公司合同管理辦法1

1、第一章總則第一條為了加強公司合同管理，建立和完善以事前防范為主、加強事中控制和事后補救為輔的企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險管理體系，維護企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國合同法、中華人民共和國公司法等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合公司生產(chǎn)經(jīng)營實際，制定本辦法。第二條本辦法適用于本公司及其分支機構(gòu)在經(jīng)營管理活動中的經(jīng)營性合同的管理。第三條本辦法所稱合同是指本公司及各分支機構(gòu)在與其他平等主體的法人、自然人、其他組織之間在生產(chǎn)經(jīng)營活動中簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的合同、協(xié)議。勞務(wù)合同、集體勞動合同等有關(guān)身份關(guān)系的合同，不適用本辦法。第四條公司合同管理實行分級管理、統(tǒng)一授權(quán)、分工負(fù)責(zé)的管理體制，并遵循以下原則：（一）

2、依法管理；（二）過錯追究；（三）公司利益最大化；（四）職權(quán)、授權(quán)與最終決定權(quán)相結(jié)合的職責(zé)管理制；（五）部門、崗位各司其職與相互配合、效率優(yōu)先相結(jié)合。第五條公司各部門及各分支機構(gòu)須重視合同管理工作，配備兼職合同管理人員，做好合同評審、簽訂、履行、糾紛處理等各環(huán)節(jié)管理工作，提高合同管理的水平和質(zhì)量，保證合同的合法性、規(guī)范性、有效性和可操作性，規(guī)避公司經(jīng)營風(fēng)險，維護公司的合法權(quán)益。第二章合同管理職責(zé)劃分第六條公司法定代表人對合同管理工作負(fù)有第一領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；公司分支機構(gòu)對經(jīng)公司或公司法定代表人授權(quán)簽訂的合同負(fù)第一領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第七條公司指定一名領(lǐng)導(dǎo)分管合同管理工作，負(fù)擔(dān)合同管理工作的第二領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第八條公司

3、法務(wù)部為公司合同歸口管理部門，全面負(fù)責(zé)公司合同管理工作，其主要職責(zé)是：（一）宣傳、貫徹、執(zhí)行國家有關(guān)合同和合同管理的法律、法規(guī)；（二）制定公司合同管理辦法，建立合同管理制度，負(fù)責(zé)合同日常管理工作并監(jiān)督執(zhí)行；（三）參與公司重大合同的論證、談判和簽訂工作，監(jiān)督履行并進行備案管理；（四）審查、修改以公司名義訂立的合同文本；（五）建立合同管理統(tǒng)計分析和工作報告制度；定期、不定期檢查監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，指導(dǎo)公司合同管理工作，糾正違反合同管理制度的行為提出整改意見及獎懲建議；（六）辦理公司的專項授權(quán)委托證明和法人授權(quán)委托書及其審核工作；（七）配合公司各部門、各分支機構(gòu)辦理合同的報批、公證、見證等事項；（八

4、）處理對公司有重大影響的合同糾紛案件，建立合同糾紛預(yù)警機制；（9） 對本公司合同管理人員和業(yè)務(wù)人員進行法律培訓(xùn)，并對他們的合同管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；（十）建立合同專用章管理及使用制度；（十一）對合同管理檔案進行檢查；（十二）其他應(yīng)當(dāng)由法務(wù)部履行的合同管理職責(zé)。第九條公司的采購、工程、市場、財務(wù)、行政人事等部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本部門職責(zé)和公司法務(wù)部的要求，對合同條款進行審核聯(lián)簽，形成聯(lián)查機制，對合同相關(guān)質(zhì)量、參數(shù)、技術(shù)指標(biāo)等問題提出意見和建議，對合同履行及履行后的結(jié)果進行監(jiān)督和評價，并與法務(wù)部相互支持、配合，共同做好合同管理工作。第十條公司從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的部門/分支機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)配備具有一定法律知識和經(jīng)營

