第二章 第二節(jié) 文書的收發(fā)傳遞處理

1、 秘書起草撰寫公文與撰寫其他文章不 同，公文撰寫有嚴(yán)格的規(guī)范要求嚴(yán)格的規(guī)范要求，這 是秘書在“辦文”中，尤其是在撰文中 必須遵守的。 公文的結(jié)構(gòu) 公文的結(jié)構(gòu)可以包括以下公文的結(jié)構(gòu)可以包括以下1111部分（見圖部分（見圖4-44-4） 。 “寫文”產(chǎn)生的作用，靠“走文”才能發(fā)揮。 因此文書的收發(fā)傳遞處理工作必須規(guī)范化。第二節(jié) 文書的收發(fā)傳遞處理 本節(jié)要點 一、辦法中規(guī)定的 收發(fā)文處理程序 二、 文書處理工作中應(yīng) 注意的事項一、辦法中規(guī)定的收發(fā)文處理程序 文書的收發(fā)傳遞處理工作是秘書部門的重 要任務(wù)之一，為了使機(jī)關(guān)各部門能夠協(xié)調(diào) 運轉(zhuǎn)，秘書要一絲不茍地做好文書管理工 作，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以保證各項工

2、作的順 利進(jìn)行。 （一）發(fā)文的處理程序 機(jī)關(guān)撰制并向外發(fā)出的一切文件，統(tǒng)稱發(fā)文。在 日常生活中，主要按以下程序進(jìn)行。 草擬亦稱擬稿，是秘書接受領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)文意 圖之后，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行草擬公文的過 程。 草擬草擬 審核亦稱核稿，是指機(jī)關(guān)秘書部門或負(fù)責(zé) 擬稿的業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人對所擬文稿的審核過 程。 審核審核 審核的重點內(nèi)容包括以下五種（見圖4-6）。 簽 發(fā) 簽發(fā)是文書經(jīng)有權(quán)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)上司核準(zhǔn)簽 字，準(zhǔn)予發(fā)出。 簽發(fā)的關(guān)鍵是時間問題，及時簽發(fā)對文書極為重 要，但是簽發(fā)的核心工作并不是秘書的事。對于秘 書來說應(yīng)做好一下三點。秘書在簽發(fā)中的任務(wù)準(zhǔn)確理解簽發(fā)中的修改意見或批示，在進(jìn)一步修改公文時，以

3、最準(zhǔn)確的文字，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見秘書要選準(zhǔn)呈上簽發(fā)的時間準(zhǔn)確地確定要簽發(fā)的文書，因為有的文書并不需要簽發(fā) 復(fù)核 辦法第五章“發(fā)文辦理”第二十九條規(guī)定：“公文正式印刷前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 繕印 用印用印 文書印章蓋在正文落款處，疊印在發(fā)文機(jī)關(guān)和日期上。要注意： 印章名稱要與發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一致，否則要加以說明。 印章字跡要清晰，印章要端正，位置要準(zhǔn)確。一般落款印要“騎年蓋月”。 印章只蓋在公文正本上。 登記 登記是指根據(jù)本機(jī)關(guān)文書處理的具體要求 與發(fā)取簿式或卡片式、聯(lián)單式、活頁式的登記 方式。發(fā)文登記表發(fā)文登記表發(fā)發(fā)文文日

4、日期期發(fā)發(fā)文文字字號號密密級級文文件件標(biāo)標(biāo)題題發(fā)發(fā)文文單單位位共印共印份數(shù)份數(shù)發(fā)發(fā)出出份份數(shù)數(shù)擬擬稿稿單單位位簽簽發(fā)發(fā)人人備備注注 分發(fā) 分發(fā)亦稱封發(fā)，是指對撰制登記好的文書 封裝、發(fā)出的過程。分發(fā)是一項細(xì)致的工作， 是將向外發(fā)出的文書信函進(jìn)行封裝、發(fā)出的過 程。 注辦 注辦是對發(fā)出的文書的辦理情況做出必要 的說明，注明辦理結(jié)果的環(huán)節(jié)。 “注辦”一般是 發(fā)文登記內(nèi)容的一項，是對文書已經(jīng)發(fā)出情況 的注明。其作用是便于今后查考。 XXXX省文物局為配合國家文物局的文物普查省文物局為配合國家文物局的文物普查工作，需向全省各地市發(fā)一份工作，需向全省各地市發(fā)一份XXXX省文物局省文物局關(guān)于認(rèn)真做好文物普

5、查工作的通知關(guān)于認(rèn)真做好文物普查工作的通知。局領(lǐng)。局領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成局秘書小陳起草該文件。小陳寫完初導(dǎo)責(zé)成局秘書小陳起草該文件。小陳寫完初稿后，本想找領(lǐng)導(dǎo)過目。但領(lǐng)導(dǎo)外出開會，稿后，本想找領(lǐng)導(dǎo)過目。但領(lǐng)導(dǎo)外出開會，需五天后才能回來。小陳覺得這份文件內(nèi)容需五天后才能回來。小陳覺得這份文件內(nèi)容簡單，不會出什么差錯。就自作主張，將草簡單，不會出什么差錯。就自作主張，將草稿交打字員小李打印。小李與小陳關(guān)系不錯，稿交打字員小李打印。小李與小陳關(guān)系不錯，不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公室齊主任蓋公章。室齊主任蓋公章。 請指出錯誤所在。請指出錯誤所在。二、來文的立卷歸檔工

6、作 來文處理后的立卷歸檔工作是整個辦文 工作很重要的一環(huán)。 （一）公文辦理的要求 公文辦理階段是公文發(fā)生實際效力的時 期，也是行文的目的所在。其效率和質(zhì)量如 何，直接影響著辦文的效果，甚至影響著機(jī) 關(guān)工作的效果。 據(jù)此，公文處理的要求包括以下四點： 圖4-25 公文處理的要求1.準(zhǔn)確無誤2.講究時效3. 安全保密 4. 統(tǒng)一管理（二）立卷 立卷 立卷：立卷：是指秘書部門將辦理完畢的、具有保 存價值的一個個零散文件，按照它們內(nèi)在的聯(lián) 系，分門別類地組成一個或數(shù)個案卷。其中每 一個案卷都是若干具有共同特征、互為聯(lián)系、 經(jīng)過系統(tǒng)整理的文件的集合體。 （二）立卷 主要包括三方面的含義（見圖4-26）。

7、 圖4-26 立卷的含義 立卷的含義 文件立卷必須依照科學(xué)的方法與原則進(jìn)行 必須是具有保存價值的文件才需要立卷 只有辦理完畢的文件才能立卷 文件立卷的范圍 要保證把有查考價值的文件完全完整地保存下來，就要弄清楚哪些文件需要立卷，哪些文件不需要立卷，以確定文件立卷的范圍。 （三）歸檔 歸檔：歸檔：是指各類社會組織在其工作活動中形 成的文件材料，待處理完畢后，將其中有一定 保存價值者，由文書處理部門和承辦部門按照 立卷的原則和方法整理立卷，定期向機(jī)關(guān)檔案 室轉(zhuǎn)交，并由檔案室集中統(tǒng)一保管。 建立健全歸檔制度，對于文書工作和檔案工作均 具有十分重要的意義（見圖4-28）。圖4-28 建立健全歸檔制度的重要意義 通過歸檔，將文件轉(zhuǎn)化成檔案，由機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一地科學(xué)管理，以便于機(jī)關(guān)各個部門使用 歸檔是文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)志。沒有歸檔工作，文件積累便失去依據(jù) 歸檔是文書工作