秘書考試報名及報考指南

1、秘書考試報名及報考指南 秘書職業(yè)主要指從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。它包含了從企業(yè)基礎(chǔ)文書、專職文秘到高級行政助理等一個完整的行政輔助人員體系，要求從業(yè)人員具備較強(qiáng)的文字和語言溝通能力，綜合協(xié)調(diào)與合作能力，邏輯思維和分析能力等。 本職業(yè)共設(shè)四個等級，分別為五級秘書(國家職業(yè)資格五級)、四級秘書(國家職業(yè)資格四級)、三級秘書(國家職業(yè)資格三級)和二級秘書(國家職業(yè)資格二級)。一、報名條件1.五級秘書(具備以下條件之一者)： (1)經(jīng)五級秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書； (2)在本職業(yè)連續(xù)見習(xí)工作2年以上； 2.四級秘書(具備以下條件之

2、一者)： (1)取得五級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作2年以上，經(jīng)四級秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書； (2)取得五級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作3年以上； (3)連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上； (4)取得經(jīng)勞動和社會保障行政部門審核認(rèn)定、以四級秘書技能為培養(yǎng)目標(biāo)的中等以上職業(yè)學(xué)校本職業(yè)(專業(yè))畢業(yè)證書。 3.三級秘書(具備以下條件之一者)： (1)取得四級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上，經(jīng)三級秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書； (2)取得四級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作5年以上； (3)取得大學(xué)本科畢業(yè)證書，并連續(xù)從事本職業(yè)工作2年

3、以上。 4.二級秘書(具備以下條件之一者)： (1)取得三級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上，經(jīng)二級秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書； (2)取得三級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作6年以上； (3)取得大學(xué)本科畢業(yè)證書，并連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上。二、考試科目 秘書考試分成2門，即理論考試和實(shí)操考試。理論考試全部為客觀題，內(nèi)容涵蓋：職業(yè)道德、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，考試時間為1.5個小時。實(shí)操考試全部為主觀題，內(nèi)容包括工作要求，案例分析，考試時間為2個小時。案例分析部分播放錄像；涉外秘書考生加考外語，包括選擇、填空、翻譯、寫作等題型（包括聽力）。參加秘書二級考試的考生還需進(jìn)行

4、綜合評審（業(yè)績評估手冊），采用筆試答辯的形式，包含商務(wù)溝通，辦公室管理，常用事務(wù)文書，會議與商務(wù)活動，信息與檔案五個模塊的能力評估。三、考核方式 1.書面應(yīng)答：考生對標(biāo)準(zhǔn)化書面試卷上的問題在答題卡上作答，題型分為單選題、選擇題兩種題型。 2.情景模擬：考生根據(jù)所觀看的情景錄像，就書面問題進(jìn)行筆答；均有兩段錄像，每段錄像考15個知識點(diǎn)。 3.任務(wù)解決：考生對書面提出的工作任務(wù)進(jìn)行書面回答。 4.綜合測試：涉外秘書的英語考試包括聽力題、選擇題、寫作題。 5.業(yè)績評估：專家對考生提供的個人工作業(yè)績記錄進(jìn)行綜合評審。 另外，在工作要求上，本標(biāo)準(zhǔn)對國家職業(yè)資格五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書的能力

5、要求依次遞進(jìn)，高級別涵蓋低級別的要求。四、秘書工作的要求主要可概括為四個轉(zhuǎn)變和六個要求（一）秘書工作的四個轉(zhuǎn)變 秘書工作三服務(wù)（為中央服務(wù)；為中央個部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù)；為人民服務(wù)）秘書工作應(yīng)該發(fā)揮四個作用（參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用） 實(shí)現(xiàn)四個轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)：4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個轉(zhuǎn)變其實(shí)是對秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展，而這也是發(fā)達(dá)國家秘書工作的特點(diǎn)。（二）秘書工作的六個強(qiáng)調(diào) 強(qiáng)調(diào)

6、調(diào)查研究工作 強(qiáng)調(diào)信息工作 強(qiáng)調(diào)信訪工作 強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作 強(qiáng)調(diào)督察工作 強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作五、秘書工作的內(nèi)容職能和職責(zé)的區(qū)別 職責(zé)是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應(yīng)當(dāng)做什么的問題 職能則是秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)一切活動所產(chǎn)生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問題。（一）秘書的職能1.輔助決策（1） 輔助決策的含義：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時效性。（2） 輔助決策的特征：體現(xiàn)

7、在以下幾個方面：輔助內(nèi)容的綜合性 輔助時間的經(jīng)常性 輔助環(huán)節(jié)的全過程性（3） 輔助決策的原則超前原則 定位原則 信息原則 諫諍原則（4） 輔助決策的過程協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo) 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計方案 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評優(yōu)選優(yōu) 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋2.協(xié)調(diào)關(guān)系（1） 協(xié)調(diào)關(guān)系的含義：秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。（2） 協(xié)調(diào)關(guān)系的特征從屬性 廣泛性 間接性（3） 協(xié)調(diào)關(guān)系的原則政策指導(dǎo) 客觀公正 平等協(xié)商 注重整體 靈活適度（4） 協(xié)調(diào)關(guān)系的過程摸清情況 找出癥結(jié) 恰當(dāng)協(xié)調(diào) 督促落實(shí) 檢查反饋3.處理

8、信息（1） 處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號、消息、情報、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內(nèi)容。（2） 處理信息的原則及時性原則 保真性原則 適用性原則 預(yù)測性原則（3） 處理信息的內(nèi)容歷史信息 上級信息 內(nèi)部信息 公眾信息 社會信息（4） 處理信息的過程信息的收集 信息的加工 信息的傳遞 信息的反饋 信息的儲存4.辦理事務(wù)（1） 辦理事務(wù)的含義：事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。（2） 辦理事務(wù)的特征綜合性 服務(wù)性 繁瑣性 突擊性（3） 辦理事務(wù)的原則被動中求主動 原則中求靈活 繁雜中求規(guī)范（4） 辦理事務(wù)的程序自然程序 理論程序 指令程序 法定程序 技術(shù)程序 習(xí)慣程（二）秘書的職責(zé)大致也有以下11個方面：日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理）接待事務(wù)（來訪接待、安排服務(wù)等）會議事務(wù)（會議安排、會場布置、會議服務(wù)、會議文件的處理等）行政事務(wù)信訪事務(wù)（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