三大體系文件編寫

1、123 4 5該說的要說到 說到要做到 做到要記錄即遵循即遵循5W1H5W1H法則。法則。6ISO9001ISO9001標準標準 4.2.3 4.2.3 文件控制文件控制 質(zhì)量管理體系所要求的文件應予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應依據(jù)質(zhì)量管理體系所要求的文件應予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應依據(jù)4.2.4的要求進行控制。的要求進行控制。 應編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：應編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：a) 文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是充分與適宜性；文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是充分與適宜性；b) 必要時對文件進行評審與更新并再次批準；必要時對文

2、件進行評審與更新并再次批準；c) 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；d) 確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；e) 確保文件保持清晰、易于識別；確保文件保持清晰、易于識別；f) 確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；g) 防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當?shù)臉俗R。些文件進行適當?shù)臉俗R。 7OHSAS18001OHSAS18001 4.4.4 4.4.4 文件文件組織應以適當?shù)拿浇椋?/p>

3、如：紙或電子形式）組織應以適當?shù)拿浇椋ㄈ纾杭埢螂娮有问剑┙⒉⒈３窒铝行畔ⅲ航⒉⒈３窒铝行畔ⅲ篴 a）描述管理體系核心要素及其相互作用；描述管理體系核心要素及其相互作用；b b）提供查詢相關文件的途徑。提供查詢相關文件的途徑。注：重要的是按有效性和效率要求使文件數(shù)量盡注：重要的是按有效性和效率要求使文件數(shù)量盡可能可能少少。 標準標準8組織應建立并保持程序，控制本標準所要求的所有組織應建立并保持程序，控制本標準所要求的所有文件和資料，以確保：文件和資料，以確保：a)文件和資料易于查找；文件和資料易于查找；b)對文件和資料進行定期評審，必要時予以修訂并對文件和資料進行定期評審，必要時予以修訂并由

4、被授權(quán)人員確認其適宜性；由被授權(quán)人員確認其適宜性；c)凡對職業(yè)健康安全體系的有效運行具有關鍵作用凡對職業(yè)健康安全體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都可得到有關文件和資料的現(xiàn)行版本；的崗位，都可得到有關文件和資料的現(xiàn)行版本；d)及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；回，或采取其他措施防止誤用；e)對出于法規(guī)和（或）保留信息的需要而留存的檔對出于法規(guī)和（或）保留信息的需要而留存的檔案文件和資料予以適當標識案文件和資料予以適當標識。OHSAS18001OHSAS18001標準標準 4.4.5 4.4.5文件和資料控制文件和資料

5、控制9ISO14001ISO14001標準標準 4.4.4 4.4.4、4.4.54.4.5文件和文件文件和文件控制條款控制條款 對體系文件的結(jié)構(gòu)和控制（編制、審核、批準、標對體系文件的結(jié)構(gòu)和控制（編制、審核、批準、標識、發(fā)放、使用、修改、更新、作廢）作出了同樣識、發(fā)放、使用、修改、更新、作廢）作出了同樣的規(guī)定要求。的規(guī)定要求。10 11121314第一層第一層第二層第二層第三層第三層第四層第四層1516 17 18 1920編寫體系文件的原則是：編寫體系文件的原則是：1、符合性符合性：符合：符合ISO9001、OHSAS18001和和ISO14001標準要求。即標準要求。即：復蓋標準，標準要

6、求的要復蓋標準，標準要求的要寫到，不能低于標準要求；寫到，不能低于標準要求；2、有效性有效性：能達到指導企業(yè)實際運作的效果；：能達到指導企業(yè)實際運作的效果；3、可操作性可操作性：文件要適度，不能太簡或太繁，注：文件要適度，不能太簡或太繁，注重有效性和效率，應實用，夠用即可；重有效性和效率，應實用，夠用即可；4、標準化標準化：按企業(yè)標準化體系要求編寫。：按企業(yè)標準化體系要求編寫。 GB/T 15496-2003企業(yè)標準體系企業(yè)標準體系 要求要求 GB/T 15497-2003企業(yè)標準體系企業(yè)標準體系 技術(shù)標準體系技術(shù)標準體系 GB/T 15498-2003企業(yè)標準體系企業(yè)標準體系 管理標準和工作

7、標準體系管理標準和工作標準體系 GB/T 1.1-2000標準化工作導則標準化工作導則 第第1部分部分:標準的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則標準的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則21體系文件要做到：體系文件要做到：系統(tǒng)性；法規(guī)性；符合性；可操作性；協(xié)系統(tǒng)性；法規(guī)性；符合性；可操作性；協(xié)調(diào)性；唯一性；繼承性。調(diào)性；唯一性；繼承性。22232425 體系文件應根據(jù)標準的要求、組織規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采體系文件應根據(jù)標準的要求、組織規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采取不同的形式；取不同的形式； 體系文件的詳略程度應與人員的素質(zhì)、技能和培訓等因素相適應；體系文件的詳略程度應與人員的素質(zhì)、技能和培訓等因素相適應； 所有文件規(guī)定都應在實際工作

8、中能得到有效的貫徹。所有文件規(guī)定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。2627 唯一性唯一性 對一個組織，其對一個組織，其QMS/OHS/EMS文件是唯一的；文件是唯一的； 通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯 一的理解；一的理解； 決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用；決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用； 不同組織的文件可具有不同的風格。不同組織的文件可具有不同的風格。2829文件編寫步驟文件編寫步驟:1對文件編寫人員進行對文件編寫人員進行培訓培訓。2. 任命文件編寫小組任命文件編寫小組組長組長和和組員組員。

9、3執(zhí)行危險源和環(huán)境因素辨識、風險評價與風險控制，評價執(zhí)行危險源和環(huán)境因素辨識、風險評價與風險控制，評價出重大危險源和重要環(huán)境因素，并進行分級，出重大危險源和重要環(huán)境因素，并進行分級，制訂危險源清制訂危險源清單、重大危險源清單和環(huán)境因素清單、重要環(huán)境因素清單。單、重大危險源清單和環(huán)境因素清單、重要環(huán)境因素清單。4、根據(jù)企業(yè)經(jīng)營綜旨和方向編制或修訂、根據(jù)企業(yè)經(jīng)營綜旨和方向編制或修訂質(zhì)量方針質(zhì)量方針,根據(jù)重大危根據(jù)重大危險源來編制或修訂險源來編制或修訂職業(yè)健康安全方針，職業(yè)健康安全方針，根據(jù)重要環(huán)境因素來根據(jù)重要環(huán)境因素來編制或修訂編制或修訂環(huán)境管理方針。環(huán)境管理方針。5根據(jù)質(zhì)量根據(jù)質(zhì)量/職業(yè)健康安

