行政總務(wù)管理實(shí)務(wù)

1、1后勤管理實(shí)務(wù)后勤管理實(shí)務(wù) 觀念之革新觀念之革新 (1) 不正確的觀念不正確的觀念: a 管理雜務(wù)的部門管理雜務(wù)的部門 b. 不重要的部門不重要的部門 c. 只會(huì)花錢的部門只會(huì)花錢的部門 d. 沒有績效的部門沒有績效的部門 e. 冗員的部門冗員的部門 f. 任何人都會(huì)做任何人都會(huì)做基礎(chǔ)管理培訓(xùn)基礎(chǔ)管理培訓(xùn)2 (2)更新觀念更新觀念 : a. 重要的后勤支持部門重要的后勤支持部門 b. 企業(yè)經(jīng)營管理的直接參與部門企業(yè)經(jīng)營管理的直接參與部門 c. 實(shí)施企業(yè)資源高效整合的重要部門實(shí)施企業(yè)資源高效整合的重要部門 d. 高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)是提高全員士氣的重要因素高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)是提高全員士氣的重要因素 e. 后勤

2、服務(wù)水平是企業(yè)競(jìng)爭力的重要標(biāo)桿后勤服務(wù)水平是企業(yè)競(jìng)爭力的重要標(biāo)桿 f. 成功的總務(wù)人員需具備良好的專業(yè)學(xué)能成功的總務(wù)人員需具備良好的專業(yè)學(xué)能 (3) 服務(wù)理念及敬業(yè)精神服務(wù)理念及敬業(yè)精神: a. 積極主動(dòng)積極主動(dòng) b. 優(yōu)秀的執(zhí)行力優(yōu)秀的執(zhí)行力 c. 良好的協(xié)調(diào)力和統(tǒng)籌力良好的協(xié)調(diào)力和統(tǒng)籌力 d. 誠懇踏實(shí)誠懇踏實(shí) e. 堅(jiān)持原則堅(jiān)持原則 f. 持續(xù)學(xué)習(xí)持續(xù)學(xué)習(xí) 后勤管理實(shí)務(wù)后勤管理實(shí)務(wù)3 后勤管理的一般范疇后勤管理的一般范疇 一般行政一般行政 文書管理 物資采購與管理 固定資產(chǎn)管理 庶務(wù)工作庶務(wù)工作 工作環(huán)境 宿舍管理 膳食管理 涉外作業(yè)涉外作業(yè) 警衛(wèi)管理 服務(wù)臺(tái)接待管理 公關(guān)管理 環(huán)境安全

3、環(huán)境安全 消防管理.治安秩序.勞動(dòng)安全 后勤管理實(shí)務(wù)后勤管理實(shí)務(wù)4 (1) 需具備之本質(zhì)學(xué)能需具備之本質(zhì)學(xué)能 a.企業(yè)整體活動(dòng)及經(jīng)營目標(biāo)之了解企業(yè)整體活動(dòng)及經(jīng)營目標(biāo)之了解 b.企管知識(shí)之持續(xù)學(xué)習(xí)企管知識(shí)之持續(xù)學(xué)習(xí) c.法規(guī)、法令之熟悉法規(guī)、法令之熟悉 (2) 工作方法工作方法 a. PDCA工作循環(huán)工作循環(huán) b. 目標(biāo)管理目標(biāo)管理 c. 成本之觀念成本之觀念 d. 效率效率 e. 合作和協(xié)合作和協(xié)二、本質(zhì)學(xué)能及工作方法二、本質(zhì)學(xué)能及工作方法5 2.功能性制度體系的建立功能性制度體系的建立 分類分類工工 作作 內(nèi)內(nèi) 容容規(guī)規(guī) 章章 制制 度度一一般般行行政政事務(wù)用品采購及管理事務(wù)用品采購及管理采

4、購管理辦法采購管理辦法事務(wù)用品領(lǐng)用管理辦法事務(wù)用品領(lǐng)用管理辦法文書管理文書管理文書管理辦法文書管理辦法資產(chǎn)管理資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)管理辦法固定資產(chǎn)管理辦法庶庶務(wù)務(wù)廠房維修廠房維修維修保養(yǎng)管理辦法維修保養(yǎng)管理辦法車輛管理車輛管理車輛管理管理辦法車輛管理管理辦法宿舍管理宿舍管理宿舍管理辦法宿舍管理辦法涉涉外外服務(wù)臺(tái)之接待管理服務(wù)臺(tái)之接待管理外賓接待管理辦法外賓接待管理辦法警衛(wèi)管理警衛(wèi)管理警衛(wèi)人員管理辦法警衛(wèi)人員管理辦法公關(guān)管理公關(guān)管理公關(guān)管理辦法公關(guān)管理辦法安安衛(wèi)衛(wèi)安全衛(wèi)生管理安全衛(wèi)生管理安全衛(wèi)生管理辦法安全衛(wèi)生管理辦法整理整頓整理整頓6 2.信息管理信息管理 (1) 建立檔案管理制度建立檔案管理制度

5、 (2) 定期整理定期整理(過期文件之清過期文件之清除除) (3) 文件制式化文件制式化(A4為主最佳為主最佳) (4) 制定保存期限制定保存期限 (5) 集中管理集中管理 (6) 分類編號(hào)管理分類編號(hào)管理 (7) 調(diào)閱管制調(diào)閱管制 (8) 無紙化管理無紙化管理 73.保存期限保存期限原則上可區(qū)分為永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大類，參照如下： 保存期限內(nèi) 容一永久保存1.公司創(chuàng)設(shè)執(zhí)照、政府機(jī)關(guān)登記文件2.股東會(huì)、董事會(huì)文件、印鑒3.固定資產(chǎn)權(quán)狀證明4.專利、契約、研發(fā)、制造資料5.重要財(cái)務(wù)文件、相關(guān)證明書二十年1.帳簿、稅務(wù)資料2.預(yù)算、決算報(bào)表、投資計(jì)劃3.重要簽呈、

