公司辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)講稿

1、23/23辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)講義辦公室是單位的綜合管理機構(gòu),具有多功能的性質(zhì)，主要職責(zé)是“參與政務(wù),管理事務(wù),協(xié)調(diào)關(guān)系,搞好服務(wù)”。明顯地有別于其他各類股室，具有其自身的特殊性。一、辦公室的涵義辦公室這個詞的概念，有兩種涵義:一為辦公的屋子、場所;二為工作機構(gòu)，是黨政機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位設(shè)的綜合部門，是溝通上下、聯(lián)系左右的橋梁和樞紐，是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助性機構(gòu), 大的一般稱辦公廳，小的一般叫辦公室。作為工作機構(gòu)的辦公室就是今天我們學(xué)習(xí)的重點。二、辦公室的地位和作用在各級組織中，辦公室處于中樞和要害部位，其地位和作用具體來說，主要有以下三點。（一）中心的地位和作用盡管辦公室與其他職能部門在行政職級

2、上是平等關(guān)系，與其他職能部門間由于工作需要而產(chǎn)生的協(xié)調(diào)，是一種平級間的協(xié)調(diào)，不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰的問題。但是，當(dāng)辦公室參與(或牽頭)協(xié)調(diào)時，就或多或少地代表著領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求，或者是對領(lǐng)導(dǎo)班子總的指導(dǎo)思想的貫徹,具有一定的權(quán)威性。辦公室又是一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是各種信息的交匯點和集散地。黨和國家的方針、政策、上級機關(guān)的指示、指令、本單位的總體安排、目標管理、領(lǐng)導(dǎo)決策以與各種重大事件、重大活動過程中所形成的文件資料，下屬各個單位貫徹實施領(lǐng)導(dǎo)決策的情況和反映，各方面的動態(tài)、情報資料等等，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合。辦公室的中心地位還體現(xiàn)在辦公室工作的多向性上。辦公室的工作一般都是

3、通過縱橫交叉的網(wǎng)絡(luò)，與上下、左右、外各種渠道發(fā)生相應(yīng)的聯(lián)系。整個辦公室在多向性、多渠道的立體交叉的管理網(wǎng)絡(luò)中居于中心的位置。因此，辦公室不同于具體的業(yè)務(wù)股室。業(yè)務(wù)股室是部門的執(zhí)行機構(gòu)。而辦公室則一般不直接參與各項具體業(yè)務(wù)工作，它是綜合管理機構(gòu)，看上去游離于管理之外，實際上又存在于各種管理之中。（2）樞紐的地位和作用辦公室在一個機關(guān)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。如果把一單位比作一個人的話，那么，領(lǐng)導(dǎo)層、決策機構(gòu)是大腦;業(yè)務(wù)股室、執(zhí)行機構(gòu)是四肢;辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。是辦公室把大腦的指令傳遞給四肢，又把四肢的信息反映給大腦，以便讓大腦與時調(diào)整決策，推動整個肌體的

4、正常運行。辦公室實際上就象鐵道系統(tǒng)中的樞紐站，水陸聯(lián)運的交會點。（3）窗口的地位和作用辦公室是一個單位的總進出口，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”。辦公室負責(zé)接收處理上級和兄弟單位的來文來函，接待上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、檢查和兄弟單位的參觀學(xué)習(xí)，處理各種公務(wù)往來，接待人民群眾來訪等等。一般與外界的聯(lián)系，都首先要經(jīng)過辦公室，外界對一個單位的第一印象也常常是看辦公室的精神面貌、思想作風(fēng)、管理水平與工作效率等。本單位領(lǐng)導(dǎo)得到外界的各種信息，一般也是靠辦公室這個“窗口”?？傊k公室是溝通上下的咽喉，是聯(lián)系左右的紐帶，是傳遞信息的中樞，又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的“外腦”和處理日常事務(wù)的手足。因

5、此，辦公室工作做得好壞直接關(guān)系到黨和國家的路線、方針政策能否在本單位的貫徹落實,直接關(guān)系到本單位的形象和聲譽。三、辦公室工作的性質(zhì)和特點（一）性質(zhì)辦公室是一個單位的綜合管理機構(gòu)，具有明顯的綜合性和服務(wù)性:(1)綜合性。辦公室的綜合性主要是由以下四個方面組合形成:首先是多方面基礎(chǔ)工作的組合。辦公室的業(yè)務(wù)圍很廣，諸如調(diào)查研究、公文撰寫、文印收發(fā)、會務(wù)接待、信訪工作、上下聯(lián)絡(luò)、檔案管理、機要等大量的政務(wù)性和事務(wù)性的基礎(chǔ)工作，都在辦公室綜合承辦。其次是多方面信息的組合。辦公室作為一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心,四面八方，上下左右的信息，都在辦公室匯集與綜合，并且發(fā)揮出信息的綜合效應(yīng)。第三是多知識、多技能結(jié)構(gòu)人

