檔案管理軟件操作手冊

1、軟件運行環(huán)境搭建Internet信息服務（iis）的安裝Internet Information Services（IIS，互聯(lián)網(wǎng)信息服務），是由微軟公司提供的基于運行Microsoft Windows的互聯(lián)網(wǎng)基本服務。最初是Windows NT版本的可選包，隨后內置在Windows 2000、Windows XP Professional和Windows Server 2003一起發(fā)行但在普遍使用的Windows XP Home版本上并沒有IIS，也不能安裝單獨發(fā)行的IIS安裝包。由于文件通是基于瀏覽器的軟件，需要Windows中Internet 信息服務的支持，故主機必須安裝Interne

2、t 信息服務。介紹安裝IIS的步驟與方法。啟動windows操作系統(tǒng)：將系統(tǒng)光盤插入計算機光驅：點擊“開始”菜單 ->“控制面板”，選擇“添加或刪除程序”，選擇“添加/刪除windows組件(A)”,進入“windows組件向導”，拖動滾動條，選中“應用程序服務器”（小方格中出現(xiàn)“”表示選中），點擊“詳細信息”，選中“Internet信息服務管理單元”和“萬維網(wǎng)服務”，點擊“確定”回到“windows組件向導”。點擊“下一步”，即可進入iis安裝過程，等系統(tǒng)完成iis安裝后，選擇“完成”，并關閉“添加或刪除程序”窗口，即可完成iis的安裝。IIs配置選擇“開始”菜單 ->“控制面板

3、” 進入“控制面板”窗口， 選擇“管理工具”， 選擇“Internet 信息服務”，進入“internet信息服務(iis)管理器”, 選擇“QT-201302260844（本地計算機）”雙擊展開，如下圖（1），選擇“網(wǎng)站”雙擊展開，如下圖（2） （1） （2） 選擇“默認網(wǎng)站”，單機鼠標右鍵，選擇“屬性”， 進入“默認網(wǎng)站 屬性”， 選擇“網(wǎng)站”> 在“IP地址（I）”中，單擊右側向下箭頭，選擇IP地址，本機為“1”，設置> “TCP端口（T）”號， 默認為“80”（為安全起見可更改此端口的值為50065535之間的任何一個未啟用的端口號）>勾選“保持

4、 HTTP 連接”和“啟用日志記錄”（點擊向下箭頭和“屬性”，可更改日志文件格式（默認為W3C擴展日志文件格式）和存儲地址（默認為“C:WINDOWSsystem32LogFiles”），最后選擇按鈕“應用”， 在“默認網(wǎng)站 屬性”窗口，選擇“主目錄”標簽，選中“此計算機上的目錄(D)”，通過“本地路徑（C）”/“瀏覽”按鈕選擇系統(tǒng)所在目錄（本機為“E:檔案管理軟件20130201-2”）>選擇“執(zhí)行權限”為“純腳本”，單擊“配置（G）”>“調試”，勾選“啟用ASP服務器端腳本調試（E）”和“啟用ASP客戶端腳本調試（H）”>選中“向客戶端發(fā)送下列文本錯誤信息（T）”（可修改

5、文本框中的信息）>點擊“確定”回到“主目錄”窗口，選擇“應用”，如“圖16(b)”所示；在“默認網(wǎng)站 屬性”窗口，選擇“文檔”標簽，選中“啟用默認內容文檔”>“添加（D）”，在彈出的“添加頁面內容”對話框中輸入“default.aspx”>“確定”>選擇“上移”箭頭將加入的默認頁面設置到最上端，選擇“應用（A）啟用當前設置， 在“Internet 信息服務（IIS）管理器”中，單擊鼠標右鍵，依次選擇“默認網(wǎng)站”/“新建（N）”/“虛擬目錄（V）”， 進入“虛擬目錄創(chuàng)建向導”窗口，選擇“下一步”，在“虛擬目錄別名對話框”中輸入該虛擬目錄的別名， 選擇“下一步”， 開始創(chuàng)建

6、“網(wǎng)站內容目錄”，選擇“瀏覽”，通過“瀏覽文件夾”對話框找到該系統(tǒng)所在的根目錄， 選擇“下一步”， 開始設置“虛擬目錄訪問權限”，在“允許下列權限：”中勾選“讀?。≧）”和“運行腳本（如ASP）(S)”， 選擇“下一步”， 進入“已成功完成虛擬目錄創(chuàng)建向導”窗口，選擇“完成”即完成了虛擬目錄的設置，如“圖23”所示。 返回“Internet 信息服務（IIS）管理器”窗口，此時依次展開目錄樹：“SERVER（本地計算機）/ 網(wǎng)站 / 默認網(wǎng)站 ”，剛剛創(chuàng)建的的虛擬目錄已經出現(xiàn)“默認網(wǎng)站”子樹下，選中默認“默認網(wǎng)站”，鼠標右鍵單擊，選擇“啟動”啟用網(wǎng)站服務，即可進入軟件。啟動、登錄、退出啟動軟件

