《辦公室管理》第一章辦公室實務(wù)概述和智能

1、 辦公室管理第一章 辦公室實務(wù)概述和智能了解：辦公室的含義辦公室事務(wù)管理特征：服務(wù)性、分散性、專業(yè)性、主動性、繁雜性 我國文秘工作、國際文秘人員工作、我國外資企業(yè)與合資企業(yè)辦公室實務(wù)內(nèi)容 辦公室環(huán)境的布置和管理 掌握: 辦公室的職能：政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理辦公室實務(wù)：就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實務(wù)。辦公室工作人員以文員和文秘人員為主，所以辦公室實務(wù)通常又被稱為文秘工作或文秘人員工作。 主要辦公器械的使用辦公用品的準(zhǔn)備辦公室和接待室的管理 辦公室實務(wù)工作一覽表 序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。2文書制作復(fù)印

2、資料。打印文稿及表格。3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料；替上司收集演講或報告的資料；整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9接待工作接待來訪賓客；替公司賓客訂飯店的房間、訂機位、發(fā)電報、打電話。10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會并做好記錄；為上司安

3、排旅行或考察。13日常事務(wù)閱讀并分類信件；自動處理例行的事務(wù)；替上司保管私人的、財務(wù)的或其他的記錄。通訊事務(wù)、電話；照料上司身邊的瑣事。14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。15其他臨時交辦的事項以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司留在錄音機中的吩咐。執(zhí)行上司交辦事項。16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行、郵局等。第二章 文員實務(wù)重點掌握：“優(yōu)先順序”處理工作 請示方法與報告方法； 計劃方法和總結(jié)方法； 按照“優(yōu)先順序”制定計劃書三個步驟 (p25)1將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集

4、中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。2對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。案例一 : “豬八戒照鏡子里外不是人” 天龍公司總經(jīng)理出差外地了，指定一副總經(jīng)理主持工作。公司的一件重要事項急需三位副總協(xié)商決定，但在商量時三位副總發(fā)生了分岐，開了一上午的會議，還未達成統(tǒng)一意見，事情又十分緊急，這使具體經(jīng)辦人簡秘書苦惱萬分。會后，好心的簡秘書分別再向三位領(lǐng)導(dǎo)請示，三人仍固持已見，每位副總經(jīng)理都要求簡秘書傳話給其他兩位

5、，聽話的簡秘書均如此照辦，但事情最終未辦成?？偨?jīng)理回來后，召集再次開會，三位副總經(jīng)理的情緒更壞，隔閡更大，而且都表明自己的原話或說話的真正意思不是傳話的那樣，是簡秘書在傳話時加進了自己的意恩，使原話走了樣。這樣一來，簡秘書真是“豬八戒照鏡子里外不是人”。問題： 三位副總經(jīng)理的隔閡是如何形成的？秘書遇到此類情況時，正確的做法是怎樣的？在同一問題上，領(lǐng)導(dǎo)人之間意見不統(tǒng)一、可互相 推諉時，秘書怎么辦？分析 :簡秘書不該多頭請示。他應(yīng)在會后只向受總經(jīng)理委托在家主持工作的那位副總請示，如有分岐由這位副總經(jīng)理去協(xié)調(diào)，形成一致意見，再遵照辦理即可。重要原則：領(lǐng)導(dǎo)人之間對同一問題意見不一，應(yīng)建議當(dāng)面解決，形成

6、統(tǒng)一意見后照辦，或按主要領(lǐng)導(dǎo)人意見辦。這一過程中秘書特別不應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)人之間來回傳話。相互有意見的人，在未撕破臉面前，當(dāng)面對話時會顧及對方的接受程度，而通過第三者說話會隨便些，秘書即便按照原樣傳話，也會引起更大誤會。當(dāng)面對話同與第三者談話不同，某種情況下一些人“當(dāng)面對質(zhì)”時也可以不承認(rèn)自己說過的話，領(lǐng)導(dǎo)人也如此，這是為維護其尊嚴(yán)的需要。所以秘書在這種情況下往往處于困境。案例二: 劉秘書在談判中起了什么作用？ 漢正公司與日商談判，負(fù)責(zé)此項業(yè)務(wù)的張經(jīng)理對某些技術(shù)問題回答含糊，劉秘書在旁邊用流利的日語具體而詳盡說清了長江吳淞口到本港各段位在不同季節(jié)的水位深淺，分別能載多的的船等，日商非常滿意，當(dāng)場簽訂