6、重要會(huì)議記錄三五年1.稅法規(guī)定相關(guān)交易憑證、傳票、盤點(diǎn)憑證、進(jìn)出貨單2.員工所得稅、薪資清冊(cè)、勞健保文件3.制造技術(shù)資料4.期滿或解除之合約四三年1.退解職勞工名單、勞?？?.解雇員工等關(guān)系文件3.較重要報(bào)表、記錄3 較重要會(huì)議記錄五一年1.一般日、月、季報(bào)表 2.公告、一般報(bào)告書3.其它一般記錄8 1.事務(wù)用品之種類事務(wù)用品之種類 (1) 非消耗性物品 a.辦公設(shè)備：桌、椅、柜、電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、個(gè)人計(jì)算機(jī)等。 b.研發(fā)行銷用品：研發(fā)或品管部門的實(shí)驗(yàn)器具、計(jì)測(cè)計(jì)及行銷部門搬運(yùn)用品等。 (2) 消耗性物品 a.消耗用品：制造部門及辦公室之器具、工具、消耗品等。 b.印刷品：空白窗體、公文紙

7、張、傳票、卷宗夾、宣傳品、說明書等。 二、事務(wù)用品采購與管理二、事務(wù)用品采購與管理9 2.事務(wù)用品采購事務(wù)用品采購(1) 事務(wù)用品采購作業(yè)流程事務(wù)用品采購作業(yè)流程 流程流程內(nèi)內(nèi) 容容a計(jì)計(jì) 劃劃就現(xiàn)有設(shè)備品庫存，使用情形及各單位需求提出就現(xiàn)有設(shè)備品庫存，使用情形及各單位需求提出申請(qǐng)，編列年度預(yù)算申請(qǐng)，編列年度預(yù)算b請(qǐng)請(qǐng) 購購每月固定時(shí)間或視需要由各單位提出申請(qǐng)，先經(jīng)每月固定時(shí)間或視需要由各單位提出申請(qǐng)，先經(jīng)由單位主管核準(zhǔn)由單位主管核準(zhǔn)c詢比議價(jià)詢比議價(jià)視需要總務(wù)部門會(huì)同使用單位辦理議價(jià)視需要總務(wù)部門會(huì)同使用單位辦理議價(jià)d審審 核核金額大小依核決權(quán)限規(guī)定由權(quán)責(zé)主管核定金額大小依核決權(quán)限規(guī)定由權(quán)責(zé)

8、主管核定e驗(yàn)驗(yàn) 收收會(huì)同使用單位就數(shù)量、外觀、功能進(jìn)行驗(yàn)收會(huì)同使用單位就數(shù)量、外觀、功能進(jìn)行驗(yàn)收f列列 帳帳屬固定資產(chǎn)類需列冊(cè)編號(hào)管理屬固定資產(chǎn)類需列冊(cè)編號(hào)管理一般消耗用品亦應(yīng)列冊(cè)控管一般消耗用品亦應(yīng)列冊(cè)控管g領(lǐng)領(lǐng) 用用使用單位填寫領(lǐng)用單據(jù)領(lǐng)用使用單位填寫領(lǐng)用單據(jù)領(lǐng)用10 (2) 事務(wù)用品采購管理重點(diǎn)事務(wù)用品采購管理重點(diǎn)內(nèi)內(nèi) 容容管管 理理 重重 點(diǎn)點(diǎn)a政政 策策公司采購物品性能、功能基準(zhǔn)為何？如國產(chǎn)品、公司采購物品性能、功能基準(zhǔn)為何？如國產(chǎn)品、外國產(chǎn)品，有無特別規(guī)定之樣式、顏色考慮外國產(chǎn)品，有無特別規(guī)定之樣式、顏色考慮b會(huì)會(huì) 辦辦專門性設(shè)備儀器應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門辦理事務(wù)用品采專門性設(shè)備儀器應(yīng)會(huì)同

9、相關(guān)部門辦理事務(wù)用品采購程辦理購程辦理c請(qǐng)購流程請(qǐng)購流程各單位是否清楚及遵循各單位是否清楚及遵循d詢比議價(jià)詢比議價(jià)詢比議價(jià)記錄完成留存詢比議價(jià)記錄完成留存e核決權(quán)限核決權(quán)限公司是否已清楚制定各項(xiàng)采購之核決權(quán)限公司是否已清楚制定各項(xiàng)采購之核決權(quán)限f安全庫存安全庫存消耗品可采復(fù)倉制消耗品可采復(fù)倉制金額較大設(shè)備用品應(yīng)計(jì)劃性采購金額較大設(shè)備用品應(yīng)計(jì)劃性采購g盤盤 點(diǎn)點(diǎn)定期盤存制及連續(xù)性盤點(diǎn)可并用進(jìn)行定期盤存制及連續(xù)性盤點(diǎn)可并用進(jìn)行h整理整理. .整整頓頓事務(wù)用品倉之整理事務(wù)用品倉之整理. .整頓整頓消耗性物品與非消耗性物品應(yīng)分開管理消耗性物品與非消耗性物品應(yīng)分開管理11 1.固定資產(chǎn)之定義固定資產(chǎn)之定

10、義 稅法規(guī)定2000元以上，使用年限2年以上者列入資本支出。 一般企業(yè)以2000元為基礎(chǔ)較多。 2.固定資產(chǎn)之種類固定資產(chǎn)之種類 有形資產(chǎn)：土地、建物、設(shè)備、機(jī)器、車輛、工具、器具、雜項(xiàng)購置。 無形資產(chǎn)：專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、營業(yè) 權(quán)等 三、固定資產(chǎn)管理三、固定資產(chǎn)管理123.財(cái)產(chǎn)管理作業(yè)重點(diǎn)財(cái)產(chǎn)管理作業(yè)重點(diǎn) 內(nèi) 容作 業(yè) 重 點(diǎn)a驗(yàn)收列帳1. 申請(qǐng)單及驗(yàn)收單核對(duì)2. 申請(qǐng)單位填寫財(cái)產(chǎn)卡3. 總務(wù)單位填寫財(cái)產(chǎn)編號(hào)及標(biāo)示4. 列帳并會(huì)交會(huì)計(jì)單位c保養(yǎng)作業(yè)1. 編列維修保養(yǎng)預(yù)算2. 定期、不定期由總務(wù)人員及供貨商保養(yǎng)檢查d保險(xiǎn)作業(yè)1. 建物、機(jī)器設(shè)備、車輛均應(yīng)納入保險(xiǎn)2. 除新購物品外，注意續(xù)保