7、方式一：雙擊桌面快捷方式 方式二：啟動瀏覽器（推薦Internet Explorer8.0）在地址欄輸入軟件服務器的IP地址+端口號，IP地址與端口號用“：”隔開，如 192.1468.1.100:808（由于各單位情況不同，具體地址請致元泰客服咨詢  ）方式三：啟動瀏覽器在地址欄中輸入： ，進入軟件試用。（此方法僅用于試用）登錄系統(tǒng)經過上面的軟件啟用后，軟件正常啟動后，應出現(xiàn)如下登錄界面：第一步：在軟件的登錄頁面中，輸入正確的用戶名，密碼及驗證碼（即文本框下方的五位隨機數(shù)，此數(shù)值不是定值每次登錄都會發(fā)生改變，且如果長時間停留在本頁面會導致驗證碼

8、失效，請先點擊刷新后輸入），單擊此圖標即可登錄系統(tǒng)。注：登錄時如果用戶名或密碼錯誤時，軟件登錄失敗，會出現(xiàn)：驗證碼錯誤或超時的話，軟件登錄失敗，會出現(xiàn)：退出軟件為安全起見，系統(tǒng)要求管理員只能同時在一臺計算機上登陸系統(tǒng)，管理員退出系統(tǒng)時一定要按導航區(qū)的“注銷”按鈕，從系統(tǒng)退出，如下圖。點擊退出點擊關閉軟件用戶登陸后，一段時間沒有操作，系統(tǒng)會認為管理員離開了計算機，為安全起見，系統(tǒng)會自動注銷管理員帳戶，等管理員再操作時，會再次出現(xiàn)登陸窗口。軟件界面頁面說明：軟件主頁面中共有七部分組成軟件名稱：位于界面左上方，在正式版中還將顯示版本號。導航欄：通過這里的樹形結構，用戶可以方便的找到軟件的響應功能，鼠

9、標點擊項目前的三角箭頭，可以展開看到詳細內容。導航欄隱藏按鈕：通過點擊該按鈕可以實現(xiàn)導航欄的隱藏和展開。當前登錄用戶：這里顯示當前正在登錄的用戶名稱。標簽欄：每點擊左側導航欄中的一個項目，將會打開一個新的標簽，用戶可以通過標簽來快速切換應經打開的項目。系統(tǒng)時間：這里顯示系統(tǒng)當前的時間，方便用戶操作。退出系統(tǒng)：用戶操作完成后，或需要暫時離開，出于安全原因，必須點擊突出系統(tǒng)按鈕退出系統(tǒng)，以防無關人員改動數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)丟失，或者泄密事故發(fā)生。文件管理 在文件管理模塊中，對文件（也稱為現(xiàn)行文件）進行管理。 現(xiàn)行文件由收文和發(fā)文組成，收文指收進外部送達本機關、單位的公務文書和材料，包括文件、電報、信函、

10、內部刊物、資料，其他文字資料。發(fā)文指機關內部為向外單位制發(fā)的公文。 檔案是國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。檔案是由文件有條件轉化而來的，檔案與文件的區(qū)別主要表現(xiàn)在以下幾個方面： 1.完成了文書處理程序的文件才能轉化為檔案 2. 具有日后查考價值的文件才能轉化為檔案 3. 經過人們系統(tǒng)整理的文件才能轉化為檔案在元泰檔案管理軟件中，文件和檔案分別在文件管理和文書檔案兩部分管理。 在多于100人的機關，檔案管理和文件登記常常由兩個人來承擔，從事檔案管理的是檔案員，負責文件登記的是機要人員，或

11、稱作內勤。機要人員負責拆信封，在收文登記簿上登記外來文件，打印閱文單；在發(fā)文登記簿上登記本單位的發(fā)文，給發(fā)文分配文號。為此，元泰軟件特意為機要人員設計了文件管理模塊，包括文件添加、發(fā)文管理、收文管理和文件歸檔幾個部分。文件添加 機要人員在收到外來文件和登記本機關發(fā)文時，要在文件添加部分工作，錄入的文件信息，如題名、責任者、發(fā)文日期、文號等。1、通過左側導航欄內的箭頭指示，進入文件添加功能（即文件錄入）。2、這里可將電子文檔或紙質文檔通過掃描，錄入數(shù)據(jù)庫。3、文件題名、時間、文號、責任者（即后面有“*”的文本框）不能為空。注：文號：指文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。文號應填全，如內政辦發(fā)199815號，

12、不能簡化錄入為199815號。文號項可以錄入15個漢字。責任者：指對檔案內容進行創(chuàng)造或負有責任的團體或個人，亦即文件的署名者，不是承辦文件的工作人員。不能只看文頭，要看公章，有的機關的部門有發(fā)文權，發(fā)文蓋部門公章，用有機關文頭的紙印刷，那么責任者就是該部門。在責任者這一項上能錄入15個漢字。頁數(shù)：指這份文件的頁數(shù)，以文件自身的最后一頁的頁碼為準。文件共有幾頁就在頁數(shù)一欄中填幾。文件題名：可錄入60個漢字，若文件題名的字數(shù)超過了60個漢字，按機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范的要求，可對冗長的題名進行概括，自擬文件題名錄入主題詞：請根據(jù)所要上傳的文件對照中國檔案主題詞表輸入。4、按實際情況選擇收文還是發(fā)文

13、，點擊前面的小圈選擇。（收文：是指從其他部門收到的文件，發(fā)文：是指本部門發(fā)出的文件）5、請按實際情況選擇開放程度，開放程度共分為“社會開放全文”、“社會開放目錄”、“內部開放全文”、“內部開放目錄”、“均不開放”五種類型。（請謹慎操作本條，防止泄密事故發(fā)生）注：公開程度，指要錄入的文件在網(wǎng)上公開的程度。如果文件通運行在一臺不與其他計算機聯(lián)網(wǎng)的計算機上，則公開程度一欄沒有意義，反正別的人也看不到，在錄入時不必進行選擇。如果文件通運行在單位的局域網(wǎng)上，則選中社會開放全文選項表明該文件全文和目錄將被網(wǎng)上的匿名用戶看到；社會開放目錄指這份文件的全文即使和目錄掛接上也不會被局域網(wǎng)上的匿名用戶看到；內部開

