會議管理指引手冊

1、會議管理指引手冊目錄說明 1一、會議管理的重要意義 2一會議管理成為公司快速發(fā)展的屏障 2二公司會議守則 2二、例會工具總表和角色建議 3三、例會前的準(zhǔn)備 3一制定部門例會制度 3二發(fā)例會通知 4四、例會中的過程管理 5一例會管理八要素 5二會議紀(jì)要表 5三例會中發(fā)言技巧 6四如何形成決策 8五讓每個人都很清楚自己在會后要做的工作 8六參會人員會議評價表 8七主持人例外情況處理 9五、例會后的跟蹤管理 12說明：本手冊的直接使用者是公司的各級管理人員， 其他從事項(xiàng)目管理和協(xié)調(diào)的同事均可以參 考使用；本手冊將首先在各部門層面例會進(jìn)行試行，如收效良好將考慮在全部會議中推廣使用； 在您閱讀本守則后，

2、 為鼓勵形成工作習(xí)慣， 人力資源系統(tǒng)將在一個月后對例會效果進(jìn)行 跟蹤，并聽取各方意見和反饋，以便對手冊進(jìn)行改良：跟蹤對象：各級部門經(jīng)理，各項(xiàng)目經(jīng)理 跟蹤內(nèi)容：部門例會制度，例會通知，會議紀(jì)要，參會人員評價 本手冊中所提到和運(yùn)用的工具只是希望能夠培養(yǎng)參會人員良好的會議習(xí)慣， 不具有獨(dú)占 性和排他性。一、會議管理的重要意義一會議管理成為公司快速發(fā)展的屏障開會已經(jīng)成為公司中最昂貴的一種交流活動。 有的經(jīng)理每個工作日 2/3 的時間花在開會 上，相當(dāng)多的會議被參會者認(rèn)為是效率不高！很多人反映： 開會是件挺麻煩的事情。 有人說所謂開會就是人們大聲說話卻又說不出什 么來， 會議結(jié)束后， 多數(shù)人并不十分明確

3、自己的行動目標(biāo)、資源及時間期限；也有人說開會 沒有完全理解或者認(rèn)同結(jié)論， 自己的想法和建議沒有時機(jī)充分表達(dá)。 大家似乎也都下意識地 認(rèn)為： 大多數(shù)會議是在浪費(fèi)時間、效果欠佳、 勞而無功。 失望的會議參加者能做些什么呢？ 我們發(fā)現(xiàn)， 部門例會是李寧公司里最常發(fā)生的會議， 其影響范圍涉及到每位職工的近期 工作目標(biāo)和時間安排。因此，我們制定了如何開例會的指引手冊 ，目的是為公司的管理 人員， 提供了從計劃會議到評估會議的整個過程中， 應(yīng)該如何進(jìn)行改良的建議。 本手冊對于 那些關(guān)心提高會議效率的組織者及團(tuán)隊(duì)來說尤其有用。二會議守則守則的目的在于降低工作中的會議成本，提高會議效率。一、我們提倡：會而有議

4、，議而有決，決而有行，行而有果。1能不開的會議就不開，能短開的會議就短開 2目標(biāo)不明確的會議不開3不管級別，敢于直言；會議決策，人人有責(zé) 4會中不開口，會后免再提二、我們要求1議程先行，有備而來會議召集人在會議前一周， 發(fā)出會議通知及會議的具體日程， 在會前兩天應(yīng)與全體 參會者進(jìn)行再次確認(rèn)； 參會者應(yīng)先行準(zhǔn)備議題有關(guān)資料，并于會前發(fā)給相關(guān)人員； 參會者應(yīng)當(dāng)在收到會議通知后 24 小時內(nèi)進(jìn)行回復(fù)，對于沒有議程的會議，參會者 有權(quán)拒絕；對于會議資料應(yīng)認(rèn)真閱讀，做好充分的準(zhǔn)備。2準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束 會議應(yīng)在既定的時間準(zhǔn)時開始和準(zhǔn)時結(jié)束發(fā)生不可抗力事件除外 ，會議主持人 有責(zé)任控制好會議時間，防止會議

