商務(wù)信函的寫(xiě)法范文

1、商務(wù)信函的寫(xiě)法您的商務(wù)信函寫(xiě)作能力直接影響到買(mǎi)家對(duì)您公司的評(píng)估。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實(shí)力，同時(shí)，相信您也一定是用這種方式來(lái)評(píng)估和了解您的買(mǎi)家。所以，商務(wù)信函寫(xiě)作決定了您能否以專(zhuān)業(yè)的方式跟買(mǎi)家進(jìn)行有效的溝通，在您的業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位。商務(wù)信函寫(xiě)作前言作為一家外貿(mào)出口企業(yè)，您必須經(jīng)常跟您的國(guó)外客商打交道。因而，各種商務(wù)信函的寫(xiě)作成了您工作中的一個(gè)重要部分。您是否有這樣的感受，花費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，對(duì)自己所寫(xiě)的信件是否專(zhuān)業(yè)、是否符合通常的規(guī)范卻沒(méi)有十足的把握。在本手冊(cè)里，我們將為您介紹商務(wù)信函寫(xiě)作的基本知識(shí)和技巧，相信對(duì)您的工作具有

2、很高的參考價(jià)值。商務(wù)信函的重要性也許你會(huì)問(wèn)商務(wù)信函真的這么重要嗎”？是的，答案是肯定的。讓我們一起來(lái)看看以下的調(diào)查結(jié)果。買(mǎi)家通常是怎樣來(lái)評(píng)估跟當(dāng)買(mǎi)家和供應(yīng)商從互相并不了解的基礎(chǔ)上開(kāi)始進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系時(shí),他聯(lián)系的供應(yīng)商的呢？參考全美最暢銷(xiāo)的貿(mào)易書(shū)籍BuildinganImport-ExportBusiness”以下5個(gè)方面是買(mǎi)家最關(guān)心的：供應(yīng)商如何回復(fù)買(mǎi)家的郵件?供應(yīng)商網(wǎng)上的簡(jiǎn)介和/或目錄是否做得專(zhuān)業(yè)？當(dāng)買(mǎi)家詢(xún)問(wèn)信息時(shí)，供應(yīng)商是否完整答復(fù)所有問(wèn)題?供應(yīng)商的信頭是否寫(xiě)明了公司地址和傳真號(hào)碼？供應(yīng)商如何答復(fù)買(mǎi)家提出的要求？供應(yīng)商多久做出答復(fù)？供應(yīng)商是否愿意對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行修改？買(mǎi)家詢(xún)問(wèn)多個(gè)問(wèn)題時(shí)，供應(yīng)商是否答

3、復(fù)所有的問(wèn)題?供應(yīng)商的信用如何？供應(yīng)商的銀行信用記錄如何？供應(yīng)商銀行帳戶(hù)開(kāi)立的年數(shù)？大致的通常收支情況？銀行給供應(yīng)商的貸款額度？銀行對(duì)供應(yīng)商的帳戶(hù)情況是否滿(mǎn)意？供應(yīng)商貿(mào)易往來(lái)的信用如何？合作者與該供應(yīng)商的合作年數(shù)？供應(yīng)商可承受多大的定單？交貨是否及時(shí)？是否能準(zhǔn)確地完成定單？供應(yīng)商是否使用了標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理認(rèn)證體系？比如ISO9000、ISO14,000（環(huán)境）、HazardAnalysisatCriticalPoints（適用于出口美國(guó)的海產(chǎn)品）您給他的每一份信函、由此可見(jiàn)，您的商務(wù)信函寫(xiě)作能力直接影響到買(mǎi)家對(duì)您公司的評(píng)估。郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實(shí)力，同時(shí)，相信您也

4、一定是用這種方式來(lái)評(píng)估和了解您的買(mǎi)家。所以，商務(wù)信函寫(xiě)作決定了您能否以專(zhuān)業(yè)的方式跟買(mǎi)家進(jìn)行有效的溝通，在您的業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位。商務(wù)信函的基本結(jié)構(gòu)傳統(tǒng)信件這里我們介紹一種商務(wù)信函中最通用的格式-齊頭式。主要特征就是每行均從左邊頂格寫(xiě)，常常采用開(kāi)放式的標(biāo)點(diǎn)方式，即除了信文部分，其它部分在必要時(shí)才使用標(biāo)點(diǎn)。信中各段落之間均空一行。1、信頭Theheading信頭就是指書(shū)信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。通常情況下，公司都會(huì)專(zhuān)門(mén)印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話(huà)，傳真等。當(dāng)我們撰寫(xiě)傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。2、編號(hào)（寫(xiě)信人的名字縮寫(xiě)）和日期Thesenderna

