄和會議紀(jì)要、設(shè)計文件和圖紙、各種往來文涵、各種報表包括方案、進(jìn)度、質(zhì)量、投資、各種合同信息文件、工程圖片、錄像等多種多樣的形式和內(nèi)容，造成監(jiān)理信息管理手段的復(fù)雜性。2監(jiān)理信息源和信息存儲介質(zhì)分散在監(jiān)理單位的各級部門和具體負(fù)責(zé)人手中，增加信息集中管理的難度。3監(jiān)理信息要求準(zhǔn)確性、真實(shí)性和實(shí)時性，必須隨時收集到最新準(zhǔn)確無誤的各種資料信息。4根據(jù)需要，必須在極短時間內(nèi)查找出與某工程相關(guān)的各種信息，加以整理匯總及時向業(yè)主和有關(guān)部門提供材料或報告。13解決方法綜上所述，作為現(xiàn)代化的監(jiān)理信息管理僅靠計算機(jī)單機(jī)管理是不可能的。而且僅靠單純的計算機(jī)聯(lián)

3、網(wǎng)，只能解決信息的共享問題，卻不能解決信息的快速進(jìn)展查詢和大量信息的管理問題。只有在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)根底上開發(fā)“監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，才能把監(jiān)理信息管理水平提高上一個新的臺階。由于監(jiān)理信息是一種形式多樣的“多媒體信息，而且其中大局部是屬于“非構(gòu)造化的信息，并且信息管理過程就是一種“工作流的處理過程。因此開發(fā)監(jiān)理信息管理的軟件平臺應(yīng)該具備解決上述問題的功能。經(jīng)深入調(diào)查和分析比擬，我們認(rèn)為采用LotusNotes群件開發(fā)平臺開發(fā)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)較為適宜。2采用LotusNotes開發(fā)平臺的優(yōu)點(diǎn)Lotus Notes是先進(jìn)的群件平臺，全面實(shí)現(xiàn)了對非構(gòu)造化信息的管理和共享；內(nèi)含強(qiáng)大的工作流軟件開發(fā)環(huán)境；是群組協(xié)

4、同工作和辦公自動化系統(tǒng)的最正確選擇。群件是利用計算機(jī)和通信網(wǎng)絡(luò)為群體提供使之可協(xié)同工作的系統(tǒng)，它建立在以下5種技術(shù)的根底上：1媒體文檔管理；2工作流；3電子郵件； 4電子會議；5方案圖表。多媒體文檔管理系統(tǒng)的單元是“文檔，一個文檔可包含文本、圖像、圖形、聲音和視頻信息。工作流定義了操作方式，它規(guī)定了必須按某種訪問方式進(jìn)展操作以及在異常情況發(fā)生時的處理方法。電子郵件提供了按工作流傳送信息的方法。電子會議分為實(shí)時性和隨時性2種，“實(shí)時性會議允許成員組之間相互合作來完成一個共同的工程，“隨時會議使得人們在任何時侯都可以參加小組討論。方案圖表可以完成安排會議日程、控制工程進(jìn)展等工作。Lotus Not

5、es是用文擋數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)多媒體文檔管理的，并支持客戶機(jī)效勞器工作方式。通過文檔數(shù)據(jù)庫，用戶可以在網(wǎng)絡(luò)上存取追蹤儲存和組織信息，每個數(shù)據(jù)庫可包含假設(shè)干不同形式的Notes文檔， 存放在一個或多個效勞器上，讓許多用戶共享。Notes文檔的構(gòu)造是由表單定義的，表單中包含了各種各樣的域，Notes文檔就是數(shù)據(jù)庫的記錄。用戶可通過視圖來瀏覽Notes文檔。為了保證信息的保密性和平安性，通過數(shù)據(jù)庫的“訪問控制清單和“訪問權(quán)限的級別嚴(yán)格控制用戶對數(shù)據(jù)庫資源的訪問。 Notes軟件還具有以下幾項特點(diǎn)：1標(biāo)準(zhǔn)的Notes數(shù)據(jù)庫操作界面。一旦用戶掌管了一個Notes數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，便可操作任何Notes數(shù)據(jù)庫，因為N

6、otes數(shù)據(jù)庫的菜單命令和編輯操作對所有數(shù)據(jù)應(yīng)用都是一樣的。2方便的電子郵件系統(tǒng)。利用Notes電子郵件系統(tǒng)可以在Notes用戶間方便地傳送各種文件。3實(shí)用的全文檢索功能。Notes提供了對文檔型資料的全文檢索功能，從而可以靈活快速、準(zhǔn)確地找到所需要的文檔。綜上所述，應(yīng)用Notes群件軟件平臺進(jìn)展監(jiān)理信息管理，可以較好地克制信息管理工作中所面臨的一些難題，并能大大提高監(jiān)理信息管理的水平。3西北院三峽工程監(jiān)理中心的Notes群件系統(tǒng)的軟硬件配置為了應(yīng)用Notes群件軟件管理監(jiān)理信息，西北院三峽工程監(jiān)理中心組建了28臺微機(jī)的星型局域網(wǎng)絡(luò)。 其軟硬件配置如下：1網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)采用中文Windows N

