會議管理制度20141104

1、會議管理制度1 1 目的目的2 2 釋義及范圍釋義及范圍3 3 管理權(quán)責(zé)管理權(quán)責(zé)4 4 定義定義5 5 內(nèi)容內(nèi)容 5.1會議流程 5.2會議內(nèi)容管理 5.3職務(wù)代理人制度6 6 如何提高會議效率如何提高會議效率主要框架 目的本制度目的本制度目的：保障會議質(zhì)量以及會議的決策執(zhí)行效率 釋義和范圍會議：三個人以上為解決工作中某個問題或出于不同目的，聚集在一起進(jìn)行討論與交流的活動。會議功能：提供信息？ 匯集信息？解決問題？宣傳政策？培育訓(xùn)練？會議分類集團(tuán)會議集團(tuán)會議職能職能線線會議會議公司會議公司會議其他會議其他會議指集團(tuán)層面就集團(tuán)整體工作開展或重大事項召開的會議。集團(tuán)各職能線（如經(jīng)營、運(yùn)營、財務(wù)、技

2、術(shù)、綜合管理等）或集團(tuán)專項工作組，就職能線工作或?qū)ｍ椆ぷ髡匍_的會議指子公司就子公司整體工作開展或相關(guān)事項召開的會議除上述三種會議之外，與工作業(yè)務(wù)范疇相關(guān)，通常表現(xiàn)為不定期舉行的會議，包括專題會議、研討會、座談會、評審會等管理權(quán)責(zé)會議組織方會議組織方會議參會方會議參會方定義一般指的是會議召集單位會議通知當(dāng)中所指的單位及個人根據(jù)慣例需參會人員列席人員職責(zé) 會議計劃報備 會議通知發(fā)布 會議材料組織 會議紀(jì)要撰寫 會議執(zhí)行監(jiān)督會前準(zhǔn)備：資料/議題/心理；會場紀(jì)律記錄/傳達(dá)決議執(zhí)行兩類最重要的角色內(nèi)容會議流程會議流程（1 1）會議組織方上報會議計劃會議組織方發(fā)布會議通知會議參與方提交相關(guān)材料至組織方會議

3、組織方預(yù)約會議室會議組織方指定人員安排會場、整理材料會議組織方發(fā)布會議議程友情提醒：若會議計劃發(fā)生變化需第一時間告知相關(guān)方會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備內(nèi)容會議流程會議流程（2 2）會議實施會議實施準(zhǔn)時到場安排會議簽到發(fā)放會議材料通報會場紀(jì)律做好會議記錄不得遲到遵守會場紀(jì)律做好個人會議記錄會議組織方會議參與方內(nèi)容 會議流程會議流程（3 3）指定人員撰寫會議紀(jì)要會議主持人審核會議紀(jì)要會議組織方第一負(fù)責(zé)人簽發(fā)會議紀(jì)要對會議決議及議定事項進(jìn)行跟蹤會后跟進(jìn)會議組織方集團(tuán)會議、集團(tuán)工作職能會議需要填寫會議執(zhí)行情況反饋表，并發(fā)送給相關(guān)方面，抄送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。其他類型會議，根據(jù)會議要求編制反饋表。內(nèi)容 內(nèi)容內(nèi)容管理管理（1

4、1）會議會議內(nèi)容內(nèi)容保密保密及文及文件發(fā)件發(fā)放放涉及商業(yè)秘密的會議，除會議組織方外，一律不得錄音、攝像。嚴(yán)格遵守公司規(guī)定，會議文件由會議組織方統(tǒng)一收發(fā)，并指定專人對會議文件進(jìn)行管理。機(jī)密文件，發(fā)放范圍限定為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、參會人員，以及會議召集人指定的人員。會議文件涉及集團(tuán)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、重要決策、以及包含集團(tuán)經(jīng)營、財務(wù)、技術(shù)、管理、統(tǒng)計資料等均視為機(jī)密文件內(nèi)容 內(nèi)容內(nèi)容管理管理（2 2）會議紀(jì)要等總結(jié)性文件一經(jīng)簽發(fā)，相關(guān)部門應(yīng)及時貫徹落實。會議確定事項由相關(guān)負(fù)責(zé)部門在會后三個工作日內(nèi)完成文件起草、審閱、分發(fā)。會議組織方做好會后各類總結(jié)性文件的歸檔工作。內(nèi)容 職務(wù)代理人制度職務(wù)代理人制度（1 1）培養(yǎng)

