教你熟練使用ppt

1、第 2 頁PPT的制作原則簡化文本控制文本大小避免糟糕的圖文編排保持視覺平衡保持簡介有力的版面設計第 3 頁簡化文本保持簡單限制要點與文本數量一張幻燈片上只列出一個主題思想內容務必做到精簡、短少、涵蓋重點注意控制每張幻燈片上文本行數第 4 頁 控制文件大?。簤嚎s圖片第 5 頁 避免糟糕的圖文編排第 6 頁 第 7 頁制作PPT的七個習慣一張幻燈片對應一個主題一張議程表，讓觀眾了解演講進程字體顏色與底圖呈現對比，清晰易讀加入公司Logo，增強專業(yè)感盡量使用機構VI中的標準色系適當引用圖片、圖表等幫助說明多用數字說明，增強說服力第 8 頁制作PPT注意的事項 不要選擇與演講主題不相應的模板 不要制

2、作過于絢麗的動畫效果 不要使用過多的色彩 一張幻燈片上不要使用過多的圖片 不要使用過多的字體 幻燈片張數不要過多第 9 頁幻燈片版式與字體設計幻燈片母板設定幻燈片版式設計幻燈片字體設計第 10 頁幻燈片模板與幻燈片母版什么是模板？已經設計好各種視覺元素排版、布局與整體風格的的文件。第 11 頁幻燈片模板是什么 報告模板是一套保持報告風格一致性的規(guī)范！ 版式：合理有序分布對象 文本：為文本定義外觀 背景與配色：報告的視覺風格基調第 12 頁案例：AB公司報告模板第 13 頁幻燈片母版什么是幻燈片母版？幻燈片母版幻燈片母版標題母版標題母版第 14 頁幻燈片母版設置幻燈片母版第 15 頁幻燈片版式設

3、計 幻燈片版式設計的重要性 常見的幻燈片版式 兩種版式設計工具: 借助“幻燈片版式設計”任務窗格 借助“網格與參考線“工具第 16 頁幻燈片版式設計的重要性統(tǒng)一報告的整體視覺風格第 17 頁用設計與版面來取勝標題頭影片與本文頭影片之間的設計沒有連貫性本文頭影片較標題投影片華麗，使整體失去均衡感第 18 頁用設計與版面來取勝標題頭影片與本文投影片的設計及配色都有一貫性，均衡感良好標題頭影片使用華麗的設計，產生強烈的印象第 19 頁用設計與版面來取勝 文字的設計與版面配置 字型以標楷體為基本，粗體效果會更好 若有其它字型，特黑字型最好第 20 頁用設計與版面來取勝 文字的設計與版面配置 重點要賦予

4、變化來加以強調第 21 頁用設計與版面來取勝 文字的設計與版面配置 英文PPT中不應使用太多的大寫字母第 22 頁用設計與版面來取勝 文字的設計與版面配置 不要用文章說明，只要把要點羅列第 23 頁常見的幻燈片版式上下三欄頁眉頁腳正文部分第 24 頁案例上下三欄第 25 頁常見的幻燈片版式上下兩欄頁眉正文部分第 26 頁常見的版式上下兩欄第 27 頁版式設計工具版式設計任務窗格“幻燈片版式”任務窗格提供了4大類版式設計風格： 文字版式 內容版式 文字和內容版式 其他版式第 28 頁版式設計工具網格和參考線第 29 頁幻燈片文本設置 統(tǒng)一的文本風格 幻燈片的字體 幻燈片的字號 幻燈片的字數與行數