11、之辦理3. 建立風(fēng)險(xiǎn)管理之共識(shí)，評(píng)估現(xiàn)有有形無形資產(chǎn)e財(cái)產(chǎn)盤點(diǎn)1. 定期盤點(diǎn)實(shí)施2. 固定資產(chǎn)采一物一卡核對(duì)3. 有帳無物，有物無帳追查f計(jì)算機(jī)管理1. 財(cái)產(chǎn)清冊(cè)可于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)取得最新資料2. 保管單位、取得日期、折舊情形、殘余價(jià)值等配合會(huì)計(jì)單位計(jì)算機(jī)列文件管理13參、庶務(wù)環(huán)境參、庶務(wù)環(huán)境 一、工作環(huán)境1.辦公室管理辦公室管理 辦公室令人困擾問題，依日本能率協(xié)會(huì)問卷調(diào)查，依序?yàn)?文書檔案管理 空調(diào) 配線 辦公設(shè)備 照明 安全2.廠房環(huán)境管理廠房環(huán)境管理 同辦公室管理方式，除注意空調(diào)、照明、安全三項(xiàng)，并注意噪音、振動(dòng)問題 143.工作環(huán)境管理重點(diǎn)工作環(huán)境管理重點(diǎn) 內(nèi) 容管 理 重 點(diǎn)a空 調(diào)1

12、.冷氣風(fēng)扇、冷卻水塔之定期清洗2.溫濕度之調(diào)節(jié)控制b配 線1.辦公室電話線、計(jì)算機(jī)線、電線應(yīng)予以固定并事先規(guī)劃2.現(xiàn)場(chǎng)之電線、水管路線應(yīng)隱蔽固，不影響動(dòng)線暢通c辦公設(shè)備1.辦公室、現(xiàn)場(chǎng)之區(qū)域明確標(biāo)示2.辦公室設(shè)備、桌、椅、柜、電話、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等定期維護(hù)維修d照 明1.自然光線優(yōu)于人工光線2.間接照明優(yōu)于直接照明考慮e安 全1.工作場(chǎng)所如信道是否有障礙物造成危險(xiǎn)之可能2.消防設(shè)備之定期申報(bào)3.消防設(shè)施及逃生動(dòng)線是否有被堵塞情形f振動(dòng).噪音1.人類承受噪音極限為130分貝，超過80分貝即有身體不適情形2.不定期查核工作現(xiàn)場(chǎng)噪音振動(dòng)情形g公共設(shè)施1.盥洗設(shè)施定期維護(hù)檢查2.廁所及會(huì)議室可采各單位

13、輪流打掃，并排定人員每日定時(shí)檢查15 1.宿舍管理之觀念宿舍管理之觀念 (1) 確保勞動(dòng)力充足，減少人員流動(dòng)率確保勞動(dòng)力充足，減少人員流動(dòng)率 (2) 女性員工夜班加班之安全女性員工夜班加班之安全 2. 員工宿舍分類員工宿舍分類 (1) 主管宿舍：依職業(yè)或眷屬之需要提供單主管宿舍：依職業(yè)或眷屬之需要提供單戶、單人房或雙人房。戶、單人房或雙人房。 (2) 員工宿舍：一般員工依需要情形申請(qǐng)分員工宿舍：一般員工依需要情形申請(qǐng)分配配 (3) 外勞宿舍：另行就外籍勞工提供宿舍集外勞宿舍：另行就外籍勞工提供宿舍集中管理中管理 三、宿舍管理三、宿舍管理163. 宿舍管理重點(diǎn)宿舍管理重點(diǎn) 內(nèi) 容管 理 重 點(diǎn)a

14、申 請(qǐng)1.訂定員工住家距離申請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)2.派外長駐人員或輪班等工作需要b設(shè) 備1.訂定宿舍標(biāo)準(zhǔn)配備規(guī)定，提供適當(dāng)家具、家電、被褥及清潔用品2.水電、瓦斯之定期檢查c安全管理1.門禁實(shí)施之必要，公私對(duì)象攜帶出入實(shí)施管理2.訪客登記之實(shí)施，指定會(huì)客地點(diǎn)3.消防安全設(shè)施之具備及定期檢修4.與當(dāng)?shù)鼐鞕C(jī)關(guān)應(yīng)建立好連系管道， 應(yīng)變突發(fā)狀況時(shí)之處理d外勞宿舍管 理1.定期實(shí)施安全檢查，尤其電器用品是否過度使用，有無私接電源或其它危險(xiǎn)設(shè)施2.定期實(shí)施清潔衛(wèi)生檢查e交接移轉(zhuǎn)1.應(yīng)將提供之設(shè)備用品列冊(cè)清單，由新搬入員工簽名確認(rèn)2.移出或移轉(zhuǎn)應(yīng)由總務(wù)人員會(huì)點(diǎn)移交物品f維 修1.定期巡視設(shè)施，若有毀損應(yīng)追查原因2.由住

