辦公室 事 務(wù)管理

1、21世紀(jì)高職高專精品教材現(xiàn)代秘書系列辦公室事務(wù)管理第二版胡鴻杰 主編中國(guó)人民大學(xué)出版社目 錄n第一章 緒 論n第二章 辦公室環(huán)境n第三章 常規(guī)辦公室工作n第四章 辦公用品管理n第五章 辦公效率及時(shí)間管理n第六章 辦公室信息資源管理n第七章 檔案管理第一章緒 論n我們正處于一個(gè)變幻莫測(cè)的時(shí)代，社會(huì)價(jià)值取向日趨多元化，尤其是伴隨著信息時(shí)代的到來，我們作為社會(huì)組織的一員，不得不與辦公室發(fā)生著各種各樣的聯(lián)系；辦公室這個(gè)古老而又現(xiàn)代的機(jī)構(gòu)在一個(gè)組織中將扮演怎樣的角色，將發(fā)揮怎樣的作用，勢(shì)必影響我們的工作和生活。本書將幫助你認(rèn)清信息時(shí)代辦公室的地位及其在組織中的作用，并將使你在未來的辦公室管理中居于有利的

2、地位。第一節(jié) 辦公室及其功能n一、社會(huì)組織的根本類型n一直線式組織n二職能式組織n三直線參謀式組織n (四)直線職能參謀式組織n五委員會(huì)式組織n六矩陣式組織二、辦公室的根本功能及其特征n一辦公室的根本功能n1.從社會(huì)組織的整體看，辦公室是管理工作的中心，處于樞紐地位。n2.從社會(huì)組織的結(jié)構(gòu)看，辦公室是社會(huì)組織內(nèi)部承上啟下的聯(lián)絡(luò)部，處于中介地位。n3.從社會(huì)組織的外部看，辦公室是社會(huì)組織通向社會(huì)的門面，處于窗口地位。二辦公室根本功能的特征n1辦公室根本功能的行使具有綜合性。n2辦公室根本功能的行使具有程序性。n3辦公室根本功能的行使具有終局性。第二節(jié) 辦公室管理的實(shí)施維度n一、辦公室的性質(zhì)n一附

3、屬性n二補(bǔ)充性n三 管理性二、辦公室的職能n一方案n二組織n三協(xié)調(diào)n四控制三、辦公室事務(wù)n辦公室事務(wù)就是圍繞辦公室的管理職能而實(shí)施的業(yè)務(wù)活動(dòng)。對(duì)于任何一個(gè)組織來說，不管其規(guī)模和性質(zhì)如何，其辦公室的根本業(yè)務(wù)活動(dòng)都是一樣的。比方：歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用 、接待訪問者及保存財(cái)政活動(dòng)中形成的文件。由辦公室承擔(dān)這些工作通常是很有利的，比方：打字、歸檔、復(fù)印、郵寄、文具控制、接待和集中組織控制 系統(tǒng)。四、本書的主要內(nèi)容n本書主要圍繞辦公室日常事務(wù)管理展開，主要是通過理論和實(shí)踐的分析，找到更有效地完成辦公室事務(wù)的方法和一些必要的技巧，讓未來的秘書工作者能更加方便、省時(shí)和快捷地完成工作。第二章辦

4、公室環(huán)境n第一節(jié) 辦公環(huán)境及其優(yōu)化n一、辦公環(huán)境概述n一辦公環(huán)境的概念n辦公環(huán)境，或稱為辦公室環(huán)境，它是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合，從廣義上說，它是指一定組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；從狹義上說，辦公環(huán)境是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的環(huán)境，它包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。n二辦公環(huán)境的分類n1社會(huì)環(huán)境n2職能環(huán)境n3工作環(huán)境二、工作環(huán)境的優(yōu)化n一籌建辦公室應(yīng)該考慮的因素n1確定辦公用房的產(chǎn)權(quán)形式n2合理地選擇辦公地址n3設(shè)計(jì)適宜的內(nèi)部結(jié)構(gòu)n二按照需求進(jìn)行辦公布局n1開放式布局n2封閉式辦公布局三、保持辦公環(huán)境的整潔有序n一辦公室清潔有序n1保持自己的辦公區(qū)域整潔干凈n2

5、保持自己負(fù)責(zé)的公共區(qū)域整潔干凈n二辦公室辦公設(shè)備放置合理有序n1設(shè)備物品要放置適當(dāng)，擺放有序n2公用物品要擺放有序第二節(jié) 辦公環(huán)境的維護(hù)和管理健康與平安是辦公室環(huán)境維護(hù)和管理的最主要的方面，因?yàn)榻】蹬c平安的工作環(huán)境給予工作人員的不但是身體上的平安，更是一種精神上的平安感，這種環(huán)境使員工們情緒穩(wěn)定，沒有后顧之憂，有利于工作效率的提高。一、識(shí)別辦公室平安隱患n1地、墻、天花板、門、窗中的隱患，如離開辦公室前不鎖門。n2室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面的隱患，如光線缺乏或者光線刺眼。n3辦公家具方面的隱患，如電腦鍵盤桌面過高，難以用正確的姿勢(shì)操作。n4辦公設(shè)備及操作中的隱患，如電線磨損裸露。n

6、5工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅子上舉放物品。n6工作中疏忽大意造成泄密的隱患，如復(fù)印時(shí)將保密原件忘在復(fù)印機(jī)玻璃板上。n7火災(zāi)或消防中的隱患，如亂扔煙頭、滅火器前堆放物品等。二、正確處理平安問題n一實(shí)施和監(jiān)督平安運(yùn)營(yíng)n1平安生產(chǎn)法規(guī)的種類n2平安生產(chǎn)的意義n3在遵循以上規(guī)定的根底上，企業(yè)還要實(shí)行平安生產(chǎn)管理責(zé)任制n二進(jìn)行平安檢查，改進(jìn)工作環(huán)境n作為秘書人員，在了解以上有關(guān)平安生產(chǎn)的知識(shí)之外，在自己的工作中還要定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行平安檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風(fēng)險(xiǎn)防范。三、辦公室信息平安n一 秘書應(yīng)該做好信息平安工作n1文件保密n2會(huì)議保密n3科技保密n二 具體的信息

7、平安工作方法n1口頭信息平安n2紙面信息的平安n3電子信息的平安四、 正確處理突發(fā)事件n (一)緊急情況的應(yīng)對(duì)策略 n1火災(zāi)。2炸彈威脅。3人員傷害或者疾病。n二緊急情況記錄常識(shí)n事故應(yīng)該立即報(bào)告給上級(jí)或者平安主管，具體要求填寫?事故情況記錄表?和?工傷情況報(bào)告表?，證人和事故涉及的人員有可能也需要完成證人記錄。n?事故情況記錄表?通常記錄下面的信息：事故日期；事故地點(diǎn)；事故涉及人員；事故的證人；事故過程的概述和填寫事故記錄表的人員簽名。n如果事故中有人受傷，涉及的每個(gè)人都要填寫一份?工傷情況報(bào)告表?，準(zhǔn)確記錄受傷人的信息、傷情和處理情況。重要術(shù)語n環(huán)境 辦公環(huán)境 辦公布局 辦公室平安 信息平