5、管理知識的兼職合同管理員。兼職合同管理員的基本職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)本部門/分支機構(gòu)合同的日常管理工作；（二）參與本部門/分支機構(gòu)合同的談判和簽訂；（10） 負(fù)責(zé)審查本部門/分支機構(gòu)簽訂的合同文本，防止出現(xiàn)內(nèi)容不合法、表述不準(zhǔn)確、條款不完備的合同；（11） 跟進合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員做好合同相關(guān)調(diào)查論證工作，參與合同的談判、起草、簽訂，協(xié)助辦理合同變更、解除等事項以及合同糾紛案件；（12） 督促合同經(jīng)辦人員保管好合同訂立、履行、變更、解除等過程中產(chǎn)生的各種文件，并及時歸檔，做好本部門/分支機構(gòu)合同管理臺賬，并將相關(guān)合同管理臺賬副本送交公司法務(wù)部留存。（六）向本部門/分支機構(gòu)負(fù)責(zé)人提出有關(guān)合

6、同管理的意見和建議，匯總分析報送有關(guān)合同管理情況及統(tǒng)計資料。第十一條公司法定代表人根據(jù)本公司的具體情況決定委托代理人及其代理事項和代理權(quán)限，發(fā)給專項委托代理人專項授權(quán)委托書，發(fā)給長期委托代理人法人授權(quán)委托書。長期委托代理人的代理事項以委托代理人所在部門/單位職責(zé)界定，法人授權(quán)委托書中必須明確代理事項，專項委托代理人的代理事項根據(jù)具體情況決定。長期委托代理人一般委托期限為一個季度，專項委托代理人一般一事一委托。第十二條專項授權(quán)委托書、法人授權(quán)委托書的被授權(quán)人員，必須具備下列條件：（一）德行操守良好。能自覺遵守國家的法律政策，遵守公司各項規(guī)章制度；（二）業(yè)務(wù)素質(zhì)良好。業(yè)務(wù)熟練，能夠完成本職工作，并

7、以公司利益為重，擇優(yōu)簽約，嚴(yán)格履約；（三）法律意識強。熟悉公司法、合同法等法律法規(guī)，掌握有關(guān)條款并能在工作中運用。第十三條委托代理人職責(zé)：（一）委托代理人在代理事項范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，應(yīng)竭盡所能維護公司利益，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉。（二）對需報請上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的合同，辦理相關(guān)手續(xù)，提出本人意見,并對本人意見負(fù)責(zé)。（三）對所簽訂合同的全面履行具體負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時上報、并設(shè)法解決。（四）負(fù)責(zé)整理本人所簽合同的一切資料，合同簽訂完畢后應(yīng)及時將資料上交本部門合同管理人員。第十四條授權(quán)委托書應(yīng)妥善保管，防止遺失。不得將其轉(zhuǎn)借他人或作其用，否則予以收回，并追究相應(yīng)的責(zé)任。委托代理人工作變動時

8、，應(yīng)將授權(quán)委托書交回公司法務(wù)部。法人授權(quán)委托書每個季度審核一次，由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)辦。報公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司法定代表人根據(jù)情況分別做出：維持授權(quán)范圍、變更授權(quán)范圍、撤銷授權(quán)及收回法人授權(quán)委托證書等決定。法人授權(quán)委托書存根留存于法務(wù)部。第十五條經(jīng)公司法定代表人書面同意，方可出具加蓋合同專用章的空白合同、業(yè)務(wù)介紹信和空白授權(quán)（委托）書。第三章合同的訂立第一節(jié)合同訂立前的準(zhǔn)備第十六條在合同訂立前應(yīng)當(dāng)進行充分的背景和風(fēng)險分析，包括業(yè)務(wù)背景分析、合同對方當(dāng)事人的資信情況分析、雙方履行能力分析、政策/法律風(fēng)險分析等，必要時進行盡職調(diào)查并形成報告。對于首次合作的業(yè)務(wù)對象或新的業(yè)務(wù)模式（包括新開