14、放全文指掛接的全文和目錄能被本單位的任何人看到，內部開放目錄表明只開放到目錄級，全文即使上傳也不會被本機關工作在別的機構（或問題）的人看到；均不開放指這份文件的全文和目錄對本單位其他機構的人不開放。不開放表明，對權限不夠的人來說，在查詢、打印、導出等任何環(huán)節(jié)都不會看到這份文件的目錄或全文。6、請按實際情況選擇文件密級，密級共分為“普通”，“絕密”，“機密”，“秘密”。（請謹慎操作本條，防止泄密事故發(fā)生）7、 填寫錄入時間，時間格式請按照YYYY-MM-DD，如2013-01-31，或鼠標單擊錄入文本框，通過彈出的日歷插件選擇日期。注：“<<”“>>”可控制年的推移?！?

15、gt;”，“<”可控制月的推移。8、 通過“附件”功能上傳已有的電子文檔。A、單附件上傳1 單擊瀏覽，彈出選擇文件窗口。2 選擇你所要上傳的文件，單擊打開。3 單擊“上傳”按鈕，將文件上傳至服務器。4 上傳完成后，附件后方將顯示已經上傳成功的附件名稱及大小，如果此時您發(fā)現(xiàn)上傳的附件有誤，可點擊刪除按鈕。B、多附件上傳1 單擊瀏覽，彈出選擇文件窗口。2 選擇你所要上傳的文件，單擊打開。3 單擊“上傳”按鈕，將文件上傳至服務器。4 上傳完成后，附件后方將顯示已經上傳成功的附件名稱及大小，如果此時您發(fā)現(xiàn)上傳的附件有誤，可點擊刪除按鈕。5 再次點擊瀏覽，重復上面的動作。9、 通過掃描功能上傳紙質

16、文件掃描件。 由于各單位使用的掃描儀器型號不同，操作步驟也略有不同，詳細方法，請致電元泰公司，與負責貴單位的技術工程師聯(lián)系。10、 添加人：為當前操作員，時系統(tǒng)自動標注的，不可改動。11、 全部填寫并以核對無誤后請點擊頁面下方的按鈕，即完成此次文件添加。12、 掃描功能介紹。若有多份文件可以一次性掃描，點擊箭頭所指即可。點擊上傳全部結果，即可。如要退出點擊取消掃描。注：以上操作只完成了文件的錄入，并未完成歸檔，如要進行文件歸檔，請關注后面的介紹。掃描儀的使用掃描儀安裝將掃描儀通過USB鏈接線與電腦連接，打開掃描儀電源，使用自帶的驅動光盤安裝掃描儀驅動或使用驅動精靈在線安裝對應型號的驅動程序，當

17、驅動程序安裝完畢時，任務欄右下角會提示“”（大多數(shù)品牌型號的掃描儀驅動程序都不一樣，但安裝步驟都是通過運行光盤中的驅動程序，小編這里就不一一介紹了），成功安裝好掃描儀后任務欄右下角應該彈出“硬件安裝已完成，并且可以使用了”的提示；掃描儀的運用步驟一：打開圖像編輯軟件。 在“文件”菜單下?lián)簟矮@得”從中選取“圖像”(如果你是第一次使用掃描儀，請記住在“選擇源文件”中選擇掃描儀配套的驅動程序)。這時掃描驅動的應用窗口會自動彈出。步驟二：將掃描圖像朝下放在掃描儀玻璃上,圖像的一角請對齊基點（一般放置于掃描儀玻璃的邊角處）。步驟三：在掃描儀驅動軟件的窗口中點擊“預覽”按鈕。如果你“設置”菜單里選擇了“自

18、動預覽”, 掃描儀將會自動做一次預覽，然后你將可以看到預覽的掃描結果（和最終的掃描結果一樣）。如果必要的話，你可通過掃描儀配套的軟件上的菜單和工具改變圖像類型及其他特性。選擇你所要掃描的圖像范圍，將鼠標移至預覽范圍之內定位于掃描區(qū)域的左上部,按住鼠標將其拖至預覽區(qū)域的右下部，你會看見一個矩形選擇區(qū)域。你可通過改變及移動此矩形來調節(jié)掃描范圍。點擊“掃描”按鈕后，掃描儀將開始正式掃描，一般將掃描圖片若干次以獲取掃描圖像的最終結果。步驟四：關閉掃描儀配套驅動軟件窗口，返回圖像編輯軟件。你就獲得了你所需要的掃描圖片。注意事項1、一旦掃描儀通電后，千萬不要熱插拔SCSI、EPP接口的電纜，這樣會損壞掃描

