電腦檔案管理的基本原則PPT課件

1、電腦檔案管理的基本原則電腦檔案的管理文件夾的管理工作單的內(nèi)容平面印刷成品的管理表格的應(yīng)用主要內(nèi)容電腦檔案管理目的讓上司了解工作進(jìn)程讓同事清楚工作狀態(tài)讓自己一目了然,提升工作效率電腦檔案管理原則不允許有文件夾外的文件，文件必須全部歸檔清晰的搜索路徑：不同類文件按母、子目錄區(qū)分，同類文件按日期區(qū)分定期清理，每月一次90秒原則公司public品牌組其它部門客戶部品牌組大 路 徑對(duì)內(nèi)會(huì)議記錄服務(wù)品牌對(duì)外會(huì)議記錄To AM/AD工作單提案本客戶資料財(cái)務(wù)類傳真工作進(jìn)度類XXX0613XXX策略案子目錄及文本文件夾的管理內(nèi)容包括： 1、封面及封二的“品牌寫(xiě)真” 2、來(lái)往傳真、對(duì)內(nèi)、對(duì)外會(huì)議記錄、工 作進(jìn)度、

2、工作單、提案本、客戶資料、 財(cái)務(wù)資料等文件夾的建立每個(gè)客戶都應(yīng)建立至少一個(gè)文件夾單項(xiàng)合作客戶只需建立一個(gè)文件夾整體代理客戶應(yīng)將文件夾分三類常規(guī)文件夾財(cái)務(wù)類文件夾（如發(fā)票號(hào)、支付排期等）已完成工作文件夾文件夾的分類文件夾背貼要求按文件夾不同的厚度貼不同的背貼背貼高度要求底部離文件夾底部25cm文件夾的分類客戶：類型：編號(hào)：主要內(nèi)容按順序排列（一）A、FAX IN 客戶傳真B、FAX OUT 給客戶傳真C、CONTACT REPORT 會(huì)議記錄DE、STATUS REPORT 工作進(jìn)度表（內(nèi)、外兩種）FG、COMMUNICATION STRATEGY 全年溝通策略常規(guī)文件夾主要內(nèi)容按順序排列（二）

3、HI、MEDIA STRATEGY/INFORMATION 媒介策略/媒介資料JK、CREATIVE BRIEF(未完成)創(chuàng)意工作單、制作工作單L、RESEARCH DATA 市場(chǎng)調(diào)查資料M、CLIENTS INFORMATION 客戶提供的資料NO、OTHERS 其它常規(guī)文件夾主要內(nèi)容按順序排列A、客戶確認(rèn)的報(bào)價(jià)、合同，要求客戶付款的 通知書(shū)B(niǎo)、客戶付款的底單、客戶簽收的發(fā)票復(fù)印件財(cái)務(wù)文件夾主要內(nèi)容按順序排列A、項(xiàng)工作的創(chuàng)意策略（工作單） 每項(xiàng)工作單后附每次的修改單及修改稿B、客戶確認(rèn)的完稿、客戶確認(rèn)的打樣稿、 完稿制作單等C、最后的成品（平面類）（刻錄光盤(pán)）已完成工作文件夾為便于工作可將常

4、規(guī)文件夾與財(cái)務(wù)文件夾合并已完成工作文件夾將發(fā)展為成品檔案NO、OTHERS 其它PQ、 RS、 TU、確認(rèn)的報(bào)價(jià)、合同，要求客戶付款的通知書(shū)VW、客戶付款的底單、客戶簽收的發(fā)票復(fù)印件XYZ、 文件夾的整理文件夾的整理文件夾應(yīng)不定期清理，原則上每月一次，尤其是建立月報(bào)制度的客戶將常規(guī)文件夾中已完成的工作單及過(guò)程中單據(jù)移入已完成工作文件夾，如往來(lái)傳真、會(huì)議記錄、進(jìn)度表、媒介資料、市場(chǎng)資料等將已過(guò)期的且沒(méi)有保留價(jià)值的文件清理掉工作單的要求工作項(xiàng)目、項(xiàng)目背景目標(biāo)、目標(biāo)市場(chǎng)、承諾點(diǎn)、支持點(diǎn)競(jìng)爭(zhēng)范疇強(qiáng)制事項(xiàng)、既有策略、附件創(chuàng)作部工作單創(chuàng)意策略單主要內(nèi)容工作項(xiàng)目：一項(xiàng)工作的內(nèi)容及詳細(xì)要求項(xiàng)目背景：即項(xiàng)目來(lái)源