8、安 口頭信息 紙面信息 電子信息 緊急情況復(fù)習(xí)思考題n1試分析辦公室面臨的環(huán)境。n2工作場(chǎng)所的布局有哪幾種形式，你所在的組織采用的是什么樣的布局？你怎樣評(píng)價(jià)這種布局？工作場(chǎng)所的開放式布局的優(yōu)、缺點(diǎn)各是什么？你認(rèn)為對(duì)這種布局進(jìn)行哪些方面的修改，才能使其更加完善？n3辦公桌的布置主要包括哪些方面的內(nèi)容？n4列舉在辦公室的危險(xiǎn)隱患，并陳述應(yīng)采取的預(yù)防措施。n5辦公室信息平安工作有哪些內(nèi)容？n6在面臨突發(fā)的緊急情況時(shí)，該采取哪些有效的措施來應(yīng)對(duì)？第三章常規(guī)辦公室工作n第一節(jié) 辦公室 通訊n一、接打 原那么要求n一清楚準(zhǔn)確n二簡(jiǎn)短高效n三平安保密n四提高警惕n五文明禮貌二、接打 的根本禮儀n一語言表達(dá)n

9、二動(dòng)作表現(xiàn)n三聲音語調(diào)n四時(shí)間控制n五場(chǎng)合選擇三、撥打 的程序與技巧n一準(zhǔn)備工作n1打 前先將要點(diǎn)整理好；n2了解 的使用方法，熟悉 號(hào)碼。n二撥打 n1正確撥號(hào)； 2主動(dòng)自我介紹； 3準(zhǔn)確陳述內(nèi)容； 4耐心解答疑問； 5要求對(duì)方復(fù)述； 6禮貌辭別對(duì)方。n三整理記錄n秘書對(duì)打出的 都應(yīng)該記錄在案，并根據(jù)通話內(nèi)容的變動(dòng)程度及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充整理，以備日后查考。四、接聽 的程序與技巧n一接聽準(zhǔn)備n二接聽 n1迅速摘機(jī)； 2主動(dòng)自報(bào)家門； 3辨明對(duì)方身份； 4聽記對(duì)方陳述； 5及時(shí)提出疑問； 6復(fù)述來電內(nèi)容； 7禮貌辭別對(duì)方； 8輕輕放下聽筒。n三整理記錄n一般來話內(nèi)容通常先記在便條或者記錄本上，在通話結(jié)

10、束后應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行整理，重要通話應(yīng)該填寫在專門的“ 記錄單或者“ 處理單上。重要的 內(nèi)容應(yīng)立即向主管上司匯報(bào)， 記錄單應(yīng)保存?zhèn)洳?。五、正確處理通話過程中出現(xiàn)的問題n一線路中斷n二通話時(shí)受到干擾n三沒有時(shí)間談話n四很難對(duì)付的 n五正確轉(zhuǎn)接打給上司的 六、話費(fèi)控制n一 計(jì)費(fèi)方式n二 付費(fèi)方式n三如何節(jié)約和控制 費(fèi)用支出第二節(jié) 印章和介紹信管理n一、印章的管理n一 印章概述n印章，即圖章，有時(shí)也稱為“印信，是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位使用的公章和上述單位相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)人使用的名章。n1印章的效用和地位n1標(biāo)志作用。2權(quán)威作用。3證明作用。4憑信作用。n2印章的式樣n印章的式樣由質(zhì)料、形狀、印文、圖案

11、、尺寸等組成。n3印章的種類n1正式印章。2專用印章。3縮印。4鋼印。5領(lǐng)導(dǎo)人手章。6個(gè)人名章。7校對(duì)章。8戳記。二印章的管理使用n1印章的刻制n2印章的頒發(fā)n3印章的啟用n4印章的保管n5用印的原那么和要求n6印章的停用n7印章的存檔和銷毀二、介紹信的管理n一介紹信的根本知識(shí)n1介紹信的作用n2介紹信的種類n二介紹信的管理使用n1介紹信的填寫要求n2介紹信的印制和保管n3介紹信的開具n4介紹信的使用三、建立完善的印信管理制度n案例32公司印信管理規(guī)定n為加強(qiáng)對(duì)公司印章、介紹信的管理，標(biāo)準(zhǔn)印章、介紹信的使用程序，特制定本規(guī)定。n一、本規(guī)定的適用范圍為公司全體員工n二、印章的使用和管理n1公司公

12、章、合同專用章由總經(jīng)理指定專人管理，財(cái)務(wù)專用章、銀行留有印鑒的私章由財(cái)務(wù)部專人分別保管。n2印章管理人應(yīng)妥善保管印章，未經(jīng)批準(zhǔn)，不能把印章交給他人管理使用。n3公司印章的使用應(yīng)謹(jǐn)慎、標(biāo)準(zhǔn)并按規(guī)定程序經(jīng)申請(qǐng)報(bào)批后由印章管理人統(tǒng)一加蓋。任何人不能擅自使用印章。n4印章管理人在使用印章前必須認(rèn)真檢查審批程序，對(duì)于不合法或不符合審批手續(xù)的用印，印章管理人有權(quán)提出異議或拒絕讓其使用。如遇特殊情況，印章管理人應(yīng)經(jīng)請(qǐng)示批準(zhǔn)前方可加蓋印章。n5印章管理人對(duì)于借款、貸款、付款、簽訂重大經(jīng)濟(jì)合同、擔(dān)保、立項(xiàng)、成立新公司、人事任免等重大事項(xiàng)，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表人審批簽字后，方可加蓋印章。n6印章原那么上

13、不準(zhǔn)攜帶出公司，如確有工作需要借用公章，應(yīng)填寫?公章借用登記表?，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字前方可借出使用，使用人在使用期間應(yīng)對(duì)公章負(fù)全權(quán)責(zé)任，使用后應(yīng)及時(shí)歸還印章管理人。n7對(duì)于擅自使用印章或以欺騙手段使用印章的，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分直至追究刑事責(zé)任。n三、介紹信的使用和管理n1公司介紹信由總經(jīng)理指定專人集中保管。n2需開具單位介紹信者，報(bào)經(jīng)部門主管審批后交由介紹信管理人統(tǒng)一填寫并加蓋公章后交給使用者。n3介紹信保管人在開具介紹信時(shí)應(yīng)嚴(yán)格審查，對(duì)于不符合規(guī)定或手續(xù)不齊全的，可拒絕辦理并要求其補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)后再予以辦理。n4如情況變化，介紹信領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門主管報(bào)告，通知介紹信管理人并及時(shí)采取相應(yīng)