10、全職業(yè)健康安全/環(huán)境管理方針和重大危險源環(huán)境管理方針和重大危險源/重要重要環(huán)境因素技術(shù)經(jīng)濟可行性，環(huán)境因素技術(shù)經(jīng)濟可行性，確定目標、指標和管理方案。確定目標、指標和管理方案。6. 按按GB/T 1.1-2000標準化工作導則標準化工作導則 第第1部分部分:標準的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則標準的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則制定制定文件編制導則文件編制導則,規(guī)范文件編寫格式。規(guī)范文件編寫格式。7. 制定制定文件編寫計劃文件編寫計劃，按計劃分工編寫。按計劃分工編寫。308.根據(jù)上述第根據(jù)上述第3、4、5、6、7步的結(jié)果策劃運行控制程序和作步的結(jié)果策劃運行控制程序和作業(yè)指導書，確定程序文件和作業(yè)指導書業(yè)指導書，確定程序文件和作

11、業(yè)指導書清單清單。1)為使重大危險源、重要環(huán)境因素受到控制，減少工傷、環(huán)保事故和為使重大危險源、重要環(huán)境因素受到控制，減少工傷、環(huán)保事故和職業(yè)病，可行時應建立與重大危險源和重要環(huán)境因素相應的管理方案和運職業(yè)病，可行時應建立與重大危險源和重要環(huán)境因素相應的管理方案和運行控制程序；行控制程序； (2)對同一個重大危險因素和重要環(huán)境因素，可以既有管理方案又可有對同一個重大危險因素和重要環(huán)境因素，可以既有管理方案又可有運行控制程序，當然也可以只有運行控制程序，當然也可以只有 其一；其一； (3)同一個目標可以分解成多個指標，相應地，同一個目標也就可以由同一個目標可以分解成多個指標，相應地，同一個目標也

12、就可以由多個管理方案或多個運行控制程序來實現(xiàn)。多個管理方案或多個運行控制程序來實現(xiàn)。9.進行各個文件本身的編寫、審核、修改。進行各個文件本身的編寫、審核、修改。10. 通過上述各程序提出各部門的職責，并補充完善之，將其通過上述各程序提出各部門的職責，并補充完善之，將其提煉到管理手冊相應的條款中。提煉到管理手冊相應的條款中。11.對初稿組織廣泛討論對初稿組織廣泛討論,征求意見征求意見。12.編寫小組對整套文件的編寫小組對整套文件的接口接口協(xié)調(diào)性、統(tǒng)一性進行審核、修協(xié)調(diào)性、統(tǒng)一性進行審核、修改。改。13. 領導審定領導審定,發(fā)布實施發(fā)布實施。31編寫技巧：編寫技巧： 職業(yè)健康安全職業(yè)健康安全/環(huán)境

13、管理體系文件的編寫建議按以下五條主環(huán)境管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分頭編寫，一條線一個組或一個人每一條線中的手冊、線分頭編寫，一條線一個組或一個人每一條線中的手冊、程序和記錄格式乃至作業(yè)指導書都包含在內(nèi)，這樣寫可以避程序和記錄格式乃至作業(yè)指導書都包含在內(nèi)，這樣寫可以避免前免前 后重復和矛盾。后重復和矛盾。 1 1、第一條線：、第一條線： 4 .3.1 危險源辨識（環(huán)境因素識別），風險評價與風險控制；危險源辨識（環(huán)境因素識別），風險評價與風險控制； 4. 3.2 法律、法規(guī)及其他要求：法律、法規(guī)及其他要求： 4.3 .3 方針、目標、指標：方針、目標、指標： 4.3.4 管理方案管理方案

14、，32第二條線：第二條線： 4.4.2 4.4.2 培訓、意識和能力；培訓、意識和能力； 4.4.5 4.4.5 文件和資料管理文件和資料管理( (控制控制) )； 4.5.3 4.5.3 記錄和記錄管理。記錄和記錄管理。第三條線：第三條線： 4.4.6 4.4.6 運行控制：運行控制： 4.4.7 4.4.7 應急預案與響應。應急預案與響應。第四條線：第四條線： 4.5.1 4.5.1 績效測量與監(jiān)測；績效測量與監(jiān)測； 4.5.2 4.5.2 事故、事件、不符合、糾正與預防措施；事故、事件、不符合、糾正與預防措施； 4.5.4 4.5.4 內(nèi)部審核；內(nèi)部審核； 4.6 4.6 管理評審。管理

15、評審。第五條線：第五條線： 其他及附錄。其他及附錄。 33 也可采取如下的編寫方式：也可采取如下的編寫方式： (1)自上而下依序展開方式自上而下依序展開方式 3435 ISO9001、OHSAS18001和和ISO14001標準對文標準對文件的的批準、評審、更改、保存、使用、發(fā)放、件的的批準、評審、更改、保存、使用、發(fā)放、識別、作廢做了明確規(guī)定。識別、作廢做了明確規(guī)定。a)批準批準：文件發(fā)布前得到批準，以確保文件充分性與適宜：文件發(fā)布前得到批準，以確保文件充分性與適宜性；性；b)審核審核：必要時對文件：必要時對文件充分性和適宜性充分性和適宜性進行評審、更新并進行評審、更新并再次批準；再次批準；

16、c)發(fā)放發(fā)放：有受控標識和分發(fā)號，有登記；：有受控標識和分發(fā)號，有登記；36d)更改更改：確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；：確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；e)使用使用：確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；f) 標識標識：確保文件保持清晰、易于識別；：確保文件保持清晰、易于識別；g)識別識別：確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；：確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；h)作廢作廢：防止作廢文件的非預期使用，若因任何原：防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當?shù)臉俗R。因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當?shù)臉俗R。

17、 373839 /QEOM-2011企業(yè)代號企業(yè)代號三標體系手冊代號三標體系手冊代號Q-質(zhì)量、質(zhì)量、E-環(huán)境、環(huán)境、O-職業(yè)健職業(yè)健康安全、康安全、M-管理手冊管理手冊發(fā)布年號發(fā)布年號40QB/-201-2011企業(yè)代號企業(yè)代號手冊代碼手冊代碼標準符號標準符號發(fā)布年號發(fā)布年號41/ SC -2011企業(yè)代號企業(yè)代號手冊代碼手冊代碼發(fā)布年號發(fā)布年號42 /QEOP -Q-質(zhì)量、質(zhì)量、E-環(huán)境、環(huán)境、O-職業(yè)健康安全、職業(yè)健康安全、P-程序文件程序文件43企業(yè)代號企業(yè)代號程序文件代碼程序文件代碼企業(yè)標準符號企業(yè)標準符號文件順序號文件順序號 QB/-202-44企業(yè)代號企業(yè)代號程序文件代碼程序文件代