15、宿人員提出維修申請(qǐng)17 一、警衛(wèi)管理一、警衛(wèi)管理 1. 警衛(wèi)管理方式警衛(wèi)管理方式 (1) 公司員工擔(dān)任：國內(nèi)企業(yè)早期警衛(wèi)均屬由公司 a. 優(yōu)點(diǎn)：屬公司之一份子，向心力強(qiáng)，便于直接管理，并可做其它職務(wù)支持及調(diào)遷 b. 缺點(diǎn)：專業(yè)性不足，并常因人情門禁松散或成為員工聊天休息場(chǎng)所 (2) 保全公司：現(xiàn)國內(nèi)企業(yè)已多采保全公司擔(dān)任 a. 優(yōu)點(diǎn)：有較充足專業(yè)訓(xùn)練，門禁管理嚴(yán)格 b. 缺點(diǎn)：成本較高，且為間接透過保全公司管理保全人員 肆、涉外作業(yè)182. 警衛(wèi)管理重點(diǎn)警衛(wèi)管理重點(diǎn) 內(nèi)內(nèi) 容容管管 理理 重重 點(diǎn)點(diǎn)a警衛(wèi)人員警衛(wèi)人員管管 理理1.1.職務(wù)之明訂，權(quán)責(zé)清楚職務(wù)之明訂，權(quán)責(zé)清楚2.2.制式服裝，儀

16、容整潔，接待有禮制式服裝，儀容整潔，接待有禮3.3.禁止打瞌睡、喝酒、擅離職守或進(jìn)行與本身職禁止打瞌睡、喝酒、擅離職守或進(jìn)行與本身職務(wù)無關(guān)之業(yè)務(wù)務(wù)無關(guān)之業(yè)務(wù)b出入管理出入管理1.1.人、物、車輛之檢查，停放引導(dǎo)人、物、車輛之檢查，停放引導(dǎo)2.2.訪客登記及受訪人員引導(dǎo)訪客登記及受訪人員引導(dǎo)3.3.物品出入放行登記及核對(duì)物品出入放行登記及核對(duì)c定時(shí)、定定時(shí)、定點(diǎn) 巡點(diǎn) 巡邏邏1.1.防火、防盜、防暴功能防火、防盜、防暴功能2.2.固定路線廠房內(nèi)外巡邏固定路線廠房內(nèi)外巡邏d夜勤管理夜勤管理1.1.宿舍及工廠門禁執(zhí)行宿舍及工廠門禁執(zhí)行2.2.緊急事故之搶救連系緊急事故之搶救連系19 1.訪客之類型訪

17、客之類型 (1) 預(yù)定來訪之訪客，與公司人員約定好之訪客預(yù)定來訪之訪客，與公司人員約定好之訪客 (2) 沒有約定，但對(duì)公司有益之訪客沒有約定，但對(duì)公司有益之訪客 (3) 沒有約定，且對(duì)公司無益之訪客沒有約定，且對(duì)公司無益之訪客2.接待人員應(yīng)就不同類型訪客采不同應(yīng)對(duì)方式接待人員應(yīng)就不同類型訪客采不同應(yīng)對(duì)方式 (1) 應(yīng)請(qǐng)各單位人員事先連絡(luò)服務(wù)人員，告知來訪者應(yīng)請(qǐng)各單位人員事先連絡(luò)服務(wù)人員，告知來訪者姓名、人數(shù)、時(shí)間、招待地點(diǎn)等以利于接待作業(yè)姓名、人數(shù)、時(shí)間、招待地點(diǎn)等以利于接待作業(yè) (2) 應(yīng)告知接待人員與公司友好廠商名稱，以做適當(dāng)應(yīng)告知接待人員與公司友好廠商名稱，以做適當(dāng)應(yīng)對(duì)接待應(yīng)對(duì)接待 (3

18、) 不知名廠商或訪客意圖不明，應(yīng)訓(xùn)練接待人員應(yīng)不知名廠商或訪客意圖不明，應(yīng)訓(xùn)練接待人員應(yīng)對(duì)方式及連絡(luò)總務(wù)人員處理對(duì)方式及連絡(luò)總務(wù)人員處理二、服務(wù)臺(tái)之接待管理二、服務(wù)臺(tái)之接待管理20 3.接待管理重點(diǎn)接待管理重點(diǎn) 內(nèi)內(nèi) 容容管管 理理 重重 點(diǎn)點(diǎn)a a服務(wù)禮儀服務(wù)禮儀1.1.儀容整潔：服裝、精神儀容整潔：服裝、精神2.2.親切有禮：早、好、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起親切有禮：早、好、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起3.3.熱誠服務(wù)：愉快的服務(wù)熱誠服務(wù)：愉快的服務(wù)4.4.茶水服務(wù)：奉茶、動(dòng)作、愉快茶水服務(wù)：奉茶、動(dòng)作、愉快b b連絡(luò)引導(dǎo)連絡(luò)引導(dǎo)1.1.受訪人員有在公司，應(yīng)請(qǐng)通知受訪人員到服務(wù)受訪人員有在公司，應(yīng)請(qǐng)通知受訪人

19、員到服務(wù)臺(tái)或引導(dǎo)至招待地點(diǎn)臺(tái)或引導(dǎo)至招待地點(diǎn)2.2.受訪人員不在公司，應(yīng)留下訪客姓名、電話受訪人員不在公司，應(yīng)留下訪客姓名、電話c c電話禮儀電話禮儀1.1.自動(dòng)總機(jī)不如人工總機(jī)自動(dòng)總機(jī)不如人工總機(jī)2.2.對(duì)講機(jī)不如服務(wù)臺(tái)人員對(duì)講機(jī)不如服務(wù)臺(tái)人員3.3.轉(zhuǎn)分機(jī)接話追蹤轉(zhuǎn)分機(jī)接話追蹤21 1. 企業(yè)公關(guān)之對(duì)象企業(yè)公關(guān)之對(duì)象 (1) 政府機(jī)關(guān)、學(xué)校、慈善單位、福利團(tuán)體、研究單位 (2) 財(cái)團(tuán)、公眾團(tuán)體、交易往來廠商 2. 企業(yè)公關(guān)之目的企業(yè)公關(guān)之目的 (1) 希望社會(huì)大眾對(duì)企業(yè)保持良好的印象與風(fēng)評(píng)之活動(dòng) (2) 向社會(huì)大眾提供企業(yè)信息之管道 (3) 與各機(jī)關(guān)企業(yè)建立良好之互動(dòng)關(guān)系及友誼 三、公關(guān)管