5、第 30 頁示例：文本風格不一致第 31 頁文本設置調整后第 32 頁文本設置調整后第 33 頁如何保持文本視覺風格的一致性 統(tǒng)一的標題字體、字號、字體樣式 統(tǒng)一的正文字體、字號 標題的位置遵循母版的版面位置 簡單明了的字體顏色及樣式第 34 頁幻燈片的字體選用字體的原則 宋體 楷體 黑體華文細黑 微軟雅黑 Arial Times清晰易讀不超過三種系統(tǒng)字體第 35 頁幻燈片的字體字體顏色設置1.與背景要有足夠的反差2.顏色忌多文本字體顏色文本字體顏色文本字體顏色文本字體顏色文本字體顏色文本字體顏色文本字體顏色文本字體顏色第 36 頁幻燈片的字號這是這是1818磅的字，您看得到嗎？磅的字，您看得

6、到嗎？這是這是2020磅的字，您看得到嗎？磅的字，您看得到嗎？這是這是2424磅的字，您看得到嗎？磅的字，您看得到嗎？這是這是3030磅的字，您看得到嗎？磅的字，您看得到嗎？這是這是3636磅的字，您看得到嗎？磅的字，您看得到嗎？這是這是4444磅的字，您看得到嗎？磅的字，您看得到嗎？第 37 頁幻燈片的字數與行數 數字“七”原則 7士259 每張幻燈片最多七行 每項標題最多七個字 適當留白第 38 頁從圖示庫制作圖示 圖示庫中的圖示 組織結構圖 循環(huán)圖 射線圖 棱椎圖 維恩圖 目標圖第 39 頁圖示案例：組織架構圖董事會董事長總經理副總經理副總經理副總經理市場部銷售部客戶服務中心研發(fā)中心產品

7、設計中心網絡管理中心人力資源部財務部行政部第 40 頁圖示案例：循環(huán)圖1、主題策劃、主題策劃2、準備材料、準備材料3、排練、排練4、正式演講、正式演講演講的演講的4P4P主題策劃（主題策劃（PlaningPlaning）準備材料（準備材料（ProductionProduction）練習（練習（PractivePractive）演講（演講（PresentingPresenting）第 41 頁圖示案例：棱椎圖反饋報告反饋報告重點客戶試用重點客戶試用產品設計產品設計電話、直郵電話、直郵產生市場報告產生市場報告第 42 頁圖示案例：射線圖安徽分公司廣西分公司上海分公司江西分公司湖南分公司湖北分公司集

8、團總部集團總部第 43 頁自選圖形繪制圖示第 44 頁利用圖形溝通 文本如何圖形化 繪制圖示的工具 圖示繪制的技巧 圖片的處理技巧第 45 頁3.用圖形連接關鍵詞用圖形連接關鍵詞文本如何圖形化1.找出關鍵詞找出關鍵詞2. 找出關鍵詞的邏輯關系找出關鍵詞的邏輯關系列列 舉舉 型型交交 叉叉 型型展展 開開 性性對對 比比 型型上上 升升 型型階階 層層 型型環(huán)環(huán) 繞繞 型型循循 環(huán)環(huán) 型型擴擴 散散 型型整整 合合 型型開始結束開始結束任務任務/活動、過程活動、過程決策點決策點動作、影響、移動動作、影響、移動預測預測第 46 頁圖示的基本類型1、列舉型圖示第 47 頁圖示的基本類型2、交叉型圖示

9、第 48 頁圖示的基本類型3、展開型圖示第 49 頁圖示的基本類型4、對比型圖示第 50 頁圖示的基本類型5、上升型圖示12345第 51 頁繪制圖示的工具 1Office圖示庫圖示庫中的圖示 組織結構圖 循環(huán)圖 射線圖 棱椎圖 維恩圖 目標圖第 52 頁繪制圖示的工具 2Office繪圖工具欄決定圖形的空間位置與順序決定圖形的基本形狀第 53 頁圖示繪制的技巧 繪制箭頭 等距離復制自選圖形 多個圖形對齊的問題 在圖形中輸入文本 立方體的繪制第 54 頁圖片的處理技巧 圖片的裁剪 插入圖片的技巧 去除圖片的背景第 55 頁圖片的裁剪第 56 頁去除圖片的背景 第 57 頁圖表在簡報中的重要性