6、員的組合。由于辦公室的工作的多向性、多功能，要求辦公室人員的知識和技能結(jié)構(gòu)也必須多種多樣，形成一個“通才”與“專才”相結(jié)合的有機整體。例如:辦公室負責(zé)人要當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須具備較好的政治素質(zhì)、知識文化修養(yǎng)和組織協(xié)調(diào)能力，能比較敏捷地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，善于統(tǒng)攬全局，善于集中領(lǐng)導(dǎo)的意見和群眾的智慧;從事文秘工作的人員，必須具備較強寫作能力和較高的政策水平，吃透上情下情,熟悉業(yè)務(wù)，視野開闊，視覺敏銳，善于思考;從事接待工作的人員，必須朝氣蓬勃，熱情、耐心，任勞任怨，不怕麻煩，靈活周到;其他方面的工作人員，也要有相應(yīng)的專業(yè)知識與技能。第四是多學(xué)科組成的綜合體。辦公室管理的基礎(chǔ)理論就是在管理學(xué)、秘書

7、學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、檔案學(xué)等多學(xué)科的基礎(chǔ)上形成的，辦公室本身也是由多種專業(yè)組成，并相互滲透、綜合交叉形成的一個整體。(2)服務(wù)性。辦公室除了具有綜合性外，還具有服務(wù)性。不論是參與政務(wù)，還是管理事務(wù)，都是為了搞好服務(wù);為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為同級、上下級單位服務(wù)。服務(wù)是做好辦公室一切工作的指導(dǎo)思想。 （二）特點任何事物都有它的特點和規(guī)律。從上述辦公室的性質(zhì)中，可以初步看出辦公室具有以下七個明顯特點:(1)工作政策性強。辦公室的重要任務(wù)是處理公文，傳遞信息，辦理公務(wù)，答復(fù)問題。這些都是政策性很強的工作。特別是對于重要公文，重要，重要信件，一字之差，就會造成重大差錯;說話辦事，稍有不慎，就有可能造成一個部門乃至全

8、局的被動。(2)頭緒多，綜合性強。所謂頭緒多，一是接觸面廣，既要承上啟下，又要橫向聯(lián)系;二是工作圍廣，既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。所謂綜合性強，首先辦公室作為綜合管理機構(gòu),上下左右的各種信息都要在這里匯集綜合。其次，辦公室本身就是多功能、多向性的綜合體。另外,目標管理、工作總結(jié)等也往往先由各股室提出，再由辦公室綜合。(3)要求高，時間性強。辦公室要充分發(fā)揮助手作用，必須從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧纫k文辦事，又出謀劃策，從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息，從單憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。辦公室各項工作如果沒有高標準、嚴要求，就不能保證工作質(zhì)量，沒有質(zhì)量的服務(wù)是不會受到歡迎

9、的。同時辦公室人員應(yīng)有很強的時間觀念。沒有時間觀念，就談不上工作效率，更當(dāng)不好領(lǐng)導(dǎo)的助手，(4)容雜，服務(wù)面寬。辦公室是具體辦事機構(gòu)，上下左右、大大小小的事都會匯集到辦公室來，工作容極其繁雜。但這些工作都是為單位發(fā)揮人、財、物的最佳效益而服務(wù)，為實現(xiàn)單位總體計劃，管理目標而服務(wù),必須認真落實。(5)聯(lián)系廣，協(xié)調(diào)任務(wù)重。辦公室處于樞紐中心地位，工作頭緒多，涉與面廣，來往人員復(fù)雜，很多問題都需要辦公室來協(xié)調(diào)或牽頭解決。(6)機要性強。辦公室圍很廣，諸如:文件、會議、 等等，這是辦公室工作的一個主要特點。另外，辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作;接觸的機會多，知道的時間早，所以辦公室的工作與辦公室每一位成員有

