會計檔案管理制度

1、公司會計檔案管理制度第一章 總則第一條 為了加強公司會計檔案管理，保證資料完整，使會計檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的會計檔案管理辦法及集團檔案管理辦法 ，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。第二條 會計檔案是企業(yè)在經(jīng)濟活動中形成的記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。第三條 會計檔案管理， 是企業(yè)管理的一項很重要的基礎(chǔ)工作，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。檔案部門和財務(wù)部門要互相支持，密切配合，共同做好會計檔案管理工作。各級機關(guān)的檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)對所屬單位的會計檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、

2、檢查和監(jiān)督。第四條本辦法適用于公司所屬各單位、各部門。第五條每年形成的會計檔案（ 包括會計憑證、會計賬簿、 會計報表、 其他會計核算資料和電算軟盤資料） ， 應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔的要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝定成冊。第二章 會計檔案的分類及編號第六條 會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任的書面證明。包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、 轉(zhuǎn)賬憑證三種 ） 、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。第七條 會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目

3、設(shè)置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。第八條 會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)情況說明書等。第九條 其他會計檔案包括：（一）文書部分：1 、各種經(jīng)濟合同、協(xié)議、擔(dān)保書契約及其附件；2 、年度財務(wù)計劃，年度財務(wù)工作計劃，年度財務(wù)工作總結(jié)，年度財務(wù)決算編審工作的要求，財政、財務(wù)工作會議文件及資料；3 、各種財務(wù)分析資料（包括資金分析、經(jīng)濟活動分析、成本情況分析） ；4 、各種調(diào)查報告和典型經(jīng)驗；5 、資信證明；6 、重點工程決算資料；7

4、、各種投標(biāo)保函；8 、城建制劃轉(zhuǎn)、撤銷、合并單位的全部交接資料。9 二）表單部分：年度各項經(jīng)濟技術(shù)指標(biāo)完成情況報表（ 包括統(tǒng)計、質(zhì)量、勞動工資、安全生產(chǎn)、設(shè)備情況、科技成果及效益等 ） ；財務(wù)檢查報告；國庫券和其他債券分配和統(tǒng)計報表；會計人員統(tǒng)計表、會計人員考試情況統(tǒng)計表；會計人員考核資料；會計證登記表；職稱評定審批表；會計達標(biāo)升級申報、驗收、審批表；先進會計審批表；報廢后的固定資產(chǎn)卡片；各種臺賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。（三）電算化部分：會計電算化存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。第十條 會計檔案的整理立卷。會計年度終了后，對會計資

5、料進行整理立卷。會計檔案的整理采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一（一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案） 、檔案形成統(tǒng)一（案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一） 、管理要求統(tǒng)一（建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊） ，并分門別類按各卷順序編號。第十一條會計檔案編號級次：2/2/2/4,即大類/年度/類別/流水號。第十二條 大類是指會計內(nèi)容的大類：01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案。第十三條年度是指會計內(nèi)容發(fā)生的年份，如 08、09。第十四條 類別是指大類下的分類， 憑證類別以月份劃 分

6、01 一月、02二月；賬簿類別分為01資產(chǎn)類、02負(fù) 債類；報表類別分為01主表、02附表、03內(nèi)部管理報 表；第十五條 其它檔案類別分為：99其它。第十六條 流水號是指按會計內(nèi)容的發(fā)生時序， 連續(xù)編 制號碼。如2008年2月份第25本憑證，應(yīng)編為0108020025; 2008年第50份合同應(yīng)編為0408020050。第三章會計檔案的裝訂第十七條 會計憑證的裝訂。每月裝訂一次，須在次 月10日前裝訂完成，按年分月妥善保管歸檔。（一）會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：分類整理，按順序 排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按 上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)； 摘除憑證內(nèi)的 金屬

7、物（如訂書針、大頭針、回形針 ），對大的張頁或附件要 折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、 獎金發(fā)放單是否隨附齊全； 記賬憑證上有關(guān)人員 （如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等） 的印章是否齊全。（二）會計憑證裝訂時的要求：用“三角兩針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上兩個針眼，實行兩眼一線并在憑證上方和左側(cè)面各走兩次線后再到背面打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是死的，并放在憑證封皮的里面。記賬憑證裝訂完成后，要根據(jù)三角裝訂的大小進行完全包角，由裝訂人在記賬憑證側(cè)面注明年、月、憑

8、證種類和起始號碼，并在包角處的裝訂線封簽處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般為2-2.5 厘米，保證裝訂牢固，美觀大方。（三）會計憑證裝訂后的注意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。第十八條會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。（一）基本要求：賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、按順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。（二）活頁賬

9、簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。（三）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，由會計主管人員和經(jīng)辦人簽章。（四） 賬簿裝訂后的其他要求： 會計賬簿應(yīng)牢固、 平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號。編號一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存 （借 ）款日記賬、分戶明細賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年

10、按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。第十九條會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號順序排列各種會計報表、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。第四章財務(wù)信息化檔案第二十條 數(shù)據(jù)資料管理與保密。計算機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及 其備份和作為會計檔案資料打印輸生的各種憑證、賬冊、報 表，應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。（一）現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸生及保

