監(jiān)理檔案和影像資料管理標(biāo)準(zhǔn)(2014年版)

1、甘肅經(jīng)緯建設(shè)監(jiān)理咨詢有限責(zé)任公司監(jiān)理檔案和影像資料管理標(biāo)準(zhǔn) (2014年版)甘肅經(jīng)緯建設(shè)監(jiān)理咨詢有限責(zé)任公司二零一四年一月前 言為規(guī)范各項(xiàng)目在監(jiān)理過程中形成的各類監(jiān)理信息檔案和影像資料具有真實(shí)性、完整性和有效性，滿足工程竣工備案和城建檔案的歸檔要求，及檔案電子化管理和有效開發(fā)利用的要求，以有效規(guī)避監(jiān)理責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，做好監(jiān)理工作服務(wù)追溯，特制訂本標(biāo)準(zhǔn)。 本標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)理檔案和影像資料管理標(biāo)準(zhǔn)（2014年 版），在公司原有檔案資料管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行了補(bǔ)充、細(xì)化和調(diào)整，更具可操作性。希望各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人組織項(xiàng)目總監(jiān)及項(xiàng)目人員認(rèn)真學(xué)習(xí)執(zhí)行。監(jiān)理資料的歸檔與否將同綜合辦公室、財(cái)務(wù)部等辦手續(xù)、結(jié)算掛鉤。 由于水平有

2、限，難免有不全及錯(cuò)漏和需要調(diào)整之處，請(qǐng)大家多提寶貴意見。目 錄1目的12適用范圍13術(shù)語(yǔ)與定義14引用文件15職責(zé)16工作內(nèi)容及實(shí)施26.1信息資料管理步驟：收集存儲(chǔ)傳遞反饋。26.2信息資料的管理要求26.3信息資料管理工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)36.4項(xiàng)目部信息資料的分類編目：36.5監(jiān)理收文、發(fā)文管理36.6項(xiàng)目部各類工作臺(tái)帳的建立與要求36.7項(xiàng)目部影像資料管理工作56.8監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理工作67 電子檔案要求78記錄78.1項(xiàng)目部資料目錄組成體系及相關(guān)資料；78.2各類監(jiān)理臺(tái)帳目錄資料；78.3項(xiàng)目部報(bào)送檔案目錄移交清單；7附件一：信息資料分類編目一覽表附件二：影像資料拍攝計(jì)劃附件三：卷內(nèi)目錄

3、表式附件四：檔案移交清單1目的為規(guī)范在監(jiān)理過程中形成各類監(jiān)理信息檔案和影像資料，具有真實(shí)性，完整性和有效性，并符合公司管理體系運(yùn)行的相關(guān)規(guī)定，滿足工程竣工備案和城建檔案的歸檔要求，及檔案電子化管理和有效開發(fā)利用的要求，以有效規(guī)避監(jiān)理責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，做好監(jiān)理工作服務(wù)追溯。2適用范圍 本指導(dǎo)書適用于本公司承接監(jiān)理項(xiàng)目，在實(shí)施服務(wù)提供過程中監(jiān)理項(xiàng)目部的檔案和影像管理工作（如涉及保密工程的，應(yīng)遵守與建設(shè)單位的協(xié)定）。3職責(zé)3.1總監(jiān)理工程師項(xiàng)目信息資料管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目信息資料管理的組織策劃，落實(shí)專管人員，明確各專業(yè)監(jiān)理人員的相關(guān)職責(zé)和要求，配置管理設(shè)備，并對(duì)項(xiàng)目部的信息資料工作負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查和驗(yàn)