19、儀或計算機，當然USB接口除外，因為它本身就支持熱插拔。2、掃描儀在工作時請不要中途切斷電源，一般要等到掃描儀的鏡組完全歸位后，再切斷電源，這對掃描儀電路芯片的正常工作是非常有意義的。3、由于一些CCD的掃描儀可以掃小型立體物品，所儀在掃描時應當注意：放置鋒利物品時不要隨便移動以免劃傷玻璃，包括反射稿上的釘書針；放下上蓋時不要用力過猛，以免打碎玻璃。4、一些掃描儀在設計上并沒有完全切斷電源的開關，當用戶不用時，掃描儀的燈管依然是亮著的，由于掃描儀燈管也是消耗品（可以類比于日光燈，但是持續(xù)使用時間要長很多），所以建議用戶在不用時切斷電源。5、掃描儀應該擺放在遠離窗戶的地方，應為窗戶附近的灰塵比較

20、多，而且會受到陽光的直射，會減少塑料部件的使用壽命。6、由于掃描儀在工作中會產生靜電，從而吸附大量灰塵進入機體影響鏡組的工作。因此，不要用容易掉渣兒的織物來覆蓋（絨制品，棉織品等），可以用絲綢或蠟染布等進行覆蓋，房間適當?shù)臐穸瓤梢员苊饣覊m對掃描儀的影響。使用技巧掃描儀憑借其低廉的價格以及優(yōu)良的性能，已經成為人們心目中一種最實用的圖象輸入設備。但是，不可否認的是，掃描儀使用比較嬌氣，要想有效地使用它，您還必須學會一些“調教”技巧：1、不能隨意拆卸掃描儀掃描儀是一種比較精致的設備，它在工作時需要用到內部的光電轉換裝置，以便把模擬信號轉換成數(shù)字信號，然后再送到計算機中。這個光電轉換設置中的各個光學部

21、件對位置要求是非常高的，如果我們擅自拆卸掃描儀，不小心就會改動這些光學部件的位置，從而影響掃描儀的掃描成像工作。因此大家遇到掃描儀出現(xiàn)故障時，不要擅自拆修，一定要送到廠家或者指定的維修站去；另外在運送掃描儀時，一定要把掃描儀背面的安全鎖鎖上，以避免改變光學配件的位置，同時要盡量避免對掃描儀的震動或者傾斜。 2、保護好光學成像部件光學成像部件是掃描儀中的一個重要組成部分，工作時間長了光學部件上落上一絲灰塵也是很正常的，但是如果長時間使用掃描儀而不注意維護的話，那么光學部件上的灰塵將越聚越多，這樣會大大降低掃描儀的工作性能的，例如反光鏡片、鏡頭上的灰塵會嚴重降低圖像質量，出現(xiàn)斑點或減弱圖像對比度等

22、。另外在使用過程中，手碰到玻璃平板而在平板上留下指紋，也是不可避免的，這些指紋同樣也會使反射光線變弱，從而影響圖片的掃描質量。因此我們應該定期地對其進行清潔。清潔時，可以先用柔軟的細布擦去外殼的灰塵，然后再用清潔劑和水對其認真地進行清潔。接著我們再對玻璃平板進行清洗，由于該面板的干凈與否直接關系到圖象的掃描質量，因此我們在清洗該面板時，先用玻璃清潔劑來擦拭一遍，接著再用軟干布將其擦干擦凈。用完以后，一定要用防塵罩把掃描儀遮蓋起來，以防止更多的灰塵來侵襲。3、正確安裝掃描儀掃描儀并不象普通的電腦外設一樣那么容易安裝，根據(jù)其接口的不同，掃描儀的安裝方法是不一樣的。如果掃描儀的接口是USB類型的，大

23、家就應該先在計算機的“系統(tǒng)屬性”對話框中檢查一下USB裝置是否工作正常，然后再安裝掃描儀的驅動程序，之后重新啟動計算機，并用USB連線把掃描儀接好，隨后計算機就會自動檢測到新硬件，大家接著根據(jù)屏幕提示來完成其余操作就可以了。如果掃描儀是并口類型的，大家在安裝之前必須先進入BIOS設置，在I/O Device configuration選項里把并口的模式改為EPP，然后連接好掃描儀，并安裝驅動程序就可以了。4、消除掃描儀的噪音掃描儀在長期工作后，可能會在工作時出現(xiàn)一些噪音，如果噪音太大，大家應該拆開機器蓋子，找一些縫紉機油滴在衛(wèi)生紙上將鏡組兩條軌道上的油垢擦凈，再將縫紉機油滴在傳動齒輪組及皮帶兩

24、端的軸承上(注意油量適中)，最后適當調整皮帶的松緊。5、正確擺放掃描對象在實際使用圖象的過程中，我們有時希望能夠傾獲得斜效果的圖象，我們有很多設計者往往都是通過掃描儀把圖象輸入到電腦中，然后使用專業(yè)的圖象軟件來進行旋轉，以使圖象達到旋轉效果，殊不知，這種過程是很浪費時間的，根據(jù)旋轉的角度大小，圖象的質量會下降。如果我們事先就知道圖象在頁面上是如何放置的，那么使用量角器和原稿底邊在滾筒和平臺上放置原稿成精確的角度，會得到最高質量的圖象，而不必在圖象處理軟件中再作旋轉。6、選擇合適的分辨率很多用戶在使用掃描儀時，常常會產生采用多大分辨率掃描的疑問。其實，這還得由用戶的實際應用需求決定。由于掃描儀的