5、偏離主題；會議主持人可以在會中進(jìn)行程序建議PS，比方修改議題和時間，但需征得參會者的同意。3不遲到，不早退，不開小差參會者遲到，需接受懲罰處理。具體標(biāo)準(zhǔn)為：總監(jiān)及以上300 元，部門經(jīng)理 100元，職工 50 元；會議召集人遲到 15 分鐘后，與會者可自行離會，召集人將被罰款，標(biāo)準(zhǔn)按以上雙 倍執(zhí)行。對于不可抗力導(dǎo)致的遲到， 應(yīng)提前向召集人做出說明，屢次說明者，個人 誠信將受到質(zhì)疑；所罰款項(xiàng)將用于會議條件的改善/學(xué)習(xí)資料的購買/部門團(tuán)隊(duì)建設(shè)；會議中所有應(yīng)置于靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，重要會議召集人有權(quán)要求關(guān)機(jī)狀態(tài)，并控制與會議無關(guān)的活動如上網(wǎng)、個人辦公、接聽、發(fā)短信等，如果違反，第次口頭警告，第二次按罰款

6、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；對于參會者的遲到和參會情況在會議紀(jì)要中應(yīng)明確記錄。4.會議決議，必定執(zhí)行會議召集人應(yīng)當(dāng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)，完成會議紀(jì)要表并發(fā)送所有參會者， 節(jié)假日順延。參會者應(yīng)自行記錄與自己有關(guān)的決議事項(xiàng)，以便盡早開展工作； 對于會議通過的決議，責(zé)任人應(yīng)落實(shí)執(zhí)行；參與者有義務(wù)就會議內(nèi)容與系統(tǒng)、部門內(nèi)同事進(jìn)行溝通分享；下一次會議之前，檢查和回憶上一次會議成果，對于時間和質(zhì)量未到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)說明原因。二、例會工具總表和角色建議例會流程表單工具會議主持人 角色建議管理責(zé)任人 角色建議參會人員 角色建議例會 前準(zhǔn) 備例會通知擬寫例會通知 進(jìn)行時間管理制定和堅持部門例 會制度確定議題和目標(biāo)認(rèn)真閱讀例會通知

7、 提前準(zhǔn)備例會 進(jìn)行會議紀(jì)要表時間管理：準(zhǔn)時開 始，準(zhǔn)時結(jié)束，PS技巧，控制跑題 引導(dǎo)討論技巧：IG 和KP技巧現(xiàn)地現(xiàn)物，當(dāng)場決 策，明確執(zhí)行人充分發(fā)表意見，會上 不開口，會后免再提 對事不對人例會 后跟 進(jìn)會議評價表2日內(nèi)發(fā)送會議紀(jì)要 表監(jiān)督執(zhí)行情況 對執(zhí)行不力現(xiàn)象態(tài) 度鮮明堅決執(zhí)行三、例會前的準(zhǔn)備一制定部門例會制度各部門可以根據(jù)自身實(shí)際情況，制定出本部門的例會制度。我們建議：小部門人數(shù)在十人以內(nèi)，工作區(qū)域集中，每1-2周開一次例會；大部門人數(shù)在十人以上，或工作區(qū)域不集中，每2周-1個月開一次例會；會議主持人的首選是經(jīng)理本人，待例會的形式逐步理順下來后，可以考慮讓部門同事?lián)屋喼抵飨?；明確例

8、會的“討論誤區(qū)”，也就是例會中不涉及的內(nèi)容，例如：防止深究發(fā)生質(zhì)量問題 的原因和責(zé)任人。例會主要內(nèi)容：1. 跟蹤上次例會的執(zhí)行情況：1對執(zhí)行到位的人員、團(tuán)隊(duì)、事件要給予明確肯定；2對沒有按期限達(dá)成目標(biāo)的人、事件要鮮明的指出，輔助/催促完成補(bǔ)救的時間和方案。2. 分享公司/系統(tǒng)會議中最新的戰(zhàn)略方向、政策及行動要求：1傳達(dá)公司/系統(tǒng)有關(guān)文件、要求，并布置相關(guān)安排；2需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)正式發(fā)文中制度傳達(dá)、促進(jìn)彼此討論、學(xué)習(xí)，催促落實(shí)和執(zhí)行；3對近期公司/系統(tǒng)/部門內(nèi)發(fā)生的事件和涉及人員，明確管理人員的態(tài)度和觀點(diǎn)， 說明什么是公司提倡的行為，什么是不提倡的行為，以便于職工明確確認(rèn)價值觀。3. 討論擬定議題：

