商務(wù)電子郵件禮儀精ppt課件

1、商務(wù)電子郵件撰寫禮儀職場系列培訓(xùn).電子郵件的格式目 錄電子郵件的禮儀規(guī)范其他本卷須知收件人、抄送人的選擇.商務(wù)電子郵件的格式 .電子郵件的格式：內(nèi)容構(gòu)成：稱謂、問候、正文、祝頌語、署名、日期格式上的要求：1稱謂：稱謂頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號，表示下面有話要說2問候語：問候語要寫在稱謂的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段與書信格式一樣.格式上的要求：3正文：正文普通分為銜接語、主體文、總括語三個部分。每一個部分開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆 4祝頌語：祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致、“祝等。它可以緊接著正文寫，也可以獨占一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致和“祝相配套的“敬禮

2、、“安康一類表示祝愿的話語時，普通要另起一行頂格寫.格式上的要求： 5署名：寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人的姓名叫做署名如郵件已設(shè)置自動簽名，可省略6日期 發(fā)信的日期可寫在具名的后邊，也可以另起一行因電子郵件的即時性，可省略.商務(wù)電子郵件的禮儀規(guī)范.一、電子郵件是一種商務(wù)文本，該當仔細撰寫：1. 主題要明確收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了 2. 言語要流暢盡量別寫生僻字、異體字。援用數(shù)據(jù)、資料最好標明出處，以便核對 3.郵件的內(nèi)容要簡約內(nèi)容該當簡明扼要，愈短愈好.二、電子郵件該當防止濫用，不發(fā)無意義的郵件假設(shè)無必要，隨便不要向他人亂發(fā)電子郵件 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一

3、下，往往還是必不可少的.第三，電子郵件該當留意編碼問題 商界人士在運用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地域的華人發(fā)出電子郵件時，必需同時用英文注明本人所運用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到本人的郵件。.第四，電子郵件該當慎選花哨功能對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定可以支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有能夠會大大地背叛了發(fā)件人的初衷，因此使之前功盡棄。 .收件人、抄送人的區(qū)別.收件人、抄送人的區(qū)別：在功能上無特別區(qū)別在指向上有所區(qū)別：主要是為了區(qū)分收件人的主次用。收件

4、人：指的是他郵件的主送人，可以是一個或多個抄送人：需求告知的人，比如其他相關(guān)人員、 跨級、指點.有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范 一關(guān)于主送 該當根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)文、收文部門或個人為簡便，以下一致稱為“主送人、“抄送人的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送人。 上行文向上級請示該當堅持一個主送人的作法，不能多頭主送。多頭主送往往呵斥受文人之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡快處理問題。.有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范 確定上行文主送人的規(guī)范是： 1請示：普通只寫一個主送人，需求同時送其他人的，該當用抄送方式。 2受雙重指點：發(fā)送上行文時，該當根據(jù)任務(wù)內(nèi)容，即針對詳細公務(wù)活動的職權(quán)歸屬寫明主送人和抄送人。 3除

5、上級擔任人直接交辦的事項外，不要隨意向上級擔任人報送“請示、“意見和“報告。 .有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范 二關(guān)于抄送 抄送人是指除主送人外需求執(zhí)行或知曉內(nèi)容的其他人。抄送范圍得當，有助于公文處置，否那么將貽誤溝通或呵斥人力、物力的浪費。 .有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范 1該當抄送的情況 1除主送人外，需求執(zhí)行或知曉公文的其他人員，應(yīng)列為抄送人； 2向下級或者本系統(tǒng)的重要行文，該當同時抄送直接上級部門； 3上級部門向受雙重指點的下級機關(guān)行文，必要時該當抄送其另一個上級部門； 4隔級溝通：下級因特殊情況必需越級請示時，應(yīng)抄送被越過的上級；上級越級向下級行文時，可以抄送受文人的直接上級。 .有關(guān)主送、抄

6、送機關(guān)的規(guī)范 2不該當抄送的情況 1請示郵件不得抄送其下級部門或個人； 2接受抄送公文的部門或個人不用再向其他機關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送； 3凡與公文辦理無關(guān)的單位一概不予抄送。 .電子郵件的其他重要事項.郵件主題 假設(shè)一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送也就是說，每封信的主題最好只需一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。.商務(wù)郵件的修辭 撰寫商務(wù)電郵前，無妨想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣暖和一點；書寫時要比口語對話再略微正式一點想象對方看了他的信之后能夠有的觀念，也就是要在他人的思索里思索了解對方和他一樣都是大忙人，講重點即可多一點體恤，想方法讓

7、他的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。.郵件構(gòu)造：第一段與最后一段是重點 電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段假設(shè)信件很長，最好在結(jié)尾的部分，再度強調(diào)第一段的重點。.要求：自動說出他等待對方做的事情 當他想要收件者采取行動時，假設(shè)電郵的內(nèi)容長，在信件的一開場，就闡明他的要求假設(shè)內(nèi)容很短，不超越一個屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。.日期：郵件的日期與時間要明確 在電郵中提到的日期與時間，一定要詳細，他說的下個月或是下周三究竟是什么時候?因此最好改成下周三(如3月7日)下個月(如8月)，時間也要明確，是上午還是下午?是以本人或?qū)Ψ降臅r區(qū)為準?以免雙方認知不同而產(chǎn)生誤解。.回復(fù)郵件： 假設(shè)他回復(fù)對方的來信時，運用對方的主旨回復(fù)，讓對方知道這是來自于他的回復(fù)。此外，假設(shè)想要在主旨點出回復(fù)的重點，可以在郵件本文內(nèi)容里寫上回復(fù)主旨：XXXXXX讓對方知道這是回復(fù)哪一封信。.風格： 檢查本人寫的電郵時，試試看讀出聲音，對話式的寫作風格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。 .語感: 1.采用自動的語氣。讓收信者知道，是誰應(yīng)該來做