第三講：檔案整理

1、第三講：檔案整理第三講：檔案整理林嵐綱要o 檔案整理工作的概述o 全宗的劃分o 全宗內檔案的分類o 立卷o 卷案目錄的編制一、檔案整理工作的概述1、檔案整理工作內容o 檔案館（室）對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業(yè)務，是檔案管理中的一項基礎工作o 檔案整理工作包括六大環(huán)節(jié)：區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、案卷的立卷、卷內文件整理、案卷的排列和編號、案卷目錄編制。2、檔案整理工作意義o 檔案利用、開放、發(fā)揮作用前提條件o 開發(fā)檔案信息資源重要基礎o 檔案整理科學化和標準化檔案工作優(yōu)化一、檔案整理工作的概述3、檔案整理工作的原則o 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；o 區(qū)分不同保存價

2、值；借鑒文件材料整理及歸檔辦法、機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表o 便于保管和利用一、檔案整理工作的概述4、檔案整理的工作方法o 目前我國推行的歸檔文件整理方法有兩種，即改革后的文件級整理方法和傳統(tǒng)的案卷級整理方法。o 文件級整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。一、檔案整理工作的概述二、全宗的劃分二、全宗的劃分1、全宗概念：一個獨立機關、組織、或個人在社會活動中形成的檔案有機體。表示檔案范圍的計量單位。2、立檔單位及其構成條件：立檔單位是與全宗這一概念聯(lián)系在一起的。立檔單位必須是具有法人地位的機關、社會組織、企事業(yè)單位和某些著名人

3、物，它的全部檔案可以構成一個全宗。構成立檔單位的條件是一個機關、社會組織必須在行政上、財務上和組織人事上具有一定的獨立性。具體條件是：二、全宗的劃分o （1）可以獨立行使職權或進行管理，并能以自己的名義對外行文。機關、團體、企事業(yè)單位必須是一個法人單位，而不是一個內部組織機構。o （2）是一個預算會計單位或是獨立的經(jīng)濟核算單位，可以編造預算或財務計劃。o （3）設有管理人事的機構和人員，并有一定的人事任免權。o 上述三個條件是互有聯(lián)系的，一般說有第一條即有第二條、第三條。由于各種原因，有的單位并完全具備三個條件，則以第一條為主。二、全宗的劃分3、立檔單位的變化與全宗的劃分o（1）立檔單位根本性

4、變化及其表現(xiàn)根本性變化o一個機關撤銷，一個機關成立。即新成立的機關接收了撤銷機關的職能，從新機關成立之日起，檔案構成新的全宗。前后共為兩個全宗。結束的全宗稱為閉口全宗（不再形成檔案），新建立的全宗稱為開口全宗（檔案不斷積累）。o一個機關的內部機構發(fā)展為一個新的獨立的機關，也就是新成立的機關接收和代替了原機關的部分職能，新成立的機關的檔案另立全宗，兩個都是開口全宗。二、全宗的劃分o 一個機關改組為幾個機關，原機關檔案是一個閉口全宗，改組及新成立的幾個機關，其檔案各自構成新的開口全宗。o 幾個機關改組為一個機關，原各個機關的檔案各自構成閉口全宗，改組后的機關的檔案構成一個開口全宗二、全宗的劃分o

5、（2）立檔單位非根本性變化及其表現(xiàn)o 機關、社會組織的職能、任務、工作范圍的擴大或縮小。o 內部組織機構的調整，如處（科）室的增設或精減。o 立檔單位名稱的變化、辦公地址的變更。o 上級領導關系的改變。o （3）聯(lián)合全宗：聯(lián)合全宗就是若干個聯(lián)系密切的機關的檔案難以區(qū)分，聯(lián)合組成一個全宗。二、全宗的劃分4、全宗編號的要求o 全宗號：是檔案館指定給立檔單位的代碼，一般用代字（拉丁字母或漢字等）標識門類，用數(shù)字標識門類中全宗順序o （1）唯一性或專指性；o （2）系統(tǒng)性或連續(xù)性；o （3）方便實用二、全宗的劃分5、全宗編號方法o（1）大流水編號法：又稱順序流水編號法，即一個檔案館對其所有全宗按進館順

6、序用自然整數(shù)由小到大順序編號。如0001、0012、0123、1234o（2）體系分類編號法：即按某種邏輯框架，將檔案館所收藏的全部全宗構成一個邏輯類別體系。如1.（1-3）市委、1.（4-7）組織部、1.（8-11）紀委、2.（1-4）市政府、2.（5-6）城建辦o（3）分類流水編號法：即將館藏全宗劃分為兩個或幾個大類，并以固定的代字或代碼作為標志，然后在各大類中按進館順序流水編號。注意所分類別不宜過多。如X013、J004、D003、R123、 革001二、全宗的劃分6、全宗排列的要求與方法o 全宗排列應體現(xiàn)簡便、實用、便于管理的原則。o 排列方法一般按全宗進館順序排列即可。同時進館的若干

