F4.2.3第二礦區(qū)文書類檔案管理辦法

1、PAGE 大港油田其次礦區(qū)管理服務(wù)公司管 理 作 業(yè) 文 件 文件編碼：GYK05/F文書類檔案管理方法版 本：F編制部門：勞動人事部編 制 人：王祖英審 核 人：王俊樓 審 定 人：呂勛志批 準(zhǔn) 人：王海林2010- 05 -18批準(zhǔn) 2010-05 -28實(shí)施 大港油田其次礦區(qū)管理服務(wù)公司 發(fā) 布GYK05/F PAGE 8/8發(fā)行版本：F修 改 碼：0文件編碼：GYK05/F頁 碼：1/8文書類檔案管理方法1 范圍為規(guī)范公司文書類檔案管理,制定本方法。本方法規(guī)定了公司文書類檔案的管理內(nèi)容，是對GYK05/F4.2檔案管理程序的補(bǔ)充。本方法適用于公司文書檔案管理。2 術(shù)語和簡略語2.1 本

2、方法采納GB/T 190012000、GB/T 240012004、GB/T 280012001和Q/SY 1002.12007標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的術(shù)語。2.2 文書檔案：指公司職能部門在其職能活動中形成的具有查考利用價值的各種載體形式的管理性文件材料。2.3 歸檔文件：歸檔部門在其職能活動中形成的辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種載體文件材料。2.4 歸檔文件整理：對歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.5 件：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件較厚不便與正文合為一件的可獨(dú)立組件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與

3、被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文（如請示與批復(fù)、函與復(fù)函等）為一件。個別不便分散適合立卷整理的文件材料應(yīng)整理成案卷，一卷可看作為一件。3 職責(zé)3.1 檔案形成部門的兼職檔案人員負(fù)責(zé)完成檔案的歸檔工作。3.2 檔案形成部門的主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督、審查歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整、精確。3.3 公司檔案室負(fù)責(zé)對檔案形成部門歸檔工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，負(fù)責(zé)歸檔文件材料的整理、編目、保管、利用等工作。4 管理內(nèi)容4.1 歸檔范圍與要求 歸檔范圍 a）基本歸檔內(nèi)容參見GYK05/F檔案分類規(guī)則和大港油田公司檔案保管期限表。b）詳細(xì)歸檔范圍依據(jù)歸檔部門（單位）確認(rèn)后的歸

4、檔范圍進(jìn)行文件材料的歸檔工作。 歸檔要求a）歸檔的紙質(zhì)文件除有特別紙型規(guī)格要求的文件材料外，一般要采納A4紙型的紙張，要運(yùn)用藍(lán)黑或碳素墨水、墨汁、油墨等耐久或較為耐久的材料書寫，不能以復(fù)印件代替，以便于檔案的長期保管和利用。b）歸檔的文件材料應(yīng)按要求填寫頁號，對破損的文件材料進(jìn)行托裱，字跡擴(kuò)散的實(shí)行技術(shù)愛護(hù)措施，對組卷的文件材料實(shí)行線裝，要運(yùn)用指定的檔案裝具，按要求填寫各項(xiàng)內(nèi)容。c）歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔案分類規(guī)則進(jìn)行科學(xué)的分類，保持文件材料內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，依據(jù)大港油田公司檔案保管期限表，正確劃定歸檔文件材料的不同保管期限。d）歸檔文件材料屬國家隱私、商業(yè)隱私部分，必需依據(jù)上級和石油港黨密發(fā)（2

5、004）4號大港油田公司機(jī)關(guān)及直屬單位商業(yè)隱私管理規(guī)定標(biāo)識密級。e）歸檔的文件材料必需由檔案形成部門（單位）進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位，符合歸檔質(zhì)量要求。公司檔案室接收時按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的由檔案室提出整改看法，限期整改，合格后方可向檔案室移交。f）歸檔部門要負(fù)責(zé)編制移交書目見“歸檔文件書目”（GY01JL01）一式兩份，移交檔案時由歸檔部門和檔案室雙方依據(jù)移交書目仔細(xì)清點(diǎn)、核實(shí)無誤后，填寫”檔案交接清單”（GY01JL4.201），雙方簽字，并由雙方的部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字后，加蓋部門（單位）公章，附在移交書目前，一份交移交單位留存，一份由檔案室歸檔永久保存。 歸檔時間自檔案形成之日起，于

6、次年五月底前向檔案室移交。4.2 歸檔文件整理 整理原則文件整理必需遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管與利用。 整理方法歸檔文件以“件”為保管單位進(jìn)行整理。a）裝訂1）歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。2）歸檔的文件材料要拆除金屬物，較厚的文件采納線裝訂或燕尾夾固定，文件左邊和上端齊平，頁數(shù)少的文件可用彩色曲別針固定，固定物（如夾子、彩色曲別針等）與文件接觸的部位用紙張墊付。單份歸檔文件固定后放入特制的歸檔文件封袋中（封袋參見檔案裝具的一般

