辦公系統(tǒng)oa培訓NEWppt-西南科技大學黨委辦公室、學

1、什么是辦公自動化系統(tǒng)v 辦公自動化系統(tǒng)是基于先進的網(wǎng)絡互連技術基礎上的分布式軟件系統(tǒng)，通過有效的資源共享和信息交流、發(fā)布，達到提高個人工作效率、降低勞動強度、減少重復勞動的目的。它強調(diào)人與人之間、各部門之間、企業(yè)之間的協(xié)同工作，以及相互之間進行有效的交流和溝通。 為什么要推動辦公自動化v提高我校管理信息化水平。v推動學校行政管理工作向高效、適時、通用、集成等方向發(fā)展。v行政管理現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化、決策科學化和辦公無紙化。v為領導決策和辦公提供優(yōu)質服務。v降低行政辦公成本和管理成本，提高效益。v強化校務信息公開和信息服務功能。 電子政務系統(tǒng)（電子政務系統(tǒng)（OA）背景）背景教育部辦公廳

2、關于印發(fā)教育部辦公廳關于印發(fā)2003200420032004年度教育電子政務建設年度教育電子政務建設實施要點實施要點的通知（教信息廳的通知（教信息廳200320035 5號）號） 繼續(xù)擴大電子辦公與信息交換系統(tǒng)（即Edoas系統(tǒng)）的應用范圍。 啟動中央級教育政務信息資源庫建設。 啟動教育電子政務試點工程。v 大力推進教育行政部門的門戶網(wǎng)站和學校網(wǎng)站建設。v 繼續(xù)推進“教育電子政務工程”推廣。v 繼續(xù)實施“全國教育電子網(wǎng)絡辦公和信息交換系統(tǒng)”建設工程。v 建設全國教育數(shù)字辦公電話系統(tǒng)。v 利用市場運作機制，進一步開展教育政務信息資源開發(fā)利用。v 各高校在2006年基本完成教育電子政務平臺的建設。

3、 v我校電子政務建設作為數(shù)字化校園建設的重要組成部分，始于2003年。v2003年開始試行教育行政辦公系統(tǒng)（基于lotus/notes平臺，C/S模式） 。v缺點：v2005-2006年，考察并試用基于J2EE架構的辦公自動化系統(tǒng)。2006年下半年，正式啟用。v特色功能v C/SB/Sv 多工作區(qū)v 工作流引擎v 智能文檔v 手寫批注v 電子簽章v 版式文件v 標準化模版v 教育信息v 網(wǎng)站管理v 離線提示v 短信通知v 即時通訊v 數(shù)據(jù)整合v 備份與恢復v目前，OA使用情況：注冊用戶數(shù)：688. 日均綜合訪問量：1500-2000次。 登錄系統(tǒng)量：180人左右。信息總數(shù)：4991條 部門動態(tài)

4、（1944條） 最新通知（550條） 收文管理（212條） 會議安排（132條） 各類文件（1153個）注：100條以下的信息欄目未統(tǒng)計 規(guī)范管理規(guī)定電子文件與紙質文件具有同樣法律效力的文件;規(guī)定電子公文的文種、格式、行文規(guī)則須遵守現(xiàn)行的西南科技大學行政機關公文處理實施細則（西南科大發(fā)200164號）。（總則第三條）學校各級負責人應高度重視電子公文處理工作，認真執(zhí)行電子公文處理規(guī)定，加強對本單位電子公文處理工作的領導和檢查。（第六條）所有涉密文件資料不適用本規(guī)定。（第七條）各部門要明確辦公自動化系統(tǒng)的分管領導，并指定本部門辦公自動化系統(tǒng)收發(fā)員、聯(lián)絡員，負責本部門辦公自動化工作。接受學校辦公自動

5、化系統(tǒng)管理員的業(yè)務指導與管理（第十一條） 總則第二條 電子公文是指有別于紙質公文的以計算機電子文檔為載體，以計算機為閱讀、處理和存貯工具，通過計算機網(wǎng)絡及其它數(shù)據(jù)通信介質為傳遞渠道的具有法定效力和規(guī)范格式的公務文書。 第三十二條 校內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)中的電子公文與原紙質公文具有同等效力。v第十二條 全體校領導、中層干部、科級干部及各部門辦公室工作人員（統(tǒng)稱用戶）均在系統(tǒng)中分配合法實名制帳戶。上述人員崗位調(diào)整，應通知黨辦校辦；調(diào)離學校，應辦理銷戶手續(xù)。v第十三條 新增人員的開戶和調(diào)離學校人員的銷戶由相關部門和單位提出申請，經(jīng)黨辦校辦審核后，由系統(tǒng)管理員辦理。v第十四條 系統(tǒng)中用戶擁有的帳戶的公文處