10、直接的關(guān)系，辦公室人員要有很強的觀念，自覺遵守制度。(7)工作被動性強。辦公室的輔助地位決定了它的工作的被動性。辦公室工作的被動性主要表現(xiàn)在兩個方面:第一，作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助層，處于從屬地位，辦公室必須隨時按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，不能自行其是。第二，辦公室又是單位的樞紐，每天要面對與處理一些事先不可能都估計到的事件，這是被動性的另一方面。四、辦公室的職責(zé)和任務(wù)辦公室的工作性質(zhì)和地位作用，決定了其職責(zé)涉與的圍很廣，頭緒繁多。其主要職貢和任務(wù)是辦文、辦事、辦會:辦文 文件收發(fā)處理流程與注意的事項：公文處理是輔助決策的重要工作，是改進工作手段、提高工作效率、實現(xiàn)規(guī)辦公的根本要求，不僅體現(xiàn)出一個單位的工

11、作水平，更重要的是直接影響到工作開展是否暢通、工作能否與時有效開展。各學(xué)校一定要高度重視，加強領(lǐng)導(dǎo)，進一步明確做好綜合信息平臺管理工作。（一）嚴格制度，規(guī)辦理所有收、發(fā)文管理工作均由學(xué)校安排專人統(tǒng)一負責(zé)，所有學(xué)校應(yīng)指定專人負責(zé)公文的收文和發(fā)文工作，以便在開展工作時的資料查找。收發(fā)人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實填寫好收文登記冊和發(fā)文登記冊，以便查找文件的去向，更好地做好各級各類管理工作。（二）高度重視，嚴格管理(收文途徑：上級來文、平級學(xué)校來函)1.與時簽收。收到上級部門下發(fā)的文件時要與時簽收，（主要是教育和科技局來文，結(jié)合 群進行講解）公文管理員簽收文件后，需要發(fā)送的文件，承辦學(xué)校要安排專人與

12、時送達，需要簽收的按要求與時簽收打印、登記，再次校核無誤后，統(tǒng)一存放文件夾送學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)閱批，按領(lǐng)導(dǎo)批示意見送相關(guān)責(zé)任人閱辦，辦理人員要急時，不得延誤和積壓，此時收文員要作好文件去向登記。（結(jié)合教育和科技局的收文處理簽進行講解）各學(xué)校要指定一名校級領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)此項工作，并確定一名公文接收員具體落實。在每個工作日至少保證上午、下午各登陸一次“平壩區(qū)教育系統(tǒng)辦公群”，切實做好信息關(guān)注工作，以免延誤工作的上報。一般情況下，三天傳件完畢，承辦學(xué)校和承辦人員必須嚴肅認真，講效，辦公室傳送文件的管理員必須高度重視，認真履行職責(zé)，傳送無誤，適時催辦督辦，需要馬上報送材料的文件如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，可以通過進行溝通，講

13、出來意見匯報后發(fā)到相關(guān)股室，并在處理簽上注明為請示：同擬。因傳送文件失誤，導(dǎo)致文件辦理不當(dāng)影響工作的，要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.按時辦結(jié)。學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)認真閱批后，根據(jù)文件容，在傳閱文件處理簽上簽署辦理意見；但未經(jīng)許可，不得隨便代理收發(fā)工作，以免造成混亂；各承辦人員按照規(guī)定程序和文件要求與時辦理，并由負責(zé)此項工作的同志與時督促辦理，確保落實，不得耽誤，責(zé)任人辦理完畢后，與時將文件底稿、領(lǐng)導(dǎo)批示和正式文件三份合一交文件管理員進行整理歸檔，確保文檔完整。凡收存文件的文件柜要認真保管，借閱的要與時督促歸還，保證文件資料完整、齊全。3.立卷歸檔。各學(xué)校要進一步加強公文的管理與歸檔工作。各學(xué)校文件按要求

14、辦結(jié)后，由公文管理人員與時將文件進行分類、整理歸檔，裝檔文件要以件為單位進行歸檔，凡沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)鑒別后可以進行銷毀，銷毀前務(wù)必做好銷毀文件登記。（檔案管理在國慶節(jié)后在抽時間進行培訓(xùn)講解）辦公室辦文概念除了除了公文外還包括擬寫公文。根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法公文的種類共13種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要，學(xué)校用得最多的就是報告、計劃、總結(jié)等。重點講解函、通知（結(jié)合教育和科技局的函與通知進行講解）學(xué)校用得最多的是請示與報告，請示與報告的一樣點都是想上級匯報工作情況，都是上行文，區(qū)別主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（結(jié)合教育和科