9、注意不同的議題可以使用不同的方法，注重引導(dǎo)技巧Facilitation Skill的應(yīng)用，以提高討論溝通效率，在過程中注重“例會管理八要素”，成功運(yùn)用“發(fā)言技巧”、“形成決策的方法”，同時注意“例外情況的處理”。后附詳細(xì)內(nèi)容4. 達(dá)成行動結(jié)論：會議后形成決議，明確具體工作事項(xiàng)、時間、責(zé)任人。上述議題可根據(jù)具體的安排、方便來調(diào)整順序執(zhí)行。二發(fā)例會通知會議通知一定要具體，良好的通知表達(dá)出會議方案人精心的設(shè)計和組織，有利于讓每位參會者提前了解要結(jié)論的議題、時間分布及有關(guān)人員。部門例會通知會議日期和時間： 會議主持人： 參會人員： 記錄人：會議議題發(fā)言人討論時間1.追蹤上次例會的執(zhí)行情況分鐘2.分享：

10、公司最新動態(tài)信息例如：戰(zhàn)略、政策和活動； 個人工作進(jìn)展分鐘3.討論擬定議題請明確每個議題的目的，例如：是通報？是分享討論？還是有決策結(jié)果？1)2)3)分鐘分鐘分鐘4.達(dá)成行動結(jié)論分鐘5臨時議題分鐘四、例會中的過程管理一例會管理八要素、會議主持人的首選是經(jīng)理本人，待例會的形式逐步理順下來后，可以考慮讓部門同事 擔(dān)任輪值主席；二、例會通知通常由主持人發(fā)放；三、例會開始前，記錄人員先將此次會議應(yīng)出席人數(shù)、實(shí)到人數(shù)，及議程標(biāo)示在白板上， 一目了然；四、例會進(jìn)行的標(biāo)準(zhǔn)程序是：1上次例會中承諾事項(xiàng)的追蹤；2分享最新信息；3議題呈現(xiàn)和討論；4臨時議題討論；5宣讀行動結(jié)論。五、會議主席的職責(zé)：1營造和諧氣氛，

11、還要鮮明地執(zhí)行會議守則； 2依照議程進(jìn)行，嚴(yán)格控制時間； 3在討論環(huán)節(jié)，充分鼓勵每個人表達(dá)各自意見，尊重少數(shù)人的意見，防止會中意見一 邊倒的情形；4正確總結(jié)討論內(nèi)容；5減少與議程無關(guān)的爭論與討論；六、記錄人員的職責(zé)是：1協(xié)助主持人維持事先公布的的討論順序和時間； 2對參會人想法進(jìn)行客觀記錄；3對延伸性話題進(jìn)行記錄；4對各項(xiàng)議題結(jié)論的記錄； 5后續(xù)落實(shí)工作的記錄，并于會后交付給執(zhí)行人；七、主持人在各議題的討論完畢后，根據(jù)時間情況，進(jìn)行“臨時議題”的討論；八、主持人應(yīng)于每個議題討論結(jié)束前，宣讀此議題的結(jié)論。二會議紀(jì)要表XX年X月份部門例會會議紀(jì)要表會議時間會議地點(diǎn)會議紀(jì)要人參會人員遲到人員本次會議

12、 主要內(nèi)容本次會議 主要結(jié)論后續(xù)需要 推進(jìn)落實(shí) 的工作工作執(zhí)行人完成時間下一次例 會的時間、 主題XX年X月X日會議結(jié)束后需在一天內(nèi)，有記錄人員按固定格式撰寫會議紀(jì)要，讓經(jīng)理先行過目確認(rèn), 兩天內(nèi)email通知相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)人和參會成員。三例會中發(fā)言技巧在部分公司的例會中，我們發(fā)現(xiàn)部分參會者在表達(dá)不同看法時，要么言辭激烈，要么沉默對抗。那么，如何有效發(fā)表自己的看法，并且得到對方認(rèn)可和幫助呢？有一個有效的方法：把問題擺在我們的對面，而不是我們之間多用KP技巧；我否認(rèn)的是你的部分觀點(diǎn)，而不是你整個人。這里，我們給出會中發(fā)言的三個步驟：實(shí)際運(yùn)用時采用的語言不是一成不變的1、“你這個點(diǎn)子我很喜歡的地方是