6、理權限由黨辦校辦根據(jù)該用戶的崗位職責分配，并根據(jù)崗位和分工的調(diào)整作相應調(diào)整。v 第十六條 各用戶應妥善保護自己的帳戶資料。用戶密碼應經(jīng)常更換，登錄系統(tǒng)后因故離開要退出系統(tǒng)，以確保帳戶安全。用戶密碼遺失或遺忘應及時通知系統(tǒng)管理員，并通過系統(tǒng)管理員封鎖該用戶的帳戶；恢復帳戶初始密碼需本人提出申請及提供有效證件到黨辦校辦秘書科辦理。v 第二十條 學校公文分為學校黨委、行政和處室文件，以學校黨委、行政名義的請示、報告等上行文仍按現(xiàn)行公文處理有關規(guī)定進行。學校黨委、行政的向下行文和處室文件均通過辦公自動化系統(tǒng)進行公文流轉處理。發(fā)文主辦單位按系統(tǒng)管理員設定的發(fā)文辦理流程進行公文處理，并督促催辦。v 第二十

7、一條 需由學校法律顧問室審核的合同及涉及法律法規(guī)的公文，在學校領導審簽前，應經(jīng)過法律顧問室審核；應由法律顧問室審核的合同、文件等，未經(jīng)法律顧問室審核，黨辦校辦不予辦理，學校領導不予審簽。v第二十二條第二十二條 學校各部門的處室文件、通知、簡訊學校各部門的處室文件、通知、簡訊等文件資料的發(fā)布，由等文件資料的發(fā)布，由發(fā)布部門文責自負。發(fā)布部門文責自負。v第二十四條第二十四條 為保證公文處理的快捷性，有關人員為保證公文處理的快捷性，有關人員應經(jīng)常進入系統(tǒng)（應經(jīng)常進入系統(tǒng)（至少每天上午上班和下午下班至少每天上午上班和下午下班時間各打開一次時間各打開一次）查看有無需要自己處理的事宜。）查看有無需要自己處

8、理的事宜。v 1、正文用3號仿宋字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行28個字。v 2、發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，紅色標識。發(fā)文字號在發(fā)文機關下空2行，用3號仿宋字體居中排布。v 3、公文標題，紅色反線下空2行，用2號小標宋體字。v 4、主送機關，標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。v 5、附件在正文下空兩格；附件如有序號用阿拉伯數(shù)字，附件名稱后不加標點；如果附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識發(fā)文字號并在其后標識附件。v 6、“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識；詞目用3號小標宋體字

9、；詞目間空1格。印發(fā)機關用3號仿宋體字；印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字。 v信息發(fā)布與管理v目前信息發(fā)布與管理有31個功能模塊。是應用比較廣泛的一個功能。目前信息有接近4000條，工作日日均需要審核發(fā)布15條左右的信息，這么大的信息量，必須要規(guī)范管理。v最新通知v一般用于校內(nèi)的通知，公告等的發(fā)布。v原則上不發(fā)布已做成文件的通知。v如果確實有重要和緊急的文件需要以最新通知的形式發(fā)布，則需要部門負責人同意，且需要去掉文號、主題詞等信息。v學術講座v學術講座原則上各部門起草并經(jīng)部門領導審定簽字后，送到學校網(wǎng)絡信息中心，通過專人發(fā)布到學校主頁的“學術交流信息”板塊。v各部門的業(yè)務信息簡報及各學院的

10、院情簡訊應及時更新。原則上應該每個月至少更新一次。v部門動態(tài)的一些基本原則：v1、內(nèi)容真實可靠。v2、內(nèi)容的質量。v3、講究分寸，留有余地。v4、加強管理，落實責任。v一、標題黨 1、浪費了諸位的時間，欺騙了諸位的感情。2、標題黨的行為會使諸位因為受過欺騙，而錯過真正有價值的信息，造成“狼來了”的悲劇。3、標題黨會淹沒掉真正有價值信息。v二、視信息報告數(shù)量為生命線v大量占用有限版面資源。v三、信息質量與時效性。四、某些信息報道泛娛樂化。v五、對于日常分內(nèi)的工作的報道。Edoas系統(tǒng)技術特點系統(tǒng)技術特點v 遵循遵循J2EEJ2EE規(guī)范、模塊化設計；規(guī)范、模塊化設計；v 純?yōu)g覽器操作；純?yōu)g覽器操作