14、措施。n5原那么上不允許在空白介紹信上加蓋公章，如確有工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)并辦理領(lǐng)用登記手續(xù)，未使用的空白介紹信應(yīng)交回介紹信管理人及時(shí)銷毀。如發(fā)現(xiàn)加蓋公章的空白介紹信喪失，領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門主管報(bào)告，通知介紹信管理人并及時(shí)采取相應(yīng)措施。n6介紹信存根應(yīng)妥善保管，由介紹信管理人按保密要求歸檔。n7對(duì)于以欺詐手段使用介紹信的應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分直至追究刑事責(zé)任。n四、其他n1本規(guī)定解釋權(quán)和修改權(quán)歸行政部。n2本規(guī)定自公布之日起實(shí)施。第三節(jié) 值班管理n一、值班工作概述n值班，是指各類企事業(yè)單位，在一段時(shí)間內(nèi)，由專人擔(dān)負(fù)處理全部工作的方n式和制度。作為辦公室的一項(xiàng)重要事務(wù)，值班工作具有明

15、顯的崗位責(zé)任性質(zhì)。一 值班工作的特點(diǎn)以及意義n1值班工作的特點(diǎn)n1連續(xù)性。2應(yīng)急性。n2值班工作的意義n1值班工作是組成一個(gè)單位工作網(wǎng)絡(luò)的重要細(xì)胞，是一個(gè)單位的樞紐工作，起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級(jí)重要指示及時(shí)傳達(dá)，保證本單位發(fā)生的重大緊急事情能夠及時(shí)反映、及時(shí)處理，保證工作順利進(jìn)行的作用。n2由于值班工作要經(jīng)常應(yīng)急處理一些重要工作，在一定意義或者一定程度上來說，值班工作代表了本單位的工作，值班人員是本單位的總代表。二 值班工作的職責(zé)和內(nèi)容n1 值班工作的職責(zé)n1通訊聯(lián)絡(luò)。2承辦各種交辦的事項(xiàng)。3負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來訪接待工作。4處理突發(fā)事件。5平安保衛(wèi)。6編排總值班表。n

16、2值班工作的主要內(nèi)容n1記好值班 記錄。2記好值班接待記錄。3記好值班日志。4做好信息傳遞。三值班工作的組織形式與要求n1值班工作的組織形式n1設(shè)有專門的值班機(jī)構(gòu)，通常稱值班室或總值班室，配備專職值班人員，負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)或者本單位的全部值班工作。n2首長(zhǎng) 值班室。n3工作人員輪流值班，主要做好節(jié)假日的值班工作。n4專兼職值班相結(jié)合的形式，即白天有專人值班，晚上由工作人員輪流值班，平時(shí)由專人值班，節(jié)假日由工作人員輪流值班。2值班工作的要求n1確立效勞思想。n2樹立嚴(yán)謹(jǐn)、熱情、周到的工作作風(fēng)和時(shí)效觀念。n3增強(qiáng)組織紀(jì)律觀念，做好保密工作，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。n4值班人員有一個(gè)良好的工作作風(fēng)，努力做到

17、：搞清楚發(fā)生問題的具體情況，對(duì)沒有把握的問題，處理要慎重；待人要熱情；辦事要考慮周密；傳遞信息要及時(shí)、準(zhǔn)確。n5有較高的理論政策水平和一定的業(yè)務(wù)能力。n6要有健康的身體和良好的精神狀態(tài)以及較強(qiáng)的應(yīng)急反響能力。3值班資料的要求nn1 簿。n2值班工作所涉及的機(jī)關(guān)、單位，特別是上下級(jí)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、辦公地址、領(lǐng)導(dǎo)分工等情況。n3常用的工具書、列車時(shí)刻表、航班表、船期表等。n4本單位當(dāng)前中心工作的方案安排、領(lǐng)導(dǎo)批示、開展程度、存在問題等有關(guān)資料。n5有關(guān)的文件資料。二、做好值班工作n一 建立完善的值班管理制度n1信息處理制度； 2崗位責(zé)任制度； 3平安、保密制度；4交接班制度； n5 請(qǐng)假

18、制度。n二 編制值班表n1值班表的用處； 2值班表的工程。n三合理處理值班過程中的問題n1接待來訪客人n1對(duì)待已經(jīng)預(yù)約的來訪者。2對(duì)待不速之客。3對(duì)待不受歡送的客人。n2處理突發(fā)事件和臨時(shí)任務(wù)n1接受任務(wù)。2具體辦理。3辦畢匯報(bào)。第四節(jié) 小額現(xiàn)金管理n一、現(xiàn)金管理中的會(huì)計(jì)知識(shí)n一現(xiàn)金的收入和支出n1現(xiàn)金的種類； 2現(xiàn)金收入和支出； 3現(xiàn)金超缺；4現(xiàn)金制和應(yīng)計(jì)制； 5零用現(xiàn)金。n二旅行資金n1信用卡和旅行支票； 2快匯和外幣；3費(fèi)用記錄和付款憑單制。n三現(xiàn)金管理方法n1現(xiàn)金庫(kù)存限額由公司財(cái)會(huì)部門向根本存款戶開設(shè)銀行申請(qǐng)獲批的限額執(zhí)行。n2必須按規(guī)定手續(xù)填寫，付款憑證經(jīng)審批后收付款項(xiàng)，嚴(yán)禁白條抵庫(kù)

19、。n3每日記賬，日清月結(jié)，賬面余額要與庫(kù)存金額相符。n4現(xiàn)金收入不得坐支，應(yīng)該及時(shí)送存銀行，當(dāng)現(xiàn)金缺乏時(shí)，再另行提取。n5現(xiàn)金使用范圍：發(fā)放工資及勞動(dòng)報(bào)酬，支付備用金、差旅費(fèi)等費(fèi)用，1 000 元以下的零星開支。n6出納員負(fù)責(zé)現(xiàn)金保管，執(zhí)行現(xiàn)金管理方法。二、管理零用現(xiàn)金n一零用現(xiàn)金的設(shè)立n二零用現(xiàn)金的管理程序n1秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿，清楚注明收到現(xiàn)金的日期、收據(jù)編號(hào)、金額；支出現(xiàn)金的日期、用途；零用現(xiàn)金憑單編號(hào)、金額、余額等。有的還應(yīng)該在賬目上進(jìn)行分析，了解花銷的情況和去向。n2內(nèi)部工作人員需要使用和領(lǐng)取零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單，提交花銷的工程和用途、日期、金額。n3秘書要認(rèn)真

20、核對(duì)零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。n4秘書要認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，然后將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。n5每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。n6當(dāng)支出大的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書再到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金返還到零用現(xiàn)金箱中進(jìn)行周轉(zhuǎn)。三本卷須知n1秘書人員應(yīng)該具有良好的職業(yè)道德操守和良好的思想道德品質(zhì)。在管理辦公室的零用現(xiàn)金時(shí)，不應(yīng)該自己或者協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫(kù)，而是應(yīng)該嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，依照國(guó)家法律以及相應(yīng)的財(cái)會(huì)管理制度進(jìn)行現(xiàn)金管理。n2秘書保管備用金，應(yīng)把辦公室