9、發(fā)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域或新的業(yè)務(wù)形式），必須就前述分析結(jié)果形成可行性研究報告。第十七條公司工程部、采購部、人事行政部、市場部、財務(wù)部等部門應(yīng)當(dāng)建立客戶/供應(yīng)商信用分析、評價和預(yù)警機制。第十八條對于首次進行合作的業(yè)務(wù)對象，應(yīng)當(dāng)在合同簽訂前通過適當(dāng)方式進行客戶信用調(diào)查分析，包括：（一）要求對方必須提供的證明材料。包括但不限于：1 營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶證明的原件及復(fù)印件（復(fù)印件須加蓋公章）；2 貸款卡；3 上一年度經(jīng)審計的財務(wù)報表及當(dāng)月/季的財務(wù)報表；4 股東的構(gòu)成及出資比例；5 企業(yè)涉訴情況；6 屬于國家限制經(jīng)營的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)出具相關(guān)的許可證書；7、企業(yè)法人身份證明。上述材料中所涉及的證

10、照應(yīng)當(dāng)有年檢記錄。（二）對方提供的資料不清晰、不完整或認(rèn)為有必要的，應(yīng)當(dāng)進行如下實地調(diào)查。包括但不限于：1 在對方當(dāng)事人注冊的工商行政管理部門查閱其企業(yè)基本信息；2 聘請律師事務(wù)所、會計師事務(wù)所、專業(yè)調(diào)查公司等中介機構(gòu)進行專項調(diào)查，并出具調(diào)查報告。第十九條擬簽訂的合同風(fēng)險較大的，應(yīng)當(dāng)要求對方提供有效擔(dān)保。第二十條重大合同的談判應(yīng)當(dāng)有法務(wù)部人員或者外聘法律顧問參加。法務(wù)部人員或者外聘法律顧問不能現(xiàn)場參加談判的，合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)及時將談判情況傳遞給法務(wù)部人員或者外聘法律顧問。法務(wù)部人員或者外聘法律顧問應(yīng)當(dāng)根據(jù)所了解的情況及時提出法律意見供合同經(jīng)辦部門參考。本辦法所稱重大合同是指企業(yè)收購和兼并、重大

11、資產(chǎn)處置、合資合作及其它法律關(guān)系復(fù)雜或以公司名義對外簽訂的標(biāo)的額在50萬元以上，或者可能對公司及股東權(quán)益造成重大影響的合同。第二十一條合同經(jīng)辦人員要妥善保管談判過程中的信函、傳真、電子郵件、手機短信、電子聊天記錄、圖表等書面資料。在談判過程中有不同意見，應(yīng)當(dāng)立即以書面形式回復(fù)對方，避免因締約過失而承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任。上述材料收集后交由合同管理人員統(tǒng)一保管。第二節(jié)合同評審第二十二條合同簽訂前應(yīng)當(dāng)進行合同評審。通過招標(biāo)方式訂立合同的，合同評審應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件發(fā)出前進行。第二十三條合同評審可通過會簽方式或集體會審進行。（一）簽訂合同都要進行評審。（2） 合同評審由合同經(jīng)辦部門組織財務(wù)部、法務(wù)部、監(jiān)察部等綜合

12、管理部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等對擬定好的合同文本進行審核，審核通過后，各相關(guān)單位/部門在合同審核單上簽字認(rèn)可。（3） 重大合同的評審，合同管理分管領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)情況召集各相關(guān)部門召開專題會議進行會審。第二十四條合同評審前，合同經(jīng)辦部門應(yīng)向各有關(guān)評審部門提交可行性分析和合同草案。提交評審的合同草案應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同法的相關(guān)要求具備合同生成的必要條款。第二十五條合同評審的要點包括：業(yè)務(wù)的可行性、合同的嚴(yán)密性、可履行性、合同技術(shù)條款的適宜性、內(nèi)容的合法性、權(quán)利義務(wù)的對等性、風(fēng)險評估及對策等。參與合同評審的各相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照各自的管理職責(zé)對合同的相關(guān)條款進行審核。法務(wù)部對合同的合法性負(fù)責(zé)，并對權(quán)利義務(wù)的對等性提出意見；合