11、；v 文件信息交換標準化；文件信息交換標準化；v 開放性、集成性和可擴展性。開放性、集成性和可擴展性。v 跨平臺，支持跨平臺，支持Windows/Unix/LinuxWindows/Unix/Linux等；等；v 采用采用XMLXML作為數(shù)據(jù)交換標準；作為數(shù)據(jù)交換標準；v 教育管理信息化標準。教育管理信息化標準。J2EEJ2EE標準三層構架設計，可實現(xiàn)分布部署應用，并具有良好的標準三層構架設計，可實現(xiàn)分布部署應用，并具有良好的集成性和擴展性。集成性和擴展性?？蛻舳丝蛻舳薟EB服務器服務器用戶交互顯示信息應用服務器應用服務器數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)系統(tǒng)遺留遺留系統(tǒng)系統(tǒng)HTTPHTTPSJDBC客戶端客戶

12、端層層業(yè)務層業(yè)務層EIS層層產(chǎn)生表示邏輯接收回應用戶請求Web層層處理業(yè)務邏輯為業(yè)務服務提供接口提供信息服務與其它系統(tǒng)的連接點OA系統(tǒng)構架圖系統(tǒng)構架圖JSPHTMLJSPHTMLServletProxyHTMLsClientInterfaceJNDIRMI-IIOPSessionBeanEntityBeanInterface功功能能結結構構信息門戶信息門戶用戶登錄（CA安全用戶登錄）、外部信息展現(xiàn)統(tǒng)一用戶管理統(tǒng)一用戶管理外部系統(tǒng)外部系統(tǒng)集成接口集成接口行政辦公系統(tǒng)行政辦公系統(tǒng)（智能文檔編輯器、電子簽章、手寫批注、短信提示）（智能文檔編輯器、電子簽章、手寫批注、短信提示）文件管理收文管理收文管理

13、收文設置收文設置發(fā)文管理發(fā)文管理發(fā)文設置發(fā)文設置其它文件管理其它文件管理其它文件設置其它文件設置會議管理會議查詢會議查詢會議設置會議設置預定會議室預定會議室會議安排會議安排檔案管理文件資料管理文件資料管理借閱管理借閱管理檔案信息管理檔案信息管理年報管理年報管理歸檔文件管理歸檔文件管理管室管理管室管理系統(tǒng)基礎設置系統(tǒng)基礎設置信息發(fā)布與管理系統(tǒng)信息發(fā)布與管理系統(tǒng)網(wǎng)絡公告網(wǎng)絡公告網(wǎng)絡公告設置網(wǎng)絡公告設置信息發(fā)布信息發(fā)布信息設置信息設置信息查閱信息查閱信息門戶設置信息門戶設置研討管理研討管理研討設置研討設置教育部信息教育部信息接收接口接收接口文件數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)文件數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)文件收發(fā)文件收發(fā)（信息報送、

14、明傳電報、函件、（信息報送、明傳電報、函件、通知、文件）通知、文件）服務器控制臺服務器控制臺文件收發(fā)接口文件收發(fā)接口個人個性化工作臺個性信息展現(xiàn)個性信息展現(xiàn)快捷菜單區(qū)快捷菜單區(qū)多工作區(qū)多工作區(qū)事務處理待辦事宜待辦事宜日程安排日程安排通訊錄通訊錄交流園地交流園地工作計劃工作計劃快速辦理快速辦理領導活動安排領導活動安排督辦管理督辦管理離線提示工具離線提示工具Edoas離線提示工具離線提示工具在線幫助在線幫助在線幫助在線幫助系統(tǒng)管理單位基本信息單位基本信息單位組織結構單位組織結構用戶管理用戶管理系統(tǒng)安全管理系統(tǒng)安全管理系統(tǒng)設置系統(tǒng)設置系統(tǒng)日志系統(tǒng)日志個性設置個性設置更改口令更改口令工作流設置工作流設

