公司稅務(wù)檔案管理辦法

1、第8頁(yè) 共8頁(yè)公司稅務(wù)檔案管理方法公司稅務(wù)檔案管理方法第 第 1 1 章總那么第 1 條目的 為實(shí)現(xiàn)公司稅務(wù)檔案的科學(xué)管理，進(jìn)步檔案工作的程度，維護(hù)檔案的完好與平安，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)，結(jié)合公司稅務(wù)的實(shí)際工作情況，制定本方法。第 2 條定義 本方法所稱檔案，是指公司在相關(guān)稅務(wù)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第 3 條公司稅務(wù)檔案管理工作，由集團(tuán)檔案部在宏觀上統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，由集團(tuán)財(cái)務(wù)部制定規(guī)劃，建立制度，施行檢查、監(jiān)視、指導(dǎo)。第 4 條各級(jí)分公司建立檔案管理部門(mén)，裝備必要的專職檔案管理人員。檔案管理人員要保持穩(wěn)定。第 5 條各級(jí)檔案管理部門(mén)的根本職責(zé)。1

2、集團(tuán)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一保存、管理各級(jí)檔案，各級(jí)單位檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)整理、立卷，而后交集團(tuán)檔案管理部門(mén)。2建立健全本部門(mén)檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。3監(jiān)視、指導(dǎo)各種財(cái)務(wù)、稅務(wù)文件材料的搜集、整理、立卷和歸檔工作。4指導(dǎo)、監(jiān)視本單位和下級(jí)單位稅務(wù)部門(mén)的檔案管理工作。5辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。第 6 條檔案工作人員要遵紀(jì)守法，保守檔案機(jī)密，熱愛(ài)檔案工作，精通檔案業(yè)務(wù)，熟悉稅收業(yè)務(wù)，努力把檔案工作做好，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策和公司稅務(wù)工作效勞。第 第 2 2 章文書(shū)的立卷和歸檔第 7 條各分公司工作活動(dòng)中形成的具有使用和保存價(jià)值的稅務(wù)文件材料在辦理完畢后，由各級(jí)單位的檔管理負(fù)責(zé)人整理、立卷，并向集團(tuán)檔案

3、管理部移交歸檔。從檔案生成到檔案移交不得超過(guò) 15 天。第 8 條立卷任務(wù)的劃分如下。1各分公司負(fù)責(zé)自行承辦文件的立卷。2公司內(nèi)部會(huì)辦的文件，由主辦單位立卷。第 9 條文書(shū)立卷應(yīng)當(dāng)遵循文件的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)絡(luò)，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。詳細(xì)要求如下。1應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，必須齊全完好。2在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)的正件與附件、正本與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起立卷；文電應(yīng)當(dāng)合一立卷。3認(rèn)真填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。文件沒(méi)有標(biāo)題或者標(biāo)題不明確的，要另擬標(biāo)題；文件責(zé)任者、時(shí)間不清楚的，要查清楚后填入，并備注說(shuō)明。4案卷封皮應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定逐項(xiàng)

4、填寫(xiě)清楚。案卷題名要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容與成分一般包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱等，體例一致，文字簡(jiǎn)練，使用簡(jiǎn)稱應(yīng)當(dāng)通用易懂，并用毛筆或者鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、明晰。5有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)；假設(shè)無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)當(dāng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)當(dāng)置于卷尾。6卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，破損的文件應(yīng)當(dāng)裱糊，字跡擴(kuò)散的應(yīng)當(dāng)復(fù)制與原件一并立卷。7 文件以復(fù)印件立卷歸檔。8聲像材料應(yīng)當(dāng)單獨(dú)存放卷盒、像冊(cè)中，并用文字標(biāo)出攝像或者錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。9所立案卷要科學(xué)地劃分保管期限。第 10 條案卷立好后，應(yīng)當(dāng)按照機(jī)構(gòu)、問(wèn)題并結(jié)合重要