10、圖表在商務溝通中扮演著重要角色! 迅速傳達信息 直接專注重點 明確的顯示出數據間的相互關系 使信息的表達鮮明生動第 58 頁專業(yè)圖表具備的關鍵因素 每張傳遞一個明確的信息 清晰易讀 圖表少而精 圖表與標題相輔相成 前后連貫第 59 頁專業(yè)圖表遵循一定的格式標準安捷軟件公司2007年度產品銷售收入年中統(tǒng)計安捷軟件公司2007年度產品銷售收入年中統(tǒng)計￥-￥50.00￥100.00￥150.00￥200.00￥250.00￥300.00網絡軟件操作系統(tǒng)辦公軟件殺毒軟件教育軟件游戲軟件預測后續(xù)收入（萬元 人民幣）目前收入（萬元 人民幣）年初預計收入（萬元 人民幣）（數據來源：安捷軟件公司銷售部銷售報表

11、，2007年8月11日）注：銷售部門截止至8月份的相關數據顯示，網絡和游戲兩類產品的銷量無法達成年初的既定目標。標題，直觀的表現圖表的主要信息腳注，對重點內容進行說明數據來源，賦予數據可信度。圖例，對數據項進行說明第 60 頁“插入圖表插入圖表” ” 提供了方便的圖表繪制功能，在提供了方便的圖表繪制功能，在ExcelExcel和和PowerPointPowerPoint中均可以使用該功能。中均可以使用該功能。銷售額（萬元）圖例網格線數據系列刻度線標志數值軸標題背景數據單位圖表簡介第 61 頁圖表的設計與版面配置 圖表的設計與版面配置 必要的項目一定要在圖表上標明清楚 圖表的標題、刻度、軸標題或

12、單位、基點的“0” 依實際需要再加上，圖例、數據、百分比 若是參考來的就須標明出處。第 62 頁圖表的設計與版面配置 圖表的設計與版面配置 必要的項目一定要在圖表上標明清楚第 63 頁圖表的設計與版面配置 圖表的設計與版面配置 修飾成有美感的圖表技巧第 64 頁非數據類圖表組織結構圖組織結構圖地圖地圖甘特圖甘特圖流程圖流程圖概念圖概念圖矩陣圖矩陣圖董事會董事長總經理副總經理副總經理副總經理市場部銷售部客戶服務中心研發(fā)中心產品設計中心網絡管理中心人力資源部財務部行政部開始操作系統(tǒng)WindowsServer2003安裝安裝USB與索引服務與索引服務Windows 9xWindows NTWindo

13、ws 2000Windows XPz低高高低市場增長率市場相對份額明星明星問號？問號？金牛金牛瘦狗瘦狗第 65 頁數據類圖表部門銷售額成本部門一65876188部門二7510300部門三58963000合計199939488表格表格柱形圖柱形圖條形圖條形圖餅圖餅圖折線圖折線圖散點圖散點圖第 66 頁表格的設計與版面配置 表格的設計與版面配置 數據可以使用 Excel 的表格或“插入表格” 避免太過華麗，樸實的樣式較能給人信賴感第 67 頁表格的設計與版面配置 表格的設計與版面配置 文字數據可以設計美化成類似圖解的樣式第 68 頁柱形圖資料來源：IDG,聯想集團備注：表中聯想2003年所擁有的市

14、場份額不包含其后來收購的IBM個人電腦業(yè)務的份額。第 69 頁圖表的設計與版面配置 圖表的設計與版面配置 遵守圖表設計的基本規(guī)則 柱形圖表的基本規(guī)則 表現于數量的比較時使用 原則上基點必須為“0” 除非有時間的排序，原則上數值大的排前面第 70 頁圖表的設計與版面配置 圖表的設計與版面配置 遵守圖表設計的基本規(guī)則 折線圖表的基本規(guī)則 表現于數量的推移時使用 原則上基點也為“0”，但可變更基點值 有復數以上的折線，必須以線條的顏色或樣式來區(qū)分第 71 頁圖表的設計與版面配置 圖表的設計與版面配置 遵守圖表設計的基本規(guī)則 餅圖表的基本規(guī)則 表現于構成要素的比例時使用 “其它”放在最后 構成高的排在