18、碼文件順序號文件順序號 -CX-4546/ WI - 47企業(yè)代號企業(yè)代號文件代碼文件代碼1-技術(shù)標準技術(shù)標準 2、3-管理標準管理標準 4工作標準工作標準標準符號標準符號文件順序號文件順序號QB/-48企業(yè)代號企業(yè)代號技術(shù)性文件代碼技術(shù)性文件代碼文件順序號文件順序號 / J 49企業(yè)代號企業(yè)代號管理性文件代碼管理性文件代碼文件順序號文件順序號 / G 50l有編、審、批；有編、審、批；l須跟蹤更改；須跟蹤更改；l各部門建立本部門受控文件清單；各部門建立本部門受控文件清單；l歸口部門給每個部門指定分發(fā)號；歸口部門給每個部門指定分發(fā)號；l歸口部門建立企業(yè)受控文件清單歸口部門建立企業(yè)受控文件清單l

19、包括：企業(yè)內(nèi)編寫的管理手冊、程序文件、包括：企業(yè)內(nèi)編寫的管理手冊、程序文件、作業(yè)類文件（三大標準）。作業(yè)類文件（三大標準）。51l用于控制用于控制外來文件外來文件；l包括：包括：法律、法規(guī)、國家、行業(yè)及地方法律、法規(guī)、國家、行業(yè)及地方標準、管理性文件等；標準、管理性文件等；l歸口部門每年查新后發(fā)布一次目錄，由歸口部門每年查新后發(fā)布一次目錄，由使用部門對照目錄，保證使用有效版本。使用部門對照目錄，保證使用有效版本。l須建立全公司和本部門適用的法律法須建立全公司和本部門適用的法律法規(guī)和其他要求清單規(guī)和其他要求清單5253QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理手冊的編制管理手冊的編制54

20、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理手冊是闡述一個組織的管理手冊是闡述一個組織的方針和描述其管理體系的文件，主要就體系作方針和描述其管理體系的文件，主要就體系作概括的表述，概括的表述，是體系文件中的主要文件，也是是體系文件中的主要文件，也是在實施和保持體系的正常運行中應長期遵循的在實施和保持體系的正常運行中應長期遵循的綱領性文件。綱領性文件。它對內(nèi)是組織內(nèi)部實施管理的基它對內(nèi)是組織內(nèi)部實施管理的基本法規(guī)，為各項管理活動提供統(tǒng)一的標準和共本法規(guī)，為各項管理活動提供統(tǒng)一的標準和共同的行為準則；對外是管理體系的文字表達，同的行為準則；對外是管理體系的文字表達，提供了質(zhì)量提供了質(zhì)量/ /職

21、業(yè)健康安全職業(yè)健康安全/ /環(huán)境管理保證能力環(huán)境管理保證能力的說明，的說明，以使需方和第三方確信本組織的技術(shù)以使需方和第三方確信本組織的技術(shù)和管理能力，保證生產(chǎn)活動達到規(guī)定的要求和管理能力，保證生產(chǎn)活動達到規(guī)定的要求。 55描述組織的方針、目標、承諾、程序和描述組織的方針、目標、承諾、程序和要求，展示組織管理體系重點解決的問題；要求，展示組織管理體系重點解決的問題；總體描述和實施有效的管理體系；總體描述和實施有效的管理體系；提供改進的常規(guī)控制，促進管理活動；提供改進的常規(guī)控制，促進管理活動；為審核管理體系提供文件依據(jù)；為審核管理體系提供文件依據(jù)；管理體系情況改變時，保證體系及要求管理體系情況改

22、變時，保證體系及要求的連續(xù)性；的連續(xù)性；56按管理體系的要求和相應方法培訓人員；按管理體系的要求和相應方法培訓人員；向組織各級管理者展示組織管理的總框架；向組織各級管理者展示組織管理的總框架；向各級管理人員提供查詢所需文件與記錄向各級管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑；的途徑；明確各部門的職責與相互關系；明確各部門的職責與相互關系；對外介紹管理體系；對外介紹管理體系；證明其自身質(zhì)量證明其自身質(zhì)量/職業(yè)健康安全職業(yè)健康安全/環(huán)境管理體環(huán)境管理體系符合標準規(guī)定。系符合標準規(guī)定。57編寫管理手冊應遵循指令性、符合性、系編寫管理手冊應遵循指令性、符合性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、先進性、可行性、可查性等統(tǒng)性、

23、協(xié)調(diào)性、先進性、可行性、可查性等項原則。項原則。管理手冊內(nèi)容即要有系統(tǒng)性，又要避免面管理手冊內(nèi)容即要有系統(tǒng)性，又要避免面面俱到、冗長重復。即：面俱到、冗長重復。即：系統(tǒng)闡述，突出重點；系統(tǒng)闡述，突出重點；層次清楚，協(xié)調(diào)統(tǒng)一；層次清楚，協(xié)調(diào)統(tǒng)一；整體優(yōu)化，切實可行。整體優(yōu)化，切實可行。 58管理手冊在深度和廣度上可以不同，取管理手冊在深度和廣度上可以不同，取決于組織的性質(zhì)、規(guī)模、技術(shù)要求及人員決于組織的性質(zhì)、規(guī)模、技術(shù)要求及人員素質(zhì)，以適應組織的實際需要。對于中、素質(zhì)，以適應組織的實際需要。對于中、小型組織可以把管理手冊和程序文件合成小型組織可以把管理手冊和程序文件合成一套文件。一套文件。 59