15、技局的請示、報告講解）1容要求不同。 HYPERLINK :/ so /s?q=%E8%AF%B7%E7%A4%BA&ie=utf-8&src=wenda_link t _blank 請示的容要求一文一事；報告的容可一文一事也可一文數(shù)事。2側(cè)重點不同。請示屬于請示性 HYPERLINK :/ so /s?q=%E5%85%AC%E6%96%87&ie=utf-8&src=wenda_link t _blank 公文，側(cè)重于提出司題和請求指示、批準；報告屬于述性公文，側(cè)重于匯報工作，述意見或者建議。3行文目的不同。請示的目的是請求上級機關(guān)批準某項工作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機關(guān)了解下

16、情，掌握情況，便于與時指導(dǎo)。 4行文時間不同。請示必須事前行文；報告可以在事后或者事情發(fā)展過程中行文。 5報送要求不同。請示一般只寫一個 HYPERLINK :/ so /s?q=%E4%B8%BB%E9%80%81%E6%9C%BA%E5%85%B3&ie=utf-8&src=wenda_link t _blank 主送機關(guān)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位報其上級機關(guān)的請示，應(yīng)根據(jù)請示的容注明主報機關(guān)和抄報機關(guān)，主報機關(guān)負責(zé)答復(fù)請示事項；報告可以報送一個或多個上級機關(guān)。 6篇幅不同。請示一般都比較簡短；報告的容涉與面較為廣泛，篇幅一般較長。 7 HYPERLINK :/ so /s?q=%E6%A0%87

17、%E9%A2%98%E5%86%99%E4%BD%9C&ie=utf-8&src=wenda_link t _blank 標題寫作不同。一般來講請示的標題中不寫報告二字，就是x x x關(guān)于x x x x x x的請示；報告的標題中不寫請示二字，就是x x”x關(guān)于x x x xx x的報告。 8結(jié)束用語不同。請示的結(jié)尾一般用“妥否，請批示”或“特此請示，請予批準”等形式，請示的結(jié)束用語必須明確表明需要上級機關(guān)回復(fù)的迫切要求；報告的結(jié)尾多用“特此報告”等形式，一般不寫需要上級必須予以答復(fù)的詞語。9處理結(jié)果不同。請示屬于“辦件”，指上級機關(guān)應(yīng)對請示類公文與時予以批復(fù)；報告屬于“閱件”，對報告類公文上

18、級機關(guān)一般以批轉(zhuǎn)形式予以答復(fù)，但也沒必要件件予以答復(fù)。本次培訓(xùn)我們重點講解學(xué)校在日常工作中用得最多，也不注意的文件格式，結(jié)合教育局2016年計劃進行講解。（二）辦事（1）承辦職責(zé)從承辦的工作容來看，大體有三個方面:1.承辦同級領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)同志個人交辦的事項。作為辦公室，對本級領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)同志個人交辦事項負有直接的承辦責(zé)任。有些牽涉面較廣、歸屬不太明確且其他有關(guān)職能部門不便于也不宜承擔(dān)的事項，也須由辦必公室去具體承擔(dān)、落實。2.承辦上一級辦公部門交辦事項。上級領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的辦公室向下級機構(gòu)辦公室交辦的調(diào)研信息、來信來訪、自身建設(shè)等任務(wù)和事項，辦公室應(yīng)主動牽頭承辦。3.承辦同級各職

19、能部門和下級單位轉(zhuǎn)辦的有關(guān)事項。為了保持領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)工作的正常秩序，各職能部門和下級單位向領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)同志匯報請示問題，往往不應(yīng)直接去找領(lǐng)導(dǎo)同志本人，而是先找辦公室;辦公室作為所本單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶，經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級機關(guān)轉(zhuǎn)辦的事項。從辦公室“承辦”的具體形式看，主要有“主辦”、“會辦”、“轉(zhuǎn)辦”、“催辦”等。（2）參謀職責(zé)這是辦公室在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的重要職責(zé)具體原因有三點：1.辦公室的工作同領(lǐng)導(dǎo)層的工作同步運行與操作。由于辦公室工作的從屬性的特點，領(lǐng)導(dǎo)層要抓的工作，也多是辦公室著力辦的事情，使得辦公室的工作與領(lǐng)導(dǎo)同志的工作合拍，從而為辦公室輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策