7、全宗，可按全宗的大小、相互關系和重要程度順序排列。三、全宗內檔案的分類1、意義：o （1）檔案的分類是實行檔案科學管理的重要方法之一o （2）分類也是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一，它為一系列整理工作創(chuàng)造條件o （3）檔案分類的重要意義在于它為檔案的管理和利用提供了有利條件三、全宗內檔案的分類2、對全宗內的檔案進行分類的要求對全宗內的檔案進行分類的要求o（1）要求分類具有客觀性：o 從全宗的實際情況出發(fā)進行分類，能夠較為系統(tǒng)地反映出立檔單位活動的面貌。o（2）檔案分類體系應該具有邏輯性o 每次分類必須按照同一標準進行，不應有交叉或互相包容的矛盾現(xiàn)象。o（3）全宗內檔案的分類應該注重實用性o 檔案

8、的分類必須便于保管、檢索和利用。三、全宗內檔案的分類3、分類的方法三、全宗內檔案的分類o （1）年度分類法三、全宗內檔案的分類o （2）組織機構分類法o 即按照機關內部設置第一層機構對（處室）對歸檔文件進行分類，哪個機構形成、閱辦的文件就歸哪個處室。o 需要注意的特殊情況：o 1、辦公廳（辦公室）與領導機構檔案應如何設類？o 一般情況下，領導機構形成的檔案和辦公廳（室）形成的檔案，統(tǒng)一作為一個類進行整理，名稱一般為辦公廳（室）類。三、全宗內檔案的分類o2、辦公廳（室）與各業(yè)務部門的檔案的歸類問題。o 辦公廳（室）收文以后轉送有關業(yè)務部門處理，一般情況下應歸入業(yè)務部門類；o但如果業(yè)務部門閱過辦公

9、廳（室）轉來的收文后，擬寫復文的草稿，后辦公廳（室）根據(jù)草稿擬寫復文稿并送領導人簽發(fā)，以立檔單位名義復文。這種情況下，收文和復文一般應歸入辦公廳（室）類，當然也可以歸入業(yè)務部門類，前提是同一全宗內類似情況的歸類方法必須一致。o如果是兩個以上部門合辦的文件，應該歸入主辦部門；如果分不清主次歸入最后承辦部門；如果是聯(lián)名發(fā)出的文件，一般歸入主要起草的部門類。三、全宗內檔案的分類o 3 3、問題分類法、問題分類法o即按照檔案內容所說明的問題來分類。即按照檔案內容所說明的問題來分類。o 一般是在不可能或不適于按組織機構分類的情況下采用問題一般是在不可能或不適于按組織機構分類的情況下采用問題分類法，遇到下

10、面幾種情況可考慮采用此方法分類法，遇到下面幾種情況可考慮采用此方法（1 1）立檔單位小，內部組織機構只有簡單的分工，工作常交叉；）立檔單位小，內部組織機構只有簡單的分工，工作常交叉；o（2 2）立檔單位內的檔案已經(jīng)混淆，很難再按組織機構分類）立檔單位內的檔案已經(jīng)混淆，很難再按組織機構分類o（3 3）立檔單位內部雖有組織機構，但經(jīng)常變動，按組織機構分類）立檔單位內部雖有組織機構，但經(jīng)常變動，按組織機構分類有實際困難。有實際困難。三、全宗內檔案的分類o 4、復式分類法三、全宗內檔案的分類5、保管期限分類法o 即劃定不同的保管期限對檔案進行分類，可分為永久、長期、短期或永久、定期。6、常用的分類方法

11、o 1、年度保管期限組織機構（問題）o 2、年度組織機構（問題）保管期限o 3、保管期限年度組織機構（問題）四、立卷o 立卷：是指將辦理完畢的、具有查考價值的文件，按其形成規(guī)律、特點、價值和有機聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷的工作。o 步驟：歸檔文件分類 文件的組合 案卷的規(guī)范化整理與編目四、立卷o 是指在上述分類基礎上將同類文件中的單份是指在上述分類基礎上將同類文件中的單份文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的工作。工作。六個六個特征特征立卷立卷法法一事一事一卷一卷立卷立卷法法四分四分四注四注意立意立卷法卷法適當適當分級分級立卷立卷法法文件文件類型類型立卷立卷