20、理三、公關(guān)管理223.公關(guān)管理之作法及重點(diǎn)公關(guān)管理之作法及重點(diǎn) 內(nèi)內(nèi) 容容管管 理理 重重 點(diǎn)點(diǎn)a對(duì)象及對(duì)象及資資 料料1.1.名冊(cè)建立，依對(duì)象不同分列名冊(cè)建立，依對(duì)象不同分列2.2.連系人員建立資料，生日卡、賀年卡、月歷、祝賀、連系人員建立資料，生日卡、賀年卡、月歷、祝賀、慰問等慰問等b公關(guān)方式公關(guān)方式1.1.因應(yīng)媒體之宣導(dǎo)因應(yīng)媒體之宣導(dǎo)2.2.分送各種資料郵寄企業(yè)文宣分送各種資料郵寄企業(yè)文宣3.3.運(yùn)用媒體如電影、廣播、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等舉辦各項(xiàng)活運(yùn)用媒體如電影、廣播、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等舉辦各項(xiàng)活動(dòng)，包括宣傳及公益活動(dòng)動(dòng)，包括宣傳及公益活動(dòng)4.4.參加各項(xiàng)社團(tuán)活動(dòng)參加各項(xiàng)社團(tuán)活動(dòng)5.5.依名冊(cè)年節(jié)饋贈(zèng)

21、禮品依名冊(cè)年節(jié)饋贈(zèng)禮品6.6.宴客宴客c媒體的媒體的應(yīng)應(yīng) 對(duì)對(duì)1.1.建立發(fā)言人制度，建立發(fā)言人制度，Q Q與與A A之準(zhǔn)備之準(zhǔn)備2.2.與媒體記者平均建立良好之互動(dòng)關(guān)系與媒體記者平均建立良好之互動(dòng)關(guān)系23 一、員工上班的目的：生活安定一、員工上班的目的：生活安定。安全無憂、身心健康的工作是生活安定的要件安全衛(wèi)生管理：為防止職業(yè)災(zāi)害，保障勞工安全與衛(wèi)生 二、職業(yè)意外傷害分類二、職業(yè)意外傷害分類勞委會(huì)分類：職業(yè)意外傷害可分為墜落.滾落、跌倒、沖撞、物體飛落、物體飛落、物體倒塌.崩塌、被撞、被夾.被卷、被切割、擦傷、采踏(踏穿)、溺斃、與高溫低溫之接觸、與有害物之接觸、感電、爆炸、物體破裂、火災(zāi)、

22、不當(dāng)動(dòng)作、其它不能歸類、公路交通事故、鐵路交通事故、船舶.飛機(jī)交通事故、其它交通事故等23類。 三、安全、衛(wèi)生設(shè)備規(guī)定：三、安全、衛(wèi)生設(shè)備規(guī)定：工廠法第四十一、四十二條，工廠應(yīng)具備a. 安全：工人身體上、工廠建筑上、機(jī)器裝置、防火防水災(zāi)之設(shè)備b. 衛(wèi)生：空氣流通、飲料清潔、盥洗及廁所、光線、防衛(wèi)毒質(zhì)之設(shè)備。伍、環(huán)境安全伍、環(huán)境安全24五、勞工安全衛(wèi)生管理重點(diǎn)五、勞工安全衛(wèi)生管理重點(diǎn) 內(nèi) 容管 理 重 點(diǎn)a a制 度 建 立1.依相關(guān)法規(guī)辦理，參(4)2.訂定安全衛(wèi)生工作守則a.由雇主或管理權(quán)限之雇主代理人負(fù)責(zé)，各部門主管執(zhí)行b.主辦單位權(quán)責(zé) c.各級(jí)主管之管理.指揮.監(jiān)督3.意外事故處理程序

23、4.職業(yè)災(zāi)害統(tǒng)計(jì)定期申報(bào)b b設(shè)備檢查及管理1.危險(xiǎn)機(jī)械、設(shè)備如起重機(jī)、升降機(jī)、吊籠、 建筑用提升機(jī)、鍋爐、壓力容器、高壓氣體設(shè)備容器等2.建筑物安全檢查定期申報(bào)3.消防安全檢查定期申報(bào)c c環(huán)境檢查及管理1.作業(yè)環(huán)境測(cè)定管理a.中央空調(diào)、坑內(nèi)、顯著噪音場(chǎng)所b.高溫、粉塵、鉛、有機(jī)溶劑、特定化學(xué)物質(zhì)場(chǎng)所d d健 康 管 理1.安全衛(wèi)生教育訓(xùn)練實(shí)施2.健康檢查每年定期實(shí)施。醫(yī)院之指定資料列冊(cè)保管保密治療3.簡易藥箱、休養(yǎng)床之設(shè)立 4.工廠醫(yī)療、護(hù)理人員依規(guī)定設(shè)立5.飲水凈化處理 6.餐廳及廚房管理7.衛(wèi)浴設(shè)備環(huán)境管理 8.污水處理9.廢棄物處理10.5S之整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)之推動(dòng)實(shí)施膳

24、食管理 管理原則 管理要點(diǎn)26陸、總務(wù)行政人員如何協(xié)助企業(yè)降低成本陸、總務(wù)行政人員如何協(xié)助企業(yè)降低成本 內(nèi)內(nèi) 容容管管 理理 重重 點(diǎn)點(diǎn)a a事務(wù)用品采購事務(wù)用品采購1.1.詢、比、議價(jià)之用心執(zhí)行詢、比、議價(jià)之用心執(zhí)行 2.2.庫存量及需求量之掌控定期清查庫存量及需求量之掌控定期清查3.3.每月定期采購，量販店大賣場(chǎng)、勞消社、一般商店之考慮，祭祀、事務(wù)每月定期采購，量販店大賣場(chǎng)、勞消社、一般商店之考慮，祭祀、事務(wù)用品等采購可一并進(jìn)行。用品等采購可一并進(jìn)行。b b公關(guān)費(fèi)用公關(guān)費(fèi)用1.1.宴客、送禮以經(jīng)濟(jì)實(shí)惠為前題宴客、送禮以經(jīng)濟(jì)實(shí)惠為前題2.2.改正以往公關(guān)對(duì)象，公司闊氣印象改正以往公關(guān)對(duì)象，公