5、，或項(xiàng)目形成原因讓創(chuàng)作部的同事更易了解并開(kāi)始工作或比稿、或?qū)η捌趶V告的改進(jìn)、或新產(chǎn)品目標(biāo)：廣告所要達(dá)到的目標(biāo)目標(biāo)市場(chǎng)：廣告所針對(duì)的人群承諾點(diǎn)：原有的承諾，或策略設(shè)定的承諾支持點(diǎn)：對(duì)此承諾產(chǎn)品可提供的支持競(jìng)爭(zhēng)范疇：對(duì)競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品的簡(jiǎn)要介紹強(qiáng)制事項(xiàng)：Logo、Slogan等既有策略：如已有客戶已有的策略，或是經(jīng)過(guò)內(nèi)提通過(guò)的策略附件：產(chǎn)品資料或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的資料等 Creative Concept (創(chuàng)意概念) Key Copy (賣點(diǎn)) Slogan (廣告口號(hào))創(chuàng)意指引書(shū)詳細(xì)的創(chuàng)作部工作單可以讓創(chuàng)作部的同事盡快熟悉商品，及有關(guān)方面詳細(xì)的創(chuàng)意策略單可以讓創(chuàng)作部有明確的創(chuàng)意思路，工作效率更高創(chuàng)意策略單可直接

6、用于對(duì)客戶的提案，讓客戶明了創(chuàng)意思路結(jié)論：平面印刷成品的管理目的客戶需加印，我們只需按編號(hào)查找即可。加印時(shí)需改動(dòng)少部分內(nèi)容，只需按編號(hào)在平面部查找出來(lái)原文件即可修改。事后查看成品時(shí)，可直接看出完成日期、印刷次數(shù) 等內(nèi)容編號(hào)內(nèi)容X X客戶代碼工作單編號(hào)印刷次數(shù)如“大顯01060501”編碼印于印刷品背面的右下角。表格的應(yīng)用每周工作進(jìn)度表每日工作安排表項(xiàng)目進(jìn)度表CF進(jìn)度表表格包括：每周工作進(jìn)度表 用于各分公司向總公司 匯報(bào)各品牌上一周的工作進(jìn)度Status Report 每周工作進(jìn)度表每周工作進(jìn)度表CC抄送：抄送： 小姐、先生 From由：由： 部門 經(jīng)理：經(jīng)理： 組員：組員： Date日期：日期

7、： 年 月 日 Creative創(chuàng)作創(chuàng)作客戶各稱客戶各稱進(jìn)展情況及問(wèn)題描述進(jìn)展情況及問(wèn)題描述下一步工作下一步工作/完成時(shí)完成時(shí)間間完成時(shí)完成時(shí)間間負(fù)責(zé)方負(fù)責(zé)方 Media媒介媒介客戶各稱客戶各稱進(jìn)展情況及問(wèn)題描述進(jìn)展情況及問(wèn)題描述下一步工作下一步工作/完成時(shí)完成時(shí)間間完成時(shí)完成時(shí)間間負(fù)責(zé)方負(fù)責(zé)方 Finance財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)客戶各稱客戶各稱進(jìn)展情況及問(wèn)題描述進(jìn)展情況及問(wèn)題描述下一步工作下一步工作/完成時(shí)完成時(shí)間間完成時(shí)完成時(shí)間間負(fù)責(zé)方負(fù)責(zé)方 Others其他其他本周小結(jié)本周小結(jié) 本周簽合同本周簽合同 新客戶新客戶 停跟客停跟客戶戶 本周已收金本周已收金額額客戶名稱： 金額：下周收取金額下周收取金額客

8、戶名稱： 金額：客戶名稱： 金額：客戶名稱： 金額： 組員：組員： 部門主管：部門主管： （簽名） 要求按客戶描述工作進(jìn)展情況，定出下一步工作及具體工作完成時(shí)間。在完成時(shí)間一欄寫(xiě)入全部工作完成的時(shí)間。每項(xiàng)工作標(biāo)明負(fù)責(zé)方，即負(fù)責(zé)部門及負(fù)責(zé)人。每日重點(diǎn)工作安排表每日工作安排每日工作安排呈： 主管 部門： 主管： 組員： 時(shí)間：編號(hào)客戶/項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r描述今日工作安排/完成時(shí)間備注 提交人：要求主要描述每天最重要的1-3件工作。在備注欄寫(xiě)明需要其他部門協(xié)助或需要某個(gè)主管協(xié)助的工作。項(xiàng)目進(jìn)度表內(nèi)部使用表外部使用表年度：2000年項(xiàng)目項(xiàng)目11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 12一、策略制定一、策略制定1、確定策略方向2、確定宣傳媒體二、創(chuàng)意設(shè)計(jì)階段二、創(chuàng)意設(shè)計(jì)階段1、策略提案的撰寫(xiě)2、媒介推廣計(jì)劃的撰寫(xiě)3、文案、創(chuàng)意工作進(jìn)行三、調(diào)整修改三、調(diào)整修改1、策略修改2、創(chuàng)意、文案修改五、提案五、提案集團(tuán)品牌推廣策略進(jìn)度表 制作：梅10月11月注：各項(xiàng)工作時(shí)間如有變動(dòng)則相應(yīng)時(shí)間順延。C