優(yōu)化工作方法(20100421)

1、科學(xué)的工作方法科學(xué)的工作方法主講人主講人: :俞傳寶俞傳寶20102010年年0404月月2121日日 題廬山仙人洞題廬山仙人洞 毛澤東毛澤東暮色蒼茫看勁松，暮色蒼?？磩潘?，亂云飛渡仍從容。亂云飛渡仍從容。天生一個仙人洞，天生一個仙人洞，無限風(fēng)光在險峰。無限風(fēng)光在險峰。 目目 錄錄第1章 使你的工作系統(tǒng)化第2章 學(xué)會用PDCA循環(huán)法第3章 計(jì)劃化你的工作第4章 給你的工作吃“高效丹”第5章 用圖表來檢查你的工作第第1章章使你的工作系統(tǒng)化使你的工作系統(tǒng)化在旁觀者看來，不整潔的工作場所除了在旁觀者看來，不整潔的工作場所除了反映出工作者頭腦混亂以外，不再代表反映出工作者頭腦混亂以外，不再代表其他。其

2、他。1.1 你的工作需要系統(tǒng)化你的工作需要系統(tǒng)化辦公室的辦公室的5S5S運(yùn)動：運(yùn)動：5S起源于日本，就是整理（起源于日本，就是整理（SEIRI）、整頓（）、整頓（SEITON）、）、清掃（清掃（SEISO）、清潔（）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（）、素養(yǎng)（SHITSUKE）五個項(xiàng)目，因日語的羅馬拼音均以五個項(xiàng)目，因日語的羅馬拼音均以“S”開頭，簡稱為開頭，簡稱為5S。5S運(yùn)動提出的目標(biāo)簡單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個干運(yùn)動提出的目標(biāo)簡單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境。凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境。5S的倡導(dǎo)者相信，的倡導(dǎo)者相信，保持工作環(huán)

3、境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最最大程度地提高工作效率。大程度地提高工作效率。1.2 開始系統(tǒng)化你的工作開始系統(tǒng)化你的工作系統(tǒng)化你的工具系統(tǒng)化你的工具（1）基本工具。（2）復(fù)印機(jī)。（3）傳真機(jī)。 （4）電腦。提醒：提醒：在我們試著改變工作的過程中，常常會陷入這樣的困境：試著解決復(fù)雜的問題而忽略了基本的問題。而基本的問題卻是任何一位工作者每天都要處理的，包括他的辦公桌、椅子、電腦、訂書機(jī)、文件夾、檔案夾、電腦U盤、還有更多的其他東西。系統(tǒng)化你的文件系統(tǒng)化你的文件（1）工作檔）工作檔:用來整理目前進(jìn)行的專案和固定的工作。用來整理目

4、前進(jìn)行的專案和固定的工作。A.立即可用的資料 B.“待議”的項(xiàng)目C.固定事務(wù)D.目前的專案E.問題檔 教你一招：教你一招：（1）根據(jù)使用的頻率來整理文件。最常用的放手邊。（2）將所有不用的文件移走，不要讓它們占據(jù)你的工作檔。（3）確定你為每一專案和活動都建立了檔案。把每一個檔案清楚地貼上標(biāo)簽。（2）資料檔。）資料檔。 列出你的資料檔項(xiàng)目清單。 建立資料檔時需要考慮的兩件事：A.怎樣的資料才有保存價值？B.你的資料檔方便查閱嗎？ 幫助你將自己資料檔結(jié)構(gòu)化的做法：A.列出你工作的主要內(nèi)容，例如：合約、產(chǎn)品開發(fā)、預(yù)算等。這些可以成為你資料檔的類別。B.檔案夾應(yīng)根據(jù)所確定的類別，做清楚且適當(dāng)?shù)臉?biāo)示。C

5、.查現(xiàn)存的檔案，然后去掉沒用的檔案。D.一個抽屜存放一個或多個類別。E.將檔案按字母順序排列。F.用大而清楚的字標(biāo)示檔案抽屜和檔案夾，以方便查閱并方便歸檔。第第2章章學(xué)會用學(xué)會用PDCA循環(huán)法循環(huán)法它是一種很科學(xué)的管理程序，同時也是一種很科學(xué)的工作程序。2.1 認(rèn)識認(rèn)識PDCA循環(huán)法循環(huán)法什么是什么是PDCA？這是四個英文字母，分別代表計(jì)劃這是四個英文字母，分別代表計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（）、執(zhí)行（Do ）、檢查）、檢查（Check）、修正再執(zhí)行（）、修正再執(zhí)行（ Action）。）。第第3章章計(jì)劃化你的工作計(jì)劃化你的工作他每天早晨都要計(jì)劃一天的具體事務(wù)，并認(rèn)真加以貫徹。這猶如一條紅線，引導(dǎo)他