21、的開支記錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。秘書應(yīng)該養(yǎng)成良好的隨手記錄的習(xí)慣，以免因?yàn)橥浟四骋恍╅_支而導(dǎo)致現(xiàn)金出現(xiàn)缺口，造成不必要的損失。n3秘書在管理辦公室零用現(xiàn)金的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。在向有需要的申請(qǐng)者支付零用現(xiàn)金、用手中的零用現(xiàn)金報(bào)銷一些開支的時(shí)候，應(yīng)該嚴(yán)格按照相應(yīng)的程序，做到該有的文件和單據(jù)完整齊全，再給予支付或者報(bào)銷。而絕對(duì)不能夠由于個(gè)人關(guān)系比較親近而省去相應(yīng)的手續(xù)，這樣的行為于自己、于別人、于公司都是沒有益處的，應(yīng)當(dāng)盡量防止。n4現(xiàn)金管理涉及公司的局部收支問題，應(yīng)該制定嚴(yán)格的制度來加以保證。所制定的制度應(yīng)該是依照國(guó)家公布的有關(guān)現(xiàn)金管理的規(guī)章制度和管理

22、方法，結(jié)合公司的實(shí)際情況來加以制定，以更好地貫徹落實(shí)。三、商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷n一商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的對(duì)象n1企業(yè)工作人員國(guó)內(nèi)外出差的費(fèi)用，經(jīng)常由秘書辦理或協(xié)助辦理。n2上司到外地開會(huì)的交通費(fèi)。n3工作人員外出辦公所需要的資金，可以提前向財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)以領(lǐng)取。二商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的工作程序n1 申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等情況，并親自簽字。n2 該報(bào)告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。n3 在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、工程、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符。n4 商務(wù)工作結(jié)束，申

23、請(qǐng)者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和報(bào)銷憑單后，方可返還現(xiàn)金。n5 如果實(shí)施商務(wù)工作時(shí)，方案的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的局部才可得到報(bào)銷。n重要術(shù)語n 系統(tǒng) 值班表 印信管理 零用現(xiàn)金管理復(fù)習(xí)思考題n1秘書應(yīng)該如何處理打給上司的 ？n2簡(jiǎn)述值班工作的內(nèi)容，并且說明它的制度要求有哪些。n3簡(jiǎn)述報(bào)銷商務(wù)費(fèi)用的具體步驟。n4練習(xí)填寫出差報(bào)銷表。n5簡(jiǎn)述正確的管理使用印章的方法。n6如何看待蓋有公章的空白介紹信的使用。第四章辦公用品管理n第一節(jié) 常用辦

24、公設(shè)備管理n一、常用的辦公設(shè)備和辦公用品n一識(shí)別辦公用品及易耗品n1常用的辦公用品及易耗品的種類n1紙簿。2筆尺。3裝訂用品。4歸檔用品。5辦公設(shè)備專用易耗品。n2常見的辦公用品n1A4和B5或A3和B4文件紙。2備忘錄或便條。3信封。4標(biāo)簽。5復(fù)寫紙。6裝訂機(jī)和訂書釘。7修正液、紙帶和紙。8打印機(jī)墨盒。9留言便箋。10各類文件夾和塑料袋。11鉛筆和圓珠筆。12膠帶、細(xì)繩和牛皮紙。13剪刀。14打孔機(jī)。15日期戳。16曲別針、大頭針、小夾子。17橡皮圈。18筆記本、速記本。19磁盤和磁盤盒。二辦公室常見的辦公設(shè)備及其操作維護(hù)n1復(fù)印機(jī)； 2打印機(jī)； 3 機(jī)； 4計(jì)算機(jī)系統(tǒng)； 5 機(jī)。n三辦公設(shè)

25、備和辦公用品使用的假設(shè)干本卷須知n1為了維護(hù)好辦公設(shè)備，營(yíng)造平安的工作環(huán)境，每一名秘書都要樹立良好的平安意識(shí)。n2辦公設(shè)備使用完畢后，要處理好使用完畢的物品，這樣既是為了保證辦公設(shè)備放置環(huán)境的清潔，也是公司工作保密的需要。二、辦公用品的發(fā)放與節(jié)約措施n一辦公用品的發(fā)放n1指定人員發(fā)放；n2按單位的有關(guān)制度規(guī)定發(fā)放時(shí)間；n3清點(diǎn)、核實(shí)發(fā)放的辦公用品；n4提醒使用部門和人員注意辦公用品的節(jié)約利用；n5緊急申領(lǐng)物品時(shí)必須有相應(yīng)的程序。n二節(jié)約辦公用品的措施n1復(fù)印機(jī)； 2 機(jī)；3計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)； 4 和移動(dòng) 。第二節(jié) 庫(kù)存控制n一、庫(kù)存管理的根本知識(shí)n一庫(kù)存的概念n從企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過

26、程而言，庫(kù)存是指企業(yè)用于生產(chǎn)和效勞所使用的，以及用于銷售的儲(chǔ)藏物資。庫(kù)存的形態(tài)主要包括：原材料、輔助材料，在制品，產(chǎn)成品和外購(gòu)件等四大類。n二庫(kù)存管理的必要性n1精確庫(kù)存數(shù)量并防止被盜。n2確保所需物品的充分供給。n3將庫(kù)存物品所占的空間減到最小。n4防止物品被破壞或者因過期而作廢。n三庫(kù)存控制的相關(guān)概念n1最大庫(kù)存量； 2最小庫(kù)存量； 3重新訂購(gòu)線； 4 庫(kù)存本錢。二、正確進(jìn)行庫(kù)存管理n一辦公設(shè)備和辦公用品的入庫(kù)與保管n1辦公室秘書處理的庫(kù)存物品；n2入庫(kù)前接收訂購(gòu)的辦公設(shè)備及辦公用品的程序；n3辦公設(shè)備及常用辦公用品入庫(kù)；n4庫(kù)存保管中應(yīng)該采取的措施。n二建立庫(kù)存記錄n1建立庫(kù)存記錄的必要

27、性； 2庫(kù)存控制卡的內(nèi)容； 3做好進(jìn)貨和出貨記錄。n三庫(kù)存物品的選購(gòu)n1選購(gòu)依據(jù)； 2訂購(gòu)方式。第三節(jié) 辦公資源采購(gòu)和管理n一、選擇供給商n一價(jià)格和費(fèi)用n二質(zhì)量和價(jià)格n三效勞和位置n四平安和可靠性二、辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存記錄與庫(kù)存監(jiān)督n一庫(kù)存控制n1最大庫(kù)存量。2最小庫(kù)存量。3再訂貨量。n二庫(kù)存監(jiān)督n1檢查庫(kù)存物品申領(lǐng)表和庫(kù)存卡。2定期檢查庫(kù)存記錄卡。3檢查實(shí)際庫(kù)存。三、辦公設(shè)備、辦公用品的采購(gòu)n一辦公設(shè)備的購(gòu)置或租用n二辦公用品和消耗品的采購(gòu)n三大型或者批量辦公設(shè)備的購(gòu)置重要術(shù)語n庫(kù)存卡 出貨卡 庫(kù)存控制 最大庫(kù)存量 最小庫(kù)存量 再訂貨量庫(kù)存本錢復(fù)習(xí)思考題n1怎樣進(jìn)行辦公設(shè)備和辦公易耗品