7、TServer 40；2Lotus Notes 45中文版；3一臺Pentium45064M62G作為主域控制器Primary Domain Controller，PDC；4一臺IBM Netfinity 3500Pentium266M64M40G作為Notes效勞器，并兼作備份域控制器Backup Domain Controller，BDC；526臺Windows98平臺的Notes工作站。4開發(fā)Notes監(jiān)理信息管理系統(tǒng)的規(guī)劃、步驟與實(shí)施開發(fā)一個完整的“監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，是一個浩大的系統(tǒng)工程，需要投入大量的人力和物力，并消耗較多的時間，根據(jù)西北院監(jiān)理中心的具體情況，為了縮短開發(fā)周期，使開發(fā)

8、成果能及早應(yīng)用于生產(chǎn)，開發(fā)原那么為：統(tǒng)一規(guī)劃，分批實(shí)施；先易后難，急用優(yōu)先；一邊開發(fā)，一邊試用；征求意見，逐步完善。根據(jù)西北院三峽監(jiān)理中心所承當(dāng)?shù)娜蝿?wù)和特點(diǎn)，經(jīng)過分析，確定開發(fā)并完成投入運(yùn)行的Notes文檔庫有：1圖書、資料庫；工程圖紙庫；工程圖片庫；2監(jiān)理細(xì)那么庫與規(guī)劃庫；監(jiān)理報告庫；技術(shù)規(guī)定庫；3監(jiān)理日報填報庫；周報填報庫；月報填報庫；4施工監(jiān)理周報、月報、年報、向?qū)＜覅R報材料、各階段驗收報告庫；5承包商方案庫；進(jìn)度分析庫；6質(zhì)量月報庫；質(zhì)量簡報庫；溫控周報庫；溫控月報庫；廠壩混凝土裂縫庫；廠房混凝土裂縫庫；平安周報庫；7收文庫；發(fā)文庫；會議紀(jì)要庫；8合同變更與索賠庫；9天氣水情庫；10設(shè)

9、備管理庫；人事管理庫；11監(jiān)理中心簡介庫；監(jiān)理中心公告庫；12職工討論園地庫；電子期刊庫。5Notes監(jiān)理信息管理系統(tǒng)在信息管理中發(fā)揮的作用1利用Notes監(jiān)理信息數(shù)據(jù)庫查詢各類文件比手工查詢快幾百倍。例如人工查詢歷史收、發(fā)文是一件非常困難的事情。由于歷史的收、發(fā)文文本早已歸檔入庫，只能在收、發(fā)文登記冊上查詢，往往查詢者對所要找的文檔的編號、登記日期、文件標(biāo)題等要素記憶模糊，浪費(fèi)大量時間后仍然一無收獲。而利用Notes監(jiān)理信息數(shù)據(jù)庫查詢歷史文檔極為方便，只需輸入文檔的編號、或登記日期、或文件標(biāo)題、或單 關(guān)鍵CH(開場) 位部門、或作者、或關(guān)鍵詞、或文檔文本中的內(nèi)容詞 關(guān)鍵CH(完畢) 等一個或

10、數(shù)個要素，即可快速查找出所需的文件。2利用Notes監(jiān)理信息數(shù)據(jù)庫中的各種信息編制施工監(jiān)理周報、月報、年報、各種匯報材料及各階段的工程驗收報告，不僅加快了速度、提高了質(zhì)量，而且便于各種報告的查詢。例如編制施工監(jiān)理周報，以往由各工程部的內(nèi)業(yè)人員將手寫稿送交信息室，經(jīng)匯總編輯輸入成“周報電子文檔，再印刷出版。由于各工程部的手寫稿內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)、送交時間不統(tǒng)一拖后時間較多，造成匯編工作量大、不能準(zhǔn)時出版的情況時有發(fā)生，而且不標(biāo)準(zhǔn)的原始手稿用來存檔也不適宜?，F(xiàn)在利用Notes周報填報庫匯編監(jiān)理周報就十分方便，各工程部的內(nèi)業(yè)人員按數(shù)據(jù)庫 內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)格式的“表單準(zhǔn)時填寫數(shù)據(jù)，信息室人員可同步獲取這些數(shù)據(jù)信息，經(jīng)拷