7、購貨協(xié)議。事后有人大肆渲染劉秘書的關(guān)鍵作用，甚至說也超過了領(lǐng)導(dǎo)，劉秘書聽了面帶得意，口中卻說：“區(qū)區(qū)小事，何足掛齒？，不過為他人做嫁衣裳而已！”這話和劉秘書的表情很快傳到了張經(jīng)理的耳中，此后劉秘書覺得自己不知為何受到冷落。 分析 :領(lǐng)導(dǎo)和秘書是主從關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)是決策者，秘書是提供參謀的輔助人員，兩者的社會地位和社會關(guān)系截然不同。一般而言，領(lǐng)導(dǎo)在綜合水平，包括知識、能力、素質(zhì)上強于秘書，秘書在某些方面強于領(lǐng)導(dǎo)。即使領(lǐng)導(dǎo)不如秘書，在當(dāng)時的場合下，秘書應(yīng)該認(rèn)請自己的角色地位，按照秘書角色規(guī)范行事。秘書與領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)歷、職責(zé)、地位上不同，有很多差異性，才決定了他們之間的“互補”關(guān)系，秘書應(yīng)該去適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)、補領(lǐng)

8、導(dǎo)的不足，而不是相反；秘書受到冷落要分析：可能是領(lǐng)導(dǎo)要考驗他，那秘書應(yīng)一如既往努力工作。 如果是領(lǐng)導(dǎo)的打擊報復(fù)，秘書應(yīng)斟酌何去何從。案例三: 秘書應(yīng)怎樣處理一封信 某公司經(jīng)理突然收到一封非常無禮的信，信由一位與公司交往很深的代理商寫的。經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書吳小姐叫來，口述回信：“我沒有想到會收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切業(yè)務(wù)，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！”然后，經(jīng)理讓秘書立即將信打印寄走。秘書吳小姐應(yīng)該怎么做？問題：按經(jīng)理指示立即回到自己辦公室，將信打印寄走了；寫完了信，想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提醒經(jīng)理，為了公司利益得罪了經(jīng)理

9、也值得。于是對經(jīng)理說：“經(jīng)理，這封信不能收，把它撕掉算了！”；沒有馬上去寫信，而是向經(jīng)理提出忠告：“經(jīng)理，請你冷靜一點，與對方斷絕關(guān)系會產(chǎn)生什么后果呢？在這件事情上，我們難道就沒有應(yīng)該反省的地方嗎？當(dāng)快下班時，將打印好的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理，“經(jīng)理，可以將這信寄走嗎？”分析 :由于秘書的聰明，公司挽救了一個大客戶，秘書把打印出來的信交給經(jīng)理征求意見，實際上是給經(jīng)理指出他的過火行為是錯誤的。作為公司領(lǐng)導(dǎo)人，經(jīng)理有自己思考問題的角度和方式，必須權(quán)衡各方面的關(guān)系和利益，也包括這位代理商。他提出中止與代理商的業(yè)務(wù)關(guān)系，也許并非是一時之怒，來信充當(dāng)了導(dǎo)火索；也可能是一時之怒，中止業(yè)務(wù)是說說而已。在不

10、明白經(jīng)理的真實想法之前，秘書絕不能越俎代庖，替經(jīng)理做主。秘書是助手，既不是經(jīng)理政策的制定者，也不是最后的決策人。 案例四: 一笑置之不作解釋某市教育局秘書科王科長正在辦公室批閱文件，本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部楊某走了進來，說要找局長。王科長先熱情招呼他坐下，然后敲開局長辦公室的門，請示局長。局長正忙于局里的工作，無法見楊某，說：“告訴他，我不在”。王科長回辦公室時對楊某說：“領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，你先回去，有什么事我可以代為轉(zhuǎn)告。”楊某離開了秘書科。一個多小時后，王科長起身去檔案室，在走郎看見局長與楊某在衛(wèi)生間門口握手寒喧，并聽楊某說：“剛在王科長說你不在辦公室！”“哪里，我一直在啊！”局

