合同管理規(guī)定參考

1、合同管理規(guī)定合同管理規(guī)定PAGE- 11 - / NUMPAGES11合同管理規(guī)定合同管理規(guī)定1.目的為建立公司的合同管理制度，維護公司的合法權益，規(guī)范公司合同的簽訂程序，防止不應有的糾紛，控制公司風險，特制定本規(guī)定。 2.適用范圍本規(guī)定適用湖南原子九洲光電工程有限公司、湖南原子照明科技有限公司以及聯名合作公司對外簽訂的所有合同。 3.定義 3.1 本規(guī)定所指的合同，是指公司在經營活動中以法人及聯名合作公司名義對外簽訂的各種合同（包括具有合同性質的各種訂單、協議書等）。3.2 公司合同的種類包括各類采購合同、工程合同、產品合同、聯名公司合同、等經營活動中產生的各種有名和無名合同。3.3 合同管

2、理是指對公司合同的審核、監(jiān)督和管理，包括合同的評審、合同格式的提供，合同履行的監(jiān)督以及合同糾紛處理等全過程的管理。 4. 合同管理部門與職責4.1 公司財務部是公司合同的歸口管理部門，各主要業(yè)務部門應指定專人負責合同的管理和合同事務承辦。4.2 公司財務部負責對公司的合同統(tǒng)一進行監(jiān)督管理并行使以下職責：（一）制訂完善合同管理制度，提高公司合同管理水平；（二）評審公司對外簽訂的所有合同；（三）制訂公司需對外簽訂的各種合同格式，并在履行過程中不斷修改完善；（四）監(jiān)督合同履行情況，并對存在問題提出整改意見；（五）參與公司重大合同的談判；（六）配合有關部門辦理相關合同的公證、登記、備案等事項；（七）對

3、公司業(yè)務部門和相關人員進行合同法律常識方面的培訓，提高業(yè)務素質。4.3 公司各部門合同主辦人員主要履行以下職責；（一）在權限內負責辦理與本人業(yè)務有關的合同簽訂、變更、解除等有關事宜；（二）起草本人業(yè)務過程中需要的各種合同文本并與財務、財務審核后確認；（三）認真執(zhí)行其本人業(yè)務往來中所簽合同；（四）對合同履行中發(fā)生的問題和糾紛采取必要措施，并及時匯報，協助有關部門積極的解決問題和有關糾紛，維護公司的合法權益；（五）負責將其本人簽訂的合同文件整理形成檔案，交由所在部門統(tǒng)一保存；（六）配合公司財務，對合同的日常管理工作提供必要的協助。 5. 合同的訂立與資信調查5.1 公司對外交易活動，除能即時結清、

4、無風險的小金額交易外，必須簽訂書面合同，無風險的口頭訂單參照本規(guī)定執(zhí)行。無需簽訂書面合同的口頭訂單是指合同金額在2000元以下且能即時結清，公司沒有風險（主要是不涉及后續(xù)的產品質量保證和售后服務事宜）的一般商品買賣交易。5.2 與所簽訂合同有關的補充協議、往來文書、圖紙、表格、信函、傳真、數據電文（電子郵件）等均為合同的組成部分。5.3 合同簽訂之前的風險調查：公司相關部門在選定合作對象之后，合同簽訂之前，應當根據情況調查對方的資信狀況和履約能力，尤其是對欲建立長期合作關系和涉及食品安全、工程安全的供貨商、銷售商，必須派人調查其詳細的經營狀況，主要包括以下幾個方面：（一）審查工商營業(yè)執(zhí)照、組織