6、走出生活中繁忙的迷宮。有條理的時間安排就像一線光明，沖破他生活的樊籬。哪里沒有計(jì)劃，哪里的時間配置就不合理，混亂就會降臨到哪里。 維克多 雨果3.1 鎖定工作的目標(biāo)鎖定工作的目標(biāo)未了解目的港口的人無法一帆風(fēng)順。 塞內(nèi)卡 有效目標(biāo)的有效目標(biāo)的“SMART”SMART”原原則：則：明確的（明確的（Specific）；）；可量化的（可量化的（Measurable）；）；切實(shí)可行的（切實(shí)可行的（Achievable）；）；注重結(jié)果的（注重結(jié)果的（Result-oriented）；）；有時間限制的（有時間限制的（Time-limited）。）。 出差的目的出差的目的明確化。明確化。 費(fèi)用的預(yù)算目標(biāo)費(fèi)用的

7、預(yù)算目標(biāo)可量化。可量化。 時間目標(biāo)時間目標(biāo)有時間限制的。有時間限制的。 可以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)?？梢詫?shí)現(xiàn)的目標(biāo)。 注重結(jié)果的。注重結(jié)果的。出差目標(biāo)設(shè)定出差目標(biāo)設(shè)定 剝洋蔥法剝洋蔥法 目標(biāo)多杈樹目標(biāo)多杈樹樹干代表目標(biāo)；樹干代表目標(biāo)；每一根樹杈代表子目標(biāo)。葉子代表實(shí)現(xiàn)子目標(biāo)的因素。在目標(biāo)多杈樹中，目標(biāo)與子目標(biāo)的關(guān)系：在目標(biāo)多杈樹中，目標(biāo)與子目標(biāo)的關(guān)系：A、子目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的策略；B、目標(biāo)是子目標(biāo)的結(jié)果；C、子目標(biāo)實(shí)現(xiàn)之“和”一定是目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。描繪目標(biāo)多杈樹的技巧：描繪目標(biāo)多杈樹的技巧：首先，寫下你的目標(biāo)；然后，思考實(shí)現(xiàn)目標(biāo)有哪些策略，列出并添加到子目標(biāo)框里；最后，考慮完成每個子目標(biāo)的因素，添加到葉子代表的

8、框里。3.2 信息過濾器信息過濾器如果我們只會一味地搜集資料，而不會加以利用，那么我們擁有的資料與垃圾桶里的垃圾并無兩樣?！罢加姓加小毙畔⒌乃姆N主要方信息的四種主要方法：法：（1）閱讀法；（2）捕捉法；（3）調(diào)查法；（4）交換法。3.3 合理決策合理決策決策是計(jì)劃工作的核心。決策是計(jì)劃工作的核心。（1）什么是決策？）什么是決策？決策是一個為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)而從兩個或多個可供選擇的方案中選擇決策是一個為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)而從兩個或多個可供選擇的方案中選擇合理方案的合理方案的判斷和選擇判斷和選擇的過程。的過程。（2）決策過程：）決策過程：（3）制訂決策：）制訂決策：VSAFE快速決策法快速決策法 頭腦風(fēng)暴法

9、頭腦風(fēng)暴法 背景說明背景說明頭腦風(fēng)暴法又稱智力激勵法，是由美國創(chuàng)造工程專家A F 奧斯本于1939年首次提出、1953年發(fā)表的一種激發(fā)創(chuàng)造性思維的方法。 方法大意方法大意實(shí)際上是一種別開生面的小組暢談會。 具體操作一：準(zhǔn)備階段。具體操作一：準(zhǔn)備階段。（1）選定議題；（2）選定參加者（一般不超過10名），并事先挑選好記錄員；（3）確定會議時間和場所；（4）準(zhǔn)備好海報(bào)紙或大白紙、記錄筆等用于記錄的工具；（5）布置場所；（6）會議主持人應(yīng)掌握頭腦風(fēng)暴法的一切細(xì)節(jié)問題。因此會議主持人應(yīng)熟讀本法，做到徹底了解。如應(yīng)了解本法的四大原則，實(shí)施要點(diǎn)等等。 具體操作二：實(shí)施階段。具體操作二：實(shí)施階段。（7）開始