25、司闊氣印象3.3.只做應(yīng)做的公關(guān)活動(dòng)只做應(yīng)做的公關(guān)活動(dòng)c c電力開關(guān)管理電力開關(guān)管理1.1.宣導(dǎo)隨手關(guān)燈習(xí)慣宣導(dǎo)隨手關(guān)燈習(xí)慣2.2.督導(dǎo)、巡視下班后現(xiàn)場(chǎng)、辦公室電源關(guān)閉情形督導(dǎo)、巡視下班后現(xiàn)場(chǎng)、辦公室電源關(guān)閉情形3.3.規(guī)定及執(zhí)行冷氣開關(guān)溫度規(guī)定及執(zhí)行冷氣開關(guān)溫度d d電電 話話 費(fèi)費(fèi)管管 理理1.1.專線管理或密碼設(shè)定方式管理專線管理或密碼設(shè)定方式管理2.2.依權(quán)責(zé)限制國際、長途電話、依權(quán)責(zé)限制國際、長途電話、IPIP電話電話3.3.現(xiàn)場(chǎng)限撥內(nèi)線現(xiàn)場(chǎng)限撥內(nèi)線 4.4.電話費(fèi)清單分析電話費(fèi)清單分析e e文具用品文具用品事務(wù)用品事務(wù)用品1.1.每月固定日期領(lǐng)用每月固定日期領(lǐng)用 2.2.原子筆空筆

26、心更換、手套舊換新原子筆空筆心更換、手套舊換新3.3.記錄單位及個(gè)人領(lǐng)用合理性記錄單位及個(gè)人領(lǐng)用合理性 4.4.安全存量之建立安全存量之建立 5 5。帳物準(zhǔn)確。帳物準(zhǔn)確f f回回 收收 紙紙復(fù)印紙復(fù)印紙1.1.使用回收紙復(fù)印使用回收紙復(fù)印2.2.便條紙使用便條紙使用g g伙食管理伙食管理1.1.便當(dāng)、自辦、外包成本比較便當(dāng)、自辦、外包成本比較 2 2。食堂原料、水電等費(fèi)用控制。食堂原料、水電等費(fèi)用控制27 四、需遵照辦理之相關(guān)法規(guī)四、需遵照辦理之相關(guān)法規(guī) a. 勞動(dòng)法勞動(dòng)法 b. 勞動(dòng)法施行細(xì)則勞動(dòng)法施行細(xì)則 c. 公司法公司法 d. 社會(huì)保險(xiǎn)條例社會(huì)保險(xiǎn)條例 e. 社會(huì)保險(xiǎn)條例施行細(xì)則社會(huì)保

27、險(xiǎn)條例施行細(xì)則 f. 勞動(dòng)安全衛(wèi)生法勞動(dòng)安全衛(wèi)生法 g. 勞動(dòng)安全衛(wèi)生法施行細(xì)則勞動(dòng)安全衛(wèi)生法施行細(xì)則 h. 勞動(dòng)安全衛(wèi)生組織管理及自動(dòng)檢查辦法勞動(dòng)安全衛(wèi)生組織管理及自動(dòng)檢查辦法 i. 消防法消防法 j. 精密作業(yè)勞工視機(jī)能保護(hù)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)精密作業(yè)勞工視機(jī)能保護(hù)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn) k. 工業(yè)安全標(biāo)示設(shè)置準(zhǔn)則工業(yè)安全標(biāo)示設(shè)置準(zhǔn)則 l. 危險(xiǎn)性工作場(chǎng)所審查暨檢查辦法危險(xiǎn)性工作場(chǎng)所審查暨檢查辦法 m. 鍋爐及壓力容器安全規(guī)則鍋爐及壓力容器安全規(guī)則 n. 勞工健康保護(hù)規(guī)則勞工健康保護(hù)規(guī)則 o. 童工女工禁止從事危險(xiǎn)性或有害性工作認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)童工女工禁止從事危險(xiǎn)性或有害性工作認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn) p. 爆竹煙火制造業(yè)安全設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)爆竹

28、煙火制造業(yè)安全設(shè)施標(biāo)準(zhǔn) q. 危險(xiǎn)性機(jī)械或設(shè)備代行檢查機(jī)構(gòu)管理規(guī)則危險(xiǎn)性機(jī)械或設(shè)備代行檢查機(jī)構(gòu)管理規(guī)則 r. 國務(wù)院或勞動(dòng)部門相關(guān)行政解釋、命令國務(wù)院或勞動(dòng)部門相關(guān)行政解釋、命令 現(xiàn)現(xiàn) 場(chǎng)場(chǎng) 管管 理理 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 一、現(xiàn)場(chǎng)主要工作 二、現(xiàn)場(chǎng)二、現(xiàn)場(chǎng)人員管理人員管理 三、現(xiàn)場(chǎng)、現(xiàn)場(chǎng)物料管理 四、現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備管理 五、現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)品質(zhì)管理 六、現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境管理 七、現(xiàn)場(chǎng)工序管理 八、現(xiàn)場(chǎng)信息管理 九、現(xiàn)場(chǎng)布局管理總總 綱：管理（作業(yè)）的總則綱：管理（作業(yè)）的總則1. 我（部門或個(gè)人，下同）的工作績效目標(biāo)是什么？2. 我的職責(zé)和權(quán)限是什么？3. 我的各項(xiàng)工作流程是否已明確規(guī)定？4. 我的各項(xiàng)工作方法是否已