13、同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)對提交的資料的真實性、業(yè)務(wù)的可行性及技術(shù)條款的適宜性負(fù)責(zé)；財務(wù)部門應(yīng)協(xié)助合同經(jīng)辦部門核查對方銀行資信，并對公司財務(wù)風(fēng)險性負(fù)責(zé)；采購部門或其它具有采購職能的業(yè)務(wù)部門應(yīng)對供應(yīng)商價格的合理性負(fù)責(zé)。未經(jīng)法務(wù)部評審?fù)ㄟ^的合同，不得加蓋公司公章或者合同專用章。第二十六條為保證合同評審的及時性和有效性，應(yīng)當(dāng)給法務(wù)部預(yù)留合理的評審時間：一般合同評審時間為一個工作日以內(nèi)；法律關(guān)系較復(fù)雜的合同，評審時間不超過三個工作日；法律關(guān)系特別復(fù)雜的合同，評審時間不超過五個工作日。第二十七條合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同評審意見修改合同文本，并將有關(guān)情況反饋給參加評審的各相關(guān)部門。第二十八條為保證合同文本的規(guī)范性，維

14、護公司利益，法務(wù)部可根據(jù)本公司的業(yè)務(wù)特點，結(jié)合公司所屬分支機構(gòu)、業(yè)務(wù)部門、項目部提供的合同示范文本草稿，擬定合同示范文本，作為公司對外簽約的推薦文本。合同文本中，對雙方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)清楚、準(zhǔn)確。合同文本內(nèi)容應(yīng)注意的主要問題：（一）合同首部，注意寫明供需雙方的全稱（與印簽相符）、簽約日期、簽約地點；（二）正文部分，注意產(chǎn)品名稱應(yīng)具體寫明牌號、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、是否成套產(chǎn)品等；技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要明確具體；數(shù)量要明確計量單位、計量方法、正負(fù)尾差、合理秤差及自然損耗率等；運輸方式及運費負(fù)責(zé)應(yīng)具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應(yīng)明確；價格以雙

15、方約定價格為準(zhǔn)；付款方式、時間、違約責(zé)任的約定應(yīng)明確具體，有法定違約金的須按規(guī)定填寫清楚，法律未規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)明確具體的處理方式，違約責(zé)任須寫清楚約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法；糾紛處理方式選擇應(yīng)明確詳細(xì)，沒有歧義。（三）合同一律采用書面格式，國家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的則必須采用標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件、電子郵件等均為合同的組成部分。文字有修改內(nèi)容的，須雙方簽字或加蓋公章確認(rèn)。（四）合同的編號公司合同簽訂部門在擬訂合同文本時，要同時對合同進行編號，格式為：合同類另代碼（舉例）:CG采購合同XS銷售合同GC工程合同ZL租賃合同合同類別編碼方法由經(jīng)辦部門提出建議后

16、交法務(wù)部認(rèn)可，一旦確定不得自行更改。合同順序號超過兩位時按自然數(shù)順序添加位數(shù)。第三節(jié)合同的簽訂第二十九條簽訂合同應(yīng)當(dāng)遵守國家法律、法規(guī)的規(guī)定，堅持平等、自愿、公平、誠實信用的原則。第三十條除以下情況外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式訂立合同。（一）零星購買日常辦公用的低值易耗品等能及時結(jié)清的業(yè)務(wù)；（二）公司法定代表人授權(quán)不要簽訂書面合同，且不屬于重大合同的。第三十一條合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦部門按公司規(guī)定對合同進行編號，并由法務(wù)部核定。使用對方的合同編號的，在合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)由法務(wù)部按內(nèi)部格式重新給予編號。第三十二條對外簽訂合同，應(yīng)當(dāng)以企業(yè)法人名義進行。職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同；因生產(chǎn)經(jīng)營需要，需

