開票職員員工作職責(zé)及制度

1、開票員工作職責(zé)及制度 哈爾濱世一百年健康產(chǎn)業(yè)有限公司石家莊仙樂生物科技有限公司文件河銷通字2017AA030903 開票員工作流程及制度為提高開票員的工作效率，降低出錯(cuò)頻率，做好售后服務(wù)工作，特指出以下注意事項(xiàng)及制度：1、 崗位職責(zé)及工作流程1. 開單 （1）、新客戶：與業(yè)務(wù)經(jīng)理核對(duì)好具體開票信息（開票名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（2個(gè)）、QQ、微信，要貨明細(xì)、發(fā)貨地區(qū)）；（2） 老客戶：報(bào)單后，如涉及到調(diào)換貨問題（批號(hào)、效期等），核實(shí)好后，一定先跟公司申請(qǐng)。申請(qǐng)好后，確認(rèn)是業(yè)務(wù)帶回還是客戶物流返回。如果業(yè)務(wù)帶回，代收款可減去調(diào)貨錢數(shù)（前提：欠條已發(fā)送給財(cái)務(wù)，并跟財(cái)務(wù)核實(shí)），并在金蝶軟件備注中標(biāo)明；

2、（3） 業(yè)務(wù)經(jīng)理報(bào)單時(shí)，要求其提供電子版的，否則不予出貨。（詳見模板）如開票員未要求業(yè)務(wù)經(jīng)理發(fā)送電子版的計(jì)劃單；（4） 每日業(yè)務(wù)經(jīng)理的電子報(bào)單計(jì)劃，必須做到每個(gè)業(yè)務(wù)經(jīng)理建立一個(gè)文件夾，標(biāo)注好日期，并做好保存(5) 一個(gè)老板好幾家店的，要在一個(gè)藥店名稱上出單，避免賬務(wù)入賬出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。(6) 出票時(shí)，開票員要認(rèn)真審核，以防出現(xiàn)產(chǎn)品個(gè)數(shù)未更改的。(7) 出票時(shí)，如果計(jì)劃里未標(biāo)明產(chǎn)品的系列及包裝的，必須與業(yè)務(wù)或者客戶核對(duì)好包裝，再出票。(8) 每日出票，凡是審核過的票據(jù)，必須當(dāng)日票當(dāng)日打印出來；并且每日票據(jù)，相關(guān)售后要做好審核工作。(9) 出票過程中，遵循先進(jìn)先出原則，如遇老批號(hào)產(chǎn)品通過申請(qǐng)按折扣出

3、貨，必須提醒客戶不調(diào)不退，并在摘要上標(biāo)注，并留好相關(guān)證據(jù)，以方便日后查詢。如發(fā)現(xiàn)沒有在金蝶上注明或沒有在粉票上體現(xiàn)的，導(dǎo)致客戶調(diào)貨的，相關(guān)開票人員還需承擔(dān)往返運(yùn)費(fèi)。(10) 連鎖藥店或者是一個(gè)老板的要貨，出票時(shí)要出在一個(gè)票頭上面，做假票的要在金蝶里及時(shí)改回來。(11) 業(yè)務(wù)經(jīng)理報(bào)單截止時(shí)間為每天下班前半小時(shí)，開票員要在下班前把當(dāng)天所有的計(jì)劃單全部出完；出不完自覺加班；下班半小時(shí)之后報(bào)單的全部計(jì)算在第二天；2、 價(jià)格 河北、山西地區(qū)的客戶出票時(shí)，一定要核對(duì)好出貨價(jià)格（尤其是含稅客戶及特殊客戶）3、款項(xiàng)(1)開票員因?yàn)榇湛畹膯栴}出現(xiàn)錯(cuò)誤的，開票員有責(zé)任追回少代收的款項(xiàng)，如若貨款追不回來，根據(jù)相應(yīng)

4、金額處以罰款。(2)客戶打款后要及時(shí)以QQ方式告訴財(cái)務(wù)，寫清楚客戶名稱，姓名，打款金額等，并告知財(cái)務(wù)要給客戶及時(shí)入賬；(3)如遇業(yè)務(wù)經(jīng)理已經(jīng)收款，相關(guān)售后要告知財(cái)務(wù)，并且未進(jìn)行登記；（4）私自減少貨款要填寫表格，并發(fā)給庫房存檔。4、發(fā)貨（1）如客戶聯(lián)系方式提供不到2個(gè)的，開票員不得擅自主張發(fā)貨，確定沒有固定電話的告知相應(yīng)主管后方可發(fā)貨；（2）因?yàn)殚_票員的錯(cuò)誤，發(fā)貨地址未標(biāo)注清楚，導(dǎo)致貨物發(fā)至異地的，開票員要承擔(dān)來回運(yùn)費(fèi)外；（3）發(fā)貨后，因?yàn)槌銎卞e(cuò)誤，導(dǎo)致貨物原返的，視情節(jié)嚴(yán)重，處于50-200元罰款，并需承擔(dān)往返運(yùn)費(fèi)。（4）新開發(fā)客戶，第一次發(fā)貨必須提供相關(guān)系列產(chǎn)品的價(jià)格表及資質(zhì)（品種少的，可

