秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)考試培訓(xùn)課

1、國(guó)家秘書(shū)職業(yè)資格鑒定考試考前培訓(xùn)與輔導(dǎo)考前培訓(xùn)與輔導(dǎo)測(cè)一測(cè)你的秘書(shū)能力 下面是秘書(shū)工作中的一些案例，如果你是秘書(shū)，遇到這樣的情況你會(huì)怎么做？案例1：悶悶不樂(lè)的老總 這天早晨上班，平時(shí)和藹可親的老總眉頭緊鎖，一言不發(fā)地進(jìn)了自己的辦公室，秘書(shū)跟他打招呼“早上好！”他愛(ài)理不理。作為秘書(shū)，現(xiàn)在應(yīng)該怎樣做？現(xiàn)在秘書(shū)有這么幾種選擇： a.既然老板總煩，他肯定需要一個(gè)人獨(dú)自呆一會(huì)，所以先不去管他。 b.心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等他決定，所以拿上文件夾去找老板簽字。c.翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會(huì)安排。 d.泡上一杯濃茶送給老總，問(wèn)他是不是要先休息一會(huì)。 e.馬上跟著老總進(jìn)去，問(wèn)老總

2、出了什么事。 對(duì)于秘書(shū)以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，并請(qǐng)說(shuō)明理由。案例2：秘書(shū)的忠告 一天，老總怒氣沖沖地把秘書(shū)叫到自己的辦公室，因?yàn)橐晃唤煌嗄甑拇砩探o他寄了一幫非常無(wú)禮的來(lái)信。他自己起草了一封簡(jiǎn)短的回信，讓秘書(shū)馬上把信寄走。信的內(nèi)容是這樣的：我沒(méi)有想到會(huì)收到你這樣的來(lái)信，盡管我們之間已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來(lái)，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的行為！面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？ 現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a.“好，我馬上就辦！”說(shuō)完，于雪立即回到自己的辦公室，將信寄走了。 b.如果將信寄走，對(duì)公司和老總都不利。于雪想到自己是老總的助手，有責(zé)任提

3、醒老總，為了公司的利益，得罪老總也值得，于是對(duì)老總這樣說(shuō)：“老總，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦！” c.于雪不僅沒(méi)有退下去寄信，反而前進(jìn)一步向老總提出忠告：“老總，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)！給人家回一封這樣的信，后果會(huì)怎么樣呢？在這件事情上，難道我們自己就沒(méi)有值得反省的地方嗎？” d.當(dāng)天快下班的時(shí)候，于雪對(duì)已經(jīng)心平氣和的老總說(shuō)：“老總，可以將信寄走了嗎？” e.默默地回自己的辦公室，當(dāng)作什么也沒(méi)聽(tīng)見(jiàn)。 對(duì)于秘書(shū)以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，并請(qǐng)說(shuō)明理由。案例3：戴大墨鏡的客人 這天上午秘書(shū)正在前臺(tái)值班，一個(gè)理著大光頭、戴著大墨鏡，顯得很酷的中年客人推門(mén)而入。秘書(shū)馬上站起身迎接客人：“您好！請(qǐng)問(wèn)您是”“

4、我找你們老總！”客人說(shuō)著就要里走。 現(xiàn)在秘書(shū)有以下幾種選擇： a.對(duì)不起，我們老總正在跟客人談話，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧。 b.對(duì)不起，先生，請(qǐng)你填寫(xiě)會(huì)客登記表。 c.對(duì)不起，先生，請(qǐng)問(wèn)您貴姓 d.先生，您預(yù)約了嗎？ e.先生，你不能進(jìn)去，否則我叫保安了！ 對(duì)于秘書(shū)以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說(shuō)明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。模塊一 秘書(shū)職業(yè)認(rèn)知項(xiàng)目一 ：秘書(shū)與秘書(shū)工作 一、秘書(shū)的定義一、秘書(shū)的定義 目前使用比較廣泛的秘書(shū)定義是勞目前使用比較廣泛的秘書(shū)定義是勞動(dòng)和社會(huì)保障部動(dòng)和社會(huì)保障部秘書(shū)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)秘書(shū)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)秘書(shū)的定義：中對(duì)秘書(shū)的定義：秘書(shū)是專(zhuān)門(mén)從事辦公秘書(shū)是專(zhuān)門(mén)從事辦