24、1資料收集與分析；資料收集與分析； 需要收集的主要資料包括：需要收集的主要資料包括： 組織機構(gòu)現(xiàn)狀；組織機構(gòu)現(xiàn)狀； 各部門職責和權(quán)限現(xiàn)狀各部門職責和權(quán)限現(xiàn)狀( (各部門確認的各部門確認的) )； 各部門需要解決的工作接口問題和其他問各部門需要解決的工作接口問題和其他問題；題； 對現(xiàn)有各種管理制度和作業(yè)程序以及各有對現(xiàn)有各種管理制度和作業(yè)程序以及各有關部門的執(zhí)行情況的說明；關部門的執(zhí)行情況的說明； 對現(xiàn)有的各種技術(shù)標準、規(guī)范以及各部門對現(xiàn)有的各種技術(shù)標準、規(guī)范以及各部門執(zhí)行情況的說明。執(zhí)行情況的說明。 60資料分析資料分析 評價現(xiàn)有機構(gòu)及職能是否完善，列出需完善評價現(xiàn)有機構(gòu)及職能是否完善，列出需

25、完善的職能清單；的職能清單； 評價工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、解決的工評價工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、解決的工作接口問題的清單；作接口問題的清單； 評價現(xiàn)有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提評價現(xiàn)有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提出需增加、調(diào)整或作廢的文件方案。出需增加、調(diào)整或作廢的文件方案。 61 2職能完善和職責、權(quán)限的確定職能完善和職責、權(quán)限的確定；現(xiàn)有部門的職責和權(quán)限調(diào)查；現(xiàn)有部門的職責和權(quán)限調(diào)查；列出需要調(diào)整或補充的職責和權(quán)限的清單；列出需要調(diào)整或補充的職責和權(quán)限的清單；提出調(diào)整或補充職責和權(quán)限的議案；提出調(diào)整或補充職責和權(quán)限的議案；有關部門討論，提出修改意見；有關部門討論，提出修改意見；由組

26、織最高管理層研究決定；由組織最高管理層研究決定；發(fā)布有關明確職責和權(quán)限的文件；發(fā)布有關明確職責和權(quán)限的文件；在編寫文件和運行過程中發(fā)現(xiàn)需進一步明確在編寫文件和運行過程中發(fā)現(xiàn)需進一步明確或補充的問題應隨時決定并補充發(fā)文?；蜓a充的問題應隨時決定并補充發(fā)文。623確定管理手冊結(jié)構(gòu)；確定管理手冊結(jié)構(gòu)；4落實手冊編寫的組織工作；落實手冊編寫的組織工作；5制定編寫手冊的工作計劃。制定編寫手冊的工作計劃。 63 QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系手冊的內(nèi)容管理體系手冊的內(nèi)容封面封面目錄目錄0.10.1發(fā)布令發(fā)布令0.20.2管理者代表任命書管理者代表任命書0.30.3組織概況組織概況0.4

27、0.4QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系方針和目標管理體系方針和目標0.5 0.5 QMS/OHS/EMS管理手冊的管理管理手冊的管理641.手冊的適用范圍手冊的適用范圍2.引用標準引用標準3. 術(shù)語和定義術(shù)語和定義4.QM/OHS/EMS/EMS管理體系管理體系5.管理職責管理職責.附錄附錄65QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系手冊各章編寫的原則管理體系手冊各章編寫的原則要求要求（12-112-1）封面：封面：QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系手冊封面參考格管理體系手冊封面參考格式見下頁式見下頁。 應包括以下內(nèi)容：應包括以下內(nèi)容： 組織名

28、稱；組織名稱；手冊標題；手冊標題；編寫依據(jù)的標準版次；編寫依據(jù)的標準版次；手冊的發(fā)行版本、手冊編碼、手冊發(fā)放控制號。手冊的發(fā)行版本、手冊編碼、手冊發(fā)放控制號。 66 QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求（12-2） （徽標）公司名稱（徽標）公司名稱 */QEOM-2011 受控號受控號QMS/OHS/EMS管理手冊管理手冊 (A/0）依據(jù)依據(jù)ISO9001：2008，OHSAS18001：1999，ISO14001：2004 編制人：編制人： 審核人：審核人： 批準人：批準人： 發(fā)布日期：發(fā)布日期： 實施日期：實施日期：67QMS/OHS/EMSQMS/OHS

29、/EMS管理體系手冊編寫的原則要求0.1 發(fā)布令：發(fā)布令： 聲明手冊是質(zhì)量管理聲明手冊是質(zhì)量管理/職業(yè)健康安全職業(yè)健康安全/環(huán)境環(huán)境管理體系的綱領性文件，是全體員工必須管理體系的綱領性文件，是全體員工必須遵守的法則；最高管理者批準發(fā)布實施的遵守的法則；最高管理者批準發(fā)布實施的命令命令(含最高管理者簽字含最高管理者簽字)，批準發(fā)布日期，批準發(fā)布日期和實施日期。和實施日期。68QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求0.2管理者代表的任命書管理者代表的任命書 是最高管理者對管理者代表的任命令。闡明管是最高管理者對管理者代表的任命令。闡明管理者代表的職責和權(quán)限。理者代表

30、的職責和權(quán)限。69QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求0.3組織的概況：組織的概況： 簡要描述企業(yè)名稱、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)歷簡要描述企業(yè)名稱、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)歷史沿革；隸屬關系；所有制性質(zhì)；主要產(chǎn)史沿革；隸屬關系；所有制性質(zhì)；主要產(chǎn)品情況（產(chǎn)品名稱、系列型號、）；采用品情況（產(chǎn)品名稱、系列型號、）；采用的標準、主要銷售地區(qū)；企業(yè)地址、通訊的標準、主要銷售地區(qū)；企業(yè)地址、通訊方式等內(nèi)容。方式等內(nèi)容。 70QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求 0.4 管理方針：管理方針： 明確提出組織的明確提出組織的QM/OHS/EMS管理方針管理方針

31、(最高最高管理者簽字管理者簽字)。 管理管理方針是由最高管理者正式發(fā)布的組織總的方針是由最高管理者正式發(fā)布的組織總的宗旨和方向，應宗旨和方向，應體現(xiàn)企業(yè)特色，體現(xiàn)持續(xù)滿足顧客、體現(xiàn)企業(yè)特色，體現(xiàn)持續(xù)滿足顧客、員工和相關方要求的承諾，體現(xiàn)持續(xù)改進管理體系員工和相關方要求的承諾，體現(xiàn)持續(xù)改進管理體系的承諾，體現(xiàn)滿足法律法規(guī)的要求的承諾。的承諾，體現(xiàn)滿足法律法規(guī)的要求的承諾。 管理目標：管理目標： 明確提出組織的明確提出組織的QM/OHS/EMS管理目標管理目標(最高最高管理者簽字管理者簽字)。 管理目標應體現(xiàn)三性：可測量性、可實現(xiàn)性、管理目標應體現(xiàn)三性：可測量性、可實現(xiàn)性、具有挑戰(zhàn)性。具有挑戰(zhàn)性。