20、提供了便利。2.辦公室與領(lǐng)導(dǎo)層之間具有經(jīng)常接觸的便利條件，可以隨時向領(lǐng)導(dǎo)同志述自己的見解和主。3.辦公室接觸面大，信息較為靈通，對外聯(lián)系廣泛，客觀上為領(lǐng)導(dǎo)捉供咨詢服務(wù)，為當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”提供了便利。要正確發(fā)揮辦公室的參謀職責(zé)，還應(yīng)當(dāng)注意如下兩點:1.辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)辦事機構(gòu)的“管家”，又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的“參謀”。作為“管家”，辦公室是以貫徹和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖為使命，并以領(lǐng)會、貫徹的準確性和徹底性作為評價工作優(yōu)劣的基本指標;作為“參謀”，則要獨立地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，以能提出多少真知灼見作為評價工作成敗的根本標志。2.作為辦公室，應(yīng)當(dāng)做到領(lǐng)導(dǎo)決策前多參謀，領(lǐng)導(dǎo)決策后多反饋。在領(lǐng)導(dǎo)決策前，辦公室要通過調(diào)查研究

21、，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)廣泛收集同決策密切相關(guān)的各種情況，然后進行縱向、橫向的可行性研究，經(jīng)過加工篩選，為領(lǐng)導(dǎo)提供可供選擇的多種方案;在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，辦公室要通過調(diào)查研究，收集和整理各個方面的意見，為領(lǐng)導(dǎo)進行冷靜周密的思考提供準確的依據(jù)。在領(lǐng)導(dǎo)決策后，辦公室還要通過調(diào)查研究，了解和掌握決策意見的執(zhí)行情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓好跟蹤反饋，保證決策意見順利地貫徹落實，或根據(jù)客觀變化了的形勢與時進行調(diào)整。 從對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮作用的方向上看，辦公室的參謀職能可以分為三種類型:一是“順向參謀”即緊隨領(lǐng)導(dǎo)決策的方向所進行的“輔助性參謀”。二是“逆向參謀”，即領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖不符合實際情況時，辦公室所進行的“勸阻性參謀”。三是“側(cè)向

22、參謀”，即領(lǐng)導(dǎo)集中主要精力考慮某一方面工作時，辦公室為避免領(lǐng)導(dǎo)顧此失彼而進行的“提示性參謀”。 （3）管理職責(zé)對機關(guān)行政事務(wù)實行管理，是辦公室應(yīng)盡的職責(zé)。主要包括以下四個方面。1.文書管理。文書工作是機關(guān)日常工作的組成部分，是實現(xiàn)機關(guān)職能的重要手段之一。公文工作，即指圍繞公文的擬制、處理與保管而進行的撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、登記。批辦、催辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構(gòu)成的整個流程。2.信息管理。信息工作是領(lǐng)導(dǎo)決策的情報部、掌握工作進度的顯示屏、把握工作情況的晴雨表、處理問題的預(yù)警器。辦公室輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策，發(fā)揮參謀職能，主要通過向領(lǐng)導(dǎo)提供適用信息出謀獻策來實現(xiàn)。辦公室要始終把信息工作作為一項重要工

23、作來抓。3.事務(wù)管理。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的協(xié)助者，辦公室既要參與政務(wù)，又要承辦大量的具體事務(wù)。既包括為領(lǐng)導(dǎo)開展正常工作所需要辦理的各種事項，如召開會議、接待、安排車輛等，也包括為機關(guān)工作人員生活事務(wù)的有關(guān)事項，如組織好機關(guān)的文娛體育活動，解決好干部職工的福利等等，辦公室都應(yīng)主動參與或關(guān)注。4.信訪工作管理。辦公室在信訪工作中，一是要從實踐三個代表重要思想的高度，深化認識，增強責(zé)任感。二是要建立和完善有關(guān)的規(guī)章制度，進一步規(guī)信訪工作的程序。三是對來信來訪，要堅持做到熱情接待，與時處理，最大震限度地減少其重復(fù)來信來訪和越級上訪。四是要加大督辦力度，挺高辦案質(zhì)量和結(jié)案率。對領(lǐng)導(dǎo)批示和上級有關(guān)部門要求上報調(diào)

24、查處理結(jié)果的信訪案件，要建立督辦責(zé)任制，嚴格按照信訪條例的有關(guān)規(guī)定，規(guī)信訪案件查處情況的上報程序。（4）協(xié)調(diào)職責(zé)從工作形式上來分，可以概括為縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和部協(xié)調(diào)三個方面。即:1.縱向協(xié)調(diào)。辦公室首先搞好縱向協(xié)調(diào)，即致力于上下級之間關(guān)系融洽，使上令下行，下情上達。辦公室在這方面的職責(zé)主要體現(xiàn)在:當(dāng)上級的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達，使之得以認真貫徹執(zhí)行，以保證政令暢通，上令下行;當(dāng)下級對上級的某一決定、指示不理解或不完全理解，要以認真負責(zé)的精神去做解釋、說服工作;當(dāng)下級對上級的指示、決定、命令有不同意見，要與時、準確地予以反映，使下情得以“上達”，以利于上下溝通，步調(diào)一致。2