17、以分支機構(gòu)名義對外簽訂合同的，須報公司法務(wù)部同意，并事先取得公司法定代表人授權(quán)。第三十三條對外簽訂合同，應(yīng)當(dāng)由法定代表人或其委托的代理人進行。委托代理人簽訂合同的，應(yīng)當(dāng)由法定代表人簽發(fā)法定代表人授權(quán)委托書，并在委托書中明確委托代理的權(quán)限和期限以及是否可轉(zhuǎn)委托等事項，加蓋公司公章。委托代理人代表公司簽訂合同，須在授權(quán)范圍及期限內(nèi)行使代理權(quán)，禁止越權(quán)代理。第三十四條采用信件、數(shù)據(jù)電文等形式訂立合同的，應(yīng)當(dāng)以書面確認(rèn)書作為合同成立的條件。以傳真方式簽署的合同，應(yīng)當(dāng)在條款中明確傳真件與原件具有同等法律效力。合同的末頁應(yīng)當(dāng)載有相關(guān)條款或“此頁無正文”的說明。第三十五條合同文本擬定完畢，經(jīng)相關(guān)部門和批準(zhǔn)人

18、在合同審核單上簽字確認(rèn)后，合同可以正式簽訂。由委托代理人在正式合同文本上簽字并加蓋合同專用章后，合同生效。簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用合同專用章，除特殊情況外，不得使用行政公章或以其他印章代替。合同文本兩頁以上的，應(yīng)當(dāng)加蓋騎縫章。第三十六條合同原件我方保留兩份或兩份以上，合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)向財務(wù)部門和法務(wù)部提交合同原件。保密合同按照相關(guān)部門需執(zhí)行的事項，分別摘抄報送相關(guān)部門。第四章合同的履行第三十七條合同履行涉及多個部門的，應(yīng)當(dāng)由合同經(jīng)辦部門牽頭，各部門密切配合。第三十八條合同生效后，應(yīng)當(dāng)全面履行合同。如果出現(xiàn)履行不能的情形，應(yīng)當(dāng)及時采取補救措施，減少損失或與對方協(xié)商變更或解除合同。第三十九條對合同履行過程

19、中發(fā)現(xiàn)的問題，合同經(jīng)辦部門和承辦人員應(yīng)及時處理：（一）發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容存在缺陷，無法操作，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部；（二）發(fā)生合同收款或付款延遲的，應(yīng)當(dāng)在應(yīng)收或應(yīng)付期限屆滿后七日內(nèi)通知主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門和法務(wù)部，并說明理由和擬采取的措施;（3） 履約條件發(fā)生變化，可能發(fā)生不能履行或不能全面履行合同的情形，應(yīng)當(dāng)及時與對方進行協(xié)商，采取補救措施，并將相關(guān)情況報告主管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部；（4） 發(fā)現(xiàn)合同相對方有其他不履行或不完全履行合同的行為的，合同經(jīng)辦人員除督促對方繼續(xù)履行外，應(yīng)當(dāng)立即將對方不履行或不完全履行合同的情況及時報主管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部。（五）主管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部接到報告后，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析，提出應(yīng)對措施。第

20、四十條在合同履行過程中，合同經(jīng)辦部門和合同經(jīng)辦人有證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)當(dāng)及時運用法律、法規(guī)所賦予的抗辯權(quán)維護公司的合法權(quán)益，并書面上報主管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部：（一）經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；（二）雖然尚未違約，但資信情況急劇惡化；（三）有轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金，逃避債務(wù)等行為；（四）喪失商業(yè)信譽；（五）有喪失或可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。第四十一條遇不可抗力影響合同的履行時，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方，并注意保存有關(guān)證據(jù)；在對方提出因不可抗力影響其履行時，應(yīng)當(dāng)及時要求其提交有效的證明文件。類似不能履行或不能完全履行的書面通知應(yīng)經(jīng)法務(wù)部審查后才能發(fā)出，否則由發(fā)出人員承擔(dān)因此給公司造成的經(jīng)濟損