4、證。3.2專業(yè)監(jiān)理工程師：各專業(yè)監(jiān)理人員負(fù)責(zé)本專業(yè)范圍相關(guān)監(jiān)理信息資料的記錄、收集、整理和編制等工作。3.3資料員負(fù)責(zé)監(jiān)理信息資料的分類編目、存儲(chǔ)傳遞、立卷歸檔、有序管理和檔案移交等工作。4工作內(nèi)容及實(shí)施4.1信息資料管理步驟：收集存儲(chǔ)傳遞反饋。4.1.1信息資料的收集a.項(xiàng)目部對(duì)本項(xiàng)目服務(wù)過程中產(chǎn)生的各類信息資料，按照監(jiān)理規(guī)范、文件歸檔整理規(guī)范和地方檔案管理規(guī)定等有關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行收集。b.對(duì)于公司知識(shí)管理需要的信息，按公司相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行收集；c.對(duì)于公司業(yè)績(jī)管理需要的信息，按公司相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行收集。4.1.2信息資料的存儲(chǔ)a.信息資料可采用書面文件、影像、電子媒介等方式存儲(chǔ)；b.信息資料

5、應(yīng)完善目錄體系，合理分類編目，有序存放；c.對(duì)反映顧客滿意度、咨詢服務(wù)質(zhì)量需進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的結(jié)果性資料應(yīng)形成書面文件。d.信息資料存儲(chǔ)按公司和國(guó)家管理規(guī)定，分為長(zhǎng)期、短期、永久保存期限。4.2信息資料的管理要求4.2.1各類資料應(yīng)按分類存放在資料文件盒中，對(duì)號(hào)入“座”；4.2.2各文件盒應(yīng)按分類編號(hào)醒目標(biāo)出資料類別及名稱；4.2.3每個(gè)文件盒內(nèi)應(yīng)對(duì)放置的資料建立有清單目錄；4.2.4信息資料應(yīng)按相關(guān)規(guī)定內(nèi)容填寫，責(zé)任人簽字手續(xù)完善；4.2.5信息資料的書面文件應(yīng)為打印或碳素墨水形成，利于長(zhǎng)期保存；4.2.6信息資料中的各類用表應(yīng)采用有統(tǒng)一規(guī)定的表式，特殊表式可根據(jù)要求自行編制。4.3信息資料管理

6、工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)4.3.1及時(shí)性：各類相關(guān)信息資料的收集、編制、存貯、傳遞均應(yīng)在相應(yīng)規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)完成。4.3.2完整性：各類信息資料應(yīng)按相應(yīng)規(guī)定和要求，保證其完整性，不得有缺漏情況發(fā)生。4.3.3真實(shí)性：各類信息資料應(yīng)真實(shí)反映客觀實(shí)際情況，不得形成無效的信息資料。4.3.4符合性：各類信息資料應(yīng)按相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定進(jìn)行加工整理，其格式、內(nèi)容、審批簽字手續(xù)等均應(yīng)符合要求，形成有效的信息資料。4.3.5有序性：各類信息資料應(yīng)做到合理分類編目，有序管理，方便檢索。4.4項(xiàng)目部信息資料的分類編目：應(yīng)根據(jù)本工程的特點(diǎn)和信息資料內(nèi)容的具體情況合理分類編目。（參見附件一：信息資料分類編目一覽表）4.5項(xiàng)目

7、部影像資料管理工作4.5.1監(jiān)理影像資料管理工作的必要性為體現(xiàn)建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)中“強(qiáng)化驗(yàn)收”的原則，反映工程質(zhì)量驗(yàn)收資料和現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物質(zhì)量的一致性，規(guī)范監(jiān)理影像資料的建立及管理工作，增強(qiáng)監(jiān)理影像資料留存和管理的計(jì)劃性，制定本標(biāo)準(zhǔn)。4.5.2監(jiān)理影像資料的留置要求a) 監(jiān)理影像資料應(yīng)全面反映本項(xiàng)目施工全過程各單位工程中主要檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量控制及驗(yàn)收情況。b) 監(jiān)理影像資料主要拍攝關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序、隱蔽項(xiàng)目的質(zhì)量狀況、監(jiān)理實(shí)施旁站、實(shí)測(cè)檢驗(yàn)情況，尤其重點(diǎn)對(duì)主控項(xiàng)目和強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)條文的執(zhí)行情況進(jìn)行拍攝記錄。c) 材料監(jiān)理：關(guān)鍵材料見證取樣、現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)的見證、不合格材料的退場(chǎng)；d) 對(duì)