25、.橫向協(xié)調(diào)。即致力于同級各業(yè)務(wù)部門之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。業(yè)務(wù)部門的一些部門性文件、規(guī)定，一般均須辦公室先修改、審閱，進行協(xié)調(diào)，統(tǒng)一口徑，以免下級難以適從;業(yè)務(wù)部門的一些主要工作部署、安排，如召開請領(lǐng)導(dǎo)同志參加的會議，開展由領(lǐng)導(dǎo)同志“掛帥”的突擊性、臨時性工作任務(wù)等，一般也須經(jīng)辦公室統(tǒng)籌平衡、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，以避免部門之間“撞車”和領(lǐng)導(dǎo)同志“超負荷”現(xiàn)象的發(fā)生。3.部協(xié)調(diào)。部協(xié)調(diào)很重要，只有辦公室部的的全體干部職工能夠和諧相處，配合工作，辦公室的工作才能真正得心應(yīng)手。辦公室還要強調(diào)合理的分工，根據(jù)干部職工的特點和長處，充分發(fā)揮其每一個人的作用，辦公室的工作才有生機和活力。（三）辦會（1）確定會議名稱 接到會

26、議通知后確定會議名稱（2）成立會議籌備領(lǐng)導(dǎo)小組 重要的大型會議需成立會議籌備領(lǐng)導(dǎo)小組，由會議籌備 領(lǐng)導(dǎo)小組明確會議工作人員、分工與各項具體工作的截止時間。（3 ）確定會議議程1.會議議程主要包括會議時間、地點、主持人與會 議容。2.會議主持人與講話或匯報人依據(jù)會議容確定。 黨委工作方面的會議由校長主持，支部書記講話或匯報;行 政工作方面的會議由支部書記主持，校長講話或匯報;單項 工作會議依據(jù)實際情況確定。 具體議程包括: 1.會議主持人對上級領(lǐng)導(dǎo)一行表示歡迎; 2.請對方介紹對方參會人員; 3.由會議主持人介紹學(xué)校參會人員; 4.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報;5.上級領(lǐng)導(dǎo)作指示;6.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)表示感并表態(tài)。一般

27、會議 包括會議時間、地點、參會人員、列席人員與會議容。 （加教育局具體的議程）（4）確定會議方案 1.明確人員、分工與各項具體工作的截止時間。 2、確定參會人員與列席人員。 3、確定迎接人員。(請上級領(lǐng)導(dǎo)參加的重要會議， 校領(lǐng)導(dǎo)需在學(xué)校大門口迎接) 4、確定主席臺就坐人員與擺放順序。 （擺放順序）（5）確定相關(guān)工作與負責(zé)人 1、會議通知 依據(jù)會議情況，確定采取通知、書面通知兩種方式 之一或兩種方式先后進行。會議通知容包括會議時間、地 點、參會人員、會議主要容、會議考勤與會場紀律維護負 責(zé)單位。 2、會議宣傳。依據(jù)會議容，在屏幕上顯示會議名稱、主辦單位和時間。提前安排好會議攝影 攝像工作人員，在

28、會議或活動開始前一小時再次提醒確定。 3、會議服務(wù)。確定會議服務(wù)人員，確定服務(wù)容，包括在會前開水、 茶杯、茶葉、礦泉水、水果的準備與會中續(xù)添茶水或礦泉水 服務(wù)。 會中由專門的會務(wù)服務(wù)人員進行服務(wù)。（會議桌上的順序，重點講）4、會場準備確定會場準備人員，確定會場準備容，包括臺鑒打印 與擺放、主席臺布置、觀眾席布置與會場衛(wèi)生。必要時還包括簽字席、發(fā)言席、演講席布置、題詞本、 題詞筆準備。 5、會議材料準備 包括會議通知、議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、上會材料的起草、印 制、裝訂、裝袋、發(fā)放。 6、會議記錄 依據(jù)會議容，安排專人做會議記錄。 7、會議錄音 依據(jù)會議容，安排專人做會議錄音并對錄音進行整 8、會議信息