21、失。第四十二條對擔(dān)保合同或含有擔(dān)保條款的合同，合同經(jīng)辦人員要全程跟蹤，及時檢查該合同的履行情況，特別是對擔(dān)保期限、擔(dān)保方式要高度重視，發(fā)現(xiàn)問題及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部。當(dāng)合同不能履行時，注意簽訂終止協(xié)議。第四十三條在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，合同經(jīng)辦人員及財務(wù)人員應(yīng)至少每個會計年度與合作對方對帳一次，并經(jīng)雙方簽字、蓋章，確認(rèn)債權(quán)債務(wù)。合同履行過程中對方發(fā)生合并、分立、改制或其他重大事項以及本單位或?qū)Ψ降暮贤?jīng)辦人員發(fā)生變動時，應(yīng)當(dāng)及時對帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。第四十四條公司各部門/分支機構(gòu)合同經(jīng)辦人員與企業(yè)終止勞動關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，合同經(jīng)辦部門/分支機構(gòu)應(yīng)當(dāng)

22、及時指定合同經(jīng)辦人員，并在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知對方和該合同的其他關(guān)系人。第四十五條法務(wù)部可隨時檢查合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出處理意見。第四十六條合同履行完畢，合同經(jīng)辦人員要寫出合同履行報告，連同所有書面材料形成卷宗后，按照檔案管理的要求進行歸檔。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。合同條款或法律沒有規(guī)定的，般以物資交清，工程竣工、驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。第四十七條合同經(jīng)辦部門/分支機構(gòu)應(yīng)根據(jù)以下原則妥善處理來往函電：（一）為履行合同發(fā)給或回復(fù)對方函電的內(nèi)容應(yīng)局限于對履約的通知和提示對方履行義務(wù)，未經(jīng)授權(quán)任何承辦部門和經(jīng)辦人員均無權(quán)作出有違合同的行為；（二）對

23、對方發(fā)來函電的內(nèi)容、落款對象及其身份、地址和時間應(yīng)仔細(xì)分析，發(fā)現(xiàn)異常及時報告；（三）來往函電及其封皮、郵戳應(yīng)妥善保存。第五章合同的變更、轉(zhuǎn)讓和解除第四十八條合同簽訂后確需變更的，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方當(dāng)事人并進行協(xié)商，雙方形成一致意見后，正式簽訂變更合同的書面協(xié)議。變更合同的協(xié)議在未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，應(yīng)繼續(xù)履行。特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。本辦法所稱合同變更包括對合同內(nèi)容的補充和修改。第四十九條對合同變更的評審，應(yīng)由業(yè)務(wù)主管部門組織。在評審前，合同經(jīng)辦部門/分支機構(gòu)應(yīng)提交合同變更原因和變更情況的書面文件。第五十條合同的轉(zhuǎn)讓應(yīng)當(dāng)依法進行，并通過法務(wù)部辦理相關(guān)手續(xù)。轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利的，應(yīng)及

24、時通知對方當(dāng)事人。轉(zhuǎn)讓合同義務(wù)或?qū)⒑贤瑱?quán)利、義務(wù)同時轉(zhuǎn)讓的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)對方當(dāng)事人同意。第五十一條設(shè)有擔(dān)保條款的合同進行變更和轉(zhuǎn)讓的，應(yīng)當(dāng)征得擔(dān)保人的同意。擔(dān)保人可單獨出具同意變更或轉(zhuǎn)讓的書面文件，或在變更或轉(zhuǎn)讓協(xié)議上簽章。第五十二條經(jīng)協(xié)商一致決定解除合同的，應(yīng)簽訂解除合同的書面協(xié)議，解除合同的協(xié)議在未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，應(yīng)繼續(xù)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致作出書面同意的例外。第五十三條依照合同約定或法律規(guī)定解除合同的，應(yīng)以書面形式通知對方當(dāng)事人。對方當(dāng)事人提出解除合同的，應(yīng)從維護公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制，并審查其理由是否符合法律規(guī)定或合同的約定。如有異議，應(yīng)以書面形式提出。必要時可依法提請人民法