5、meandthedate這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢(xún)信件用的。3、封內(nèi)地址Theinsideaddress這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫(xiě)在信箋的左上方。收信人名稱(chēng)地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫(xiě)出。另外，如果不是完全公事化的書(shū)信往來(lái)，或者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來(lái)，由于稱(chēng)呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說(shuō)明了收信人的身份，所以可以不必填寫(xiě)封內(nèi)地址。4、事由Thesubjectheading讓人不必讀完全信才了解到信事由也就是我們通常說(shuō)的主題，可以直接寫(xiě)明信件的重點(diǎn),的內(nèi)容。所以事由要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要。5、稱(chēng)呼Thesalutation指對(duì)收信人的一種稱(chēng)呼。

6、較常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。稱(chēng)呼后面的標(biāo)點(diǎn)，一般使用逗號(hào)。稱(chēng)呼里的第一個(gè)字母要大寫(xiě)。6、開(kāi)頭語(yǔ)Theopensentences開(kāi)頭語(yǔ)沒(méi)有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語(yǔ)句把收到對(duì)方來(lái)信的日期，主題及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜合敘述，使對(duì)方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開(kāi)頭語(yǔ)作必要的自我介紹，并表明目的要求。開(kāi)頭語(yǔ)一般與正文分開(kāi)，自成一節(jié)，要求簡(jiǎn)單明了。7、正文Thebodyoftheletter信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫(xiě)的好或壞。我們會(huì)在后面繼續(xù)討論寫(xiě)作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。8、結(jié)尾語(yǔ)Thecomplimentary

7、close結(jié)尾語(yǔ)一般用來(lái)總結(jié)文本所談的事項(xiàng)，提示對(duì)收信人的要求，如希望來(lái)信來(lái)函定貨：答復(fù)詢(xún)問(wèn)”等，另外也附加一些略帶客套的語(yǔ)氣。正文結(jié)束后，另起一段寫(xiě)結(jié)尾語(yǔ)。9、結(jié)束語(yǔ)Thecomplimentaryclose結(jié)束語(yǔ)是結(jié)束信函時(shí)的一種客套，應(yīng)該與前面的稱(chēng)呼相呼應(yīng)。例如：Sincerely,BestRegards,orYoursTruly名吉束語(yǔ).寫(xiě)在結(jié)尾語(yǔ)下隔一行，只有第一個(gè)字母大寫(xiě)，后面加逗號(hào)。10、簽名Thesignatrue寫(xiě)在結(jié)束語(yǔ)的下面，簽上寫(xiě)信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫(xiě)信人最好親筆簽上您的名字，因?yàn)橛糜≌碌脑?huà)，說(shuō)明該信件并非本人親自過(guò)目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最

8、好寫(xiě)上發(fā)信人的職位。11、附件Enclosure如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl,或Enc.。例如：Encls:2InvoicesEnc.:1B/LadingIII電子郵件眾所周知，電子郵件即E-mail是如今我們做電子商務(wù)使用最普遍的一種聯(lián)系手段。電子郵件使用方便，信息傳遞迅速高效，且非常節(jié)省成本。但是E-mail的撰寫(xiě)也并不是一件很容易的事情。您知道，當(dāng)一封E-mail發(fā)送出去后，只要收信人在線(xiàn)，他可以幾分鐘內(nèi)就收到。所以，在您發(fā)送前，必須要檢查一下您所寫(xiě)的內(nèi)容是否正確合適，因?yàn)橐坏┠c(diǎn)擊了發(fā)送鍵后，您就再也無(wú)法將其收回了。通常我們理解E-mail的撰寫(xiě)風(fēng)格可以比傳統(tǒng)的信件，傳真等稍

9、加隨便一點(diǎn)。但是我們?cè)谶@里還是要建議大家，即便是寫(xiě)E-mail,由于是談?wù)摴?，所以還是采用正式嚴(yán)肅的風(fēng)格。尤其當(dāng)您是第一次跟收信人聯(lián)系的話(huà)，正式的商務(wù)信函能讓您留給對(duì)方非常專(zhuān)業(yè)的印象。1、收信人的郵箱2、發(fā)信人的郵箱3、寫(xiě)信日期寫(xiě)日期時(shí)，請(qǐng)注意以下幾點(diǎn)：a.年份要寫(xiě)完整，不能用03代替2003。b.月份要寫(xiě)英文名稱(chēng)，不能用數(shù)字來(lái)代替，如31/3/03不能在正式的信件中出現(xiàn)。但是可以用英文縮寫(xiě)，比如用Aug.代替August。4、時(shí)間5、主題6、稱(chēng)呼7、正文8、結(jié)束語(yǔ)9、簽名10、聯(lián)系方法這部分內(nèi)容要完整，包括寫(xiě)信人姓名、職位、公司名稱(chēng)以及聯(lián)系方法（地址、電話(huà)、傳真、郵箱、網(wǎng)址）。寫(xiě)地址時(shí)請(qǐng)注