25、最高分辨率是由插值運算得到的，用超過掃描儀光學分辨率的精度進行掃描，對輸出效果的改善并不明顯，而且大量消耗電腦的資源。如果掃描的目的是為了在顯示器上觀看，掃描分辨率設為100即可；如果為打印而掃描，采用300的分辨率即可，要想將作品通過掃描印刷出版，至少需要用到300dpi以上的分辨率，當然若能使用600dpi則更佳。7、最好要進行預掃許多用戶在掃描尺寸較大的照片或者文稿時，為了節(jié)約掃描時間，總會跳過預掃步驟。其實，在正式掃描前，預掃功能是非常必要的，它是保證掃描效果的第一道關卡。通過預掃有兩方面的好處，一是在通過預掃后的圖像我們可以直接確定自已所需要招描的區(qū)域，以減少掃描后對圖像的處理工序；

26、二是可通過觀察預掃后的圖像，我們大致可以看到圖像的色彩、效果等，如不滿意可對掃描參數(shù)重新進行設定、調整之后再進行掃描。8、選擇合適的掃描類型選擇合適的掃描類型，不僅會有助于提高掃描儀的識別成功率，而且還能生成合適尺寸的文件。通常掃描儀可以為用戶提供照片、灰度以及黑白三種掃描類型，大家在掃描之前必須根據(jù)掃描對象的不同正確選擇合適的掃描類型?！罢掌睊呙桀愋瓦m用于掃描彩色照片，它要對紅綠藍三個通道進行多等級的采樣和存儲，這種方式會生成較大尺寸的文件；“灰度”掃描類型則常用于既有圖片又有文字的圖文混排稿樣，掃描該類型兼顧文字和具有多個灰度等級的圖片，文件大小尺寸適中；“黑白”掃描類型常見于白紙黑字的

27、原稿掃描，用這種類型掃描時，掃描儀會按照1個位來表示黑與白兩種像素，而且這種方式生成的文件尺寸是最小的。9、正確掃描文稿現(xiàn)在不少人為了避免輸入漢字的麻煩，開始使用掃描儀來輸入文稿；為了保證掃描儀有較高的識別率，大家應該確保掃描的稿件要清晰，在其他條件相同的前提下，對一般印刷稿、打印稿等的識別率可以達到95以上；而對復印件和報紙等不太清晰的文章進行識別，大部分OCR軟件的識別率都不是太高。當用戶需要掃描厚度較大的文稿時，若直接掃描，難免會發(fā)生內文因無法完全攤開而導致部分文字不清晰及扭曲失真的情況，這樣的結果是OCR軟件無法正確識別的，大大降低識別率。因此在掃描前，大家最好將文稿拆成一頁頁的單張，

28、然后再進行掃描。對于一般的報紙，由于本身即是單張形式，因此不存在上述問題，但由于報紙面積通常較大，無法一次掃描，因此預掃時事先框選掃描范圍，一次掃描一塊區(qū)域，這樣的辨識效果會大大提高。 10、調整好亮度和對比度為了能獲得較高的圖象掃描效果，大家應該學會調整亮度和對比度，例如當灰階和彩色圖像的亮度太亮或太暗時，可通過拖動亮度滑動條上的滑塊，改變亮度。如果亮度太高，會使圖像看上去發(fā)白；亮度太低，則太黑。應該在拖動亮度滑塊時，使圖像的亮度適中。同樣的對于其他參數(shù)，我們可以按照同樣的調整方法來進行局部修改，直到自己的視覺效果滿意為止。11、巧妙掃描膠片大家知道用普通掃描儀是不能掃描透明膠片的，必須用具

29、有透掃適配器的掃描儀才能進行，不過具有這個功能的掃描儀價格比較昂貴。那么我們能不能用普通掃描儀來掃描膠片呢？答案當然是肯定的，不過我們需要對普通掃描儀進行改造一下。首先我們要把普通掃描儀內部的光源關閉（這個步驟操作起來難度較大，電子水平不高的話不要輕易嘗試），然后在待掃膠片背部添加一光源就可以了。掃描時在掃描儀平臺的剩余部分要用黑紙遮住，以防露光。至于新增光源，可用最常見的日光燈。光源的位置不要離掃描儀太近，最好為8厘米左右。12、校正好掃描色彩為了能使色彩豐富的彩照獲得更高的逼真度，我們在掃描儀之前應該校正好掃描色彩位數(shù)。校正時，首先選擇好掃描儀標稱色彩位數(shù)，并掃描一張預定的彩照，同時將顯示

30、器的顯示模式設置為真彩色，與原稿比較一下，觀察色彩是否飽滿，有無偏色現(xiàn)象。要注意的是：與原稿完全一致的情況是沒有的，顯示器有可能產生色偏，以致影響觀察，掃描儀的感光系統(tǒng)也會產生一定的色偏。大多數(shù)高、中檔掃描儀均帶有色彩校正軟件，但僅有少數(shù)低檔掃描儀才帶有色彩校正軟件，請先進行顯示器、掃描儀的色彩校準，再進行檢測。13、計算機好輸出文件的尺寸當大家掃描一幅照片時，掃描儀就會在硬盤上生成一個圖象文件。此文件所占據(jù)硬盤空間的大小是與所掃描照片的大小和復雜程度及您掃描時設置的分辨率直接相關聯(lián)，因此我們在掃描時應該設置好文件尺寸的大小。通常，掃描儀能夠在預覽原始稿樣時自動計算出文件大小，但了解文件大小的

