現(xiàn)代職業(yè)秘書實(shí)務(wù)第一章緒論

1、現(xiàn)代職業(yè)秘書實(shí)務(wù)21世紀(jì)高職高專精品教材現(xiàn)代秘書系列v現(xiàn)代職業(yè)秘書實(shí)務(wù)，譚一平編著，北京：中國人民大學(xué)出版社，2007年7月第1版（21世紀(jì)高職高專精品教材現(xiàn)代秘書系列）譚一平目 錄v第一章 緒論v第二章 秘書的基本條件v第三章 秘書的工作知識(shí)v第四章 秘書的社會(huì)常識(shí)v第五章 人際關(guān)系v第六章 交流溝通v第七章 上司辦公室的管理v第八章 接打電話v第九章 接待客人v第十章 信息工作v第十一章 上司的日程安排v第十二章 會(huì)務(wù)工作v第十三章 文書工作v第十四章 檔案管理工作v第十五章 上司出差前后的工作v第十六章 辦公自動(dòng)化v第十七章 其他工作第一章 緒論v秘書是為上司(即秘書的直接領(lǐng)導(dǎo)，本書下同

2、)而存在的。由于行業(yè)和職位的不同，“上司”們的工作千差萬別，但他們工作的本質(zhì)是一樣的，那就是“決策決策”。v為了讓領(lǐng)導(dǎo)人的決策做到科學(xué)而又及時(shí)，就必須為他們創(chuàng)造一個(gè)良好的決策環(huán)境。就需要有專門的人為領(lǐng)導(dǎo)人收集和整理各種信息。這種專門從事為領(lǐng)導(dǎo)人創(chuàng)造決策環(huán)境的工作就是秘書工作秘書工作，所以，秘書是為上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人。 第一節(jié) 秘書的含義第二節(jié) 秘書的分類u在我國大多數(shù)企業(yè)中，秘書們之間的分工似乎都不是十分明確，而且秘書負(fù)責(zé)的工作范圍也很寬，所以，給秘書分類也只能是勾勒出一個(gè)大致的輪廓。u日本著名學(xué)者田中篤子田中篤子在其秘書的理論與秘書的理論與實(shí)踐實(shí)踐一書中將秘書的日常工作分為四個(gè)層次，并

3、稱之為“鉆石圖”(見下圖)：知識(shí)鏈接v秘書的理論與實(shí)踐(引進(jìn)版)v作者：(日本)田中篤子，譯者：譚一平，高等教育出版社 (2004-06出版) 中譯本序言v親愛的中國讀者：你們好！拙著秘書的理論與實(shí)踐這次能在貴國翻譯出版，本人感到非常之榮幸！本人從1973年開始研究秘書理論并著手準(zhǔn)備寫這本書，日本的法律文化出版社在1977年第一次以現(xiàn)在的形式正式出版了本書。為了形成有自己特色的“秘書學(xué)”，我對(duì)本書進(jìn)行了多次修訂，現(xiàn)已成為一些日本大學(xué)選用的教材。因此，本書在中國翻譯出版后，如果也能選作培養(yǎng)青年學(xué)生的教材，我將非常高興。本人一直對(duì)中國人民和文化懷有深深的敬意。最早的文字都是由秘書記錄下來的，翻開秘

4、書的歷史，文字的載體經(jīng)歷了黏土、紙莎草（papyrus）和羊皮紙等形式，直到中國發(fā)明了紙。才真正實(shí)現(xiàn)了文字載體的飛躍；一想到中國有如此悠久的文明，我的敬佩之情油然而生。我們?nèi)毡臼苤袊幕亩鳚蓪?shí)在太多了！本人在年輕的時(shí)候也從事過秘書（或者稱之為上司的助理）的工作，深知這是一種需要具備相當(dāng)親和力和忍耐力的職業(yè)，但是，無論計(jì)算機(jī)如何普及，作為秘書都需要掌握一些基本的技能，這一點(diǎn)在全世界都是一樣的。由于中日兩國文化有長(zhǎng)期的交流，在現(xiàn)在的日本語中還使用相當(dāng)多的漢字，兩國文化同屬漢字圈，因此，我確信中國的讀者能充分理解本書的內(nèi)容。這本書當(dāng)初就是為那些迎接國際化挑戰(zhàn)的秘書而寫的，我相信本書對(duì)同樣面臨國際化