12、法法我國最基本我國最基本的組卷方法的組卷方法四、立卷o “六特征六特征”組卷法組卷法即將同一作者制發(fā)即將同一作者制發(fā)的文件組合成一個的文件組合成一個案卷。案卷。優(yōu)點：便于了解文件來源；優(yōu)點：便于了解文件來源； 適用：本單位制發(fā)的命令、指示、適用：本單位制發(fā)的命令、指示、決議、決定等重要文件；內部的決議、決定等重要文件；內部的會議記錄、規(guī)章制度等。有時將會議記錄、規(guī)章制度等。有時將上級機關、平級機關、下級機關上級機關、平級機關、下級機關的文件分別立卷。的文件分別立卷。 作者特征作者特征四、立卷即將內容為反映同一事件、即將內容為反映同一事件、問題、人物、工作活動、案問題、人物、工作活動、案件等文件

13、組合成一個案卷件等文件組合成一個案卷。優(yōu)點：保持了文件之間的有機聯(lián)優(yōu)點：保持了文件之間的有機聯(lián)系；便于歷史檢索。系；便于歷史檢索。 注意：注意：1 1、使用頻率雖最高，但并、使用頻率雖最高，但并不是任何文件都能使用（如綜合性不是任何文件都能使用（如綜合性文件）；文件）；2 2、應準確劃分、應準確劃分“問題問題”。 使用最頻繁使用最頻繁的立卷特征的立卷特征 問題特征問題特征四、立卷即將相同名稱的即將相同名稱的文件組合成一個文件組合成一個案卷。案卷。優(yōu)點：優(yōu)點：由于不同名稱的文件反映由于不同名稱的文件反映了文件在形成者的地位、用途、了文件在形成者的地位、用途、性質、價值等方面的不同，因此性質、價值

14、等方面的不同，因此按名稱特征立卷，能反映案卷重按名稱特征立卷，能反映案卷重要程度和價值。要程度和價值。 適用：適用：會議記錄、計劃、報告、會議記錄、計劃、報告、總結、情況簡報等綜合性文件；總結、情況簡報等綜合性文件；命令、指示、決定、決議等領導命令、指示、決定、決議等領導指導性文件；合同、協(xié)議書、統(tǒng)指導性文件；合同、協(xié)議書、統(tǒng)計表等專業(yè)性很強的文件。計表等專業(yè)性很強的文件。 名稱即文種名稱即文種名稱特征名稱特征四、立卷即將針對同一年度即將針對同一年度或同一時期（相同或同一時期（相同時間段）的文件組時間段）的文件組合成一個案卷。合成一個案卷。優(yōu)點：保持文件在時間優(yōu)點：保持文件在時間上的聯(lián)系；反映

15、特定時上的聯(lián)系；反映特定時間范圍內的工作情況與間范圍內的工作情況與特點。特點。 注意：跨年度的文件形注意：跨年度的文件形成年度與文件內容所針成年度與文件內容所針對的年度不同的文件。對的年度不同的文件。 指文件針對時間指文件針對時間時間特征時間特征四、立卷即將本單位與某一單位之間即將本單位與某一單位之間就一定問題進行工作聯(lián)系而就一定問題進行工作聯(lián)系而形成的問復性函件組合成一形成的問復性函件組合成一個案卷個案卷。構成條件：作者：本單位與構成條件：作者：本單位與某一單位；內容：同一問題；某一單位；內容：同一問題；文件：問復性函件。文件：問復性函件。 注意：注意：1 1、不能將本機關與、不能將本機關與

16、某一機關互發(fā)的其它文件按某一機關互發(fā)的其它文件按此特征組卷；此特征組卷；2 2、不能將本、不能將本機關與上下級機關的請示與機關與上下級機關的請示與批復按此方法組卷。批復按此方法組卷。 通訊者特征通訊者特征四、立卷將內容反映同將內容反映同一地區(qū)的某些一地區(qū)的某些文件組合成一文件組合成一個案卷。個案卷。優(yōu)點：優(yōu)點：便于反映地區(qū)工作情便于反映地區(qū)工作情況。況。 適用：適用：多用于上級機關針對多用于上級機關針對下屬機關的來文、調查統(tǒng)計下屬機關的來文、調查統(tǒng)計資料。資料。 可以是行政區(qū)域、可以是行政區(qū)域、也可以是地理區(qū)域也可以是地理區(qū)域注意：注意：不能和作者特征混淆。不能和作者特征混淆。 地區(qū)特征地區(qū)特