8、施工過程中出現(xiàn)的質(zhì)量安全問題或事故，異常情況及其處理過程進(jìn)行拍攝記錄。e) 對(duì)重大節(jié)點(diǎn)及新材料、新結(jié)構(gòu)、新工藝的運(yùn)用情況進(jìn)行拍攝記錄。f) 對(duì)重大質(zhì)量管理活動(dòng)適時(shí)拍攝記錄。g) 影像資料拍攝計(jì)劃。各項(xiàng)目根據(jù)自身工程特點(diǎn)和工程內(nèi)容制定有針對(duì)性的影像資料拍攝計(jì)劃。h) 監(jiān)理影像資料拍攝質(zhì)量要求l 影像資料必須圖像清晰，數(shù)碼照片不低于200萬(wàn)像素；l 影像資料應(yīng)充分反映質(zhì)量控制和實(shí)物質(zhì)量情況；l 對(duì)記錄質(zhì)量問題整改要求的影像資料應(yīng)有整改合格的封閉記錄。i) 監(jiān)理影像資料的歸檔要求l 影像資料以單位工程為歸檔單元，對(duì)成片的住宅小區(qū)工程、醫(yī)院、學(xué)校等，由于單位工程較多，可在同一施工單位，同類型、同材料的

9、單位工程中抽取5%留置歸檔。l 影像資料應(yīng)分專題內(nèi)容、拍攝時(shí)間進(jìn)行排序歸檔。l 影像照片資料應(yīng)具有編號(hào)、題名、內(nèi)容描述、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)（部位）、拍攝者的標(biāo)注。4.5.3交公司存檔的監(jiān)理影像資料必須包括：j) 開工前場(chǎng)地全貌；k) 基坑開挖前場(chǎng)地全貌；l) 深基坑土方分層開挖全過程（包括基坑全貌）；m) 0.00以下結(jié)構(gòu)完工全貌；n) 主體結(jié)構(gòu)封頂全貌；o) 鋼結(jié)構(gòu)吊裝和安裝過程；p) 玻璃幕墻吊裝和安裝過程；q) 單位工程竣工全貌（包括外立面、門廳、中庭、特殊裝飾部位以及屋面等）；r) 重要工程活動(dòng)過程等。4.6 監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理工作4.6.1 資料歸檔a) 重大項(xiàng)目(公共建筑、有影響力的項(xiàng)

10、目等)的檔案資料均應(yīng)成冊(cè)歸檔;其他項(xiàng)目可將項(xiàng)目監(jiān)理資料的電子文檔交于公司技術(shù)部。b) 歸檔資料封面、卷內(nèi)目錄編制詳見附件。c) 歸檔資料要裝訂成冊(cè)。成冊(cè)案卷應(yīng)按封面、卷內(nèi)目錄、文件內(nèi)容的順序排列。4.6.2 公司要求歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容如下：a) 委托監(jiān)理合同；b) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則；c) 監(jiān)理日志、監(jiān)理日記；d) 監(jiān)理月報(bào)；e) 監(jiān)理指令文件（監(jiān)理工程師通知單，監(jiān)理工程師通知回復(fù)單，備忘錄，工程停工令，工程開工/復(fù)工報(bào)審表等）f) 與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位往來函件、文件；g) 會(huì)議紀(jì)要；h) 監(jiān)理總結(jié)報(bào)告；i) 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；j) 工程質(zhì)量、安全事故調(diào)查處理文件；k) 工程驗(yàn)收資料（

11、分部工程驗(yàn)收記錄，單位工程竣工驗(yàn)收記錄，單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄，單位工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄，單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄，單位工程竣工報(bào)驗(yàn)單，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，工程質(zhì)量保修書等方面的資料）；l) 分包單位資格報(bào)審資料；m) 索賠文件資料；n) 工程變更單；o) 監(jiān)理工作聯(lián)系單；p) 旁站記錄；4.6.3文件材料的整理、編制a) 監(jiān)理檔案資料按檔案管理要求及公司的相關(guān)要求進(jìn)行整理。b) 歸檔資料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到字跡清楚，圖面整潔，簽字等手續(xù)完備。c) 所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和純藍(lán)墨水等易褪色材料書寫，均采用黑色碳素筆書寫。d) 文件的修改（1）所有歸檔的