29、規(guī)定，并能經(jīng)濟(jì)的達(dá)到既定目標(biāo)？5. 是否具備相應(yīng)的客觀證據(jù)，以證實(shí)我的工作績效或工作過程？6. 當(dāng)異常發(fā)生時(shí)，我清楚該如何運(yùn)作？并努力尋求改善對(duì)策？注：上述要求均應(yīng)書面化、文件化，眾所周知注：上述要求均應(yīng)書面化、文件化，眾所周知1、品質(zhì)： A：按標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)書的標(biāo)準(zhǔn)要求作業(yè)； B：進(jìn)行工序診斷，預(yù)防不良發(fā)生； C：盡可能改善工序布局，提高工序能力； D：將以往的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，反饋到新機(jī)種里；2、降低成本： A：在標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)內(nèi)，完成生產(chǎn)數(shù)量； B：減少材料、設(shè)備的在線庫存量； C：進(jìn)行經(jīng)濟(jì)動(dòng)作分析，減少作業(yè)工時(shí)； D：杜絕濫用辦公經(jīng)費(fèi)； E：杜絕各種白干、瞎干、蠻干的行為；一、現(xiàn)場(chǎng)管理工作的主要事項(xiàng)：一

30、、現(xiàn)場(chǎng)管理工作的主要事項(xiàng)：1、品質(zhì)： A：按標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)書的標(biāo)準(zhǔn)要求作業(yè)； B：進(jìn)行工序診斷，預(yù)防不良發(fā)生； C：盡可能改善工序布局，提高工序能力； D：將以往的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，反饋到新機(jī)種里；2、降低成本： A：在標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)內(nèi)，完成生產(chǎn)數(shù)量； B：減少材料、設(shè)備的在線庫存量； C：進(jìn)行經(jīng)濟(jì)動(dòng)作分析，減少作業(yè)工時(shí)； D：杜絕濫用辦公經(jīng)費(fèi)； E：杜絕各種白干、瞎干、蠻干的行為；3、確保交貨期： A：編定生產(chǎn)日程，作進(jìn)度管理； B：適當(dāng)調(diào)節(jié)工序，平衡工時(shí)； C：確保材料準(zhǔn)時(shí)到位；4、確保人身安全： A：強(qiáng)調(diào)安全守則，必要時(shí)可強(qiáng)制執(zhí)行； B：必要時(shí)請(qǐng)專家會(huì)診，提出改善方案； C：定期檢查各種安全防護(hù)措施有無失

31、效； D：萬一發(fā)生事故，第一時(shí)間內(nèi)組織拯救，并向上司報(bào)告； E：照明、溫濕、噪音、氣味符合要求；5、提高士氣： A：制定鮮明的獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)提合理化建議； B：以身作則，率先示范，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)效應(yīng)； C：關(guān)心部署身心健康，維系良好的人際關(guān)系； D：鼓勵(lì)部署自修求進(jìn)，相互學(xué)習(xí)，并適時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)； E：不遺余力推進(jìn)5S活動(dòng)； 團(tuán)隊(duì)合作團(tuán)隊(duì)合作 士氣強(qiáng)化士氣強(qiáng)化 自律自律 目視管理目視管理 品管圈品管圈 提案建議提案建議標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化5S(良好的廠房環(huán)境維持良好的廠房環(huán)境維持)消消除除馬虎、浪費(fèi)馬虎、浪費(fèi)成本成本管理管理情報(bào)情報(bào)設(shè)備設(shè)備工人的工人的作業(yè)作業(yè)產(chǎn)品及材產(chǎn)品及材料料利潤管理利潤管理 品質(zhì)及安品質(zhì)及安全

32、管理全管理 物流物流 管理管理二、現(xiàn)場(chǎng)二、現(xiàn)場(chǎng)人員管理人員管理1、新人需要耐心指導(dǎo)： 第一步：消除新人的心里緊張?？上日乙粌蓚€(gè)輕松 的話題，打消新人的緊張心理，心里一旦 輕松，培訓(xùn)也就成功了一半。 第二步：解說和示范。將工作內(nèi)容、要點(diǎn)、四周環(huán) 境逐一說明，待對(duì)方大致有印象后，實(shí)際 操作一遍做示范。 第三步：一起做和單獨(dú)做。先讓新人跟著一起做，然后 在一旁觀看新人單獨(dú)做。 第四步：確認(rèn)和創(chuàng)新。 1、作業(yè)是否滿足標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)書的要求； 2、能否一個(gè)人獨(dú)立工作； 3、有無其他偏離各種規(guī)定的行為；2、發(fā)出指令不可抽象： 沒有具體內(nèi)容的指示，使部下無所適從，要么不去做， 要么靠自己的想像發(fā)揮來做，必然導(dǎo)致作

33、業(yè)結(jié)果出現(xiàn) 偏差； 出指示要有6W2H（何事WHAT、何故WHY、 何人WHO、何時(shí)開始和結(jié)束WHEN、何地WHERE、 為誰FOR WHOM、如何HOW、 成本MUCH）方面 的具體內(nèi)容，這樣作業(yè)人員才知道自己的作業(yè)目標(biāo)是什么3、注意缺席頂位： 有許多作業(yè)不良，就是由于頂位人員不熟練而造成的。平 時(shí)有計(jì)劃地培養(yǎng)全能工，是填平缺席陷阱，避過危機(jī)的有 效方法之一，并要對(duì)頂位工序重點(diǎn)確認(rèn)。5、調(diào)動(dòng)每一個(gè)人的積極性：健全的獎(jiǎng)懲制度是基礎(chǔ)，高明的指示、命令是調(diào)動(dòng)積極性的關(guān)鍵；管理人員在安排部下工作時(shí)，不能只是簡單地甩下幾個(gè)指示、命令，要想辦法誘發(fā)部下參與的積極性才是。積極性一旦調(diào)動(dòng)起來，再棘手搗亂難題