5、代理人目的：為使集團(tuán)各項工作不受該崗位人員暫時無法處理日常事務(wù)影響為培養(yǎng)接班人的領(lǐng)導(dǎo)及管理能力代理人要求：代理人應(yīng)為該崗位的接班人、重點培養(yǎng)對象或?qū)υ搷徫粯I(yè)務(wù)狀況最為了解的人員代理人職責(zé)：協(xié)助被代理人處理相關(guān)日常事務(wù)及出席會議。內(nèi)容 職務(wù)代理人制度職務(wù)代理人制度（2 2）代理人出席會議，應(yīng)做好會議記錄，并主動向被代理人通告相關(guān)事項。涉及文件、事項確認(rèn)等事宜，需經(jīng)由被代理人電話核準(zhǔn)或短信核準(zhǔn)，由代理人簽認(rèn)。代理事項說明如何開出高效的會議凡是會議，必有人員會議組織方應(yīng)明確會議目的和職責(zé)范圍，確定參會人員及會議工作人員凡是會議，必有準(zhǔn)備會議組織方：提前準(zhǔn)備，將會議通知及時送至參會人員。參會方：會議材

6、料提交至?xí)h組織方，做好會前溝通工作。會議主持人員：提前熟悉會議議程、做好充分準(zhǔn)備。 會議效率管理會議效率管理如何開出高效的會議凡是會議，必有主題會議組織方在會前將會議主題通知到各與會人員。會議須開門見山，直奔主題。避免和會議無關(guān)的討論。凡是會議，必有紀(jì)律準(zhǔn)時到會。如不能參會需提前向會議主持人請假，同時安排自己的第一代理人參會。將手機(jī)調(diào)成振動或無聲狀態(tài)，開會期間不接聽或撥打電話。禁止私下小聲討論、不按流程等行為。 會議效率管理會議效率管理如何開出高效的會議 會議效率管理會議效率管理凡是會議，必有紀(jì)律無正當(dāng)理由遲到、早退、缺席，每次樂捐愛心基金50元；凡必須參加會議者，未經(jīng)請假擅自不參加會議，或

7、請假未獲批準(zhǔn)仍不參加會議的，均視為缺席；凡參加會議者在會議期間玩手機(jī)、接聽電話或睡覺每次樂捐愛心基金50元。如何開出高效的會議 會議效率管理會議效率管理凡是會議，必有議程會議組織方在會前將會議議程發(fā)送到參會人員手中。每一項討論需圍繞主題，不能泛泛而談，海闊天空。凡是會議，必有訓(xùn)練會議組織方需在會前就會議進(jìn)行宣導(dǎo)，使每位同仁對開會技巧有足夠的訓(xùn)練。需要與會人員討論的一定不是既定的決議，如果要公布政策、決定，在會前就說明不容討論。如何開出高效的會議 會議效率管理會議效率管理凡是會議，必須守時會議需準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束。參會人員應(yīng)尊重他人時間，發(fā)言簡短有重點。凡是會議，必有記錄會議組織方指定人員做好完

8、整的會議記錄。參會人員必須做好本人的會議紀(jì)錄。如何開出高效的會議 會議效率管理會議效率管理凡是會議，必有結(jié)果會議中形成的決議以及待解決的問題，應(yīng)當(dāng)場明確，且馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。會議各項決議要由責(zé)任人當(dāng)場確認(rèn)，并安排具體執(zhí)行人員及設(shè)定完成期限。若部分細(xì)節(jié)問題未有結(jié)論，則后續(xù)安排專題會議另行討論。如何開出高效的會議 會議效率管理會議效率管理凡是會議，必有跟蹤會議組織方負(fù)責(zé)會議布置工作的跟蹤、督辦，以及會議紀(jì)要、決議、決策的跟進(jìn)落實，確保工作及時推進(jìn)、順利完成和迅速反饋。成功會議的13大要素會議的時間成本與會者的日均日薪與會者人數(shù)（會前準(zhǔn)備時間差旅時間正式會議時間）會議組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)人員的平均日薪人