28、的庫(kù)存記錄和監(jiān)督？n2比較辦公設(shè)備的購(gòu)置和租用的區(qū)別。n3簡(jiǎn)述辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨手續(xù)。n4簡(jiǎn)述辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存管理。n5常用的辦公用品和辦公設(shè)備有哪些？第五章辦公效率及時(shí)間管理n第一節(jié) 時(shí)間管理一般方法n一、問清楚工作的目標(biāo)與要求，可防止重復(fù)作業(yè)和減少錯(cuò)誤的時(shí)機(jī)n二、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度n三、主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級(jí)，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)n四、報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿意n五、演示文稿時(shí)增加互動(dòng)的時(shí)機(jī)，可縮短演示內(nèi)容與報(bào)告時(shí)間n六、有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上n七、郵件內(nèi)容盡量精簡(jiǎn)，節(jié)省寫信的時(shí)間并增加對(duì)方響應(yīng)的

29、時(shí)機(jī)n八、當(dāng)沒有溝通的可能時(shí)，不要浪費(fèi)時(shí)間去尋求改變n九、只要取得信任，不需要反復(fù)溝通，同樣可爭(zhēng)取到你要的資源n十、專注工作本身而不是績(jī)效評(píng)價(jià)，才能真正有好的表現(xiàn)第二節(jié) 日常工作時(shí)間安排n一、 日程安排須知n一順序的先后與時(shí)間的分配n二進(jìn)行預(yù)約的方法n三合理地安排日程，時(shí)間上留有充分的余地n四內(nèi)外兼顧n五提高效率n六適當(dāng)保密n七事先同意二、 日程安排的形式n一年方案表n二月方案表n三周方案表n四日程表三、日程方案表的編制n一編制步驟n1于本周的前幾天，將工作預(yù)定表分發(fā)給每個(gè)高級(jí)管理人員，請(qǐng)他們將自己下一周內(nèi)的預(yù)定事項(xiàng)寫清楚。n2周末，要將每位高級(jí)管理人員的預(yù)定表收集上來加以整理。如果有的高級(jí)管

30、理人員無暇填表，那么秘書就要直接以口頭詢問的方式，得到答復(fù)后，幫他填表。n3仔細(xì)閱讀每位高級(jí)管理人員的預(yù)定表，并與月方案、備忘錄進(jìn)行核查，假設(shè)發(fā)現(xiàn)有矛盾，立即向本人詢問，以便及時(shí)調(diào)整。n4將預(yù)定表編制成下周方案表，復(fù)印成副本，將正本送給每位高級(jí)管理人員本人。二本卷須知n1不管是年、月和周哪一種方案表，都須歸納為一頁，以便于查閱。畫出表示時(shí)間的線段，一看便可以掌握開始時(shí)間、所需時(shí)間等。這種線段考慮了上司的工作時(shí)間帶，標(biāo)明了某項(xiàng)活動(dòng)的必要時(shí)間。n2方案表設(shè)有日期、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)定事項(xiàng)、備注等幾項(xiàng)內(nèi)容。n3不要把全部按上司所交代的預(yù)定事項(xiàng)列入方案，而要以上司能否按方案行事為根底編制方案表。n4對(duì)于處

31、理完畢的工作，從方案表上刪除，這樣可以清楚方案落實(shí)完成的情況。n5秘書應(yīng)該謙虛豁達(dá)，謹(jǐn)慎地處理方案表中的變更事項(xiàng)，防止引起有關(guān)人員的誤解。n6周方案表和日志卡片用畢后歸檔。四、商務(wù)旅行日程方案表的編制n一商務(wù)旅行方案表的內(nèi)容n一份清清楚楚的商務(wù)旅行行程、工作方案表主要包括六項(xiàng)內(nèi)容：日期、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具體事項(xiàng)和備注。n二旅行行程工作方案表的編制本卷須知n1要明確上司旅行的意圖，目的地，旅行時(shí)間，到達(dá)目的地后的商務(wù)活動(dòng)方案。n2了解上司對(duì)交通工具及食宿的要求，熟悉公司對(duì)出差的有關(guān)規(guī)定。n3向公司所在國(guó)家的有關(guān)效勞機(jī)構(gòu)或向旅行目的地享有聲譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取有關(guān)資料，了解當(dāng)?shù)氐哪酥疗淙珖?guó)各交通

32、航空、航海、鐵路、公路工具運(yùn)行情況，旅行路線，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣、外匯管理規(guī)那么，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、簽證、健康規(guī)定等常識(shí)，需要中轉(zhuǎn)時(shí)，盡量選擇銜接時(shí)間在2小時(shí)4小時(shí)的班機(jī)，將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)情況減少到最低程度。n4制定行程方案時(shí)，要盡量直接利用定期航班的航線來設(shè)計(jì)旅行路線。n5安排方案時(shí)，在時(shí)間一欄中，必須說明時(shí)差的變化，買機(jī)票車票、船票時(shí)也要注意時(shí)差。n6擬訂幾個(gè)旅行方案，與上司共同討論，最后選定最正確方案，旅行行程工作方案表一式三份，上司及其家屬各一份，最后留一份存檔。五、日程方案的變更、調(diào)整n一個(gè)好的日程表，要能適應(yīng)各種情況的出現(xiàn)。有時(shí)候，因?yàn)橐粋€(gè)會(huì)議改期，會(huì)引起一連串的

33、多米諾骨牌式的效應(yīng)：上午的會(huì)議改在下午，下午與A部門主管的會(huì)談改在第二天這只是內(nèi)部的調(diào)整，還不是特別麻煩。如果原方案變動(dòng)，以及因方案變動(dòng)而涉及公司外部的人員時(shí)，比方與B公司董事長(zhǎng)的約見，到C公司的拜訪等，作為一名秘書，不能自行決斷，而是要立即向上司報(bào)告方案變更的情況，說明方案變動(dòng)可能帶來的影響，與上司商量處理方法后，及時(shí)與對(duì)方聯(lián)系，盡可能老實(shí)，把實(shí)情告訴對(duì)方，以得到他們的諒解，同時(shí)與對(duì)方商量重新約會(huì)的時(shí)間，時(shí)間確定后，再向上司報(bào)告，然后列入方案表中。方案變更時(shí)不要發(fā)生漏寫或者記錯(cuò)的情況。六、規(guī)劃器n一種類n二規(guī)劃器的目的七、工作方案和時(shí)序安排n一對(duì)工作的認(rèn)真方案是工作高效和有效的關(guān)鍵因素之一n

