第八章_物業(yè)管理檔案的建立與管理

1、第八章第八章物業(yè)管理檔案的建立與管理物業(yè)管理檔案的建立與管理基本要求基本要求1 1、了解了解檔案、物業(yè)管理檔案、電子文件、電子檔案、物業(yè)管理檔案、電子文件、電子檔案的內(nèi)涵或定義檔案的內(nèi)涵或定義 2 2、掌握掌握物業(yè)管理檔案的收集、整理、分類、歸物業(yè)管理檔案的收集、整理、分類、歸檔、使用等各個環(huán)節(jié)的技術(shù)要求檔、使用等各個環(huán)節(jié)的技術(shù)要求 3 3、重點掌握重點掌握物業(yè)管理檔案的分類方法、技術(shù)要物業(yè)管理檔案的分類方法、技術(shù)要求、使用管理，以及電子檔案的建立、運用求、使用管理，以及電子檔案的建立、運用和安全管理技能和安全管理技能 一、一、檔案的概念及構(gòu)成要素檔案的概念及構(gòu)成要素檔案檔案是指過去和現(xiàn)在的國

2、家機構(gòu)、社會組織以及是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 構(gòu)成要素構(gòu)成要素: :檔案的形成者、檔案的內(nèi)容、檔案的形檔案的形成者、檔案的內(nèi)容、檔案的形式和檔案的本質(zhì)式和檔案的本質(zhì) 第一節(jié)第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的基本知識物業(yè)管理檔案的基本知識檔案的形成者：檔案的形成者：國家機構(gòu)、社會組織或個人國家機構(gòu)、社會組織或個人檔案的內(nèi)容：檔案的內(nèi)容：所

3、記載的工作、活動、事件等所記載的工作、活動、事件等檔案的形式：檔案的形式：文種、載體信息記錄、信息表達形文種、載體信息記錄、信息表達形式式 文種：文種：公文、合同、證書、書稿公文、合同、證書、書稿 載體：載體：紙張、磁帶、膠片、電子版紙張、磁帶、膠片、電子版 信息記錄：信息記錄：手寫、印刷、攝影、錄音手寫、印刷、攝影、錄音 信息表達形式：信息表達形式：文字、圖像、聲像文字、圖像、聲像檔案的本質(zhì)：檔案的本質(zhì)：直接或原始的歷史記錄直接或原始的歷史記錄第一節(jié)第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的基本知識物業(yè)管理檔案的基本知識二、物業(yè)管理檔案的概念二、物業(yè)管理檔案的概念 物業(yè)管理檔案物業(yè)管理檔案是國家機構(gòu)、社會組織和

4、個人從事物業(yè)管是國家機構(gòu)、社會組織和個人從事物業(yè)管理活動中直接形成的對國家和社會及物業(yè)管理有價值的理活動中直接形成的對國家和社會及物業(yè)管理有價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。三、物業(yè)管理檔案的特點三、物業(yè)管理檔案的特點 檔案的形成領(lǐng)域較為局限檔案的形成領(lǐng)域較為局限 檔案的動態(tài)性檔案的動態(tài)性 檔案的基礎(chǔ)性檔案的基礎(chǔ)性 第一節(jié)第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的基本知識物業(yè)管理檔案的基本知識 檔案的形成領(lǐng)域較為局限：檔案的形成領(lǐng)域較為局限：只是與業(yè)主或使用人有關(guān)的只是與業(yè)主或使用人有關(guān)的物業(yè)管理活動形成的資料。物業(yè)管理活動形成的資料。 檔案的動態(tài)性：檔案的

5、動態(tài)性：物業(yè)由于人為和自然原因的改變，物業(yè)物業(yè)由于人為和自然原因的改變，物業(yè)的買賣轉(zhuǎn)讓等，設(shè)備的增減、物業(yè)數(shù)量和質(zhì)量的改變。的買賣轉(zhuǎn)讓等，設(shè)備的增減、物業(yè)數(shù)量和質(zhì)量的改變。 檔案的基礎(chǔ)性：檔案的基礎(chǔ)性：物業(yè)管理檔案資料是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)物業(yè)管理檔案資料是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)也是物業(yè)管理水平的標志。也是物業(yè)管理水平的標志。第一節(jié)第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的基本知識物業(yè)管理檔案的基本知識三、物業(yè)管理檔案的作用三、物業(yè)管理檔案的作用 憑證作用：憑證作用：物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理活動真實的原物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理活動真實的原始記錄，是真憑實據(jù)，具有法律的憑證作用。始記錄，是真憑實據(jù)，具有法律的憑證作用。 參考作用