10、頭腦風(fēng)暴法會議時，會議主持者首先必須向參加者簡介該方法大意，應(yīng)注意的問題，如四大原則；（8）會員暢所欲言；（9）記錄員記錄參加者激發(fā)的靈感；（10）結(jié)束會議；（11）將會議記錄整理分類后展示給參加者；（12）從結(jié)果和可行性兩個方面評價各種方案。（13）選擇最合適的方案，應(yīng)盡可能采用會議中激發(fā)出來的方案 實(shí)施要點(diǎn)：實(shí)施要點(diǎn)：（1）選擇議題應(yīng)注意： 議題的選擇必須合乎參加者的層次和關(guān)心程度； 議題的內(nèi)涵應(yīng)該明確，而不應(yīng)該模棱兩可、似是而非。（2）盡量利用激發(fā)出來的靈感；（3）主持人須知： 主持人必須熟悉頭腦風(fēng)暴法，并且通曉它的原則； 及時阻止混亂的場面； 及時宣告會議的結(jié)束。（4）記錄員要將所有人

11、設(shè)想的大意清晰地記錄在海報(bào)紙上。 四大原則：四大原則：（1）禁止反駁他人構(gòu)想，也不要妄下結(jié)論；（2）鼓勵自由思想，自由發(fā)言，最狂妄的想象是最受歡迎的；（3）重量不重質(zhì)，意見或建議提得越多越好：（4）鼓勵利用別人的靈感加以想象、變化、組合等以激發(fā)更多更新的靈感。 決策樹決策樹 背景說明：背景說明：決策樹法是一種圖解法，它是利用樹形圖來進(jìn)行決策的方法。這種方法能解決簡單的決策問題，也能解決復(fù)雜的問題。它是以決策收益計(jì)算為依據(jù)的。3.4 制定行動計(jì)劃制定行動計(jì)劃“令人驚訝的是，當(dāng)我用足夠的時間計(jì)劃后，我可以完成很多事情，而同樣令人驚訝的是，如果不經(jīng)過計(jì)劃，我就只能完成一點(diǎn)點(diǎn)事情。我寧愿在一個星期里緊

12、張的工作四天半而有進(jìn)度，而不要一直做卻沒有進(jìn)度?！?富蘭克貝格計(jì)劃是聯(lián)結(jié)我們當(dāng)前所在之處與將來我們所去之處的橋梁。計(jì)劃是聯(lián)結(jié)我們當(dāng)前所在之處與將來我們所去之處的橋梁。用不同的時間分配方式計(jì)劃和執(zhí)行兩批類似的項(xiàng)目用不同的時間分配方式計(jì)劃和執(zhí)行兩批類似的項(xiàng)目 1）制定工作計(jì)劃表）制定工作計(jì)劃表 制訂你的計(jì)劃表 把工作分類工作內(nèi)容簡單明了，你已經(jīng)掌握了完成工作所需要的所有信息。不能確定怎樣才能完成，還需要進(jìn)一步分析。一定會給你帶來麻煩的工作。 2）滾動計(jì)劃法）滾動計(jì)劃法 3）備用計(jì)劃法）備用計(jì)劃法第第4章章給你的工作吃給你的工作吃“高效丹高效丹”癥狀：癥狀：工作越來越?jīng)]效率；文件積壓越來越厚；每天的

13、預(yù)定目標(biāo)只完成了一半；下班時發(fā)現(xiàn)今天幾乎什么也沒干。病因：病因：無目標(biāo)、無計(jì)劃，工作無規(guī)律；做事拖拉，時常抱著“還有明天”的想法；時間管理不善，做事不分先后、主次。4.1 第一劑：立即行動第一劑：立即行動 不要把難事往后拖 不要把不喜歡的事往后推 不要把喜歡的事做過了頭4.2 第二劑：第二劑：ABC法則法則 把你的工作按照以下標(biāo)準(zhǔn)分成三種類型：A型：今天必須做重要并且緊急的任務(wù)。B型：今天應(yīng)該做重要或緊急，但不是既重要又緊急的任務(wù)。C型：今天可以做既不重要也不緊急的日常任務(wù)。4.3 第三劑：第三劑：80:20定律定律 80：20定律主張：以一個小的誘因、投入或努力，通?？梢援a(chǎn)生大的結(jié)果、產(chǎn)出或酬勞。就字面意義來看，這法則是說，你完成的工作里80%成果，來自于你所付出的20%。因此，你只要集中精力處理工作中比較重要的20%的那分，就可以解決全部的80%。應(yīng)用應(yīng)用80:20定律，你必須學(xué)會：定律，你必須學(xué)會：尋求捷徑，而非全程參與；練習(xí)用最少的努力去控制工作、生活；選擇性尋找，而非巨細(xì)無遺地觀察；在幾件工作上追求出色，不