34、二將要執(zhí)行的任務(wù)制成清單也是非常有用的n三特殊工程或者活動(dòng)第三節(jié) 管理日志n作為一名秘書，不可能單憑自己的力量記住辦公室日常工作所需要做的大量細(xì)節(jié)工作，包括上司要參加的活動(dòng)和約會(huì)，以及對(duì)于將來工作的安排。所以應(yīng)該在工作日志中做一切記載，不僅記下上司安排的活動(dòng)和約會(huì)，而且還要記下為以后各項(xiàng)活動(dòng)所要做的工作。通常需要堅(jiān)持同時(shí)填寫兩本日志一本是上司的，另一本是自己的。應(yīng)該保證有關(guān)上司的所有事項(xiàng)都記載在上司的日志上，同時(shí)也記在自己的日志上。一、手工日志n一使用手工日志的本卷須知n1寫字永遠(yuǎn)要用鋼筆，尚未聯(lián)系妥當(dāng)?shù)募s會(huì)可以先用鉛筆記載，待約定之后再用鋼筆描一遍。n2記載時(shí)間、聯(lián)系人姓名、地點(diǎn)以及其他有關(guān)

35、內(nèi)容，要盡可能簡(jiǎn)單而全面。n3記載社交活動(dòng)，要注明招待會(huì)或酒會(huì)的時(shí)間，如18：30動(dòng)身赴19：00的酒會(huì)，以及穿著方面的任何應(yīng)特別注意的事項(xiàng)。n4一天的活動(dòng)安排，應(yīng)按時(shí)間先后記載。n5每天開始，要先為當(dāng)天的所有活動(dòng)做好必要的準(zhǔn)備工作，如：為會(huì)議和約會(huì)準(zhǔn)備好文件和檔案材料。n6每天工作結(jié)束，要仔細(xì)檢查每個(gè)日志，看所有工程是否都已處理，所有約會(huì)是否都已赴約。二手工日志的特點(diǎn)n1優(yōu)點(diǎn)n1使用起來非常簡(jiǎn)單和容易。n2在任何地方都能夠獨(dú)立使用并且不依賴于任何電子設(shè)備。n2缺點(diǎn)n1只能一次供一個(gè)使用者使用。n2所記載的信息不如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息那樣容易搜索和分類。n3信息存儲(chǔ)的空間有限。n4所存儲(chǔ)的信息平

36、安性和保密性受到很大挑戰(zhàn)。二、電子日志n一電子日志的種類n1掌中寶型電子日志n2便攜式計(jì)算機(jī)日志n3臺(tái)式計(jì)算機(jī)日志二電子日志系統(tǒng)的特點(diǎn)n1優(yōu)點(diǎn)n1有可以利用的廣泛的附加功能。n2網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的日志可以許多人同時(shí)利用。n3可以存儲(chǔ)大量的信息，且存儲(chǔ)利用非常便利。n4信息可以備份以防喪失。n5密碼可以保護(hù)信息的平安性。n2缺點(diǎn)n1需要一定的知識(shí)以使它們有效運(yùn)轉(zhuǎn)。n2需要利用相關(guān)設(shè)備。n3設(shè)備費(fèi)用昂貴。n4便攜式計(jì)算機(jī)和臺(tái)式機(jī)必須有其他的平安措施以防喪失。第四節(jié) 約會(huì)安排n約會(huì)就是為了順利地與他人會(huì)見，事先將會(huì)見的時(shí)間、所需時(shí)間、洽談內(nèi)容告知對(duì)方，并作出約定的行為。因?yàn)榧s定會(huì)見有利于上司和來客雙方安排

37、各自的工作，并有效地利用時(shí)間，所以約會(huì)工作是秘書的經(jīng)常性的工作之一，如何把這項(xiàng)工作做得更好，是秘書應(yīng)該經(jīng)常思考的問題之一。一、有效地安排約會(huì)n1一天中的某一段時(shí)間，上司很可能希望留作處理日常事務(wù)，秘書應(yīng)該在心中記著這一點(diǎn)。n2在外出約會(huì)之間，要留有充足的路上所需的時(shí)間。n3會(huì)議所用的時(shí)間很可能會(huì)超過預(yù)計(jì)的時(shí)間，鑒于這種情況，需要時(shí)應(yīng)該向要求來拜會(huì)的客人說明這種困難；如果是非常重要的人物來訪，上司為了赴約可能中途退出會(huì)議。n4一般說來，約會(huì)是通過 聯(lián)系的，在打 的同一天，應(yīng)該寫一封信證實(shí) 聯(lián)系內(nèi)容，該信件須留一份副本，作為該談話的永久性檔案，事情辦理情況應(yīng)以便條形式寫給上司留存?zhèn)洳椤5如果來

38、者要求安排約見，且日期、時(shí)間都已談妥，那么應(yīng)記下來 者的姓名、地址和 號(hào)碼，以備將來因故改變?nèi)掌诨驎r(shí)間，需要與來電者聯(lián)系時(shí)使用。n6給飯店寫信，應(yīng)寫給“經(jīng)理，飯店的地址和有關(guān)情況應(yīng)注意查考參考書。n7當(dāng)聯(lián)系社交活動(dòng)時(shí)，因?yàn)樯缃换顒?dòng)包括上司的夫人參加，所以無論該活動(dòng)是白天還是晚上舉行，都要先問清每項(xiàng)活動(dòng)上司夫人是否方便參加，然后再代表她接受邀請(qǐng)。n8如果上司夫人是個(gè)商人或者職業(yè)女士，有時(shí)她會(huì)要求丈夫出席與她的活動(dòng)圈子有關(guān)的各種社交活動(dòng)。因而，在聯(lián)系上司自己的社交活動(dòng)時(shí)，要經(jīng)常注意與上司的夫人合作，這種合作需要做到何種程度，極大地取決于上司對(duì)他的夫人和他夫人的社交活動(dòng)的個(gè)人選擇。n9如果你的上司外

39、出，不要在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)。n10如果你為上司安排了一個(gè)外面的約會(huì)，在他離開辦公室之前，再打 確定一下。n11在星期一早晨、星期五下午以及假日前后的那些日子里，少安排約會(huì)。n12注意千萬不要在周末或假日安排約會(huì)，要記住對(duì)方的假日可能和你們的公司不同。n13安排約會(huì)時(shí)，一定要解釋約會(huì)的內(nèi)容是得到上司同意的。n14對(duì)約會(huì)的時(shí)間提出建議時(shí)，不要隨便提那些不確定的時(shí)間，如：“你喜歡什么時(shí)候和尼古拉先生見面？n15如果你知道約會(huì)可能推遲，你要解釋并打 給有關(guān)人，再確定一下日期和時(shí)間。n16如果為你的同事安排約會(huì)，給他一張?zhí)崾緱l，寫上日期、時(shí)間及辦公室的房間號(hào)。n17記下和你有約會(huì)的人的 號(hào)碼，以便萬