17、征五、編目調整調整定卷定卷卷內卷內文件文件排列排列擬寫擬寫案卷案卷題名題名卷內卷內文件文件編號編號填寫填寫文件文件目錄目錄填卷填卷內備內備考表考表填寫填寫案卷案卷封面封面裝訂裝訂案卷案卷編制編制案卷案卷目錄目錄五、編目按重要程度排列：重要排前，次按重要程度排列：重要排前，次要排后；上級單位來文排前，下要排后；上級單位來文排前，下級單位來文排后；綜合性排前，級單位來文排后；綜合性排前，專題性排后；方針、政策性排前，專題性排后；方針、政策性排前，業(yè)務、事務性排后。業(yè)務、事務性排后。指對卷內文件進行系列化排列，指對卷內文件進行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列固定每份文件的位置，使其排列有序，

18、方便檢索有序，方便檢索。密不可分的文件材料應依序排列：密不可分的文件材料應依序排列：批復在前，請示在后；正件在前，批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；附件在后；印件在前，定稿在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后。轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后。卷卷內內文文件件排排列列五、編目題名結構：責任者（通訊者）（時間）題名結構：責任者（通訊者）（時間）（地區(qū)）問題名稱。（地區(qū)）問題名稱。題名擬寫要求：責任者必須用全稱或通用題名擬寫要求：責任者必須用全稱或通用簡稱；問題要概括準確、文字簡練；名稱簡稱；問題要概括準確、文字簡練；名稱按文種的重要程度順序標注二三個，兼顧按文種的重要程度順序標注二三

19、個，兼顧不同性質的文種。不同性質的文種。專門術語用法：案卷，限于某個案卷、事專門術語用法：案卷，限于某個案卷、事件或對某人的某方面問題的調查處理形成件或對某人的某方面問題的調查處理形成的所有文件材料；來往文書，限于機關之的所有文件材料；來往文書，限于機關之間一般工作問題的來文與復文；時間，題間一般工作問題的來文與復文；時間，題名中的時間是文件內容針對時間。名中的時間是文件內容針對時間。擬擬寫寫案案卷卷題題名名五、編目裝訂的案卷編頁號：位置在每頁裝訂的案卷編頁號：位置在每頁有文字文件正面的右上角、背面有文字文件正面的右上角、背面的左上角。的左上角。 不裝訂的案卷編件不裝訂的案卷編件號：先在每一份

20、文件首頁上方加號：先在每一份文件首頁上方加蓋檔號章，并逐件編件號蓋檔號章，并逐件編件號。圖表和聲像材料：在裝具上或材圖表和聲像材料：在裝具上或材料背面逐件編號。料背面逐件編號。卷內卷內文件文件編號編號五、編目卷內文件目錄揭示了卷內文件的卷內文件目錄揭示了卷內文件的來源、內容、形成時間和成分等，來源、內容、形成時間和成分等，便于對歸檔文件的查閱和統(tǒng)計。便于對歸檔文件的查閱和統(tǒng)計。卷內文件目錄位置：卷內文件目錄位置：案卷首頁。案卷首頁。卷內文件目錄卷內文件目錄一個文號占一個文號占一個順序號一個順序號無發(fā)文號可無發(fā)文號可注收文號注收文號聯(lián)合發(fā)文一聯(lián)合發(fā)文一般同時標出般同時標出作者部分作者部分可以省略

21、可以省略最后一份文件填寫最后一份文件填寫起始與終止頁號起始與終止頁號一式數(shù)份，其余一式數(shù)份，其余編制全引目錄編制全引目錄填寫文件目錄填寫文件目錄五、編目卷內備考表是注明卷內文件狀況和立卷卷內備考表是注明卷內文件狀況和立卷的時間、人員情況以備查考的記錄。的時間、人員情況以備查考的記錄。卷內備考表位置：卷內備考表位置：卷尾。卷尾。 頁面大小：頁面大?。号c卷內文件一致。與卷內文件一致。卷內備考表卷內備考表填需要加以說明與解釋的情況，填需要加以說明與解釋的情況，如文件是否完整，有無破損，如文件是否完整，有無破損，是否有重要價值或特別意義等。是否有重要價值或特別意義等。檔號，機關檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號由檔案館賦予；目錄號是案卷目錄的編號；案卷號是案卷順序編號。全宗名稱，即立檔單位全宗名稱，即立檔單位名稱，全稱或簡稱名稱，全稱或簡稱類目名稱，全宗內第一級類目名稱，全宗內第一級類目名稱，機構或問題類目名稱，機構或問題案卷題名案卷題名文件所屬的文件所屬的起止時間起止時間保管期限保管期限卷內文件總頁數(shù)卷內文件總頁數(shù)歸檔號，文書處理部門歸檔號，文書處理部門編制的案卷順序號編制的案卷順序號填填寫寫案案卷卷封封面面三孔一線三孔一