高效會(huì)議管理技巧-教材

1、高效會(huì)議管理技巧高效會(huì)議管理技巧2第一講第一講 當(dāng)今會(huì)議面面觀當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議的意議會(huì)議的意議1.會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道2.會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在3.會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。3會(huì)議的目的會(huì)議的目的開(kāi)展有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。傳達(dá)資訊通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門(mén)的相關(guān)資訊。監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門(mén)的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為

2、了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題資源共享利用開(kāi)會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。開(kāi)發(fā)創(chuàng)意開(kāi)發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過(guò)舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。激勵(lì)士氣年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。鞏固主管地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開(kāi)一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。第第1 1講講 當(dāng)今會(huì)議面面觀當(dāng)今會(huì)議面面觀4第第1

3、1講講 當(dāng)今會(huì)議面面觀當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議的種類會(huì)議的種類 按人數(shù)分類按開(kāi)會(huì)方式分類 按開(kāi)會(huì)目的分類1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議團(tuán)隊(duì)會(huì)議2.一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議1.面對(duì)面會(huì)議面對(duì)面會(huì)議2.電話會(huì)議電話會(huì)議3.視頻會(huì)議視頻會(huì)議1.宣布人事安排、講解政策的會(huì)議宣布人事安排、講解政策的會(huì)議2.當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議5.集思廣益的會(huì)議集思廣益的會(huì)議5會(huì)議的頻率會(huì)議的頻率1.固定的部門(mén)會(huì)議:至少每月一次2.全體會(huì)議：至少每?jī)稍乱淮?.小組會(huì)議:至少每周一次4.處理突發(fā)事件的會(huì)議:隨時(shí)5.一對(duì)一會(huì)議:按需要第第1 1講

4、講 當(dāng)今會(huì)議面面觀當(dāng)今會(huì)議面面觀6會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本的計(jì)算1.會(huì)議的時(shí)間成本2.直接的會(huì)議成本3.效率損失成本第第1 1講講 當(dāng)今會(huì)議面面觀當(dāng)今會(huì)議面面觀組別組別人數(shù)人數(shù)薪資單價(jià)薪資單價(jià)（H）改善前改善前改善后改善后日節(jié)省費(fèi)日節(jié)省費(fèi)用用月節(jié)省費(fèi)月節(jié)省費(fèi)用用時(shí)間時(shí)間費(fèi)用費(fèi)用時(shí)間時(shí)間費(fèi)用費(fèi)用AUO1017.05元元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06SESL1017.05元元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06CMO1017.05元元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06IVO585.23元元/H1H85.230.5H

5、42.6246.621025.64合計(jì)節(jié)省費(fèi)用合計(jì)節(jié)省費(fèi)用日節(jié)省日節(jié)?。傆?jì)）（總計(jì)）302.31元元月節(jié)省月節(jié)省（總計(jì)）（總計(jì)）6650.82元元舉例：舉例：CIP會(huì)議成本會(huì)議成本會(huì)會(huì) 議議 成成 本本=人數(shù)人數(shù) x 時(shí)間時(shí)間 x 薪資單價(jià)薪資單價(jià)7？第二講第二講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理效率不高的原因及預(yù)防性管理1.會(huì)議的通病-效率不高u公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)v許多主管對(duì)於何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢員工的意見(jiàn)w有些“必須到會(huì)”的員工,因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或主管 有約在先,根本不能出席,這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行.82.會(huì)

6、議效率不高的原因及具體表現(xiàn)第第2 2講講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及解決方案項(xiàng)次項(xiàng)次原因原因具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)(1)時(shí)間會(huì)議按排在即將午餐的時(shí)間,每個(gè)人都饑腸轆轆,無(wú)心開(kāi)會(huì)(2)地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室,致使會(huì)議被頻繁打斷,無(wú)法正常進(jìn)行.(3)開(kāi)會(huì)對(duì)象的選 擇必須出席會(huì)議的人未到,通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者.(4)主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力,被參會(huì)者牽著鼻子跑,無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖.(5)參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會(huì)議失敗.(6)會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜,致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效.(7)開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)