11、管?，F(xiàn)金收付 業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。現(xiàn)金記賬憑證一律由專職會計 人員將審核無誤后的原始憑證按分錄當(dāng)日輸入計算機并打印由現(xiàn)金日記賬頁，審核后交現(xiàn)金由納人員核對現(xiàn)金庫存， 相符后由納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂 成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬順序裝訂成冊，加蓋 封印妥為保管。（二）銀行記賬憑證、賬冊的輸生與保管。有關(guān)財務(wù)人 員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機并 打印銀行日記賬，以保證銀行由納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行賬 頁經(jīng)由納審核無誤后，由納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂 成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印， 妥為保管?，F(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方

12、式，裝訂成 冊，妥為保管。（三）轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸由與保管。有關(guān)會計人員應(yīng) 及時將審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機。并打印輸 由，裝訂成冊，妥為保管。（四）科目匯總表、賬簿打印時間?，F(xiàn)金、銀行日記賬每天打印。銀行余額調(diào)整表每月打印一次。總分類賬和各種 明細分類賬每月打印一次?，F(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證 的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、 分析表，按管理要求和時間打印輸由， 經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。（五）其他。由機器打印輸生的會計檔案發(fā)生缺損時， 必須補充打印，并要求操作人員在打印輸生的賬頁上簽字蓋 章，財務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。第二十一條數(shù)據(jù)備份管

13、理。會計核算數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進 行備份工作。在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，隔日 進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要 做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、 科目代碼文件、期初余額文件、 本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機 內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應(yīng)視同會計資料按 月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方 妥為保管。第二十二條 信息化會計檔案管理。會計檔案存檔手 續(xù)：打印輸生的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章 才能存檔保管。為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上 寫保護標(biāo)簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防 熱、防潮、防磁的場所。打

14、印輸生的憑證、賬冊、報表等書 面形式的會計檔案按會計檔案管理辦法規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。隨 計算機配置的操作系統(tǒng)、各類 應(yīng)用程序 軟件、購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，軟件的備份磁盤， 作為會計檔案保管。各類會計檔案的由借，必須經(jīng)過會計主 管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份 磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進 行操作。必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、 非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行 為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。第五章會計檔案的移交第二十三條 負(fù)責(zé)會計檔案的保管人員，應(yīng)相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必

15、須辦理交接手續(xù)后才能離開。交接 時移交人與接替人應(yīng)按會計檔案目錄逐一點交。如發(fā)現(xiàn)會計 檔案有短缺，應(yīng)由移交人負(fù)責(zé)找齊，如有丟失，移交人應(yīng)查 明原因，承擔(dān)責(zé)任。點交清楚后應(yīng)由雙方在移交表上簽字。第二十四條 撤銷單位的會計檔案移交。 被撤銷單位的 會計檔案應(yīng)經(jīng)上級審計和財務(wù)部門審查后，編制會計檔案移 交清冊，上交上級檔案或財務(wù)部門保管。第二十五條 被合并單位的會計檔案移交。 被合并單位 應(yīng)編制移交清冊移交給并入單位。雙方經(jīng)辦人按移交清冊進 行點交后，雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人在移交清冊上簽字，上級檔 案和財務(wù)部門派員監(jiān)交。第六章會計檔案的保管第二十六條公司級以上機關(guān)應(yīng)設(shè)會計檔案室。 沒有條件設(shè)立會計檔案室

16、的單位，應(yīng)設(shè)會計檔案專柜，并指定專人負(fù)責(zé)保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計年度終了，暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案部門保管。年度終了時填制的會計檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會計檔案，由財務(wù)部門自行保管。第二十七條會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。 存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。第二十八條會計檔案的存放應(yīng)該做到：防火、防潮、防蟲、防鼠、防霉變質(zhì)。不允許隨便堆放，保證會計檔案完整無損。第二十九條會計檔案的保管年限，按 ?會計檔案保管年限表?執(zhí)行。保管年限期滿后方能銷毀。 會計部門保管的其他會計檔案，各種契約、重點工程決

17、算資料，會議記錄本永久保存；其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限：會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年其中：涉及外事和對私改造的會計憑證永久2銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年二、會計賬簿類3日記賬15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年4明細賬15年5總賬15年包括日記總賬6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn) 報廢清理 后可存5年7輔助賬簿15年8涉及外事和對私改造的會計賬簿永久三、會計報表類包括各級主管部門的匯總會計報表9主要財務(wù)指標(biāo)快報3年包括文字分析10月、季度會計報表5年同上11年度會計報表（決算）永久同上四、其它類12會計移交清冊15年13會計檔案保管

18、清冊25年14會計檔案銷毀清冊25年第七章會計檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限第三十條 公司財務(wù)部門內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部門的，檔案保管人員應(yīng)及時提供；會計檔案 存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應(yīng)及 時提供。第三十一條 本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部門的，要經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱；會 計檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 方能借閱。第三十二條 外單位人員查閱會計檔案。 要持單位介紹信，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能借閱第三十三條借閱會計檔案應(yīng)在財務(wù)部門或檔案部門的檔案庫 （ 室） 內(nèi)查閱。須拿出檔案庫（室）時要經(jīng)檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必須攜帶出單位的要經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三十四