6、：參考作用：物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理企業(yè)總結(jié)經(jīng)物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗教訓、改進物業(yè)服務(wù)手段、增加和完善服務(wù)驗教訓、改進物業(yè)服務(wù)手段、增加和完善服務(wù)項目的重要依據(jù)。項目的重要依據(jù)。 指導作用：指導作用：物業(yè)管理檔案對建立和制定科學的管物業(yè)管理檔案對建立和制定科學的管理體制和管理程序、準確的確定管理目標等具理體制和管理程序、準確的確定管理目標等具有重要的指導作用。有重要的指導作用。第一節(jié)第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的基本知識物業(yè)管理檔案的基本知識第二節(jié)第二節(jié) 物業(yè)管理檔案資料的來源和分類物業(yè)管理檔案資料的來源和分類一一、物業(yè)管理檔案資料的來源、物業(yè)管理檔案資料的來源 按時間順序劃分：規(guī)劃設(shè)計階段

7、、施工及驗按時間順序劃分：規(guī)劃設(shè)計階段、施工及驗收階段、委托管理階段、招商階段、業(yè)主入住收階段、委托管理階段、招商階段、業(yè)主入住和日常管理階段。和日常管理階段。 按資料形成的渠道劃分：相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定、按資料形成的渠道劃分：相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定、接管驗收時得到完整資料、收集客戶的相關(guān)信接管驗收時得到完整資料、收集客戶的相關(guān)信息、日常服務(wù)等。息、日常服務(wù)等。二、二、物業(yè)管理檔案資料的分類物業(yè)管理檔案資料的分類 o 按企業(yè)內(nèi)部的部門職責分類：辦公室檔案、工程部按企業(yè)內(nèi)部的部門職責分類：辦公室檔案、工程部檔案、經(jīng)營服務(wù)部檔案、財務(wù)部檔案和管理部檔案檔案、經(jīng)營服務(wù)部檔案、財務(wù)部檔案和管理部檔案 o 按業(yè)務(wù)

8、內(nèi)容分類按業(yè)務(wù)內(nèi)容分類 ：基礎(chǔ)工程檔案、房屋管理及維：基礎(chǔ)工程檔案、房屋管理及維修養(yǎng)護檔案、設(shè)備設(shè)施管理檔案、安全管理檔案、修養(yǎng)護檔案、設(shè)備設(shè)施管理檔案、安全管理檔案、環(huán)境管理檔案、精神文明建設(shè)和社會經(jīng)濟效益檔案環(huán)境管理檔案、精神文明建設(shè)和社會經(jīng)濟效益檔案o 按檔案資料的連貫性分類：按照從文件到檔案按檔案資料的連貫性分類：按照從文件到檔案的連貫性分類的連貫性分類第二節(jié)第二節(jié) 物業(yè)管理檔案資料的來源和分類物業(yè)管理檔案資料的來源和分類三、標準化的圖、檔、卡、冊、表三、標準化的圖、檔、卡、冊、表圖：圖：是指按標準繪制的各類圖紙。是指按標準繪制的各類圖紙。檔：檔：是指在各項活動中形成的各類文字材料，是

9、檔案資料是指在各項活動中形成的各類文字材料，是檔案資料的主要成分。的主要成分。 卡：卡：是指根據(jù)工作要求、檔案內(nèi)容的性質(zhì)、特點及規(guī)律而是指根據(jù)工作要求、檔案內(nèi)容的性質(zhì)、特點及規(guī)律而編制的目錄，是檔案內(nèi)容的濃縮。編制的目錄，是檔案內(nèi)容的濃縮。 冊：冊：為了提高工作效率而建立的設(shè)備手冊、使用手冊、業(yè)為了提高工作效率而建立的設(shè)備手冊、使用手冊、業(yè)戶繳費手冊和分類檔案裝訂成冊。戶繳費手冊和分類檔案裝訂成冊。表：表：根據(jù)物業(yè)管理工作要求設(shè)立的各類表格。根據(jù)物業(yè)管理工作要求設(shè)立的各類表格。第二節(jié)第二節(jié) 物業(yè)管理檔案資料的來源和分類物業(yè)管理檔案資料的來源和分類第三節(jié)第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立物業(yè)管理檔案的建