5、機構代碼證、稅務登記證、生產許可證、衛(wèi)生許可證、安裝資質、安全許可等資質證明文件的真實性以及年檢情況；審查個人身份證明、授權委托書等。通過此項審查確定對方當事人是否具有簽訂合同的主體資格和經營資質；（二）調查對方以往產品、安裝工程的質量情況、貨源渠道和售后服務情況，通過此項調查確認對方的業(yè)務能力和誠信狀況；（三）考察對方的地址、經營狀況、人員情況等，以此確定對方的實際履約能力。5.4 各部門合同主辦人員應當將調查了解的對方資信、經營狀況形成書面文件，并提出合同簽訂意見由該部門負責人簽字后，作為附件，隨合同一起評審。 6.合同評審及流程6.1 合同的起草6.1.1 統(tǒng)一合同文本的制定。公司財務統(tǒng)

6、計各業(yè)務部門的合同簽訂需求，經過與業(yè)務部門協商，在公司現有的各種合同文本基礎上進行修改或重新起草修訂，制定公司統(tǒng)一的合同文本格式，以便于在后續(xù)業(yè)務活動中采用。6.1.2 其他臨時性合同或專業(yè)性較強的合同文本由公司財務會同相關業(yè)務部門共同起草修訂。6.2 合同的評審6.2.1 合同經辦人將整理好的合同文本（含公司統(tǒng)一的合同文本或其他公司提供的合同文本）隨合同審批表一起送交與該項業(yè)務相關的其他部門審核傳閱，并對各部門提出的意見進行篩選，完善合同事項，形成合同評審意見稿。6.2.2 合同經辦人將合同評審意見稿發(fā)送對方進行商談，將對方提出的修改意見進行反饋，由該業(yè)務部門負責人與公司財務共同確定合同內容

7、。公司與合同有關的保底性條款不得更改。6.2.3 合同經辦人將確定好的合同文本、合同審批表經部門負責人簽字后提交總經理審批。合同經辦人或部門負責人應當在合同審批表中注明需要總經理審批或關注的特殊事項（如合同的價格、付款條件、特殊質量要求等相關條款）。6.3 合同經總經理審核完畢簽字批準后，合同經辦人負責合同簽訂具體事務的辦理。6.4 合同經辦人在最終簽訂合同時，不得對已經評審確認好的合同進行任何的添加或修改，如確需修改合同時，應當經部門負責人與公司財務共同確認后方可更改，但關于合同價款、特殊工藝質量要求、付款方式的更改仍需總經理批準。 7.合同的履行7.1 合同簽訂生效后，各部門合同經辦人應當

8、注意合同的每個履行階段，監(jiān)督合同對方的履約情況；并確保公司按照約定履行合同義務，避免出現違約情況。在合同履行過程中，遇履約困難或爭議，應及時向部門負責人匯報。7.2 合同付款7.2.1 合同付款的一般要求： （一）除能即時結清金額在2000元以內合同外，一般不得采用現金付款； （二）采用銀行電匯方式付款時，原則上應支付至合同對方的戶名和賬號，如對方要求我公司將款項支付至其他銀行賬戶，必須在合同中特別注明或由合同對方向我公司出具收款賬戶證明，否則不得將款項支付至其他賬戶；（三）合同付款種類分為定金（或預付款）、貨前款、貨后款、安裝驗收（或調試驗收）后款、質保金。公司業(yè)務部門應當根據實際情況，在進

9、行合同談判時，將除合同定金外的付款控制為貨到驗收或調試安裝后，減少貨前或驗收前支付款項，并且盡量降低定金數額（一般情況下定金的最高數額不得超過合同總額的20%），預留一定數額的質保金，以充分保證公司的利益。（四）付款時必須向合同對方索要發(fā)票或收據。7.2.2 財務付款后，合同經辦人應當及時向對方落實款項到賬情況，付款過程中出現問題時應當協調相關部門及時處理。7.3 合同收款7.3.1 除2000元以內小額合同或對方上門付款的情形外，其他合同履行中不得收取現金。7.3.2 合同或業(yè)務經辦人收到對方支付的款項后應當在第一時間交付公司財務部。7.3.3 客戶采用支票、電匯方式付款時，財務部應當在款項