15、前面，順時鐘的方向遞減 面積太小放不下文字時，須使用指引線第 72 頁PPT動畫效果的重要性 控制不同內容在幻燈片上的演示方式 突出重點，有效吸引受眾的注意力 有效避免受眾產生枯燥乏味情緒第 73 頁幻燈片動畫方案 動畫方案： PowerPoint預設的動畫效果 PowerPoint動畫效果的初級應用 動畫方案的工作原理： 為幻燈片上的占位符所設計 對從“繪圖”工具欄上添加的對象無效第 74 頁自定義動畫設計 四種自定義動畫效果： 進入效果 強調效果 退出效果 動作路徑效果 動畫開始時間設置： 單擊開始 之前 之后第 75 頁示例：自定義動畫效果 動畫開始時間設置： 單擊開始 之前 之后動作序

16、列第 76 頁案例1：銷售業(yè)績統(tǒng)計圖50%25%75%100%一月一月二月二月三月三月四月四月五月五月第 77 頁案例2：新產品研發(fā)階段圖反饋報告反饋報告重點客戶試用重點客戶試用產品設計產品設計電話、直郵電話、直郵產生市場報告產生市場報告第 78 頁Demo反饋報告反饋報告重點客戶試用重點客戶試用產品設計產品設計電話、直郵電話、直郵產生市場報告產生市場報告第 79 頁案例3：新產品上市萬眾矚目世紀經典閃亮登場！第 80 頁Demo萬眾矚目世紀經典閃亮登場！第 81 頁案例4：產品銷售生命周期圖進入階段進入階段成長階段成長階段成熟階段成熟階段衰退階段衰退階段市場總銷售額市場總銷售額8700870

17、0萬萬20002000年年6 6月月20032003年年1212月月20062006年年1 1月月20072007年年5 5月月5000000150000001000000020000000第 82 頁Demo進入階段進入階段成長階段成長階段成熟階段成熟階段衰退階段衰退階段市場總銷售額市場總銷售額87008700萬萬20002000年年6 6月月20032003年年1212月月20062006年年1 1月月20072007年年5 5月月5000000150000001000000020000000第 83 頁案例5：圖表動畫效果第 84 頁Dmeo第 85 頁幻燈片切換 有效避免受眾在長時間演

18、講中視覺疲憊 突出重點部分的內容第 86 頁多媒體的應用插入視頻對象插入聲音對象插入Flash動畫錄制語音旁白第 87 頁如何錄制旁白 ppt本身就具有“錄制旁白”的功能，但在錄制之前，計算機上需要安裝“聲卡”和“話筒”。a【幻燈片放映】【錄制旁白】，會顯示當前可用的磁盤空間和最大錄制時間b如果是首次錄制旁白，那么需要對話筒進行設置，可以設置話筒的音量和級別c若要設置錄制聲音的級別和屬性，可以單擊【更改質量】第 88 頁如何調用CD音樂 音樂在演示文稿中被多次調用時，演示文稿將變的特別大 ，如何操作？ 利用“對象”【插入】【對象】，由文件創(chuàng)建，瀏覽到要插入的CD音樂，然后選中“鏈接” 利用“超

19、鏈接”【幻燈片放映】【動作按鈕】命令，在級聯菜單中選擇一個動作按鈕進行插入，在“動作設置”中選中“超級鏈接到其他文件” （注意：我們不但可以調用CD音樂，像MP3等音樂也是可以調用的）第 89 頁設置動作按鈕動作按鈕：自定義動作按鈕：自定義動作按鈕：第一張動作按鈕：第一張動作按鈕：幫助動作按鈕：幫助動作按鈕：信息動作按鈕：信息第 90 頁設置動作按鈕動作按鈕：后退動作按鈕：后退動作按鈕：前進動作按鈕：前進動作按鈕：開始動作按鈕：開始動作按鈕：結束動作按鈕：結束第 91 頁設置動作按鈕動作按鈕：上一張動作按鈕：上一張動作按鈕：文檔動作按鈕：文檔動作按鈕：聲音動作按鈕：聲音動作按鈕：影片動作按鈕：