32、71 某電業(yè)局管理方針某電業(yè)局管理方針以人為本以人為本 關注生命健康；關注生命健康； 優(yōu)質(zhì)高效優(yōu)質(zhì)高效 滿足顧客需要；滿足顧客需要； 全面發(fā)展全面發(fā)展 遵守國家法規(guī)；遵守國家法規(guī)； 持續(xù)改進持續(xù)改進 建設一流電網(wǎng)。建設一流電網(wǎng)。某煙廠質(zhì)量方針某煙廠質(zhì)量方針一絲不茍，支支一流，一箱一包，不優(yōu)不休一絲不茍，支支一流，一箱一包，不優(yōu)不休宇通客車公司質(zhì)量方針宇通客車公司質(zhì)量方針系心于人，用心于車。系心于人，用心于車。 72提高煤炭品質(zhì)提高煤炭品質(zhì) 保顧客滿意保顧客滿意實施預防為主實施預防為主 保職工安全保職工安全勇?lián)鐣熑斡聯(lián)鐣熑?造綠色礦山造綠色礦山恪守國法行規(guī)恪守國法行規(guī) 求持續(xù)發(fā)展求持續(xù)發(fā)

33、展煤礦質(zhì)量煤礦質(zhì)量/環(huán)境環(huán)境/職業(yè)健康安全管理方針職業(yè)健康安全管理方針73企業(yè)的企業(yè)的“三標三標”目標指目標指標標 產(chǎn)量，產(chǎn)值，成本，產(chǎn)品合格率，顧產(chǎn)量，產(chǎn)值，成本，產(chǎn)品合格率，顧客滿意率，客滿意率， 服務承諾指標；服務承諾指標； 安全天數(shù)，設備完好率，杜絕人身傷安全天數(shù)，設備完好率，杜絕人身傷亡、設備重大事故，無火災、交通；亡、設備重大事故，無火災、交通； 能耗物耗指標，水、氣、聲、渣排放能耗物耗指標，水、氣、聲、渣排放指標，環(huán)保設施的完好率等等。指標，環(huán)保設施的完好率等等。 74供電企業(yè)的目標供電企業(yè)的目標 供電量，供電可靠率，產(chǎn)值，調(diào)電計供電量，供電可靠率，產(chǎn)值，調(diào)電計劃完成率，電壓合格

34、率、頻率、諧波劃完成率，電壓合格率、頻率、諧波合格率，供電可靠率合格率，供電可靠率,線損率，安全天線損率，安全天數(shù)，設備完好率，杜絕人身、設備、數(shù)，設備完好率，杜絕人身、設備、電網(wǎng)重大事故，無火災、交通、一類電網(wǎng)重大事故，無火災、交通、一類障礙，服務承諾指標，顧客滿意率等障礙，服務承諾指標，顧客滿意率等等。等。 75 質(zhì)量目標質(zhì)量目標 1、灰分；、灰分；2、水分；、水分；3、硫份；、硫份； 4、發(fā)熱值；、發(fā)熱值；5、工程質(zhì)量事故為零、工程質(zhì)量事故為零環(huán)境管理目標環(huán)境管理目標 1、萬噸原煤完成能耗、萬噸原煤完成能耗 ：完成節(jié)能量：完成節(jié)能量300噸標準煤噸標準煤 2、污染物排放達標率、污染物排放

35、達標率100%職業(yè)健康安全目標職業(yè)健康安全目標 1、安全生產(chǎn)事故為零安全生產(chǎn)事故為零 2、瓦斯?jié)舛攘愠?、瓦斯?jié)舛攘愠?3、新發(fā)職業(yè)病較上年降低、新發(fā)職業(yè)病較上年降低10 4、特種作業(yè)人員持證上崗率、特種作業(yè)人員持證上崗率100 5、職工體檢率、職工體檢率80（年）（年）煤礦質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全目標煤礦質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全目標76QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求0.5 QMS/OHS/EMS管理體系手冊的管理管理體系手冊的管理* * 簡簡要要闡闡明管理體系手冊的明管理體系手冊的編編制、制、審審核、核、批準情況；批準情況；* * 管理體系手冊修改、

36、管理體系手冊修改、換換版版規(guī)則規(guī)則；* * 管理體系手冊的管理體系手冊的頒頒布、布、實實施、施、發(fā)發(fā)放、放、歸歸檔等管理、控制檔等管理、控制規(guī)則規(guī)則；* * 管理體系管理體系刪刪減章減章節(jié)節(jié)的的說說明。明。77QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求1.手冊的適用范圍手冊的適用范圍 適用范適用范圍圍和和應應用用領領域：域：應應清楚表明手冊清楚表明手冊和體系文件的適用范和體系文件的適用范圍圍和和應應用用領領域。域。78QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求2.2.引用標準引用標準 列出本手冊引用的國際標準、國家標準和列出本手冊引用的國際標準、國家標準和行業(yè)標準等。行業(yè)標準等。3

37、. 3. 術(shù)語和定義術(shù)語和定義 手冊手冊應應盡量使用公盡量使用公認術(shù)語認術(shù)語和定和定義義，但需，但需要要時時可根據(jù)本可根據(jù)本組織實際規(guī)組織實際規(guī)定不同含定不同含義義的的詞詞，或或?qū)μ囟ㄌ囟ㄐg(shù)語規(guī)術(shù)語規(guī)定特定含定特定含義義。（如供電企業(yè)的三如供電企業(yè)的三率等率等) )79QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求4. 4. 5. 6. 7. 8.5. 6. 7. 8.章節(jié)：章節(jié)： QMS/OHS/EMSMSQMS/OHS/EMSMS 本部分是手冊的主要內(nèi)容本部分是手冊的主要內(nèi)容, ,是是對對質(zhì)量質(zhì)量 / /職業(yè)健康安全職業(yè)健康安全/ /環(huán)境環(huán)境管理體系要素和程序的管理體系要素和程序的簡簡

38、要描述要描述。章節(jié)的劃分要合章節(jié)的劃分要合理；一般可采用標準的理；一般可采用標準的基本條款進行編寫。主要內(nèi)容：基本條款進行編寫。主要內(nèi)容： 1 1） 本條要開展的活動（總則）；本條要開展的活動（總則）； 2 2） 各部門開展此項活動的職責；各部門開展此項活動的職責； 3 3） 開展各項活動的原則要求；開展各項活動的原則要求； （控制要求）（控制要求） 4 4） 每項活動與其他活動的接口關系；每項活動與其他活動的接口關系； 5 5）查詢查詢途徑，途徑，需引用的程序文件和作業(yè)文件。需引用的程序文件和作業(yè)文件。即要附即要附上相關程序文件上相關程序文件編編號和名稱（號和名稱（引用的文件引用的文件）。）