15、置備份管理備份管理簽章管理簽章管理 使用前的準備工作1、安裝win2000以上操作系統(tǒng)。2、IE6.0以上，office2003。3、擁有系統(tǒng)管理員分配的帳戶和密碼。 辦公自動化系統(tǒng)登錄 打開IE瀏覽器輸入辦公系統(tǒng)URL地址，啟動登錄界面，如下圖所示：輸入系統(tǒng)管理員的輸入系統(tǒng)管理員的“用戶名用戶名”和和“密碼密碼”，點擊，點擊“登錄登錄”進入系統(tǒng)主界面。進入系統(tǒng)主界面。注意：登錄系統(tǒng)使用的注意：登錄系統(tǒng)使用的“用用戶名戶名”是系統(tǒng)管理員注冊時是系統(tǒng)管理員注冊時使用的使用的“用戶別名用戶別名”，“用用戶別名戶別名”一般為姓名中每個一般為姓名中每個字的聲母。字的聲母。列表中的基本操作2、切換標簽操

16、作有些菜單中，包含不同類別的標簽，通過標簽將不同文檔或功能分類排列。通過點有些菜單中，包含不同類別的標簽，通過標簽將不同文檔或功能分類排列。通過點擊上方的標簽，進入不同的列表頁面中，如圖：擊上方的標簽，進入不同的列表頁面中，如圖：3、刪除操作v工作流的建立工作流的建立v依次添加并創(chuàng)建“核稿”、“簽發(fā)”、“審核文件”、“成文、分發(fā)、歸檔”等節(jié)點。以鼠標拖拽的方式將節(jié)點按“起草動態(tài)”“核稿”“簽發(fā)”“審核文件”“成文、分發(fā)、歸檔”順序相連接，如下圖所示：v 注意：連接兩個節(jié)點時，要從上一個節(jié)點的右箭頭拉出，會看到連接注意：連接兩個節(jié)點時，要從上一個節(jié)點的右箭頭拉出，會看到連接線，一直伸長到下一個節(jié)

17、點左側的黑色圓節(jié)點處，看到鼠標變成一個線，一直伸長到下一個節(jié)點左側的黑色圓節(jié)點處，看到鼠標變成一個小手的標志后松開，這樣一個連接線就畫出了。小手的標志后松開，這樣一個連接線就畫出了。4、個性設置、個性設置 更改口令注：用戶帳號和口令由校辦統(tǒng)一注冊分配?？诹钭疃嗫梢暂斪ⅲ河脩魩ぬ柡涂诹钣尚＾k統(tǒng)一注冊分配?？诹钭疃嗫梢暂斎肴?6 16 個字符，口令的第一個字符必須是數(shù)字或字符，口令區(qū)個字符，口令的第一個字符必須是數(shù)字或字符，口令區(qū)分大小寫。修改口令后請牢記。分大小寫。修改口令后請牢記。日期和時間選擇框日期和時間選擇框多功能編輯框的說明多功能編輯框的說明 v文件基本操作文件基本操作 2、保存和發(fā)送文

18、件、保存和發(fā)送文件 按上述步驟完成文件起草后，點擊操作欄中“保存”按鈕，此文件信息即可記錄下來。v3、編輯及修改文件、編輯及修改文件v在“公文處理”的“待處理”標簽中，單擊要編輯的文件標題即可進入編輯狀態(tài)。編輯狀態(tài)下，在需要修改的內(nèi)容選項中直接修改，然后執(zhí)行“保存”動作即可完成修改。v需注意的是：當前用戶只能編輯或修改處于相對應節(jié)點上的文件。如文件起草人只能修改“起草中”的文件，如果該文件已執(zhí)行了“發(fā)送”動作，即文件已進入下一流程，則文件起草人已無權修改，須由下一流程節(jié)點上指定的角色用戶編輯修改。查詢搜索功能v 用戶可以對所有文件的“公文類型”、“標題”、“主題詞”、“發(fā)文日期”及“文號”等相關信息進行查詢。在相應的文本框輸入關鍵字，點擊操作欄左上角的“查找”按鈕，即會顯示查詢結果。流程查詢流程查詢v任何用戶打開一個文件可以查看其流程處理紀錄。在文件查看或編輯狀態(tài)下，點擊操作欄中的“流程查詢”按鈕：v3、文件審批、文件審批v文件逐級通過主辦和會辦單位的審批，其流轉順序遵循發(fā)文中預定義的審批流程，自下而上逐級完成。在同級單位的各部門之間會簽后，再轉由上一級單位的各部門或領導審批。v在具有“核稿”動作、“部門領導簽字”動作、“審核”等動作的節(jié)點處，用戶可以執(zhí)行簽名相應的簽名動作。