13、。它的好處是。”2、 “你這個點(diǎn)子讓我想到。；不要講“不過、但是”3、講你自己的想法。F面是世界上優(yōu)秀經(jīng)理人在主持會議中的最正確語言范例，供您在會議實(shí)戰(zhàn)中參考。維護(hù)自尊KP1善意回應(yīng)KP2參與KP3分享KP4支持KP5開展恫論e1<pp“我認(rèn)為你能在 討論中發(fā)揮很大 作用?！本S護(hù)自 “我知道為一個 我們原本以為解 決的問題舉行會“我們今天沒有 太多時間，所以我 希望大家都能把 “我想，我們必 須記住的最重要 一點(diǎn)是我們在這“我的任務(wù)是引 導(dǎo)會議討論，但解 決方案必須由你尊“我很高興你能 參加會議。我們需 要借助你的專業(yè) 知識?！奔訌?qiáng)自 信議事實(shí)確實(shí)令 人沮喪感受。” “上次會議以 后，我

14、們?nèi)〉昧撕?大進(jìn)展事實(shí)， 這可真令人高興感受?！弊⒁饬Ψ旁趯?shí)現(xiàn)會議目標(biāo)上。”“你對議程有什 么問題嗎？”里討論是為了觀點(diǎn)”“我想我們之所以開會是因?yàn)槔碛伞眰冏约簺Q定?！?“在會上，我將 協(xié)助你們明確你 們的責(zé)任。至于如 何履行這些責(zé)任， 我想聽聽你們的 意見”澄清資料Clarify“這里倒用不上 這些信息，不過我 們要找的正是這 種類型的資料維 護(hù)自尊?！薄爸x謝你收集了 所有這些資料。你 辛苦了加強(qiáng)自 信?！?“我理解你為什 么會感到沮喪感 受。我們正在處 理的問題確實(shí)非 常棘手事實(shí)?！?“顯然這一變動事實(shí)使你們大 家都感到泄氣感 受。” “你怎么樣，？這對你們團(tuán) 隊(duì)有什么影響？” “？，你有

15、 什么情況要補(bǔ)充 嗎？”“我擔(dān)憂我們?nèi)?舊沒有了解整個 情況感受。”“我決定再核實(shí) 一下這份資料。它 似乎與我們收集的其它數(shù)據(jù)不太 符合理由?！薄笆紫茸屛衣犅?你的看法，然后我 再告訴你我的意 見。” “我知道，要記 起發(fā)生的每一件 事很難。不如我們 一步步重溫一下 當(dāng)時的情況，看看 你能不能由此想 起點(diǎn)什么?！卑l(fā)展Devel “我想，在你提 的建議中，部分內(nèi) 容對我們還是有 用的維護(hù)自尊” “這個想法真不 錯加強(qiáng)自信。）讓我們把它記下 來。” “我了解你為什 么會感到有壓力感受。這個決 定事關(guān)重大事 實(shí)。” “我們最終總算 想岀了一些建議事實(shí)，這讓人 感覺真不錯感 受?！薄澳阌惺裁唇ㄗh？”“

16、針對這一問 題，你會首先采取 哪些步驟？”“我們來看看有 沒有其它方案。我 以前曾提岀過那 個建議，不過我的 建議被否決了 理 由?！薄拔业贸姓J(rèn)我曾 經(jīng)有所疑心。不過 這確實(shí)管用感 受?！?“當(dāng)然，我有一 些建議。不過還是 你最了解自己的 工作。我能如何幫 助你想岀一些建 議？” “先別泄氣。我 們再討論討論 看?！盇gree“即使你以前遇 到過麻煩，但我相 信這次你一定能 妥善處理維護(hù)自 尊?！薄澳銦o疑是實(shí)施 這項(xiàng)建議的最正 確人選加強(qiáng)自 信?！?“我感覺你對這 個決定事實(shí)不 太滿意感受?！?“我能理解你為 什么會有點(diǎn)擔(dān)憂感受。這是個 大膽的計劃事 實(shí)?！?“，這是你 提出來的建議。你 能不