9、數(shù)投入會議的全程時間會議的直接成本場地費差旅費食宿費文件制作費會議的機(jī)會成本與會人員為了參加會議而離開自己的工作崗位，從而不能直接從事增值活動所帶來的損失（各類與會人員在自己的工作崗位上飽滿工作所能帶來的直接經(jīng)營創(chuàng)收各類人員人數(shù)）會議成本知多少？會議成本知多少？與會人員的選擇，應(yīng)該是： 對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人 能夠因參與會議而獲得好處的人一對一形式的排座一對一形式的排座：這種安排座位形式適用于小型會議。一對一形式有三種安排座位的方式，而這三種方式分別包含著三種暗示。暗示一：支持性即彼此之間是一種互相支持的關(guān)系。如果你希望是支持性的，可與另一個人在桌角的兩邊就座，這有助于消除障礙，并且可以

10、進(jìn)行目光接觸。暗示二：合作性即彼此之間是一種合作關(guān)系。坐在另一個人的旁邊表示合作，這種安排提示觀點的相似性。暗示三：面對面即兩個人分別坐在桌子的兩邊。坐在桌子的對面，使自己與另一個人保持距離，這個位置能使不一致的觀點表達(dá)得更自如。 按等級排座按等級排座 在召開正式會議的時候，會議的安排者應(yīng)該充分考慮到與會者的等級，根據(jù)與會者的等級和商務(wù)禮儀的規(guī)范安排分組就座。如果會議室的桌子是長條型的，那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置。應(yīng)該把最重要的與會人物安排在此位置上。一般會讓老總坐在這個位置上，秘書一定要安排在老總的右手邊。顯示等級的座位安排顯示等級的座位安排 按角色排座 按角色來排座應(yīng)該注意幾個關(guān)鍵

11、性的會議角色：第一個是主席，他是主持會議的，主席的位置決定了其他座位的意義。與會者往往有幾種人，一個是支持者，一個是反對者，還有一個是觀望者。通過合理安排這三種人的座位，幫助你達(dá)到會議的目的。對于有爭議的會議，通過座位安排把派系分開，避免讓觀點相反或觀點十分相近的相鄰而座，這樣，有利于使觀點分明，防止討論離題運(yùn)用策略排坐運(yùn)用策略排坐六頂思考帽一個典型的六頂思考帽團(tuán)隊在實際中的應(yīng)用步驟： 1、陳述問題事實（白帽） 2、提出如何解決問題的建議（綠帽） 3、評估建議的優(yōu)缺點：列舉優(yōu)點（黃帽）；列舉缺點（黑帽） 4、對各項選擇方案進(jìn)行直覺判斷（紅帽） 5、總結(jié)陳述，得出方案（藍(lán)帽） 你戴著什么顏色的帽

12、子說話？會議紀(jì)要和會議記錄會議紀(jì)要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是： 第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。 第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。 事項 1.會議日程是否及早發(fā)放? 2.會議目的是否明確? 3.會議資料是否提前準(zhǔn)備好，并且出現(xiàn)在會議中？ 4.會議室是否準(zhǔn)備好? 5.會議是否準(zhǔn)時開始? 6.會議是按照日程來召開的嗎? 7.會議參與者明白他們來參加會議的目的嗎? 8.會議按時結(jié)束了嗎? 9.會議中是否有很好的分享?10.會議是在可控范圍內(nèi)進(jìn)行的嗎?11.是否有會議總結(jié)? 12.尋找到會議參與者困難、關(guān)注點和需求了嗎?13.是否做了決定或者有行動方案來解決問題?14.會議決議責(zé)任人明確了