10、意：一般來(lái)說(shuō)，門(mén)牌號(hào)和街道名稱(chēng)之間不用逗號(hào)點(diǎn)開(kāi)，但城市名稱(chēng)和國(guó)家名稱(chēng)之間一定要用逗號(hào)。您可以在自己的郵箱系統(tǒng)中事先做好一個(gè)模板。每次寫(xiě)信只要選擇這個(gè)模板，信件會(huì)自動(dòng)顯示這些內(nèi)容。商務(wù)信函寫(xiě)作的要點(diǎn)寫(xiě)作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方可以非常清楚的了解您想說(shuō)什么。圍繞這一點(diǎn)，我們總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對(duì)您寫(xiě)作商務(wù)信函有借鑒作用。1、口語(yǔ)化每一封信函的往來(lái)，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫(xiě)作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的生意腔”，于是把一封本來(lái)應(yīng)

11、該是熱情而友好的信函寫(xiě)得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫(xiě)“Yourletterhasbeenreceived:Yourcomplaintisbeinglookedinto而不是havereceivedyourletter或者”Wearelookingintoyourcomplaint。其實(shí)我們簡(jiǎn)單的來(lái)理解下，每次信函的往來(lái)不就是跟對(duì)方進(jìn)行了一次交談嗎？只不過(guò)是把交談的內(nèi)容寫(xiě)到了紙上而已。多用一些簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)句，用我/我們做主語(yǔ)，這樣才能讓我們的信函讀起來(lái)熱情，友好，就象兩個(gè)朋友之間的談話(huà)那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。想象一下，如果您由于無(wú)法準(zhǔn)時(shí)交貨而在電話(huà)上跟您的合作伙伴表示歉意時(shí)，您會(huì)怎么說(shuō)？我想您會(huì)說(shuō)

12、Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday?！奔热辉陔娫?huà)中您會(huì)這樣說(shuō)，為什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday?放棄這種所謂的生意腔”吧，讓您的信也象談話(huà)那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。2、語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)由于您寫(xiě)的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫(xiě)之前先不妨仔細(xì)考慮一下，您寫(xiě)這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的，您希望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說(shuō)性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過(guò)信函中的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。3、真誠(chéng)不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠(chéng)

13、是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠(chéng)。不管說(shuō)什么，都要帶著您的誠(chéng)意去說(shuō)。把寫(xiě)好的信函拿起來(lái)讀一遍，確保如果此時(shí)對(duì)方正在電話(huà)中與您通話(huà)，他一定能夠感受到您的自然和真誠(chéng)。4、直接跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。如果是不符合主題或者對(duì)信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請(qǐng)毫不留情的舍棄它們。因?yàn)檫@些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會(huì)混淆視聽(tīng)，非但不能讓讀者感興趣，反而會(huì)讓他們惱火，產(chǎn)生反感。5、禮貌特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí)，請(qǐng)表現(xiàn)一下您

14、的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭(zhēng)，說(shuō)明您的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語(yǔ)言。還要提醒一點(diǎn)，中國(guó)人有句話(huà)叫做過(guò)猶不及任何事情，一旦過(guò)了頭，效果反而不好。禮貌過(guò)了頭，可能會(huì)變成阿諛?lè)畛?，真誠(chéng)過(guò)了頭，也會(huì)變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好度”，才能達(dá)到預(yù)期的效果。6、簡(jiǎn)潔就象前面提到的，要用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫(xiě)信函，讓您的信函讀起來(lái)簡(jiǎn)單，清楚，容易理解。用常見(jiàn)的單詞，避免生僻或者拼寫(xiě)復(fù)雜的單詞。一個(gè)單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。多用短句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫?。少用and；but,however,aconsequently這些讓句子變得冗長(zhǎng)的連詞。在同一封信函里，不要使用多個(gè)相同含義的單詞。比如，

15、您前面寫(xiě)了“goodshavebeensent”,那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如forwarddispatCh因?yàn)檫@樣寫(xiě)會(huì)誤導(dǎo)您的讀者無(wú)謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。8、精確當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，比如時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號(hào)等等，盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。9、針對(duì)性請(qǐng)?jiān)卩]件中寫(xiě)上對(duì)方公司的名稱(chēng)，或者在信頭直接稱(chēng)呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是專(zhuān)門(mén)給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對(duì)此的重視。當(dāng)然，如果您無(wú)法確定收信人的名字，那就在稱(chēng)呼一欄里寫(xiě)DearSirsorDearSirorMadam10、語(yǔ)言樸實(shí)前面我們說(shuō)過(guò)，商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語(yǔ)言習(xí)慣，他們更愿意使用簡(jiǎn)練而樸實(shí)的語(yǔ)言。所以當(dāng)我們跟西方人