34、都能得到圓滿的解決。管理人員要做到：1、賦予動(dòng)機(jī)；2、經(jīng)歷促成長；3、評(píng)價(jià)反饋；要 我 做我 要 做制度8、情報(bào)交流要順暢：情報(bào)交流的成敗與否，取決于是否準(zhǔn)確發(fā)出，以及對(duì)情報(bào)內(nèi)容是否接收、理解、共鳴，情報(bào)交流充分，執(zhí)行才不會(huì)偏離要求。管理人員需注意：1、說明前因后果；2、不要抱住“官本位”不放；3、點(diǎn)“題”之前要過渡；4、聞“過”即改；5、“改弦易轍”時(shí)要說明；9、褒貶部下要看時(shí)機(jī)：表揚(yáng)時(shí)要注意： 1、不漏聽、不漏看、不忘記部下取得的成果； 2、要及時(shí)在眾人面前表揚(yáng)； 3、可以借助他人來表揚(yáng)； 4、莫要夸大其實(shí)； 5、莫要瞞上欺下； 6、莫要嘩眾取寵； 7、莫要夜朗自大； 批評(píng)時(shí)要注意：1、就

35、事論事，切莫言及他人他事；2、批人要留“皮”，不往死里整；3、切忌“四”不： 1、不聽部下解釋，揪住就批，有理沒理先罵一頓再說； 2、不給挽回機(jī)會(huì)，一錯(cuò)就批。根本不理會(huì)最終結(jié)果； 3、不再信任，錯(cuò)一回批一次，以后就不再使用該人； 4、不采取相應(yīng)的實(shí)際處罰，每次都停留在口頭上；10、管理人員要有問題意識(shí)：做為一個(gè)管理人員要時(shí)刻意識(shí)到： 1、靠老經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)無法應(yīng)付的工作是否增多？ 2、是否認(rèn)為世上只有自己的專業(yè)高？ 3、是否不愿與其他部門更多地溝通？ 4、計(jì)劃中途變更的次數(shù)是否增多？ 5、多品種，少批量，短交期的生產(chǎn)任務(wù)是否越來越多？ 6、是否重視最終業(yè)績？ 7、有無輕視外語？ 8、有無輕視電腦的學(xué)

36、習(xí)與應(yīng)用？ 9、發(fā)覺和處理問題的能力有無提高？11、要經(jīng)常巡視：百聞不如一見，看一百份報(bào)告、聽一百次匯報(bào)，都不如親自到現(xiàn)場(chǎng)巡視一趟深刻得多，管理職務(wù)不同，巡視的次數(shù)、范圍、視角都有所不同，但巡視的目的卻是相近的，一般來說，巡視有以下幾種目的： 1、確認(rèn)管理結(jié)果； 2、可以把握真實(shí)情報(bào)； 3、可以發(fā)現(xiàn)新情況； 4、增進(jìn)上下級(jí)的溝通； 巡視時(shí)要注意：1、整潔的外表穿戴；2、要有問題意識(shí)；3、要有敏銳的洞察力；4、要真實(shí)地記錄一切；5、謙遜的舉止。13、指導(dǎo)部下的基本方法OJTOJT是指上司對(duì)部下所擔(dān)負(fù)的工作內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，使部下掌握工作上所必須具備的能力。需注意： 1、由基礎(chǔ)到應(yīng)用； 2、從簡單

37、到復(fù)雜； 3、讓其動(dòng)手看看； 4、讓其積極地提問； 5、不停地關(guān)心、鼓勵(lì)；15、抓緊每天八小時(shí)：不少現(xiàn)場(chǎng)管理人員長期日忙夜忙，超負(fù)荷運(yùn)作，結(jié)果搞得自己身心健康處于崩潰邊緣，可并不一定能取得良好的業(yè)績，之所以如此，多半出于以下幾點(diǎn)： 1、管理人手配備不足，大事小事都得自己處理； 2、管理手法粗雜，不能有效管理； 3、節(jié)奏慢，拖延成性，習(xí)慣在八小時(shí)以外辦公； 管理人員需要在“做”與“管”之間不停地切換，“管”是為了保證整體目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。而“做”則是引導(dǎo)集體邁向目標(biāo)的第一步。14、建立鮮明的獎(jiǎng)懲制度獎(jiǎng)勵(lì)是驅(qū)使人們走向共同目的地的原動(dòng)力之一，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀的人員，是為了激勵(lì)全體人員的積極性。處罰是防止某些人

38、偏離既定行進(jìn)路線的保證，也是為了保證每一個(gè)人的行動(dòng)都符合最低要求。獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)懲罰三、現(xiàn)場(chǎng)、現(xiàn)場(chǎng)物料管理：1、領(lǐng)料與入庫都要數(shù)清楚： 在倉庫領(lǐng)料與產(chǎn)品入庫時(shí)都要與對(duì)口人員當(dāng)面點(diǎn)清數(shù) 量，無誤后雙方簽名。2、先來先用不能亂： 按材料的制造時(shí)期，先生產(chǎn)的先使用，后生產(chǎn)的后使 用，有以下優(yōu)點(diǎn)： 1、確保在保質(zhì)期內(nèi)使用； 2、確定不良對(duì)策線索時(shí)需用； 3、品質(zhì)改善時(shí)需用；四、現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備管理： 1. 制定實(shí)施必要的設(shè)備操作保養(yǎng)制度，確保安全。2. 對(duì)（價(jià)）高、精（度）、尖（端）的設(shè)備，進(jìn)行應(yīng)有的 保全作業(yè)。3. 負(fù)責(zé)制定設(shè)備動(dòng)力計(jì)劃，制定設(shè)備更新計(jì)劃，進(jìn)行日常維 護(hù)、保養(yǎng)設(shè)備，保證設(shè)備處于正常的運(yùn)行狀態(tài)。4. 防止設(shè)備劣化： 1、 使用劣化：操作條件、方法 2、 自然劣化：生銹、老化 3、 災(zāi)害劣化：暴風(fēng)雨、地震 5. 維持適當(dāng)?shù)木S修備件，以免影響維修。現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)品質(zhì)管理1. 做好品質(zhì)，要有三“要”： 1、要下定決心： 上至最高管理者，下至每一個(gè)基層員工，都要下 定決心，提升品質(zhì)。 2、要教育訓(xùn)練： 有決心還