7、果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確,致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗.9第第2 2講講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及解決方案3.預(yù)防性管理會(huì)會(huì)議議效率不高的原因效率不高的原因預(yù)防性管理措施預(yù)防性管理措施時(shí)間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之後,避免安排在周一或周五.地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi),而且最好圍著圓桌進(jìn)行.開(kāi)會(huì)對(duì)象的選 擇事先通知必須出席會(huì)議的人,將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽(tīng)者和可選擇參加者幾類.主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職.參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽(tīng)能力.會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)

8、備工作.開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者.10第第2 2講講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范1.出席會(huì)議時(shí)一定要事先準(zhǔn)備2.提前5分鐘到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)3.如遲到要事先通知4.如不能來(lái)需安排代理人出席5.配合會(huì)議進(jìn)行6.發(fā)言原則上不可過(guò)長(zhǎng)7.不要打斷對(duì)方說(shuō)話8.會(huì)后要做好相關(guān)匯報(bào)及工作安排11第三講第三講 開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)前會(huì)前準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作1H5WuWhy:會(huì)議的目的vWhat:討論的話題wWho:參會(huì)者(確認(rèn)與否、事先準(zhǔn)備)xWhen:日期及開(kāi)始、結(jié)束時(shí)間yWhere:地點(diǎn)及設(shè)備zHow:相關(guān)資

9、料準(zhǔn)備12主持人的準(zhǔn)備工作主持人的準(zhǔn)備工作1.主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作u設(shè)定溝通目標(biāo)v制定行動(dòng)計(jì)劃w預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí)x進(jìn)行SWOT分析2.SWOT分析Strength 優(yōu)勢(shì)優(yōu)勢(shì)Weakness 劣勢(shì)劣勢(shì)Opportunity 機(jī)會(huì)機(jī)會(huì)Threat 威脅威脅自身自身環(huán)境環(huán)境第第3 3講講 開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作13第四講第四講 成功會(huì)議的五種策略成功會(huì)議的五種策略如何做開(kāi)場(chǎng)白如何做開(kāi)場(chǎng)白1.定義:35分鐘的談話,系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨.2.內(nèi)容:開(kāi)會(huì)目的,時(shí)間安排,議事方式,紀(jì)律規(guī)則等.3.程序:u概括會(huì)議進(jìn)行程序;v提供與討論有關(guān)的資訊;w規(guī)范議程;x指定會(huì)議記錄者;y征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn)

10、.14第第4 4講講 成功會(huì)議的五種策略成功會(huì)議的五種策略如何分配發(fā)言時(shí)間如何分配發(fā)言時(shí)間1.會(huì)議主持人的會(huì)議中所佔(zhàn)的發(fā)言時(shí)間較多,主要 有以下原因: 原因一,對(duì)議題較熟 原因二,地位高,聲音大 原因三,負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任2.主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握的20/80;要盡量保証每 個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等;盡量開(kāi)成一種互動(dòng)的會(huì)議氛 圍.15第第4 4講講 成功會(huì)議的五種策略成功會(huì)議的五種策略如何掌握議事進(jìn)度如何掌握議事進(jìn)度1.語(yǔ)言方式 語(yǔ)言方式是指主持人用一些比較有技巧的話 語(yǔ)來(lái)控制會(huì)議的議事進(jìn)度.2.非語(yǔ)言方式 更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語(yǔ)言 性的方式,即通過(guò)眼神、手勢(shì)等面部表情告訴發(fā) 言人說(shuō)多了或

11、者別說(shuō)了,或者是說(shuō)得不夠接著說(shuō)等.16第第4 4講講 成功會(huì)議的五種策略成功會(huì)議的五種策略如何達(dá)成決議如何達(dá)成決議-決策方式?jīng)Q策方式1.主導(dǎo)者決策方式-全面，公平，公正用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在,並使參會(huì)者達(dá)成共識(shí).列舉或圖示各提案並開(kāi)始討論之.客觀比較各提案的優(yōu)劣,避免意氣之爭(zhēng).評(píng)估有無(wú)採(cǎi)集更多參考資料的需要.征求反對(duì)意見(jiàn).以中立角度檢視正反意見(jiàn).尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同.對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié).確認(rèn)議事結(jié)果.組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位.172.群體決策思考方法u頭腦風(fēng)暴法v思路轉(zhuǎn)換法w易地思考法3.群體決策u權(quán)威決策v少數(shù)服從多數(shù)決策w共識(shí)決策x無(wú)異議決策第第4 4講講 成功會(huì)議的