5、挑戰(zhàn)的中國秘書有一定的幫助。最后，當(dāng)本書在中國出版發(fā)行之際，我要對(duì)中國的高等教育出版社、日本的法律文化出版社和為翻譯本書付出辛勤勞動(dòng)的譚一平先生表示衷心的感謝！ 秘書工作“鉆石圖”“鉆石圖”圖解“鉆石圖”中的va部分工作是指參與企業(yè)經(jīng)營決策、協(xié)調(diào)與各方面的關(guān)系和負(fù)責(zé)秘書部門的管理等工作；vb部分工作包括上司辦公室的管理、負(fù)責(zé)文件起草、信息收集、日程管理、上司出差準(zhǔn)備等工作；vc部分工作包括為上司接打電話、接待客人、收發(fā)郵件等工作；vd部分工作主要足負(fù)責(zé)辦公用品管理、安檢、衛(wèi)生等行政后勤工作。第三節(jié) 秘書的起源與現(xiàn)代意義秘書的誕生一、我國古代秘書的起源v我國的秘書工作到底起源于什么時(shí)候，目前學(xué)術(shù)

6、界似乎還沒有定論，從秘書的職責(zé)是輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作這個(gè)意義上來說，早在人類還處于原始部落的時(shí)代秘書就已經(jīng)誕生了。二、現(xiàn)代意義秘書的誕生v作為一種正式的社會(huì)職業(yè)，現(xiàn)代意義上的秘書是在發(fā)明打字機(jī)之后才正式形成的。v1714年亨利米爾（Henry Mill）v 打字機(jī)的出現(xiàn)再加上速記法的改進(jìn)，大大提高了辦公室的工作效率。秘書要能夠用速記將上司口述的指示，迅速用打字機(jī)打出來，形成正式的文件，這逐漸成為歐美國家雇傭秘書的首要條件。知識(shí)鏈接v鍵盤非常悠久，早在1714年，就開始相繼有英、美、法、意、瑞士等國家的人發(fā)明了各種形式的打字機(jī)，最早的鍵盤就是那個(gè)時(shí)候用在那些技術(shù)還不成熟的打字機(jī)上的。直到1868年，“

7、打字機(jī)之父”美國人克里斯托夫拉森肖爾斯（Christopher Latham Sholes）獲打字機(jī)模型專利并取得經(jīng)營權(quán)經(jīng)營，又于幾年后設(shè)計(jì)出現(xiàn)代打字機(jī)的實(shí)用形式和首次規(guī)范了鍵盤，即現(xiàn)在的“QWERTY”鍵盤。 為什么要將鍵盤規(guī)范成現(xiàn)在這樣的“QWERTY”鍵盤按鍵布局呢？這是因?yàn)樽畛酰蜃謾C(jī)的鍵盤是按照字母順序排列的，而打字機(jī)是全機(jī)械結(jié)構(gòu)的打字工具，因此如果打字速度過快，某些鍵的組合很容易出現(xiàn)卡鍵問題，于是克里斯托夫拉森肖爾斯（Christopher Latham Sholes）發(fā)明了QWERTY鍵盤布局，他將最常用的幾個(gè)字母安置在相反方向，最大限度放慢敲鍵速度以避免卡鍵。肖爾斯在1868年

8、申請(qǐng)專利，1873年使用此布局的第一臺(tái)商用打字機(jī)成功投放市場(chǎng)。這就是為什么有今天鍵盤的排列方式。 三、秘書的性別v女性秘書真正引起社會(huì)關(guān)注，是在一戰(zhàn)期間；v由于性別特點(diǎn)而使男女秘書在工作中各自具備優(yōu)勢(shì)。一般來說，男性秘書在知識(shí)結(jié)構(gòu)、組織能力等方面占有一定優(yōu)勢(shì)；而女性秘書工作細(xì)心、善于溝通等優(yōu)勢(shì)。第四節(jié) 秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)v隨著IT技術(shù)的迅猛發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)走進(jìn)千家萬戶，秘書工作的方式也開始發(fā)生革命性的變化，而且，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)秘書的要求正也在悄悄地發(fā)生變化，因此，秘書工作的綜合化、信息化和國際化己成為歷史的潮流。一、秘書工作的綜合化v由于企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)日趨復(fù)雜化和多樣化，使秘書工作開始綜合化。比如，在公司的新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)上，秘書要像外交部禮賓司的官員那樣既能顯示出深厚的教養(yǎng)，又能嫻熟地應(yīng)付各種突然的情況；而在與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)談判時(shí)，則要求秘書有堅(jiān)韌的耐性和豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)，能處理談判中各種棘手的技術(shù)性問題。二、秘書工作的信息化v目前，利用在線辦公進(jìn)行經(jīng)營管理也可以說是一種趨勢(shì)。盡管計(jì)算機(jī)處理信息的能力是我們?nèi)祟悷o法比擬的，但是它對(duì)信息的質(zhì)量，即信息的重要性、機(jī)密性和緊急性的判斷卻無能為力，只有靠具備相應(yīng)經(jīng)營管理意識(shí)的秘書，用自己的經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)來進(jìn)行過濾和取舍。三、秘書工作的國際化1、全球化的時(shí)代2、絕對(duì)會(huì)說英語3、國際文化素養(yǎng)第五