29、或紀要的起草由會議記錄人員在會議當(dāng)日或次日起草好會議信息或 紀要，經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審閱與院領(lǐng)導(dǎo)審批后，按批示意見發(fā)文， 或刊登在學(xué)校信息或?qū)ｍ椆ぷ餍畔⑸?，或由信息中心發(fā)布至 校園網(wǎng)。（6）會中的會務(wù)1.在有會議的情況下，根據(jù)會議開始的時間提前30分鐘領(lǐng)取會議室的鑰匙2.到達會議室后，打開空調(diào)，開水器，普通照明燈、音響。巡視會議室與公共區(qū)域的衛(wèi)生情況，根據(jù)當(dāng)天會議的相關(guān)事項，檢查落實會議相關(guān)的準備工作與物品配備的情況，并到衛(wèi)生間配備好衛(wèi)生紙。3.會議室財產(chǎn)點數(shù)，清點消耗品的數(shù)量。4.根據(jù)會議開始的情況，與會議負責(zé)人確定會議開始的時間將茶水續(xù)好后，在會議開始前提前10分鐘到會議室門口迎客。5.會議開始

30、后，將會議室門關(guān)攏，站立于會議室左下角，呈45面向客人，以便為臨時出入會議室客人開門。6.每15-20分鐘續(xù)水一次，按先后順序或賓主順序倒茶，或根據(jù)客人需要為其續(xù)水，同時注意觀察煙缸，煙頭超過3個要與時更換。7. 每30分鐘巡視過道區(qū)域衛(wèi)生,維持走道地毯,走道植物的衛(wèi)生8.利用客人中場休息的間隙為客人把煙缸、茶水換好，以減少打擾客人的次數(shù)。9.會議室上半場會議結(jié)束后，服務(wù)員應(yīng)詢問客人下半場會使用時間與其它事項，根據(jù)客人要求，與時布置會議室。10.會議結(jié)束后，打掃會議室的衛(wèi)生，清點會議室桌椅的數(shù)量，將茶具清理干凈，關(guān)閉會議室所有電源，空調(diào)開關(guān)、開水器電源開關(guān)、關(guān)水，將門鎖關(guān)閉后，檢查落實后方可離

31、開會議室。（7）注意事項 1.參會人員要注重儀容儀表。 2.參會人員要適時熱烈鼓掌。 3.辦公室工作人員要隨時觀察領(lǐng)導(dǎo)需要，與時解決問 題，與時處理突發(fā)事件。五、接待工作（一）基本程序 1.收到上級領(lǐng)導(dǎo)、外地客人來訪 通知(函); 2.接待程序;迎接住宿參觀(考察或視察)現(xiàn)場工作匯報會(座談會) 送行 3.送行。 （二）具體細節(jié) 1.收到 通知(函)。準確把握來房領(lǐng)導(dǎo)(客人)、職務(wù)、性別，一行總?cè)藬?shù)、所帶 到輛、主要任務(wù)、停留時間。 2.接待程序 關(guān)于迎接 a、迎接領(lǐng)導(dǎo)(對口迎接); b、車輛乘座安排(領(lǐng)導(dǎo)、工作人員、記者); c、迎接時間(集中時間、出發(fā)時間、到迎接點時間); d、迎接地點。

32、 關(guān)于食宿 a、選定接待賓館; b、根據(jù)來房領(lǐng)導(dǎo)(客人)結(jié)構(gòu)統(tǒng)籌安排住宿房間; (注意把握房間擺設(shè):鮮花、歡迎卡、水果、煙) c、安排生活 包廂確定(或宴會廳、農(nóng)家樂); 包廂布置(或宴會廳、農(nóng)家樂); 主賓席席卡、座位卡（重點講順序）擺設(shè); 菜譜確定; 服務(wù)人員選配。 關(guān)于參觀(考察或視察)現(xiàn)場活動 a、現(xiàn)場點選擇; b、參觀(考察或視察)具體線路; c、簡介(綜合和具體點); d、車輛調(diào)配(前站車、開道車、主車隊); e、領(lǐng)導(dǎo)(客人)、陪同人員乘車安排; f、引導(dǎo)人、服務(wù)人(在車上)、現(xiàn)場介紹人安排。 （結(jié)合教育和科技局的接待方案進行講解）（三）工作流程1.成立接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)后勤接