11、長毫不遲疑地回答，王科長感到一陣冰涼。原來楊某走出秘書科后并未離開，在走廊內(nèi)來回走動，剛巧碰上局長上衛(wèi)生間，急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才的一幕。事后楊某逢人就說王科長欺上瞞下，品質(zhì)太低，沒資格當(dāng)科長。王科長有口難辯，剛開始感到很委屈，后來一想，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)這樣做也出于無奈，當(dāng)秘書的應(yīng)該注意維護領(lǐng)導(dǎo)的形象，否則將給工作造成不良影響，所以，他從不對人解釋此事，聽到議論也一笑置之。問題： 王科長這樣處置對嗎？ 秘書應(yīng)怎樣維護領(lǐng)導(dǎo)的形象？第三章 電話、電子通訊 重點掌握：正確有效地使用常用電信設(shè)備，提高工作效率正確接打電話的步驟方法 打外線電話的流程 接聽外線電話的流程 案例五 : 且看林秘書如何打電話

12、 (一) 剛畢業(yè)的小林在跨國化妝品企業(yè)華潤公司實習(xí)。電話鈴響了，小林拿起電話，聲音圓潤地說：“你好，華潤公司，請講”?！叭A潤嗎？你們王總在嗎？我有事找他?！睂Ψ浇辜钡卣f。小林一看王總正在辦公室看文件，立即說“王總在，銷等”。放下話筒，走到了王總身邊，“王總，你的電話”。 誰打的電話“王總問。”不知道，對方好象挺著急的“。王總一皺眉，拿起了話筒，不一會小林聽到王總在電話里和對方吵了起來。王總掛了電話，生氣地對小林說，以后有找我的電話先問問清楚，小林臉紅了。(二)電話又響了，小林拿起電話，沒精打采地說：“你好，華潤公司，請講”。“請問劉助理在嗎？“對方輕聲問道。小林汲取剛才的教訓(xùn)“請問你是那位”“

13、我是她的男朋友”?！芭叮钦埬闵缘取?，小林看到劉助理正在對面的辦公室復(fù)印資料，大聲喊到“劉助理，你男朋友的電話，快來接”。只見劉助理一臉不高興地匆匆趕來，“輕點、輕點，別大聲嚷嚷”(三)這時桌上的兩部電話同時響了起來，小林拿起了一部，沒好氣地說：“你好，華潤公司，請講”?！拔沂侵苤?，請轉(zhuǎn)告劉助理，我明天上午9點下飛機，叫她派車來接，同時帶上編號TG5126R 那份合同，我有急用，千萬別忘了”。電話聲音有些含糊不清，顯然是用手機從遠(yuǎn)距離打來的。另一部電話仍在響，小林拿起電話：“喂？”“化工公司嗎？我找李主任”。“什么化工公司？”“你們是生產(chǎn)肥料的嘉華化工公司嗎？我找銷售部李主任?！薄斑@里是華潤公

14、司，你打錯了”，說完小林把電話重重一掛。沒想到接電話這么煩，小林剛想喘口氣，劉助理走過來問“小林，周副總有沒有來過電話？”“是叫周洲嗎？，剛才來過”，小林想起來了要通知劉助理的那個電話?！八f了些什么？”“他說要你接機，好象還要帶份文件?！薄澳莻€航班？幾點？那份文件?！薄斑@個我記不清了”，小林紅著臉低下了頭。問題：小林在接打電話中存在哪些問題？正確的處理方法是怎樣的？掌握:郵件的拆封 郵件的處理 上司不在時郵件的處理 第四章 郵件收發(fā) 郵件轉(zhuǎn)送單 傳閱順序提示條 郵件摘要表 第五章 接待實務(wù) 正確掌握：內(nèi)賓、外賓的接待程序 接待平時來訪者的實務(wù)：初見來訪者、傳達有關(guān)人員、向有關(guān)人員引見 接待計