7、要求），歸檔文件必需做到堅(jiān)固、美觀、不錯頁、不倒頁、不壓字，便于保存和利用。3）個別不便分散而適合立卷整理的文件材料，線裝訂組卷成冊，按件整理歸檔。b）頁號標(biāo)注文件每頁的流水號應(yīng)統(tǒng)一在有文字或圖表的正面右下角、反面左下角用鉛筆進(jìn)行標(biāo)注。原件已有的頁號可不另編寫頁號。大張圖紙或圖表折疊后編一個頁號。c）分類1）區(qū)分年度：將文件按其形成年度分開。其中總結(jié)、安排、報(bào)表、預(yù)算、決算類文件，歸入文件的針對年；總結(jié)、安排寫在一起的文件，視文件側(cè)重的問題歸入針對的年度歸檔；長遠(yuǎn)規(guī)劃、安排歸入規(guī)劃和安排的起先年歸檔；跨年度辦理的文件，歸入文件辦結(jié)年歸檔；跨年度的表彰、評審、批復(fù)類文件，歸入批準(zhǔn)年歸檔；跨年度實(shí)

8、行的會議文件歸入開幕年歸檔；法規(guī)性文件及制度、標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件，歸入批準(zhǔn)或公布年歸檔；紀(jì)念、回顧性文件歸入文件形成年歸檔。2）區(qū)分保管期限：依據(jù)現(xiàn)行檔案保管期限表要求，將文件劃分為永久、長期、短期三種保管期限。3）區(qū)分類別：依據(jù)現(xiàn)行檔案分類規(guī)則,將文件按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類四個一級類目分開，并將同一個二級類目、同一問題的文件放在一起。d）排列同一大類、同一年度的歸檔文件應(yīng)在分類規(guī)則的最低一級類目（二級類目）內(nèi)。按文件的保管期限（永久、長期、短期三種保管期限）結(jié)合形成時間、事由、責(zé)任者等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)、刊物等成套性文件應(yīng)集中排列在一起。同一個二級類目

9、文件排列完畢后，按依次排列下一個二級類目文件。e）加蓋歸檔章與編號歸檔文件應(yīng)逐件填寫標(biāo)識符號,分別以一級類目為一個流水號,每件文件的排列在該分類書目下從該大類的第一個二級類目起先,按依次依次排列編號,不受年度限制,直到須要再設(shè)新的分類書目本為止。在每份文件首頁右上角的空白處要加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章內(nèi)設(shè)“全宗單位全稱、全宗號、書目號、件號”等字樣。件號由一級類目號、二級類目號、年度、保管期限、文件排列依次號組成。（歸檔章示意圖見下圖）件 號書目號全宗號全宗單位全稱單位:mm66181875201）全宗號：由大港油田公司檔案館給定的單位代號。2）書目號：同一全宗下歸檔文件書目的編號。3）

10、件號（檔號）：檔案檢索語言的主要表現(xiàn)形式，它包括類號、年度、保管期限、文件排列依次號。 A 01 2008 Y 0001 文件排列依次號（第一件） 保管期限（永久） 公元紀(jì)年（年度） 二級類目代碼（黨務(wù)工作） 一級類目代碼（黨群工作類）類號：是指檔案類目的標(biāo)識符號或代碼，一級類目號用大寫英文字母表示，二級類目號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，取兩位數(shù)。年度：文件形成年度以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2008。保管期限：用大寫漢語拼音字母表示，Y、C、D分別表示為永久、長期、短期。文件排列的依次號：同一大類同一本書目下形成的文件排列依次號，取四位數(shù)。 f）錄入依據(jù)中油檔案信息管理系統(tǒng)軟件要求，歸檔文件材料按

11、件逐條錄入該系統(tǒng)軟件中管理。g）編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔案分類規(guī)則和件號依次，在中油檔案信息管理系統(tǒng)下，打印輸出紙質(zhì)歸檔文件書目，一級類目下建立檢索書目，不受年度限制。1）歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件書目設(shè)置件號（檔號）、責(zé)任者、文件編號、題名、文件日期、頁數(shù)、保管期限、系統(tǒng)平臺、存放位置、備注等內(nèi)容。件號：歸檔文件的保管號。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名。文號：文件的發(fā)文字號。題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的可自擬標(biāo)題，自擬標(biāo)題填寫在“ ”內(nèi)，寫在文件標(biāo)題后；當(dāng)來文與復(fù)文（函）作為一件時，題名按復(fù)文（函）標(biāo)題擬寫；當(dāng)請示文件無正式批復(fù)文件只有批示看法時，批示看法與請示