33、待、材料、現(xiàn)場、三個小組。 2.召開會議對相關(guān)環(huán)節(jié)進行安排部署。具體做好四個準備: 賓館食宿房間預(yù)留準備，拿出具體方案; 匯報(情況介紹)材料準備; 參觀(考察、視察)現(xiàn)場準備;(包括道路暢通、城區(qū)管理、亮化工程、參觀點環(huán)境衛(wèi)生、 氛圍營造等)。 參觀線路確定，拿出具體方案。 3.編制接待方案。接待方案基本格式: 來調(diào)研(考察或視察)接待方案 一行于時間來房調(diào)研(考察或視察)， 為了確保圓滿成功，特制定此方案。 活動安排(容包括迎接、到房后各項活動、送行等具體時間節(jié)點、陪同人員、乘座車 輛，以時間先后順序安排)。 具體接待 組織領(lǐng)導(dǎo)、分組安排、具體職責(zé)、具體標準、完成時限。 其它事宜。(菜譜與

34、標準等。 接待方案編制依據(jù)。統(tǒng)籌通知到后勤、現(xiàn)場、會務(wù)、材料各環(huán)節(jié)。六、辦公室的工作方法和要求在辦公室工作中，工作方法很重要，辦公室的同志應(yīng)有科學(xué)的思維方式并付諸落實。（一）科學(xué)的思維方式正確的思想來自于實踐。辦公室的同志要學(xué)會運用調(diào)查研究的方法，堅持實事的原則才能掌握科學(xué)的思維方式。這主要包括以下幾個方面的容。(1)從實際出發(fā)思考問題。這是馬克思主義最基本的觀點，也是辦公室的同志科學(xué)思維的基礎(chǔ)。無論是參與政務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策，還是辦理具體事務(wù)，辦公室的同志都應(yīng)當(dāng)立足現(xiàn)實，從本單位、本部門的實際出發(fā)，創(chuàng)造性地執(zhí)行中央的路線、方針、政策和上級的有關(guān)指示精神，從而達到主觀與客觀、理論與實踐的辯證統(tǒng)一

35、。(2)系統(tǒng)思維的方法。辦公室的同志要有系統(tǒng)觀念，研究問題、處理工作時要把研究和工作的對象作為有機整體對待，從整體出發(fā)，從全局入手，把一項工作的各個部分、各個方面和各種因素有機地聯(lián)系起來，加以綜合，全面、系統(tǒng)地考慮。否則我們的工作難免會顧此失彼、掛一漏萬。(3)用發(fā)展的觀點看待一切。任何事物都是處在一個發(fā)生、發(fā)展和消亡的過程中，不變的事物是沒有的、辦公室的同志研究問題，不能固定一點，用永恒不變的模式去面對變化的現(xiàn)實。要用發(fā)展觀點看待一切，掌握相應(yīng)的發(fā)展變化趨勢，因勢利導(dǎo)，才能使自己的工作處于主動，立于不敗。（二）嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)辦公室在工作中，應(yīng)注重實事、嚴于律己和的工作作風(fēng):(1)實事的作風(fēng)。

36、無論是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策，還是辦理具體事務(wù)，都要面向客觀現(xiàn)實，一切從實際出發(fā)，按客觀規(guī)律辦事。這就要求辦公室的同志要少說空話、多辦實事、不圖虛名、不做表面文章，說老實話，辦老實事，做老實人，不弄虛作假、不文過飾非，不欺上瞞下，不投機取巧，定計劃、抓工作務(wù)在。同時應(yīng)當(dāng)不唯書，不唯上，只唯實，正確對待上級指示，作為辦公室的同志對領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的指示和決定，無疑應(yīng)堅決執(zhí)行，這是組織紀律性的表現(xiàn)，但是，在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示和決定時，一定要結(jié)合實際情況，創(chuàng)造性地加以執(zhí)行。強調(diào)實真，不是聽天由命，在客觀情況面前無所作為;而是要勇于開拓、善于進取，把精神和革命膽略有機結(jié)合起來。只有這樣，才能在自身工作中，解放思想，真正堅持實事的原則。(2)嚴于律己的作風(fēng)。辦公室的同志在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，更應(yīng)當(dāng)身體力行，做嚴于律己的楷模，不得謀求任何私利和耍特權(quán);要自覺遵守和維護黨和國家的各項制度，識大體，顧大局，克己奉公，不做有損于全局的事;要堅持黨性，反對派性，自覺地抵制各種腐朽思想的侵襲;要加強對子女和親屬的思想政治教育，為群眾做出表率。在政務(wù)和事務(wù)處理過程中，分清公私，先公后私，公事公辦，私事私辦，對所謂“公私兼顧”要力求避免，否則難免被人視為“營私