日化行業(yè)行政文秘時間管理講義

1、課程程序 1分析時間3立即改變4. 跨越時間管理陷阱一. 分析時間每天留出時間進(jìn)行回憶，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作分解困難的任務(wù)，逐個擊破在上班的路上大致方案一下當(dāng)天的工作將工作日以30分鐘進(jìn)行分割及時更新工作日志記憶往往是不可靠的。診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：聲音干擾職能干擾空間干擾設(shè)備干擾討論：如何排除辦公室4大效率毒素？辦公室“排毒4味丸第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦 公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨立第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例辦公室面積：14平方米辦公室人員：主管1人秘書1人下屬3人辦公設(shè)備：文件

2、柜、公用電腦、5張辦公桌等小辦公室排毒案例續(xù)個人辦公需求：主管：多項個人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客秘書：兩項個人任務(wù)、接受主管安排的下屬：單項個人任務(wù)小辦公室排毒案例續(xù)主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事下屬：不受干擾的個人辦公空間 效率專家挑錯辦公室圖180分錯誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明 ，最好給每人配備照明用臺燈。錯誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人效率專家挑錯辦公室圖260分錯誤1 公共通道和私人空間交叉錯誤2 接待空間在辦公室盡

3、頭錯誤3 秘書與主管座位離開太遠(yuǎn)錯誤4 電腦顯示器朝向不對，造成反光錯誤5 辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴(yán)重錯誤6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)效率專家挑錯辦公室圖370分 錯誤1 公共通道過長錯誤2 主管個人空間失去接待功能效率專家挑錯辦公室圖4總分值優(yōu)點1 充分利用有陽光的窗口位置優(yōu)點2 私人空間和公共空間交叉減少優(yōu)點3 利用隔板阻斷過多噪音優(yōu)點4 主管與秘書溝通方便 優(yōu)點5 減少訪客對其他人的干擾辦公室排毒DIY自我檢測問題：我的辦公桌為什么要放在這個位置？我的工作空間和公共通道是否過近？我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？提出辦公室改善建議。二

4、. 時間管理的陷阱 豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人 “反正時間還早拖延 文件滿桌病喋喋不休的“ 粥源源不斷的信息1.豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 沒時間做方案工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做方案方案常常被打斷 不喜歡被方案束縛“船到橋頭自然直 2. 不好意思拒絕別人 接受請托比拒絕更容易拒絕請托會觸怒請托者從而 導(dǎo)致請托者報復(fù)我想做一個廣受愛戴的人我不懂得如何拒絕 3“反正時間還早拖延 帕金森定律 工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。 4文件滿桌病

5、 平安感猶豫的個性半途而廢的工作習(xí)慣個人的喜好 5喋喋不休的“ 粥不分優(yōu)先順序打 沒有充分準(zhǔn)備就打重要 的談話離題與喜歡的人打 ，容易失去對時間的控制6源源不斷的信息 紙張的形式：郵件、 、備忘錄、報紙、雜志、期刊、報告電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)聲音的形式：面談、電視、播送、 三. 如何跨越時間陷阱 要事第一 以最終的結(jié)果來開始行動以終為始 學(xué)會說“NO！ 辦公桌上的“5 S運動 恰當(dāng)、有效地使用 篩選信息1. 要事第一“大石頭理論與“二八定律 ABC法那么 辦事的優(yōu)先次序 并行工作法 2. 以終為始 是必須要做的嗎？不完成會怎樣？是自己想要的嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？回報及收益高嗎？ 3. 學(xué)

6、會說“NO！1.耐心傾聽2.如無法當(dāng)場決定那么要告訴他你還要考慮長點時間3.顯示慎重4.表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅決3. 學(xué)會說“NO！6.指出拒絕的理由7.拒絕的是請托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過第三者來拒絕4辦公桌上的“5 S運動 整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng) 整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)“各就各位的擺置集中精力做一件事不要總是重復(fù)處理同一文件不要為了外表的整潔而塞入一處下班前的清理5有效、恰當(dāng)?shù)乩?選擇打 的時間按照優(yōu)先順序打 清楚每個 要討論的要點對于自己花在每個 的時間，做到心中有數(shù)6 篩選信息迅速處理妥善存放沒有保存價值的資料就銷毀運籌他人的時間時間管理矩陣圖 危機緊急的問題有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項 準(zhǔn)備事項預(yù)防工作價值觀的澄清計劃關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理 干擾，一些電話一些信件、報告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動 細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費時間的事“逃避性”活動無關(guān)緊要的信件看太多的電視 緊急不緊急重要不重要五、時間管理