40、一約會(huì)取消或變更可以另行通知對(duì)方。二、約會(huì)的方式n1如果上司告訴秘書，他安排了一個(gè)約會(huì)，秘書必須把它記在自己和上司的日程表上。n2如果秘書通過 親自安排約會(huì)，那么這件事必須得到上司確實(shí)認(rèn)，然后再把它記入雙方的日程表上。n3如果有人寫信查詢約會(huì)的具體時(shí)間，一旦時(shí)間已定，秘書必須通知詢問的人并且把它記入上司和個(gè)人的日程表上。n4當(dāng)上司和某人討論時(shí)，他也許會(huì)讓秘書安排下一次與那人約會(huì)的時(shí)間，秘書在安排好后，必須確保那人收到書面或口頭的通知，并記在上司和你的日程表上。n5秘書或秘書的上司可以通過信件與外地的參觀者安排暫定的約會(huì)，這些約會(huì)必須用鉛筆記入雙方的日程表，因?yàn)樗鼈兛赡軙?huì)有變動(dòng)。三、約會(huì)卡片n上

41、司要外出一整天參加各種社交活動(dòng)和約會(huì)活動(dòng)時(shí)，他可能會(huì)要求秘書準(zhǔn)備一張約會(huì)卡片，供他外出時(shí)用，而不必將他的工作日志帶在身邊，該卡片應(yīng)大小適中，便于攜帶，卡片上附有需要屆時(shí)使用的請(qǐng)?zhí)?，或存放來往信函的案卷。四、約請(qǐng)他人n秘書在約對(duì)方時(shí)，以下幾點(diǎn)必須讓對(duì)方明白：n1約請(qǐng)誰？n2什么時(shí)間秘書在確定時(shí)間的時(shí)候，要有盤旋的余地？n3什么地方？n4什么事情？n5大約需要多長(zhǎng)時(shí)間？n6需要帶什么資料？五、接受約請(qǐng)n接不接受對(duì)方的約請(qǐng)，主要看上司在時(shí)間上是否安排得過來。重要術(shù)語n辦公效率 時(shí)間管理 日程方案表 規(guī)劃器 約會(huì)安排 復(fù)習(xí)思考題n1工作日程安排需要注意哪些方面？n2工作方案表的編制過程是怎樣的？有哪些

42、需要注意的地方？n3請(qǐng)你解釋工作日志的用途，并寫出一頁至少有七項(xiàng)活動(dòng)安排的典型日志。n4你的上司有非常多的業(yè)務(wù)活動(dòng)和社交活動(dòng)，假設(shè)由你負(fù)責(zé)記載他的工作日志，你必須考慮哪些主要因素？第六章辦公室信息資源管理n第一節(jié) 辦公室常用信息概述n一、信息的含義和特征n 美國(guó)數(shù)學(xué)家、控制論創(chuàng)始人維納在?控制論與社會(huì)?一書中寫道：“信息就是我們?cè)谶m應(yīng)外部世界，并使這種適應(yīng)反作用于外部世界的過程中，同外部世界進(jìn)行交換的內(nèi)容的名稱。另一位美國(guó)數(shù)學(xué)家、信息論的奠基人申農(nóng)發(fā)表了?通信的數(shù)學(xué)理論?的論文，文中雖沒有對(duì)信息直接給出定義。但可以看出，他把信息理解為“用來消除隨機(jī)不定性的東西。牛津字典也指出，信息，就是談?wù)摰?/p>

43、事情、新聞和知識(shí)。簡(jiǎn)單地說，信息是客觀事物的特征和變化的直接和間接的表述。n信息一般分為自然信息、機(jī)器信息和人類信息。n信息主要有以下幾個(gè)特征：n (1)客觀性。(2)時(shí)效性。(3)可擴(kuò)性。(4)可傳遞性。(5)可濃縮性。二、辦公室信息管理的重要性n在辦公室管理系統(tǒng)中，信息是實(shí)行科學(xué)管理和決策的根本要素。著名經(jīng)濟(jì)管理學(xué)家西蒙說：“管理就是一系列的決策。決策是領(lǐng)導(dǎo)者的主要職能。現(xiàn)代科學(xué)管理，實(shí)際上就是對(duì)信息的收集、加工和利用，或者說是依據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，適時(shí)作出科學(xué)決策，借以對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋O(jiān)測(cè)和控制，以期到達(dá)預(yù)定的目標(biāo)。所謂信息是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的根底，主要表達(dá)在決策工程的提出、方

44、案的論證和決策的實(shí)施三個(gè)方面。三、辦公室信息管理的特點(diǎn)n(一)相對(duì)的全局性n(二)廣泛的社會(huì)性n(三)科學(xué)的預(yù)見性n(四)事實(shí)的精確性n(五)行為的便捷性n(六)與領(lǐng)導(dǎo)決策的不可分性第二節(jié) 信息資源管理流程n一、信息的收集n一信息的收集規(guī)劃n二 確定重點(diǎn)內(nèi)容n三 選準(zhǔn)開發(fā)途徑n1收集信息的主要方法n 1觀察法。2閱讀法3調(diào)查法。4交換法。5索取法。6 購(gòu)置法。7委托法。n 2收集信息的根本原那么n 1突出信息的目的性。2 保證信息的真實(shí)性。3通過信息網(wǎng)廣泛收集最新的信息。二、信息的處理n一目的性n (二)及時(shí)性n三準(zhǔn)確性三、信息反響n反響應(yīng)該是由控制系統(tǒng)把信息送出去，然后又把其作用的結(jié)果運(yùn)送(

45、吸收)回收，并對(duì)信息的再輸出產(chǎn)生影響，從而起到控制作用，以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的一個(gè)過程。而信息管理程序中的“回路也即反響，其實(shí)也是一種信息收集，是一種追蹤決策效果的信息收集。在辦公室的行政工作中，一種政策或決策實(shí)施之后，要進(jìn)行追蹤調(diào)查，以獲得決策或政策的實(shí)施效果，為進(jìn)一步修改和完善決策以及執(zhí)行政策效勞。四、信息處理過程的具體環(huán)節(jié)n一信息的篩選n1登記； 2分類； 3篩選。n二信息的加工n1信息加工的方法n1點(diǎn)、面結(jié)合法。2定量、定性結(jié)合法。3反映、預(yù)測(cè)結(jié)合法。n2信息加工的要求n信息加工的要求是既要有廣度，又要有深度。橫向綜合要有一定的覆蓋面，縱向綜合要反映工作全貌；綜合處理后的材料要有情況、有分析

46、、有對(duì)策或做出事物開展趨勢(shì)的預(yù)測(cè)，以供領(lǐng)導(dǎo)人參考。三信息的寫作n1直接性。2真實(shí)性。3準(zhǔn)確性。4伸縮性。5樸實(shí)性。6新穎性。n四信息的傳遞n1信息傳遞的要求n1迅速。2準(zhǔn)確。3保密。n2傳遞信息的重點(diǎn)n1要抓住領(lǐng)導(dǎo)人決策的“空白點(diǎn)。2要抓住領(lǐng)導(dǎo)人決策與下級(jí)單位或職能部門工作中實(shí)際的“矛盾點(diǎn)。3要抓住領(lǐng)導(dǎo)人決策在具體實(shí)踐中的“癥結(jié)點(diǎn)。n4要抓住政治經(jīng)濟(jì)生活中的“敏感點(diǎn)。五信息的貯存n信息的貯存，即將加工處理后的信息，保管起來，以便日后發(fā)揮其咨詢、參謀、參謀、查考以及歷史資料的作用。n六信息的反響n信息反響技巧主要有下述幾條。n1審時(shí)度勢(shì)，適當(dāng)控制； 2及時(shí)追蹤，二次反響； 3合理分流，保證暢通。