15、劃中來賓：內(nèi)賓接待、外賓接待 案例六 : 面對找李總的客人一天上午，張秘書正在用電腦打印公司的銷售計劃，這時來了一位不速之客。“李總在嗎？”客人問?！邦A(yù)約了嗎？”小張隨口問道，姿勢沒有任何改變，雙眼仍盯著電腦顯示屏?！凹s什么約？，我要找你們老總談?wù)?！”小張朝客人瞟了一眼，覺得有點眼熟，但想不起是誰，說：“你等一下”。說完起身到斜對面的會客室找李總，將客人一人留下。小張告訴李總有人找他，李總問是誰，小張說有一點眼熟，好像是要債的。李總不愿見，小張順便請示了如何處理銷售計劃中幾個敏感數(shù)據(jù)的問題。幾分鐘后，小張回到辦公室對客人說：“李總不在，你回去吧?！笨腿吮硎静恍?，接著雙方發(fā)生了激烈的爭吵。半個月

16、后，銷售部向李總反映，本公司銷售計劃泄露，部分客戶的業(yè)務(wù)被別的公司搶走。問題：小張接待客人的方式錯在那里？為什么會發(fā)生銷售計劃的泄露？分析： 接待姿勢、方式不對；詢問方式不對，沒有問客人的姓名、事由；資料敞開，留客人一人在辦公室，造成泄密；說服客人的方式不對，與客人爭吵不對。計劃性的內(nèi)賓接待一般按下列程序進行： a.接受任務(wù)b.了解來賓c.制訂計劃d.預(yù)訂食宿e.迎接來賓f.商議日程g.安排會談h.陪同參觀i.送別客人j.接待小結(jié)。外賓接待的一般程序： a.接受任務(wù)b.了解來賓c.制訂計劃d.預(yù)訂食宿e.歡迎來賓f.商議日程g.禮節(jié)性拜訪h.宴請i.正式會談j.簽訂協(xié)議書k.陪同參觀游覽l.互

17、贈禮品m.歡送來賓n.接待小結(jié)。第六章 信訪實務(wù) 掌握：承辦來信注意事項 、來電的接收與處理 重點掌握：接待來訪注意事項基本掌握:議程表制作和執(zhí)行方法 、會議通知的寫法和傳達方法 、會議記錄 、召開各種會議方法三、重點掌握：議的計劃與準(zhǔn)備 、會議資料的準(zhǔn)備 、會議后的實務(wù)第七章 會議及會談實務(wù) 電話通知記錄內(nèi)部會議通知的樣式外部會議通知的樣式會議經(jīng)常使用的物品案例七 ： 會前準(zhǔn)備如何做？ 波揚公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參會者來自全國各地。總經(jīng)理秘書部門負(fù)會議安排。會上要放映資料電影、進行產(chǎn)品操作演示。公司沒有放映機，租借任務(wù)就交給了秘書小劉。會議召開時間是8月9日上午10點

18、整，資料放映是10:15。小劉打電話給租賃公司要求在9日上午9:45必須準(zhǔn)時把放映機送到黎明大廈會議廳。9日上午，會議開幕前，大家正緊張地作最后的準(zhǔn)備工作。小劉一看手表，呀，已經(jīng)9:50了，放映機還沒有送到。小劉立即打電話去問，對方回答機器已送出。眼看各地來賓正陸續(xù)進場，小劉心急如焚。問題： 假如你是小劉，接下來應(yīng)如何處理？假如放映機在10:10還未送到，你將馬上向總經(jīng)理匯報還是自己決定調(diào)整會議議程？向總經(jīng)理匯報后，你還應(yīng)該做些什么？召開大型會議前，各種準(zhǔn)備工作包括音響、電子類裝置應(yīng)提前多少時間安排？會議上的各種物品和設(shè)備，如果公司沒有，應(yīng)怎樣準(zhǔn)備？營業(yè)企劃會的會議記錄第八章 日程安排 掌握：

19、日程安排計劃表的種類日程安排計劃表的制作和填寫日程安排計劃管理 年預(yù)定表 周預(yù)定表 日預(yù)定表 案例八 ：星期五下午的會怎么開？ 上海市某高等院校為了保證教學(xué)工作順利進行，一般都把各種會議安排在星期五下午，時間通常為1:30到3:00，這雖然保證了教學(xué)時間，但同時產(chǎn)生了另一個矛盾，即會議時間過于集中，往往產(chǎn)生七、八個系、處同時開會，都要求校長參加，造成校長應(yīng)接不暇。分析 ：校長辦公室主任想了一個辦法，即要求各系、處把要召開的會議提前一周申報，說明會議內(nèi)容、所需要的時間、擬請那位校領(lǐng)導(dǎo)參加，分別輕重緩急進行協(xié)調(diào)安排。有些會議由校長參加；有些則由分管的副校長參加；有些會議只需要領(lǐng)導(dǎo)去聽一聽，了解情況