39、。80QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求對各要素的描述可采用以下格式：對各要素的描述可采用以下格式：1）總則）總則2）職責）職責3）控制要求）控制要求4）支持性文件）支持性文件81QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求管理體系手冊涉及之附錄均放于此，如必要時可管理體系手冊涉及之附錄均放于此，如必要時可附：附：*管理體系手冊修改控制頁管理體系手冊修改控制頁*組織機構(gòu)組織機構(gòu)*職能分配表職能分配表*體系程序文件目錄體系程序文件目錄*重大危險因素清單重大危險因素清單*重要環(huán)境因素重要環(huán)境因素*法律法規(guī)和其他要求一覽表等法律法規(guī)和其他

40、要求一覽表等其編號方式為附錄一、附錄二，以此順延。其編號方式為附錄一、附錄二，以此順延。82附錄一附錄一: :組織機構(gòu)：組織機構(gòu)：QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系保證組織機構(gòu)圖是管理體系保證組織機構(gòu)圖是指以圖示方式描繪出本組織內(nèi)人員之間的指以圖示方式描繪出本組織內(nèi)人員之間的相互關系。相互關系。附錄二附錄二: : QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理體系職能分配管理體系職能分配表表是指以表格方式明確體現(xiàn)各是指以表格方式明確體現(xiàn)各QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS要素的主要負責部門、若干相關部門。要素的主要負責部門、若干相關部門。附錄三附錄三: :程序文件

41、清單程序文件清單83QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS程序文件的編制程序文件的編制84 1、什么是程序、什么是程序 程序是為實施某項活動規(guī)定的方法。程序是為實施某項活動規(guī)定的方法。標準要求組織建立管理體系，并必須形成相應文件，標準要求組織建立管理體系，并必須形成相應文件，表明某項活動的目的和范圍，表明某項活動的目的和范圍，應做什么應做什么( (WHAT)WHAT)，為為什么這樣做什么這樣做( (WHY)WHY)，誰來做誰來做( (WHO)WHO)，何時何時( (WHEN)WHEN)，何地何地( (WHERE)WHERE)以及如何做以及如何做( (HOW)(HOW)(簡稱簡稱5 5W1

42、H)W1H)，應采應采用什么材料、設備、儀器和依據(jù)什么文件，以及如用什么材料、設備、儀器和依據(jù)什么文件，以及如何進行控制和記錄。何進行控制和記錄。852、程序文件的作用程序文件的作用1）程序文件是實施方針、目標、指標的具）程序文件是實施方針、目標、指標的具體措施，是對那些產(chǎn)生影響的活動進行策體措施，是對那些產(chǎn)生影響的活動進行策劃和管理所用的基本文件，是順序性文件，劃和管理所用的基本文件，是順序性文件，是管理手冊的支持性文件。是管理手冊的支持性文件。862 2）每一個程序文件都應包含管理體系中的）每一個程序文件都應包含管理體系中的一個邏輯上獨立的內(nèi)容，可能是標準的一一個邏輯上獨立的內(nèi)容，可能是標

43、準的一個要素，或要素中的一個部分，或是幾個個要素，或要素中的一個部分，或是幾個要素相關要求的一組活動等。程序文件的要素相關要求的一組活動等。程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀由組織自行確定，數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀由組織自行確定，程序文件一般不涉及純技本性的細節(jié)，程序文件一般不涉及純技本性的細節(jié)，細細節(jié)通常在工作指令或作業(yè)指導書中規(guī)定。節(jié)通常在工作指令或作業(yè)指導書中規(guī)定。 873 3）只有有效實施程序文件才能體現(xiàn)管理體）只有有效實施程序文件才能體現(xiàn)管理體系的功能，因此，程序文件的內(nèi)容和要求系的功能，因此，程序文件的內(nèi)容和要求要密切結(jié)合實際情況。程序文件展開的深要密切結(jié)合實際情況。程序文件展開的深度

44、和廣度，取決于組織任務的復雜性，采度和廣度，取決于組織任務的復雜性，采用的工作方法、活動內(nèi)容和對執(zhí)行活動人用的工作方法、活動內(nèi)容和對執(zhí)行活動人員的水平、能力、技術(shù)與培訓所達到的效員的水平、能力、技術(shù)與培訓所達到的效果。果。 88 4 4）程序文件實質(zhì)上是組織管理中科學的）程序文件實質(zhì)上是組織管理中科學的管理制度，是法規(guī)性文件，要強制執(zhí)行，管理制度，是法規(guī)性文件，要強制執(zhí)行，因此程序文件應有因此程序文件應有可操作性可操作性和和可檢查性可檢查性。893、程序文件編寫的工作程序、程序文件編寫的工作程序 編制程序文件的工作程序如圖所示。編制程序文件的工作程序如圖所示。 901）對現(xiàn)行文件的收集和分析）

45、對現(xiàn)行文件的收集和分析 收集組織現(xiàn)行的各種標準、制度和規(guī)收集組織現(xiàn)行的各種標準、制度和規(guī)定等文件，其中很多具有定等文件，其中很多具有“程序程序”的性質(zhì)，的性質(zhì)，但也有其不足之處，應該以管理體系有效但也有其不足之處，應該以管理體系有效運行為前提，以程序文件的要求為尺度，運行為前提，以程序文件的要求為尺度，各部門對這些文件進行一次清理和分析，各部門對這些文件進行一次清理和分析，摘其有用，刪除無關，按程序文件內(nèi)容及摘其有用，刪除無關，按程序文件內(nèi)容及格式要求進行改寫。格式要求進行改寫。91 組織如果已經(jīng)建立了組織如果已經(jīng)建立了IS09001質(zhì)量管理質(zhì)量管理體系，就應該使管理體系與原有體系充分體系，就