12、五種策略成功會(huì)議的五種策略18如何圓滿結(jié)束會(huì)議如何圓滿結(jié)束會(huì)議1.預(yù)留57分鐘做總結(jié)2.確定工作分配妥當(dāng)（責(zé)任人，完成時(shí)間）3.簽訂會(huì)議記錄-與會(huì)人員簽字4.準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議第第4 4講講 成功會(huì)議的五種策略成功會(huì)議的五種策略19第五講第五講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通會(huì)議中的溝通1.3種溝通圖畫(huà)u溝通漏鬥你心裡想的你心裡想的 100%別人行動(dòng)的別人行動(dòng)的 20%別人聽(tīng)懂的別人聽(tīng)懂的 40%別人聽(tīng)到的別人聽(tīng)到的 60%你嘴上說(shuō)的你嘴上說(shuō)的 80%溝通溝通漏鬥漏鬥20第第5 5講講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通與反饋技巧v溝通金三角w溝通的冰山模式自已自已對(duì)方對(duì)方

13、設(shè)身處地設(shè)身處地話題話題環(huán)境環(huán)境5%20%工作層面工作層面80%95%關(guān)系層面關(guān)系層面工作層面工作層面-說(shuō)出的內(nèi)容說(shuō)出的內(nèi)容 事實(shí)事實(shí), ,信息信息個(gè)人關(guān)系層面?zhèn)€人關(guān)系層面-如何說(shuō)如何說(shuō) 過(guò)程過(guò)程, ,感覺(jué)感覺(jué)21第第5 5講講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通與反饋技巧2.有效溝通原則u有明確的溝通目標(biāo)（公司利益最大化）v有明確的時(shí)間約束w重視每一個(gè)細(xì)節(jié)x積極傾聽(tīng)y努力達(dá)成目標(biāo)22第第5 5講講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通與反饋技巧3.造成溝通困難的因素缺乏自信,主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠.重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清.不能積極聆聽(tīng),有偏見(jiàn),先入為主,判斷錯(cuò)誤.按自己的思路思考,忽略他人

14、的需求.失去耐心,造成爭(zhēng)執(zhí).準(zhǔn)備不充分,沒(méi)有慎重思考就發(fā)表意見(jiàn).時(shí)間不充分.情緒不好.語(yǔ)言不通.記憶力差.23第第5 5講講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通與反饋技巧4.如何建立信任u找共同點(diǎn).v在別人困難時(shí)給予幫助.w別人出錯(cuò)時(shí)給予善意的提醒.x適當(dāng)表達(dá)自己對(duì)別人的關(guān)心.y適當(dāng)展示自己的能力和水平.z實(shí)事求是,不夸大,不說(shuō)慌.暴露自己一定的脆弱之處|保持適合自己的優(yōu)雅儀表和風(fēng)度24第第5 5講講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的反饋技巧會(huì)議中的反饋技巧1.反饋的兩種類型u正面指導(dǎo)反饋-積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo),即表?yè)P(yáng).v建設(shè)性反饋是一鐘勸告指導(dǎo),即批評(píng).2.如何

15、接受反饋.u仔細(xì)傾聽(tīng),試圖以別人的觀點(diǎn)來(lái)看問(wèn)題.v弄清所有的問(wèn)題以確定你的理解.w承認(rèn)你聽(tīng)到的和懂得的而不去爭(zhēng)論.x整理你聽(tīng)到的,然後決定你同意什麼.y要開(kāi)明,不要防衛(wèi)性太強(qiáng).z要包容,不要獨(dú)斷專橫.要平等,不要有優(yōu)越感.25第六講第六講 主持人的會(huì)議管理技巧主持人的會(huì)議管理技巧傾聽(tīng)的技巧傾聽(tīng)的技巧1.傾聽(tīng)的禮節(jié)u聽(tīng)聽(tīng)別人的故事.v聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事.w先聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事.2.傾聽(tīng)的具體方法uNod & smile(點(diǎn)頭且微笑)vEye contact(眼神接觸)wListening voice(傾聽(tīng)的“聲音”)26第第6 6講講 主持人的會(huì)議管理技巧主持人的會(huì)議管理技巧xLean