12、文件材料不得任意涂改，對(duì)確實(shí)是記錄、書寫錯(cuò)誤，與實(shí)際不相符合的需要修改的，必須有修改人的簽名，對(duì)關(guān)鍵的字句或重要的數(shù)據(jù)修改，則必須有項(xiàng)目總監(jiān)理工程師的簽名。（2）文件內(nèi)容修改時(shí)，不得將其內(nèi)容亂涂或?qū)⑵鋬?nèi)容擦掉，應(yīng)該用雙線劃去被修改部分，然后在邊上標(biāo)新的內(nèi)容。e) 文件的裝訂（1）文件排列成冊(cè)文件必須按照資料的類別按順序依次排列。排列順序要與卷內(nèi)目錄相一致。（2）文件材料尺寸，同一案卷內(nèi)的材料幅面為統(tǒng)一尺寸，較大幅面的材料應(yīng)折疊為統(tǒng)一尺寸，較小幅面的材料可采用統(tǒng)一尺寸的白色書寫紙粘貼為統(tǒng)一尺寸。（3）封面統(tǒng)一采用淺綠色縐面裝訂紙。f) 案卷的頁(yè)碼(1)成冊(cè)案卷的卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編

13、寫頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字1開始依次編寫，中間不得漏編頁(yè)號(hào)，跳號(hào)或重號(hào)。 (2)頁(yè)號(hào)編寫位置，單面書寫的文件在右下角編寫頁(yè)號(hào)；雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編寫頁(yè)號(hào)。案卷的卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。(3)案卷內(nèi)不得編入無任何文字材料的空白頁(yè)（原有文件材料的封皮除外）。4.6.4 竣工圖整理工程竣工后，監(jiān)理部及時(shí)將施工圖紙交還建設(shè)單位。4.6.5 卷內(nèi)目錄編制要求(1)順序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注；(2)資料題名：填寫文件資料標(biāo)題的全稱；(3)頁(yè)次：填寫每份文件資料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)；(4)責(zé)任人：填寫整理歸檔資料的責(zé)任人；(5)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：填寫本工程項(xiàng)目總監(jiān)理

14、工程師姓名。4.6.6 檔案移交移交公司的竣工資料一般一式一份，將原件移交給公司技術(shù)管理部。移交時(shí)編制移交清單，并經(jīng)移交、接收雙方蓋章和經(jīng)辦人簽名后保存。附件：附件一： 信息資料分類編目一覽A類：合同文件1 委托監(jiān)理合同及監(jiān)理招投標(biāo)文件2 建設(shè)工程施工合同及施工招投文件3. 工程分包合同4 各類建設(shè)單位與第三方簽訂的涉及監(jiān)理業(yè)務(wù)的合同5 各類合同變更的協(xié)議文件6 合同爭(zhēng)議調(diào)解的文件7 違約處理文件B類：工程前期文件1. 建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)批文2. 建設(shè)工程規(guī)劃許可證3. 建設(shè)用地規(guī)劃許可證4. 建設(shè)用地紅線圖5. 單體放樣圖6. 施工許可證7. 建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督申報(bào)表8. 建設(shè)項(xiàng)目開工備案表9. 建

15、設(shè)工程質(zhì)量檢測(cè)工作協(xié)議及見證檢測(cè)實(shí)施計(jì)劃書10. 質(zhì)量監(jiān)督站提供的建筑與安裝工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃11. 設(shè)計(jì)施工圖審查批復(fù)文件12. 消防審查意見書13. 抗震審核意見書14. 民防審核意見書15. 環(huán)境評(píng)價(jià)意見書C類：勘察設(shè)計(jì)文件1.工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告2.施工圖紙3.圖紙自審記錄4.設(shè)計(jì)交底及圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要5.工程變更文件(含監(jiān)理指令)6.工程設(shè)計(jì)、技術(shù)變更臺(tái)帳D類：監(jiān)理工作指導(dǎo)文件1.監(jiān)理大綱2.監(jiān)理規(guī)劃3.監(jiān)理實(shí)施細(xì)則4.監(jiān)理交底書E類：施工工作指導(dǎo)文件1.施工組織設(shè)計(jì)(含施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表)2.分部工程施工方案(含施工方案報(bào)審表)3.季節(jié)性施工方案(含施工方案報(bào)審表)4.其他專項(xiàng)