46、應該使管理體系與原有體系充分融合，特別是培訓、文件控制、記錄管理、融合，特別是培訓、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評審等，其管理方式類似，內(nèi)部審核和管理評審等，其管理方式類似，這些程序可在原這些程序可在原ISO9001程序的基礎上補程序的基礎上補充。充。922 2）編制程序文件明細表）編制程序文件明細表 一個組織的管理體系程序文件的多少，每個程一個組織的管理體系程序文件的多少，每個程序的詳略、篇幅和內(nèi)容都沒有硬性規(guī)定，但在能夠控序的詳略、篇幅和內(nèi)容都沒有硬性規(guī)定，但在能夠控制的前提下，程序文件個數(shù)和每一個程序的篇幅力求制的前提下，程序文件個數(shù)和每一個程序的篇幅力求符合要求和簡便；各個程序之

47、間，要有必要的銜接，符合要求和簡便；各個程序之間，要有必要的銜接，但要避免相同的內(nèi)容在不同的程序之間有較大的重復。但要避免相同的內(nèi)容在不同的程序之間有較大的重復。根據(jù)組織的管理體系總體設計方案，按體系要素逐級根據(jù)組織的管理體系總體設計方案，按體系要素逐級展開，制定程序文件明細表，明確程序主管部門及相展開，制定程序文件明細表，明確程序主管部門及相關部門的職責，對照已有的各種文件，確定需新編、關部門的職責，對照已有的各種文件，確定需新編、修改和需完善的程序文件，制定計劃逐步完成。修改和需完善的程序文件，制定計劃逐步完成。 934 4、程序文件內(nèi)容和格式（參考）、程序文件內(nèi)容和格式（參考） 1.1.

48、目的目的2.2.范圍范圍3.3.術(shù)語術(shù)語 （需要時）（需要時） 4.4.職責職責 5.5.工作程序工作程序6.6.相關文件相關文件 7.相關記錄相關記錄8.8.修改頁修改頁94(1)目的和范圍：目的和范圍： 一般簡單說明開展這項活動的目的和所涉及的一般簡單說明開展這項活動的目的和所涉及的范圍。推薦使用如下引導語：范圍。推薦使用如下引導語： 為了為了制定本程序。制定本程序。 本程序規(guī)定了本程序規(guī)定了 本程序適用于本程序適用于(2)術(shù)語：術(shù)語： （需要時（需要時) 指本程序中涉及到的并需說明的術(shù)語和名詞。指本程序中涉及到的并需說明的術(shù)語和名詞。(3) 職責：職責： 指明實施程序文件的主管部門及相關

49、部門的職責指明實施程序文件的主管部門及相關部門的職責權(quán)限、接口及相互關系。權(quán)限、接口及相互關系。 95(4)工作程序：工作程序： 列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確各項活動的接口關系、職責、協(xié)調(diào)措順序，明確各項活動的接口關系、職責、協(xié)調(diào)措施；施；明確每個過程中各項因素由誰干，什么時間明確每個過程中各項因素由誰干，什么時間干，什么場合干，什么場合(地點地點)干、干什么、怎么干、如何干、干什么、怎么干、如何控制控制，及所要達到的要求；需形成記錄和報告的，及所要達到的要求；需形成記錄和報告的內(nèi)容，內(nèi)容，記錄的保存部門和期限記錄的保存部門和期限 ；出

50、現(xiàn)例外情況；出現(xiàn)例外情況的處理措施等。必要時（最好）輔以流程圖。的處理措施等。必要時（最好）輔以流程圖。 96 (5) (5)相關相關/ /支持性文件：支持性文件： 指需引用的或與本程序相關的程序、文件，指需引用的或與本程序相關的程序、文件，這些文件名在工作程序的相關條款中已經(jīng)提出，這些文件名在工作程序的相關條款中已經(jīng)提出，相關文件只是列出一個明細相關文件只是列出一個明細（6 6）相關記錄：）相關記錄： 指實施本程序規(guī)定的各項活動產(chǎn)生記錄，指實施本程序規(guī)定的各項活動產(chǎn)生記錄，工工作程序條款中應指明記錄名稱并與作程序條款中應指明記錄名稱并與相關相關記錄中所記錄中所列名稱一致。列名稱一致。（7 7

51、）修改頁）修改頁 97流程圖的繪制流程圖的繪制常用流程圖符號常用流程圖符號 活動的開始活動的開始/結(jié)束結(jié)束 連接連接 活動活動/操作操作 建立文檔建立文檔 選擇選擇 歸檔歸檔 98流程圖的繪制流程圖的繪制流程圖舉例流程圖舉例事故處理流程圖事故處理流程圖 N Y 收到事故匯報分析事故類型通知相關作業(yè)部門匯報并填寫記錄99程序文件編寫時可考慮：程序文件編寫時可考慮：按以下步驟（按以下步驟（PDCA循環(huán)）：循環(huán)）：策劃策劃控制措施控制措施實施檢查實施檢查分析改進分析改進100策劃時應考慮：策劃時應考慮：1）策劃的依據(jù)）策劃的依據(jù)2）策劃的時機）策劃的時機3）策劃的方法、結(jié)果的處理）策劃的方法、結(jié)果的

52、處理4）策劃結(jié)果的評審、改進）策劃結(jié)果的評審、改進101實施控制時應考慮的內(nèi)容：實施控制時應考慮的內(nèi)容：1）控制的方式、方法）控制的方式、方法2）實施原則要求）實施原則要求3）實施的注意事項）實施的注意事項4）發(fā)現(xiàn)問題的處理要求）發(fā)現(xiàn)問題的處理要求102實施檢查時可考慮：實施檢查時可考慮：1）檢查的時機）檢查的時機2）檢查的內(nèi)容、方式）檢查的內(nèi)容、方式/方法方法3）檢查的實施）檢查的實施4）檢查結(jié)果的處理（傳遞、匯總、分析）檢查結(jié)果的處理（傳遞、匯總、分析）103分析改進時應考慮分析改進時應考慮1）分析的依據(jù)（信息的來源）分析的依據(jù)（信息的來源）2）分析的方式）分析的方式/方法方法3）分析改進

53、實施時應注意的問題）分析改進實施時應注意的問題4）分析改進結(jié)果的處理）分析改進結(jié)果的處理5）分析改進結(jié)果的檢查、改進）分析改進結(jié)果的檢查、改進1045 5、編寫時的注意事項、編寫時的注意事項 程序文件應統(tǒng)一編號，以便于識別。標題應明確說明程序文件應統(tǒng)一編號，以便于識別。標題應明確說明開展的活動及其特點。開展的活動及其特點。 確定使用該程序時所產(chǎn)生的記錄和報告的格式，寫明確定使用該程序時所產(chǎn)生的記錄和報告的格式，寫明記錄的編號和名稱。記錄的編號和名稱。 程序文件應得到本活動相關部門負責人同意和接受，程序文件應得到本活動相關部門負責人同意和接受，以及相關方對接口關系的認可（如：會簽），經(jīng)過審批以及