17、能負(fù)責(zé)實(shí)施 這個建議？”“我們應(yīng)當(dāng)采取 哪些步驟來實(shí)施 這個建議？”“當(dāng)我們提岀中 這個計劃時，我們 必須說明這會使 其它團(tuán)隊(duì)如何受 益想法?！?“我有信心，我 們一定能實(shí)現(xiàn)這 個計劃感受。”“我可以負(fù)責(zé)匯 報這個計劃。不 過，你為制定計劃 付出了那么多努 力，應(yīng)該由你來進(jìn) 行匯報。我能怎么 幫你嗎？”“要不要我?guī)湍?想想該如何執(zhí)行 這項(xiàng)任務(wù)？"總結(jié)Close“這是一次艱苦 的會議，不過你們 都堅持下來了 維 護(hù)自尊?！薄叭绻麤]有你“我們最終還是 作岀了決定事 實(shí)，這真讓人舒 了一口氣感 受?！?“讓我們來迅速 總結(jié)一下我們接 下來的行動步驟， 好嗎？”“我們該什么時“我們應(yīng)當(dāng)每周匯

18、報一下最新進(jìn) 展想法?！?“我想等等看。 事情可能發(fā)生變 “先試試吧，我 們在下次舉行會 議時再討論討論 它的效果?！薄叭绻悻F(xiàn)有的們，我們不可能解 “如果我想到?jīng)]候來開次會，以討化理由?！辟Y源還不夠，記得決這個問題加強(qiáng)有人能幫我事論一下我們的進(jìn)給我打個。”自信。”實(shí)，我一定會著 急的感受?！闭?？”四如何形成決策這里我們提供DDI高效決策課程中的決策五步驟，供大家參考 步驟一、設(shè)定期望、條件、內(nèi)容；步驟二、搜集資料，闡明信息；步驟三、衍生意念，創(chuàng)設(shè)方案；步驟四、評核方案，去蕪存菁；步驟五、傳達(dá)定案，實(shí)踐決策。五讓每個人都很清楚自己在會后要做的工作會議主席要利用參會者都能看到的工具筆記本+投影機(jī)

19、、白板或大白紙，引導(dǎo)成員完成下面行動表單。 千萬不要只記錄在自己的筆記本上，只有自己清楚，而別人不清楚。本表的威力很大，正確使用會讓例會開得更有成效；后續(xù)需要推進(jìn) 落實(shí)的工作工作執(zhí)行人完成時間六參會人員會議評價表本表在例會后由人力資源系統(tǒng)抽查發(fā)放，參會人員匿名填寫。目的是幫助經(jīng)理提高例會成效。評價項(xiàng)目低-評分高1.我是以客觀角度評價本次例會123452.我在會前就清楚本次例會的目的和議程123453.本次例會對上次例會承諾進(jìn)行跟蹤，并有鮮明的獎懲 管理動作123454.本次例會嚴(yán)格按照事先明確的 開始時間 執(zhí)行123455.本次例會嚴(yán)格按照事先明確的 結(jié)束時間 執(zhí)行123456 .我能在例會中

20、自由發(fā)表我的看法123457.會議過程中，有清晰的決策產(chǎn)生123458.我在會議結(jié)束后，很清楚我要做什么123459.我在會議結(jié)束后，很清楚我的冋事要做什么，以及他 她需要我支持什么/1234510.我認(rèn)為本次例會很有效。12345七主持人例外情況處理問題征兆建議并且試著說發(fā)生爭論協(xié)作和合作精神 降低。有人不愿妥協(xié)。嗓門不斷提高，情 緒開始激動。因意見不一致而 發(fā)生爭論。沒有參與爭論的 與會人員開始對會 議顯得漠不關(guān)心。與會人員不再就 事論事，而是彼此責(zé) 備。在沒有理解他人 的意見以前，與會人 員已開始進(jìn)行反駁。鼓勵輪流發(fā)言。給予每位與會人員 一定的時間發(fā)表個人的意見。在發(fā)言 時，其他人不得中