10、立一、物業(yè)檔案的建立一、物業(yè)檔案的建立 1.1.收集物業(yè)資料：建立健全制度、專人管理、注意收集的系收集物業(yè)資料：建立健全制度、專人管理、注意收集的系統(tǒng)性和完整性統(tǒng)性和完整性 2.2.整理物業(yè)資料：去偽存真、做到合理及時、條理清晰的分整理物業(yè)資料：去偽存真、做到合理及時、條理清晰的分類類 二、住戶檔案的建立二、住戶檔案的建立 1.1.建立住戶檔案的意義建立住戶檔案的意義: :所謂住戶檔案是指業(yè)主或物業(yè)所謂住戶檔案是指業(yè)主或物業(yè)使用人的檔案資料，是物業(yè)管理企業(yè)開展物業(yè)服務(wù)的使用人的檔案資料，是物業(yè)管理企業(yè)開展物業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)?？梢粤私庑枨蟆⒅贫ǚ?wù)目標、較少盲目性、基礎(chǔ)?？梢粤私庑枨蟆⒅贫ǚ?wù)目標、

11、較少盲目性、提高服務(wù)質(zhì)量的同時獲得更大的經(jīng)濟效益。提高服務(wù)質(zhì)量的同時獲得更大的經(jīng)濟效益。 2.產(chǎn)權(quán)備案：弄清各業(yè)主擁有產(chǎn)權(quán)的范圍和產(chǎn)權(quán)備案：弄清各業(yè)主擁有產(chǎn)權(quán)的范圍和比例，并依據(jù)其承擔相應的責任。比例，并依據(jù)其承擔相應的責任。 3.住戶檔案的建立：業(yè)主或物業(yè)使用人入住住戶檔案的建立：業(yè)主或物業(yè)使用人入住后要及時進行住戶檔案的建立。后要及時進行住戶檔案的建立。第三節(jié)第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立物業(yè)管理檔案的建立第四節(jié)第四節(jié) 物業(yè)檔案的管理物業(yè)檔案的管理 o 一、資料歸檔管理一、資料歸檔管理o 1.按照檔案資料的特性和本身規(guī)律及時檔案的歸檔按照檔案資料的特性和本身規(guī)律及時檔案的歸檔工作，尤其是重要資

12、料必須指定專人接收。工作，尤其是重要資料必須指定專人接收。o 2.采用多種形式的文檔儲存方式，便于原始資料的采用多種形式的文檔儲存方式，便于原始資料的保存。保存。o 二、檔案使用管理二、檔案使用管理o 1.采用檢索軟件，建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)采用檢索軟件，建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)o 2.嚴格管理重要資料，尤其具有保密要求的（嚴格嚴格管理重要資料，尤其具有保密要求的（嚴格落實調(diào)閱的審批手續(xù)）落實調(diào)閱的審批手續(xù)）o 3.建立目錄，方便查詢建立目錄，方便查詢o 三、物業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化三、物業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化o （一）檔案管理現(xiàn)代化（一）檔案管理現(xiàn)代化 o 1.1.含義：檔案管理現(xiàn)代化是相對于傳統(tǒng)手工管理而含義：

13、檔案管理現(xiàn)代化是相對于傳統(tǒng)手工管理而言的。是以現(xiàn)代系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學為指導，應言的。是以現(xiàn)代系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學為指導，應用現(xiàn)代的管理方法和手段，采用先進管理技術(shù)和設(shè)用現(xiàn)代的管理方法和手段，采用先進管理技術(shù)和設(shè)備等作為檔案管理的基礎(chǔ)來進行檔案管理的行為。備等作為檔案管理的基礎(chǔ)來進行檔案管理的行為。o 2.2.目的：取得最好的效果，為社會主義建設(shè)做服務(wù)。目的：取得最好的效果，為社會主義建設(shè)做服務(wù)。o 3.3.內(nèi)容：收集、積累、整理和形成檔案內(nèi)容：收集、積累、整理和形成檔案第四節(jié)第四節(jié) 物業(yè)檔案的管理物業(yè)檔案的管理 o （二）電子文件的形成（二）電子文件的形成 o 1.1.電子文件：在計算機系統(tǒng)

14、中生成的社會活電子文件：在計算機系統(tǒng)中生成的社會活動記錄，即以數(shù)碼形式記錄在磁帶、磁盤和動記錄，即以數(shù)碼形式記錄在磁帶、磁盤和光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。o 2.2.電子檔案：具有保存價值、已歸檔的電子電子檔案：具有保存價值、已歸檔的電子文件及其支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)。文件及其支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)。第四節(jié)第四節(jié) 物業(yè)檔案的管理物業(yè)檔案的管理 o （三）電子檔案管理的原則（三）電子檔案管理的原則 o 1.1.實行全過程管理，以確保連續(xù)和真實性。實行全過程管理，以確保連續(xù)和真實性。