16、forward(身體前傾)yRepeat/summarize(重復(fù)/總結(jié))zMake notes(做記錄)3.傾聽(tīng)的誤區(qū)u別人說(shuō)話時(shí),你在想自己的事.v邊聽(tīng)邊與自己的不同觀點(diǎn)對(duì)照.w經(jīng)常打斷別人的談話.x為演講者結(jié)束他的演講.y忽略過(guò)程隻要結(jié)果.z僅聽(tīng)自己想聽(tīng)或願(yuàn)聽(tīng)的東西.精力不集中,易被其它東西幹?jǐn)_.27第七講第七講 如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況與與“Cicada蟬蟬”相遇相遇與與“Shark鯊魚(yú)鯊魚(yú)”相遇相遇 “蟬蟬”癥狀癥狀: :講故事講故事( (和討論的主題無(wú)關(guān)和討論的主題無(wú)關(guān)) )講了很長(zhǎng)才進(jìn)入主題講了很長(zhǎng)才進(jìn)入主題講得太模糊講得太模糊, ,沒(méi)有具體事例沒(méi)有具體事

17、例拒絕傾聽(tīng)別人的主要觀點(diǎn)拒絕傾聽(tīng)別人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策主持人對(duì)策: :面對(duì)這樣的發(fā)言者面對(duì)這樣的發(fā)言者, , 要要-非語(yǔ)言性暗示非語(yǔ)言性暗示探詢、總結(jié)、測(cè)試其理解程度探詢、總結(jié)、測(cè)試其理解程度善意提醒關(guān)於程序及時(shí)間限制善意提醒關(guān)於程序及時(shí)間限制帶入別人發(fā)言帶入別人發(fā)言 “鯊魚(yú)鯊魚(yú)”癥狀：癥狀：有攻擊別人的傾向有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見(jiàn)總是給予消極的、否定的意見(jiàn)主持人對(duì)策主持人對(duì)策: :面對(duì)這樣的發(fā)言者面對(duì)這樣的發(fā)言者, , 要要-理解對(duì)方的想法或情緒理解對(duì)方的想法或情緒重申會(huì)議中無(wú)論什麼意見(jiàn)都可以重申會(huì)議中無(wú)論什麼意見(jiàn)都可以提提, ,但正面的建議會(huì)更受歡迎但正面的建議會(huì)更受歡

18、迎非語(yǔ)言性打斷非語(yǔ)言性打斷28第第7 7講講 如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況與與“Donkey驢驢”相遇相遇與與“Rabbit Tracking兔子般兔子般 追蹤追蹤” “驢驢”癥狀：癥狀：過(guò)於敏感過(guò)於敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)防衛(wèi)性很強(qiáng),心中有面心中有面“牆牆”不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題主持人對(duì)策主持人對(duì)策: :面對(duì)這樣的發(fā)言者面對(duì)這樣的發(fā)言者, , 要要-突出他的貢獻(xiàn)突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問(wèn)題重復(fù)問(wèn)題短暫沉默短暫沉默 “兔子追蹤兔子追蹤”癥狀：癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議總是提議不同的程序或建議“兔子般追蹤兔子般追蹤”的人的人,

19、,總是挑踐現(xiàn)有總是挑踐現(xiàn)有程序程序. .因此因此, ,主持人對(duì)策主持人對(duì)策: :面對(duì)這樣面對(duì)這樣的發(fā)言者的發(fā)言者, ,要要-肯定他的貢獻(xiàn)肯定他的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序重申可以先試用現(xiàn)在的程序, ,如如 不秦效不秦效, ,則馬上按他的方法實(shí)施則馬上按他的方法實(shí)施. .29第第7 7講講 如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況與與“Crab螃蟹螃蟹(跑題者跑題者)”相遇相遇 螃蟹癥狀螃蟹癥狀:開(kāi)會(huì)的同時(shí)一並做別的工作開(kāi)會(huì)的同時(shí)一並做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話時(shí)常接電話瞌睡瞌睡其它其它:以筆敲桌以筆敲桌,背對(duì)發(fā)言者背對(duì)發(fā)言者,故意看別處等故意看別處等 主持