21、途打斷?？偨Y(jié)建議/行動方案。要求發(fā)生爭 論的雙方互相總結(jié)對方的觀點(diǎn)，以更 好了解彼此的意見，并發(fā)現(xiàn)雙方一致 同意的方面。宣布會間休息。利用會間休息使與 會人員冷靜下來。私下與發(fā)生爭論的 與會人員進(jìn)行交談，并在交談時運(yùn)用 合適的基本原則：善意回應(yīng)。表示你理解對方的感 受，以消除對方的負(fù)面情緒。分享。說明不停止?fàn)幷摰暮蠊?便使對方意識到爭論無助于事。參與。詢問對方能以什么其他不同 的方式參與會議討論，以爭取獲得其 他與會人員的支持?！拔覀?yōu)槭裁床幻總€人都談?wù)勛?己的意見？一個人發(fā)言時，其他人不得打斷?！薄拔蚁Ｍ銈兠總€人都能總結(jié)一 下對方的意見，以確保你們理解了 對方的意思。約翰，從你開始吧。

22、” “我們?yōu)槭裁床幌刃菹?10分 鐘？” 謹(jǐn)慎地“格雷斯，你能 不能留下來一分鐘？” “格雷斯，我知道你相當(dāng)堅持自 己的意見，而其他人卻不同意事 實(shí)。這一定讓你感到相當(dāng)沮喪感 受?！薄盃幷撝粫勾蠹也焕頃闾釋?的意見一一即使你提岀了他們應(yīng) 當(dāng)同意的建議，他們也無法聽得進(jìn) 去。”“你覺得你在接下來的時間中該 如何發(fā)言，以便其他人愿意聽取你 的建議？”控制討論會議討論成為某 位與會人員的“獨(dú) 白”，其他與會人員 集體“收聲”。某位與會人員在 發(fā)表自己的觀點(diǎn)時 占用了過多時間。某位專家滔滔不強(qiáng)調(diào)會議議程/理想結(jié)果。有禮貌 地提醒與會人員注意時間的限制，以便你能完成所有會議議題的討論。總結(jié)建議/行動

23、方案。要求與會人 員總結(jié)其發(fā)言。你或可中途打斷與會 人員的發(fā)言，并根據(jù)你的理解總結(jié)他 的意見。隨后，要求另一位與會人員 開始發(fā)言，以使討論恢復(fù)正常進(jìn)行。 “抱歉，不過我想提醒你我們的 時間有限，我們必須完成整個議程 的討論?！?“丹，你是說了解問題發(fā)生原因 的最好方法是將設(shè)計圖同原有規(guī) 格進(jìn)行比較，是吧。你的這個建議 不錯。其他人有什么建議嗎？” “我們休息10分鐘后再開始討絕地介紹自己的專 業(yè)知識，使其他與會 人員不愿意發(fā)言。某位與會人員堅 持自己的建議，而不 愿聽取其他人的觀 點(diǎn)。宣布會間休息。 在會間休息時，與 控制會議討論的與會人員私下進(jìn)行 交談，并在交談時運(yùn)用合適的基本原 則：-維護(hù)

24、自尊。防止與會人員從一個極 端走向另一個極端，由控制討論變?yōu)?一言不發(fā)。分享。向與會人員說明其行為對其 他與會人員的影響。參與。詢問與會人員能以什么其他 方式參與會議討論，要求與會人員以 不同的方式在會議上發(fā)表意見。論，怎么樣？” 謹(jǐn)慎地“比爾， 你有時間嗎？” “比爾，你的建議對這次討論非 常重要。我非常高興你能參加這次 會議?！?“你說了很多，我擔(dān)憂其他人會 不會感到插不上嘴?！薄澳阌X得該怎么讓其他人也能更 好的參與討論呢？”缺乏進(jìn)展討論進(jìn)展緩慢或 停滯不前。與會人員 進(jìn)退維谷。與會人員不發(fā)表 意見或無法協(xié)助會 議深入。整個團(tuán)隊(duì)任由你會議主持人提岀 大部分建議和作岀 大部分決定。與會人員難

25、以在 各種方案中進(jìn)行選 擇。與會人員遲遲無 法作岀決定。強(qiáng)調(diào)會議議程/理想結(jié)果。重申會 議的理想結(jié)果和達(dá)成理想結(jié)果的重 要性。仔細(xì)聆聽，善意回應(yīng)。征求與會人 員的意見、觀點(diǎn)或建議，以推動討論 進(jìn)行。宣布與會休息。利用會議休息使包 括你本人在內(nèi)的所有與會人員有時 機(jī)重振一下精神。在休息時，注意運(yùn) 用合適的基本原則：-維護(hù)自尊和參與。請求一位經(jīng)驗(yàn)豐 富的與會人員協(xié)助你發(fā)現(xiàn)問題的所 在。推后解決問題。如與會人員無法當(dāng) 場解決某一問題，要求某些與會人員 稍后在其他專家的協(xié)助下專門解決 這個問題。 “請注意，我們現(xiàn)在的目標(biāo)只是 思考一下處理這一情況的所有可 能方案?！薄盀槭裁次覀儾幻總€人輪流提一 個能改