54、相關方對接口關系的認可（如：會簽），經(jīng)過審批后實施。后實施。 程序文件程序文件應應匯編成冊，前面加封面、目錄，最后加修匯編成冊，前面加封面、目錄，最后加修改頁。改頁。105 （徽標）公司名稱（徽標）公司名稱 */QEOP 受控號受控號QMS/OHS/EMS管理體系管理體系程序文件程序文件 (A/0） 編制：編制： 審核：審核： 批準：批準： 批準日期：批準日期： 實施日期：實施日期：106QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS作業(yè)文件的編制作業(yè)文件的編制1071、作業(yè)文件的作用、作業(yè)文件的作用 作業(yè)文件是程序文件的支持性文件。為了使作業(yè)文件是程序文件的支持性文件。為了使各項活動具有可操作

55、性，一個程序文件可分解成各項活動具有可操作性，一個程序文件可分解成幾個作業(yè)文件，但能在程序文件中交代清楚的活幾個作業(yè)文件，但能在程序文件中交代清楚的活動，就不要再編制作業(yè)文件。作業(yè)文件應與采用動，就不要再編制作業(yè)文件。作業(yè)文件應與采用要素的程序相對應，它是對程序文件中整個程序要素的程序相對應，它是對程序文件中整個程序或某些條款進行補充、細化，不能脫離程序另搞或某些條款進行補充、細化，不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件。一套作業(yè)文件。國家、行業(yè)的技術(shù)標準、規(guī)范不國家、行業(yè)的技術(shù)標準、規(guī)范不作為作業(yè)文件，單獨在作為作業(yè)文件，單獨在“法規(guī)和其他要求目錄法規(guī)和其他要求目錄”中體現(xiàn)。中體現(xiàn)。 1082 2、作

56、業(yè)文件的編寫步驟、作業(yè)文件的編寫步驟 組織現(xiàn)行的各種組織制度、規(guī)定、辦法組織現(xiàn)行的各種組織制度、規(guī)定、辦法等文件，很多具有與作業(yè)文件相同的功能，等文件，很多具有與作業(yè)文件相同的功能，但也有其不足之處，應該以管理體系有效但也有其不足之處，應該以管理體系有效運行為前提，以作業(yè)文件的要求為尺度，運行為前提，以作業(yè)文件的要求為尺度，對這些文件再進行一次清理和分析，摘其對這些文件再進行一次清理和分析，摘其有用，刪除無關，按作業(yè)文件內(nèi)容及格式有用，刪除無關，按作業(yè)文件內(nèi)容及格式要求進行改寫。要求進行改寫。109 根據(jù)管理體系總體設計方案，按體系根據(jù)管理體系總體設計方案，按體系要素逐級展開，制定作業(yè)文件明細

57、表，明要素逐級展開，制定作業(yè)文件明細表，明確部門的職責，對照已有的各種文件，確確部門的職責，對照已有的各種文件，確定需新編、改造和完善的作業(yè)文件。由于定需新編、改造和完善的作業(yè)文件。由于各組織的規(guī)模、機構(gòu)設置和生產(chǎn)實際不盡各組織的規(guī)模、機構(gòu)設置和生產(chǎn)實際不盡相同，則運行控制程序的多少，內(nèi)容也不相同，則運行控制程序的多少，內(nèi)容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程度相同，即使程序相同，但由于其詳略程度不同，其作業(yè)文件的多少也不盡相同。不同，其作業(yè)文件的多少也不盡相同。 1103 3、作業(yè)文件內(nèi)容和格式、作業(yè)文件內(nèi)容和格式文件的內(nèi)容文件的內(nèi)容 作業(yè)文件中通常包括活動的目的和范圍，做作業(yè)文件中通常包

58、括活動的目的和范圍，做什么和誰來做，何時、何地以及如何做，應采用什么和誰來做，何時、何地以及如何做，應采用什么方法、設備和文件，如何對活動進行控制和什么方法、設備和文件，如何對活動進行控制和記錄，即記錄，即5 5W1HW1H原則。作業(yè)文件的內(nèi)容是描述實施原則。作業(yè)文件的內(nèi)容是描述實施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動。程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動。111文件編號和標題：文件編號和標題： 編號可以根據(jù)活動的層次進行編排，同一層編號可以根據(jù)活動的層次進行編排，同一層次的作業(yè)文件應統(tǒng)一編號，以便于識別，標題應次的作業(yè)文件應統(tǒng)一編號，以便于識別，標題應明確說明開展的活動及其特點。明確說明

59、開展的活動及其特點。 格式格式 (1)(1)目的和使用范圍：目的和使用范圍： 一般簡單說明開展這項活動的目的、要達到一般簡單說明開展這項活動的目的、要達到的目標和所涉及的范圍；的目標和所涉及的范圍；(2)(2)職責：職責： 指明實施文件部門及其職責、權(quán)限，接口及指明實施文件部門及其職責、權(quán)限，接口及相互關系；相互關系； 112(3)(3)管理內(nèi)容：管理內(nèi)容： 是作業(yè)文件的核心部分。應列出開展此項活是作業(yè)文件的核心部分。應列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫動的步驟，保持合理的編寫順序，明確各項活動順序，明確各項活動的接口關系、職責、協(xié)調(diào)措施，明確從事各項活的接口關系、職責、協(xié)調(diào)措施，明確從事

60、各項活動人員的技能要求，使用的設備、工具、工裝，動人員的技能要求，使用的設備、工具、工裝，采用的標準、作業(yè)指導書和采用的標準、作業(yè)指導書和控制控制方法，要達到的方法，要達到的目標，目標，需形成需形成的的記錄記錄和和報報告的內(nèi)容，出告的內(nèi)容，出現(xiàn)現(xiàn)例外情例外情況的況的處處理措施等，必要理措施等，必要時輔時輔以流程以流程圖圖。113 (4) (4) 相關文件：相關文件： 指需引用的或與本作業(yè)文件相關的其指需引用的或與本作業(yè)文件相關的其他文件。他文件。（5 5）相關記錄：）相關記錄： 指實施本作業(yè)文件規(guī)定的各項活動產(chǎn)指實施本作業(yè)文件規(guī)定的各項活動產(chǎn)生記錄。生記錄。1144 4、編寫時的注意事項、編寫