12、文件組成一件，文件標(biāo)題擬寫為“關(guān)于請示的批示”；無批復(fù)的重要事項(xiàng)請示文作為一件，文件標(biāo)題擬寫為 “關(guān)于的請示”。文件日期：文件形成的時間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,并用“.”間隔，如2006.06.10。頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)，文件中有文字和圖表的頁面均為一頁。保管期限：按規(guī)定的保管期限填寫?？煞譃橛谰谩㈤L期、短期三種。存放位置：檔案存放庫房號、柜號、節(jié)號等內(nèi)容。如4 號庫房3號柜第2 節(jié)，可標(biāo)注為4-3-2。備注：注釋文件須要說明的狀況。2）歸檔文件書目用紙幅面尺寸采納國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長寬為297mm210mm）。3）歸檔文件書目要裝訂成冊并編制封面。歸檔文件封面設(shè)置全宗名稱、檔案一級

13、類目名稱、年度、起止件號、書目號等項(xiàng)內(nèi)容。其中全宗名稱即為其次礦區(qū)管理服務(wù)公司。h）裝盒將歸檔文件按件號依次裝入檔案盒,盡量滿意同一保管期限的檔案裝入同一盒內(nèi)，件數(shù)要適度,并填寫檔案盒脊背、備考表項(xiàng)目。1）檔案盒規(guī)格：檔案盒封面標(biāo)明全宗名稱，全宗號名稱的字體為宋體加粗1號字并加邊框。檔案盒的外型尺寸為310mm220mm（長寬），盒脊厚度依據(jù)須要設(shè)置為20mm、40mm、60mm。檔案盒采納無酸紙制作，印刷字體的顏色為藍(lán)黑色。（參見檔案裝具的一般要求）2）檔案盒脊背的填寫：盒脊背設(shè)置全宗號、書目號、年度、起止件號、盒號（參見檔案裝具的一般要求）。其中起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最終一件文件的件

14、號，中間用“/”連接；盒號即檔案盒的排列依次號（在同一類檔案的一級類目同一本歸檔文件書目下檔案盒的流水編號）。3）歸檔文件盒內(nèi)備考表置于盒內(nèi)文件最終，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件狀況說明、整理人、檢查人、日期等。（參見“歸檔文件盒內(nèi)備考表”（GY01JL02）盒內(nèi)文件狀況說明：是說明盒內(nèi)文件數(shù)量、起止件號、保管期限及缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等狀況。整理人：是由負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名（一般由各業(yè)務(wù)部門、本單位文書人員整理并簽名）。檢查人：是由本單位的檔案人員對歸檔文件齊全、完整及整理的質(zhì)量進(jìn)行檢查,合格后簽名。日期：是指歸檔文件整理完畢的時間。4.3 檔案的鑒定與銷毀 在檔案歸檔前,檔案形成部門的歸

15、檔人員應(yīng)依據(jù)歸檔范圍,對歸檔文件材料進(jìn)行鑒定,剔除不歸檔的文件材料，檢查歸檔文件的質(zhì)量，劃定文件的保管期限，確保歸檔文件材料的齊全、完整、精確。 保管期限已滿的檔案鑒定銷毀工作按檔案管理程序執(zhí)行。4.4 檔案的保管 文書類檔案是以件為保管單位。檔案排列是按全宗號、一級類目、年度、歸檔文件排列保管依次號從左至右，自上而下入柜排列。 檔案的保管按檔案保管工作規(guī)定的要求執(zhí)行。4.5 檔案的統(tǒng)計(jì)按檔案管理程序執(zhí)行。4.6 檔案的供應(yīng)利用按GYK05/F檔案利用工作規(guī)定執(zhí)行。5 更改本方法的更改執(zhí)行公司GYK05/F4.2檔案管理程序的規(guī)定，如程序文件更改影響本方法的執(zhí)行須要更改時，應(yīng)一起組織更改。6

16、相關(guān)文件、實(shí)施證據(jù)和表單6.1 相關(guān)程序文件和作業(yè)文件GYK05/F4.2 檔案管理程序 GYK05/F 檔案保管工作規(guī)定 GYK05/F 檔案利用工作管理方法 6.2 相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn) GYK05/F 檔案分類規(guī)則6.3 相關(guān)技術(shù)文件檔案保管期限表檔案裝具的一般要求石油港黨密發(fā)（2004）4號 大港油田公司機(jī)關(guān)及直屬單位商業(yè)隱私管理規(guī)定6.4 實(shí)施證據(jù)和表單(各種表單按油田公司統(tǒng)一表單)GY01JL01 歸檔文件書目GY01JL02 歸檔文件盒內(nèi)備考表GY01JL4.201 檔案交接清單中國石油大港油田公司歸 檔 文 件 目 錄編碼： GY01JL01 第 頁序號題 名檔 號文件編號電子文件名頁數(shù)系統(tǒng)平臺責(zé)任者日期保管期限存放位置備注保存部門：檔案管理部門 保存期：永久中國石油大港油田公司檔案交接清單編碼：GY01JL4.2-01今接