15、o 2.2.確保歸檔的質(zhì)量，對有必要用紙質(zhì)的要及確保歸檔的質(zhì)量，對有必要用紙質(zhì)的要及時打印留存，一并歸檔。時打印留存，一并歸檔。o 3.3.建立、健全電子檔案管理的規(guī)章制度。建立、健全電子檔案管理的規(guī)章制度。第四節(jié)第四節(jié) 物業(yè)檔案的管理物業(yè)檔案的管理 o 四、物業(yè)管理檔案管理的基本要求四、物業(yè)管理檔案管理的基本要求o 1.出入室有明確嚴格規(guī)定出入室有明確嚴格規(guī)定o 2.明確收集、整理、分類、歸檔、管理和銷毀明確收集、整理、分類、歸檔、管理和銷毀各項管理流程各項管理流程o 3.按時存檔，定期及時檢查按時存檔，定期及時檢查o 4.多種形式存檔，并采用相應的方法多種形式存檔，并采用相應的方法o 5.

16、保存條件的要求保存條件的要求o 6.保證檔案資料的完整、準確和安全等保證檔案資料的完整、準確和安全等第四節(jié)第四節(jié) 物業(yè)檔案的管理物業(yè)檔案的管理 o 1.1.為了建立物業(yè)檔案，應盡可能收集完整的物業(yè)資料，應該為了建立物業(yè)檔案，應盡可能收集完整的物業(yè)資料，應該把從（把從（ ）到工程竣工的全部工程技術(shù)資料收集到。）到工程竣工的全部工程技術(shù)資料收集到。o A A、立項、立項 B B、審批、審批 C C、規(guī)劃、規(guī)劃 D D、動工、動工o 2.2.電子檔案是指具有保存價值的電子文件及相應的支持電子檔案是指具有保存價值的電子文件及相應的支持（ ）、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。）、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。o A A、軟盤

17、、軟盤 B B、軟件、軟件 C C、光盤、光盤 D D、磁性載體、磁性載體o 3.3.物業(yè)管理企業(yè)員工管理資料應該歸入（物業(yè)管理企業(yè)員工管理資料應該歸入（ ）。）。o A A、管理效益檔案、管理效益檔案 B B、基礎(chǔ)管理檔案、基礎(chǔ)管理檔案o C C、安全管理檔案、安全管理檔案 D D、精神文明建設(shè)檔案、精神文明建設(shè)檔案o 4.4.以下關(guān)于物業(yè)管理檔案的說法正確的是（以下關(guān)于物業(yè)管理檔案的說法正確的是（ ）o A A、物業(yè)管理檔案的形成領(lǐng)域比較寬廣、物業(yè)管理檔案的形成領(lǐng)域比較寬廣o B B、物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性、物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性o C C、物業(yè)管理檔案的儲存方式應盡量統(tǒng)一、物業(yè)管

18、理檔案的儲存方式應盡量統(tǒng)一o D D、有了電子檔案，就不必再保存紙質(zhì)檔案、有了電子檔案，就不必再保存紙質(zhì)檔案o 5.5.房屋接管、變更、注銷通知單和回報單，物業(yè)管理接房屋接管、變更、注銷通知單和回報單，物業(yè)管理接管驗收記錄，管理合同副本，房屋產(chǎn)權(quán)證副本等屬于物管驗收記錄，管理合同副本，房屋產(chǎn)權(quán)證副本等屬于物業(yè)管理檔案中的（業(yè)管理檔案中的（ ）o A A、卡、卡 B B、冊、冊 C C、檔、檔 D D、表、表o 6.6.形成電子文件的關(guān)鍵是（形成電子文件的關(guān)鍵是（ ）。）。o A A、檔案信息資源的開發(fā)、檔案信息資源的開發(fā)o B B、網(wǎng)絡(luò)化的形成、網(wǎng)絡(luò)化的形成o C C、計算機系統(tǒng)的建立、計算機系統(tǒng)的建立o D D、現(xiàn)代管理科學、現(xiàn)代管理科學o 7.7.物業(yè)管理企業(yè)實施物業(yè)管理服務(wù)前必須做而且應該做物業(yè)管理企業(yè)實施物業(yè)管理服務(wù)前必須做而且應該做好的一項檔案管理工作是物業(yè)的（好的一項檔案管理工作是物業(yè)的（ ）。）。o A A、權(quán)屬登記、權(quán)屬登記 B B、產(chǎn)權(quán)備案、產(chǎn)權(quán)備案 C C、資質(zhì)審批、資質(zhì)審批