25、院或仲裁機構(gòu)予以確認(rèn)，確保公司的合法權(quán)益得到保障。第五十四條對合同轉(zhuǎn)讓、解除的評審由業(yè)務(wù)部門組織。在評審前，合同經(jīng)辦部門應(yīng)提交合同轉(zhuǎn)讓、解除原因和合同轉(zhuǎn)讓、解除后果的書面文件。合同變更、解除應(yīng)按如下程序辦理：（一）變更或解除合同必須依照合同的訂立程序執(zhí)行，經(jīng)相關(guān)單位會審的合同，在達(dá)成變更、解除協(xié)議前，應(yīng)由簽訂單位組織原合同參與談判單位重新會審；（二）經(jīng)上級主管機關(guān)見證或工商行政管理機關(guān)等鑒證的合同，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，應(yīng)報原機關(guān)備案；（三）經(jīng)公證機關(guān)公證的合同，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，必須報公證機關(guān)重新公證，才具有法律效力。第五十五條因合同對方當(dāng)事人提出變更、解除合同而造成經(jīng)濟損失的，除法

26、律規(guī)定免負(fù)責(zé)任的以外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。第六章合同糾紛的處理第五十六條在合同履行過程中對方當(dāng)事人有違約行為的，合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)及時發(fā)出督促其履行合同、承擔(dān)違約責(zé)任的函件，同時報送業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部，并取得對方當(dāng)事人的簽認(rèn)。第五十七條對方當(dāng)事人明確表示不繼續(xù)履行合同或經(jīng)過督促對方當(dāng)事人仍然不履行合同義務(wù)的，合同糾紛由合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)處理，其他各相關(guān)部門要積極配合糾紛處理工作。委托代理人對糾紛的處理應(yīng)負(fù)責(zé)到底。合同糾紛的提出，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行。第五十八條處理合同糾紛的原則（一）堅持以事實為依據(jù)、以法律和合同約定為準(zhǔn)繩；（二）以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾

27、紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護本企業(yè)合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛；（三）因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯。因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，并盡量采取補救措施，減少我方損失。因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，分清雙方各自應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，合情合理合法解決。第五十九條法務(wù)部統(tǒng)一辦理合同糾紛案件的登記、審查。凡由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)處理的合同糾紛，有關(guān)單位/部門必須主動提供下列證據(jù)材料（原件或影印件）（一）合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議），以及與合同有關(guān)的附件、文書、電傳、圖表、電子郵件等；（二）送貨、提貨、

28、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證；（三）貨款的支付、收據(jù)憑證，有關(guān)財務(wù)賬目；（四）產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報告；（五）有關(guān)違約的證據(jù)材料；（六）其他與處理糾紛有關(guān)的材料。第六十條對于經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的合同糾紛，應(yīng)簽訂書面補充協(xié)議，由雙方法定代表人或授權(quán)委托人簽字并加蓋印章。合同經(jīng)辦部門/分支機構(gòu)合同經(jīng)辦人員對已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書、上級主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，妥善保存。對于對方當(dāng)事人在規(guī)定期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的，委托代理人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)和公司法務(wù)部匯報。第六十一條對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，由各