10、到賬后立即通知相關業(yè)務部門，以做好合同履行工作，避免出現違約現象。7.4 合同履行過程中，涉及合同變更、驗收、通知等重要事項時，應當采取書面文件的形式，如需將上述文件提供對方時，應當采用快遞或直接由對方簽收等方式發(fā)出，快遞單據或對方的簽收憑證應當隨合同一起妥善保存。7.5 合同履行過程中，禁止公司任何人在合同對方提供的各種文件資料上簽署名字或加蓋印章；如因業(yè)務需要必須簽字或加蓋印章時，應當經該部門的負責人對需簽字的文件內容審核通過后方可。 8、合同糾紛處理8.1 合同履行中產生糾紛時，合同主辦部門負責處理，財務部門予以協助。8.2 合同糾紛發(fā)生后，合同經辦人應當先以協商解決為基本方法，協商不成

11、時，再采用訴訟或仲裁的方式。8.3 對重大合同糾紛，合同管理和承辦人應提出處理意見，并將合同糾紛情況經部門領導簽字后交送財務部，由財務部出具處理意見報總經理審批后組織實施。8.4 進入訴訟或仲裁階段的合同糾紛按照公司訴訟管理辦法另行規(guī)定。 9、合同檔案9.1 公司各部門負責人應當指定專人，將本部門簽訂的各種合同文件建立檔案并且統(tǒng)一妥善保存。9.2 合同檔案內容應當包括但不限于以下內容：合同原件、補充協議、報價單、交貨單據、驗收證明以及雙方在合同履行過程中的往來信函、傳真和電子郵件等與合同履行有關的一切文件。 10、罰則 10.1 凡未按本規(guī)定的要求簽訂和管理合同事宜、或發(fā)生問題未及時匯報情況的

12、，將根據具體情節(jié)給予相應責任人100元以上500元以下的經濟處罰。10.2 因違反本規(guī)定給公司造成經濟損失的，公司將追究責任人的法律責任。 11、附則11.1 本規(guī)定解釋權歸財務部11.2 本規(guī)定自2016年6月8日起實施 12、與合同管理規(guī)定有關的記錄與文件12.1 合同審批流程圖（附件一）12.2 合同審批表（附件二）附件一：合同審批流程圖一、合同審批流程圖（另附詳細文字說明）承辦部門/經辦人（合同方向擬定）組織起草編制外部或標準合同經辦人把合同稿報送相關部門負責人初審并出示意見，初審通過送合同管理員就文本格式進行審核。不合格，返回修改審核通過后，經辦人填寫合同審批表，附合同草案及相關文件

13、資料，送會簽部門審查簽批。審查部門應提出具體的審查意見,按職責在會簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見并簽字?？偨浝砗炁ㄟ^通過通過不通過不通過公司法律顧問審查，認為符合法律規(guī)定并有利于公司經營的，提出具體的審查意見并簽署“同意”。認為法律上有漏洞或不利于公司經營的，應當要求經辦人與合同方協商并進行修改。必要時，法建顧問可直接修改。不通過通過通過二、合同備案1、所有合同原件均由財務部保存，同時提供合同正本掃描件。業(yè)務部門合同申請人可自行保留合同復印件以備參考。2、在合同雙方簽署蓋章后，合同申請人應在三個工作日內將合同原件返還存檔。三、合同執(zhí)行及備注1、相關部門及簽署人特別是合同申請人均應對合同的執(zhí)行負責。2、合同申請人應該掌握合同執(zhí)行的整體情況，確保公司權益得到保障及未構成違約。3、鑒于一些部門的特殊情況可以和法律部聯系協商特殊流程，經法律部確認后可執(zhí)行。附件二：合同審批表 合同編號： 合同名稱申報類型 緊急 普通保密類型 絕密 保密 普通合同類型 聯名類 項目類 產品類 采購類 行政類 其他類合同主體 甲方： 乙方：合同主要內容合同金額合同期限申請人所在部門產品部運營部項目部意見職能部