5、公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。 國(guó)內(nèi)著名的秘書(shū)學(xué)專(zhuān)家國(guó)內(nèi)著名的秘書(shū)學(xué)專(zhuān)家譚一平譚一平的定的定義：義：秘書(shū)是為上司提供最佳決策環(huán)境的秘書(shū)是為上司提供最佳決策環(huán)境的人人。秘書(shū)在現(xiàn)代企業(yè)中的位置如下圖：秘書(shū)在現(xiàn)代企業(yè)中的位置如下圖： 二、秘書(shū)的分類(lèi) 1.從服務(wù)對(duì)象分：公務(wù)秘書(shū)、私人秘書(shū)。 2.從工作性質(zhì)分：黨政秘書(shū)、企業(yè)秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)。 3.從業(yè)務(wù)內(nèi)容分：行政秘書(shū)、文字秘書(shū)、事務(wù)秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)等。 4.勞動(dòng)和社會(huì)保障部的分級(jí)：五級(jí)（初級(jí)）、四級(jí)（中級(jí)）、三級(jí)（高級(jí)）、二級(jí)（技師）。 從現(xiàn)在

6、市場(chǎng)需求來(lái)看，高級(jí)秘書(shū)的需求正旺。 在秘書(shū)學(xué)界有這樣一種通俗的說(shuō)法：高級(jí)秘書(shū)是動(dòng)腦子出點(diǎn)子的；中級(jí)秘書(shū)是動(dòng)手要筆桿子的；初級(jí)秘書(shū)是跑腿辦事的。 日本著名的秘書(shū)學(xué)家田中篤子的秘書(shū)分類(lèi)“鉆石圖”。有人這樣理解有人這樣理解“鉆石圖鉆石圖”：助理助理=a+b秘書(shū)秘書(shū)=b+c文員文員=c+d三、秘書(shū)工作的特征1.工作的直接性和依存性2.角色的差異性（年輕化和女性化）3.服務(wù)的全面性和相對(duì)穩(wěn)定性4.才能的復(fù)合性 四、秘書(shū)的職業(yè)化特征 1.服務(wù)對(duì)象的多元化 2.業(yè)務(wù)工作的專(zhuān)門(mén)化 【思考】秘書(shū)職業(yè)不僅要求秘書(shū)是“雜家”，更要求秘書(shū)是“專(zhuān)家”。 3.勞動(dòng)價(jià)值的商品化 4.商務(wù)秘書(shū)的女性化 5.資格認(rèn)證的制度化

7、五、現(xiàn)代企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人選擇秘書(shū)的標(biāo)準(zhǔn) 1.看起來(lái)舒心：外表+氣質(zhì) 2.用起來(lái)省心：身體素質(zhì)+專(zhuān)業(yè)技能 3.帶在身邊放心：專(zhuān)業(yè)技能+專(zhuān)業(yè)素質(zhì)（保守秘密） 六、秘書(shū)工作的主要內(nèi)容 1.辦會(huì)辦會(huì)會(huì)議組織與管理會(huì)議組織與管理 （1）承辦本單位具體會(huì)議）承辦本單位具體會(huì)議 （2）參加外單位會(huì)議）參加外單位會(huì)議 2.辦文辦文文書(shū)擬寫(xiě)與處理文書(shū)擬寫(xiě)與處理 （1）文字工作）文字工作 （2）文書(shū)處理與檔案工作）文書(shū)處理與檔案工作 （3）圍繞文書(shū)處理中需要秘書(shū)）圍繞文書(shū)處理中需要秘書(shū)部門(mén)承辦的事務(wù)。如復(fù)印、傳真等。部門(mén)承辦的事務(wù)。如復(fù)印、傳真等。 3.辦事辦事辦公室日常事務(wù)管理辦公室日常事務(wù)管理 （1）信息與技術(shù)工作

8、）信息與技術(shù)工作 （2）商務(wù)活動(dòng)組織與管理）商務(wù)活動(dòng)組織與管理 （3）辦公室日常事務(wù)活動(dòng)管理。）辦公室日常事務(wù)活動(dòng)管理。 七、秘書(shū)工作的性質(zhì) 1.工作位置的政策性 2.工作形式的事務(wù)性 3.工作內(nèi)容的綜合性 4.工作作用的輔助性 5.工作職能的服務(wù)性 6.工作范圍的機(jī)密性 7.工作效果的潛隱性 八、秘書(shū)工作的特點(diǎn) 1.需要當(dāng)機(jī)立斷處理的事情多 2.工作內(nèi)容的變化快 3.一心幾用的時(shí)候多 4.忙先不一的情況多 九、秘書(shū)工作的作用 1.參謀、助手作用 2.橋梁、窗口作用 3.信息、督查作用 十、秘書(shū)工作的原則 基本原則：不失職，不越權(quán)。具體指的是： 1.把握好秘書(shū)發(fā)揮作用的邊界，明確秘書(shū)工作的職責(zé)

