督辦管理標(biāo)準(zhǔn)

1、Q/GCL-XNY 21403-20151范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了協(xié)鑫新能源控股有限控股公司甘肅分公司(下稱甘肅分公司)行政督辦的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與方法、報(bào)告和記錄。本標(biāo)準(zhǔn)適用于甘肅分公司及所屬部門(mén)督辦工作的實(shí)施與管理工作。2定義督辦工作是指針對(duì)省公司領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)各種重要會(huì)議和文件所決策和制訂的重要工作內(nèi)容或口頭指示和書(shū)面批示，由省公司督辦工作人員匯總并督促相關(guān)責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人員,在指定的時(shí)間內(nèi)完成指定的工作任務(wù)，發(fā)揮工作提醒、協(xié)調(diào)、督促和反饋?zhàn)饔茫源_保各項(xiàng)工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)達(dá)到預(yù)定的要求和目標(biāo)。3管理職責(zé)3.1 甘肅分公司人事行政部是工作督辦的執(zhí)行者，負(fù)責(zé)督辦事項(xiàng)的記錄、收集、整理、督辦和考核。省公

2、司總經(jīng)理以及公司其他領(lǐng)導(dǎo)安排的工作事項(xiàng)統(tǒng)一由督辦人員負(fù)責(zé)督辦，跟蹤執(zhí)行情況并匯總結(jié)果。副總經(jīng)理/總經(jīng)理助理協(xié)助督辦人員與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通確認(rèn)督辦單內(nèi)容、結(jié)果、反饋、考核意見(jiàn)等工作。3.2 各部門(mén)根據(jù)督辦要求及時(shí)向督辦人員反饋所承辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況或結(jié)果。3.3 人事行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目公司相應(yīng)條線的督辦事項(xiàng)進(jìn)行記錄、收集、整理、督辦和考核。3.4人事行政部負(fù)責(zé)根據(jù)發(fā)布的督辦考核結(jié)果執(zhí)行。4管理內(nèi)容與方法4.1 督辦事項(xiàng)的主要來(lái)源包括但不限于以下內(nèi)容：4.1.1 各類會(huì)議紀(jì)要中明確的工作事項(xiàng)。4.1.2 文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中領(lǐng)導(dǎo)所作的批示。4.1.3 領(lǐng)導(dǎo)口頭交辦的事項(xiàng)。4.1.4 領(lǐng)導(dǎo)以其他方式交辦的工作事

3、項(xiàng)。4.2 督辦事項(xiàng)的整理督辦人員必須對(duì)各督辦事項(xiàng)進(jìn)行整理,明確工作內(nèi)容、責(zé)任部門(mén)/人、時(shí)間要求、所要達(dá)到的要求或目標(biāo)等要素，表述應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，不能模棱兩可，防止產(chǎn)生歧義，必要時(shí)應(yīng)向督辦事項(xiàng)下達(dá)者核實(shí)確認(rèn)各要素。4.3 督辦流程4.3.1 擬辦：在省公司領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策、重要工作部署之后，督辦人員根據(jù)需要督辦的事項(xiàng)及時(shí)擬發(fā)督辦工作流程。督辦工作流程中包括承辦部門(mén)（主辦部門(mén)、協(xié)辦部門(mén)）、承辦時(shí)限和工作要求等。4.3.2 督辦：各項(xiàng)要求督辦的工作流程一經(jīng)正式發(fā)出，即采用郵件督辦流程進(jìn)行督辦。承辦部門(mén)接受督辦任務(wù)后，應(yīng)按要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)保質(zhì)、保量完成工作，特別是對(duì)時(shí)限緊迫、內(nèi)容重大的事項(xiàng)要以即到、即

4、辦的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。4.3.3 催辦：為及時(shí)了解督辦事項(xiàng)的運(yùn)行情況和辦理情況，督辦機(jī)構(gòu)通過(guò)發(fā)催辦單或直接到承辦部門(mén)催辦等形式，適時(shí)加以催辦督辦。同時(shí)積極協(xié)助承辦部門(mén)解決工作中遇到的困難。4.3.4 辦結(jié)：承辦部門(mén)在工作任務(wù)完成后，應(yīng)及時(shí)在郵件上回復(fù)辦理情況，分管領(lǐng)導(dǎo)將對(duì)承辦部門(mén)的回復(fù)情況進(jìn)行審核。對(duì)不符合交辦要求的，要退回承辦機(jī)構(gòu)補(bǔ)辦或重辦；對(duì)符合交辦要求的，呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)閱知。4.3.5 歸檔：督辦事項(xiàng)辦結(jié)后，督辦人員應(yīng)將各種有關(guān)的文字材料，包括領(lǐng)導(dǎo)批示、辦結(jié)報(bào)告、檢查反饋等，整理歸檔。4.3.6 考核：督辦事項(xiàng)的辦結(jié)情況納入各承辦部門(mén)績(jī)效考核管理范疇。4.3.7 督辦管理流程(見(jiàn)附錄A)。4.4 督辦