47、n七 信息的利用效勞n 1擴(kuò)大效勞對(duì)象的范圍；2開展利用信息的方式、手段。第三節(jié) 做好辦公室信息工作n一、目前信息工作中的問題n1一些單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)信息工作的重要性認(rèn)識(shí)缺乏，沒有將其放在決策的首要地位來看待；n2一些單位由于種種原因，信息工作部門還沒有建立或有名無實(shí)，大大影響了決策的科學(xué)性；n3一些單位雖然建立了信息工作部門，但由于種種原因，信息工作部門還沒有真正發(fā)揮作用，其工作主動(dòng)性不夠，更多地處于被動(dòng)接受任務(wù)的狀態(tài)；n4一些單位信息工作人員隊(duì)伍不健全，人員素質(zhì)有待提高，因而影響了信息工作的質(zhì)量。二、積極主動(dòng)地搞好信息效勞n一進(jìn)一步提高信息質(zhì)量n二建立一支精干的信息隊(duì)伍n三建立和完善信息管理系

48、統(tǒng)三、逐步實(shí)現(xiàn)信息工作的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化n在制定信息工作標(biāo)準(zhǔn)、制度時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：n 1從本機(jī)關(guān)信息工作的情況和需要出發(fā)，制定規(guī)章、條款，執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定，但不生搬硬套，參考其他機(jī)關(guān)規(guī)定，但不照貓畫虎，從實(shí)際情況出發(fā)，為實(shí)際需要效勞。n 2對(duì)一些具有規(guī)律性的信息，應(yīng)制定工作細(xì)那么，例如什么時(shí)間要收集什么信息，向什么方向報(bào)送等，做出明確規(guī)定。n 3制定信息工作標(biāo)準(zhǔn)、制度的目的，是為了提高信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、有效性。因此，要將這三性在條文中充分表達(dá)出來，同時(shí)還可以從本機(jī)關(guān)信息工作的薄弱環(huán)節(jié)出發(fā)，制定出某一方面的規(guī)定。n 4在建立工作標(biāo)準(zhǔn)和制度后，要不斷進(jìn)行總結(jié)，檢驗(yàn)制定的工作標(biāo)準(zhǔn)和制度是否可行

49、，是否有效，不斷修訂完善。重要術(shù)語n信息管理 信息收集 信息處理 信息反響 辦公室信息工作 信息效勞復(fù)習(xí)思考題n1辦公室的信息管理有些什么特點(diǎn)?n2辦公室部門的信息管理有哪些方面的內(nèi)容？n3信息管理的程序一般有哪些環(huán)節(jié)和要求？第七章檔案管理n第一節(jié) 檔案管理概述n一、檔案的定義n 檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的、所保存的備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。按照?中華人民共和國(guó)檔案法?，檔案是指“過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及三

50、個(gè)方面的根本含義。n一檔案產(chǎn)生于組織和個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)n二檔案由文件轉(zhuǎn)化而來n1必須是辦理完畢的文件；n2必須是具有一定查考利用價(jià)值的文件；n3必須是按照一定的程序和條理保存起來的文件。n三檔案是歷史的原始記錄二、檔案的作用n一檔案是組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行工作的有效工具n二檔案是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要參考依據(jù)n三檔案是政治活動(dòng)的查考依據(jù)n四檔案是科學(xué)研究的必要條件三、檔案的種類n一公務(wù)檔案與私人檔案n二歷史檔案與現(xiàn)行檔案n三文書檔案、科技檔案與專門檔案四、存檔的目的n存檔，就是將失去現(xiàn)時(shí)效用但對(duì)日后工作具有參考價(jià)值的文件歸存為檔案，按一定的順序排列并進(jìn)行妥善保管，以備利用查考。五、存儲(chǔ)媒體n一紙媒體n二磁性媒體n

51、三縮微圖像媒體n四光盤媒體第二節(jié) 檔案管理程序n一、檔案收集工作n一檔案收集工作的意義n1檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)；n2檔案收集工作是實(shí)行檔案集中管理原那么的前提和保證；n3檔案收集工作是檔案工作各環(huán)節(jié)的根底。n二立卷歸檔的文件范圍n1上級(jí)來文；n2本單位形成的各種文件；n3下級(jí)報(bào)送的文件；n4相關(guān)文件。三確定歸檔時(shí)間n1管理文件；n2科技文件；n3會(huì)計(jì)文件；n4人事文件。n四歸檔份數(shù)n歸檔份數(shù)是指企業(yè)文件歸檔的數(shù)量?？偟膩碚f，但凡需要?dú)w檔的文件一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的那么需要?dú)w檔假設(shè)干份。規(guī)定不宜過于籠統(tǒng)，也不能制定過于簡(jiǎn)單劃一的標(biāo)準(zhǔn)。n五履行歸檔手續(xù) n1按移交清單向移交雙方交

52、代清楚。移交清單一式兩份。n2確保清單無誤后，雙方簽字，各留一份，以備查考。n3科技文件歸檔時(shí)，還需編寫歸檔文件簡(jiǎn)要說明，由歸檔人員編寫。二、檔案裝訂工作n一整理歸檔文件n二修整歸檔文件n1修裱破損文件； 2復(fù)制字跡模糊或易退色的文件； 3超大紙張折疊。n三裝訂歸檔文件n1線裝式； 2變形材料； 3粘接式。三、檔案整理工作n (一)檔案整理工作的內(nèi)容n 1系統(tǒng)排列和編制案卷目錄n 2對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整n 3全過程的檔案整理工作n (二)檔案整理工作的意義n 1檔案整理工作是整個(gè)檔案工作的根底n 2檔案整理工作是發(fā)揮檔案作用的前提條件n 3檔案整理工作是檢查檔案收集工作質(zhì)量的重要依據(jù)三

53、檔案整理工作的原那么和要求n1整理檔案必須保持文件之間的歷史聯(lián)系n1文件在來源方面的聯(lián)系。n2文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。n3文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。n4文件在形式方面的聯(lián)系。n2整理檔案應(yīng)該充分利用原有的根底n1只要是經(jīng)過整理而有規(guī)可循、有目可查的檔案，就應(yīng)力求保持其原有的整理體系，一般不再重新整理，必要時(shí)可做適當(dāng)?shù)募庸ふ?。n2必須進(jìn)行整理的檔案，要注意研究原有的整理根底，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。對(duì)其中合理的局部應(yīng)當(dāng)吸?。粚?duì)整理不當(dāng)或者錯(cuò)誤的局部，也要經(jīng)過仔細(xì)分析，摸清情況之后再調(diào)整。n3檔案的整理必須便于保管和利用四、檔案分類工作n一分類的意義和要求n1分類的意義n檔案經(jīng)過區(qū)分全宗以后