29、責(zé)任單位/部門配合公司法務(wù)部及時向有管轄權(quán)的人民法院申請執(zhí)行。在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，合同經(jīng)辦單位應(yīng)認(rèn)真核查對方的財產(chǎn)狀況，發(fā)現(xiàn)對方有隱匿、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)的行為應(yīng)及時向公司法務(wù)部報告。執(zhí)行中若達(dá)成和解協(xié)議的，應(yīng)簽訂協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。第六十二條各單位/部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在離任前將其任期內(nèi)的合同糾紛處理完畢。因故不能處理完畢的，應(yīng)當(dāng)將糾紛情況向繼任者作出說明，并在其離任后繼續(xù)協(xié)助解決。新任負(fù)責(zé)人對前任遺留的合同糾紛應(yīng)當(dāng)及時處理，避免發(fā)生或擴大損失。第七章合同專用章管理第六十三條合同專用章按照公司印章管理制度的規(guī)定刻制、保管和使用。第六十四條由公司法定代表人指定合同專用章保管人。合同專用章的保

30、管人須妥善保管專用章，保證印章安全；并應(yīng)如實對合同專用章的使用情況進行登記，建立臺帳。第六十五條合同專用章發(fā)生毀損、遺失的，應(yīng)當(dāng)及時報告總經(jīng)理和法務(wù)部，說明原因，并按照公司印章管理制度的規(guī)定辦理報廢和重新制發(fā)手續(xù)。合同專用章發(fā)生遺失的，應(yīng)當(dāng)及時通過有效方式通知所有業(yè)務(wù)往來單位并立即在相關(guān)媒體刊登遺失聲明，避免因印章遺失造成損失。第六十六條合同專用章僅用于合同的簽署，不得在與合同無關(guān)的文件上蓋章，不得在空白合同書或空白用紙上蓋章，不得出借。加蓋印章前必須提供合同已經(jīng)按照要求經(jīng)過評審的合同審核單。第六十七條法務(wù)部應(yīng)當(dāng)及時了解合同專用章使用情況，并將此作為合同監(jiān)督檢查的重要內(nèi)容。第八章合同及合同基礎(chǔ)

31、資料和檔案管理第六十八條合同及合同基礎(chǔ)資料作為企業(yè)對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和企業(yè)內(nèi)部的重要資料，應(yīng)當(dāng)妥善保管。公司應(yīng)當(dāng)建立健全合同及合同基礎(chǔ)資料的檔案管理制度，明確合同檔案管理部門。第六十九條合同包括合同文本及相關(guān)附件、圖表等。合同基礎(chǔ)資料包括合同評審資料、正式合同文本、合同履行過程中形成的文件資料、合同履行報告等。按照生成時間可將合同基礎(chǔ)資料分為四個部分：（一）合同簽訂前產(chǎn)生的相關(guān)資料；（二）正式合同文本；（三）合同簽訂后至合同履行完畢前產(chǎn)生的相關(guān)資料；（四）合同糾紛發(fā)生后產(chǎn)生的相關(guān)資料。第七十條合同及合同基礎(chǔ)資料生成后，原件必須及時進行編號、登記、立卷、歸檔保存。日常管理工作中應(yīng)當(dāng)使用合

32、同及合同基礎(chǔ)資料的復(fù)印件，需要使用合同及合同基礎(chǔ)資料原件的，應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的審批、歸還制度。第七十一條嚴(yán)禁涂改、毀損合同及合同基礎(chǔ)資料。第七十二條合同履行完畢或糾紛處理完畢后，合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)配合法務(wù)部及時將合同檔案按照企業(yè)檔案管理的要求，移交合同檔案管理部門集中管理。第七十三條合同檔案的借用、查閱要履行借閱手續(xù)。借閱者須愛護檔案，不得涂改、抽拆，不得擅自轉(zhuǎn)借。第七十四條合同檔案保管期限最低不得低于五年。合同履行未發(fā)生糾紛的，資料保管期限從合同全部履行完畢之日起算；發(fā)生糾紛的，資料保管期限從糾紛處理完畢之日起算。標(biāo)的額一百萬元以上的重大合同、工程合同檔案保管期不得低于十年。第七十五條合同檔案不得擅自銷毀。對于超過保管年限又確無保存價值的合同檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的相關(guān)要求進行銷毀。第九章合同的監(jiān)督檢查第七十六條公司法務(wù)部應(yīng)當(dāng)加強對合同簽訂、履行情況的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時