16、(分項(xiàng)工程)施工方案(含施工方案報(bào)審表)F類：資質(zhì)資料1.項(xiàng)目監(jiān)理人員登記表及上崗證2.項(xiàng)目施工人員登記表及上崗證(含施工管理人員變更報(bào)審表)3.分包單位資格報(bào)審表(含資質(zhì)資料及人員上崗證)4.成品、半成品供應(yīng)單位資質(zhì)報(bào)審表(含資質(zhì)資料)5.工程實(shí)驗(yàn)室(包括見證取樣送檢實(shí)驗(yàn)室)資質(zhì)資料G類：工程進(jìn)度文件1.工程開工復(fù)工報(bào)審表2.工程暫停令3.工程施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表(含進(jìn)度計(jì)劃)4.工程延期報(bào)審表5.工期控制臺(tái)帳6.其他有關(guān)工程進(jìn)度控制的文件H類：工程質(zhì)量文件1.建筑材料報(bào)審表2.施工測(cè)量放線報(bào)審文件3.砼澆筑令(含砼開盤鑒定)4.拆模報(bào)審表5.工程質(zhì)量問題處理記錄及質(zhì)量事故處理報(bào)告6.質(zhì)量控制

17、臺(tái)帳7.材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收臺(tái)帳8.取樣見證臺(tái)帳9.設(shè)備選型報(bào)審表10.其他有關(guān)工程質(zhì)量控制的文件I類：工程造價(jià)審批文件1.工程量申報(bào)及審批文件2.工程預(yù)付款報(bào)批文件3.工程款支付申報(bào)表4.工程變更費(fèi)用報(bào)審表5.費(fèi)用索賠申請(qǐng)表6.造價(jià)控制臺(tái)帳7.其他有關(guān)工程造價(jià)控制的文件J類：會(huì)議紀(jì)要1.第一次工地會(huì)議紀(jì)要2.監(jiān)理交底會(huì)議紀(jì)要3.監(jiān)理例會(huì)會(huì)議紀(jì)要4.專題工地會(huì)議紀(jì)要5.其他會(huì)議紀(jì)要文件K類：監(jiān)理報(bào)告1.監(jiān)理周報(bào)2.監(jiān)理月報(bào)3.地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等分部工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告4.單位工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告L類：監(jiān)理工作函件1.監(jiān)理通知單、監(jiān)理通知回復(fù)單2.監(jiān)理工作聯(lián)系單3.監(jiān)理備忘錄4.專題報(bào)告5.工程竣工質(zhì)量問題初驗(yàn)審查表6.工程竣工預(yù)驗(yàn)收質(zhì)量問題審查表M類：工程驗(yàn)收文件1.檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄(含工程報(bào)驗(yàn)單)2.隱蔽工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄(含工程報(bào)驗(yàn)單)3.分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄(含工程報(bào)驗(yàn)單)4.分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄(含工程報(bào)驗(yàn)單)5.單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄(含工程竣工報(bào)驗(yàn)單)6.竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告7.其他有關(guān)專業(yè)工程的驗(yàn)收記錄N類：監(jiān)理工作記錄文件1.監(jiān)理日記2.旁站監(jiān)理記錄3.監(jiān)理巡視記錄4.監(jiān)理抽檢記錄5.監(jiān)理測(cè)量資料6.工程照片及聲像資料O類：監(jiān)理工作總結(jié)1.階段工作小結(jié)2.監(jiān)理工作總結(jié)3.監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè)P類:工程管理往來文件1.建設(shè)單位