31、計算方法更有助于你在管理掃描文件和確定掃描分辨率時作出適當?shù)倪x擇。二值圖像文件的計算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×（掃描分辨率）2/8。彩色圖像文件的計算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×（掃描分辨率）2×3。14、善用透明片配件許多用戶發(fā)現(xiàn)掃描儀購買回來后，還附帶一只透明片配件，這個配件到底是干什么用的呢？不少用戶感到很茫然，其實該配件是配合平板掃描儀來掃描透明片用的。為得到透明片或幻燈片的最佳掃描，從架子和幻燈片安裝架上取下圖片并安裝其在玻璃掃描床上，反面朝下（反面通常是毛面）。用黑色的紙張剪出面具，覆蓋除稿件被設置的地方之外的整個掃描床。這將在掃

32、描期間減少閃耀和過份暴光。15、尋找理想掃描位置通常我們在擺放掃描稿時，都是沿著掃描平板的邊緣擺放，其實掃描平板的邊緣并不是最佳的掃描區(qū)域，那么掃描平板上的什么位置是最佳掃描區(qū)域呢？這個最佳掃描擺放位置是經過多次測試和尋找得到的，其具體尋找方法為：首先將掃描儀的所有控制設成自動或默任狀態(tài)，選中所有區(qū)域，接著再以低分辨率掃描一張空白，白色或不透明塊的樣稿；然后再用專業(yè)的圖象處理軟件Photoshop來打開該樣稿，使用該軟件中的均值化命令（Equalize菜單項）對樣稿進行處理，處理后我們就可以看見在掃描儀上哪兒有裂紋，條紋，黑點。我們可以打印這個文件，剪出最好的區(qū)域（也就是最穩(wěn)定的區(qū)域），以幫助

33、我們放置圖象。收/發(fā)文管理收文管理發(fā)文管理1、 通過左側導航欄內的箭頭指示，進入收文管理和發(fā)文管理功能。2、 用戶在該頁面，可通過“文號”，“題名關鍵字”、“登記時間”進行收（發(fā)）文的檢索。注：文號：所要檢索的文件的文號中的某些字。如內政辦發(fā)199815號，只需填寫“內政辦”或“1988”或“15”等即可檢索。題名關鍵字：所要檢索的文件的文件題名中的某些字。如關于加強檔案工作的通知，只需填寫“關于”或“檔案工作”等即可檢索。提示：文號和題目關鍵字越詳細越好。3、 通過點擊打印登記薄，用戶可將檢索到的收（發(fā)）問列表，打印成登記薄。檢索和打印實例：檢索：檢索結果：打印登記?。耗牲c擊直接打開進行下

34、一步打印也可點擊下載下載到自己電腦進行打印。File1.doc的內容：4、 用戶可以對檢索到的收（發(fā)）文文件進行編輯、下載附件等操作，點擊文件列表后面的編輯按鈕，即可進入編輯頁面，編輯頁面操作方式與“文件錄入”相同。點擊【修改】：做出對應的修改之后點擊保存即可，若無需修改點擊返回即可。點擊【下載附件】：點擊附件后面的下載即可下載相應的附件。點擊【打印傳閱單】：點擊【刪除】：如果確定要刪除此文件，點擊【確認】即可，若不想刪除點擊【取消】即可。文件歸檔1、 通過左側導航欄內的箭頭指示，進入文件歸檔功能。2、 可以通過“機構問題”、“保管期限”、“年度”、“題名關鍵字”來檢索需要歸檔的文件。如未進行

35、檢索，系統(tǒng)將列出所有未歸檔的文件。3、 點擊文檔列表后的歸檔按鈕，即可彈出歸檔頁面，在該頁面中完善檔案信息。并可對文件附件進行編輯和刪除。操作方式與“文件錄入”相同。點擊【歸檔】：4、 選擇文件狀態(tài)后，單擊頁面下方的保存按鈕即可完成操作。未歸檔：保存當前修改，但不對文件進行歸檔操作，文件依然保留在未歸檔列表中。已歸檔：保存當前修改，并對文件進行歸檔操作。不歸檔：保存當前修改，不對文件進行歸檔操作，并從未歸檔列表中刪除，以后不再提示未歸檔。文書檔案文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業(yè)務管理等。文書檔案通常是由辦理完

36、畢的有保存價值的文書轉化而成，文件是法定機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中，為互相聯(lián)系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。文書檔案歸檔整理操作方法檔案分為文書檔案、科技檔案（基本建設、科學研究、設備儀器、產品）、會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”?；疽螅?要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22

37、-2000）和海南省歸檔文件整理規(guī)則實施細則。基本概念： （一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料。 （二）歸檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過程。歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。 （三）全宗：指一個獨立的機關、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的檔案有機整體，設立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗。 （四）全宗號

38、：是檔案館給立檔單位的代號。文件級錄入1、 通過左側導航欄內的箭頭指示，進入文件級錄入功能。2、 該操作是由檔案員直接錄入文件，并進行歸檔。是文件管理中【文件添加】與【文件歸檔】兩項操作的結合，其操作方式與【文件添加】和【文件歸檔】相同。注：該操作提交之后，文件直接歸檔。（請謹慎操作）件號：案卷內文件的順序號。順序號指以卷內文件排列先后順序填寫的序號，亦即件號，或者說是一份文件在卷內排列的順序號。順序號決定一份文件在卷內排列的位置，每一卷都從0001開始，有多少份文件排多少號，即一卷一流水。第一份文件必須編0001，第二份為0002，而不能編為1或全角的，依此類推，每開始立新的一卷，重新從00