20、的，可以分別安排在1:30到2:00；2:00到2: 30；2: 30到3: 00去參加；有些會議不很緊急的，建議安排在下一周；有些內(nèi)容并不很重要的，就不安排校長參加，建議他們把會議記錄或紀(jì)要送校長辦公室，由校長抽時間審閱后，提出書面或口頭意見。校長辦公室把每周的會議安排打印成表格，在星期三以前發(fā)到各系、處再次征求意見，進行局部調(diào)整，然后在星期四下午定下來，通知各系、處，讓其準(zhǔn)備星期五下午的會議。校長辦公室主任用這些方法協(xié)調(diào)解決了會議集中的矛盾，取得了各系、處的諒解的支持。以上案例說明了秘書協(xié)調(diào)所起的作用以及秘書協(xié)調(diào)的方式方法。 休息一會兒第九章 差旅事宜 了解：準(zhǔn)備工作 履行過程安排 旅行結(jié)

21、束后的有關(guān)工作 第十章 照料上司身邊瑣事 了解： 照料身邊瑣事的準(zhǔn)備 各種照料身邊事務(wù)的工作 照料身邊瑣事的做法 了解： 交際業(yè)務(wù)應(yīng)注意的問題 掌握:喜慶實務(wù)和宴會禮儀 喪事實務(wù)和吊唁禮儀 第十一章 交際與禮儀 第十二章 辦公室用語 重點掌握： 報告的方法 說服的方法 拒絕的方法 聽話的方法 社交話題的選擇 合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；

22、（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機密的話題。案例九: 皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿(mào)易。雖然

23、兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中國的代表

24、打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十。”皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何搶走生意的？問題：羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？秘書與親朋好友說話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？企業(yè)的機密有哪些？秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密工作？分析：李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會，得到了這筆生意。即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所

25、欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。企業(yè)的機密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運作、客戶資料、流通渠道等；上司正在考慮討論而未作定論、未公開的宣布的內(nèi)容；上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟糾紛等。應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機密內(nèi)容用專用記錄本記錄并妥善保管，機密文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等。第十三章 印信、值班工作 掌握:印章的使用紹信的使用值班工作的任務(wù) 值班工作的制度與要求重點掌握: 公文的格式 、收文處理 、發(fā)文處理、 立卷歸檔要求 、文書立卷標(biāo)準(zhǔn) 、立卷類目的編制 、年終組卷 、案卷歸檔 、檔案的保管和

26、利用 第十四章 文書與檔案實務(wù)行政公文共有13類14種：命令（令）；決定；公告；通告；通知；通報；議案；報告；請示；批復(fù)；意見；函；會議紀(jì)要。 上行文、下行文示例：案例十 : 主送和抄送的關(guān)系 上海鐵路局是受上海市人民政府和鐵道部雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位。當(dāng)年興建新客站時，征用土地由上海市政府土地規(guī)劃局管，所需資金、器材相當(dāng)一部分由鐵道部劃撥。因此，上海鐵路局關(guān)于建造新客站問題不能只寫一份請示，呈報兩個上級單位，而只能寫兩份請示，用主送和抄送的辦法。分析 :一份“關(guān)于新客站所需土地的請示”，主送上海市政府，抄送鐵道部；另一份“關(guān)于建造上海新客站所需資金、器材的請示”主送鐵道部，抄送上海市政府。這樣，兩份請示都能得到主管上級機關(guān)的及時批復(fù)，并且都能了解這一工程的全面情況。另一方面，上海市政府關(guān)于建造新客站給上海鐵路局的批復(fù)主送當(dāng)然是上海鐵路局，同時應(yīng)該抄送一份給鐵道部，作為知照。同樣鐵道部關(guān)于建造上海新客站的批復(fù)，主送單位是上海鐵路局，同時也應(yīng)該抄送一份給上海市政府。收文處理程序 案例十一 : 文書立卷的方法 （一