5、程度和不同保管期限進(jìn)展系統(tǒng)的排列和編號(hào)，并抄寫(xiě)案卷目錄。第 11 條各單位檔案室負(fù)責(zé)人將立好的案卷連同案卷目錄一式三份于文件形成后的次年上半年向集團(tuán)檔案管理部門(mén)移交，并辦理移交手續(xù)。第 第 3 3 章檔案的管理和利用第 12 條各級(jí)單位的稅務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)按照其內(nèi)容和載體的不同科學(xué)分類，一般按照年度-組織機(jī)構(gòu)或者問(wèn)題分類。分類應(yīng)當(dāng)保持前后一致，具有穩(wěn)定性。第 13 條各級(jí)單位檔案室應(yīng)當(dāng)將歸檔案卷按照不同類別、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，前后保持一致，不得任意改動(dòng)。第 14 條集團(tuán)檔案部要對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)展定期和不定期的檢查。如有破損或者字跡失真的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)。發(fā)現(xiàn)其他問(wèn)題，也

6、應(yīng)當(dāng)及時(shí)解決或者報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。第 15 條各級(jí)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立健全檔案資料的統(tǒng)計(jì)制度。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫(kù)存、利用、銷毀等情況進(jìn)展登記和統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向上級(jí)報(bào)送檔案根本情況統(tǒng)計(jì)表。第 16 條各級(jí)單位檔案室應(yīng)當(dāng)建立全宗卷，以積累本單位的立卷說(shuō)明、分類方案、交接憑證、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)、檢查記錄、全宗介紹等。第 17 條檔案的借閱和復(fù)制規(guī)定如下。1本單位工作人員因工作需要可以借閱庫(kù)存檔案。外單位來(lái)人查閱本單位檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。2復(fù)制機(jī)密或絕密文件必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3檔案借閱者必須遵循有關(guān)規(guī)定，履行必要的手續(xù)，不得涂損檔案，不得轉(zhuǎn)借別人，閱完及時(shí)歸還。借閱絕密、

7、機(jī)密檔案，還負(fù)有保密的責(zé)任，違者按照有關(guān)規(guī)定處理。4檔案管理工作者必須認(rèn)檢查歸還的檔案有無(wú)遺失、涂損等現(xiàn)象。第 第 4 4 章檔案的鑒定、銷毀和移交第 18 條 各級(jí)單位的檔案部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部及有關(guān)單位，根據(jù)檔案保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)展鑒定，核定保管期限，剔出無(wú)保存價(jià)值的檔案。第 19 條 檔案保管期限的劃分如下。1檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，其中：永久為 50 年以上，長(zhǎng)期為 16 年至50 年含 50 年，短期為 15 年以下含 15 年。1但凡對(duì)國(guó)家建立、歷史研究或公司開(kāi)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管。主要包括：處理重要問(wèn)題形成的文件材料，召開(kāi)各種稅務(wù)會(huì)議的重要文件材料，重

8、要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)，綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，機(jī)構(gòu)演變的文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。2但凡反映公司一般稅務(wù)工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間對(duì)各部門(mén)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。主要包括：一般工作問(wèn)題文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于公司主營(yíng)業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級(jí)單位報(bào)送的重要財(cái)務(wù)、稅務(wù)總結(jié)報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。3但凡在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。主要包括；公司一般性稅務(wù)事務(wù)文件材料，上級(jí)單位和同級(jí)單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的稅務(wù)文件材料，下級(jí)財(cái)務(wù)單位報(bào)送的一般財(cái)務(wù)工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。2檔案的保管期限，從檔案所屬年代的次年 1 月 1 日起計(jì)算，長(zhǎng)期方案、協(xié)議、協(xié)定、合同等有關(guān)文件，按其有效期滿后次年 1 月 1 日起計(jì)算。第 20 條各級(jí)單位檔案部門(mén)銷毀確無(wú)保存價(jià)值的檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)出銷毀檔案報(bào)告，說(shuō)明銷毀理由、原保管期限、數(shù)量和簡(jiǎn)要內(nèi)容，連同編寫(xiě)的銷毀清冊(cè)一報(bào)起送，