39、01開始編順序號，否則將無法正確排列卷內文件。檔號： 檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。全宗號：檔案館(室)給定每個全宗的代碼。目錄號：全宗內案卷所屬目錄的代碼。案卷號：案卷排列的順序號。案卷號除有實際檢索意義外，還在打印時，決定相同案卷號并同一保管期限的文件能被打印在同一卷內目錄里。案卷號有3位，案卷號超3位的，即案卷號上千的，按國家標準檔號編制規(guī)則的要求，必須另起一個目錄號，重新從001號開始編起。案卷號不足3位的，要在案卷號前用之半角狀態(tài)的數(shù)字“0”，如案卷號是十位的，如36號卷，應在案卷號一欄填036，案卷號是

40、個位的，如6號卷，應填006。立卷改革后，不存在案卷，完成立卷改革的單位可不填案卷號。注：這里使用的名詞術語全部符合國家技術監(jiān)督局發(fā)布的國家標準文書檔案案卷格式和國家檔案局年下發(fā)的機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范、2000年下發(fā)的歸檔文件整理規(guī)則的要求，對不懂的名詞，用戶可查閱以上文件。機構問題：檔案的發(fā)行機構。大機關在區(qū)分處室或問題立卷時選擇此項，中小機關單位可忽略。插入：1、 檔案編制原則： 11唯一性原則 檔案館(室)內檔案檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。 12合理性原則 檔號結構必須與館藏的整理分類體系相適應。 13穩(wěn)定性原則 檔號一經確定，一般不應隨意

41、改變。 14擴充性原則 檔號必須留有適當?shù)倪f增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要。 15簡單性原則 檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。2、 檔號的結構： 21第一種結構為：全宗號案卷目錄號案卷號件、頁(張)號。 即： ×××× ××× ××× ××× 全宗號 案卷目錄號 案卷號 件號 頁(張)號 22第二種結構為：全宗號類別號案卷號件、頁(張)號 即：×××× ×××

42、n ××× ××× 全宗號 類別號 案卷號 件號、頁(張)號 23第三種結構為：類別號項目號案卷號件、頁(張?zhí)? 即： ×××× n ××× n ××× ××× 類別號 項目號 案卷號 件號、頁(張)號 24檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下代碼之間用“”(短 橫) 相隔。 25件號、頁(張)號可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。3、 全宗號的結構： 31全宗號的編制方法 全宗號用四位

43、代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一組類全宗的順序號。 全宗號的格式是： × ××× 全宗屬類代碼 全宗順序號 311全宗屬類代碼的編制方法 3111在一個檔案館內，全宗屬類代碼不應重復。 3112全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。 例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗，標識為：“X013”。 例二：某市檔案館藏舊政權檔案第4號全宗，標識為：“J004”。 例三：某縣檔案館藏建國后檔案第127號全宗，標識為“0127”。 例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號全宗，可識標為“R123”。 例五

44、：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號全宗，可標識為“D003”。 例六：中國第一歷史檔案館藏明清檔案第74號全宗，標識為“0074” 312全宗順序號的編制方法 3121全宗屬類的各個全宗按排列次序流水編號。 3122在一個屬類內不應有重復的全宗順序號。 32案卷目錄號的編制方法 案卷目錄號以三位阿伯數(shù)字標識。 321案卷目錄號應根據(jù)全宗內檔案整理狀況設置，可按不同時間，不同組織機構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。 322每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內案卷數(shù)量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應

45、另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。 323在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。 33類別號的編制方法 331類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。 332不同級位的類別之間可用間隔符“?”分開。不產生誤解時，可省略間隔符。類別號一般不應超過三級。 333在一個檔案館(室)內或一個全宗內，不應有重復的類別號。 34項目號的編制方法項目號引用有關管理部門編制的項目代號。 35案卷號的編制方法 351案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。 352目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。 353每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新

46、編案卷號或分設案卷目錄；如一個案卷流水順序號分登兩個以上(含兩個)案卷目錄時應合并為一個目錄號或目錄分編相應數(shù)目的案卷流水號。 36件號的編制方法 361不裝訂的案卷，卷內文件必須單件裝訂編號。 362件號用阿拉伯數(shù)字標識。 363卷內文件按排列次序流水編號，不應有空號。 364件號前必須同時列寫案卷號及其以前各號。 37頁(張)號的編制方法。 371頁(張)號用阿拉伯數(shù)字標識。 372卷內文件各(頁)張按排列次序流水編號。不應有空號。文件級管理1、 通過左側導航欄內的箭頭指示，進入文件級管理功能。2、 該功能下的相關操作： a、件號修改： 選中修改項：即將所要修改項前面的單選框選中。注意 點

47、擊向上：注意此處變化點擊向下：注：修改件號時，應注意相同年份，且保管期限一致時件號不可以相同。插入：如果您是第一次操作，可能需要安裝控件，安裝方式如下， （1）當您點擊打印設計或打印維護時，會彈出如下頁面，點擊執(zhí)行安裝 （2）點擊下載，系統(tǒng)會自動下載：（3）下載完成后，關閉下載器。 （4）關閉瀏覽器，重新打開或是刷新一下即可。 b、打印預覽： c、直接打?。狐c擊保存將文件保存下來，需要時打印即可。 d、打印設計： 在此處元泰試用了最新推出的lodop打印控件。元泰打印的優(yōu)勢：1、 使用簡單、易上手，在js中通過函數(shù)的調用就可以實現(xiàn)一項復雜打印任務的開發(fā)，極大地減少了打印功能開發(fā)量。2、 網(wǎng)頁中