9、。 2.把握好秘書(shū)發(fā)揮作用的適度點(diǎn)。 3.把握好秘書(shū)的職業(yè)身份特征。項(xiàng)目二：秘書(shū)的資質(zhì)項(xiàng)目二：秘書(shū)的資質(zhì) 一、秘書(shū)的理論修養(yǎng) 1.加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí) 2.加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)理論學(xué)習(xí) 3.加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)理論的學(xué)習(xí) （1）秘書(shū)專(zhuān)業(yè)理論 （2）與公司相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí) 二、秘書(shū)的工作作風(fēng)二、秘書(shū)的工作作風(fēng) 1. 1.實(shí)事求是，謙虛謹(jǐn)慎實(shí)事求是，謙虛謹(jǐn)慎 案例：案例：秘書(shū)遲到事件秘書(shū)遲到事件 2. 2.勤奮刻苦，樂(lè)于奉獻(xiàn)勤奮刻苦，樂(lè)于奉獻(xiàn) 3. 3.講究效率，做事嚴(yán)謹(jǐn)講究效率，做事嚴(yán)謹(jǐn) 4. 4.清正廉潔，潔身自好清正廉潔，潔身自好 案例：案例：秘書(shū)利用職務(wù)之便犯罪秘書(shū)利用職務(wù)之便犯罪 三、秘書(shū)的職業(yè)道德三、秘書(shū)的職業(yè)道德

10、 1. 1.忠于職守，愛(ài)崗敬業(yè)忠于職守，愛(ài)崗敬業(yè) 2. 2.服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好助手服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好助手 3. 3.兢兢業(yè)業(yè)，甘于幕后兢兢業(yè)業(yè)，甘于幕后 4. 4.謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道 5. 5.遵紀(jì)守法，廉潔奉公遵紀(jì)守法，廉潔奉公 6. 6.恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密 7. 7.實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新 8. 8.刻苦學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)刻苦學(xué)習(xí)，提高素質(zhì) 9. 9.鉆研業(yè)務(wù)，掌握技能鉆研業(yè)務(wù)，掌握技能 四、秘書(shū)必備的品質(zhì)四、秘書(shū)必備的品質(zhì) 1. 1.認(rèn)真認(rèn)真 做到認(rèn)真二字對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)是最起碼做到認(rèn)真二字對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)是最起碼的要求，但是要做好認(rèn)真二字卻又是很的要求，但是要

11、做好認(rèn)真二字卻又是很困難的事情。困難的事情。 2.2.誠(chéng)實(shí)誠(chéng)實(shí) 誠(chéng)實(shí)是最重要的人品，只有誠(chéng)實(shí)才誠(chéng)實(shí)是最重要的人品，只有誠(chéng)實(shí)才能贏得上司和同事們的信任。出了問(wèn)題能贏得上司和同事們的信任。出了問(wèn)題要勇于承認(rèn)。要勇于承認(rèn)。 案例：電視中的打碎花瓶廣告案例：電視中的打碎花瓶廣告 3.謙遜 秘書(shū)如論如何都要當(dāng)自己是公司的普通員工，決不能滋生“超人”的感覺(jué)。 4.合群 5.寬厚 作為秘書(shū)要學(xué)會(huì)換位思考，要學(xué)會(huì)尊重對(duì)方，不能以勢(shì)壓人，不刁難對(duì)方，給對(duì)方小鞋穿。 6.自信 不要將自信掛在嘴上，顯在臉上，要將自信化作工作中處理實(shí)際問(wèn)題的行動(dòng)。 7.慎密 8.要有上進(jìn)心 9.幽默風(fēng)趣五、秘書(shū)必備的能力1.判斷能力和執(zhí)行能力2.理解能力與洞察能力3.信息收集處理與寫(xiě)作能力4.交流溝通能力5.組織管理能力6.記憶力7.辦公自動(dòng)化設(shè)備使用能力六、秘書(shū)必備知識(shí)的類(lèi)型七、秘書(shū)獲得知識(shí)的途徑1.不斷學(xué)習(xí)2.向老同事學(xué)習(xí)3.不斷的積累4.不懂就問(wèn)八、秘書(shū)新人的工作特點(diǎn)1.工作“簡(jiǎn)單”2.工作“繁重”3.待遇較低4.工作“清閑” 九、自我提升 1.充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性 2.提高工作的提高工作的“含金量含金量” 3