20、影片第 92 頁演講中的放映控制 定位幻燈片 控制屏幕顯示 黑屏/白屏 顯示演講者備注 利用指針添加批注第 93 頁設置放映方式 PPT的放映： 設置放映方式 設置動作按鈕 演講中對幻燈片放映控制第 94 頁設置放映方式 幻燈片的放映類型 演講者放映（全屏幕） 觀眾自行瀏覽（窗口） 在展臺瀏覽（全屏幕）第 95 頁設置放映方式 指定幻燈片放映 設定幻燈片的播放頁碼 使用自定義放映第 96 頁演講者模式設定方法第一步，外接上幻燈機或者顯示器。選擇第二個監(jiān)視器，然后擴展桌面第 97 頁演講者模式設定方法第二步，進入PowerPoint2003，選擇“幻燈片放映”菜單下的“設置放映方式”第 98 頁

21、演講者模式設定方法第三步，進入如下圖所示的設定第 99 頁演講者模式設定方法第四步，按F5鍵放映幻燈片，即可進入如下圖所以得 演講者模式第 100 頁PPT的打印輸出技巧 制作會議講義 發(fā)布為網頁形式 發(fā)送到 word第 101 頁操作界面操作界面標題欄標題欄工具欄工具欄菜單欄菜單欄編輯區(qū)編輯區(qū)視圖欄視圖欄狀態(tài)欄狀態(tài)欄滾動條滾動條五種視圖方式：五種視圖方式：1.1 PowerPoint的視圖的視圖（1）幻燈片視圖）幻燈片視圖 （2）大綱視圖）大綱視圖 （3）幻燈片瀏覽視圖）幻燈片瀏覽視圖 （4）備注頁視圖）備注頁視圖 （5）幻燈片放映視圖）幻燈片放映視圖PowerPointPowerPoint

22、制作制作構思準備文稿中所需要的圖片、聲音、動畫等文件重要的三步驟：重要的三步驟：確定方案：對文稿的整個構架作設計2.1 前期三步驟前期三步驟準備素材：1、新建空白文檔2、根據模板新建3、根據向導新建 2.2 基本操作基本操作 新建新建PowerPoint文檔文檔1、選擇空白版式；2、選擇合適的版式；3、編輯現有版式。插入了幻燈片，接下來就是向其中添加各種內容媒體。 2.2 基本操作基本操作 插入幻燈片插入幻燈片文字輸入后可編輯，如設置等，并可以任意改變文本框的位置和大小。 2.2 基本操作基本操作 添加文本添加文本1、插入圖片2、繪制圖形 3、插入藝術字對編輯好的多個圖形，可以進行“組合”。2

23、.2 基本操作基本操作 添加圖形添加圖形插入圖表和結構圖插入圖表和結構圖 2.2 基本操作基本操作 1、插入聲音2、插入視頻3、媒體播放器對象 2.2 基本操作基本操作 插入聲音和視頻插入聲音和視頻 插入插入Flash動畫動畫 2.2 基本操作基本操作 1、幻燈片切換 2、幻燈片動畫方案 3、自定義動畫 2.2 基本操作基本操作 設置動畫設置動畫 動畫類型：進入、強調、退出、路徑 動作條件：單擊、按鍵、定時、之前、之后、觸發(fā) 附加特性：速度、聲音 根據教學的需要，確定幻燈片的放映次序、動作的跳轉等?？梢越⒁恍﹦幼靼粹o，如 “上一步”，“下一步”、“幫助”、“播放聲音”和“播放影片”文字按鈕或