48、的任何內容都是打印輸出時的裁減素材，使用js語句將當前網(wǎng)頁中某區(qū)域超文本現(xiàn)實在既定打印布局中輸出，其在打印布局中的位置即可程序控制，也可由使用者在操作時調整。3、 各類調整和打印設置等控制內容全部本地自動保存，徹底解決了一個大型軟件工程項目中打印機類型繁雜時的精確套打問題。4、 使用插件技術來實現(xiàn)web打印，插件安裝方式不僅簡單，而且成功率高。功能：1、 修改文本框內容，字體顏色，大小，粗細，傾斜，對齊方式等：將鼠標點擊到可編輯出修改字體顏色：選擇顏色，點擊確定即可。修改字體，和大小也是同樣的方法：修改位置：可編輯處選中要修改位置的部分（即修改處呈現(xiàn)八點圍繞狀）點擊移動箭頭即可移動，或直接進行

49、鼠標拖拽。2、 添加文本框：在此處可以插入文本：插入矩形線：插入實心矩形：插入橢圓線：插入實心橢圓：插入斜上直線：插入斜下直線：插入圖表：點擊您想要的即可：例如3、 設置打印屬性：4、 背景圖設置：選擇想要添加的背景圖點擊打開?？赡艹霈F(xiàn)的問題：點擊調整背景圖選擇紙張大小，然后確定。5、 恢復：點擊即可恢復。6、 預覽，打印。7、 綜合運用： A、插入單位logo： 轉載背景圖時選擇公司logo： 移動文本使其呈現(xiàn)自己想要的樣式： 注：想要預覽的時候也還有背景圖，需進行如下操作： 點擊預覽含背景圖： 以上為預覽圖： B、插入檔號： 插入條碼：單擊右鍵 修改條碼屬性：這里可以固定條碼的位置：將此處

50、的數(shù)字改為文檔的檔案號點擊確定：預覽如下： f、打印維護：此功能下只可對文本抗的位置控件的大小進行編輯：例如：文件級查詢1、 通過左側導航欄內的箭頭指示，進入文件級查閱功能。2、 該頁面功能與【文件級管理】基本相同，去除了編輯、刪除和打印目錄功能。此頁面可為匿名用戶提供服務。3、 在此頁面功能下，可對檔案進行詳細查詢和模糊查詢。 a、詳細查詢：默認情況下為詳細查詢選擇機構，保管期限，年度，責任者等點擊搜索/刷新即可進行詳細查詢。 b、模糊查詢：點擊模糊查詢即可進入模糊查詢：開始時間：你想要查詢檔案的簽發(fā)時間中的最早時間。結束時間：你想要查詢檔案的簽發(fā)時間中的最晚時間。例如：想要查詢2011年1

51、月13日到2012年10月20日內的檔案。這時開始時間選擇：2011-1-13，結束時間選擇：2012-10-20.選擇開始時間，結束時間，年度，關鍵字等點擊搜索/刷新即可。案卷錄入1、 通過左側導航欄內的箭頭指示，進入案卷錄入功能。2、 該頁面提供檔案錄入功能，按提示錄入相關信息后，單擊提交按鈕即可。（紅色星號部分為必填內容）3、 相關輸入項介紹：案卷題名：即案卷標題，用以概括揭示卷內公文的主要內容與成分的詞組。其作用是：有助于文書部門快捷的處理公文；作為公文檢索的重要標識；也是案卷編目和編制各種檢索工具的主要依據(jù)。解密劃控：對文件的密級和開放范圍進行重新劃定的工作。案卷號：目錄內案卷的順序

52、編號，在同一案卷內不允許出現(xiàn)重復的案卷號。檔號：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔號通常包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁號。年度：該案卷所屬年限。錄入者：錄入該案卷的檔案管理者或檔案管理部門。（該功能下錄入者為軟件登錄者且錄入者為不可修改項）頁數(shù)：該案卷有多少頁。件數(shù)：該案卷包括多少文件。檔案門類：她是檔案的一種分類方式，通常包括文書檔案，會計檔案，科技檔案，照片檔案等。立檔單位：它是與全宗號相對而言的，是指檔案能夠構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。起始日期：該案卷中文件的日期中最早的日期。截止日期：該案卷中文件的日期中最晚的日期。案卷目錄號：全宗內

53、案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號。備注：包括對案卷內部文件的詳細介紹，案卷的特點介紹，案卷成分介紹，錄入者介紹，解密劃控介紹等。4、 重置按鈕效果：做入下添加： 點擊重置：案卷管理1、通過左側導航欄內的箭頭指示，進入案卷管理功能。2、該頁面可對已經錄入的案卷信息進行檢索、編輯、刪除操作。文件級回收站1、 通過左側導航欄內的箭頭指示，進入文件回收站功能。2、 該頁面中可對已刪除的檔案進行恢復，相當于電腦中的回收站功能。選中想要恢復的文檔，點擊恢復。未點擊回復前：（文件級管理功能）點擊后：（文件級管理功能）注意此項變化3、 進入頁面后，可通過“機構問題”，“保管期限”，“年度”，“責任者”對已刪除的檔案進行檢索，否則將會顯示所有已刪除的檔案。4、 選中需要恢復的檔案