11、貝不用錄入立即可匯編成監(jiān)理周報。而各工程部填報的標(biāo)準(zhǔn)格式的“表單，將自動長期保存在數(shù)據(jù)中，供備查。3保存在Notes監(jiān)理信息數(shù)據(jù)庫中的監(jiān)理信息具有共享性，可提供應(yīng)全體監(jiān)理人員共同使用，克制了以往監(jiān)理信息保存在個人手中很難查詢的弊端。例如編寫向?qū)＜医M匯報的材料，需要用到大量的各工程部的內(nèi)部資料，以前這些資料一般都保存在各部門計算機(jī)個人目錄下，當(dāng)資料保管人不在時，這些資料很難找到，嚴(yán)重地影響了匯報材料的編寫?，F(xiàn)在要求各部門將重要資料必須保存到Notes相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，克制了分散資料難以查找的困難。另外在編寫各種報告過程中，會對各工程部所提供上來的數(shù)據(jù)資料中的錯誤進(jìn)展改正，而保存在個人手中的數(shù)據(jù)資料

12、錯誤沒有改正，在編制下一個報告時這些錯誤又將重復(fù)出現(xiàn)，現(xiàn)在所有的數(shù)據(jù)資料均保存在共享數(shù)據(jù)庫內(nèi)，就可防止錯誤重復(fù)出現(xiàn)。4計算機(jī)病毒、硬件設(shè)備故障、系統(tǒng)軟件故障、使用誤操作等因素，極易造成保存在個人計算機(jī)中的數(shù)據(jù)資料喪失，后果極為嚴(yán)重。由于經(jīng)常對保存在Notes數(shù)據(jù)庫中的監(jiān)理信息進(jìn)展備份，比保存在分散單個計算機(jī)上要平安得多。5由于大量的監(jiān)理信息存儲在Notes監(jiān)理信息管理數(shù)據(jù)庫中，監(jiān)理中心的所有職工均可依據(jù)所給予的權(quán)限查看相應(yīng)的資料，大大減少了各類文件的印發(fā)量，有效地減少了紙張和打印的消耗量。6結(jié)論和建議1作為現(xiàn)代化的監(jiān)理信息管理僅靠單純的計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，只能解決信息的共享問題，卻不能解決信息的快速查

13、詢、大量信息的加工處理及信息流的控制問題。因此開發(fā)一個好的監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，對提高監(jiān)理信息管理是必不可少的。2開發(fā)Notes軟件平臺監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，可以較好地克制信息管理工作中所面臨的各種難題，是一種最好的選擇。3開發(fā)監(jiān)理信息管理軟件，不可貪大求全，要根據(jù)監(jiān)理單位的實(shí)際條件來確定軟件系統(tǒng)的規(guī)模、功能，量力而行。4開發(fā)監(jiān)理信息管理軟件，應(yīng)按照軟件工程方法進(jìn)展。先進(jìn)展需求分析，后開發(fā)軟件。由于一開場用戶對需求的慨念比擬模糊，所以剛開發(fā)出來的程序往往不能滿足用戶要求，必須根據(jù)用戶反應(yīng)意見，重新修改設(shè)計和編制程序，往往要經(jīng)過幾次反復(fù)循環(huán)才能開發(fā)出較好的軟件。5由于一個工程的監(jiān)理周期較長，而計算機(jī)硬件

14、、軟件系統(tǒng)平臺開展又太快，有些應(yīng)用軟件在監(jiān)理周期中被淘汰，造成監(jiān)理初期保存的電子文檔，在監(jiān)理中后期無法翻開調(diào)用例如三峽一期工程的監(jiān)理規(guī)劃和細(xì)那么的電子文檔，在后期已無法翻開。為了更好地管理和長期保存監(jiān)理信息的電子文檔，要求各部門錄入計算機(jī)的文本文件統(tǒng)一采用Microsoft Office的軟件；各部門繪制的圖形文件統(tǒng)一采用AUTOCAD的軟件。因為這些軟件平臺具備良好的向前版本兼容性。對特別重要的電子文檔建議采用純文本文件格式保存，將不受軟件平臺變化影響。6為了減少文檔庫的存儲容量可以采取以下一些措施：對各種圖形、圖像文檔必須作一定處理。例如對圖像文件一般均采用JPG的壓縮格式進(jìn)展存儲；對Au

15、tocad的DWG圖形文件一般可采用WMF的格式進(jìn)展存儲；對巳有的印刷文件，可先用掃描儀輸入計算機(jī)變成圖像文件，然后用文字識別軟件自動轉(zhuǎn)化成文本文件。采取上述措施后，圖形、圖像文檔的存儲容量可縮減幾十倍。7為了防止因硬件故障而造成監(jiān)理信息的丟失，必須定期從效勞器中將一些有保存價值的信息備份到光盤中。防止采用軟盤作為長期保存信息的介質(zhì)，因為軟盤介質(zhì)本身就不易久存。8計算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客是監(jiān)理信息管理系統(tǒng)的最大殺手，必須花大力氣作好計算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的防治。要購置正版殺毒軟件，隨時更新病毒庫，給所有的效勞器和工作站都安裝殺毒軟件，還必須對全體職工進(jìn)展計算機(jī)病毒防患知識教育。9為了提高對“Lotus Notes群件平臺的應(yīng)用水平，必須對全