20、人對(duì)策主持人對(duì)策: 對(duì)開(kāi)小會(huì)者對(duì)開(kāi)小會(huì)者主持人停止說(shuō)話或者示意發(fā)主持人停止說(shuō)話或者示意發(fā)言言者暫停者暫停,使會(huì)場(chǎng)突然靜下來(lái)使會(huì)場(chǎng)突然靜下來(lái), 私下談話的人就會(huì)警覺(jué)私下談話的人就會(huì)警覺(jué).主持人問(wèn)他們能不能把他們正在討論的事告訴大家主持人問(wèn)他們能不能把他們正在討論的事告訴大家. 問(wèn)他們是不是覺(jué)得應(yīng)該分組討論問(wèn)他們是不是覺(jué)得應(yīng)該分組討論,然後集中討論然後集中討論. 對(duì)瞌睡者對(duì)瞌睡者休息休息5分鐘分鐘把會(huì)議議程加快把會(huì)議議程加快.短暫沉默短暫沉默.30第八講第八講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任1.具體的守則與責(zé)任具體的守則與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛按

21、照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人因惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人,避免會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的情況減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辨和討論保持中立態(tài)度31第第8 8講講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的守則與責(zé)任1.參會(huì)者參會(huì)者10大守則大守則會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入,貢獻(xiàn)自已的創(chuàng)意與意見(jiàn)以解決問(wèn)題這已任開(kāi)放的心態(tài),摒除部門(mén)之見(jiàn)盡可能多地獲取信息耐心聆聽(tīng),尊重他人的意見(jiàn)勇于發(fā)言,言之有物不隱善揚(yáng)惡,不人身攻避免不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言會(huì)后總結(jié)32第第8 8講講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任2.參會(huì)者的責(zé)任參會(huì)者的責(zé)任時(shí)間時(shí)間參會(huì)者

22、的責(zé)任參會(huì)者的責(zé)任開(kāi) 會(huì) 前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問(wèn)題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論証的材料記下開(kāi)會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開(kāi) 會(huì) 中傾聽(tīng)他人的意見(jiàn)積極發(fā)表自已的見(jiàn)解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開(kāi) 會(huì) 后會(huì)議達(dá)成了什麼結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自已的任務(wù)如何完成33第九講第九講 會(huì)議記錄會(huì)議記錄 會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者的功能1.協(xié)助主持人2.記錄及維護(hù)議程所設(shè)計(jì)的順序3.協(xié)助主持人總結(jié)與歸納4.觀察預(yù)防 誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者1.反應(yīng)快2.寫(xiě)字快3.知識(shí)面廣4.記憶力特別強(qiáng)5.組織能力強(qiáng)6.傾聽(tīng)能力強(qiáng)7.總結(jié)能力強(qiáng)34第第9 9講講 會(huì)議記錄會(huì)議記錄 對(duì)會(huì)議記錄的建議對(duì)會(huì)議記錄的建議1.重要的會(huì)議錄音,從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)2.除非有必要,定期召開(kāi)的會(huì)議通常不用錄音3.大多數(shù)會(huì)議都能指定一名會(huì)議記錄者,主席最好不要兼任此項(xiàng)工作.此外,會(huì)議記錄者最好由參會(huì)者輪流擔(dān)任4.會(huì)議記錄者的筆記流暢,易于理解,同時(shí)不失真,筆記最好用電腦打出來(lái),方便參閱5.會(huì)議記錄者要仔細(xì)聽(tīng)，不要遺漏或有誤解6.會(huì)議記錄內(nèi)容要詳細(xì)，責(zé)任，時(shí)間要明確7.會(huì)議