24、圖形按鈕等。2.2 基本操作基本操作 幻燈片的鏈接幻燈片的鏈接1、自定義放映 2、幻燈片的調試 鏈接是否正常；各種內容出現順序、速度、時間是否正確；顯示效果。2.3 放映與調試放映與調試幻燈片的放映和調試幻燈片的放映和調試 PowerPointPowerPoint技巧技巧 PPT版面設計技巧版面設計技巧、保持簡單 2、 限制要點與文本數量3.1 版面設計技巧版面設計技巧3、限制過渡與動畫 4、使用高質量的圖片 5、建立一個視覺主題3.1 版面設計技巧版面設計技巧6、 應用適當的圖表圓餅圖圓餅圖柱狀圖柱狀圖條形圖條形圖曲線圖曲線圖表格表格3.1 版面設計技巧版面設計技巧7、使用好色彩、使用好色彩

25、8、選擇適當的字體、選擇適當的字體9、應用視頻或音頻、應用視頻或音頻10、花時間對幻燈片進行細分、花時間對幻燈片進行細分3.1 版面設計技巧版面設計技巧1、點擊菜單“視圖工具欄大綱”，調出“大綱”窗口。2、在大綱窗口，將光標移到文字要分隔的地方，按下回車鍵就可以了?；脽羝焖僖环譃槎脽羝焖僖环譃槎?.2 PPT編輯技巧編輯技巧1、點擊菜單“視圖網格線和參考線”，在打開的對話框中，選中“對象與網格對齊”及“屏幕上顯示繪圖參考線”項。2、確定后，屏幕上將顯示十字參考線，可以隨意拖動以調整好參考線的位置。3、將要對齊排列的對象拖到參考線附近，它們會自動吸附到參考線上并對齊。使用參考線快速對齊圖形

26、使用參考線快速對齊圖形3.2 PPT編輯技巧編輯技巧使用使用“對齊或分布對齊或分布”來快速對齊圖形來快速對齊圖形1、點選所有要對齊的對象；2、單擊繪圖工具欄上的“繪圖”按鈕，在彈出菜單的“對齊或分布”中根據需要選擇。3.2 PPT編輯技巧編輯技巧快速微調對象位置快速微調對象位置普通調整普通調整 ：按10個像素為單位進行調節(jié)；方向鍵微調：方向鍵微調：按下Ctrl鍵不放，再連續(xù)按方向鍵移動。鼠標微調：鼠標微調：按下Alt鍵不放，再用鼠標拖動。細微調整細微調整 ：按1個像素為單位進行調節(jié)；3.2 PPT編輯技巧編輯技巧快速對齊小數點快速對齊小數點1、點擊菜單“視圖標尺”，顯示標尺；2、點擊添加一個帶

27、小數點的制表符；3、光標移到每一個數字的前面，并按Tab鍵。3.2 PPT編輯技巧編輯技巧減少占位符的邊空減少占位符的邊空1、右擊占位符的邊框，選擇“設置占位符格式”（如果是用繪圖工具畫的文本框，則選擇“設置文本框格式”），在打開的對話框中點選“文本框”選項卡；2、根據自己的需要修改“內部邊距” 。3.2 PPT編輯技巧編輯技巧層次分明層次分明右擊對象， 可以選擇“疊放次序”3.2 PPT編輯技巧編輯技巧發(fā)送發(fā)送word文檔內容文檔內容3.2 PPT編輯技巧編輯技巧調整對象與文字大小不符調整對象與文字大小不符3.2 PPT編輯技巧編輯技巧撤銷操作撤銷操作1、“撤銷”命令快捷方式：Ctrl-Z；2、 提高撤銷上限選擇“工具”-“選項”，點擊“編輯”標簽。在“撤銷”區(qū)域的“最多可取消操作數”字段輸入你想要的數值。3.2 PPT編輯技巧編輯技巧