5、結(jié)果通報(bào)督辦結(jié)果以雙周工作匯報(bào)的形式向省公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行報(bào)告。4.4.1 雙周督辦匯報(bào)的主要內(nèi)容是對(duì)各項(xiàng)督辦工作的進(jìn)展情況進(jìn)行通告，起到引導(dǎo)、催辦和協(xié)調(diào)的功能。4.5 督辦責(zé)任和要求4.5.1 及時(shí)：督辦事項(xiàng)經(jīng)交辦領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，督辦人員須在24小時(shí)內(nèi)向承辦責(zé)任部門(mén)/人做出工作確認(rèn)；對(duì)于完成時(shí)限在3天以內(nèi)的督辦事項(xiàng)，應(yīng)在工作任務(wù)確認(rèn)后4小時(shí)內(nèi)發(fā)出督辦工作流程。4.5.2 準(zhǔn)確：對(duì)督辦事項(xiàng)的內(nèi)容、完成時(shí)限、責(zé)任主體及目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等要素的描述應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保不會(huì)引起歧義。4.5.3 認(rèn)真：督辦機(jī)構(gòu)要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，高質(zhì)量地完成督辦工作。4.5.4 客觀：對(duì)督辦結(jié)果的評(píng)判應(yīng)實(shí)事求是，客觀公正，既不夸大也不隱瞞

6、。4.5.5 公正：提出考核意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)分清責(zé)任，辯明是非，處罰力度恰如其分。4.5.6 保密：對(duì)于涉及機(jī)密的督辦事項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行控股公司信息管理規(guī)定。4.5.7 協(xié)調(diào)：督辦過(guò)程中，督辦人員要加強(qiáng)與被督辦部門(mén)之間的溝通與聯(lián)系。對(duì)涉及幾個(gè)職能部門(mén)的事項(xiàng)，部門(mén)之間有意見(jiàn)分歧不能解決時(shí)，應(yīng)做好協(xié)調(diào)工作。4.5.8 辦結(jié)：凡列入并經(jīng)省公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)的督辦工作事項(xiàng)，都應(yīng)當(dāng)有明確的督辦結(jié)論；凡未按時(shí)按質(zhì)完成的工作，應(yīng)如實(shí)向省公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)度及原因，并提出具體處理意見(jiàn)。不得久拖不辦或不了了之。4.6 檢查與考核4.6.1 督辦部門(mén)依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各部門(mén)實(shí)施考核，每季一次將考核結(jié)果匯總并交由績(jī)效考核部門(mén)，同時(shí)接受省公

7、司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督與考核。4.6.2 督辦工作實(shí)行一事一考核、半月一通報(bào)、一季一兌現(xiàn)，以扣罰責(zé)任人/部門(mén)績(jī)效分的方式實(shí)施考核并在每季績(jī)效考核時(shí)兌現(xiàn)，同時(shí)記入個(gè)人/部門(mén)年終績(jī)效。4.6.3 督辦人應(yīng)核實(shí)確認(rèn)各項(xiàng)督辦工作的要素，確保與領(lǐng)導(dǎo)意圖一致；若發(fā)生要素差錯(cuò)導(dǎo)致督辦工作無(wú)法按計(jì)劃執(zhí)行，督辦人員當(dāng)季考核績(jī)效將進(jìn)行酌情評(píng)定等級(jí)。4.6.4 督辦工作下達(dá)前，督辦人員應(yīng)與工作承辦人（部門(mén)）進(jìn)行溝通。若承辦人對(duì)工作事項(xiàng)提出異議，督辦人員應(yīng)及時(shí)將承辦人意見(jiàn)反饋相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)決定是否對(duì)督辦要素做出調(diào)整。如果因督辦人員溝通不力導(dǎo)致督辦工作無(wú)法按計(jì)劃執(zhí)行，將對(duì)督辦人員當(dāng)季績(jī)效進(jìn)行考核。4.6.5 承辦人（部

8、門(mén)）對(duì)督辦事項(xiàng)內(nèi)容、要素有異議時(shí)，必須在督辦工作流程發(fā)出之前或收到督辦工作流程當(dāng)天提出，否則即視為無(wú)異議。若提出的意見(jiàn)未得到采納，應(yīng)仍按通知單中規(guī)定的各督辦要素執(zhí)行。4.6.6 督辦工作在執(zhí)行過(guò)程中若情況發(fā)生變化無(wú)法按原計(jì)劃實(shí)現(xiàn)時(shí)，承辦人（部門(mén)）應(yīng)在情況發(fā)生變化起24小時(shí)內(nèi)向督辦人員說(shuō)明情況并提出調(diào)整意見(jiàn)，督辦人員在核實(shí)情況并報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，重新發(fā)出督辦工作流程，同時(shí)廢止原單。若未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出調(diào)整意見(jiàn)，且未能在原規(guī)定的期限完成工作，則無(wú)論最終督辦要素是否得到調(diào)整，均應(yīng)記作一次工作延誤而予以考核。若承辦人意見(jiàn)未得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，則仍按原明確的各督辦要素執(zhí)行。4.6.7 對(duì)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)未完成或雖完成但未達(dá)要求的督辦事項(xiàng)，由督辦人員啟動(dòng)考核程序?？己耸马?xiàng)由督辦部門(mén)提出考核意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理簽批。5報(bào)告和記錄附錄B 督辦工作催辦單附錄C 督辦考核結(jié)果反饋表附加說(shuō)明本標(biāo)準(zhǔn)由省公司標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提出。本標(biāo)準(zhǔn)由省公司人事行政部負(fù)責(zé)起草或修訂。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草、起草人：郭 斌審核人：馬志勛審 定：馬志勛審 批