26、善情況的建議一一哪怕這 個建議有點(diǎn)不切實(shí)際?！?“讓我們休息10分鐘，重新振 作精神?！彼较碌亍傲者_(dá)，你比任何人 都了解情況。你認(rèn)為什么原因使我 們?nèi)狈M(jìn)展？”“看起來我們并不了解某些信 息，無法立刻解決這個問題。那么， 湯姆，你和我會后再談?wù)務(wù)l能為我 們提供這些信息?！逼x正題與會人員討論會 議議程以外的話題， 或不支持實(shí)現(xiàn)會議 的理想結(jié)果。與會人員討論的 話題超前于議程的 安排，如在沒有確定 問題發(fā)生的原因以 前已開始討論解決 方案。與會人員投入比 議程規(guī)定的時間更 多時間討論某一議 題。強(qiáng)調(diào)會議議程/理想結(jié)果。要求與 會人員發(fā)表與議題相關(guān)的意見。分享觀點(diǎn)，傳情達(dá)理。向與會人員 解釋不完成

27、議程討論的后果。維護(hù)自尊和總結(jié)建議/行動方案。 小心打斷與會人員的談話，以防引起 與會人員的尷尬?？偨Y(jié)與會人員的建 議，隨后要求另一位與會人員發(fā)表自 己的意見。推后解決問題。當(dāng)與會人員提岀某 些未被列入議程相關(guān)問題時，在一張 標(biāo)為“待決問題”的掛圖上記錄這些 問題。同意在會議臨結(jié)束前或會后的 某個時間再討論這些問題?！澳隳懿荒芨嬖V我你提的這些意 見同今天會議的議題有什么關(guān)系 嗎？”“如果我們不把重點(diǎn)放在完成議 程的討論上，我們可能無法作岀決 定。這將影響我們整個的時間安 排?！?“安吉拉，盡管你不得不處理困 難的情形，但你依然從中汲取了經(jīng) 驗(yàn)教訓(xùn)。干得不錯，謝謝你。讓我 們聽聽其他人的意見吧，

28、加里？” “提姆，你說的對。這是個重要 的問題，我們不應(yīng)該把它忘了。但 這個問題同我們今天會議的目標(biāo)并不直接相關(guān)，你為什么不把它寫在待決問題掛圖上，讓我們稍后找 個時間再來討論?！弊璧K討論某位與會人員總 在其他人發(fā)言時插 嘴。某位與會人員不 時開玩笑，對會議流 程提岀反對意見，或 要求澄清。與會人員交頭接 耳。某位與會人員在 遲到或離開又回來 后要求你重復(fù)會議 內(nèi)容。鼓勵輪流發(fā)言。 禮貌地停下討論， 要求打斷其他人發(fā)言的與會人員稍 后再發(fā)言。宣布會間休息。如果某位與會人員 不斷干擾會議討論，利用會間休息時 間與該與會人員私下進(jìn)行交流，并在 交流時運(yùn)用合適的基本原則：維護(hù)自尊。認(rèn)同與會人員在會議中 的價值。分享。說明你中斷與會人員繼續(xù)發(fā) 表意見的理由。參與。詢問與會人員能以什么其它 方式參與會議討論。強(qiáng)調(diào)會議議程/理想結(jié)果。強(qiáng)調(diào)完 成議程討論和達(dá)成理想結(jié)果的重要 性，以鼓勵與會人員不要提岀任何不 必要的問題或評論。 “請等等。讓卡羅把話說完，然 后湯姆你再提岀你的意見。”"我們現(xiàn)在該休息了。休息十分 鐘，怎么樣？” 謹(jǐn)慎地“亞歷 克斯，我能和你談?wù)剢?？”私下的“亞歷克斯，你問的 問題確實(shí)很有道理。”“但我已經(jīng)在會前發(fā)給你們的材 料中答復(fù)了這些問題，我們現(xiàn)在沒 時間再來討論了?！薄澳阏J(rèn)為你能如