5、以手寫一份出貨價(jià)與零售價(jià)的）。（5）先發(fā)貨后打款客戶，一定要登記，財(cái)務(wù)簽字后方可發(fā)貨，如財(cái)務(wù)不在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)代簽，未登記或無簽字，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按制度執(zhí)行?？蛻舸蚩詈?，第一時(shí)間告知財(cái)務(wù)入賬（周日除外）。在出票時(shí)金額摘要上面要備注清楚先發(fā)貨后打款。（6）先發(fā)貨后打款客戶，貨收到后一定要及時(shí)催款。貨到五日內(nèi)必須打款（特殊情況需經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可發(fā)貨），款未打的貨款由開票員和相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)理承擔(dān)。（7）給打款的客戶出貨時(shí)，若是先發(fā)貨后打款，在金蝶的摘要里不能寫無代收。5、返貨（1）如遇客戶返貨的，一定要告知客戶留好返貨的物流單據(jù)，以免出現(xiàn)我們收不到貨的情況出現(xiàn)，避免損失；客戶調(diào)換貨一定要等到收到返貨后，并且

6、經(jīng)核實(shí)符合調(diào)換貨制度后，方可給予調(diào)換。（2）物流跟蹤信息一定及時(shí)跟蹤好，如遇到有原返貨的，必須做好及時(shí)的跟蹤，并告知發(fā)貨人。6、日常事務(wù)（1） 每日的待辦事項(xiàng)，一定在筆記本上標(biāo)注清楚，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣；（2） 開票員值班時(shí)，一定幫相應(yīng)的開票員筆記本上登記好出貨記錄，并標(biāo)記是否已出及已打??；（3） 每日下班前，將回款表、出貨表及發(fā)貨物流信息表發(fā)送給相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)經(jīng)理和相應(yīng)的主管經(jīng)理。（4） 客戶信息表要每天更新數(shù)據(jù)，以方便隨時(shí)查詢數(shù)據(jù)使用，每天下午5點(diǎn)要發(fā)給主管經(jīng)理（5） 所有出的票當(dāng)天都要打印出來，包括退票，不能手撕票據(jù)，發(fā)現(xiàn)一次未打印的，或者已打印出來的票據(jù)撕掉，按照制度執(zhí)行。（6） 電子版

7、計(jì)劃文檔必須每日更新及保存，售后主管會(huì)不定期檢查；（7） 日常工作中出現(xiàn)問題，一定及時(shí)指出并告知領(lǐng)導(dǎo)，積極尋求解決方法。而不能為了避免罰款，去推卸或者找其他的理由；（8） 信息回復(fù)，業(yè)務(wù)經(jīng)理單獨(dú)找相關(guān)售后時(shí)，最晚10分鐘之內(nèi)給予回復(fù)；7、應(yīng)急處理（1）如遇到客戶著急發(fā)貨的，一定在摘要上注明，并且QQ和電話要告知庫房。(2)有關(guān)需要備注的事情，要在金蝶摘要上寫清楚相關(guān)事宜，三聯(lián)票上不允許出現(xiàn)手寫備注。（3）所有開票人員不允許反審核票據(jù)，如發(fā)現(xiàn)出錯(cuò)票，可出退票，并將退票打印。如若票據(jù)審核未打印，超過一日的，視金額大小，對(duì)責(zé)任人處罰；（4）無論業(yè)務(wù)經(jīng)理或客戶報(bào)單，計(jì)劃報(bào)上來后，如發(fā)現(xiàn)有缺貨，直接和客

8、戶聯(lián)系溝通。2、 日常工作易出錯(cuò)問題1. 保健品與日化一定要分開開票2. 發(fā)貨地址的問題3. 代收款的問題4. 贈(zèng)品的問題： 按照公司相應(yīng)政策配發(fā)贈(zèng)品，如遇特殊情況必須和相應(yīng)主管申請(qǐng)方可出貨。 三、資質(zhì)問題每位開票員必須準(zhǔn)備完整的資質(zhì)、手續(xù)發(fā)送給客戶；并且相關(guān)開票員需要審核清楚，不要出現(xiàn)客戶或業(yè)務(wù)經(jīng)理反應(yīng)資質(zhì)不全或引起客戶或業(yè)務(wù)經(jīng)理投訴。打電話問客戶資質(zhì)是否能要電子版。4、 處罰制度 以上工作流程及制度希望大家嚴(yán)格執(zhí)行并改進(jìn)，如有違反，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人給予50元-200元罰款！ 以上制度及注意事項(xiàng)，目的不在于處罰，而是為了培養(yǎng)各位售后人員的主人翁意識(shí)、保障更好的去完成開票員的基本工作。 為提醒大家，